7.2 Description et conservation des formulaires

Le tableau suivant énumère les formulaires par ordre alphabétique et indique qui est chargé de remplir chaque formulaire, le but de chaque formulaire, où chaque formulaire est conservé ou envoyé et combien de temps chaque formulaire doit être conservé conformément aux directives de conservation des dossiers de l’organisation.

Titre du formulaire	Personne responsable	But	Rétention minimale
Liste des réserves de produits chimiques	Responsable ou superviseur	Afficher tous les produits chimiques dans un bâtiment de l’Église et s’il y a une NS ou non pour un produit chimique spécifique. Conservez le formulaire dans le bâtiment et mettez-le à jour au fur et à mesure des changements.	Conservez des listes et les documents justificatifs des NS pendant 30 ans.
Accord sur les conditions de réintégration	Responsable ou superviseur	Prévoir des tests de dépistage inopinés après la réintégration d’employés après les tests initiaux.	Conserver pendant toute l’activité de l’employé.
Permis d’entrée en espace confiné	Responsable ou superviseur	Permet aux employés ou aux entrepreneurs de pénétrer dans un espace confiné. Affichez le permis sur le chantier.	Conserver pendant 1 an à compter de la fin de l’année en cours.
Consentement à des examens et des tests médicaux ou refus de s’y soumettre	Responsable ou superviseur	Permet aux employés d’autoriser ou de refuser de se soumettre à un bilan médical après un accident ou l’observation d’une faiblesse en cas de suspicion d’utilisation de drogue.	Conserver pendant toute l’activité de l’employé.
Document d’aptitude à la conduite	Responsable ou superviseur du conducteur	Recueillez les informations nécessaires pour les conducteurs d’un véhicule dans le cadre des activités de l’Église.	Les informations doivent être conservées en ligne ou sur une copie papier du formulaire tant que la personne conduit activement un véhicule dans le cadre des activités de l’Église.
Numéros de téléphone d’urgence	Responsable ou superviseur	Donner accès aux numéros de téléphone d’urgence à chaque employé. Afficher près de chaque téléphone et autres zones cruciales.	Toujours afficher une copie à jour.
Permis de travail électrique sous tension	Responsable ou superviseur	Permettre aux ouvriers de travailler dans la zone restreinte.	Conserver pendant 1 an à compter de la fin de l’année en cours.
Évaluation des risques de chute	Responsable ou superviseur	Évaluer les risques de chute liés à chaque lieu ou bâtiment et déterminer les meilleurs moyens de protection pour les employés.	Conserver aussi longtemps que les risques de chute restent les mêmes.
Journal de premiers secours	Responsable ou superviseur	Documenter les blessures mineures qui ne nécessitent pas d’attention médicale professionnelle.	Conserver pendant 3 ans à compter de la fin de l’année en cours.
Signalement de risque	Employé(e)	Rendre compte de la nature et de l’emplacement de tout danger potentiel. Rendre le formulaire rempli au responsable ou au superviseur.	Conserver pendant 1 an à compter de la fin de l’année en cours.
Formulaire de refus du vaccin contre l’hépatite B	Responsable ou superviseur	Permettre aux employés de refuser le vaccin contre l’hépatite B après une exposition professionnelle.	Conserver pendant toute l’activité de l’employé.
Permis pour travaux à chaud	Responsable ou superviseur	Permettre aux employés ou aux entrepreneurs munis d’un permis d’utiliser des outils et de l’équipement qui émettent des étincelles, des flammes ou de la chaleur dans un bâtiment de l’Église. Affichez le permis sur le chantier.	Conserver pendant 3 ans à compter de la fin de l’année en cours.
Rapport d’incident	Personne impliquée dans un incident et son responsable ou superviseur	Recueillir des informations initiales et rendre compte de la nature et des causes de l’incident. Classer le Rapport d’incident en ligne sauf si l’incident est grave. Si l’incident est considéré comme grave (mort, temps perdu ou hospitalisation), prenez contact avec la division de gestion des Risques ou votre bureau interrégional local dès que possible. Archivez le rapport original.	Conserver pendant 3 ans à compter de la fin de l’année en cours.
Addenda au signalement des incidents — Déclaration	Personne impliquée dans un incident et son responsable ou superviseur	Signalez les informations réunies auprès des témoins ou d’autres personnes concernant l’incident.	Conserver pendant 3 ans à compter de la fin de l’année en cours.
Questionnaire sur la qualité de l’air intérieur	Responsable, superviseur ou investigateur	Signaler les informations recueillies auprès des personnes pouvant avoir été affectées par leur environnement intérieur.	Conserver jusqu’à la fin de l’analyse de la qualité de l’air intérieur et la distribution du rapport final.
Observation en matière de sécurité au travail	Responsable ou superviseur	Aider les superviseurs et les membres du comité de Sécurité à évaluer les connaissances effectives d’un ouvrier et sa mise en application de méthodes de travail sûres.	Conserver pendant 3 ans à compter de la fin de l’année en cours.
Inspection de la procédure de verrouillage/étiquetage	Responsable ou superviseur	Présenter une analyse et une inspection indépendantes des procédures de verrouillage/étiquetage mises en place pour l’équipement.	Conserver pendant 2 ans à compter de la fin de l’année en cours.
Rapport de formation aux chariots élévateurs motorisés	Instructeur de la formation PIT ou superviseur	Fournir un dossier des employés qui suivent la formation PIT obligatoire. Archiver une copie.	Conserver pendant 3 ans à compter de la fin de l’année en cours.
EPI - Évaluation des risques	Responsable ou superviseur	Aider les superviseurs à reconnaître les dangers qui peuvent nécessiter le port d’équipement de protection individuelle.	Conserver aussi longtemps que le processus ou les risques restent les mêmes.
Rapport d’essai du respirateur	Personne testant le respirateur	Déterminer si le respirateur convient à l’employé. Conserver le formulaire rempli dans le dossier de l’employé.	Conserver pendant toute l’activité de l’employé.
Évaluation médicale en matière de masque respiratoire	Employé et son médecin	Donner au médecin les informations de santé nécessaires pour déterminer si un employé est médicalement éligible à l’utilisation d’un type spécifique de respirateur. Conserver le formulaire rempli dans le dossier de l’employé.	Conserver pendant toute l’activité de l’employé.
Sélection de masques respiratoires	Responsable ou superviseur	Déterminer le type de respirateur nécessaire pour un employé dans un bâtiment de l’Église. Conserver une copie dans le dossier de l’employé.	Conserver tant que ce type de respirateur est nécessaire.
Rapport de réunion du comité de sécurité et d’hygiène	Président(e) du comité de Sécurité et de Santé	Consigner le compte-rendu du comité de Sécurité et de Santé. Utiliser comme un outil administratif pour établir des plans et suivre les mesures à prendre. Le/La président(e) archive une copie.	Conserver pendant 1 an à compter de la fin de l’année en cours.
Liste de vérification pour l’inspection hygiène et sécurité (spécimen)	Responsable ou superviseur	Utilisez cet exemple pour aider à développer un formulaire de Liste de vérification d’inspection de sécurité et de santé pour chaque bâtiment de l’Église.	Conserver pendant 1 an à compter de la fin de l’année en cours.
Liste de vérification de la formation initiale à la sécurité	Responsable ou superviseur	Fournir une ressource supplémentaire pour l’orientation de la sécurité des employés récemment recrutés par l’Église et pour les employés récemment transférés dans le département. Conserver le formulaire rempli dans le dossier de l’employé.	Conserver pendant toute l’activité de l’employé.
Document de planification préliminaire de la sécurité	Responsable ou superviseur	Connaître les problèmes potentiels de sécurité pour les tâches dangereuses inhabituelles.	Conserver pendant 1 an à compter de la fin de l’année en cours.
Rapport de réunion de formation à la sécurité	Responsable, superviseur ou coordinateur de formation désigné	Consigner la participation à la réunion de formation à la sécurité.	Conserver pendant 3 ans à compter de la fin de l’année en cours.
Rapport de formation à la sécurité — annuel	Responsable, superviseur ou coordinateur de formation désigné	Suivre et vérifier que tous les employés reçoivent la formation obligatoire et les autres formations à la sécurité. Cela s’applique uniquement aux formations qui ne sont pas effectuées en ligne sur le Centre de formation.	Conserver pendant 3 ans à compter de la fin de l’année en cours.
Constat d’accident de la circulation et formulaire d’échange – En dehors des États-Unis	Le conducteur impliqué dans un accident de la circulation ou dont le véhicule est endommagé	Utilisez ce constat sur le lieu même de l’incident pour obtenir les renseignements des tiers impliqués et pour un échange de renseignements.	Utilisez les renseignements inscrits sur ce constat pour remplir un rapport d’incident en ligne sur le site incidents.churchofjesuschrist.org.
Rapport d’accident de la route et formulaire d’échange — États-Unis	Le conducteur impliqué dans un accident de la circulation ou dont le véhicule est endommagé	Utilisez ce rapport sur le lieu même de l’incident pour obtenir les renseignements des tiers impliqués et pour un échange de renseignements.	Utilisez les renseignements inscrits sur ce rapport pour remplir un rapport d’incident en ligne sur le site incidents.churchofjesuschrist.org.
Accord sur l’utilisation des véhicules	Responsable ou superviseur	Établir les conditions d’utilisation pour les conducteurs affectés à des véhicules possédés par l’Église et recueillir les informations nécessaires pour les personnes qui conduisent un véhicule dans le cadre des activités de l’Église.	Les informations doivent être conservées en ligne ou sur une copie papier du formulaire tant que la personne conduit activement un véhicule dans le cadre des activités de l’Église.
What to Do If You Have an Accident (Que faire si vous avez un accident)	Le conducteur impliqué dans un accident de la circulation ou dont le véhicule est endommagé	Fournir au conducteur du véhicule des informations détaillées concernant les démarches à effectuer lorsqu’il est impliqué dans un accident, notamment la démarche pour signaler l’accident.	En avoir toujours une copie dans les véhicules utilisés dans le cadre des activités de l’Église.
Programme écrit de communication des risques	Responsable ou superviseur	Fournir un modèle pour rédiger les documents écrits nécessaires pour établir un programme de communication des dangers.	Archiver la version la plus récente et la réviser tous les ans.