7.2 Descripción de los formularios y períodos de archivo
    Notas al pie de página

    7.2 Descripción de los formularios y periodos de archivo

    El siguiente cuadro enumera los formularios en orden alfabético; indica quién debe llenar cada formulario; describe con brevedad el propósito de cada uno de ellos y dónde debe conservarse o adónde debe enviarse; e indica cuánto tiempo debe mantenerse en archivo cada uno, según las normas establecidas sobre retención de datos de la organización.

    Título del formulario

    Persona encargada

    Propósito

    Periodo mínimo de archivo

    Lista del inventario de sustancias químicas

    Gerente o supervisor

    Enumerar todos los productos químicos que haya en un establecimiento de la Iglesia e indicar si hay SDS de los químicos en cuestión. Conservar el formulario en el establecimiento y actualizarlo a medida que haya cambios.

    Conservar las listas y los documentos de respaldo de SDS durante 30 años.

    Acuerdo de condiciones de reincorporación

    Gerente o supervisor

    Prevé las pruebas aleatorias de análisis de drogas luego de la reincorporación de los empleados tras el análisis inicial.

    Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.

    Permiso de ingreso en espacios confinados

    Gerente o supervisor

    Permitir el ingreso a espacios confinados a los empleados o los contratistas. Colocar el permiso en el lugar de trabajo.

    Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.

    Consentimiento para autorizar exámenes físicos y pruebas

    Gerente o supervisor

    Permite a los empleados dar permiso, o rehusarse, para someterse a examen médico después de un accidente o cuando se ha observado una disminución donde se sospeche de abuso de sustancias.

    Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.

    Historial de cualificación de conducción

    Gerente o supervisor del conductor

    Recoger la información necesaria para que las personas puedan conducir un vehículo en operaciones de la iglesia.

    Se puede conservar la información en línea o en el formulario impreso en tanto que la persona continúe conduciendo vehículos en operaciones de la Iglesia.

    Números telefónicos para emergencias

    Gerente o supervisor

    Dar acceso a todo empleado a los números telefónicos de emergencia. Colocar cerca de cada teléfono y en otras zonas importantes.

    Mantener siempre actualizadas y en dichos lugares.

    Permiso para trabajo eléctrico en equipos energizados

    Gerente o supervisor

    Permite a los empleados trabajar dentro del lindero de acceso restringido.

    Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.

    Evaluación de riesgos de caídas

    Gerente o supervisor

    Utilice este formulario para evaluar los riesgos de caída en cada instalación o lugar físico, y para determinar los mejores sistemas de protección para los empleados.

    Conservar mientras los riesgos de caída permanezcan iguales.

    Registro de primeros auxilios

    Gerente o supervisor

    Para documentar lesiones menores que no requieran atención médica profesional.

    Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.

    Informe de riesgos

    Empleado

    Informar la naturaleza y ubicación de cualquier riesgo potencial. Entregar el formulario lleno al gerente o supervisor.

    Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.

    Formulario de renuncia a la vacuna de la hepatitis B

    Gerente o supervisor

    Permite a los empleados renunciar a recibir una aplicación de la vacuna de la hepatitis B luego de haber estado expuestos por razones laborales.

    Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.

    Autorización de trabajo a altas temperaturas

    Gerente o supervisor

    Permite a los empleados o a los trabajadores de contratistas usar herramientas y equipos que producen chispas, llamas o calor en una instalación de la Iglesia. Colocar el permiso en el lugar de trabajo.

    Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.

    Informe de incidente

    La persona que haya sufrido el incidente y el gerente o supervisor

    Recoger la información inicial sobre el incidente e informar de su naturaleza y sus causas. Archivar el Informe de incidente en línea salvo que tal incidente sea grave. Si el incidente se considerara grave (fallecimiento, pérdida de tiempo de trabajo u hospitalización), enviar una copia a la División de administración de riesgos o a su oficina de Área a la mayor brevedad posible. Conservar el informe original en el archivo.

    Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.

    Anexo del Informe de incidente — Declaraciones

    La persona que haya sufrido el incidente y el gerente o supervisor

    Informar los datos recabados de los testigos u otras personas en cuanto al incidente.

    Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.

    Cuestionario sobre la calidad del aire en espacios interiores

    El gerente, el supervisor o el investigador

    Informar los datos recabados de las personas que pueden haber sido afectadas por el ambiente interior.

    Conservar hasta que la investigación de la calidad del aire en espacios interiores se haya completado y se haya distribuido el informe final.

    Observación de seguridad laboral

    Gerente o supervisor

    Ayudar a los supervisores y miembros del comité de seguridad a evaluar los conocimientos reales de los trabajadores sobre el trabajo seguro y su grado de aplicación.

    Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.

    Inspección periódica del procedimiento de bloqueo y etiquetado

    Gerente o supervisor

    Proveer una revisión y una inspección independientes de los procedimientos de bloqueo y etiquetado implementado para los equipos.

    Conservar durante dos años luego de finalizado el año en curso.

    Registro de capacitación de vehículos industriales motorizados

    Instructor de la capacitación para vehículos montacargas

    Llevar un registro de los empleados que asisten a la capacitación que se exige para vehículos montacargas. Conservar una copia en el archivo.

    Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.

    Evaluación de riesgos para EPP

    Gerente o supervisor

    Ayuda a los supervisores a reconocer riesgos que puedan requerir equipo de protección personal.

    Conservar mientras el proceso o los riesgos permanezcan iguales.

    Registro de la prueba de ajuste de la máscara antigases

    La persona que realiza la prueba de ajuste de la máscara antigases

    Determinar si el equipo de respiración se ajusta adecuadamente al empleado. Conservar el formulario lleno en el expediente del empleado.

    Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.

    Opinión médica sobre el tipo de máscara antigases

    El empleado y su médico

    Dar a un médico la información de salubridad necesaria para que determine si un empleado está en condiciones médicas de usar un tipo específico de máscara antigases. Conservar el formulario lleno en el expediente del empleado.

    Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.

    Elección de la máscara antigases

    Gerente o supervisor

    Determinar el tipo de máscara antigases que se requiere de un empleado en un establecimiento de la Iglesia. Conservar una copia en el expediente del empleado.

    Conservar mientras se requiera usar ese tipo de máscara antigases.

    Registro de reuniones del Comité de seguridad y salubridad

    Presidente del comité de seguridad y salubridad

    Registrar las deliberaciones del comité de seguridad y salubridad. Usar como medio administrativo para elaborar planes y hacer seguimiento de las medidas a tomar. El presidente del comité conserva una copia en el archivo.

    Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.

    Lista de verificación de la Inspección de seguridad y salubridad (Muestra)

    Gerente o supervisor

    Válgase de esta muestra para ayudar a desarrollar un formulario de lista de verificación de la inspección de seguridad y salubridad para cada instalación de la Iglesia en particular.

    Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.

    Lista de verificación de la Charla de orientación sobre seguridad

    Gerente o supervisor

    Proveer un recurso adicional para la orientación sobre seguridad para los empleados nuevos de la Iglesia y para los que recientemente se hayan transferido al departamento. Conservar el formulario lleno en el expediente del empleado.

    Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.

    Hoja de trabajo de preplanificación de seguridad

    Gerente o supervisor

    Determinar los problemas potenciales de seguridad en las tareas peligrosas que no sean de rutina.

    Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.

    Registro de la reunión de capacitación sobre seguridad

    Gerente, supervisor, o coordinador de capacitación asignado

    Registrar la asistencia a las reuniones de capacitación sobre seguridad.

    Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.

    Registro de capacitación sobre seguridad — Anual

    Gerente, supervisor, o coordinador de capacitación asignado

    Para controlar y verificar que todos los empleados reciban la capacitación requerida y otros cursos en materia de seguridad Esto se aplica solo a la capacitación que no se completa en línea a través del Centro de aprendizaje.

    Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.

    Formulario de informe de accidente de tránsito e intercambio de datos—Fuera de los Estados Unidos

    El conductor implicado en un accidente de tráfico o quien haya sufrido daños en un vehículo

    Use este informe para obtener datos de las otras partes implicadas en el incidente y para un intercambio de información en el lugar.

    Use los datos de este informe para completar un informe en línea del incidente en incidents.churchofjesuschrist.org.

    Formulario de informe de accidente de tránsito e intercambio de datos—Estados Unidos

    El conductor implicado en un accidente de tráfico o quien haya sufrido daños en un vehículo

    Use este informe para obtener datos de las otras partes implicadas en el incidente y para un intercambio de información en el lugar.

    Use los datos de este informe para completar un informe en línea del incidente en incidents.churchofjesuschrist.org.

    Acuerdo de uso de vehículo

    Gerente o supervisor

    Establecer las condiciones de uso para los conductores que son asignados a vehículos propiedad de la Iglesia y recoger la información necesaria para que las personas puedan conducir un vehículo en operaciones de la Iglesia.

    Se puede conservar la información en línea o en el formulario impreso en tanto que la persona continúe conduciendo vehículos en operaciones de la Iglesia.

    Qué hacer en caso de accidente

    El conductor implicado en un accidente de tráfico o quien haya sufrido daños en un vehículo

    Proveer a los conductores de vehículos el procedimiento a seguir paso a paso cuando se vea involucrado en un accidente, incluyendo la forma de informar del accidente.

    Conservar siempre un ejemplar en los vehículos que se usan para las operaciones de la Iglesia.

    Programa de notificación de los riesgos por escrito

    Gerente o supervisor

    Proveer una plantilla para crear los documentos escritos que se requieren para establecer un programa de notificación de riesgos.

    Conservar la versión más actualizada en archivo, y repasar anualmente.