„33. Záznamy a zprávy“, Všeobecná příručka: Služba v Církvi Ježíše Krista Svatých posledních dnů (2020).
„33. Záznamy a zprávy“, Všeobecná příručka.
Obrázek
muži sledují obrazovku počítače
33.
Záznamy a zprávy
33.0
Úvod
Postupy uvedené v této kapitole se všeobecně týkají jednotek, které používají církevní on-line nástroje pro správu záznamů, k nimž patří systém Zdroje pro vedoucí a referenty (LCR), aplikace Nástroje pro členy a Adresář a mapa sboru. Jednotky, které k těmto nástrojům přístup nemají, mají spolupracovat se střediskem Global Services Department nebo s územní kanceláří.
Správa záznamů byla a je v Pánově Církvi vždy důležitá. Například:
Moroni učil, že jména těch, kteří byli pokřtěni do Církve Kristovy, byla zaznamenána, „aby na ně mohlo býti pamatováno a aby mohli býti vyživováni dobrým slovem Božím“ (Moroni 6:4).
Joseph Smith nařídil, aby byl v každém sboru povolán zapisovatel, aby „mohl učiniti záznam v pravdě před Pánem“ (Nauka a smlouvy 128:2). Také zdůraznil důležitost pečlivé správy záznamů, když napsal: „Cokoli zaznamenáte na zemi, bude zaznamenáno v nebi, a cokoli nezaznamenáte na zemi, nebude zaznamenáno v nebi“ (Nauka a smlouvy 128:8, viz také verše 2–9).
33.1
Přehled církevních záznamů
Církevní záznamy jsou posvátné. Informace v nich jsou citlivé a mají být ochraňovány. Oprávnění k přístupu k údajům o členství v církevních systémech pro správu záznamů je závislé na povoláních. Přístup k těmto údajům mají získat pouze ti, kteří jsou k tomu oprávněni. Tyto údaje mají používat pouze pro účely, které se konkrétně týkají jejich povolání (viz oddíl 33.8).
Záznamy mohou vedoucím pomáhat:
zjišťovat, kdo může potřebovat zvláštní péči;
zjišťovat, které obřady týkající se spasení již dotyčný obdržel nebo možná potřebuje;
zjišťovat adresu bydliště členů.
V církevních jednotkách jsou spravovány tyto typy záznamů:
zprávy o zapojení a účasti členů (viz oddíl 33.5),
Všichni referenti mají být nezpochybnitelně bezúhonní a mají dodržovat Pánova přikázání. Mají:
mít platné chrámové doporučení;
být pečlivými správci záznamů;
být schopnými učiteli a administrátory.
Referenti se pečlivě řídí stávajícími pravidly a postupy, aby ochraňovali finanční prostředky Církve a aby zajistili, že církevní záznamy budou aktuální a přesné. Referenti bezodkladně informují kněžské vedoucí o jakýchkoli nepatřičných krocích či situacích. Pokud při řešení nepatřičných kroků či situací nastanou nějaké těžkosti, mají se referenti obrátit na Kancelář důvěrných záznamů v církevním ústředí. Kontaktní údaje jsou uvedeny níže:
Telefon: +1-801-240-2053 nebo +1-800-453-3860, linka 2-2053
Bezplatné číslo (číslo na středisko GSD): 800 142 827
Délka služby referentů má být dostatečně dlouhá na to, aby se naučili svým povinnostem a zachovali kontinuitu své práce (viz oddíl 30.5). Vzhledem k tomu, že nejsou členy předsednictva kůlu ani biskupstva, nemusí být při reorganizaci předsednictva kůlu nebo biskupstva uvolněni.
33.3
Záznamy a zprávy na úrovni kůlu
33.3.1
Předsednictvo kůlu
Na správu záznamů na úrovni kůlu dohlíží president kůlu. Velkou část této práce může delegovat svým rádcům a referentům. Dbá na to, aby se řídili stávajícími církevními pravidly a postupy.
33.3.2
Referent kůlu
Každý kůl má mít kompetentního a schopného referenta kůlu. Povolává a ustanovuje ho člen předsednictva kůlu. Má být nositelem Melchisedechova kněžství a mít platné chrámové doporučení. Je členem rady kůlu. Účastní se kůlových shromáždění, setkání a schůzek, jak je to uvedeno v oddíle 29.3.
Referenta kůlu školí předsednictvo kůlu, udílí mu pokyny a referent pracuje pod jeho vedením. Na pomoc mohou být povoláni pomocní referenti kůlu (viz oddíl 33.3.3).
33.3.2.1
Zodpovědnosti týkající se správy záznamů
Referent kůlu, nebo pověřený pomocný referent, má tyto zodpovědnosti:
poskytuje administrativní podporu předsednictvu kůlu;
vede záznam o úkolech, pověřeních a rozhodnutích stanovených na kůlových setkáních a schůzkách vedoucích;
kontroluje plnění zadaných úkolů a pověření;
dbá na to, aby záznamy a zprávy byly správné a přesné a aby byly vyplňovány včas.
Referent kůlu se má obeznámit s církevními nástroji pro správu záznamů (viz oddíl 33.0). Tyto nástroje používá k tomu, aby vedoucím pomáhal rozpoznat:
potřeby členů a organizací;
dostupnost zdrojů, včetně financí;
trendy a silné i slabé stránky kůlu;
oblasti, kterým je potřeba věnovat pozornost.
K dalším povinnostem při správě záznamů může patřit:
dbát na to, aby byla řádně a bezodkladně zaznamenána vysvěcení k Melchisedechovu kněžství;
aktivovat chrámová doporučení;
přidávat k přihláškám na misii informace o zdravotním stavu;
Referent kůlu se schází s každým novým referentem sboru krátce poté, co byl referent sboru povolán. S referenty sborů se schází tak často, jak je to zapotřebí, avšak alespoň dvakrát ročně. Účelem těchto schůzek je zajistit:
řádné zaznamenávání desátku a dalších finančních záznamů (viz oddíly 34.1.2 a 34.2.2);
bezodkladnou a náležitou aktualizaci záznamů o členství;
obeznámení referentů sborů s tím, jak používat církevní nástroje pro správu záznamů;
předávání osvědčení o požehnání, o křtu a konfirmaci a o vysvěcení ke kněžství členům sboru;
provádění výročního auditu záznamů o členství a bezodkladnou nápravu všech nedostatků zjištěných při auditu (viz oddíl 33.6.19);
odeslání výročního historického přehledu sboru do kůlu na konci každého roku (viz oddíl 33.7).
President kůlu nebo pověřený rádce mohou podle potřeby povolat a ustanovit jednoho nebo více pomocných referentů kůlu. Tito bratří mají být nositeli Melchisedechova kněžství, kteří mají platné chrámové doporučení. Pracují pod vedením předsednictva kůlu a referenta kůlu.
V případě potřeby může být jeden pomocný referent povolán do každé z následujících funkcí:
pomocný referent kůlu,
pomocný referent kůlu – finance (viz oddíl 34.1.2),
pomocný referent kůlu – záznamy o členství (viz oddíly 33.5 a 33.6).
33.4
Záznamy a zprávy na úrovni sboru
33.4.1
Biskupstvo
Na správu záznamů na úrovni sboru dohlíží biskup. Velkou část této práce může delegovat svým rádcům a referentům. Dbá na to, aby se řídili stávajícími církevními pravidly a postupy.
33.4.2
Referent sboru
Každý sbor má mít kompetentního a schopného referenta sboru. Doporučuje ho biskupstvo a povolává a ustanovuje ho člen předsednictva kůlu nebo pověřený vysoký rádce. Má být nositelem Melchisedechova kněžství a mít platné chrámové doporučení. Je členem rady sboru. Účastní se sborových shromáždění, setkání a schůzek, jak je to uvedeno v oddíle 29.2.
Referenta sboru školí biskupstvo a referenti kůlu a udílejí mu pokyny. Pracuje pod vedením biskupstva. Na pomoc mohou být povoláni pomocní referenti sboru (viz oddíl 33.4.3).
33.4.2.1
Zodpovědnosti týkající se správy záznamů
Referent sboru, nebo pověřený pomocný referent, má tyto zodpovědnosti:
poskytuje administrativní podporu biskupstvu;
vede záznam o úkolech, pověřeních a rozhodnutích stanovených na sborových schůzkách vedoucích;
kontroluje plnění zadaných úkolů a pověření;
dbá na to, aby záznamy a zprávy byly správné a přesné a aby byly vyplňovány včas;
zjišťuje, které obřady vyžadují ratifikaci (viz oddíly 38.2.6 a 18.10.3).
Referent sboru se má obeznámit s církevními nástroji pro správu záznamů (viz oddíl 33.0). Tyto nástroje používá k tomu, aby vedoucím pomáhal rozpoznávat:
potřeby členů a organizací;
dostupnost zdrojů, včetně financí;
trendy a silné i slabé stránky sboru;
oblasti, kterým je potřeba věnovat pozornost.
Referent při zpracovávání zpráv o zapojení a účasti členů spolupracuje při řešení méně závažných problémů s tajemníky a tajemnicemi. Závažné problémy probírá s biskupem.
Referent sboru nebo pomocný referent sboru členům ukazuje, jak si mohou v aplikaci Nástroje pro členy zobrazit údaje o svém členství. Také jim může poskytnout výtisk těchto údajů, pokud ho o to požádají. Referent sboru povzbuzuje členy, aby mu hlásili veškeré chyby ve svém záznamu o členství.
K dalším povinnostem při správě záznamů může patřit:
dbát na to, aby byly řádně a bezodkladně zaznamenávány vykonané obřady;
Školení a udílení pokynů referentům a tajemníkům a tajemnicím
Referent sboru instruuje pomocné referenty, tajemníky kvor a tajemníky či tajemnice organizací. Pomáhá jim porozumět tomu, jak mohou vedoucím pomáhat informace z církevních nástrojů pro správu záznamů.
Toto školení a tyto pokyny jsou obzvláště důležité v těchto případech:
jsou nově povoláni pomocní referenti sboru, tajemníci kvor nebo tajemníci či tajemnice organizací;
je zaveden nebo aktualizován církevní nástroj pro správu záznamů;
Podle potřeby mohou být povoláni pomocní referenti sboru. Doporučuje je biskupstvo a povolává a ustanovuje je člen předsednictva kůlu nebo pověřený vysoký rádce. Tito bratří mají být nositeli Melchisedechova nebo Aronova kněžství. Mají rovněž mít platné chrámové doporučení. Pokud je pomocný referent sboru pověřen správou financí, má být nositelem Melchisedechova kněžství. Pomocní referenti sboru pracují pod vedením biskupstva a referenta sboru.
V případě potřeby může být jeden pomocný referent povolán do každé z následujících funkcí:
pomocný referent sboru,
pomocný referent sboru – finance (viz oddíl 34.2.2),
pomocný referent sboru – záznamy o členství (viz oddíly 33.5 a 33.6).
33.4.4
Kněžští vedoucí a vedoucí organizací
Vedoucí kvor a organizací dohlížejí na správu záznamů ve své organizaci. Mohou pověřit své tajemníky či tajemnice, aby většinu této práce vykonávali oni či ony. Spolupracují s tajemníky či tajemnicemi na tom, aby záznamy a zprávy byly správné a přesné a aby byly vyplňovány včas.
33.5
Zprávy o zapojení a účasti členů
Zprávy o zapojení a účasti členů pomáhají vedoucím zaměřovat se na pokrok a potřeby členů. Je-li to možné, mají se tyto zprávy procházet spíše v elektronické podobě než tištěné. Když je zapotřebí zprávy vytisknout, má se s nimi zacházet opatrně, aby bylo respektováno soukromí členů a postupovalo se v souladu s místními zákony na ochranu osobních údajů.
33.5.1
Typy zpráv
33.5.1.1
Zprávy o návštěvnosti a docházce
Účast na shromážděních svátosti a na nedělních shromážděních organizací a kněžských kvor se elektronicky zaznamenává pomocí systému LCR nebo aplikace Nástroje pro členy.
Shromáždění svátosti. Návštěvnost na shromáždění svátosti zaznamenává každý týden referent sboru nebo pomocný referent sboru. Návštěvnost je vyjádřena počtem těch, kteří se shromáždění účastní osobně nebo prostřednictvím streamovaného vysílání, včetně hostů. Členové sboru, kteří nejsou přítomni kvůli tomu, že mají jiné pověření nebo jsou na návštěvě v jiném sboru, jsou započítáni ve sboru, který navštíví.
Nedělní shromáždění kvor a organizací. Účast zaznamenávají každý týden tajemníci či poradci kvor a tajemníci, tajemnice či poradkyně organizací. Vedoucí z řad mládeže mohou při zaznamenávání účasti také pomáhat. Účast je vyjádřena počtem těch, kteří se shromáždění účastní osobně nebo prostřednictvím streamovaného vysílání, včetně hostů. Členové, kteří slouží v Primárkách nebo jako vedoucí mládeže v daném sboru, jsou také počítáni jako přítomní. Členové, kteří jsou na návštěvě v jiném sboru, jsou započítáni ve sboru, který navštíví.
Referent sboru může zaznamenávat účast v zastoupení kterékoli organizace.
Každé číslo v určité zprávě představuje konkrétní osobu s jedinečnými potřebami (viz Helaman 15:13). Když vedoucí přemýšlejí o tom, kdo může potřebovat jejich pomoc, usilují o vedení od Pána.
Čtvrtletní zpráva obsahuje užitečné údaje, které mohou vedoucím poskytovat různé postřehy či poznatky, zatímco usilují o inspiraci ohledně svého úsilí sloužit druhým. Tato zpráva je dostupná v aplikaci Nástroje pro členy nebo v systému LCR.
Kůloví a sboroví vedoucí pravidelně čerpají ze čtvrtletní zprávy při sledování pokroku jednotlivců. Tato zpráva obsahuje tyto údaje:
stav chrámových doporučení obdarovaných členů a mládeže;
muži ve věku 18–25 let, kteří slouží nebo sloužili na misii;
stav pohovorů o pastýřské službě (viz oddíl 21.3);
perspektivní starší, kteří potřebují podporu v rámci přípravy na přijetí Melchisedechova kněžství;
účast na nedělních shromážděních pro děti, mládež, mladé svobodné dospělé a dospělé (viz oddíl 33.5.1.1);
pokrok nových členů, kteří byli pokřtěni a konfirmováni v posledních 12 měsících.
Veškerá návštěvnost a docházka a pohovory o pastýřské službě se zaznamenávají v aplikaci Nástroje pro členy nebo v systému LCR. Tyto údaje se automaticky převádějí do odpovídajících částí čtvrtletní zprávy.
Čtvrtletní zprávu vyplňuje a odesílá do církevního ústředí každý sbor. Referent zprávu prochází s biskupem a odesílá ji do 15. dne měsíce následujícího po konci každého čtvrtletí.
Předsednictvo kůlu si může čtvrtletní zprávy odesílané jednotlivými sbory procházet. To předsednictvu pomáhá sledovat pokrok a poznat, kde je zapotřebí poskytnout podporu, školení či pokyny. Jednotlivé čtvrtletní zprávy si mohou rovněž zobrazit členové rady kůlu.
33.5.2
Seznamy členů
Církevní nástroje pro správu záznamů poskytují vedoucím přístup k seznamům členů. Tyto seznamy mohou vedoucím pomoci rozpoznat:
kteří členové dosud nepřijali obřady, jež pro ně připadají v úvahu;
kteří mladí muži a které mladé ženy připadají v úvahu ke službě na misii;
kteří mladí muži a které mladé ženy nemají platné chrámové doporučení;
kteří mladí muži a které mladé ženy potřebují naplánovat schůzku se členem biskupstva.
Vedoucí kvor a organizací mají mít přístup k seznamům členů, kteří patří do jejich kvora nebo organizace.
33.6
Záznamy o členství
Záznamy o členství obsahují jména členů, jejich kontaktní údaje, informace o jejich obřadech a další důležité údaje. Ve sboru má být záznam o členství každého člena, který žije na území daného sboru.
Záznamy o členství se mají uchovávat ve sboru, v němž člen žije. Výjimky, které mají být vzácné, vyžadují souhlas zúčastněných biskupů a presidentů kůlu. Pokud je zapotřebí požádat o výjimku, odesílá president kůlu požadavek Úřadu Prvního předsednictva pomocí systému LCR.
Záznamy o členství jsou jediným prostředkem pro zaznamenávání obřadů a dalších oficiálních úkonů do trvalých záznamů Církve. Biskup tudíž dbá na to, aby referenti vedli správné a přesné záznamy. Také dbá na to, aby referenti aktualizovali nezbytné údaje pomocí systému LCR. Následující úkony je nesmírně důležité provádět bezodkladně:
zaznamenání údajů o obřadu;
převedení záznamů o členech, kteří se stěhují do nebo ze sboru;
vytvoření záznamu pro nové členy a pro nové děti rodičů, kteří již členy jsou;
zaznamenání úmrtí člena; (Úmrtí člena musí být zaznamenáno předtím, než za něj bude možné vykonat chrámové obřady. Viz oddíl 28.1.)
zaznamenání údajů o sňatku a domácnosti.
Biskup nebo president kůlu dbá na to, aby byl záznam o členství v příslušném sboru předtím, než bude mít člen pohovor za účelem:
přijetí církevního povolání,
obdržení chrámového doporučení,
přijetí Melchisedechova kněžství nebo vysvěcení do úřadu v tomto kněžství.
Také dbá na to, aby záznam neobsahoval nic z následujícího:
poznámku,
komentář ohledně omezení týkajícího se pečetění či obřadů,
formální omezení členství.
Někdy člen nežije v určitém sboru nepřetržitě po dobu alespoň jednoho roku. V takovém případě kontaktuje biskup nebo pověřený rádce předchozího biskupa daného člena ještě před provedením pohovoru k získání chrámového doporučení nebo kvůli doporučení k vysvěcení do úřadu v Melchisedechově kněžství. Účelem kontaktování předchozího biskupa je dotázat se, zda je nutné zvážit nějaké záležitosti týkající se způsobilosti. Pokud rádce zjistí, že u dotyčného člena existují důvěrné informace, konverzaci ukončí. Informaci předá svému biskupovi, aby ten mohl kontaktovat biskupa předchozího sboru, do nějž člen patřil, dříve než s ním provede pohovor.
Za žádných okolností se nesmí záznamy o členství předávat ani ukazovat nikomu jinému než biskupovi nebo referentovi.
Členové si mohou v aplikaci Nástroje pro členy zobrazit údaje o členství, které se týkají jich samotných a všech dětí, které s nimi bydlí doma a jsou na nich závislé. Také si mohou od referenta vyžádat výtisk svého Přehledu obřadů jednotlivce. Pokud jsou nalezeny nějaké chyby, referent zajistí, aby byly v záznamech o členství opraveny.
Pokyny týkající se toho, jak vytvořit záznam o členství, jsou uvedeny v systému LCR. K dispozici jsou také pokyny týkající se toho, jak zaznamenat sňatek nebo úmrtí.
Ohledně případů, které nejsou v tomto oddíle popsány, se mají vedoucí obrátit na oddělení Global Services Department nebo na územní kancelář.
33.6.1
Jména používaná v církevních záznamech
Na záznamech o členství a na osvědčeních o obřadech má být uvedeno úplné úředně platné jméno dané osoby, jak je definováno místními zákony nebo zvyky.
33.6.2
Zaznamenaní členové
Zaznamenaní členové jsou níže uvedení jednotlivci, kteří mají mít záznam o členství:
ti, kteří byli pokřtěni a konfirmováni;
ti, kterým je 9 a méně let a kteří byli požehnáni, ale ne pokřtěni;
ti, kteří nejsou svéprávní z důvodu mentálního postižení, bez ohledu na věk;
nepožehnané děti mladší 9 let, pokud platí obě tyto podmínky:
alespoň jeden z rodičů nebo z prarodičů je členem Církve,
oba rodiče udělili souhlas s vytvořením záznamu. (Pokud je dítě soudně svěřeno do péče pouze jednomu z rodičů, stačí souhlas jen tohoto rodiče.)
Osoba ve věku 9 a více let, která má záznam o členství, ale nebyla pokřtěna a konfirmována, není zaznamenaným členem. Avšak sbor, v němž tato osoba žije, uchovává záznam o členství až do doby, kdy bude této osobě 18 let. Pokud se tato osoba po dosažení věku 18 let rozhodne, že se pokřtít nenechá, biskup její záznam o členství zruší. K tomu je vyžadován souhlas presidenta kůlu.
Záznamy těch, kteří se nedali pokřtít kvůli svému mentálnímu postižení, se neruší, ledaže o to dotyčný člověk nebo jeho zákonný zástupce, počítaje v to i rodiče, požádá.
33.6.3
Záznamy o nových členech sboru
Referent sboru nebo pomocný referent sboru kontaktuje nové členy sboru krátce poté, co dorazí jejich záznamy o členství, aby s nimi prošel Přehled obřadů jednotlivce kvůli správnosti všech údajů.
Pokyny týkající se představení nových členů poté, co dorazí jejich záznamy, nebo poté, co jsou pokřtěni a konfirmováni, jsou uvedeny v oddíle 29.2.1.1.
33.6.4
Záznamy o členech, kteří se stěhují nebo jsou dočasně mimo domov
Sboroví vedoucí, bratři pověření pastýřskou službou, sestry pověřené pastýřskou službou a referenti mají získat novou adresu členů hned, jakmile se dozvědí, že se tito členové chystají ze sboru odstěhovat. Referent převede záznamy do nového sboru, až když se tam tito členové skutečně přestěhují. Referenti si také mohou vyžádat záznamy o členech, kteří se přistěhovali do jejich sboru, pokud tyto záznamy předchozí sbor sám neposlal.
Pokud referent nemůže zjistit, kam se členové přestěhovali, je záznam přesunut do seznamu Nalezení ztracených členů v systému LCR. Vedoucí kvora starších a Pomocného sdružení si tuto zprávu pravidelně procházejí a používají dostupné zdroje k vyhledání těchto členů. Pomáhat mohou i další členové rady sboru a misionáři.
Pokud je adresa člena nalezena, referent podle toho záznam převede. Pokud po využití všech zdrojů pro vyhledání člena není jeho adresa nalezena, referent obdrží biskupův souhlas s navrácením záznamu do církevního ústředí.
Záznamy v seznamu Nalezení ztracených členů jsou nadále přiděleny k dotyčnému sboru, ale nezobrazují se v seznamech členů ani ve zprávách týkajících se členů a nezapočítávají se do statistických údajích sboru.
Když se někdo odstěhuje ze sboru na více než tři měsíce, referent převede jeho záznam o členství do nového sboru, ledaže se člen plánuje vrátit poté, co odjede kvůli dočasnému nebo sezónnímu zaměstnání, školení či vzdělávání, které může trvat i déle než tři měsíce.
Když se člen odstěhuje ze sboru na méně než tři měsíce a má v plánu se vrátit, jeho záznam o členství zůstává ve sboru.
Když vedoucí nevědí, jak dlouho bude člen pryč, uchovávají záznam ve sboru, který bude schopen nejlépe naplňovat potřeby dotyčného člena.
33.6.5
Záznamy o členech z jiné jednotky
Záznam o členství určité osoby lze v dané chvíli uchovávat pouze v jednom sboru. Jedině biskup onoho sboru může dohlížet na aktualizaci záznamu o členství, na vykonávání obřadů a na provádění pohovorů s dotyčným členem.
Za určitých okolností je zapotřebí, aby byly jméno člena a jeho kontaktní údaje zaznamenány i ve druhém sboru (viz například oddíly 33.6.11 a 33.6.13). V těchto případech vytváří referent onoho druhého sboru záznam o členovi z jiné jednotky. K vytvoření tohoto záznamu používá systém LCR.
Členové se záznamem o členovi z jiné jednotky mohou v dané jednotce obdržet povolání. Jsou také uvedeni na seznamech a prezenčních listinách tohoto sboru.
33.6.6
Záznamy o členech sloužících mimo svůj geografický sbor
33.6.6.1
Záznamy o členech s dalším církevním pověřením
Pokud mají členové církevní pověření mimo svůj geografický sbor, jejich záznam o členství a finanční záznamy zůstávají v jejich geografickém sboru. Pokud tato pověření vyžadují, aby se členové odstěhovali z geografického sboru na tři měsíce nebo déle, a pokud je doprovázejí jejich děti, jsou jejich záznamy o členství převedeny do nového sboru. (Viz oddíl 33.6.4.)
Mladí svobodní dospělí ve věku 18 až 30 let se mohou rozhodnout být členy buď svého geografického sboru, nebo sboru mladých svobodných dospělých, pokud je v jejich oblasti založen. Pokud si vyberou sbor MSD, navštěvují sbor přidělený oblasti, v jejichž hranicích žijí. Informují také biskupa svého geografického sboru. Záznam o členství se uchovává ve sboru, který navštěvují.
Tyto zásady se také týkají svobodných dospělých ve věku 31 až 45 let, kteří se rozhodnou být členy sboru svobodných dospělých.
Pokud má mladý svobodný dospělý v plánu navštěvovat určitý sbor dočasně (například během studií), uchovává se jeho záznam o členství ve sboru, který navštěvuje. Referent sboru, v němž žije rodina dotyčného člena, pro něj může s jeho svolením vytvořit záznam o členovi z jiné jednotky (viz oddíl 33.6.5).
33.6.8
Záznamy o členech, kteří žijí v nemocnici nebo v pečovatelském zařízení
Záznamy o členech, kteří žijí v nemocnici nebo v pečovatelském zařízení, se mají nacházet ve sboru, který jim může nejlépe sloužit. Ve většině případů je to sbor v místě, kde se nemocnice nebo zařízení nachází.
33.6.9
Záznamy o členech ve vojenské službě
Když člen nastoupí do vojenského výcvikového tábora, zůstává jeho záznam o členství v geografickém sboru, dokud není dotyčný člen přidělen na základnu, kde bude působit delší dobu. Když tato situace nastane, má člen kontaktovat geografický sbor a sdělit název a adresu nového sboru.
33.6.10
Záznamy o členech s mentálním postižením
U osoby ve věku 8 a více let, která má mentální postižení, se její rodiče (připadá-li to v úvahu) radí s biskupem, aby posoudili, zda je dotyčná osoba svéprávná. Pokud se usoudí, že osoba svéprávná není, pak biskup nebo referent do oddílu pro křest v záznamu o členství této osoby v systému LCR uvede „Nesvéprávný(á)“. Tento záznam se neruší. Osoba, v jejímž záznamu je uvedeno, že je nesvéprávná, obřady nepotřebuje.
Někdy se daný jednotlivec, jeho rodiče a biskup později na základě společné porady rozhodnou, že dotyčná osoba, poté co byla na záznamu označena jako „Nesvéprávný(á)“, svéprávná je. V takovém případě může biskup nebo referent (se souhlasem biskupa) poznámku „Nesvéprávný(á)“ odstranit. Další informace jsou uvedeny v oddíle 38.2.4.
33.6.11
Záznamy o členech, kteří jsou neslyšící nebo nedoslýchaví
Členové, kteří používají znakovou řeč, a jejich nejbližší rodina nebo zákonní opatrovníci si mohou zvolit, ve kterém z následujících míst bude uchováván jejich církevní záznam o členství:
jejich geografický sbor;
sbor pro neslyšící nebo nedoslýchavé členy, kteří žijí na jeho území;
sbor, který pečuje o skupinu neslyšících nebo nedoslýchavých členů, kteří žijí v geografické oblasti vymezené presidentem kůlu nebo presidentem území.
V takovéto situaci mohou být záznamy jednotlivců nebo rodiny v jednom sboru a zároveň mohou být tito lidé „členy z jiné jednotky“ ve sboru druhém. Část rodiny může mít například své záznamy v jednotce pro neslyšící a nedoslýchavé a ve své geografické jednotce mohou být tito lidé vedeni jakožto „členové z jiné jednotky“. Další informace jsou uvedeny v oddíle 33.6.5.
Neslyšící nebo nedoslýchaví členové mohou virtuálně navštěvovat sbory nebo skupiny, které jsou pro neslyšící a nedoslýchavé zorganizovány mimo geografickou oblast, v níž žijí. Mohou tak činit i tehdy, kdy v dané jednotce nemají svůj záznam. Než začnou takovouto jednotku virtuálně navštěvovat, mají se obrátit na biskupa dotyčného sboru a o tomto svém záměru ho informovat.
33.6.12
Záznamy o adoptovaných dětech
Záznamy o adoptovaných dětech je možné vytvořit nebo aktualizovat až po ukončení průběhu adopce. Jméno na záznamu má být v souladu s údaji na rozhodnutí o adopci. Záznamy o adoptivních rodičích je možné aktualizovat až po ukončení průběhu adopce.
33.6.13
Záznamy o dětech rozvedených rodičů
Všechny záznamy o členství používají úředně platné jméno osoby, jak je definováno místními zákony nebo zvyky. To zahrnuje i děti rodičů, kteří jsou rozvedení. Úředně platné jméno uvedené na záznamu o členství se má také používat na osvědčeních o požehnání a kněžských obřadech.
Děti s rozvedenými rodiči často navštěvují církevní shromáždění v obou sborech svých rodičů. Ačkoli uchovávat a aktualizovat oficiální záznam o členství dítěte může pouze jedna jednotka, v druhém sboru, který dítě navštěvuje, pro ně může být vytvořen záznam o členovi z jiné jednotky (viz oddíl 33.6.5). Toto umožňuje, aby se jméno dítěte a jeho kontaktní údaje zobrazovaly také na seznamech a prezenčních listinách tříd druhého sboru.
Děti se záznamem o členovi z jiné jednotky mohou v dané jednotce obdržet povolání. To pomáhá zajistit, aby se tyto děti začlenily do kterékoli jednotky, kterou navštěvují, a mohly se do dění v ní plně zapojovat.
Pokud se člen, u něhož je uplatněno formální omezení členství nebo u něhož panují jiné závažné okolnosti, přestěhuje, může biskup nebo oprávněný referent nastavit na záznamu o členství tohoto člena omezení převodu záznamu o členství. K tomuto úkonu použije systém LCR.
Záznam, u něhož je nastaveno omezení převodu, se do nové jednotky nepřevede, dokud kněžský vedoucí, který omezení nastavil, neschválí odstranění tohoto omezení.
33.6.16
Záznamy ze složky „adresa neznámá“
Někdy se stane, že je člen, jehož záznam se nachází ve složce „adresa neznámá“ v církevním ústředí, nalezen. V takovém případě si referent sboru vyžádá příslušný záznam pomocí systému LCR. Záznam bude obsahovat zprávu povzbuzující biskupstvo a vedoucí kvora a organizací, aby dotyčného člena co nejdříve navštívili a navázali s ním přátelství. Také misionáři na plný úvazek mohou být požádáni, aby tyto členy navštívili a spřátelili se s nimi.
Každý rok referent kůlu nebo pomocný referent kůlu zajišťuje, aby byl v každém sboru pomocí systému LCR proveden audit záznamů o členství. President kůlu může povolat i další členy, kteří mají zkušenosti se správou záznamů o členství, aby s těmito audity pomáhali. Audit záznamů o členství má být každoročně proveden k 30. červnu.
33.7
Historické záznamy
33.7.1
Historické přehledy sboru a kůlu
Pán přikázal, aby byla zapisována a uchovávána historie všech důležitých záležitostí týkajících se Jeho Církve (viz Nauka a smlouvy 69:3, viz také verš 5; Alma 37:2).
Každá jednotka v Církvi má dokumentovat všechny důležité záležitosti týkající se dotyčné jednotky. Mezi tyto záležitosti patří i historické zprávy od vedoucích jednotky. Při určování toho, které záležitosti jsou důležité, lze nejlépe postupovat takto:
zamyslet se nad snahou pomáhat jednotlivcům a rodinám;
rozpoznat hodnotné zážitky, které dokládají Boží působení v životě Božích dětí.
Správa historických záznamů je duchovní práce, jež posílí víru těch, kteří budou tyto záznamy zapisovat a číst. Zaznamenávání příběhů v průběhu roku přidá historickým přehledům na kvalitě.
Historický přehled kůlu připravuje referent kůlu nebo pomocný referent kůlu. Předsednictvo kůlu může také povolat specialistu na historii, aby s tímto pomáhal. Biskupstvo postupuje obdobně na úrovni sboru. Pokyny jsou uvedeny v příručce Stake, District, and Mission Annual Histories [Výroční historické přehledy kůlu, okrsku a misie] na stránkách ChurchofJesusChrist.org.
Obrázek
muž se dívá na dokument
33.7.2
Církevní historie
Oddělení církevní historie výběrově shromažďuje historické záznamy, včetně osobních záznamů, uměleckých děl a artefaktů „pro dobro církve a pro dorůstající pokolení“ (Nauka a smlouvy 69:8). Otázky týkající se historické hodnoty záznamů lze zasílat na adresu:
Záznamy Církve jsou důvěrné, ať již se vyskytují v papírové, nebo digitální podobě. Mezi tyto záznamy patří:
záznamy o členství,
finanční záznamy,
poznámky ze schůzek,
oficiální formuláře a dokumenty (včetně záznamů o radách posuzujících členství),
poznámky získané během soukromých pohovorů.
Vedoucí a referenti mají církevní záznamy ochraňovat tím, že při práci s nimi, při jejich uchovávání a při jejich likvidaci budou postupovat tak, aby chránili soukromí jednotlivců. Vedoucí dbají na to, aby se informace shromážděné od členů:
týkaly pouze toho, co Církev požaduje;
používaly pouze pro schválené církevní účely;
předávaly pouze těm, kteří jsou oprávněni je používat.
Informace, které se uchovávají elektronicky, musí být dobře zabezpečeny a náležitě chráněny (viz oddíl 33.9.1). Vedoucí dbají na to, aby tato data nebyla využívána k soukromým, politickým ani komerčním účelům. Údaje z církevních záznamů, včetně historických údajů, se nesmí poskytovat lidem ani agenturám provádějícím průzkumy nebo dotazníková šetření (viz oddíl 38.8.37).
Vedoucí a členové se musí při ochraně adresářů kůlu a sborů řídit pokyny uvedenými v oddíle 38.8.13.
33.9
Správa záznamů
Kůloví a sboroví vedoucí mají v rámci správy záznamů postupovat efektivně. V tomto oddíle jsou uvedeny tři důležité oblasti správy záznamů.
33.9.1
Ochrana záznamů
Veškeré církevní záznamy, zprávy a údaje mají být chráněny před neoprávněným přístupem, změnami, zničením či zveřejněním. Tyto informace se mají uchovávat na bezpečném místě. Velmi citlivé záznamy, včetně tiskových výstupů z počítače, se mají v době, kdy se nepoužívají, uchovávat v zamčené zásuvce nebo skříňce v kanceláři vedoucího.
Tam, kde je to možné, mají být elektronické kopie záznamů, zpráv a údajů zašifrovány a chráněny heslem. Ztracená nebo odcizená Církví vlastněná zařízení nebo úložiště dat se mají bezodkladně hlásit na stránkách incidents.ChurchofJesusChrist.org. Nahlášeno má být také zneužití církevních údajů.
33.9.1.1
Uživatelská jména a hesla
Presidenti kůlů, biskupové a další vedoucí nemají nikdy sdělovat své církevní uživatelské jméno a heslo svým rádcům, referentům, výkonným tajemníkům ani nikomu jinému. Také je nemají uchovávat na zařízeních, která mohou druzí vidět nebo k nimž mají přístup.
Hesla mají obsahovat 12 nebo více znaků a nemají být snadno uhodnutelná. Vedoucí jsou důrazně povzbuzováni k tomu, aby, kdykoli je to možné, povolili na svém církevním účtu dvoustupňové ověření (také známé jako vícefaktorová autentizace).
33.9.1.2
Sdílené počítače a úložiště dat
Vedoucí a referenti nemají uchovávat údaje o členství ani finanční údaje na sdílených počítačích, k nimž mohou získat přístup lidé, kteří nejsou oprávněni tyto údaje mít.
33.9.1.3
Ochrana osobních údajů
Mnohé země přijaly zákony na ochranu osobních údajů, které upravují zpracovávání osobních údajů. K tomu patří i údaje obsažené v církevních záznamech o členství a v dalších záznamech, pomocí nichž lze identifikovat konkrétní osoby. Vedoucí, kteří mají otázky ohledně toho, jak se zákony na ochranu osobních údajů vztahují na místní správu církevních záznamů, se mohou obrátit na církevní kancelář pro ochranu osobních údajů pomocí e-mailové adresy DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Uchovávání záznamů
Záznamy se mají uchovávat pouze tak dlouho, jak je to z administrativních, legislativních a historických důvodů nezbytné. Finanční záznamy se mají archivovat po dobu alespoň tří let od skončení příslušného roku. Vedoucí, kteří mají otázky ohledně toho, jak dlouho záznamy uchovávat, se mají obrátit na oddělení Global Services Department nebo na územní kancelář.
33.9.3
Likvidace záznamů
Záznamy, které jsou zastaralé nebo již nepotřebné, mají být zničeny takovým způsobem, aby informace na nich uvedené nemohl nikdo obnovit ani si je přečíst. Při mazání informací v digitální podobě, které se týkají členských nebo finančních záležitostí, musí vedoucí zajistit, aby nebylo možné tyto informace žádnými dostupnými prostředky obnovit.
Záznamy, které mají potenciální historickou hodnotu, se nemají vyhazovat, ničit ani uchovávat ve středisku sboru pro materiály a pomůcky (v knihovně). S otázkami týkajícími se historické hodnoty záznamů se lze obracet na Knihovnu církevní historie (viz kontaktní údaje v oddíle 33.7.2).
33.10
Kůloví a sboroví specialisté na techniku
Předsednictvo kůlu povolává jednoho nebo více členů kůlu, aby sloužili jako kůloví specialisté na techniku. Biskupstvo může povolat jednoho nebo více členů sboru, aby sloužili jako sboroví specialisté na techniku. Tato povolání mohou vykonávat muži, ženy i mládež.
Kůloví specialisté na techniku slouží pod vedením referenta kůlu. Sboroví specialisté na techniku slouží pod vedením referenta sboru nebo výkonného tajemníka – podle toho, jak určí biskup. Mezi jejich zodpovědnosti může například patřit následující:
pomáhat kůlovým či sborovým vedoucím s technickými potřebami;
učit členy, jak získat přístup k církevním multimédiím, aplikacím a dalším technickým a technologickým nástrojům, včetně systému FamilySearch.org, a jak je používat;
poskytovat podporu vedoucím a učitelům, kteří používají technické a technologické nástroje při vykonávání svých povolání;
organizovat streamované přenosy shromáždění, setkání, schůzek a výuky ve třídách pro ty, kteří se jich nemohou účastnit osobně (viz oddíl 29.7).
Kromě toho má kůlový specialista na techniku následující zodpovědnosti týkající se správy církevních počítačů v kůlu, včetně počítačů ve střediscích rodinné historie:
zavádí do praxe pokyny od předsednictva kůlu ohledně rozmístění, sdílení a přeřazení všech počítačů v kůlu a ohledně vytvoření rozpisu jejich používání;
vede aktuální inventář veškerého počítačového hardwaru v kůlu, včetně soupisu sériových čísel, modelů a výkonů počítačů a jejich fyzického umístění;
dbá na to, aby 1) počítače, software a důvěrné informace byly zabezpečeny a 2) data byla pravidelně zálohována;
je obeznámen s všeobecnými pravidly týkajícími se církevních počítačů (viz oddíl 38.8.10);
je obeznámen s pokyny ohledně toho, jak církevní počítače obstarat a jak je spravovat.
Kůloví specialisté na techniku podle potřeby koordinují práci sborových specialistů na techniku. Také zajišťují školení a předávají pokyny.