“33. Mga Talaan at mga Report,” Pangkalahatang Hanbuk: Paglilingkod sa Ang Simbahan ni Jesucristo ng mga Banal sa mga Huling Araw (2020).
“33. Mga Talaan at mga Report,” Pangkalahatang Hanbuk.
Larawan
mga lalaki na nakatingin sa computer
33.
Mga Talaan at mga Report
33.0
Pambungad
Ang mga pamamaraan sa kabanatang ito ay karaniwang angkop sa mga unit na gumagamit ng mga online na tool sa pag-iingat ng talaan ng Simbahan, kabilang na ang Leader and Clerk Resources (LCR), Member Tools, at Ward Directory and Map. Ang mga unit na walang access sa mga tool na ito ay dapat makipagtulungan sa Global Services Department o sa area office.
Ang pag-iingat ng talaan ay mahalaga noon pa man sa Simbahan ng Panginoon. Halimbawa:
Si Adan ay nag-ingat ng “isang aklat ng alaala” (Moises 6:5).
Itinuro ni Moroni na ang mga pangalan ng mga nabinyagan sa Simbahan ni Cristo ay itinala upang “sila ay maalaala at mapangalagaan ng mabuting salita ng Diyos” (Moroni 6:4).
Itinuro ni Joseph Smith na dapat tumawag ng isang tagapagtala sa bawat ward upang “makagawa ng isang talaan ng katotohanan sa harapan ng Panginoon” (Doktrina at mga Tipan 128:2). Binigyang-diin din niya ang kahalagahan ng masigasig na pag-iingat ng talaan nang isulat niya, “Kung ano man ang inyong itinala sa lupa ay maitatala sa langit, at anuman ang hindi mo itatala sa lupa ay hindi maitatala sa langit” (Doktrina at mga Tipan 128:8; tingnan din sa mga talata 2–9).
33.1
Buod ng mga Talaan ng Simbahan
Ang mga talaan ng Simbahan ay sagrado. Ang impormasyon sa mga ito ay sensitibo at dapat pangalagaan. Ang mga system para sa mga talaan ng Simbahan ay nagbibigay sa isang tao ng access sa mga membership information ayon sa kanyang calling. Ang mga awtorisadong tao lamang ang dapat bigyan ng access. Dapat lamang nilang gamitin ang mga impormasyong ito para sa mga layuning kaugnay ng kanilang mga calling (tingnan sa 33.8).
Ang mga talaan ay makakatulong sa mga lider na:
Tukuyin kung sino ang maaaring nangangailangan ng espesyal na pangangalaga.
Tukuyin kung aling mga ordenansa ng kaligtasan ang natanggap na o maaaring kailanganin ng isang tao.
Hanapin ang mga miyembro.
Ang mga sumusunod na uri ng talaan ay iniingatan sa mga unit ng Simbahan:
Mga report hinggil sa pakikibahagi ng mga miyembro (tingnan sa 33.5)
Ang lahat ng clerk ay dapat mayroong di-mapagdududahang integridad at sinusunod ang mga kautusan ng Panginoon. Sila ay dapat:
Mayroong current temple recommend.
Maingat na mga tagapag-ingat ng mga talaan.
Mahusay na mga guro at tagapangasiwa.
Maingat na sinusunod ng mga clerk ang kasalukuyang mga patakaran upang maingatan ang pondo ng Simbahan at matiyak na tama ang mga impormasyong nasa mga talaan ng Simbahan. Kaagad na inaabisuhan ng mga clerk ang mga priesthood leader tungkol sa mga hindi tamang gawain. Kung nagkaroon ng mga problema sa paglutas sa mga hindi tamang gawain, dapat kontakin ng clerk ang Confidential Records Office sa headquarters ng Simbahan. Makikita ang contact information sa ibaba:
Telepono: 1-801-240-2053 o 1-800-453-3860, extension 2-2053
Ang tagal ng paglilingkod ng mga clerk ay dapat sapat para matutuhan nila ang kanilang mga tungkulin at mapanatili ang pagpapatuloy ng kanilang gawain (tingnan sa 30.5). Dahil sila ay hindi mga miyembro ng stake presidency o bishopric, hindi sila kailangang i-release kapag muling inorganisa ang stake presidency o bishopric.
33.3
Mga Talaan at Report sa Stake
33.3.1
Stake Presidency
Ang stake president ang namamahala sa pagpapanatili ng mga talaan ng stake. Maaari niyang iatas ang karamihan sa mga gawaing ito sa kanyang mga counselor at mga clerk. Tinitiyak niya na sinusunod nila ang kasalukuyang mga patakaran at pamamaraan ng Simbahan.
33.3.2
Stake Clerk
Bawat stake ay dapat may kwalipikado at kumikilos na stake clerk. Siya ay tinatawag at sine-set apart ng isang miyembro ng stake presidency. Dapat ay hawak niya ang Melchizedek Priesthood at mayroon siyang current temple recommend. Siya ay miyembro ng stake council. Dumadalo siya sa mga miting ng stake tulad ng nakasaad sa 29.3.
Ang stake clerk ay tinuturuan ng stake presidency at kumikilos sa ilalim ng kanilang pamamahala. Maaaring tumawag ng mga assistant stake clerk upang tumulong (tingnan sa 33.3.3).
33.3.2.1
Mga Responsibilidad sa Pag-iingat ng Talaan
Ang stake clerk, o isang inatasang assistant clerk, ay may sumusunod na mga responsibilidad:
Magbigay ng pang-administratibong tulong sa stake presidency.
Mag-ingat ng talaan ng mga takdang-gawain at pagpapasiyang ginawa sa mga stake leadership meeting.
Mag-follow-up sa mga takdang-gawain.
Tiyakin na ang mga talaan at mga report ay tama at napapanahon.
Ang stake clerk ay dapat maging pamilyar sa mga tool sa pag-iingat ng talaan ng Simbahan (tingnan sa 33.0). Ginagamit niya ang mga tool na ito upang matulungan ang mga lider na matukoy ang:
Mga pangangailangan ng mga miyembro at mga organisasyon.
Mga available na resources, kabilang ang pananalapi.
Mga kalakaran, kakayahan, at kahinaan ng stake.
Mga bagay na dapat pagtuunan ng pansin.
Maaaring kabilang sa iba pang mga tungkulin sa pag-iingat ng talaan ang:
Pagtiyak na ang mga ordinasyon sa Melchizedek Priesthood ay naitatala nang wasto at kaagad.
Pag-activate ng mga temple recommend.
Pagdaragdag ng impormasyong medikal sa mga missionary application.
Pamamahala sa paglilipat ng mga talaan ng ward kapag lumikha ng bagong ward o hindi na ipagpapatuloy ang isang ward, o kapag binago ang mga hangganan.
Pagtatala ng mga impormasyon para sa mga stake membership council (tingnan sa 32.9.6).
Pagpapanatili ng mga talaan sa pananalapi (tingnan sa 34.1.2).
33.3.2.2
Muling Pagsusuri ng mga Talaan at Report sa Ward
Kaagad na nakikipagpulong ang stake clerk sa bawat bagong tawag na ward clerk. Siya ay madalaas na nakikipagpulong sa mga ward clerk kung kinakailangan, ngunit hindi ito dapat bababa sa dalawang beses kada taon. Ginagawa ang mga pulong na ito upang matiyak na:
Ang ikapu at iba pang mga talaan sa pananalapi ay naitatala nang wasto (tingnan sa 34.1.2 at 34.2.2).
Ang mga membership record ay ina-update kaagad at tumpak.
Ang mga ward clerk ay pamilyar sa mga tool sa pag-iingat ng talaan ng Simbahan.
Ang mga sertipiko sa pagbabasbas, binyag at kumpirmasyon, at ordinasyon sa priesthood ay naibigay sa mga miyembro ng ward.
Ang taunang membership record audit ay naisasagawa at lahat ng audit exception ay kaagad na itinatama (tingnan sa 33.6.19).
Ang taunang kasaysayan ng ward ay naisusumite sa stake sa pagtatapos ng bawat taon (tingnan sa 33.7).
Ang stake president o ang isang inatasang counselor ay maaaring tumawag at mag-set apart ng isa o higit pang assistant stake clerk kung kinakailangan. Ang mga kalalakihang ito ay dapat na mga mayhawak ng Melchizedek Priesthood at mayroong current temple recommend. Sila ay kumikilos sa ilalim ng patnubay ng stake presidency at ng stake clerk.
Kung kailangan, maaaring tumawag ng isang assistant clerk para sa bawat isa sa mga sumusunod na katungkulan:
Assistant stake clerk—membership (tingnan sa 33.5 at 33.6)
33.4
Mga Talaan at Report sa Ward
33.4.1
Bishopric
Ang bishop ang namamahala sa pag-iingat ng mga talaan ng ward. Maaari niyang iatas ang karamihan sa mga gawaing ito sa kanyang mga counselor at mga clerk. Tinitiyak niya na sinusunod nila ang kasalukuyang mga patakaran at pamamaraan ng Simbahan.
33.4.2
Ward Clerk
Bawat ward ay dapat may kwalipikado at kumikilos na ward clerk. Siya ay inirerekomenda ng bishopric at tinatawag at sine-set apart ng isang miyembro ng stake presidency o ng isang inatasang high councilor. Dapat ay hawak niya ang Melchizedek Priesthood at mayroon siyang current temple recommend. Siya ay miyembro ng ward council. Dumadalo siya sa mga miting ng ward tulad ng nakasaad sa 29.2.
Ang ward clerk ay tinuturuan ng bishopric at ng mga stake clerk. Kumikilos siya sa ilalim ng pamamahala ng bishopric. Maaaring tumawag ng mga assistant ward clerk upang tumulong (tingnan sa 33.4.3).
33.4.2.1
Mga Responsibilidad sa Pag-iingat ng Talaan
Ang ward clerk, o isang inatasang assistant clerk, ay may sumusunod na mga responsibilidad:
Magbigay ng pang-administratibong tulong sa bishopric.
Mag-ingat ng talaan ng mga takdang-gawain at pagpapasiyang ginawa sa mga ward leadership meeting.
Mag-follow-up sa mga takdang-gawain.
Tiyakin na ang mga talaan at mga report ay tama at napapanahon.
Tukuyin ang mga ordenansa na nangangailangan ng pagpapatibay (tingnan sa 38.2.6 at 18.10.3).
Ang ward clerk ay dapat maging pamilyar sa mga tool sa pag-iingat ng talaan ng Simbahan (tingnan sa 33.0). Ginagamit niya ang mga tool na ito upang matulungan ang mga lider na matukoy ang:
Mga pangangailangan ng mga miyembro at mga organisasyon.
Mga available na resources, kabilang ang pananalapi.
Mga kalakaran, kakayahan, at kahinaan ng ward.
Mga bagay na dapat pagtuunan ng pansin.
Kapag nagtitipon ng mga report hinggil sa pakikibahagi ng mga miyembro, ang clerk ay nakikipagtulungan sa mga secretary upang malutas ang maliliit na problema. Tinatalakay niya ang mabibigat na problema sa bishop.
Tinuturuan ng ward clerk o assistant ward clerk ang mga miyembro kung paano nila makikita ang kanilang membership information sa Member Tools app. Maaari din niya silang bigyan ng nakaprint na kopya kung hiniling ng mga miyembro. Hinihikayat ng mga ward clerk ang mga miyembro na ireport ang anumang pagkakamali sa kanilang membership information.
Maaaring kabilang sa iba pang mga tungkulin sa pag-iingat ng talaan ang:
Pagtiyak na ang mga ordenansa ay naitatala nang wasto at kaagad.
Pagtatala ng mga impormasyon para sa mga ward membership council (tingnan sa 32.9.6).
Pag-iingat ng mga talaan sa pananalapi (tingnan sa 34.2.2).
Larawan
sanggol na binabasbasan
33.4.2.2
Pagtuturo sa mga Clerk at mga Secretary
Tinuturan ng ward clerk ang mga assistant ward clerk at ang mga secretary ng mga korum at mga organisasyon. Tinutulungan niya silang maunawaan kung paano makatutulong sa mga lider ang mga impormasyon mula sa mga tool sa pag-iingat ng talaan ng Simbahan.
Ang pagtuturong ito ay lalong mahalaga kapag:
Bagong tawag ang mga assistant ward clerk at ang mga secretary ng mga korum at mga organisasyon.
Ang isang tool sa pag-iingat ng talaan ng Simbahan ay inilabas sa unang pagkakataon o mayroong bagong update.
Maaaring tumawag ng mga assistant ward clerk kung kailangan. Sila ay inirerekomenda ng bishopric at tinatawag at sine-set apart ng isang miyembro ng stake presidency o ng isang inatasang high councilor. Dapat hawak ng mga kalalakihang ito ang Melchizedek o Aaronic Priesthood. Sila ay dapat mayroong current temple recommend. Kung may assistant ward clerk na nakatalaga sa pananalapi, hawak niya dapat ang Melchizedek Priesthood. Ang mga assistant ward clerk ay kumikilos sa ilalim ng patnubay ng bishopric at ward clerk.
Kung kailangan, maaaring tumawag ng isang assistant clerk para sa bawat isa sa mga sumusunod na katungkulan:
Assistant ward clerk—membership (tingnan sa 33.5 at 33.6)
33.4.4
Mga Priesthood at Organization Leader
Ang mga lider ng mga korum at mga organisasyon ang namamahala sa pag-iingat ng mga talaan sa kanilang mga organisasyon. Maaari nilang atasan ang mga secretary na gawin ang karamihan sa gawaing ito. Nakikipagtulungan sila sa mga secretary upang matiyak na ang mga talaan at mga report ay tumpak at napapanahon.
33.5
Mga Report Hinggil sa Pakikibahagi ng mga Miyembro
Ang mga report hinggil sa pakikibahagi ng mga miyembro ay tumutulong sa mga lider na magtuon sa pag-unlad at pangangailangan ng mga miyembro. Kapag maaari, ang mga report na ito ay dapat tingnan online kaysa iprint. Kapag kailangan iprint ang mga report, dapat ingatan ang mga ito bilang paggalang sa privacy ng mga miyembro at pagsunod sa mga lokal na batas ukol sa data protection.
33.5.1
Mga Uri ng Report
33.5.1.1
Mga Report Hinggil sa Attendance
Ang attendance sa sacrament meeting at mga priesthood at organization meeting sa araw ng Linggo ay itinatala online gamit ang LCR o Member Tools.
Sacrament Meeting. Ang attendance sa sacrament meeting ay itinatala ng ward clerk o ng isang assistant ward clerk bawat linggo. Ang attendance ay ang bilang ng mga dumalo sa meeting nang personal o sa pamamagitan ng streaming, kabilang ang mga bisita. Ang mga miyembro ng ward na wala roon dahil mayroon silang ibang takdang-gawain o dumalo sa ibang ward ay binibilang sa ward na kanilang dinaluhan.
Mga Quorum at Organization Meeting sa araw ng Linggo. Ang attendance ay itinatala bawat linggo ng mga quorum at organization secretary at adviser. Ang mga youth leader ay maaari ding tumulong sa pagtatala ng attendance. Ang attendance ay ang bilang ng mga dumalo sa meeting nang personal o sa pamamagitan ng streaming, kabilang ang mga bisita. Ang mga miyembrong naglilingkod sa Primary o bilang mga youth leader sa ward ay binibilang din. Ang mga miyembrong dumadalo sa ibang ward ay binibilang sa ward na kanilang dinaluhan.
Ang ward clerk ay maaaring magtala ng attendance para sa anumang organisasyon.
Bawat bilang sa isang report ay kumakatawan sa isang tunay na tao na may natatanging mga pangangailangan (tingnan sa Helaman 15:13). Ang mga lider ay humihingi ng patnubay sa Panginoon habang pinag-iisipan nila kung sino ang maaaring mangailangan ng kanilang tulong.
Ang Quarterly Report ay naglalaman ng kapaki-pakinabang na mga impormasyon na makapagbibigay sa mga lider ng mga ideya habang naghahangad sila ng inspirasyon tungkol sa kanilang mga pagsisikap sa ministering. Ang report ay makukuha sa Member Tools o sa LCR.
Regular na sumasangguni ang mga lider ng stake at ward sa Quarterly Report para rebyuhin ang progreso ng mga indibiduwal. Kabilang sa report ang mga impormasyon tungkol sa:
Status ng temple recommend ng mga miyembrong tumanggap na ng endowment at ng mga kabataan.
Mga lalaking edad 18–25 na nasa misyon o nakapagmisyon.
Status ng mga ministering interview (tingnan sa 21.3).
Mga prospective elder na nangangailangan ng suporta sa paghahandang tanggapin ang Melchizedek Priesthood.
Attendance sa mga miting sa araw ng Linggo para sa mga bata, kabataan, young single adult, at adult (tingnan sa 33.5.1.1).
Ang pag-unlad ng mga bagong miyembro na nabinyagan at nakumpirma sa nakalipas na 12 buwan.
Ang lahat ng attendance at ministering interview ay itinatala sa Member Tools o sa LCR. Awtomatikong kukumpletuhin ng mga impormasyong ito ang mga katugmang bahagi ng Quarterly Report.
Kinukumpleto at isinusumite ng bawat ward ang Quarterly Report sa headquarters ng Simbahan. Nirerebyu ng clerk ang report kasama ang bishop at isinusumite ito bago ang ika-15 ng kasunod na buwan pagkatapos ng bawat quarter.
Maaaring rebyuhin ng stake presidency ang Quarterly Report na isinumite ng bawat ward. Makatutulong ito sa kanila na masubaybayan ang progreso at malaman kung saan kailangan ang suporta at pagtuturo. Maaari ding tingnan ng mga miyembro ng stake council ang bawat Quarterly Report.
33.5.2
Mga Listahan ng mga Miyembro
Ang mga tool sa pag-iingat ng talaan ng Simbahan ay nagbibigay sa mga lider ng access sa mga listahan ng mga miyembro. Ang mga listahang ito ay makatutulong sa mga lider na matukoy:
Ang mga miyembro na hindi pa natanggap ang mga ordenansang maaari na nilang tanggapin.
Ang mga kabataang lalaki at kabataang babae na maaaring magmisyon.
Ang mga kabataan na walang current temple recommend.
Ang mga kabataan na kailangang iiskedyul para makausap ng isang miyembro ng bishopric.
Ang mga lider ng korum at organisasyon ay dapat may access sa mga listahan ng mga miyembro sa kanilang korum o organisasyon.
33.6
Mga Membership Record
Kabilang sa mga membership record ang pangalan, contact information, mga detalye ng ordenansa, at iba pang mahahalagang impormasyon ng mga miyembro. Ang ward ay dapat mayroong membership record para sa bawat miyembrong naninirahan sa loob ng mga hangganan nito.
Ang mga membership record ay dapat iniingatan sa ward kung saan naninirahan ang miyembro. Ang mga eksepsyon, na dapat ay bibihira lamang, ay nangangailangan ng pagsang-ayon ng mga bishop at stake president na may kinalaman dito. Para humiling ng eksepsyon, ginagamit ng stake president ang LCR para isumite ang kahilingan sa Office of the First Presidency.
Ang mga membership record ang tanging paraan ng pagtatala ng mga ordenansa at iba pang opisyal na gawain sa mga permanenteng talaan ng Simbahan. Samakatwid, tinitiyak ng bishop na ang mga clerk ay nag-iingat ng tumpak na mga talaan. Tinitiyak din niya na ina-update ng mga clerk ang impormasyon gamit ang LCR. Napakahalagang gawin kaagad ang mga sumusunod:
Pagtala ng impormasyon tungkol sa ordenansa.
Paglipat o pagkuha ng mga membership record ng mga miyembro na umalis o lumipat sa ward.
Paglikha ng mga record para sa mga bagong miyembro at mga bagong anak ng mga magulang na miyembro.
Pagtala ng pagkamatay ng isang miyembro. (Ang kamatayan ng isang miyembro ay dapat naitala na bago maisagawa ang mga ordenansa sa templo para sa kanya. Tingnan sa 28.1.)
Pagtala ng impormasyon tungkol sa mga kasal at household.
Tinitiyak ng bishop o stake president na ang membership record ay nasa tamang ward bago interbyuhin ang isang miyembro para tumanggap ng:
Calling sa Simbahan.
Temple recommend.
Melchizedek Priesthood o maordenan sa isang katungkulan sa priesthood na iyon.
Tinitiyak din niya na ang record ay hindi naglalaman ng alinman sa mga sumusunod:
Isang anotasyon
Isang komento tungkol sa restriksyon sa pagbubuklod o ordenansa
Pormal na mga restriksyon sa pagkamiyembro
Kung minsan, ang isang miyembro ay wala pang isang taong tuluy-tuloy na naninirahan sa ward. Sa gayong sitwasyon, kokontakin ng bishop o ng isang inatasang counselor ang dating bishop bago magsagawa ng interbyu para magbigay ng temple recommend o magrekomenda ng ordinasyon sa Melchizedek Priesthood. Ang layunin ng pagkontak na ito ay para itanong kung may anumang bagay na nauukol sa pagkamarapat na dapat isaalang-alang. Kapag may nalamang kumpidensyal na impormasyon ang counselor, tatapusin niya ang usapan. Sasabihan niya ang kanyang bishop na kontakin ang dating bishop bago isagawa ang interbyu.
Kahit anong mangyari, ang mga membership record ay hindi dapat ibigay o ipakita kahit kanino maliban sa bishop o sa clerk.
Maaaring tingnan ng mga miyembro sa Member Tools app ang kanilang sariling membership information at ang membership information ng kanilang mga anak na umaasa pa sa kanila at nakatira sa kanilang tahanan. Maaari din silang humiling sa clerk ng naka-print na mga kopya ng kanilang mga Individual Ordinance Summary. Kung may makikitang mga pagkakamali, tinitiyak ng clerk na ang mga ito ay naitama sa mga membership record.
Ang mga tagubilin kung paano lumikha ng membership record ay makikita sa LCR. Makukuha rin doon ang mga tagubilin kung paano itatala ang kasal o kamatayan.
Para sa mga sitwasyong hindi tinalakay sa bahaging ito, dapat kontakin ng mga lider ang Global Services Department o ang area office.
33.6.1
Mga Pangalang Gamit sa mga Talaan ng Simbahan
Ang legal na pangalan ng tao, ayon sa lokal na batas o kaugalian, ang dapat gamitin sa mga membership record at sa mga sertipiko ng ordenansa.
33.6.2
Mga Member of Record
Ang sumusunod na mga indibiduwal ay mga member of record at dapat mayroong membership record:
Ang mga nabinyagan at nakumpirma
Ang mga wala pang 9 na taong gulang na nabasbasan pero hindi pa nabinyagan
Ang mga walang pananagutan dahil sa mga kapansanan sa pag-iisip, anuman ang edad
Ang mga batang hindi pa nabasbasan na wala pang 9 na taong gulang kung angkop ang lahat ng ito:
Miyembro ng Simbahan ang kahit isang magulang o lolo o lola.
Ang ama at ina ay nagbigay ng pahintulot na lumikha ng record. (Kung isang magulang lamang ang mayroong legal na kustodiya sa bata, ang pahintulot ng magulang na ito ay sapat na.)
Ang taong edad 9 pataas na mayroong membership record ngunit hindi pa nabinyagan at nakumpirma ay hindi itinuturing na member of record. Gayunman, ang membership record ay iniingatan pa rin ng ward kung saan nakatira ang tao hanggang sa siya ay maging 18 taong gulang. Sa panahong iyon, kung pipiliin ng tao na huwag magpabinyag, kakanselahin ng bishop ang membership record. Kailangan ang pahintulot ng stake president.
Hindi kinakansela ang mga record para sa mga hindi nabinyagan dahil sa kapansanan sa pag-iisip maliban kung hiniling ito ng tao o ng isang legal na tagapag-alaga, kabilang na ang isang magulang.
33.6.3
Mga Record ng mga Bagong Miyembro ng Ward
Ang ward clerk o isang assistant ward clerk ay kaagad na kinokontak ang mga bagong miyembro ng ward pagkarating ng kanilang mga membership record para rebyuhin ang Individual Ordinance Summary para matiyak na tama ito.
Para sa mga tagubilin tungkol sa pagpapakilala ng mga bagong miyembro ng ward matapos matanggap ang kanilang mga record o pagkatapos nilang mabinyagan o makumpirma, tingnan ang 29.2.1.1.
33.6.4
Mga Record ng mga Miyembrong Lumipat o Pansamantalang Hindi Naninirahan sa Kanilang Tahanan
Kinukuha ng mga lider ng ward, ministering brother, ministering sister, o clerk ang bagong address ng mga miyembro sa sandaling malaman nilang balak lumipat ng mga miyembro sa ibang ward. Ililipat ng clerk ang mga record sa bagong ward kapag nakalipat na ang mga miyembro. Maaari ding hilingin ng mga clerk ang mga record ng mga miyembro na lumipat sa kanilang ward kapag ang mga record ay hindi pa naipadala ng dating ward.
Kung hindi malaman ng clerk kung saan lumipat ang mga miyembro, ang record ay ililipat sa Finding Lost Members list sa LCR. Regular na nirerebyu ng mga lider ng elders quorum at Relief Society ang report na ito at ginagamit nila ang resources na mayroon sila para mahanap ang mga miyembrong ito. Maaaring tumulong ang iba pang mga miyembro ng ward council o mga missionary.
Kapag natukoy ang lokasyon ng miyembro, ililipat ng clerk ang record sa tamang unit. Kung hindi matagpuan ang lokasyon ng miyembro matapos gamitin ang lahat ng resources sa paghahanap, hihingin ng clerk ang pag-apruba ng bishop para ibalik ang record sa headquarters ng Simbahan.
Ang mga record sa Finding Lost Members list ay nasa ward pa rin, ngunit ang mga ito ay hindi makikita sa mga listahan ng miyembro at mga report, at hindi rin kabilang ang mga ito sa estadistika ng unit.
Kapag ang isang tao ay umalis sa isang ward nang mahigit tatlong buwan, ililipat ng clerk ang membership record sa bagong ward maliban kung balak ng miyembro na bumalik pagkatapos umalis para sa pansamantala o pana-panahong pagtatrabaho o pagpasok sa eskuwela na maaaring tumagal nang mahigit tatlong buwan.
Kapag ang isang tao ay umalis sa isang ward nang hindi aabutin sa tatlong buwan at may balak bumalik, ang membership record ay iingatan sa ward.
Kapag hindi sigurado ang mga lider kung gaano katagal nasa malayo ang isang tao, iingatan nila ang record sa ward kung saan pinakamainam na matutugunan ang mga pangangailangan ng miyembro.
33.6.5
Mga Out-of-Unit Member Record
Ang membership record ng isang tao ay maaari lamang ingatan sa iisang ward. Ang bishop lamang ng ward na iyon ang namamahala sa pag-update ng membership record, pagsasagawa ng mga ordenansa, at pagsasagawa ng mga interbyu sa miyembro.
Kinakailangan sa ilang sitwasyon na maitala sa pangalawang ward ang pangalan at contact information ng miyembro (tingnan ang 33.6.11 at 33.6.13 para sa mga halimbawa). Sa ganitong mga sitwasyon, ang clerk ng pangalawang ward ay lumilikha ng isang out-of-unit member record. Ginagamit niya ang LCR para malikha ang record na ito.
Ang mga miyembrong may out-of-unit record ay maaaring tumanggap ng calling sa ward na iyon. Kasama rin ang mga ito sa mga ward directory at attendance roll.
33.6.6
Mga Record ng mga Miyembrong Naglilingkod sa Labas ng Kanilang Geographic Ward
33.6.6.1
Mga Record ng mga Miyembrong May Iba Pang mga Katungkulan sa Simbahan
Kung ang mga miyembro ay may mga katungkulan sa Simbahan sa labas ng kanilang geographic ward, ang kanilang membership record at talaan sa pananalapi ay iingatan sa geographic ward. Kung kakailanganin na umalis ang mga miyembro sa kanilang geographic ward sa loob ng tatlong buwan o mahigit pa dahil sa isang katungkulan, at kung sasamahan sila ng kanilang mga anak, ang kanilang mga membership record ay ililipat sa bagong ward. (Tingnan sa 33.6.4.)
Ang mga young single adult na edad 18 hanggang 30 ay maaaring piliing maging miyembro ng kanilang geographic ward o ng isang YSA ward kung may itinatag na ganitong ward sa kanilang lugar. Kung pinili nila ang isang YSA ward, dumadalo sila sa ward na nakakasakop sa lugar kung saan sila nakatira. Inaabisuhan din nila ang bishop ng kanilang geographic ward. Ang membership record ay iniingatan sa ward na dinadaluhan nila.
Ang mga alituntuning ito ay angkop din sa mga single adult na edad 31 hanggang 45 na piniling maging miyembro ng isang single adult ward.
Kung may plano ang isang young single adult na pansamantalang dumalo sa isang ward (halimbawa, habang nag-aaral), ang membership record ay iingatan sa ward na kanyang dinadaluhan. Sa pahintulot ng miyembro, ang clerk ng ward kung saan nakatira ang pamilya ng miyembro ay maaaring lumikha ng out-of-unit record para sa kanya (tingnan sa 33.6.5).
33.6.8
Mga Record ng mga Miyembrong Nakatira sa mga Ospital o Bahay-Kalinga
Ang record ng mga miyembrong nakatira sa mga ospital o bahay-kalinga ay dapat nasa ward na pinakamainam na makatutulong sa kanila. Kadalasan ay sa ward ito na kinaroroonan ng ospital o bahay-kalinga.
33.6.9
Mga Record ng mga Miyembrong Naglilingkod sa Military
Kapag pumasok ang isang miyembro sa military para magsanay, ang membership record ay iingatan sa geographic ward hanggang sa mailipat siya sa mas pangmatagalang destino. Sa panahong iyon, dapat kontakin ng miyembro ang geographic ward at ibigay ang pangalan at address ng bagong ward.
33.6.10
Mga Record ng mga Miyembrong May Kapansanan sa Pag-iisip
Ang isang taong edad 8 pataas na may kapansanan sa pag-iisip, kanyang mga magulang (kung angkop), at ang bishop ay magkakasamang magsasanggunian para matukoy kung siya ay may pananagutan. Kung natukoy na siya ay walang pananagutan, ilalagay ng bishop o clerk ang “Hindi Mananagot” sa bahagi para sa binyag sa kanyang membership record sa LCR. Ang record ay hindi kakanselahin. Hindi kailangan ng isang tao ang mga ordenansa kung nakasaad sa kanyang record na siya ay walang pananagutan.
Kung minsan, ang isang indibiduwal, kanyang mga magulang, at ang bishop ay nagsasanggunian kalaunan at natukoy na siya ay may pananagutan matapos maitala sa kanyang record na siya ay “Hindi Mananagot.” Sa gayong sitwasyon, maaaring alisin ng bishop o ng clerk (sa pag-apruba ng bishop) ang talang “Hindi Mananagot.” Para sa karagdagang impormasyon, tingnan ang 38.2.4.
33.6.11
Mga Record ng mga Miyembrong Bingi o Hirap Makarinig
Ang mga miyembrong gumagamit ng sign language, at ang kanilang malalapit na kapamilya o legal na tagapag-alaga, ay maaaring piliing maingatan ang kanilang mga membership record sa Simbahan sa alinman sa mga sumusunod na lugar:
Sa kanilang geographic ward
Sa isang ward na para sa mga miyembrong bingi at hirap makarinig na nakatira sa loob ng mga hangganan ng ward na iyon
Sa isang ward na namamahala sa isang group para sa mga miyembrong bingi at hirap makarinig na naninirahan sa loob ng isang partikular na lugar o geographic area na tinukoy ng stake president o ng Area President
Sa sitwasyong ito, ang mga record ng isang indibiduwal o pamilya ay maaaring nasa isang unit, at maaari silang maging mga out-of-unit member sa isa pang unit. Halimbawa, ang ilang miyembro ng isang pamilya ay maaaring piliing ilipat ang kanilang mga record sa isang unit para sa mga bingi at hirap makarinig, at sila ay maaaring maging mga out-of-unit member sa kanilang geographic unit. Para sa karagdagang impormasyon, tingnan ang 33.6.5.
Ang mga miyembrong bingi o mahirap makarinig ay maaaring dumalo sa pamamagitan ng internet sa mga ward o group na inorganisa para sa mga bingi o hirap makarinig na hindi sakop ang kanilang lugar. Maaari silang dumalo kahit na wala sa unit na iyon ang kanilang mga record. Bago dumalo sa pamamagitan ng internet, dapat nilang kontakin ang bishop ng ward at ipaalam sa kanya ang kanilang kagustuhang dumalo.
33.6.12
Mga Record ng mga Batang Ampon
Ang mga record ng mga batang ampon ay maaaring likhain o i-update matapos lamang na maging legal ang pag-aampon. Ang pangalan sa record ay dapat katulad ng nakasaad sa desisyon ng korte hinggil sa pag-aampon. Ang mga record ng mga magulang na nag-ampon ay maaari lamang i-update kapag naging legal na ang pag-aampon.
33.6.13
Mga Record ng mga Anak ng mga Diborsiyadong Magulang
Ang lahat ng membership record ay ginagamit ang legal na pangalan ng isang tao, ayon sa lokal na batas o kaugalian. Kabilang dito ang mga anak ng mga magulang na nagdiborsiyo. Ang legal na pangalan sa membership record ang siyang dapat ding itala sa mga sertipiko ng mga basbas at mga ordenansa ng priesthood.
Ang mga anak ng diborsiyadong mga magulang ay kadalasang dumadalo sa mga miting ng Simbahan sa mga ward ng dalawang magulang. Bagama’t isang unit lamang ang maaaring mag-ingat at mag-update ng opisyal na membership record ng isang tao, maaaring gumawa ng out-of-unit member record sa iba pang ward na dinadaluhan niya (tingnan sa 33.6.5). Nakatutulong ito na maipasama sa mga listahan ng ward at attendance roll ng klase ang pangalan at contact information ng isang anak.
Ang mga anak na mayroong out-of-unit member record ay maaaring tumanggap ng calling sa unit na iyon. Nakatutulong ito para matiyak na sila ay lubos na makakabahagi saanman sila dumalo.
Mga Restriksyon sa Paglilipat ng mga Membership Record
Kung ang isang miyembro ay lumipat habang may nakabinbin na pormal na mga restriksyon sa pagkamiyembro sa Simbahan o iba pang mabigat na suliranin, maaaring lagyan ng bishop o ng isang awtorisadong clerk ng restriksyon sa paglilipat ang membership record. Ginagamit niya ang LCR para gawin ito.
Ang record na may restriksyon sa paglilipat ay ililipat lamang sa bagong unit kapag ang priesthood leader na naglagay ng restriksyon ay nagbigay ng awtorisasyon na alisin ito.
33.6.16
Mga Record mula sa “Address Unknown” File
Kung minsan, ang isang miyembro ay natatagpuan matapos mailagay ang kanyang record sa “address unknown file” sa headquarters ng Simbahan. Sa sitwasyong ito, hinihiling ng ward clerk ang record gamit ang LCR. Ang record ay may kalakip na mensahe na naghihikayat sa bishopric, at sa mga lider ng korum at organisasyon na bisitahin ang tao sa lalong madaling panahon at i-fellowship ito. Ang mga full-time missionary ay maaari ding hilingan na bisitahin at i-fellowship ang mga miyembrong ito.
33.6.17
Pagtatala at Pagwawasto sa mga Impormasyon ng Ordenansa
Bawat taon, tinitiyak ng stake clerk o isang assistant stake clerk na nagsasagawa ng audit ng mga membership record sa bawat ward gamit ang LCR. Ang stake president ay maaaring tumawag ng iba pa na may karanasan sa pag-iingat ng membership record para tumulong sa mga audit na ito. Ang mga audit ay dapat makumpleto sa ika-30 ng Hunyo ng bawat taon.
33.7
Mga Talaan ng Kasaysayan
33.7.1
Mga Kasaysayan ng Ward at Stake
Iniutos ng Panginoon na dapat magsulat at mag-ingat ng isang “kasaysayan ng lahat ng mahalagang bagay” hinggil sa Kanyang Simbahan (Doktrina at mga Tipan 69:3; tingnan din sa talata 5; Alma 37:2).
Dapat idokumento ng bawat unit sa Simbahan ang lahat ng mahahalagang bagay na may kinalaman sa unit. Kabilang sa mga bagay na ito ang mga talang pangkasaysayan mula sa mga lider ng unit. Ang pagtukoy sa mahahalagang bagay ay pinakamainam na magagawa sa pamamagitan ng:
Pagninilay-nilay tungkol sa mga pagsisikap na tulungan ang mga indibiduwal at pamilya.
Pagkilala sa mga makabuluhang karanasan na nagpapakita ng impluwensya ng Diyos sa buhay ng Kanyang mga anak.
Ang pag-iingat ng kasaysayan ay isang espirituwal na gawain na magpapalakas sa pananampalataya ng mga nagsusulat at nagbabasa nito. Ang pagdokumento ng mga kuwento sa buong taon ay tutulong na maging maganda ang kalidad ng itinatalang kasaysayan.
Ang mga priesthood leader at mga lider ng organisasyon sa stake at ward ay nag-susulat ng mga kuwento gamit ang Unit History tool sa ChurchofJesusChrist.org. Ang mga stake at ward clerk ang may pangunahing responsibilidad na i-organisa at pag-ugnayin ang mga pagsisikap para sa gawaing ito. Ang stake presidency at bishopric ay maaaring tumawag ng isang stake o ward history specialist upang tumulong. Ang mga karagdagang tagubilin ay makukuha sa Quick Start Guide ng tool.
Maaaring gamitin ng mga miyembro ang Unit History tool para makita ang mga kuwentong nai-publish ng mga lider ng kanilang ward at stake. Ang nakapublish na mga kuwento ay awtomatikong pinangangalagaan ng Simbahan.
33.7.2
Kasaysayan ng Simbahan
Ang Church History Department ay pumipili ng ilang talaan ng kasaysayan, kabilang na ang mga personal na talaan, sining, at mga artepakto “para sa ikabubuti ng simbahan, at para sa bumabangong salinlahi” (Doktrina at mga Tipan 69:8). Ang mga tanong tungkol sa kahalagahan sa kasaysayan ng mga talaan ay maaaring ipadala sa:
Ang mga talaan ng Simbahan ay kumpidensyal, ang mga ito man ay nasa papel o digital. Kabilang dito ang:
Mga membership record.
Mga talaan sa pananalapi.
Mga tala mula sa mga miting.
Mga opisyal na form at dokumento (kabilang na ang mga talaan ng mga membership council).
Mga tala mula sa mga pribadong interbyu.
Pinangangalagaan ng mga lider at clerk ang mga talaan ng Simbahan sa pamamagitan ng pangangasiwa, pagtatago, at pagtapon sa mga ito sa paraang napoprotektahan ang pribadong buhay ng mga indibiduwal. Tinitiyak ng mga lider na ang mga impormasyong kinukuha mula sa mga miyembro ay:
Limitado lamang sa hinihingi ng Simbahan.
Ginagamit lamang para sa mga layuning inaprubahan ng Simbahan.
Ibinibigay lamang sa mga taong awtorisadong gamitin ito.
Ang mga impormasyong nakatago sa mga computer ay dapat mapanatiling ligtas at protektado (tingnan sa 33.9.1). Tinitiyak ng mga lokal na lider na hindi ginagamit para sa personal, pulitikal, o komersiyal na mga layunin ang ganitong mga impormasyon. Ang mga impormasyon mula sa mga talaan ng Simbahan, kabilang ang impormasyong ukol sa kasaysayan, ay hindi maaaring ibigay sa mga indibiduwal o ahensya na nagsasagawa ng research o mga survey (tingnan sa 38.8.37).
Dapat sundin ng mga lider at miyembro ang mga tuntunin sa 38.8.13 para maprotektahan ang mga stake at ward directory.
33.9
Pangangasiwa sa mga Talaan
Ang mga lider ng stake at ward ay dapat gumawa ng mga epektibong pangangasiwa sa mga talaan bilang bahagi ng kanilang pamamaraan sa pag-iingat ng mga ito. Ang tatlong mahahalagang bahagi ng pangangasiwa sa mga talaan ay nakasaad sa bahaging ito.
33.9.1
Proteksyon
Ang lahat ng talaan, report, at impormasyon ng Simbahan ay dapat protektahan laban sa di-awtorisadong pag-access, pagbabago, pagkasira, o pagkakalantad. Ang impormasyong ito ay dapat itago sa ligtas na lugar. Ang mga napakasensitibong tala, kabilang ang mga computer printout, ay dapat nakatago sa isang naka-lock na drawer o cabinet sa opisina ng lider kung hindi ginagamit.
Kung saan posible, ang mga electronic na kopya ng mga talaan, report, at datos ay dapat ma-encrypt at protektado ng password. Ang nawala o ninakaw na mga device o storage media na pag-aari ng Simbahan ay dapat ireport kaagad sa incidents.ChurchofJesusChrist.org. Ang maling paggamit sa impormasyon ng Simbahan ay dapat ding ireport.
33.9.1.1
Mga Username at Password
Hindi dapat ibahagi ng mga stake president, bishop, at iba pang mga lider ang kanilang username at password sa mga counselor, clerk, executive secretary, o iba pa. Hindi rin nila dapat ilagay ang mga ito sa mga device na maaaring makita o ma-access ng ibang tao.
Ang mga password ay dapat 12 character o mas mahaba pa at hindi dapat madaling mahulaan. Ang mga lider ay lubos na hinihikayat na gamitin ang two-step verification (na kilala rin bilang multifactor authentication) sa kanilang Church account hangga’t maaari.
33.9.1.2
Mga Computer at Data Storage na Ginagamit Din ng Ibang Tao
Hindi dapat ilagay ng mga lider at clerk ang mga membership o financial information sa mga computer na ginagamit din ng ibang tao kung saan maaaring ma-access ng mga hindi awtorisadong tao ang mga impormasyong ito.
33.9.1.3
Data Privacy
Maraming bansa ang nagpatupad ng mga data protection law na siyang namamahala sa pagproseso ng mga personal data. Kabilang dito ang mga impormasyon sa mga membership record at iba pang mga talaan ng Simbahan na tumutukoy sa mga indibiduwal. Ang mga lider na may mga tanong tungkol sa pagpapatupad ng mga data protection law sa pamamahala ng mga lokal na talaan ng Simbahan ay maaaring kontakin ang data privacy office ng Simbahan sa DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Pagpapanatili
Ang mga talaan ay dapat ingatan lamang kung kailangan pa ito sa layuning pang-administratibo, legal, at para sa kasaysayan. Ang mga talaan sa pananalapi ay dapat ingatan sa loob ng hindi kukulangin sa tatlong taon nang hindi kabilang ang kasalukuyang taon. Ang mga lider na may mga tanong tungkol sa kung gaano katagal iingatan ang mga talaan ay dapat kontakin ang Global Services Department o ang area office.
33.9.3
Pagtatapon
Ang mga talaan na luma na o hindi na kailangan ay dapat siraing maigi upang hindi na mabawi o mabuong muli ang impormasyon. Kapag nagbubura ng mga digital na membership o financial information, dapat tiyakin ng lider na hindi na ito muling maa-access sa anumang makatwirang paraan.
Ang mga talaan na maaaring maging mahalaga sa kasaysayan ay hindi dapat itapon, sirain, o ilagay sa ward resource center (library). Ang mga tanong tungkol sa kahalagahan ng mga talaan ng kasaysayan ay maaaring iparating sa Church History Library (makikita ang contact information sa 33.7.2).
33.10
Mga Stake at Ward Technology Specialist
Ang stake presidency ay tumatawag ng isa o higit pang mga miyembro ng stake para maglingkod bilang mga stake technology specialist. Ang bishopric ay maaaring tumawag ng isa o higit pang mga miyembro ng ward para maglingkod bilang mga ward technology specialist. Ang mga calling na ito ay maaaring gampanan ng mga kalalakihan, kababaihan, at kabataan.
Ang mga stake technology specialist ay naglilingkod sa ilalim ng patnubay ng stake clerk. Ang mga ward technology specialist ay naglilingkod sa ilalim ng patnubay ng ward clerk o ward executive secretary, ayon sa pasiya ng bishop. Maaaring kabilang sa kanilang mga responsibilidad ang mga sumusunod:
Tulungan ang mga lider ng stake o ward sa mga pangangailangang teknikal.
Turuan ang mga miyembro kung paano i-access at gamitin ang mga media, app, at iba pang teknolohiya ng Simbahan, kabilang na ang FamilySearch.org.
Suportahan ang mga lider at guro na gumagamit ng teknolohiya para gampanan ang kanilang mga calling.
Pangasiwaan ang pag-stream ng mga miting at klase para sa mga hindi makadalo (tingnan sa 29.7).
Bukod pa rito, taglay ng stake technology specialist ang mga sumusunod na responsibilidad sa pangangasiwa sa mga computer ng Simbahan sa stake, kabilang na ang nasa mga FamilySearch center:
Ipatupad ang direktiba mula sa stake presidency tungkol sa paglalagay, pagbabahagi, paglilipat, at pag-iiskedyul ng lahat ng computer sa stake.
Mag-ingat ng isang updated na imbentaryo ng lahat ng computer hardware sa stake, kabilang ang mga serial number, model, kapasidad, at pisikal na lokasyon.
Tiyakin na (1) ligtas ang mga computer, software, at kumpidensyal na impormasyon at (2) naba-back up nang regular ang mga data file.
Maging pamilyar sa mga pangkalahatang patakaran para sa mga computer ng Simbahan (tingnan sa 38.8.10).
Maging pamilyar sa mga tuntunin para sa pagkuha ng at pangangasiwa sa mga computer ng Simbahan.
Kung kailangan, pinag-uugnay ng mga stake technology specialist ang gawain ng mga ward technology specialist. Tinuturuan din nila ang mga ward technology specialist.