“Administrar el flujo de caja de mi negocio: Aprender”, Cómo iniciar y hacer crecer mi negocio para la autosuficiencia, 2017
“Administrar el flujo de caja de mi negocio: Aprender”
Aprender
Tiempo máximo: 60 minutos
1. La diferencia entre la ganancia y el flujo de caja
Leer:
Usted ha aprendido que el éxito en el negocio requiere llevar registros a diario. Cada vez que su negocio recibe o realiza un pago, debe anotarlo. También ha aprendido cómo preparar un estado de resultados, que muestra un resumen de las ganancias (o pérdidas) logradas por su negocio durante un período de tiempo específico. Se define ganancia como el dinero que le queda a su negocio después de restar sus gastos de sus ingresos.
Si bien las ganancias son un dato importante, no es el único que exige su atención como propietario de un negocio. El flujo de caja es una medida que se enfoca en el ritmo del movimiento de dinero que entra y sale de su negocio cada día. El flujo de caja es lo que le da vida a su negocio. Cuando su negocio tiene efectivo disponible, puede buscar opciones de crecimiento, hacer inversiones y ahorrar dinero para situaciones inesperadas o emergencias.
Su estado de resultados puede mostrar que su negocio es rentable, pero caerá en bancarrota si no tiene suficiente efectivo para pagar sus obligaciones. Los problemas de flujo de caja son una de las principales causas del fracaso de un negocio.
2. Comprender el flujo de caja
Leer:
Hay dos tipos de flujo de caja:
El flujo de caja positivo ocurre cuando la cantidad total de efectivo que ingresa a su negocio durante un período de tiempo específico es mayor que la cantidad total de efectivo que sale de su negocio durante ese mismo período. Eso es lo que usted quiere: un ciclo de flujo de caja positivo.
El flujo de caja negativo ocurre cuando la cantidad total de efectivo que sale de su negocio durante un período de tiempo específico es mayor que la cantidad de efectivo que entra a su negocio durante ese mismo período. Esa es una situación arriesgada e indeseable a la cual usted debe hacer frente de inmediato mediante acciones que generen efectivo tan pronto como sea posible y que reduzcan los costos.
Repasemos tres ejemplos diferentes para comprender las presiones relativas al flujo de caja y de qué manera el propietario de un negocio podría hacerles frente. Imagine que un negocio comienza el mes con 300 en efectivo. Por lo general el negocio recibe pagos en efectivo de 200 cada lunes y 200 cada miércoles, y paga 300 en efectivo cada viernes. El ejemplo A, a continuación, muestra el ciclo de flujo de caja de este negocio en un período de tres semanas. El dinero ingresa y sale del negocio siguiendo un patrón predecible.
Ejemplo A: Flujo de caja ideal
Lamentablemente, todos los negocios experimentan eventos inesperados y contratiempos. El ejemplo B, a continuación, muestra lo que sucede cuando un negocio no está preparado para tener un flujo de caja negativo. En este caso, dos clientes no pagan sus facturas, lo que da como resultado 400 en facturas pendientes de pago (también llamada deuda incobrable). El propietario del negocio dependía de ese dinero para pagar a sus empleados. El negocio también incurre en un gasto de emergencia que debe ser pagado de inmediato.
Ejemplo B: Flujo de caja negativo; sin preparación
El ejemplo C, a continuación, muestra los mismos eventos inesperados y contratiempos que el ejemplo B. Sin embargo, en este caso, la propietaria del negocio está preparada; cuenta con una línea de crédito para mantener su negocio en funcionamiento. Ella paga el saldo de su línea de crédito lo antes posible.
Ejemplo C: Posible flujo de caja negativo; con preparación
Analizar:
¿Qué le enseñan esos ejemplos sobre los desafíos de administrar el flujo de caja?
Leer:
Es común que los propietarios de negocios tengan desafíos con el flujo de caja. Algunos de esos desafíos son:
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El carácter nuevo del negocio, que hace que sea difícil recibir crédito y pagar a crédito.
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Las oportunidades de crecimiento, que pueden reducir la cantidad de efectivo disponible.
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Tener inventario, que limita la disponibilidad de efectivo.
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Tener clientes que pagan a crédito, lo que retrasa la cantidad de dinero que se recibe.
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Vender a otros negocios que pagan a crédito, lo que retrasa la cantidad de dinero que se recibe.
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Ventas poco uniformes debido a la estacionalidad u otros factores, lo que puede crear altos y bajos en la cantidad de efectivo del que usted disponga.
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Gastos inesperados.
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Incumplimiento de pagos por parte de los clientes (deuda incobrable).
Analizar:
¿Qué posibles desafíos anticipa en relación al flujo de caja de su negocio?
3. Estrategias para mejorar el flujo de caja
Leer:
Hay muchas cosas que puede hacer a fin de generar un ciclo de flujo de caja positivo para su negocio y prepararse para posibles eventos inesperados y contratiempos. Por ejemplo, puede investigar las condiciones de pago estándar para su industria. En algunas industrias, los proveedores pueden llegar a esperar 90 días o más antes de que se les requiera que emitan el pago. Otras industrias a menudo requieren el pago dentro de los 30 días. Cuando usted comprenda las condiciones de pago estándar para su industria, puede trabajar para negociar condiciones más favorables para su propio negocio.
Analizar:
Los propietarios de negocios generalmente desean recibir o recaudar efectivo tan rápido como sea posible y retener los pagos en efectivo hasta que se les requiera hacerlo. En apariencia, ese principio puede parecer que está en conflicto con la enseñanza del Salvador de que “todas las cosas que queráis que los hombres hagan con vosotros, así también haced vosotros con ellos” (Mateo 7:12). Como propietario de un negocio, ¿cómo concilia esos principios?
Leer:
Al trabajar para generar un ciclo de flujo de caja positivo para su negocio, es importante actuar con integridad. Haga un esfuerzo por comprender las condiciones de pago para su industria. Sea inteligente al establecer su estrategia de pago. Trabaje para crear plazos de pago favorables para su negocio. Una vez que haya establecido su estrategia de pago, comunique claramente sus expectativas y cumpla con todos sus compromisos.
4. Administrar activamente el flujo de caja
Leer:
No es suficiente verificar a menudo la cuenta bancaria de su negocio y tener la esperanza de que los números se resuelvan. Debe administrar activamente el flujo de caja de su negocio.
Como propietario de un negocio exitoso, debe saber cuánto efectivo tiene disponible su negocio en cualquier momento. No confíe en los estados de cuenta bancarias para administrar su flujo de caja. El saldo de su cuenta a menudo no refleja los pagos que están en proceso, tales como los pagos que se envían a los proveedores o los que ingresan de los clientes.
Debe realizar y actualizar continuamente las proyecciones para su flujo de caja. Como se explicó anteriormente, el flujo de caja es el ritmo y la cantidad de efectivo que fluye hacia dentro y hacia fuera de su negocio durante un período de tiempo específico. Su proyección debe mostrar el flujo de caja esperado para los próximos meses. Su proyección no será 100% precisa, pero es esencial que sistemáticamente establezca cálculos aproximados y conservadores para sus ingresos mensuales, gastos variables y gastos fijos.
El flujo de caja positivo no ocurre por sí solo en un negocio. Se logra a través del trabajo arduo y de una planificación cuidadosa. Si conoce su estado actual de efectivo y la proyección futura de flujo de caja, puede tomar decisiones que ayudarán a que su negocio tenga éxito y crezca. Los propietarios de negocios exitosos mantienen una reserva de efectivo para gastos inesperados y, a menudo, organizan tener varias fuentes de crédito basándose en las necesidades proyectadas de flujo de caja.