33.

Бүртгэл ба тайлан

33.0

Оршил

Бүртгэл хөтлөх нь Их Эзэний Сүмд үргэлж чухал байсаар ирсэн. Жишээлбэл:

Адам “дурсамжийн ном” (Мосе 6:5) хөтөлдөг байсан.

Христийн сүмд баптисм хүртсэн хүмүүсийн нэрийг “Бурханы сайн үгээр дурсагдан мөн тэжээгдэхийн учир” (Моронай 6:4) тэмдэглэдэг байсан хэмээн Моронай заажээ.

“Их Эзэний өмнө … үнэнээр цэдэг хөтлөгч байхын тулд” (Сургаал ба гэрээ 128:2) тойрог болгонд цэдэг хөтлөгч дуудах хэрэгтэй хэмээн Иосеф Смит заасан.

33.1

Сүмийн бүртгэлийн тухай

Сүмийн бүртгэл нь ариун нандин юм. Үүн дээрх мэдээлэл нь хувийн мэдээлэл агуулдаг бөгөөд үүнийг хамгаалах ёстой. Сүмийн бүртгэлийн систем нь дуудлагаас хамааран гишүүнчлэлийн мэдээлэлд нэвтрэх эрх олгодог.

Бүртгэл нь удирдагчдад дараах байдлаар тусалдаг. Үүнд:

• Хэнд онцгой тусламж хэрэгтэй байгааг тодорхойлох

• Хувь хүн авралын аль ёслолуудыг хүлээн авсан эсвэл гүйцэтгүүлэх шаардлагатай байгааг тодорхойлох

• Гишүүдийн байршлыг олох

Сүмийн нэгжүүдэд дараах төрлийн бүртгэлүүдийг хөтөлдөг. Үүнд:

• Гишүүдийн ирцийн тайлан (33.5-ыг үзнэ үү)

• Гишүүнчлэлийн бүртгэл (33.6-г үзнэ үү)

• Түүхэн баримт бүртгэл (33.7-г үзнэ үү)

• Санхүүгийн бүртгэл (34-р бүлгийг үзнэ үү)

33.2

Бичиг хэргийн ажилтанд өгөх ерөнхий удирдамж

Тэд ариун сүмийн хүчинтэй зөвшөөрлийн бичигтэй байх ёстой.

Бичиг хэргийн ажилтнууд одоогийн бодлого журмыг нягт баримтлан Сүмийн санг хамгаалж, Сүмийн бүртгэл үнэн зөв байхад анхаарна. Бичиг хэргийн ажилтнууд аливаа зөрчлийн талаар санваарын удирдагчдад цаг алдалгүй мэдэгдэнэ. Хэрэв зөрчлийг засахад төвөг учирвал бичиг хэргийн ажилтан Сүмийн удирдах газар дахь Нууцлалын бүртгэлийн албатай холбоо барих хэрэгтэй.

Утас: 1-801-240-2053, 1-800-453-3860, дотуур утасны 2-2053

Үнэ төлбөргүй дугаар (GSD Утсаар): 855-537-4357

Э-мэйл: [e-mail]

Бичиг хэргийн ажилтны үйлчлэх хугацаа нь үүрэгт ажлаа сурч мэдэх, тасралтгүй байдлыг хангахад хангалттай байх ёстой. Тэд гадасны ерөнхийлөгчийн эсвэл бишопын зөвлөлийн гишүүд биш учраас гадасны ерөнхийлөгчийн болон бишопын зөвлөлийг өөрчлөгдөн зохион байгуулагдахад тэднийг чөлөөлөх шаардлагагүй.

33.4

Тойргийн бүртгэл ба тайлан

33.4.1

Бишопын зөвлөл

Бишоп тойргийн бүртгэл хөтлөлтөд хяналт тавина.

33.4.2

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан

Тойрог бүр шаардлага хангасан, ажил хэрэгч тойргийн бичиг хэргийн ажилтантай байх ёстой. Бишопын зөвлөл нэр дэвшүүлж, гадасны ерөнхийлөгчийн зөвлөлийн гишүүн эсвэл томилогдсон дээд зөвлөлийн гишүүн түүнийг дуудаж, онцгойлон адисална. Тэр Мелкизедек санваартай, ариун сүмийн хүчинтэй зөвшөөрлийн бичигтэй байх ёстой. Тэрээр тойргийн зөвлөлийн гишүүн байна. Тэр 29.3-т заасны дагуу тойргийн хурал цуглаанд оролцоно.

Бишопын зөвлөл, гадасны бичиг хэргийн ажилтнууд тойргийн бичиг хэргийн ажилтанд зааварчилга өгнө. Тойргийн бичиг хэргийн ажилтанд туслах дуудаж болно.

33.4.2.1

Бүртгэл хөтлөх үүрэг хариуцлага

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан эсвэл томилогдсон туслах бичиг хэргийн ажилтан дараах үүрэг хариуцлагыг хүлээнэ. Үүнд:

• Тойргийн удирдлагын хурал дээр өгсөн үүрэг даалгавар, гapгacaн шийдвэрийн тухай тэмдэглэл хөтөлнө.

• Бүртгэл, тайлан нь үнэн зөв бөгөөд хугацаандаа хийгдэж байхад анхаарна.

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан Сүмийн бүртгэл хөтлөх хэрэгслүүдийг ашиглаж сурсан байх шаардлагатай (33.0-ыг үзнэ үү). Тэрээр эдгээр хэрэгслийг ашиглан удирдагчдад дараах зүйлсийг тодорхойлоход тусална. Үүнд:

• Гишүүдийн болон байгууллагуудын хэрэгцээ

• Санхүү, бусад эх сурвалжийн бэлэн байдал

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан гишүүдийг өөрсдийнхөө гишүүнчлэлийн мэдээлэл дэх аливаа алдааг мэдэгддэг байхад уриална.

Бүртгэл хөтлөлттэй холбоотой бусад үүрэг хариуцлага:

• Ёслолуудыг зөв бөгөөд цаг тухайд нь бүртгэхэд анхаарна.

• Тойргийн чуулганд зориулж Дэмжүүлэн батлуулах албан тушаалтны маягтыг бэлтгэнэ.

• Тойргийн гишүүнчлэлийн хурлын тэмдэглэл хөтлөх.

• Санхүүгийн бүртгэлүүдийг хөтөлнө (34.2.2-ыг үзнэ үү).

33.5

Гишүүдийн оролцооны тайлан

Гишүүдийн оролцооны тайлан нь гишүүдийн өсөлт хөгжил, хэрэгцээнд анхаарлаа хандуулахад удирдагчдад тусалдаг.

33.5.1

Тайлангийн төрөл

33.5.1.1

Ирцийн тайлан

Ариун ёслолын цуглаанд мөн Ням гаргийн санваарын болон байгууллагын хурал цуглаанд оролцсон ирцийг УБХАМС эсвэл Member Tools ашиглан цахимаар бүртгэнэ.

Ариун ёслолын цуглаан. Ариун ёслолын цуглааны ирцийг долоо хоног бүр тойргийн бичиг хэргийн ажилтан эсвэл түүний туслах бүртгэнэ. Ирцэд биеэр эсвэл шууд дамжуулалтаар оролцож байгаа гишүүдийг мөн зочдыг оруулна.

Чуулгын болон байгууллагуудын ням гаргийн цуглаан. Ирцийг долоо хоног бүр чуулга, байгууллагын нарийн бичгүүд болон зөвлөгчид бүртгэнэ. Өсвөр үеийн удирдагчид бас ирц бүртгэхэд тусалж болно. Ирцэд биеэр эсвэл шууд дамжуулалтаар оролцож байгаа гишүүдийг, бас зочдыг оруулна. Тойрог дотроо Хүүхдийн хэсэгт эсвэл өсвөр үеийн удирдагчаар үйлчилж байгаа гишүүдийг оролцсоноор бүртгэнэ.

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан аль ч байгууллагын өмнөөс ирцийг бүртгэж болно.

33.5.1.2

Тохинууллын ярилцлагын тайлан

21.3-ыг үзнэ үү.

33.5.1.3

Улирлын тайлан

Тайлан дахь тоо бүр онцгой хэрэгцээ бүхий бодит хүнийг төлөөлдөг (Хиламан 15:13-ыг үзнэ үү).

Удирдагчдыг тохинууллын ажлынхаа талаар удирдамж эрэлхийлэх үед тэдэнд хэрэг болж болох тустай мэдээлэл Улирлын тайланд байдаг.

Гадас, тойргийн удирдагчид Улирлын тайланг тогтмол үзэж, хувь хүмүүсийн өсөлтийг хянана.

Тойрог бүр Улирлын тайланг бөглөж, Сүмийн удирдах газарт илгээнэ. Бичиг хэргийн ажилтан тайланг бишопын хамт шалгаж, улирал бүрийн эцэст, дараа сарын 15 гэхэд илгээнэ.

33.5.2

Гишүүнчлэлийн жагсаалт

Сүмийн бүртгэл хөтлөлтийн хэрэгслүүд удирдагчдад гишүүнчлэлийн жагсаалтыг үзэх боломжийг өгдөг. Эдгээр жагсаалт нь удирдагчдад дараах зүйлсийг тодорхойлоход тусална. Үүнд:

• Ямар гишүүд хүлээн авах боломжтой байгаа ёслолуудаа аваагүй байгаа

• Ямар залуу эрэгтэй эсвэл залуу эмэгтэй номлолд үйлчлэх боломжтой

• Өсвөр үеийн хүүхдүүдийн хэн нь хүчинтэй ариун сүмийн зөвшөөрлийн бичиггүй байгаа

• Өсвөр үеийн хүүхдүүдийн хэн нь бишопын зөвлөлийн гишүүнтэй ярилцлага товлох шаардлагатай байгаа зэрэг юм.

Чуулгын болон байгууллагын удирдагчид өөрсдийн чуулга эсвэл бүлэгт харьяалагддаг хүмүүсийн жагсаалтыг үзэх эрхтэй байх ёстой.

33.6

Гишүүнчлэлийн бүртгэл

Гишүүнчлэлийн бүртгэлд гишүүдийн нэр, холбоо барих мэдээлэл, ёслолын нарийн ширийн мэдээлэл, бусад чухал мэдээлэл орно.

Гишүүнчлэлийн бүртгэлийг тухайн гишүүний амьдардаг тойрогт хадгалах ёстой. Цөөн тооны онцгой тохиолдолд, холбогдох бишоп, гадасны ерөнхийлөгчөөс зөвшөөрөл авсан байх шаардлагатай. Онцгой хүсэлтийг гадасны ерөнхийлөгч УБХАМС ашиглан Тэргүүн зөвлөлийн албанд явуулна.

Дараах зүйлсийг нэн даруй хийх нь маш чухал. Үүнд:

• Ёслолын мэдээллийг бүртгэх

• Тойргоос нүүж явсан эсвэл нүүж ирсэн гишүүдийн бүртгэлийг шилжүүлэх

• Шинэ гишүүдэд болон гишүүн эцэг эхээс төрсөн хүүхдэд бүртгэл үүсгэх

• Гишүүний нас барсныг бүртгэх

• Гэрлэлтийн болон ам бүлийн мэдээллийг бүртгэх

Гадасны ерөнхийлөгч эсвэл бишоп нь дараах зүйлсийг хүлээн авахын тулд ярилцах ярилцлагуудын өмнө, тухайн гишүүний бүртгэл харгалзах тойрогтоо байгаа эсэхэд анхаарна. Үүнд:

• Сүмийн дуудлага

• Ариун сүмийн зөвшөөрлийн бичиг

• Мелкизедек санваар эсвэл энэхүү санваарын албаны томилгоо

Тэрээр түүнчлэн гишүүний бүртгэлд дараах зүйлс байхгүй байхад анхаарна. Үүнд:

• Тэмдэглэгээ

• Лацдан холбох эсвэл ёслол гүйцэтгэх хязгаарлалтын талаарх мэдэгдэл

• Албан ёсны гишүүнчлэлийн хязгаарлалт

Ямар ч нөхцөлд гишүүнчлэлийн бүртгэлийг бишопоос эсвэл бичиг хэргийн ажилтнаас өөр хүнд өгч эсвэл харуулж болохгүй.

Гишүүд өөрсдийн болон гэрт нь амьдардаг, насанд хүрээгүй хүүхдүүдийнхээ гишүүнчлэлийн мэдээллийг Member Tools апп ашиглан харж болно. Тэд түүнчлэн Хувийн ёслолын хураангуй хуудасны хувийг хэвлэж өгөхийг бичиг хэргийн ажилтнаас хүсэж болно. Хэрэв алдаа илэрвэл бичиг хэргийн ажилтан үүнийг гишүүнчлэлийн бүртгэл дээр залруулна.

33.6.1

Сүмийн бүртгэлд хэрэглэгддэг нэрс

Улс орны хуулиар эсвэл ёс заншлаар тогтоосон тухайн хүний хууль ёсны овог нэрийг гишүүнчлэлийн бүртгэлд болон ёслолын гэрчилгээн дээр бичих ёстой.

33.6.2

Бүртгэлтэй гишүүд

Дараах хүмүүс бүртгэлтэй гишүүд бөгөөд гишүүнчлэлийн бүртгэлтэй байх ёстой. Тухайлбал:

• Баптисм хүртсэн бөгөөд гишүүнээр батлуулсан хүмүүс

• Нэрийн адислал авсан боловч баптисм хүртээгүй байгаа 9-өөс доош насны хүүхдүүд

• Нас харгалзахгүйгээр, оюуны тусгай хэрэгцээтэйн улмаас хариуцлага хүлээх чадваргүй хүмүүс

• Дараах хоёр нөхцөл зэрэг бүрдсэн, 9-өөс доош насны, нэрийн адислал аваагүй хүүхдүүд. Үүнд:

  • Эцэг, эх эсвэл эмээ, өвөөгийн аль нэг нь Сүмийн гишүүн.

  • Эцэг эх нь хоёул хүүхдээ Сүмд бүртгэл үүсгүүлэхийг зөвшөөрсөн. (Хэрэв эцэг, эх хоёрын аль нэг нь уг хүүхдийн хууль ёсны асран хамгаалагч бол түүний зөвшөөрөл байхад хангалттай.)

9 ба түүнээс дээш настай, гишүүнчлэлийн бүртгэлтэй боловч баптисм хүртэж, гишүүнээр батлуулаагүй хүн бүртгэлтэй гишүүн биш. Гэвч тухайн хүний оршин суудаг тойрог түүнийг 18 нас хүртэл гишүүнчлэлийн бүртгэлийг нь хадгална. Тухайн үед уг хүн баптисм хүртэхгүй байхыг сонговол бишоп нь тухайн хүний гишүүнчлэлийн бүртгэлийг цуцална. Үүнд гадасны ерөнхийлөгчийн зөвшөөрөл хэрэгтэй.

Өөрөө эсвэл хууль ёсны асран хамгаалагч, эцэг эх нь хүсэлт гаргаагүй л бол оюуны тусгай хэрэгцээтэйн улмаас баптисм хүртээгүй хүмүүсийн бүртгэлийг цуцалдаггүй.

33.6.3

Тойргийн шинэ ба шилжиж ирсэн гишүүдийн бүртгэл

Тойргийн бичиг хэргийн ажилтан эсвэл туслах бичиг хэргийн ажилтан тухайн тойрогт шинэ гишүүдийн бүртгэл ирсний дараа тэр даруй Хувь хүний ёслолуудын хураангуй мэдээллийн үнэн зөвийг шалгахаар тэдэнтэй холбоо барина.

33.6.6

Орон нутгийн тойргоосоо гадна үйлчилж байгаа гишүүдийн бүртгэл

33.6.6.2

Бүрэн цагийн номлогчдын бүртгэл

24.6.2.8-ыг үзнэ үү.

33.6.13

Эцэг эх нь салсан хүүхдүүдийн бүртгэл

Гишүүнчлэлийн бүх бүртгэл дээр орон нутгийн хуулийн эсвэл зан заншлын дагуух хувь хүний хууль ёсны нэрийг ашиглана. Үүнд салсан эцэг эхийн хүүхдүүд бас багтана.

Эцэг эх нь салсан хүүхдүүд ихэвчлэн эцэг эхийнхээ аль алиных нь тойрогт Сүмийн цуглаанд оролцдог. Хэдийгээр хүүхдийн гишүүнчлэлийн бүртгэлийг зөвхөн нэг нэгжид албан ёсоор байлгаж, шинэчилж болох ч явдаг өөр тойрогт нь нэгжийн харьяа бус гишүүний бүртгэл үүсгэн ашиглаж болно. Энэ нь хүүхдийн нэр, холбоо барих мэдээллийг тойргийн лавлах, ангийн бүртгэлд оруулах боломжийг олгодог.

Нэгжийн харьяа бус гишүүний бүртгэлтэй хүүхдүүд тухайн нэгжид дуудлага авч болно.

33.6.15

Гишүүнчлэлийн бүртгэлийг шилжүүлэхгүй байх хязгаарлалт

Хэрэв гишүүн албан ёсны гишүүнчлэлийн хязгаарлалт эсвэл өөр бусад ноцтой асуудалтай байхдаа шилжвэл бишоп эсвэл зөвшөөрөл авсан тойргийн бичиг хэргийн ажилтан гишүүнчлэлийн бүртгэл дээр нь шилжилт хөдөлгөөний хязгаарлалт тавьж болно. Тэр УБХАМС-г ашиглан үүнийг гүйцэтгэнэ.

Гишүүнчлэлийн бүртгэлийг шилжүүлэх хориг тавьсан санваарын удирдагч уг хоригийг цуцлах зөвшөөрөл өгөхөөс нааш бүртгэлийг шинэ нэгжид шилжүүлдэггүй.

33.6.16

“Хаяг нь тодорхой бус” хавтсан доторх бүртгэл

Гишүүнчлэлийн бүртгэл нь Сүмийн удирдах газрын “хаяг нь тодорхой бус” хавтсанд байсан гишүүд заримдаа олддог. Энэ тохиолдолд тойргийн бичиг хэргийн ажилтан бүртгэлийг УБХАМС ашиглан хүснэ.

33.6.17

Ёслолын мэдээллийг бүртгэх ба залруулах

18-р бүлгийг үзнэ үү.

33.6.19

Гишүүнчлэлийн бүртгэлийн аудит

Гадасны бичиг хэргийн ажилтан эсвэл гадасны бичиг хэргийн туслах ажилтан гишүүнчлэлийн бүртгэлийн аудит нь УБХАМС-г ашиглан, жил бүр тойрог бүр дээр явагдаж байгаа эсэхийг бататгана. Аудитыг жил бүрийн 6-р capын 30 гэхэд явуулж дуусгасан байх ёстой.

33.7

Түүхэн баримт бүртгэл

33.7.1

Гадас, тойргийн түүх

Их Эзэн Өөрийн Сүмийн “бүх чухал зүйлүүдийн түүхийг” бичиж хадгалахыг зарлигласан (Сургаал ба гэрээ 69:3-ыг мөн 5-р шүлэг; Алма 37:2-ыг үзнэ үү).

Сүм дэх нэгж бүр нэгжид хамаатай бүх чухал мэдээллийг бичиж хадгалах ёстой.

Түүх хөтлөх нь сүнслэг ажил бөгөөд үүнийг бичсэн, мөн уншсан хүмүүсийн итгэлийг хүчирхэгжүүлдэг.

Гадас, тойргийн санваартан болон байгууллагын удирдагчид ChurchofJesusChrist.org дээрх Нэгжийн түүхийн хэрэгслийг ашиглан түүхийг оруулна. Гадас, тойргийн бичиг хэргийн ажилтнууд энэ ажлыг зохион байгуулах, зохицуулах үндсэн үүрэг хариуцлага хүлээдэг. Нэмэлт удирдамж зааврыг хэрэгслийн Хурдан эхлүүлэх гарын авлагаас авах боломжтой.

33.8

Сүмийн бичиг баримт, материалын нууцлал

Цаасан болон цахим хэлбэрээр байгаа Сүмийн бичиг баримт, материалууд нууц байх ёстой. Үүнд:

• Гишүүнчлэлийн бүртгэл

• Санхүүгийн тайлан бүртгэл

• Хурлуудын тэмдэглэл

• Албан ёсны маягт, бичиг баримтууд (гишүүнчлэлийн хурлын тэмдэглэл мөн орно)

Гишүүдээс цуглуулах мэдээлэл нь дараах нөхцөлд нийцсэн байхад удирдагчид анхаарна. Үүнд:

• Сүмийн хэрэгцээгээр хязгаарлагдах

• Зөвхөн Сүмээс зөвшөөрөгдсөн зорилгоор ашиглах

• Зөвхөн ашиглах зөвшөөрөл олгосон хүмүүст өгөх

Электрон файлаар хадгалсан мэдээллийг найдвартай газарт хадгалж, зохих дүрмийн дагуу хамгаалсан байх ёстой (33.9.1-ийг үзнэ үү).

33.9

Бүртгэлийн менежмент

33.9.1

Хамгаалах

Сүмийн бүх бүртгэл, тайлан, мэдээлэлд зөвшөөрөлгүй нэвтрэх, тэдгээрийг өөрчлөх, устгах эсвэл бусдад ил болгохоос хамгаалсан байх ёстой. Энэ мэдээллийг аюулгүй газар хадгалах ёстой.

Сүмийн эзэмшдэг хэрэгслүүд эсвэл зөөврийн диск алдагдсан эсвэл хулгайд алдсан бол incidents.ChurchofJesusChrist.org дээр цаг алдалгүй мэдээлэх хэрэгтэй. Сүмийн мэдээллийг буруугаар ашигласан бол мөн тайлагнах ёстой.

33.9.1.1

Хэрэглэгчийн нэр ба нууц үг

Гадасны ерөнхийлөгч, бишоп болон бусад удирдагч өөрсдийн Сүмийн хэрэглэгчийн нэр, нууц үгийг зөвлөх, бичиг хэргийн ажилтан, гүйцэтгэх нарийн бичигтэй болон бусадтай хэзээ ч хуваалцахгүй.

33.9.1.3

Мэдээллийн нууцлал

Олон улсад хувь хүний мэдээллийг боловсруулах талаар мэдээллийг нууцлах хууль баталсан байдаг. Үүнд хувь хүнийг тодорхойлдог гишүүнчлэлийн бүртгэл болон Сүмийн бусад бүртгэл дээрх мэдээлэл орно. Сүмийн бүртгэлийн орон нутгийн менежментийг эдгээр хуулиар хэрхэн зохицуулах талаар удирдагчдад асуулт байвал [e-mail] хаягаар Сүмийн мэдээллийн нууцлалыг хамгаалах албатай холбоо барьж болно.