7.2 Descripción de los formularios y periodos de archivo

El siguiente cuadro enumera los formularios en orden alfabético; indica quién debe llenar cada formulario; describe con brevedad el propósito de cada uno de ellos y dónde debe conservarse o adónde debe enviarse; e indica cuánto tiempo debe mantenerse en archivo cada uno, según las normas establecidas sobre retención de datos de la organización.

Título del formulario	Persona encargada	Propósito	Periodo mínimo de archivo
Lista del inventario de sustancias químicas	Gerente o supervisor	Enumerar todos los productos químicos que haya en un establecimiento de la Iglesia e indicar si hay SDS de los químicos en cuestión. Conservar el formulario en el establecimiento y actualizarlo a medida que haya cambios.	Conservar las listas y los documentos de respaldo de SDS durante 30 años.
Acuerdo de condiciones de reincorporación	Gerente o supervisor	Prevé las pruebas aleatorias de análisis de drogas luego de la reincorporación de los empleados tras el análisis inicial.	Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.
Permiso de ingreso en espacios confinados	Gerente o supervisor	Permitir el ingreso a espacios confinados a los empleados o los contratistas. Colocar el permiso en el lugar de trabajo.	Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.
Consentimiento para autorizar exámenes físicos y pruebas	Gerente o supervisor	Permite a los empleados dar permiso, o rehusarse, para someterse a examen médico después de un accidente o cuando se ha observado una disminución donde se sospeche de abuso de sustancias.	Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.
Historial de cualificación de conducción	Gerente o supervisor del conductor	Recoger la información necesaria para que las personas puedan conducir un vehículo en operaciones de la iglesia.	Se puede conservar la información en línea o en el formulario impreso en tanto que la persona continúe conduciendo vehículos en operaciones de la Iglesia.
Números telefónicos para emergencias	Gerente o supervisor	Dar acceso a todo empleado a los números telefónicos de emergencia. Colocar cerca de cada teléfono y en otras zonas importantes.	Mantener siempre actualizadas y en dichos lugares.
Permiso para trabajo eléctrico en equipos energizados	Gerente o supervisor	Permite a los empleados trabajar dentro del lindero de acceso restringido.	Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.
Evaluación de riesgos de caídas	Gerente o supervisor	Utilice este formulario para evaluar los riesgos de caída en cada instalación o lugar físico, y para determinar los mejores sistemas de protección para los empleados.	Conservar mientras los riesgos de caída permanezcan iguales.
Registro de primeros auxilios	Gerente o supervisor	Para documentar lesiones menores que no requieran atención médica profesional.	Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.
Informe de riesgos	Empleado	Informar la naturaleza y ubicación de cualquier riesgo potencial. Entregar el formulario lleno al gerente o supervisor.	Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.
Formulario de renuncia a la vacuna de la hepatitis B	Gerente o supervisor	Permite a los empleados renunciar a recibir una aplicación de la vacuna de la hepatitis B luego de haber estado expuestos por razones laborales.	Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.
Autorización de trabajo a altas temperaturas	Gerente o supervisor	Permite a los empleados o a los trabajadores de contratistas usar herramientas y equipos que producen chispas, llamas o calor en una instalación de la Iglesia. Colocar el permiso en el lugar de trabajo.	Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.
Informe de incidente	La persona que haya sufrido el incidente y el gerente o supervisor	Recoger la información inicial sobre el incidente e informar de su naturaleza y sus causas. Archivar el Informe de incidente en línea salvo que tal incidente sea grave. Si el incidente se considerara grave (fallecimiento, pérdida de tiempo de trabajo u hospitalización), enviar una copia a la División de administración de riesgos o a su oficina de Área a la mayor brevedad posible. Conservar el informe original en el archivo.	Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.
Anexo del Informe de incidente — Declaraciones	La persona que haya sufrido el incidente y el gerente o supervisor	Informar los datos recabados de los testigos u otras personas en cuanto al incidente.	Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.
Cuestionario sobre la calidad del aire en espacios interiores	El gerente, el supervisor o el investigador	Informar los datos recabados de las personas que pueden haber sido afectadas por el ambiente interior.	Conservar hasta que la investigación de la calidad del aire en espacios interiores se haya completado y se haya distribuido el informe final.
Observación de seguridad laboral	Gerente o supervisor	Ayudar a los supervisores y miembros del comité de seguridad a evaluar los conocimientos reales de los trabajadores sobre el trabajo seguro y su grado de aplicación.	Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.
Inspección periódica del procedimiento de bloqueo y etiquetado	Gerente o supervisor	Proveer una revisión y una inspección independientes de los procedimientos de bloqueo y etiquetado implementado para los equipos.	Conservar durante dos años luego de finalizado el año en curso.
Registro de capacitación de vehículos industriales motorizados	Instructor de la capacitación para vehículos montacargas	Llevar un registro de los empleados que asisten a la capacitación que se exige para vehículos montacargas. Conservar una copia en el archivo.	Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.
Evaluación de riesgos para EPP	Gerente o supervisor	Ayuda a los supervisores a reconocer riesgos que puedan requerir equipo de protección personal.	Conservar mientras el proceso o los riesgos permanezcan iguales.
Registro de la prueba de ajuste de la máscara antigases	La persona que realiza la prueba de ajuste de la máscara antigases	Determinar si el equipo de respiración se ajusta adecuadamente al empleado. Conservar el formulario lleno en el expediente del empleado.	Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.
Opinión médica sobre el tipo de máscara antigases	El empleado y su médico	Dar a un médico la información de salubridad necesaria para que determine si un empleado está en condiciones médicas de usar un tipo específico de máscara antigases. Conservar el formulario lleno en el expediente del empleado.	Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.
Elección de la máscara antigases	Gerente o supervisor	Determinar el tipo de máscara antigases que se requiere de un empleado en un establecimiento de la Iglesia. Conservar una copia en el expediente del empleado.	Conservar mientras se requiera usar ese tipo de máscara antigases.
Registro de reuniones del Comité de seguridad y salubridad	Presidente del comité de seguridad y salubridad	Registrar las deliberaciones del comité de seguridad y salubridad. Usar como medio administrativo para elaborar planes y hacer seguimiento de las medidas a tomar. El presidente del comité conserva una copia en el archivo.	Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.
Lista de verificación de la Inspección de seguridad y salubridad (Muestra)	Gerente o supervisor	Válgase de esta muestra para ayudar a desarrollar un formulario de lista de verificación de la inspección de seguridad y salubridad para cada instalación de la Iglesia en particular.	Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.
Lista de verificación de la Charla de orientación sobre seguridad	Gerente o supervisor	Proveer un recurso adicional para la orientación sobre seguridad para los empleados nuevos de la Iglesia y para los que recientemente se hayan transferido al departamento. Conservar el formulario lleno en el expediente del empleado.	Conservar mientras el empleado esté en servicio activo.
Hoja de trabajo de preplanificación de seguridad	Gerente o supervisor	Determinar los problemas potenciales de seguridad en las tareas peligrosas que no sean de rutina.	Conservar durante un año luego de finalizado el año en curso.
Registro de la reunión de capacitación sobre seguridad	Gerente, supervisor, o coordinador de capacitación asignado	Registrar la asistencia a las reuniones de capacitación sobre seguridad.	Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.
Registro de capacitación sobre seguridad — Anual	Gerente, supervisor, o coordinador de capacitación asignado	Para controlar y verificar que todos los empleados reciban la capacitación requerida y otros cursos en materia de seguridad Esto se aplica solo a la capacitación que no se completa en línea a través del Centro de aprendizaje.	Conservar durante tres años luego de finalizado el año en curso.
Formulario de informe de accidente de tránsito e intercambio de datos—Fuera de los Estados Unidos	El conductor implicado en un accidente de tráfico o quien haya sufrido daños en un vehículo	Use este informe para obtener datos de las otras partes implicadas en el incidente y para un intercambio de información en el lugar.	Use los datos de este informe para completar un informe en línea del incidente en incidents.churchofjesuschrist.org.
Formulario de informe de accidente de tránsito e intercambio de datos—Estados Unidos	El conductor implicado en un accidente de tráfico o quien haya sufrido daños en un vehículo	Use este informe para obtener datos de las otras partes implicadas en el incidente y para un intercambio de información en el lugar.	Use los datos de este informe para completar un informe en línea del incidente en incidents.churchofjesuschrist.org.
Acuerdo de uso de vehículo	Gerente o supervisor	Establecer las condiciones de uso para los conductores que son asignados a vehículos propiedad de la Iglesia y recoger la información necesaria para que las personas puedan conducir un vehículo en operaciones de la Iglesia.	Se puede conservar la información en línea o en el formulario impreso en tanto que la persona continúe conduciendo vehículos en operaciones de la Iglesia.
Qué hacer en caso de accidente	El conductor implicado en un accidente de tráfico o quien haya sufrido daños en un vehículo	Proveer a los conductores de vehículos el procedimiento a seguir paso a paso cuando se vea involucrado en un accidente, incluyendo la forma de informar del accidente.	Conservar siempre un ejemplar en los vehículos que se usan para las operaciones de la Iglesia.
Programa de notificación de los riesgos por escrito	Gerente o supervisor	Proveer una plantilla para crear los documentos escritos que se requieren para establecer un programa de notificación de riesgos.	Conservar la versión más actualizada en archivo, y repasar anualmente.