7.2 Descrição e retenção de formulários
    Notas de rodapé

    7.2 Descrição e retenção de formulários

    A tabela a seguir relaciona os formulários em ordem alfabética e indica quem é responsável por preencher cada formulário, o propósito de cada formulário, onde cada formulário é guardado ou para onde é enviado, e por quanto tempo cada formulário deve ser retido de acordo com as normas estabelecidas de retenção de registros da organização.

    Título do formulário

    Pessoa responsável

    Propósito

    Retenção mínima

    Lista do estoque de produtos químicos

    Gerente ou supervisor

    Mostra todos os produtos químicos que se encontram numa propriedade da Igreja e se há ou não uma FDS para determinado produto químico. Guarde o formulário na propriedade e o atualize à medida que ocorrerem mudanças.

    Mantenha listas e documentos FDS de apoio por 30 anos.

    Condições do acordo de reintegração

    Gerente ou supervisor

    Providencia testes de triagem de drogas após a reintegração dos funcionários depois dos testes iniciais.

    Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.

    Permissão para entrada em espaço confinado

    Gerente ou supervisor

    Permissão para que funcionários ou prestadores de serviço entrem em um espaço confinado. Afixe a permissão no local de trabalho.

    Guarde por um ano após o término do ano corrente.

    Consentimento ou recusa em realizar os exames e testes físicos

    Gerente ou supervisor

    Permite que os funcionários consintam ou se recusem a se submeter a uma avaliação médica após um acidente ou após ser observado um comprometimento do desempenho, havendo suspeita de abuso de substâncias.

    Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.

    Registro de qualificação para motorista

    Gerente ou supervisor de motoristas

    Coleta as informações necessárias para as pessoas que dirigem um veículo a serviço da Igreja.

    As informações podem ser guardadas online ou em uma cópia impressa do formulário enquanto a pessoa estiver ativamente dirigindo um veículo a serviço da Igreja.

    Números de telefones de emergência

    Gerente ou supervisor

    Dê a todos os funcionários acesso aos números de telefones de emergência. Afixe ao lado de cada telefone e em outras áreas críticas.

    Sempre mantenha uma cópia atualizada afixada.

    Permissão para serviço elétrico energizado

    Gerente ou supervisor

    Permite que os funcionários trabalhem dentro de um limite de aproximação restrita.

    Guarde por um ano após o término do ano corrente.

    Avaliação de risco de queda

    Gerente ou supervisor

    Pesquisa cada propriedade ou local físico quanto a risco de queda a fim de determinar os melhores controles para proteger os funcionários.

    Guarde enquanto os riscos de queda permanecerem os mesmos.

    Diário de primeiros socorros

    Gerente ou supervisor

    Documenta os primeiros socorros a lesões de menor gravidade que não exigem atendimento médico profissional.

    Guarde por três anos após o término do ano corrente.

    Relatório de risco

    Funcionário

    Relata a natureza e a localização do risco em potencial. Entregue o formulário preenchido ao gerente ou supervisor.

    Guarde por um ano após o término do ano corrente.

    Formulário de Renúncia da vacina contra a hepatite B

    Gerente ou supervisor

    Permite que os funcionários renunciem ao acesso à vacina contra a hepatite B após uma exposição no trabalho.

    Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.

    Permissão para serviço a quente

    Gerente ou supervisor

    Permite que os funcionários ou prestadores de serviço com permissão utilizem ferramentas e equipamentos que produzem faíscas, chamas ou calor numa propriedade da Igreja. Afixe a permissão no local de trabalho.

    Guarde por três anos após o término do ano corrente.

    Relatório de incidente

    Pessoa envolvida em incidente e seu gerente ou supervisor

    Coleta informações iniciais sobre a natureza e as causas de um incidente e as relata. Arquive o Relatório de incidente online a menos que este seja grave. Se o incidente for considerado grave (morte, afastamento ou hospitalização), contate a Divisão de Gestão de Riscos ou seu escritório local de área o mais breve possível. Guarde o relatório original nos arquivos.

    Guarde por três anos após o término do ano corrente.

    Adendo de relatório de incidente — Declaração

    Pessoa envolvida em incidente e seu gerente ou supervisor

    Relata as informações coletadas de testemunhas ou outras pessoas referentes ao incidente.

    Guarde por três anos após o término do ano corrente.

    Questionário sobre a qualidade do ar interno

    Gerente, supervisor ou investigador

    Relata as informações coletadas de pessoas que podem ter sido afetadas pelo ambiente interno.

    Guarde até que a investigação sobre a qualidade do ar interno tenha sido concluída e o relatório final seja divulgado.

    Observação de segurança do trabalho

    Gerente ou supervisor

    Auxilia os supervisores e os membros do comitê de segurança a avaliar o conhecimento real do funcionário e a aplicação da segurança no trabalho.

    Guarde por três anos após o término do ano corrente.

    Inspeção do procedimento de travamento/identificação

    Gerente ou supervisor

    Fornece uma análise independente e uma inspeção dos procedimentos de travamento/identificação implementados nos equipamentos.

    Guarde por dois anos após o término do ano corrente.

    Registro de treinamento para uso de empilhadeira

    Instrutor do treinamento referente a empilhadeiras ou supervisor

    Fornece um registro da frequência dos funcionários ao treinamento exigido referente a empilhadeiras. Guarde uma cópia nos arquivos.

    Guarde por três anos após o término do ano corrente.

    Avaliação de riscos para uso de EPI

    Gerente ou supervisor

    Ajuda os supervisores a identificarem riscos que possam exigir equipamento de proteção individual.

    Guarde enquanto o processo ou os riscos permanecerem os mesmos.

    Registro de verificação de ajuste do respirador

    Pessoa que testa o ajuste do respirador

    Determina se o respirador está devidamente ajustado ao funcionário. Guarde o formulário preenchido no arquivo do funcionário.

    Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.

    Determinação médica para uso de respirador

    Funcionário e seu médico

    Fornece ao médico as informações necessárias sobre a saúde do funcionário para determinar se ele está medicamente qualificado para usar um tipo específico de respirador. Guarde o formulário preenchido no arquivo do funcionário.

    Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.

    Seleção do respirador

    Gerente ou supervisor

    Determina o tipo de respirador exigido a ser usado por um funcionário numa propriedade da Igreja. Guarde uma cópia no arquivo do funcionário.

    Guarde enquanto o tipo de respirador for exigido.

    Registro da reunião do comitê de segurança e saúde

    Encarregado do comitê de segurança e saúde

    Registra os procedimentos do comitê de segurança e saúde. Use como ferramenta administrativa ao fazer planos e acompanhar as ações decididas. O encarregado guarda uma cópia no arquivo.

    Guarde por um ano após o término do ano corrente.

    Lista de verificação de inspeção de segurança e saúde (amostra)

    Gerente ou supervisor

    Use esta amostra para ajudar a desenvolver um formulário de lista de verificação de inspeção de segurança e saúde exclusivo de cada propriedade da Igreja.

    Guarde por um ano após o término do ano corrente.

    Lista de verificação de orientações de segurança

    Gerente ou supervisor

    Fornece um recurso adicional para as orientações sobre segurança dadas aos funcionários recém-contratados para trabalhar na Igreja e para os funcionários recentemente transferidos para o departamento. Guarde o formulário preenchido no arquivo do funcionário.

    Guarde enquanto o funcionário estiver ativo.

    Planilha de planejamento prévio de segurança

    Gerente ou supervisor

    Identifica preocupações de segurança em potencial para tarefas perigosas não rotineiras.

    Guarde por um ano após o término do ano corrente.

    Registro da reunião de treinamento de segurança

    Gerente, supervisor ou coordenador de treinamento designado

    Registra a frequência à reunião de treinamento de segurança.

    Guarde por três anos após o término do ano corrente.

    Registro de treinamento sobre segurança — Anual

    Gerente, supervisor ou coordenador de treinamento designado

    Acompanha e confirma que todos os funcionários receberam o treinamento exigido e outros treinamentos sobre segurança. Aplica-se apenas ao treinamento que não é preenchido online por meio do centro de aprendizado.

    Guarde por três anos após o término do ano corrente.

    Formulário de Relatório de acidente de trânsito — Fora dos Estados Unidos

    Motorista envolvido em acidente de trânsito ou cujo veículo foi danificado

    Use este relatório para obter informações das outras pessoas envolvidas no incidente e para troca de informações no local do acidente.

    Use as informações deste relatório para preencher um relatório de incidentes online em incidents.churchofjesuschrist.org.

    Formulário de Relatório de acidente de trânsito — Estados Unidos

    Motorista envolvido em acidente de trânsito ou cujo veículo foi danificado

    Use este relatório para obter informações das outras pessoas envolvidas no incidente e para troca de informações no local do acidente.

    Use as informações deste relatório para preencher um relatório de incidentes online em incidents.churchofjesuschrist.org.

    Acordo para o uso de veículos

    Gerente ou supervisor

    Estabelece as condições de uso para os motoristas aos quais foi designado um veículo de propriedade da Igreja e coleta as informações necessárias para as pessoas que dirigem um veículo a serviço da Igreja.

    As informações podem ser guardadas online ou em uma cópia impressa do formulário enquanto a pessoa estiver ativamente dirigindo um veículo a serviço da Igreja.

    O que fazer se você sofrer um acidente

    Motorista envolvido em acidente de trânsito ou cujo veículo foi danificado

    Fornece ao motorista do veículo informações passo a passo sobre o que fazer quando se envolver em um acidente, inclusive como relatar o acidente.

    Sempre mantenha uma cópia nos veículos utilizados a serviço da Igreja.

    Programa de comunicação de riscos por escrito

    Gerente ou supervisor

    Fornece um modelo para a elaboração da documentação por escrito exigida para o estabelecimento de um programa de comunicação de riscos.

    Guarde a versão mais atual no arquivo e a revise anualmente.