vyrai žiūri į kompiuterio ekraną

33.

Užrašai ir ataskaitos

33.0

Įvadas

Viešpaties Bažnyčioje užrašų vedimas visada buvo svarbus. Pavyzdžiui:

Adomas vedė „atminimo knygą“ (Mozės 6:5).

Moronis rašė, kad Kristaus Bažnyčioje pakrikštytų asmenų vardai „būdavo užrašomi, idant juos atsimintų ir maitintų geruoju Dievo žodžiu“ (Moronio 6:4).

Džozefas Smitas nurodė, kad kiekvienoje apylinkėje turi būti pašauktas registratorius, kuris padarytų „teisingą įrašą priešais Viešpatį“ (Doktrinos ir Sandorų 128:2).

33.1

Bažnyčios užrašų apžvalga

Bažnyčios užrašai yra šventi. Juose esanti informacija yra neskelbtina ir turėtų būti apsaugota. Bažnyčios užrašų sistemos suteikia prieigą prie narių informacijos pagal pašaukimus.

Užrašai gali padėti vadovams:

• nustatyti, kam gali reikėti ypatingos priežiūros;

• matyti, kurias išgelbėjimo apeigas asmuo gavo arba kurių jam reikia;

• rasti narius.

Bažnyčios padaliniuose vedami šių tipų užrašai:

• narių dalyvavimo ataskaitos (žr. 33.5);

• narių kortelės (žr. 33.6);

• istoriniai užrašai (žr. 33.7);

• finansiniai užrašai (žr. 34 skyrių).

33.2

Bendrieji nurodymai raštininkams

Raštininkai turi turėti galiojančią šventyklos rekomendaciją.

Jie kruopščiai laikosi galiojančių nurodymų, kad apsaugotų Bažnyčios lėšas ir užtikrintų, kad Bažnyčios užrašai būtų tikslūs. Raštininkai nedelsdami praneša kunigijos vadovams apie bet kokius neatitikimus. Jei kyla sunkumų sprendžiant neatitikimus, raštininkai turėtų susisiekti su Konfidencialių įrašų biuru Vyriausiojoje Bažnyčios valdyboje.

Telefonai: 1-801-240-2053 arba 1-800-453-3860, plėtinys 2-2053

Nemokamas (GSD telefonas) 855-537-4357

El. paštas [e-mail]

Raštininkų tarnystės trukmė turėtų būti pakankama, kad jie išmoktų vykdyti savo pareigas ir išsaugotų savo darbo tęstinumą. Kadangi jie nėra kuolo prezidentūros ar vyskupijos nariai, jų nereikia atleisti, kai reorganizuojama kuolo prezidentūra ar vyskupija.

33.4

Apylinkės užrašai ir ataskaitos

33.4.1

Vyskupija

Apylinkės raštvedybą prižiūri vyskupas.

33.4.2

Apylinkės raštininkas

Kiekvienoje apylinkėje turi būti kvalifikuotas, veiklus apylinkės raštininkas. Jį rekomenduoja vyskupija, o pašaukia ir paskiria kuolo prezidentūros narys arba paskirtas aukštasis tarėjas. Jis turėtų turėti Melchizedeko kunigystę ir galiojančią šventyklos rekomendaciją. Jis yra apylinkės tarybos narys. Jis dalyvauja apylinkės susirinkimuose, kaip nurodyta 29.2.

Apylinkės raštininką apmoko vyskupija ir kuolo raštininkai. Jam padėti gali būti pašaukti apylinkės raštininko padėjėjai.

33.4.2.1

Užrašų vedimo atsakomybės

Apylinkės raštininkas arba paskirtas raštininko padėjėjas turi tokias atsakomybes:

• užrašyti apylinkės vadovų susirinkimuose priimtas užduotis ir sprendimus;

• užtikrinti, kad įrašai ir ataskaitos būtų tikslūs ir parengti laiku.

Apylinkės raštininkas turėtų susipažinti su Bažnyčios užrašų vedimo įrankiais (žr. 33.0). Jis naudojasi šiais įrankiais, kad padėtų vadovams nustatyti:

• narių ir organizacijų poreikius;

• išteklių, įskaitant lėšas, prieinamumą.

Apylinkės raštininkai ragina narius pranešti apie bet kokias informacijos apie narius klaidas.

Kitos raštininko pareigos yra šios:

• užtikrinti, kad būtų tinkamai ir greitai užregistruotos atliktos apeigos;

• paruošti formą Palaikyti pareigūnai apylinkės konferencijai;

• protokoluoti apylinkės narystės reikalų tarybose;

• vesti finansų apskaitą (žr. 34.2.2).

33.5

Ataskaitos apie narių dalyvavimą

Ataskaitos apie narių dalyvavimą padeda vadovams sutelkti dėmesį į narių pažangą ir poreikius.

33.5.1

Ataskaitų tipai

33.5.1.1

Lankomumo ataskaitos

Sakramento susirinkimų ir sekmadienio kunigystės bei organizacijų susirinkimų lankomumas registruojamas elektroniniu būdu naudojant LCR arba „Member Tools“.

Sakramento susirinkimas. Sakramento susirinkimų lankomumą kiekvieną savaitę registruoja apylinkės raštininkas arba apylinkės raštininko padėjėjas. Skaičiuojamas susirinkime gyvai arba nuotoliniu būdu dalyvaujančiųjų skaičius, įskaitant svečius.

Sekmadieniniai kvorumų ir organizacijų susirinkimai. Lankomumą kiekvieną savaitę registruoja kvorumų ir organizacijų sekretoriai bei konsultantai. Jaunimo vadovai taip pat gali padėti registruoti lankomumą. Skaičiuojamas susirinkime gyvai ar nuotoliniu būdu dalyvaujančiųjų skaičius, įskaitant svečius. Nariai, kurie tarnauja apylinkės Pradinukų organizacijoje arba kaip jaunimo vadovai, taip pat skaičiuojami kaip dalyvaujantys.

Apylinkės raštininkas gali registruoti bet kurios organizacijos lankomumą.

33.5.1.2

Tarnystės pokalbių ataskaitos

Žr. 21.3.

33.5.1.3

Ketvirčio ataskaita

Kiekvienas skaičius ataskaitoje reiškia realų asmenį, turintį unikalių poreikių (žr. Helamano 15:13).

Ketvirčio ataskaitoje yra naudingos informacijos, kuri gali suteikti įžvalgų vadovams, ieškantiems įkvėpimo dėl tarnystės darbo.

Kuolų ir apylinkių vadovai reguliariai skaito ketvirčio ataskaitą, kad apžvelgtų pavienių narių pažangą.

Kiekviena apylinkė užpildo ir Vyriausiajai Bažnyčios valdybai pateikia ketvirčio ataskaitą. Raštininkas su vyskupu peržiūri ataskaitą ir pateikia iki 15-os po kiekvieno ketvirčio einančio mėnesio dienos.

33.5.2

Narių sąrašai

Bažnyčios užrašų vedimo įrankiai suteikia vadovams prieigą prie narių sąrašų. Šie sąrašai gali padėti vadovams nustatyti:

• kurie nariai dar negavo apeigų, kurias galėtų gauti;

• kurie vaikinai ir merginos gali tarnauti misijoje;

• kuris jaunuolis neturi galiojančios šventyklos rekomendacijos;

• kuriam jaunuoliui reikia suplanuoti susitikimą su vyskupijos nariu.

Kvorumų ir organizacijų vadovai turėtų turėti prieigą prie jų kvorumui ar organizacijai priklausančių narių sąrašų.

33.6

Narių kortelės

Narių kortelėse yra narių vardai, pavardės, kontaktinė informacija, apeigų ir kita svarbi informacija.

Narių kortelės turėtų būti saugomos apylinkėje, kurioje narys gyvena. Išimtims, kurios turėtų būti retos, reikia vyskupo ir kuolo prezidento sutikimo. Prašydamas išimties, kuolo prezidentas per LCR pateikia prašymą Pirmosios Prezidentūros biurui.

Labai svarbu nedelsiant atlikti šiuos veiksmus:

• įrašyti apeigų informaciją;

• perkelti narių, kurie persikelia į apylinkę arba iš jos, korteles;

• sukurti korteles naujiems nariams ir narių vaikams, kuriems jos dar nesukurtos;

• užregistruoti nario mirtį;

• įrašyti informaciją apie santuoką ir namiškius.

Vyskupas arba kuolo prezidentas įsitikina, kad nario kortelė yra atitinkamoje apylinkėje prieš pokalbį su nariu dėl:

• bažnyčios pašaukimo;

• šventyklos rekomendacijos;

• Melchizedeko kunigystės arba įšventinimo į tos kunigystės pareigybę.

Jis taip pat įsitikina, kad kortelėje nėra:

• pastabos;

• komentaro apie užantspaudavimo ar apeigų apribojimus;

• formalių narystės apribojimų.

Jokiomis aplinkybėmis nario kortelės negalima duoti ar rodyti kam nors kitam, išskyrus vyskupą ar raštininką.

Nariai gali peržiūrėti narystės informaciją apie save ir visus išlaikomus vaikus, gyvenančius namuose, Narių įrankių programėlėje. Jie taip pat gali paprašyti raštininko spausdintų savo apeigų suvestinės kopijų. Jei randama klaidų, raštininkas pasirūpina, kad narių kortelėse jos būtų ištaisytos.

33.6.1

Bažnyčios aprašuose vartojami vardai

Narių kortelėse ir apeigų pažymėjimuose turėtų būti įrašomas teisėtas asmens vardas (-ai) ir pavardė, kaip nurodo vietiniai įstatymai ir papročiai.

33.6.2

Registruoti nariai

Registruoti nariai, kuriems turėtų būti sukurta nario kortelė, yra šie:

• pakrikštyti ir patvirtinti asmenys;

• jaunesni nei 9 metų amžiaus palaiminti, bet nepakrikštyti vaikai;

• tie, kurie nėra atsakingi dėl intelektinės negalios, nepriklausomai nuo amžiaus;

• nepalaiminti vaikai iki 9 metų, kai galioja abi toliau nurodytos sąlygos:

  • bent vienas iš tėvų ar senelių yra Bažnyčios narys,

  • abu tėvai duoda leidimą sukurti nario kortelę. (Jei tik vienas iš tėvų turi vaiko globos teises, pakanka jo leidimo.)

9 metų ar vyresnis asmuo, kuriam sukurta nario kortelė, bet jis nepakrikštytas ir nepatvirtintas, nėra registruotas narys. Tačiau apylinkė, kurioje jis gyvena, saugo to nario kortelę iki jam sukaks 18 metų. Jei tada tas asmuo pasirenka nepriimti krikšto, vyskupas panaikina jo nario kortelę. Būtinas kuolo prezidento leidimas.

Nario kortelės nepanaikinamos tiems, kurie nepakrikštyti dėl intelektinės negalios, nebent to prašo pats asmuo arba teisėtas globėjas, įskaitant vieną iš tėvų.

33.6.3

Naujų apylinkės narių kortelės

Vos tik gauna naujo apylinkės nario kortelę, apylinkės raštininkas arba apylinkės raštininko padėjėjas susisiekia su nariu, kad patikrintų Asmens gautų apeigų suvestinės tikslumą.

33.6.6

Narių, tarnaujančių už geografinės apylinkės ribų, kortelės

33.6.6.2

Nuolatinių misionierių kortelės

Žr. 24.6.2.8.

33.6.13

Išsituokusių tėvų vaikų nario kortelės

Visose narių kortelėse rašomas teisėtas asmens vardas ir pavardė, kaip nurodo vietiniai įstatymai ir papročiai. Tai apima išsituokusių tėvų vaikus.

Vaikai, kurių tėvai išsituokę, dažnai lanko Bažnyčios susirinkimus abiejų tėvų apylinkėse. Nors tik vienas padalinys gali saugoti ir atnaujinti oficialią vaiko nario kortelę, kitoje apylinkėje, kurią jis lanko, gali būti sukurta nario už padalinio ribų kortelė. Tai leidžia vaiko vardą ir kontaktinę informaciją įtraukti į apylinkės sąrašus ir klasių sąrašus.

Vaikai, kuriems sukurta nario už padalinio ribų kortelė, gali būti pašaukti tarnauti tame skyriuje.

33.6.15

Narių kortelėms taikomi perkėlimo apribojimai

Jei narys persikelia, kol formalūs narystės apribojimai ar kitos rimtos problemos dar nagrinėjamos, vyskupas arba jo įgaliotas raštininkas gali nustatyti nario kortelės perkėlimo apribojimą. Tam jis naudoja LCR.

Kortelė, kuriai nustatytas perkėlimo apribojimas, neperkeliama į naują padalinį tol, kol apribojimą nustatęs kunigijos vadovas neleis jo nuimti.

33.6.16

Kortelės iš aplanko „Adresas nežinomas“

Kartais narys atrandamas po to, kai jo kortelė atsiduria Vyriausiosios Bažnyčios valdybos aplanke „Adresas nežinomas“. Esant tokiai situacijai, apylinkės raštininkas nario kortelės paprašo per LCR.

33.6.17

Apeigų informacijos užrašymas ir taisymas

Žr. 18 skyrių.

33.6.19

Narių kortelių auditai

Kiekvienais metais kuolo raštininkas arba kuolo raštininko padėjėjas užtikrina, kad kiekvienoje apylinkėje per LCR būtų atliktas narių kortelių auditas. Auditas turi būti baigtas iki kiekvienų metų birželio 30 dienos.

33.7

Istoriniai užrašai

33.7.1

Apylinkės ir kuolo istorijos

Viešpats įsakė surašyti ir saugoti „visų svarbių dalykų“, susijusių su Jo Bažnyčia, istoriją (Doktrinos ir Sandorų 69:3; taip pat žr. 5 eilutę; Almos 37:2).

Kiekvienas Bažnyčios padalinys turi dokumentuoti visus svarbius su juo susijusius dalykus.

Istorijos saugojimas yra dvasinis darbas, kuris sustiprins ją rašančių ir skaitančių žmonių tikėjimą.

Kuolo raštininkas arba kuolo raštininko padėjėjas parengia kuolo istoriją. Vyskupija panašiai elgiasi apylinkėje. Nurodymų rasite skyrelyje Metinės kuolų, apygardų ir misijų istorijos adresu ChurchofJesusChrist.org.

33.8

Užrašų konfidencialumas

Bažnyčios užrašai yra konfidencialūs, nesvarbu, ar jie užrašyti ant popieriaus ar yra skaitmeniniai. Jie yra tokie:

• narių kortelės;

• finansiniai užrašai;

• susirinkimų užrašai;

• oficialios formos ir dokumentai (įskaitant narystės reikalų tarybų užrašus).

Vadovai užtikrina, kad iš narių renkama informacija būtų:

• apsiribojanti tuo, kas būtina Bažnyčiai;

• naudojama tik patvirtintiems Bažnyčios tikslams;

• teikiama tik tiems, kurie turi teisę ja naudotis.

Elektroninės formos informacija turi būti saugoma ir tinkamai apsaugota (žr. 33.9.1).

33.9

Užrašų tvarkymas

33.9.1

Apsauga

Visi Bažnyčios užrašai, ataskaitos ir duomenys turi būti apsaugoti nuo neteisėtos prieigos, keitimo, sunaikinimo ar atskleidimo. Šią informaciją reikia laikyti saugioje vietoje.

Apie pamestus ar pavogtus Bažnyčiai priklausančius įrenginius ar laikmenas reikia nedelsiant pranešti adresu incidents.ChurchofJesusChrist.org. Taip pat reikėtų pranešti apie netinkamą naudojimąsi Bažnyčios informacija.

33.9.1.1

Vartotojo vardai ir slaptažodžiai

Kuolų prezidentai, vyskupai ir kiti vadovai niekada neturi atskleisti savo Bažnyčios paskyros vartotojo vardo ir slaptažodžio patarėjams, raštininkams, vykdantiesiems sekretoriams ar kitiems asmenims.

33.9.1.3

Duomenų privatumas

Daugelis šalių priėmė duomenų apsaugos įstatymus, reglamentuojančius asmens duomenų tvarkymą. Tai apima narių kortelių ir kitų Bažnyčios aprašų informaciją, pagal kurią galima identifikuoti asmenis. Vadovai, turintys klausimų dėl duomenų apsaugos įstatymų taikymo tvarkant Bažnyčios įrašus jų vietovėje, gali kreiptis į Bažnyčios duomenų privatumo biurą adresu [e-mail].