33.

ჩანაწერები და ანგარიშები

33.0

შესავალი

ჩანაწერების წარმოება ყოველთვის მნიშვნელოვანი იყო უფლის ეკლესიაში. მაგალითად:

ადამი ინახავდა „შთამომავლობის წიგნს“ (მოსე 6:5).

მორონი მოგვითხრობს, რომ მათ სახელებს, ვინც იესო ქრისტეს ეკლესიაში მოინათლებოდა, იწერდნენ, რათა „დაემახსოვრებინათ და ღმერთის კეთილი სიტყვით გამოეკვებათ“ (მორონი 6:4).

ჯოზეფ სმითი გვასწავლიდა, რომ ყოველ მეურვეობაში უნდა მოიხმონ მეოქმე, „რათა გააკეთოს უფლის წინაშე ჭეშმარიტი ჩანაწერი“ (მოძღვრება და აღთქმები 128:2).

33.1

საეკლესიო ჩანაწერების მიმოხილვა

ეკლესიის სახსრები წმინდაა. მათში ჩაწერილი ინფორმაცია სენსიტიურია და ამიტომ დაცული უნდა იყოს. საეკლესიო ჩანაწერების სისტემა მოწოდებების საფუძველზე აძლევს წვდომას ინფორმაციაზე წევრობის შესახებ.

ჩანაწერები დაეხმარება ხელმძღვანელს:

• დაადგინოს, ვის ესაჭიროება განსაკუთრებული ზრუნვა.

• დაადგინოს, ხსნის რომელი წეს-ჩვეულებები მიიღო წევრმა და რა წეს-ჩვეულებების მიღება დასჭირდება მას.

• მოძებნოს წევრები.

ეკლესიის ერთეულებში აწარმოებენ შემდეგი ტიპის ჩანაწერებს:

• წევრთა მონაწილეობის ანგარიშები (იხ. 33.5)

• წევრობის ჩანაწერები (იხ. 33.6)

• ისტორიული ჩანაწერები (იხ. 33.7)

• ფინანსური ჩანაწერები (იხ. თავი 34)

33.2

ზოგადი მითითებები კლერკებს

მათ უნდა ჰქონდეთ მოქმედი სატაძრო რეკომენდაცია.

კლერკები ყურადღებით იცავენ მიმდინარე პოლიტიკას ეკლესიის სახსრების დასაცავად და ეკლესიის ჩანაწერების სიზუსტის უზრუნველსაყოფად. კლერკი დაუყოვნებლივ ატყობინებს სამღვდელოების ხელმღვანელს ნებისმიერი დარღვევის შესახებ. თუ დარღვევების მოგვარებისას წარმოიქმნება სირთულეები, კლერკი უნდა დაუკავშირდეს ეკლესიის სათავო ოფისის კონფიდენციალური ჩანაწერების ოფისს.

ტელ: 1-801-240-2053 or 1-800-453-3860, extension 2-2053

უფასო ზარი (GSD ტელეფონი): 855-537-4357

ელფოსტა: [e-mail]

კლერკების მსახურების ხანგრძლივობა საკმარისი უნდა იყოს იმისთვის, რომ ისწავლონ თავიანთი მოვალეობები და შეინარჩუნონ საქმის უწყვეტობა. იმის გამო, რომ ისინი არ არიან პალოს პრეზიდენტობის ან ეპისკოპოსობის წევრები, პალოს პრეზიდენტობის ან ეპისკოპოსობის რეორგანიზაციისას კლერკის განთავისუფლების საჭიროება არ არის.

33.4

მეურვეობის ჩანაწერები და ანგარიშები

33.4.1

ეპისკოპოსობა

ეპისკოპოსი ზედამხედველობს ჩანაწერების წარმოებას.

33.4.2

მეურვეობის კლერკი

ყოველ მეურვეობას უნდა ჰყავდეს კვალიფიციური მოქმედი კლერკი. მას რეკომენდაციას უწევს ეპისკოპოსობა, პალოს პრეზიდენტობა ან პირველი მრჩეველი კი მოიხმობენ და ხელდასხმით ნიშნავენ მას ამ მოწოდებაზე. იგი უნდა იყოს მელქიცედეკის მღვდლობის მატარებელი და იქონიოს მოქმედი სატაძრო რეკომენდაცია. იგი მეურვეობის საბჭოს წევრია. იგი ესწრება მეურვეობის შეკრებებს, 29.2-ში მოცემული განმარტების თანახმად.

მეურვეობის კლერკი იღებს მითითებებს ეპისკოპოსობის ან პალოს კლერკის მიერ. შესაძლოა საჭირო გახდეს მეურვეობის დამხმარე კლერკის მოხმობა.

33.4.2.1

ჩანაწერების წარმოებასთან დაკავშირებული პასუხისმგებლობა

მეურვეობის ან დამხმარე კლერკს აკისრია შემდეგი პასუხისმგებლობა:

• მეურვეობის ხელმძღვანელობის შეკრებებზე დავალებებისა და გადაწყვეტილებების შესახებ ჩანაწერების გაკეთება.

• ჩანაწერებისა და ანგარიშების სიზუსტისა და დროულად წარმოების უზრუნველყოფა.

მეურვეობის კლერკი უნდა გაეცნოს ეკლესიის ჩანაწერების წარმოების იარაღებს (იხ. 33.0). ის იყენებს ამ იარაღებს, რათა დაეხმაროს ხელმძღვანელებს:

• წევრთა და ორგანიზაციების საჭიროებების დადგენაში.

• რესურსების, მათ შორის ფინანსების, ხელმისაწვდომობის დადგენაში.

მეურვეობის კლერკები აგულიანებენ წევრებს, შეატყობინონ შესაფერის სტრუქტურებს წევრობის ინფორმაციაში არსებული ნებისმიერი შეცდომის შესახებ.

ჩანაწერების წარმოებასთან დაკავშირებული სხვა ვალდებულებები შეიძლება მოიცავდეს:

• წეს-ჩვეულებების სათანადოდ და დროულად ჩაწერის უზრუნველყოფა.

• მეურვეობის კონფერენციისთვის წოდებაზე მხარდაჭერის ფორმა -ს მომზადება.

• მეურვეობის წევრობის საბჭოსთვის ინფორმაციის ჩაწერა.

• ფინანსური ჩანაწერების შენახვა (იხ. 34.2.2).

33.5

წევრთა მონაწილეობის ანგარიშები

წევრთა მონაწილეობის ანგარიშები ეხმარება ხელმძღვანელს, გადაიტანოს ყურადღება წევრთა საჭიროებებზე და წინსვლაზე.

33.5.1

ანგარიშების ტიპები

33.5.1.1

დასწრების შეტყობინებები

ზიარების შეკრების, საკვირაო სამღვდელოებისა და ორგანიზაციების შეკრებების დასწრება ფიქსირდება ელექტრონულად, ხ.კ.რ. -ს ან წევრთა იარაღების გამოყენებით.

ზიარების შეკრება ზიარების შეკრების დასწრებას ყოველ კვირას აფიქსირებს კლერკი ან მეურვეობის დამხმარე კლერკი. დამსწრეთა რიცხვი შედგება შეკრებაზე მყოფი პირებისგან - ფიზიკურად ან სტრიმში, ასევე სტუმრებისგან.

საკვირაო ქვორუმი და საორგანიზაციო შეკრებები დასწრება ფიქსირდება ყოველ კვირას, ქვორუმისა და ორგანიზაციის მდივნებისა და მრჩევლების მიერ. ახალგაზრდების ხელმძღვანელები ასევე ეხმარებიან დასწრების ჩანაწერის წარმოებაში. დამსწრეთა რიცხვი შედგება შეკრებაზე მყოფი პირებისგან - ფიზიკურად ან სტრიმში, ასევე სტუმრებისგან. წევრები, რომლებიც მსახურობენ დაწყებით საზოგადოებაში ან მეურვეობის ახალგაზრდა ხელმძღვანელებად ასევე ითვლებიან დამსწრეთა რიცხვში.

მეურვეობის კლერკს შეუძლია ნებისმიერი ორგანოზაციის სახელით ჩაიწეროს დასწრება.

33.5.1.2

მზრუნველობასთან დაკავშირებული ანგარიშები

იხ. ასევე 21.3.

33.5.1.3

კვარტალური ანგარიში

ყოველი ციფრი ანგარიშში წარმოადგენს რეალურ პიროვნებას უნიკალური საჭიროებებით (იხ. ჰელამანი 15:13).

კვარტალური ანგარიში მოიცავს სასარგებლო ინფორმაციას, რომელიც მიაწვდის ხელმძღვანელებს გარკვეულ იდეებს, როცა ისინი ეძიებენ შთაგონებას მზრუნველობის მცდელობების შესახებ.

პალოს და მეურვეობის ხელმძღვანელები რეგულარულად მიმართავენ კვარტალურ ანგარიშს ცალკეული პირების წინსვლის განხილვის მიზნით.

ყოველი მეურვეობა ავსებს და წარადგენს კვარტალურ ჩანაწერს ეკლესიის სათავო ოფისისთვის. კლერკი განიხილავს ანგარიშს ეპისკოპოსთან და წარადგენს მას ყოველი კვარტალის მომდევნო თვის 15 რიცხვამდე.

33.5.2

წევრობის სიები

ეკლესიის ჩანაწერების წარმოების იარაღები უზრუნველყოფენ ხელმძღვანელებისთვის წევრთა სიებზე წვდომას. ეს სიები დაეხმარება ხელმძღვანელებს დაადგინონ:

• წევრები, რომლებსაც ჯერ არ მიუღიათ წეს-ჩვეულებები, რომლების მიღების უფლება აქვთ.

• ახალგაზრდა მამაკაცები და ქალები, რომლებსაც აქვთ მისიაში მსახურების უფლება.

• ახალგაზრდები, რომლებსაც არ აქვთ სატაძრო რეკომენდაცია.

• ახალგაზრდები, რომლებიც უნდა შეხვდნენ ეპისკოპოსობის წევრს.

ქვორუმისა და ორგანიზაციის ხელმძღვანელებს უნდა ჰქონდეთ წვდომა იმ ადამიანების სიებზე, რომლებიც ეკუთვნიან მათ ქვორუმს ან ორგანიზაციას.

33.6

წევრობის ჩანაწერები

წევრობის ჩანაწერები მოიცავს წევრის სახელს, საკონაქტო ინფორმაციას, წეს-ჩვეულების დეტალებსა და სხვა მნიშვნელოვან ინფორმაციას.

წევრობის ჩანაწერები უნდა ინახებოდეს იმ მეურვეობაში, სადაც წევრი ცხოვრობს. იშვიათ შემთხვევაში, გამონაკლისის სახით, საჭიროა ეპისკოპოსის ან პალოს პრეზიდენტის ჩართულობა. გამონაკლისის მოთხოვნის მიზნით პალოს პრეზიდენტი იყენებს კ.ხ.რ. -ს, რათა წარუდგინოს მოთხოვნა პირველი პრეზიდენტობის ოფისს.

აუცილებელია შემდეგი მოქმედებების ზუსტი შესრულება:

• წეს-ჩვეულების ინფორმაციის ჩაწერა.

• მეურვეობაში გადმოსული ან მეურვეობიდან გადასული წევრების ჩანაწერების შესაბამის მეურვეობაში გადაგზავნა.

• ახალი წევრებისთვის და წევრი მშობლებისთვის ახალი შვილების ჩანაწერების შექმნა.

• წევრის გარდაცვალების ჩანაწერის შექმნა.

• ქორწინებისა და ოჯახის შესახებ ინფორმაციის ჩაწერა.

ეპისკოპოსი ან პალოს პრეზიდენტი უზრუნველყოფს, რომ წევრობის ჩანაწერი შესაფერის მეურვეობაშია, სანამ წევრი გაივლის გასაუბრებას:

• მოწოდების მისაღებად.

• სატაძრო რეკომენდაციის მისაღებად.

• მელქიცედეკის მღვდლობის ან ამავე მღვდლობაში წოდების მისაღებად.

იგი ასევე უზრუნველყოფს, რომ ჩანაწერი არ მოიცავდეს:

• შენიშვნას

• კომენტარს ჩაბეჭდვის ან წეს-ჩვეულების შეზღუდვის შესახებ

• წევრობის ფორმალურ შეზღუდვას

დაუშვებელია წევრობის ჩანაწერების ჩვენება ან გადაცემა, გარდა ეპისკოპოსისთვის ან კლერკისთვის.

წევრებს, საკუთარი ან მათთან სახლში მცხოვრები და მათზე დამოკიდებული შვილების წევრობის ინფორმაციის დათვალიერება შეუძლიათ წევრთა იარაღების აპლიკაცია-ში. მათ ასევე შეუძლიათ, მოითხოვონ კლერკისგან მათი პირადი წეს-ჩვეულებების მოკლე მიმოხილვის ამობეჭდილი ასლი. შეცდომების აღმოჩენის შემთხვევაში კლერკი უზრუნველყოფს, რომ მათი გასწორება მოხდეს წევრობის ჩანაწერებში.

33.6.1

საეკლესიო ჩანაწერებში გამოყენებული სახელები

პიროვნების სრული იურიდიული სახელი, როგორც ეს განსაზღვრულია ადგილობრივი კანონით ან ჩვეულებით, უნდა იყოს გამოყენებული წევრობის ჩანაწერებში და წეს-ჩვეულებების სერტიფიკატებში.

33.6.2

ჩანაწერის წევრები

პირები, რომლებიც არიან ჩანაწერის წევრები და რომლებსაც უნდა ჰქონდეთ წევრობის ჩანაწერი:

• მონათლულები და წევრად დამტკიცებულები

• 9 წლამდე ბავშვები, რომლებმაც მიიღეს კურთხევა მაგრამ არ მონათლულან

• ისინი, ვინც არ მოისაზრებიან პასუხისმგებელ პირებად მათი ინტელექტუალური დარღვევების გამო, განურჩევლად ასაკისა

• 9 წლამდე ბავშვები, როცა მათზე ვრცელდება ორივე ქვემოთ მოყვანილი პირობა:

  • სულ მცირე ერთი მშობელი ან ერთი პაპა-ბებია არის ეკლესიის წევრი.

  • ორივე მშობელი თანახმაა, შეიქმნას ჩანაწერი. (თუ მხოლოდ ერთი მშობელია ბავშვის კანონიერი მეურვე, საკმარისია ამ მშობლის თანხმობა).

9 წლის და 9 წელზე უფროსი ასაკის ადამიანი, რომელსაც აქვს წევრობის ჩანაწერი, მაგრამ არ არის მონათლული და წევრად დამტკიცებულა, არ არის ჩანაწერის წევრი. თუმცა, მეურვეობა, რომელშიც წევრი ცხოვრობს, ინახავს წევრობის ჩანაწერს, სანამ პირს არ შეუსრულდება 18 წელი. თუ ამ დროისთვის პირი აირჩევს არ მოინათლოს, ეპისკოპოსი აუქმებს წევრობის ჩანაწერს. პალოს პრეზიდენტის თანხმობაა საჭირო.

ჩანაწერები არ უქმდება მათთვის, ვინც არ მოინათლა გონებრივი შეზღუდვების გამო, გარდა იმ შემთხვევისა, როცა თავად პიროვნება ან მისი კანონიერი მეურვე, მშობლის ჩათვლით, არ მოითხოვს ამას.

33.6.3

მეურვეობის ახალი წევრების ჩანაწერები

მეურვეობის კლერკი ან მეურვეობის დამხმარე კლერკი უკავშირდება მეურვეობის ახალ წევრს მალევე მისი ჩანაწერების შემოსვლის შემდეგ, პირადი წეს-ჩვეულებების მიმოხილვის სიზუსტის შესამოწმებლად.

33.6.6

წევრთა ჩანაწერები, რომლებიც მსახურობენ თავიანთი გეოგრაფიული მრევლის საზღვრების მიღმა

33.6.6.2

სრული დროის მისიონერების.ჩანაწერები

იხ. 24.6.2.8.

33.6.13

განქორწინებული მშობლების შვილების ჩანაწერები

წევრობის ყველა ჩანაწერში ფიქსირდება პირის იურიდიული სახელი, როგორც ეს განსაზღვრულია ადგილობრივი კანონით ან ჩვეულებით. მათ შორის განქორწინებული მშობლების შვილები.

განქორწინებული მშობლების შვილები ხშირად ესწრებიან შეკრებებს ორივე მშობლის მეურვეობაში. მიუხედავად იმისა, რომ მხოლოდ ერთ ერთეულს შეუძლია ბავშვის ოფიციალური წევრობის ჩანაწერის შენახვა და განახლება, შესაძლებელია შეიქმნას ერთეულის გარე წევრის ჩანაწერის შექმნა სხვა მეურვეობაში, რომელსაც ის ესწრება. ამით იქმნება საშუალება, ბავშვის სახელი და საკონტაქტო ინფორმაცია შეტანილ იქნეს მეურვეობისა და კლასის სიაში.

ბავშვებს ერთეულის გარე წევრებოთ შეუძლიათ ამ ერთეულში მოწოდების მიღება.

33.6.15

წევრთა ჩანაწერებზე გადაადგილების შეზღუდვები

თუ წევრი გადადის იმ დროს, როცა მას ოფიციალური წევრობის შეზღუდვები ან სხვა სერიოზული პრობლემა ელოდება, ეპისკოპოსმა ან უფლებამოსილმა კლერკს შეუძლია დააწესოს გადაადგილების შეზღუდვა წევრობის ჩანაწერზე. ამისთვის ის იყენებს ხ.კ.რ -ს.

წევრი, რომელსაც აქვს გადაადგილების შეზღუდვა, არ გადადის ახალ ერთეულში, სანამ სამღვდელოების ხელმძღვანელი, რომელმაც დააწესა ეს შეზღუდვა, არ გასცემს მისი მოხსნის განკარგულებას.

33.6.16

ჩანაწერები ფაილიდან „მისამართი უცნობია“

ზოგჯერ წევრის პოვნა შესაძლებელი ხდება მას შემდეგ, რაც მისი ჩანაწერი მოთავსდება ეკლესიის სათავო ოფისის ფაილში „მისამართი უცნობია “. ამ სიტუაციაში, მეურვეობის კლერკი მოითხოვს ჩანაწერს ხ.კ.რ.-ს მეშვეობით.

33.6.17

წეს-ჩვეულების ინფორმაციის ჩაწერა. და კორექტირება

იხ. თავი 18.

33.6.19

წევრობის ჩანაწერების აუდიტი

ყოველ წელს პალოს კლერკი ან პალოს დამხმარე კლერკი უზრუნველყოფს, რომ ყოველ მეურვეობაში ჩატარდეს წევრობის ჩანაწერების აუდიტი ხ.კ.რ.-ს გამოყენებით. აუდიტი უნდა დასრულდეს ყოველი წლის 30 ივნისს.

33.7

ისტორიული ჩანაწერები

33.7.1

მეურვეობის და პალოს ისტორიები

უფალმა გვიბრძანა, „ისტორიის შედგენა ყოველი მნიშვნელოვანი მოვლენის თაობაზე“, რომელიც მის ეკლესიას ეხება (მოძღვრება და აღთქმები 69:3; იხ. ასევე მუხლი 5; ალმა 37:2).

ეკლესიის ყოველი განყოფილება უნდა აწარმოებდეს ერთეულთან დაკავშირებული ყველა მნიშვნელოვანი საკითხის ჩანაწერს.

ისტორიის შედგენა არის სულიერი სამუშაო, რომელიც განამტკიცებს იმ ადამიანების რწმენას, რომლებიც მას წერენ და კითხულობენ.

პალოს კლერკი ან პალოს დამხმარე კლერკი ამზადებს პალოს ისტორიას. ეპისკოპოსობაც მსგავს ღონისძიებებს ატარებს თავის მეურვეობაში. ინსტრუქციები იხილეთ პალოს, ოლქის და მისიის ყოველწლიური ისტორიები ChurchofJesusChrist.org.

33.8

ჩანაწერების კონფიდენციალურობა

ქაღალდზე თუ ციფრულად არსებული ეკლესიის ჩანაწერები კონფიდენციალურია. ეს მოიცავს:

• წევრობის ჩანაწერებს.

• ფინანსურ ჩანაწერებს.

• შენიშვნებს შეკრებებიდან.

• ოფიციალურ ფორმებსა და დოკუმენტებს (მათ შორის წევრობის საბჭოების ჩანაწერებს).

ხელმძღვანელები უზრუნველყოფენ, რომ წევრებისგან შეგროვილი ინფორმაცია:

• შემოიფარგლება იმით, რასაც მოითხოვს ეკლესია.

• გამოიყენება მხოლოდ ეკლესიის მიერ დამტკიცებული მიზნებისთვის.

• ეძლევა მხოლოდ მისი გამოყენებისთვის უფლებამოსილ პირებს.

ელექტრონულად შენახული ინფორმაცია უნდა სათანადოდ იყოს დაცული (იხ. 33.9.1).

33.9

ჩანაწერების მართვა

33.9.1

დაცვა

ეკლესიის ყველა ჩანაწერი, ანგარიში და მონაცემები უნდა იყოს დაცული; შესაფერისი უფლებამოსილების გარეშე შეუძლებელი უნდა იყოს მასზე წვდომა, მისი შეცვლა, განადგურება ან გასაჯაროება. ეს ინფორმაცია უსაფრთხო ადგილას უნდა ინახებოდეს.

ეკლესიის საკუთრებაში არსებული მოწყობილობების ან შენახვის საშუალებების დაკარგვის ან მოპარვის შემთხვევაში დაუყოვნებლივ განაცხადეთ incidents.ChurchofJesusChrist.org. საეკლესიო ინფორმაციის ბოროტად გამოყენების შემთხვევაში ასევე უნდა შეატყობინოთ.

33.9.1.1

მომხმარებლის სახელი და პაროლი

პალოს პრეზიდენტები, ეპისკოპოსები და სხვა ხელმძღვანელები არასოდეს არ უნდა უზიარებდნენ ეკლესიის მომხმარებლის სახელსა და პაროლს მრჩევლებს, კლერკებს, აღმასრულებელ მდივნებს ან სხვა პირებს.

33.9.1.3

მონაცემთა კონფიდენციალურობა

მრავალმა ქვეყანამ მიიღო მონაცემთა დაცვის კანონი, რომელიც პერსონალური მონაცემების დამუშავებას არეგულირებს. ეს მოიცავს ინფორმაციას წევრობის ჩანაწერებში და ეკლესიის სხვა ჩანაწერებს, რაც ცალკეული პირების იდენტიფიცირებას ახდენს. ხელმძღვანელებს, რომლებსაც აქვთ კითხვები ეკლესიის ჩანაწერების ადგილობრივ მართვასთან მიმართებით მონაცემთა დაცვის კანონის გამოყენების შესახებ, შეუძლიათ დაუკავშირდნენ ეკლესიის მონაცემთა კონფიდენციალურობის ოფისს [e-mail].