Autosuficiencia
6: Aprender

“Administrar la rentabilidad de mi negocio: Aprender”, Cómo iniciar y hacer crecer mi negocio para la autosuficiencia (2017)

“Administrar la rentabilidad de mi negocio: Aprender”

Aprender

Tiempo máximo: 60 minutos

1. La importancia de llevar registros escritos

Leer:

“¿Cómo va mi negocio?” (véase el guion al final de esta sección)

Analizar:

¿Qué lecciones aprende usted de la experiencia del negocio de Jack?

Leer:

Los dueños de negocio exitosos están bien organizados y llevan registro de su información financiera. Para que su negocio triunfe, es esencial que usted lleve buenos registros financieros. Si no hay buenos registros, ¿cómo determinará si su negocio le está dando ganancias? ¿Cómo va a saber si todos los clientes le han pagado? ¿Cómo conocerá cuál es el total de sus gastos?

En este capítulo, aprenderemos acerca de la importancia de llevar buenos registros financieros. Aprenderemos sobre el término ingresos, que se refiere al dinero que recibe un negocio al vender servicios y productos a los clientes. También aprenderemos acerca del término gastos, que se refiere al dinero que gasta un negocio para obtener servicios y productos. Durante la semana, llevaremos un registro de los ingresos y los gastos de nuestro negocio a fin de determinar si estamos teniendo ganancias.

2. El hábito de llevar registros

Leer:

Los dueños de negocios exitosos llevan registros a diario. Para los dueños de negocios que están comenzando, este hábito puede ser difícil de adquirir, pero es importante. A continuación se indican cinco estrategias para llevar registros exitosamente:

  • Recordar el “por qué”: Encontrará motivación al pensar en los beneficios a largo plazo que resultarán de manejar un negocio organizado con buenos registros.

  • Desarrollar nuevas habilidades: Es posible que deba desarrollar nuevas habilidades para tener éxito al llevar registros. El análisis de hoy le ayudará a aprender tales habilidades.

  • Escoja amigos, no cómplices: Un amigo es aquel que le ayuda a hacer lo correcto. Un cómplice es aquel que le ayuda a hacer lo incorrecto. Pida a amigos de confianza, a un mentor o a su cónyuge que le ayuden a ser constante en la tarea de llevar registros.

  • Use recompensas: Gratifíquese por llevar registros diariamente.

  • Consiga las herramientas adecuadas: Asegúrese de disponer de las herramientas para hacer la labor correctamente. Más adelante en esta reunión, aprenderemos sobre algunas de las herramientas eficaces para llevar registros.

Analizar:

¿Cuál de las estrategias antes enumeradas será de mayor utilidad para usted a medida que desarrolla el hábito de llevar registros financieros diariamente?

3. Llevar un Registro de ingresos y gastos

Leer:

Un registro de ingresos y gastos es un formulario típico e importante en los negocios. El propósito principal del registro es anotar cada vez que entre o salga dinero del negocio. Otro de los propósitos es ayudarle a mantener separadas sus finanzas personales de las del negocio (véase el capítulo 7). Decida si llevará ese registro en papel o en una aplicación de software; es esencial que lo utilice cada día.

4. Llevar un Estado de resultados

Leer:

Luego de haber creado un Registro de ingresos y gastos, usted puede crear un Estado de resultados. El estado de resultados también se conoce como estado de pérdidas y ganancias, o P&G.

¿Recuerda lo difícil que fue calcular las ganancias de memoria durante la actividad en la sección 1? El estado de resultados le ayudará. En él se suman todas las anotaciones del Registro de ingresos y gastos para resumir las fuentes de ingresos y gastos durante un período específico, tal como una semana, un mes, un trimestre o un año. El estado de resultados indica si el negocio ha sido rentable durante ese período.

El estado de resultados muestra:

  • Ingresos

  • Gastos

  • Ganancia (o pérdida)

Leer:

Note que el propósito del estado de resultados es agrupar todos los ingresos y los gastos en categorías. Usted puede tener docenas, cientos o miles de anotaciones en su registro que se resumen en el estado de resultados. Una vez que entienda la forma en que está organizado un estado de resultados, puede comenzar a estudiarlo y analizarlo para sacar ideas que le ayuden a mejorar su negocio.

Analizar:

¿Qué ideas pueden extraerse del estudio de un estado de resultados?

5. Crear un Registro de ingresos y gastos y un Estado de resultados

Leer:

Para saber si su negocio es rentable, necesitamos generar un estado de resultados. Para poder crearlo, primero debe contar con un registro de ingresos y gastos.

Analizar:

Los dueños de negocios exitosos se apoyan en el poder que brinda el llevar registros. ¿Alguien del grupo lleva actualmente registro de ingresos y gastos y produce estados de resultados? De ser así, comparta cómo le ha ayudado el hacer eso.

Leer:

Usted ha aprendido ahora la importancia de llevar un registro de ingresos y gastos y los conceptos básicos de cómo preparar un estado de resultados para su negocio. Conforme vaya creciendo su negocio, su estado de resultados seguramente se irá volviendo más complejo. Deberá incluir otros renglones de ingresos y gastos como los que se enumeran a continuación:

  • Ingresos por intereses

  • Gastos no salariales de empleados (tales como seguros médicos y los impuestos por nómina)

  • Mercadotecnia y publicidad

  • Alquiler

  • Servicios públicos

  • Depreciación

  • Seguros

  • Gastos por intereses

No se preocupe si no está familiarizado con esos términos. Puede consultar el Glosario para obtener más información. A medida que vaya creciendo su negocio, usted querrá irse familiarizando con esos términos y la manera de incluirlos en su estado de resultados.

6. Herramienta para administrar la información financiera de mi negocio

Leer:

Necesita usar una herramienta integral para administrar la información financiera de su negocio. Utilice esa herramienta para registrar cada una de las transacciones de ingresos y de gastos de su negocio. Lo ideal es que tenga capacidad de dar informes y resumir los ingresos, los gastos y la ganancia. Para ayudarle a adquirir el hábito diario de mantener su negocio organizado, su herramienta debe ser fácil de usar y de fácil acceso.

Algunos dueños de negocios comienzan usando un cuaderno y carpetas para registrar sus recibos cada día. Cada noche, esos dueños toman sus cuadernos y los recibos para ingresar los ingresos y los gastos en una hoja de cálculo. Al crecer sus negocios, la mayoría de los dueños utilizan herramientas más avanzadas para llevar registros, tales como las aplicaciones digitales y los paquetes de software. Algunos dueños también contratan a contadores para administrar sus finanzas.

Analizar:

  • ¿Qué herramientas conoce usted que puedan ayudarle a administrar la información financiera de su negocio?

  • ¿Cuáles son las características más útiles de la herramienta que usted recomienda?

Leer:

Como propietario de negocio, debe decidir cuál herramienta o cuáles recursos serán los que mejor le ayuden a llevar un registro de sus ingresos y gastos. Si bien una herramienta o un contador le pueden ayudar mucho con la labor de llevar los registros, necesita entender los registros financieros de su negocio y debe revisarlos continuamente. A medida que crezca su negocio, querrá profundizar más en la comprensión de los asuntos financieros.

Comenzando hoy mismo, registre sus ingresos y gastos cada día. Al final de la semana, elabore un estado de resultados de su negocio. (Si le resulta útil, emplee los formularios en blanco que aparecen en “Recursos” al final de esta sección). Si su negocio aún no cuenta con datos financieros, cree datos de un negocio ficticio. El hábito de registrar todos sus ingresos y gastos beneficiará a su negocio.