Învață

Durată maximă: 60 de minute

1. Importanța faptului de a ține evidențe scrise

Citește.

„Cum îmi merge afacerea?” (vezi textul care se găsește la sfârșitul acestei secțiuni)

Discută.

Ce lecții înveți din experiența lui Jack cu afacerea sa?

Citește.

Proprietarii de afaceri de succes sunt bine organizați și țin evidența detaliilor lor financiare. Pentru ca afacerea ta să aibă succes, este esențial să ții evidențe financiare bune. Fără evidențe bune, cum vei ști dacă afacerea ta este profitabilă? Cum vei ști dacă ai fost plătit de toți clienții tăi? Cum vei ști totalul cheltuielilor tale?

În acest capitol, vom învăța despre importanța ținerii evidențelor financiare bune. Vom învăța despre termenul încasare, care se referă la banii pe care o afacere îi primește din vânzarea serviciilor sau produselor către clienți. Vom învăța, de asemenea, despre termenul cheltuială, care se referă la banii cheltuiți de o afacere pentru a obține servicii sau produse. Pe parcursul săptămânii, vom ține evidența încasărilor și cheltuielilor afacerii noastre pentru a vedea dacă realizăm profit.

Activitate (5 minute)

Pasul 1. Împreună cu un partener, alocați un minut pentru a citi „O săptămână la afacerea de zugrăvit a lui Jack” (în „Resurse” la sfârșitul acestei secțiuni). Nu scrieți nicio informație. Faceți acest pas înainte să citiți pasul 2.

Pasul 2. Împreună cu partenerul tău, încercați să răspundeți din memorie la întrebările de mai jos.

• Câți bani a primit afacerea lui Jack în această săptămână?

• Câți bani a cheltuit afacerea lui Jack în această săptămână?

• Ce profit sau ce pierdere a avut afacerea lui Jack în această săptămână?

Pasul 3. Împreună cu partenerul tău, mergeți înapoi la „O săptămână la afacerea de zugrăvit a lui Jack” și verificați răspunsurile. Adunați încasările și cheltuielile și, apoi, calculați profitul. Ar fi fost mai ușor să calculați aceste sume dacă le-ați fi scris?

2. Obiceiul de a ține evidențe

Citește.

Proprietarii de afaceri de succes țin evidențe zilnice. Pentru noii proprietari de afaceri, acesta poate fi un obicei dificil de stabilit, însă este important. Mai jos sunt prezentate cinci strategii pentru a avea succes în ținerea evidențelor.

• Amintește-ți „de ce”. Poți găsi motivare gândindu-te la beneficiile pe termen lung care vor rezulta din desfășurarea unei afaceri organizate cu evidențe ținute bine.

• Dezvoltă noi îndemânări. S-ar putea să ai nevoie să deprinzi îndemânări noi pentru a avea succes în ținerea evidențelor. Discuția noastră de astăzi te va ajuta să deprinzi acele îndemânări.

• Alege-ți prieteni, nu complici. Prieten este cineva care te ajută să faci ceea ce este corect. Complice este cineva care te ajută să faci ceea ce este incorect. Roagă-ți prietenii de încredere, un îndrumător sau soția sau soțul să te ajute să fii consecvent în ținerea evidențelor.

• Folosește recompense. Recompensează-te pentru că ții evidențe zilnice.

• Obține instrumentele potrivite. Asigură-te că ai instrumentele pentru a face munca așa cum trebuie. Vom învăța despre câteva instrumente eficiente de ținere a evidențelor mai târziu, în cadrul acestei întâlniri.

Discută.

Care dintre strategiile enumerate mai sus îți va fi cea mai utilă în timp ce dezvolți obiceiul de a ține evidențe financiare zilnice?

3. Ținerea unui registru de încasări și plăți

Citește.

Un registru de încasări și plăți este un caiet obișnuit de format mare, important pentru afaceri. Scopul principal al registrului este consemnarea de fiecare dată a banilor care intră și ies din afacerea ta. Un alt scop este să te ajute să păstrezi separat banii pentru afacere de cei personali (vezi capitolul 7). Hotărăște dacă vrei să păstrezi acest registru pe hârtie sau într-o aplicație software. Este esențial să îl folosești în fiecare zi.

Activitate (5 minute)

Pasul 1. Potrivește numerele din tabelul cu titlul „Consemnări pentru întocmirea registrului de încasări și plăți al lui Jack” cu cele din tabelul cu titlul „Registrul de încasări și plăți al lui Jack: 15-20 martie”.

Consemnări pentru întocmirea registrului de încasări și plăți al lui Jack

Registrul de încasări și plăți al lui Jack

Pasul 2. Calculează profitul făcut de Jack în această săptămână.

Pasul 3. Discutați, în cadrul grupului, despre situația care urmează. La sfârșitul săptămânii, angajatul lui Jack, Tim, spune că nu a fost plătit. Presupuneți că Jack a păstrat chitanțele pentru toate tranzacțiile pentru afacerea sa din cursul săptămânii și, apoi, și-a consemnat toate încasările și cheltuielile sale. Cum îl ajută pe Jack chitanțele și registrul de încasări și plăți să rezolve problema lui Tim care a spus că nu a fost plătit?

4. Ținerea unei declarații de venit

Citește.

După ce ai întocmit registrul de încasări și plăți, poți întocmi o declarație de venit. Declarația de venit se mai numește și declarație de profit și pierdere sau P&P.

Îți amintești cât de greu a fost în timpul activității din secțiunea 1 să calculezi profitul din memorie? O declarație de venit te va ajuta! Adună toate consemnările din registrul de încasări și plăți pentru a rezuma sursele de încasări și cheltuieli pentru o perioadă anume, cum ar fi o săptămână, o lună, un trimestru sau un an. Declarația de venit arată dacă afacerea ta a fost profitabilă în acea perioadă.

O declarație de venit arată:

• încasări

• cheltuieli

• profit (sau pierderi)

Activitate (5 minute)

Pasul 1. Potrivește numerele din tabelul cu titlul „Consemnări din registrul de încasări și plăți al lui Jack” cu cele din tabelul cu titlul „Declarația de venit a lui Jack: 15-20 martie”.

Consemnări din registrul de încasări și plăți al lui Jack

Declarația de venit a lui Jack: 15-20 martie

Pasul 2. În cadrul grupului, discutați întrebările de mai jos.

• A fost afacerea lui Jack profitabilă săptămâna aceasta?

• Poate Jack să-și administreze astfel afacerea în fiecare săptămână? De ce da sau de ce nu?

Citește.

Observă modul în care scopul declarației de venit este să grupeze toate încasările și cheltuielile pe categorii. Poți avea o duzină, sute sau mii de consemnări în registrul tău care sunt rezumate în declarația de venit. După ce înțelegi cum este organizată o declarație de venit, poți începe să o studiezi și să o analizezi pentru a dobândi cunoștințe care te vor ajuta să-ți îmbunătățești afacerea.

Discută.

Ce cunoștințe poți dobândi din studiul unei declarații de venit?

5. Crearea unui registru de încasări și plăți și a unei declarații de venit

Citește.

Pentru a ști dacă afacerea ta este profitabilă, ai nevoie să întocmești o declarație de venit. Pentru a crea o declarație de venit, ai nevoie, în primul rând, de un registru de încasări și plăți.

Activitate (15 minute)

Ai văzut modul în care Jack a ținut un registru de încasări și plăți și cum l-a folosit pentru a crea o declarație de venit. Acum, lucrează cu un partener pentru a crea un registru de încasări și plăți și o declarație de venit pentru Frank.

Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a completa registrul de încasări și plăți sau declarația de venit, vedeți soluția după pasul 3.

Pasul 1. Verificați încasările și cheltuielile lui Frank în lista activităților săptămânale de mai jos. Transferați încasările și cheltuielile sale în registrul pentru încasări și plăți.

Încasările și cheltuielile pentru afacerea de tapițerie a lui Frank
Luni	Primește prima jumătate din plata pentru lucrarea curentă: 2.000.
Marți	Plătește 1.500 pentru materiale.
Miercuri	Primește banii pentru o lucrare anterioară: 500.
Joi	Muncește la lucrarea curentă.
Vineri	Plătește încă 1.000 pentru materiale.
Sâmbătă	Finalizează lucrarea curentă. Îi plătește unui angajat 500. Primește cealaltă jumătate a plății pentru lucrarea curentă: 2.000.

Registrul de încasări și plăți al lui Frank: 21-26 aprilie
Ziua	Descriere	Cheltuială	Încasare	Balanță cont
Balanța inițială a afacerii lui Frank				3.000
Balanța finală a afacerii lui Frank

Pasul 2. Acum, completați declarația de venit pentru afacerea de tapițerie a lui Frank.

Declarația de venit a lui Frank: 21-26 aprilie
Încasare
Prima jumătate a plății
Banii pentru lucrarea anterioară
Cealaltă jumătate a plății
	Încasări totale
Cheltuieli
Materiale
Salarii
	Cheltuieli totale
Profit (sau Pierdere)

Pasul 3. În cadrul grupului, discutați ce ați învățat despre afacerea lui Frank din verificarea declarației sale de venit.

Soluția

Registrul de încasări și plăți al lui Frank: 21-26 aprilie
Ziua	Descriere	Cheltuială	Încasare	Balanță cont
Balanța inițială a afacerii lui Frank				3.000
Luni, 21 aprilie	Primește prima jumătate din plată		2.000	5.000
Marți, 22 aprilie	Plătește pentru materiale	-1.500		3.500
Miercuri, 23 aprilie	Primește banii pentru lucrarea anterioară		500	4.000
Vineri, 25 aprilie	Plătește pentru materiale	-1.000		3.000
Sâmbătă, 26 aprilie	Plătește salariul angajatului	-500		2.500
Sâmbătă, 26 aprilie	Primește cealaltă jumătate a plății		2.000	4.500
Balanța finală a afacerii lui Frank				4.500

Declarația de venit a lui Frank: 21-26 aprilie
Încasare
Prima jumătate a plății		2.000
Lucrarea anterioară		500
Cealaltă jumătate a plății		2.000
	Încasări totale	4.500
Cheltuieli
Materiale		-2.500
Salarii		-500
	Cheltuieli totale	-3.000
Profit (sau Pierdere)		1.500

Discută.

Proprietarii de afaceri de succes se bazează pe eficiența ținerii evidențelor. Există cineva dintre membrii grupului care ține în prezent registre de încasări și plăți sau întocmește declarații de venit? Dacă da, arată cum te-a ajutat acest lucru.

Citește.

Acum, ai învățat importanța ținerii unui registru de încasări și plăți și lucrurile de bază privind pregătirea cu regularitate a declarațiilor de venit pentru afacerea ta. Pe măsură ce ți se dezvoltă afacerea, declarațiile tale de venit vor deveni, probabil, mai complexe. Acestea vor trebui să includă alte încasări și cheltuieli, cum ar fi cele enumerate mai jos.

• Încasări dobânzi

• Cheltuieli cu angajații, suplimentare salariilor (cum ar fi asigurări de sănătate și impozite pe salarii)

• Marketing și publicitate

• Chirie

• Utilități

• Depreciere

• Asigurări

• Cheltuieli dobânzi

Nu-ți face griji dacă nu ești familiarizat cu unii dintre acești termeni. Pentru mai multe informații, poți folosi ca referință glosarul. Pe măsură ce ți se dezvoltă afacerea, vei dori să te familiarizezi cu acești termeni și cu folosirea lor în declarația ta de venit.

6 Instrument pentru gestionarea detaliilor financiare ale afacerii mele

Citește.

Trebuie să folosești un instrument complet pentru a gestiona detaliile financiare ale afacerii tale. Folosește acest instrument pentru consemnarea fiecărei tranzacții de încasare și cheltuială pentru afacerea ta. În mod ideal, ar trebui să aibă o opțiune de raportare pentru a rezuma încasările, cheltuielile și profitabilitatea. Pentru a te ajuta să-ți însușești obiceiul zilnic de a-ți ține afacerea organizată, instrumentul tău trebuie să fie ușor de folosit și accesibil.

Unii proprietari de afaceri încep folosind o agendă și dosare pentru a-și consemna chitanțele în fiecare zi. Acești proprietari își iau agenda și chitanțele și consemnează încasările și cheltuielile, într-un tabel, în fiecare seară. Cei mai mulți proprietari vor progresa și vor folosi instrumente mai avansate de ținere a evidențelor, cum ar fi aplicații digitale (app) și pachete de software, pe măsură ce li se dezvoltă afacerile. Unii proprietari angajează, de asemenea, contabili care să le gestioneze finanțele.

Discută.

• Care sunt instrumentele despre care știi că te pot ajuta să gestionezi detaliile financiare ale afacerii tale?

• Care sunt cele mai utile caracteristici ale instrumentului pe care îl recomanzi?

Activitate (5 minute)

Scrie răspunsurile la întrebările de mai jos.

• Având în vedere tipul afacerii tale, ce trebuie să poată face instrumentul tău de gestionare a finanțelor?

• Ținând cont de răspunsul tău anterior, ce instrument de gestionare a finanțelor folosești în prezent sau crezi că vei folosi?

Citește.

În calitate de proprietar de afacere, trebuie să hotărăști ce instrument sau resurse te vor ajuta cel mai bine să-ți consemnezi încasările și cheltuielile. Deși un instrument sau un contabil te vor ajuta, în mare parte, să ții o evidență, trebuie să-ți înțelegi evidențele financiare ale afacerii și să le verifici continuu. Pe măsură ce ți se dezvoltă afacerea, vei dori să ai o înțelegere mai profundă a aspectelor financiare.

Începând de azi, consemnează-ți zilnic încasările și cheltuielile. La sfârșitul săptămânii, întocmește o declarație de venit pentru afacerea ta. (Dacă îți este util, folosește formularele necompletate din „Resurse”, de la sfârșitul acestei secțiuni) Dacă afacerea ta nu are încă informații financiare, creează informații pentru o afacere fictivă. Obiceiul de a consemna toate încasările și cheltuielile va fi în folosul afacerii tale.

Resurse

Cum îmi merge afacerea?

Jack cumpără provizii pentru zugrăvit împreună cu angajatul său, Eric. Alegeți doi membri ai grupului să citească textul de mai jos.

Eric: Uau, aceste pensule chiar sunt scumpe. Mă face să mă întreb dacă ceri suficienți bani pentru zugrăvit.

Jack: Costă atât pentru că sunt pensule bune. Este nevoie de echipament bun pentru a face o treabă bună.

Eric: Am văzut câteva pensule în spate, în camionetă.

Jack: Da, trebuie să fac curat în spate.

Eric: Apropo, Tim mi-a scris un mesaj pe telefon. Ți-ai pierdut telefonul mobil? Sau nu îți mai plătești furnizorii?

Jack: O, da, urma să-l sun. El spune că nu l-am plătit niciodată, dar sunt sigur că l-am plătit.

Eric: Ei, bine, doar uită-te la evidența notelor de plată.

Jack: O, l-am plătit în numerar. Cred că vom avea nevoie de mai multă amorsă.

Eric: Amorsă? Pentru care lucrare? Și, stai puțin, nu ții o evidență când plătești pe cineva?

Jack: Întotdeauna te plătesc, nu-i așa?

Eric: Ei bine, da, și-mi notez în agendă, lângă orele lucrate.

Jack: Ce idee bună! De ce nu-l înveți și pe Tim să facă la fel? El este cam leneș.

Eric: Telefonul meu vibrează din nou. Cum se face că toată lumea are numărul meu?

Jack: Pentru că ești angajatul meu cel mai bun!

Eric: Este un mesaj text de la doamna Anderson. Spune că ai taxat-o mai mult pe chitanța finală.

Jack: Poftim? Jumătate la început, jumătate când am terminat. Cât de greu poate fi să-ți dai seama?

Eric: Ei bine, ea spune că pe chitanță scrie de două ori mai mult decât s-a estimat. Ai primit 50% avans de la ea?

Jack: Ah, ei bine, trebuie să-mi verific evidențele.

Eric: Prin urmare, tu chiar ții evidențe?

Jack: Da, trebuie să-mi verific evidențele pe care le am și, cu siguranță, voi ține evidențe mai bune în viitor.

„O săptămână la afacerea de zugrăvit a lui Jack”

Jack și-a început afacerea făcând zugrăveli interioare. A dobândit o reputație bună și a fost recomandat de mulți clienți. Afacerea sa a început să se dezvolte cu adevărat, așadar a angajat alți zugravi care să-l ajute. Jack și-a extins, de asemenea, afacerea oferind și un serviciu de spălare cu apă sub presiune a suprafețelor exterioare. Jack este ocupat și muncește din greu pentru a ține pasul cu cerințele afacerii sale în dezvoltare. Verifică următoarea listă cu activitățile pe o săptămână a afacerii lui Jack.

Luni	Primește 200 pentru zugrăvirea a două camere. Plătește 100 pentru materiale.
Marți	Plătește 500 unui angajat.
Miercuri	Primește 400 pentru zugrăvirea a patru camere.
Joi	Plătește 200 pentru materiale. Primește 1.000 pentru zugrăvirea interioară a unei case.
Vineri	Plătește 600 pentru un nou dispozitiv de vopsit.
Sâmbătă	Primește 400 pentru spălarea cu apă sub presiune a suprafeței exterioare a unei case.

Formulare necompletate

Registrul meu de încasări și plăți
Ziua	Descriere	Cheltuială	Încasare	Balanță cont
Balanța inițială a afacerii mele
Balanța finală a afacerii mele

Formular necompletat: Declarația mea de venit