Învață

Durată maximă: 60 de minute

1. Diferența între profit și fluxul de numerar

Citește.

Ai învățat că succesul în afaceri necesită o ținere zilnică a evidențelor. De fiecare dată când afacerea ta are o încasare sau face o cheltuială, tu trebuie să o consemnezi. Ai învățat, de asemenea, cum să întocmești o declarație de venit care arată rezumatul profitului (sau pierderii) realizat (avute) de afacerea ta pe parcursul unei perioade anume. Profitul este definit ca fiind banii care rămân afacerii tale după ce îți scazi, din încasări, toate cheltuielile.

Deși profitul este o informație importantă, nu este singurul lucru la care trebuie să fii atent în calitate de proprietar de afacere. Fluxul de numerar este un sistem de măsurare care se concentrează asupra timpului de circulație a banilor care intră sau ies în și din afacerea ta în fiecare zi. Fluxul de numerar este seva afacerii tale. Când afacerea ta are numerar disponibil, poți avea în vedere opțiuni pentru dezvoltare, poți face investiții și poți economisi pentru situații neașteptate sau urgențe.

Declarația ta de venit poate să arate că afacerea ta este profitabilă, însă poate da faliment dacă nu are suficient numerar pentru a-și plăti obligațiile. Problemele cu fluxul de numerar sunt unele dintre cauzele principale care duc la eșecul afacerii.

Activitate (10 minute)

Conlucrați în grup pentru a finaliza următoarea activitate. Alegeți doi membri ai grupului care să se alăture coordonatorului.

Coordonatorul: Astăzi vom discuta despre fluxul de numerar. Fluxul de numerar se referă la timpul și la suma de bani care intră sau iese în sau din afacerea ta. Poate deveni complicat. Ne vom uita la două afaceri și la modul în care își administrează fluxul de numerar. Pe măsură ce aflați despre fiecare afacere, subliniați punctele cheie care credeți că le vor afecta fluxul de numerar.

Proprietar de afaceri 1: Afacerea mea se dezvoltă rapid, cu multe vânzări. Ne plătim furnizorii repede, astfel încât să stabilim o relație bună. Clienții noștri ne plătesc după un timp, astfel încât facturile lor neachitate sunt precum banii în bancă.

Proprietar de afaceri 2: Afacerea mea se dezvoltă cu moderație. Vânzările noastre fluctuează; sunt perioade cu vânzări puține și perioade cu vânzări mai multe. Ne străduim să ne plătim furnizorii într-un interval de trei sau patru săptămâni după ce primim facturile lor. Ținem, de asemenea, cu atenție evidența facturilor noastre neachitate și lucrăm cu clienții noștri ca ei să ne plătească la timp.

Coordonator: Acum, să oferim provocări celor două afaceri și să discutăm, în grup, la ce ne-am aștepta din partea fiecăreia să facă. (Notă. Terminați de citit și de discutat Provocarea A înainte de a citi și a discuta despre Provocarea B.)

Provocarea A: Datorită creșterii vânzărilor, afacerea trebuie să-și dubleze personalul în următoarele patru luni. Care dintre acestea va fi mai potrivită în îndeplinirea acestei nevoi în perspectiva fluxului de numerar? De ce?

Provocarea B: Afacerea are parte de o ocazie neașteptată de a se extinde pe o piață promițătoare. Care dintre acestea va fi mai potrivită în îndeplinirea acestei nevoi în perspectiva fluxului de numerar? De ce?

• Care dintre aceste afaceri va avea relații mai puternice cu furnizorii săi?

• Sunt „facturile neachitate” echivalentul „banilor în bancă”?

• Care dintre aceste afaceri va avea succes mai mare pe termen lung? De ce?

2. Înțelegerea fluxului de numerar

Citește.

Există două tipuri de flux de numerar.

Fluxul de numerar pozitiv există atunci când suma totală de numerar care intră în afacerea ta într-o anumită perioadă este mai mare decât suma totală de numerar care iese din afacerea ta în aceeași perioadă. Acesta este ceea ce îți dorești: un ciclu al fluxului de numerar pozitiv.

Fluxul de numerar negativ există atunci când suma totală de numerar care iese din afacerea ta într-o anumită perioadă este mai mare decât suma numerarului care intră în afacerea ta în aceeași perioadă. Aceasta este o situație riscantă și nedorită pentru care trebuie să iei măsuri imediate prin care să generezi numerar cât poți de repede și să reduci costurile.

Să ne uităm la trei exemple diferite pentru a înțelege presiunile cauzate de fluxul de numerar și cum poate un proprietar de afaceri să le rezolve. Imaginează-ți că o afacere începe luna având ca numerar 300. De obicei, afacerea încasează în numerar 200 în fiecare luni și 200 în fiecare miercuri. Plătește în numerar 300 în fiecare vineri. Exemplul A, de mai jos, arată ciclul fluxului de numerar pentru această afacere pe o perioadă de trei săptămâni. Banii intră și ies din afacere printr-un tipar previzibil.

Exemplul A: Fluxul de numerar ideal

Fluxul de numerar ideal

Din nefericire, fiecare afacere are parte de surprize și de dificultăți. Exemplul B, de mai jos, arată ce se întâmplă când o afacere nu este pregătită pentru un flux de numerar negativ. În acest caz, doi clienți nu își achită facturile, rezultatul fiind datorii neîncasate în valoare de 400 (numită, de asemenea, creanță neacoperită). Proprietarul de afaceri se baza pe acești bani pentru a plăti angajații. Afacerea are, de asemenea, o cheltuială de urgență care trebuie achitată imediat.

Exemplul B: Fluxul de numerar negativ – nepregătit

Fluxul de numerar negativ – nepregătit

Exemplul C, de mai jos, arată, de asemenea, aceleași surprize și dificultăți ca în exemplul B. Însă, în cazul acesta, proprietara de afaceri este pregătită. Ea se bazează pe linia ei de credit pentru a-și ține afacerea în funcțiune. Ea rambursează suma din linia ei de credit cât mai curând posibil.

Exemplul C: Fluxul de numerar potențial negativ – pregătit

Fluxul de numerar potențial negativ

Discută.

Ce înveți din aceste exemple despre provocările gestionării fluxului de numerar?

Citește.

Este normal ca proprietarii de afaceri să întâmpine provocări în ceea ce privește fluxul de numerar. Printre aceste provocări se numără cele de mai jos:

• afacerea este nouă, ceea ce îngreunează primirea și plătirea prin credit;

• ocazii de dezvoltare, care pot reduce suma numerarului disponibil;

• inventarierea, care limitează numerarul care poate fi cheltuit;

• clienții care plătesc prin credit, ceea ce întârzie intrarea numerarului;

• vânzarea către alte afaceri care plătesc prin credit, ceea ce întârzie intrarea numerarului;

• vânzări variabile din cauza sezonului sau altor factori, care pot crea niveluri ridicate și scăzute ale numerarului pe care îl ai;

• cheltuieli neașteptate;

• neplată din partea clienților (creanță neacoperită).

Discută.

Ce potențiale provocări privind fluxul de numerar al afacerii tale anticipezi?

3. Strategii de îmbunătățire a fluxului de numerar

Citește.

Sunt multe lucruri pe care le poți face pentru a crea un ciclu al fluxului de numerar pozitiv pentru afacerea ta și pentru a te pregăti pentru posibilele surprize și dificultăți. De exemplu, poți afla termenii standard privind plățile pentru domeniul tău. În unele domenii, furnizorii pot aștepta 90 de zile sau mai mult până să fie necesar să plătească. Alte domenii, necesită adesea ca plata să fie făcută în 30 de zile. După ce ai înțeles termenii standard privind plățile pentru domeniul tău, vei putea să negociezi termeni mai favorabili pentru propria afacere.

Activitate (15 minute)

Pasul 1. În cadrul grupului, revedeți strategiile de mai jos pentru îmbunătățirea fluxului de numerar al afacerii tale. Opriți-vă după fiecare secțiune pentru a identifica avantajele și dezavantajele acestor strategii.

Caută să fii plătit în cel mai scurt timp

• Oferă reduceri clienților care plătesc repede.

• Gândește-te să introduci o taxă pentru plăți întârziate.

• Nu oferi opțiunea plății prin credit sau stabilește termeni stricți pentru plata prin credit.

• Acceptă plăți făcute cu card de credit

• Eliberează facturile cu promptitudine.

• Creează un plan prin care să verifici conturile de plată.

• Oferă plata automată a facturilor clienților tăi.

Economisește numerar

• Urmărește o ocazie de afacere cu doar câteva costuri fixe.

• Taie costurile inutile.

• Gestionează și controlează inventarul.

• Așteaptă să plătești facturile până cu câteva zile înainte de scadență.

• Negociază cu furnizorii termenii privind plățile întârziate, dacă este cazul.

Gestionează fluxul

• Păstrează o rezervă de numerar.

• Obține un împrumut sau linie de credit pe care să îl folosești sau să o folosești când fluxul de numerar este variabil.

Pasul 2. Scrie răspunsurile la următoarele întrebări:

Ce poți face pentru a mări fluxul de numerar care intră în afacerea ta?

Ce poți face pentru a reduce fluxul de numerar care iese din afacerea ta?

Discută.

În general, proprietarii de afaceri doresc să primească sau să încaseze numerarul cât mai curând posibil și să se abțină să plătească în numerar până când este necesar să o facă. La primă vedere, acest principiu poate părea că este în opoziție cu învățătura Salvatorului care spune: „Tot ce voiți să vă facă vouă oamenii, faceți-le și voi la fel” (Matei 7:12). Ca proprietar de afaceri, cum pui de acord aceste principii?

Citește.

Pe măsură ce lucrezi să creezi un ciclu al fluxului de numerar pozitiv pentru afacerea ta, este important să-ți conduci afacerea dând dovadă de integritate. Depune efortul de a înțelege termenii de plată pentru domeniul tău. Fii înțelept când îți stabilești strategia privind plățile. Lucrează pentru a crea termeni favorabili de plată pentru afacerea ta. După ce ți-ai stabilit strategia de plăți, comunică-ți în mod clar așteptările și respectă-ți toate angajamentele.

4. Îmi gestionez în mod activ fluxul de numerar

Citește.

Nu este suficient să-ți verifici periodic contul bancar al afacerii și să speri că sumele vor fi bune. Trebuie să gestionezi în mod activ fluxul de numerar al afacerii tale.

În calitate de proprietar al unei afaceri de succes, trebuie să știi oricând de cât numerar dispune afacerea ta. Nu te baza pe extrase de cont pentru gestionarea fluxului tău de numerar. Deseori, balanța contului tău nu reflectă plățile care sunt în curs, precum plățile care se fac către furnizori sau plățile primite de la clienți.

Trebuie să creezi predicția fluxului tău de numerar și să o actualizezi în mod continuu. Așa cum s-a explicat mai devreme, fluxul de numerar se referă la timpul și la suma de bani care intră sau iese în sau din afacerea ta într-o anumită perioadă. Predicția fluxului tău de numerar trebuie să arate fluxul tău de numerar pe care-l preconizezi pentru următoarele luni. Predicția fluxului tău de numerar nu va fi 100% corectă, dar este esențial ca tu să stabilești, în mod consecvent, estimări moderate privind încasările lunare, cheltuielile variabile și fixe.

Fluxul de numerar pozitiv nu apare din senin pentru o afacere. Este realizat prin muncă asiduă și planificare chibzuită. Dacă îți cunoști situația curentă a numerarului și cea viitoare prin predicția fluxului tău de numerar, poți lua hotărâri care îți vor ajuta afacerea să aibă succes și să se dezvolte. Proprietarii de afaceri de succes au o rezervă de numerar pentru cheltuieli neașteptate și, deseori, obțin surse de credit bazate pe predicția fluxului de numerar necesar.

Activitate (15 minute)

În cadrul grupului, citiți, cu glas tare, fiecare situație de mai jos. Discutați întrebările pentru prima situație înainte să citiți următoarea situație.

Situația A. Imaginează-ți că ai început o afacere care vinde online costume de Halloween pentru copii. În luna iunie, cumperi 300 de costume de la producătorii tăi. Achiziționezi diverse mărimi ale costumelor care crezi că se vor vinde cel mai bine. Această achiziție îți epuizează aproape tot numerarul afacerii tale. Vânzările tale sunt mai scăzute în iulie și august, dar încep să crească în septembrie. Observi că două tipuri de costume se vând imediat și clienții continuă să ți le solicite. În același timp, ai în stoc multe alte costume care nu se vând bine. Dorești să achiziționezi mai multe din cele două costume care sunt cele mai căutate, însă când ajungi să câștigi suficienți bani să faci achiziția, îți dai seama că acele costume nu vor sosi la timp pentru a le putea vinde înainte de Halloween.

• Care sunt factorii care au contribuit la dificultățile întâmpinate cu fluxul tău de numerar în această situație?

• Ce vei putea face diferit anul viitor pentru a-ți îmbunătăți fluxul de numerar și succesul general al afacerii tale?

Situația B. Imaginează-ți că ai o firmă de amenajări exterioare. În mod frecvent, creezi și instalezi sisteme noi de aspersoare. Recent, ai angajat două persoane noi, ceea ce înseamnă că acum poți coordona două echipe de instalare. Fluxul tău de numerar este limitat, însă ești optimist cu privire la cantitatea muncii pe care o vei putea face în acest sezon cu o a doua echipă.

După ce ai terminat câteva lucrări, ai mai mulți clienți care nu te plătesc la timp. Un client a întâmpinat probleme financiare și cere mai mult timp pentru a te plăti. Celuilalt client nu îi place noul sistem instalat. El dorește să faci pentru el mult mai mult și îți spune că nu te va plăti până când nu va fi pe deplin mulțumit. Acum ești îngrijorat cu privire la posibilitatea de a-ți plăti angajații în următoarele câteva săptămâni.

• Care sunt factorii care au contribuit la dificultățile întâmpinate cu fluxul tău de numerar în această situație?

• Ce poți face diferit pentru a dezvolta această afacere și în același timp să menții ciclul fluxului de numerar pozitiv?