“33. Dokumentet dhe Raportet”, Manuali i Përgjithshëm: Shërbimi në Kishën e Jezu Krishtit të Shenjtorëve të Ditëve të Mëvonshme (2020).
“33. Dokumentet dhe Raportet”, Manuali i Përgjithshëm.
33.
Dokumentet dhe Raportet
33.0
Parathënia
Procedurat në këtë kapitull përgjithësisht gjejnë zbatim për njësitë që përdorin mjetet për mbajtjen e dokumenteve të Kishës në internet, duke përfshirë Burimet e Udhëheqësit dhe Nëpunësit (BUN), Mjetet e Anëtarit dhe Skedarin dhe Hartën e Lagjes. Njësitë që nuk kanë të drejtë hyrjeje te këto mjete, duhet të punojnë me Sektorin e Shërbimeve Botërore ose zyrën e zonës.
Mbajtja e dokumenteve ka qenë gjithmonë e rëndësishme në Kishën e Zotit. Për shembull:
Moroni dha mësim se emrat e atyre që u pagëzuan në Kishën e Zotit, u regjistruan në mënyrë që të “kujtoheshin dhe të ushqeheshin nga fjala e mirë e Perëndisë” (Moroni 6:4).
Jozef Smithi udhëzoi që në çdo lagje duhej të thirrej një regjistrues për të “bë[r]ë një anal të një të vërtete përpara Zotit” (Doktrina e Besëlidhje 128:2). Ai gjithashtu theksoi rëndësinë e mbajtjes me zell të dokumenteve kur shkroi: “Çfarëdo që regjistroni në tokë, do të regjistrohet në qiell dhe çfarëdo që nuk e regjistroni në tokë, nuk do të regjistrohet në qiell” (Doktrina e Besëlidhje 128:8; shih edhe vargjet 2–9).
33.1
Vështrim i Përgjithshëm i Dokumenteve të Kishës
Dokumentet e Kishës janë të shenjta. Informacioni në to është me ndjeshmëri dhe duhet të ruhet. Sistemet e Kishës për dokumentet e autorizojnë hyrjen në informacionin e anëtarësisë në bazë të thirrjeve. Vetëm atyre që janë të autorizuar, duhet t’u jepet e drejta e hyrjes. Ata duhet ta përdorin këtë informacion vetëm për qëllime specifike për thirrjet e tyre (shih 33.8).
Dokumentet mund t’i ndihmojnë udhëheqësit që:
Të përcaktojnë se kush mund të ketë nevojë për kujdes të posaçëm.
Të përcaktojnë se cilat ordinanca të shpëtimit ka marrë ose për cilat mund të ketë nevojë një person.
Të përcaktojnë vendndodhjen e anëtarëve.
Në njësitë e Kishës mbahen llojet e mëposhtme të dokumenteve:
Të gjithë nëpunësit duhet të kenë ndershmëri të padiskutueshme dhe t’i ndjekin urdhërimet e Zotit. Ata duhet:
Të jenë të denjë për një rekomandim tempulli.
Të jenë mbajtës të kujdesshëm të dokumenteve.
Të jenë mësues dhe administratorë të zotë.
Nëpunësit i ndjekin me kujdes rregulloret aktuale për të ruajtur fondet e Kishës dhe për t’u siguruar që dokumentet e Kishës të jenë të sakta. Nëpunësit i njoftojnë menjëherë udhëheqësit e priftërisë për ndonjë parregullsi. Nëse lindin vështirësi për zgjidhjen e parregullsive, nëpunësit duhet të vihen në kontakt me Zyrën e Dokumenteve Konfidenciale në zyrat qendrore të Kishës. Informacioni i kontaktit tregohet më poshtë:
Telefoni: 1–801–240–2053 ose 1–800–453–3860, numri i brendshëm 2–2053
Telefon pa pagesë (telefoni i SSHB‑së): 855–537–4357
Kohëzgjatja e shërbimit të nëpunësve duhet të jetë e mjaftueshme që ata t’i mësojnë detyrat e tyre dhe të ruajnë vijueshmërinë në punën e tyre (shih 30.5). Ngaqë nuk janë anëtarë të presidencës së kunjit apo të peshkopatës, ata nuk nevojitet të lirohen kur riorganizohet një presidencë kunji apo peshkopatë.
33.3
Dokumentet dhe Raportet e Kunjit
33.3.1
Presidenca e Kunjit
Presidenti i kunjit mbikëqyr mbajtjen e dokumenteve të kunjit. Ai mund t’ua delegojë shumicën e kësaj pune këshilltarëve dhe nëpunësve të tij. Ai sigurohet që ata i ndjekin rregulloret dhe procedurat aktuale të Kishës.
33.3.2
Nëpunësi i Kunjit
Çdo kunj duhet të ketë një nëpunës kunji të kualifikuar dhe funksionues. Ai thirret dhe veçohet nga një anëtar i presidencës së kunjit. Ai duhet të mbajë Priftërinë Melkizedeke dhe të jetë i denjë për të mbajtur një rekomandim tempulli. Ai është një anëtar i këshillit të kunjit. Ai merr pjesë në mbledhjet e kunjit siç tregohet te 29.3.
Nëpunësi i kunjit udhëzohet nga presidenca e kunjit dhe punon nën drejtimin e saj. Ndihmësnëpunës të kunjit mund të thirren për të ndihmuar (shih 33.3.3).
33.3.2.1
Përgjegjësitë për Mbajtjen e Dokumenteve
Nëpunësi i kunjit, ose një ndihmësnëpunës i caktuar, ka përgjegjësitë në vijim:
I jep përkrahje administrative presidencës së kunjit.
Mban një dokument të detyrave dhe vendimeve që merren në mbledhjet e udhëheqjes së kunjit.
Ndjek ecurinë e detyrave.
Sigurohet që dokumentet dhe raportet të jenë të sakta dhe në kohë.
Nëpunësi i kunjit duhet të familjarizohet me mjetet për mbajtjen e dokumenteve të Kishës (shih 33.0). Ai i përdor këto mjete për t’i ndihmuar udhëheqësit të përcaktojnë:
Nevojat e anëtarëve dhe organizatave.
Burimet në dispozicion, përfshirë financat.
Prirjet, pikat e forta dhe të dobëta të kunjit.
Fushat e shqetësimit.
Detyrat e tjera të mbajtjes së dokumenteve mund të përfshijnë:
Sigurimin që shugurimet në Priftërinë Melkizedeke të regjistrohen siç duhet dhe menjëherë.
Aktivizimin e rekomandimeve të tempullit.
Shtimin e informacionit mjekësor te kërkesat e bëra nga misionarët.
Mbikëqyrjen e transferimit të dokumenteve të lagjes kur krijohet një lagje e re ose mbyllet një lagje apo kur ndryshojnë kufijtë.
Regjistrimin e informacionit për këshillat për anëtarësinë në kunj (shih 32.9.6).
Ruajtjen e dokumenteve financiare (shih 34.1.2).
33.3.2.2
Shqyrtimi i Dokumenteve dhe Raporteve të Lagjeve
Nëpunësi i kunjit takohet me nëpunësin e çdo lagjeje të re pak kohë pasi ai thirret. Ai takohet me nëpunësit e lagjeve sa shpesh që është e nevojshme, por të paktën dy herë në vit. Këto takime zhvillohen për t’u siguruar që:
E dhjeta dhe dokumentet e tjera financiare regjistrohen siç duhet (shih 34.1.2 dhe 34.2.2).
Dokumentet e anëtarësisë përditësohen menjëherë dhe saktë.
Nëpunësit e lagjeve familjarizohen me mjetet për mbajtjen e dokumenteve të Kishës.
Anëtarëve të lagjes u jepen certifikatat e bekimit, pagëzimit e konfirmimit dhe të shugurimit në priftëri.
Kryhet kontrolli financiar vjetor i dokumenteve të anëtarësisë dhe të gjitha vërejtjet nga kontrolli financiar korrigjohen menjëherë (shih 33.6.19).
Historia vjetore e lagjes i dorëzohet kunjit në fund të çdo viti (shih 33.7).
Presidenti i kunjit ose një këshilltar i caktuar mund të thërrasë dhe veçojë një ose më shumë ndihmësnëpunës të kunjit, sipas nevojës. Këta vëllezër duhet të jenë mbajtës të Priftërisë Melkizedeke që janë të denjë të kenë rekomandim tempulli. Ata punojnë nën udhëzimin e presidencës së kunjit dhe të nëpunësit të kunjit.
Nëse nevojitet, një ndihmësnëpunës mund të thirret në secilën nga pozicionet e mëposhtme:
Ndihmësnëpunës i kunjit
Ndihmësnëpunës i kunjit – financa (shih 34.1.2)
Ndihmësnëpunës i kunjit – anëtarësia (shih 33.5 dhe 33.6)
33.4
Dokumentet dhe Raportet e Lagjeve
33.4.1
Peshkopata
Peshkopi mbikëqyr mbajtjen e dokumenteve të lagjes. Ai mund t’ua delegojë shumicën e kësaj pune këshilltarëve dhe nëpunësve të tij. Ai sigurohet që ata i ndjekin rregulloret dhe procedurat aktuale të Kishës.
33.4.2
Nëpunësi i Lagjes
Çdo lagje duhet të ketë një nëpunës të lagjes të kualifikuar dhe funksionues. Ai rekomandohet nga peshkopata dhe thirret e veçohet nga një anëtar i presidencës së kunjit ose nga një këshilltar i lartë i caktuar. Ai duhet të mbajë Priftërinë Melkizedeke dhe të jetë i denjë për të mbajtur rekomandim tempulli.
Nëpunësi i lagjes udhëzohet nga peshkopata dhe nga nëpunësit e kunjit. Ai punon nën drejtimin e peshkopatës. Ndihmësnëpunës të lagjes mund të thirren për të ndihmuar (shih 33.4.3).
33.4.2.1
Përgjegjësitë për Mbajtjen e Dokumenteve
Nëpunësi i lagjes, ose ndihmësnëpunësi i caktuar, ka përgjegjësitë në vijim:
Jep përkrahje administrative për peshkopatën.
Mban një dokument të detyrave dhe vendimeve që merren në mbledhjet e udhëheqjes së lagjes.
Ndjek ecurinë e detyrave.
Sigurohet që dokumentet dhe raportet të jenë të sakta dhe në kohë.
Përcakton ordinancat që kërkojnë ratifikim (shih 38.2.6 dhe 18.10.3).
Nëpunësi i lagjes duhet të familjarizohet me mjetet për mbajtjen e dokumenteve të Kishës (shih 33.0). Ai i përdor këto mjete për t’i ndihmuar udhëheqësit të përcaktojnë:
Nevojat e anëtarëve dhe organizatave.
Burimet në dispozicion, përfshirë financat.
Prirjet, anët e forta dhe të dobëta të lagjes.
Fushat e shqetësimit.
Kur përpilon raportet mbi pjesëmarrjen e anëtarëve, nëpunësi punon me sekretarët për të zgjidhur problemet e vogla. Ai i diskuton me peshkopin problemet serioze.
Nëpunësi i lagjes ose ndihmësnëpunësi i lagjes u tregon anëtarëve se si ta shohin informacionin e tyre të anëtarësisë në programin Mjetet e Anëtarit. Ai gjithashtu mund t’u japë atyre një kopje të shtypur, nëse kërkohet. Nëpunësit e lagjes i nxitin anëtarët ta raportojnë çdo gabim në informacionin e tyre të anëtarësisë.
Detyrat e tjera të mbajtjes së dokumenteve mund të përfshijnë:
Sigurimin që ordinancat regjistrohen siç duhet dhe menjëherë.
Nëpunësi i lagjes udhëzon ndihmësnëpunësit e lagjes dhe sekretarët e kuorumit dhe të organizatave. Ai i ndihmon të kuptojnë se si informacioni nga mjetet për mbajtjen e dokumenteve të Kishës mund t’i ndihmojë udhëheqësit.
Ky udhëzim është veçanërisht i rëndësishëm kur:
Ndihmësnëpunësit e lagjes dhe sekretarët e kuorumit dhe të organizatave sapo janë thirrur.
Paraqitet ose përditësohet një mjet për mbajtjen e dokumenteve të Kishës.
Ndihmësnëpunësit e lagjes mund të thirren sipas nevojës. Ata rekomandohen nga peshkopata dhe thirren e veçohen nga një anëtar i presidencës së kunjit ose nga një këshilltar i lartë i caktuar. Këta vëllezër duhet të mbajnë Priftërinë Melkizedeke ose Aarone. Ata gjithashtu duhet të jenë të denjë për një rekomandim tempulli. Nëse një ndihmësnëpunës i lagjes caktohet për financat, ai duhet të mbajë Priftërinë Melkizedeke. Ndihmësnëpunësit e lagjes punojnë nën udhëzimin e peshkopatës dhe të nëpunësit të lagjes.
Nëse nevojitet, një ndihmësnëpunës mund të thirret në secilën nga pozicionet e mëposhtme:
Ndihmësnëpunës i lagjes – anëtarësia (shih 33.5 dhe 33.6)
33.4.4
Udhëheqësit e Priftërisë dhe të Organizatave
Udhëheqësit e kuorumit dhe të organizatave mbikëqyrin mbajtjen e dokumenteve në organizatat e tyre. Ata mund të caktojnë sekretarë që ta bëjnë shumicën e kësaj pune. Ata punojnë me sekretarët për t’u siguruar që dokumentet dhe raportet janë të sakta dhe në kohë.
33.5
Raportet mbi Pjesëmarrjen e Anëtarëve
Raportet mbi pjesëmarrjen e anëtarëve i ndihmojnë udhëheqësit të përqendrohen te përparimi dhe nevojat e anëtarëve. Kur është e mundur, këto raporte duhet të shqyrtohen elektronikisht dhe jo të shtypura. Kur janë të nevojshme raportet e shtypura, ato duhet të administrohen me kujdes për të respektuar privatësinë e anëtarëve dhe për t’u pajtuar me ligjet vendore për mbrojtjen e të dhënave.
33.5.1
Llojet e Raporteve
33.5.1.1
Raportet e Pjesëmarrjes
Pjesëmarrja në mbledhjet e sakramentit dhe në mbledhjet e priftërisë dhe të organizatave të dielën regjistrohet në mënyrë elektronike duke përdorur programin BUN [LCR] ose Mjetet e Anëtarit.
Mbledhja e Sakramentit. Pjesëmarrja në mbledhjen e sakramentit regjistrohet çdo javë nga nëpunësi i lagjes ose një ndihmësnëpunës i lagjes. Numërimi është numri i njerëzve që marrin pjesë në mbledhje me prani fizike ose nëpërmjet transmetimit, përfshirë vizitorët. Anëtarët e lagjes që nuk janë të pranishëm ngaqë kanë një detyrë tjetër ose po marrin pjesë në një lagje tjetër, numërohen në lagjen ku marrin pjesë.
Mbledhjet e Kuorumit dhe të Organizatave të Dielën. Pjesëmarrja regjistrohet çdo javë nga sekretarët e kuorumit dhe të organizatave dhe këshilluesit. Udhëheqësit e të rinjve dhe udhëheqëset e të rejave mund të ndihmojnë gjithashtu për regjistrimin e pjesëmarrjes. Numërimi është numri i njerëzve që marrin pjesë në mbledhje me prani fizike ose nëpërmjet transmetimit, përfshirë vizitorët. Anëtarët që shërbejnë në Fillore ose si udhëheqës/e të rinisë brenda lagjes, gjithashtu përfshihen si pjesëmarrës. Anëtarët që frekuentojnë një lagje tjetër, numërohen në lagjen që frekuentojnë.
Nëpunësi i lagjes mund ta regjistrojë pjesëmarrjen në emër të çdo organizate.
Çdo numër në një raport përfaqëson një person të vërtetë që ka nevoja unike (shih Helamani 15:13). Udhëheqësit kërkojnë drejtim nga Zoti ndërsa marrin parasysh se kush mund të ketë nevojë për ndihmën e tyre.
Raporti Tremujor përmban informacione të dobishme që mund t’u japin njohuri udhëheqësve ndërsa kërkojnë frymëzim rreth përpjekjeve të tyre për dhënien e shërbesës. Raporti është në dispozicion në programin Mjetet e Anëtarit ose në sistemin BUN.
Udhëheqësit e kunjit dhe të lagjes i referohen rregullisht Raportit Tremujor për të shqyrtuar përparimin e individëve. Raporti përfshin informacione rreth:
Gjendjes së rekomandimit të tempullit të anëtarëve që kanë kryer ordinancën e dhurimit, dhe të të rinjve e të rejave.
Meshkujve të moshave 18–25 vjeç që po shërbejnë ose kanë shërbyer në mision.
Gjendjes së intervistave për dhënien e shërbesës (shih 21.3).
Pleqve të ardhshëm që u nevojitet përkrahje për t’u përgatitur për të marrë Priftërinë Melkizedeke.
Pjesëmarrjes në mbledhjet e së dielës për fëmijët, të rinjtë e të rejat, të rinjtë e të rejat në moshë madhore beqarë dhe personat në moshë madhore (shih 33.5.1.1).
Përparimit të anëtarëve të rinj që u pagëzuan dhe konfirmuan brenda 12 muajve të fundit.
Të gjitha intervistat për pjesëmarrjen dhe dhënien e shërbesës regjistrohen në programin Mjetet e Anëtarit ose në sistemin BUN. Ky informacion plotëson automatikisht pjesët përkatëse të Raportit Tremujor.
Çdo lagje plotëson dhe u dorëzon një Raport Tremujor zyrave qendrore të Kishës. Nëpunësi e shqyrton raportin me peshkopin dhe e dorëzon atë përpara datës 15 të muajit, pas përfundimit të çdo tremujori.
Presidenca e kunjit mund ta shqyrtojë Raportin Tremujor të dorëzuar nga çdo lagje. Kjo do t’i ndihmojë ata të vëzhgojnë përparimin dhe të dinë se ku nevojiten përkrahje dhe udhëzime. Anëtarët e këshillit të kunjit gjithashtu mund ta shohin çdo Raport Tremujor.
33.5.2
Listat e Anëtarësisë
Mjetet për mbajtjen e dokumenteve të Kishës u sigurojnë udhëheqësve të drejtën e hyrjes te listat e anëtarësisë. Këto lista mund t’i ndihmojnë udhëheqësit të përcaktojnë:
Se cilët anëtarë nuk i kanë marrë ende ordinancat për të cilat kualifikohen.
Se cilët të rinj e të reja kanë të drejtë për të shërbyer në një mision.
Se cilët të rinj e të reja nuk kanë një rekomandim aktual tempulli.
Se cilët të rinj e të reja duhet të planifikohen për takime me një anëtar të peshkopatës.
Udhëheqësit e kuorumit dhe të organizatave duhet të kenë të drejtë përdorimi të listave të atyre që i përkasin kuorumit apo organizatës së tyre.
33.6
Dokumentet e Anëtarësisë
Dokumentet e anëtarësisë përfshijnë emrat, informacionin e kontaktit, hollësitë për ordinancat dhe informacione të tjera për të dhënat mbi jetën të anëtarëve. Lagjja duhet të ketë një dokument anëtarësie për secilin anëtar që jeton brenda kufijve të saj.
Dokumentet e anëtarësisë duhet të mbahen në lagjen ku jeton anëtari. Përjashtimet, të cilat duhet të jenë të rralla, kërkojnë miratimin e peshkopëve dhe të presidentëve të kunjeve të përfshira. Për të kërkuar një përjashtim, presidenti i kunjit përdor sistemin BUN për t’ia dorëzuar kërkesën Zyrës së Presidencës së Parë.
Dokumentet e anëtarësisë janë mjetet e vetme për regjistrimin e ordinancave dhe veprimeve të tjera zyrtare në dokumentet e përhershme të Kishës. Prandaj peshkopi sigurohet që nëpunësit mbajnë dokumente të sakta. Ai gjithashtu sigurohet që nëpunësit e përditësojnë informacionin duke përdorur sistemin BUN. Është jetike të bëni menjëherë gjërat që vijojnë:
Regjistrojeni informacionin për ordinancën.
Lëvizini dokumentet e anëtarëve që vijnë ose ikin nga lagjja.
Krijoni dokumente për anëtarët e rinj dhe fëmijët e rinj që i kanë prindërit anëtarë.
Regjistrojeni vdekjen e një anëtari.
Regjistrojeni informacionin e martesës dhe të vatrës familjare.
Peshkopi ose presidenti i kunjit sigurohet që dokumenti i anëtarësisë është në lagjen e duhur përpara se një anëtar të intervistohet për të marrë:
Një thirrje në Kishë.
Një rekomandim tempulli.
Priftërinë Melkizedeke ose të shugurohet në një detyrë në atë priftëri.
Ai gjithashtu sigurohet që dokumenti nuk përfshin asnjë nga sa vijojnë:
Një shënim shpjegues
Një koment rreth një kufizimi për vulosje apo ordinancë
Kufizime formale të anëtarësisë
Ndonjëherë një anëtar nuk ka jetuar në të njëjtën lagje vazhdimisht për të paktën një vit. Në atë rast, peshkopi vihet në kontakt me peshkopin e mëparshëm para se të kryejë një intervistë për të përcaktuar nëse ka ndonjë çështje denjësie që nevojitet të merret parasysh.
Në asnjë rrethanë dokumentet e anëtarësisë nuk duhet t’i jepen apo tregohen ndonjë njeriu përveç peshkopit apo një nëpunësi.
Anëtarët mund ta shohin informacionin e anëtarësisë për veten dhe për cilindo fëmijë në ngarkim që jeton në shtëpi, në programin Mjetet e Anëtarit. Ata gjithashtu mund të kërkojnë nga nëpunësi kopje të shtypura të Përmbledhjeve të Ordinancave të tyre Individuale. Nëse gjenden gabime, një nëpunës sigurohet që ato të korrigjohen në dokumentet e anëtarësisë.
Udhëzimet mbi mënyrën se si të krijoni një dokument anëtarësie janë në dispozicion në sistemin BUN. Udhëzimet mbi mënyrën se si të regjistrohet një martesë ose vdekje janë gjithashtu në dispozicion.
Për rastet që nuk trajtohen në këtë pjesë, udhëheqësit duhet të vihen në kontakt me Sektorin e Shërbimeve Botërore ose zyrën e zonës.
33.6.1
Emrat e Përdorur në Dokumentet e Kishës
Në dokumentet e anëtarësisë dhe në certifikatat e ordinancave duhet të përdoret emri i plotë ligjor i një personi, siç përcaktohet nga ligji apo tradita vendore.
33.6.2
Anëtarë me Dokument
Individët në vijim janë anëtarë me dokument dhe duhet të kenë një dokument anëtarësie:
Ata të cilët janë pagëzuar dhe konfirmuar
Ata nën moshën 9 vjeç të cilët janë bekuar, por nuk janë pagëzuar
Ata të cilët nuk janë të përgjegjshëm për shkak të aftësive të kufizuara intelektuale, pavarësisht nga mosha
Fëmijët që nuk janë bekuar nën moshën 8 vjeç, kur të dyja gjërat që vijojnë gjejnë zbatim:
Të paktën njëri prind ose njëri gjysh është anëtar i Kishës.
Të dy prindërit japin leje që të krijohet një dokument. (Nëse vetëm njëri prind ka kujdestari ligjore për fëmijën, leja e atij prindi është e mjaftueshme.)
Një person i moshës 9 vjeç e lart që ka një dokument anëtarësie, por që nuk është pagëzuar dhe konfirmuar, nuk është anëtar me dokument. Megjithatë, lagjja në të cilën jeton personi, e mban dokumentin e anëtarësisë derisa personi të jetë 18 vjeç. Në atë kohë, nëse personi zgjedh që të mos pagëzohet, peshkopi e anulon dokumentin e anëtarësisë. Kërkohet leja e presidentit të kunjit.
Nuk anulohen dokumentet për ata që nuk janë pagëzuar për shkak të një aftësie të kufizuar intelektuale, në qoftë se nuk kërkohet nga vetë personi ose kujdestari ligjor, përfshirë një prind.
33.6.3
Dokumentet e Anëtarëve të Rinj në Lagje
Nëpunësi i lagjes ose një ndihmësnëpunës i lagjes vihet në kontakt me anëtarët e rinj në lagje pak kohë pasi të mbërrijnë dokumentet e tyre të anëtarësisë, për të shqyrtuar për saktësi Përmbledhjen e Ordinancave Individuale.
Për udhëzime rreth prezantimit të anëtarëve të rinj pasi të jenë marrë dokumentet e tyre ose pasi ata janë pagëzuar dhe konfirmuar, shihni 29.2.1.1.
33.6.4
Dokumentet e Anëtarëve që Shpërngulen ose Janë Përkohësisht Larg Shtëpisë
Udhëheqësit e lagjes, vëllezërit shërbestarë, motrat shërbestare dhe nëpunësit marrin adresat e reja të anëtarëve sapo vihen në dijeni se anëtarët synojnë të shpërngulen nga lagjja. Nëpunësi i lëviz dokumentet në lagjen e re kur anëtarët në fakt shpërngulen. Nëpunësit mund të kërkojnë gjithashtu dokumentet e anëtarëve që shpërngulen në lagjen e tyre, kur dokumentet nuk janë dërguar nga lagjja e mëparshme.
Nëse një nëpunës nuk mund të zbulojë se ku janë shpërngulur anëtarët, dokumenti lëvizet në listën “Gjetja e Anëtarëve të Humbur” në sistemin BUN. Udhëheqësit e kuorumit të pleqve dhe udhëheqëset e Shoqatës së Ndihmës e shqyrtojnë këtë raport rregullisht dhe përdorin burimet e vëna në dispozicion për të gjetur vendndodhjen e këtyre anëtarëve. Mund t’u vijnë në ndihmë anëtarë të tjerë të këshillit të lagjes ose misionarët.
Nëse gjendet vendndodhja e anëtarit, nëpunësi e lëviz dokumentin sipas rrethanave. Nëse vendndodhja e anëtarit nuk gjendet pasi përdoren të gjitha burimet për gjetjen, nëpunësi merr miratimin e peshkopit për t’ia kthyer dokumentin zyrave qendrore të Kishës.
Dokumentet në listën “Gjetja e Anëtarëve të Humbur” ende i caktohen lagjes, por ato nuk shfaqen në listat dhe raportet e anëtarëve dhe nuk përfshihen në statistikat e lagjes.
Kur një person shpërngulet nga një lagje për më shumë se tre muaj, nëpunësi e transferon dokumentin e anëtarësisë te lagjja e re, në qoftë se anëtari nuk synon te kthehet pas largimit për punësim të përkohshëm ose sezonal apo shkollim që mund të zgjatë më shumë se tre muaj.
Kur një person shpërngulet nga lagjja për më pak se tre muaj dhe planifikon të kthehet, dokumenti i anëtarësisë mbahet në lagje.
Kur udhëheqësit nuk janë të sigurt se për sa kohë një person do të qëndrojë larg, ata e mbajnë dokumentin në lagje që të mund t’i përmbushin më së miri nevojat e anëtarit.
33.6.5
Dokumentet e Anëtarit Jashtë Njësisë
Dokumenti i anëtarësisë së një personi mund të mbahet vetëm në një lagje në të njëjtën kohë. Vetëm peshkopi i asaj lagjeje mund të mbikëqyrë përditësimin e dokumentit të anëtarësisë, kryerjen e ordinancave dhe kryerjen e intervistave për anëtarin.
Disa rrethana kërkojnë që emri dhe informacioni i kontaktit të një anëtari të regjistrohen në një lagje të dytë (shih 33.6.11 dhe 33.6.13 për shembuj). Në këto raste, nëpunësi i lagjes së dytë krijon një dokument të anëtarit jashtë njësisë. Ai përdor sistemin BUN për ta krijuar këtë dokument.
Anëtarët me një dokument jashtë njësisë mund të marrin një thirrje në atë lagje. Ata gjithashtu përfshihen në skedarët dhe regjistrat e lagjes.
33.6.6
Dokumentet e Anëtarëve që Shërbejnë jashtë Lagjes së Tyre Gjeografike
33.6.6.1
Dokumentet e Anëtarëve me Detyra të Tjera në Kishë
Nëse anëtarët kanë detyra në Kishë jashtë lagjes së tyre gjeografike, dokumentet e tyre të anëtarësisë dhe ato financiare mbahen në lagjen gjeografike. Nëse detyrat kërkojnë që anëtarët të shpërngulen nga lagjja e tyre gjeografike për tre muaj ose më shumë, dhe nëse fëmijët i shoqërojnë ata, dokumentet e tyre të anëtarësisë lëvizen në lagjen e re. (Shih 33.6.4.)
Dokumentet e të Rinjve dhe të Rejave në Moshë Madhore Beqarë
Të rinjtë e të rejat në moshë madhore beqarë midis moshave 18 dhe 30 vjeç mund të zgjedhin të jenë anëtarë të lagjes së tyre gjeografike ose të një lagje TRMMB‑je, nëse një e tillë është krijuar në zonën e tyre. Nëse zgjedhin një lagje TRMMB‑je, ata frekuentojnë lagjen e caktuar për kufijtë brenda të cilëve ata jetojnë. Ata gjithashtu e informojnë peshkopin për lagjen e tyre gjeografike për dijeninë e tij. Dokumenti i anëtarësisë mbahet në lagjen ku ata frekuentojnë.
Këto parime gjithashtu gjejnë zbatim për personat në moshë madhore beqarë midis moshave 31 dhe 45 vjeç të cilët zgjedhin të jenë anëtarë të një lagjeje për persona në moshë madhore beqarë.
33.6.8
Dokumentet e Anëtarëve që Jetojnë në Spitale ose Godina Përkujdesjeje
Dokumentet e anëtarëve që jetojnë në spitale ose godina përkujdesjeje, duhet të jenë në lagjen që mund t’u shërbejë më mirë atyre. Në shumicën e rasteve ajo është lagjja ku ndodhet spitali apo godina.
33.6.9
Dokumentet e Anëtarëve në Shërbim Ushtarak
Kur një anëtar/e hyn në shërbimin ushtarak për trajnim, dokumenti i anëtarësisë mbahet në lagjen gjeografike derisa ai ose ajo të caktohet në një vend detyre më afatgjatë. Gjatë asaj kohe, anëtari/ja duhet të vihet në kontakt me lagjen gjeografike dhe të japë emrin dhe adresën e lagjes së re.
33.6.10
Dokumentet e Anëtarëve me Aftësi të Kufizuara Intelektuale
Prindërit (atje ku gjen zbatim) e një personi të moshës 8 vjeç e lart, që ka një aftësi të kufizuar intelektuale, dhe peshkopi i tij ose i saj këshillohen së bashku për të përcaktuar nëse personi është i përgjegjshëm. Nëse personi përcaktohet se nuk është i përgjegjshëm, peshkopi ose një nëpunës shkruan “Jo i Përgjegjshëm” në pjesën e pagëzimit të dokumentit të anëtarësisë së personit në sistemin BUN. Dokumenti nuk anulohet. Nuk janë të nevojshme ordinancat për një person dokumenti i të cilit tregon që ai ose ajo nuk është i/e përgjegjshëm/me.
Ndonjëherë një individ, prindërit e tij ose të saj dhe peshkopi më vonë këshillohen së bashku dhe përcaktojnë se një person është i përgjegjshëm pasi dokumenti është shënuar si “Jo i Përgjegjshëm”. Në atë rast, peshkopi ose një nëpunës (me miratimin e peshkopit) mund ta heqë shënimin “Jo i Përgjegjshëm”. Për më shumë informacion, shihni 38.2.4.
33.6.11
Dokumentet e Anëtarëve që Janë të Shurdhër apo Kanë Probleme me Dëgjimin
Anëtarët që përdorin gjuhën e shenjave dhe familjarët e tyre më të afërt ose kujdestarët ligjorë, mund të zgjedhin t’i kenë dokumentet e tyre të anëtarësisë në Kishë në ndonjë nga vendet e mëposhtme:
Lagjen e tyre gjeografike
Një lagje për anëtarët që janë të shurdhër dhe kanë probleme me dëgjimin, që jetojnë brenda kufijve të saj
Një lagje që mirëpret një grup anëtarësh që janë të shurdhër dhe kanë probleme me dëgjimin, të cilët jetojnë brenda një zone gjeografike të përcaktuar nga presidenti i kunjit ose Presidenti i Zonës
Në këtë situatë, dokumentet e një individi ose të familjes mund të jenë në një njësi dhe ata mund të jenë anëtarë jashtë njësisë në një njësi tjetër. Për shembull, një pjesë e familjes mund t’i ketë dokumentet e saj në një njësi për të shurdhët dhe ata që kanë probleme me dëgjimin dhe mund të jenë anëtarë jashtë njësisë në njësinë e tyre gjeografike. Për më shumë informacion, shihni 33.6.5.
Anëtarët që janë të shurdhër ose kanë probleme me dëgjimin, mund të marrin pjesë në mënyrë virtuale në lagjet ose grupet që organizohen për ata që janë të shurdhër ose kanë probleme me dëgjimin jashtë zonës gjeografike të anëtarëve. Ata mund ta bëjnë këtë edhe nëse dokumentet e tyre nuk janë në atë njësi. Para se të frekuentojnë në mënyrë virtuale, ata duhet të vihen në kontakt me peshkopin e lagjes dhe ta vënë atë në dijeni për dëshirën e tyre për të frekuentuar.
33.6.12
Dokumentet për Fëmijët e Birësuar
Dokumentet për fëmijët e birësuar mund të krijohen apo përditësohen vetëm pasi birësimi është përfundimtar. Emri në dokument duhet të jetë si ai në vendimin ligjor të birësimit. Dokumentet e prindërve birësues mund të përditësohen vetëm pasi birësimi është përfundimtar.
33.6.13
Dokumentet e Fëmijëve me Prindër të Shkurorëzuar
Në të gjitha dokumentet e anëtarësisë përdoret emri ligjor i personit, siç përcaktohet nga ligji apo tradita vendore. Kjo përfshin fëmijët e prindërve që janë shkurorëzuar. Emri ligjor në dokumentin e anëtarësisë duhet të regjistrohet edhe në certifikatat e bekimeve dhe ordinancave të priftërisë.
Fëmijët me prindër të shkurorëzuar shpesh marrin pjesë në mbledhjet e Kishës në lagjet e të dy prindërve. Ndërkohë që vetëm njëra njësi mund ta mbajë dhe përditësojë dokumentin zyrtar të anëtarësisë së një fëmije, mund të krijohet një dokument për anëtarin jashtë njësisë në lagjen tjetër ku ai ose ajo merr pjesë (shih 33.6.5). Kjo lejon që emri i fëmijës dhe informacioni i kontaktit të përfshihen në listat dhe regjistrat e klasave të lagjes.
Fëmijët me një dokument të anëtarit jashtë njësisë, mund të marrin një thirrje në atë njësi. Kjo ndihmon që të sigurohet që ata të përfshihen dhe të mund të marrin pjesë plotësisht kudo që frekuentojnë.
Nëse një anëtar shpërngulet ndërsa kufizimet formale të anëtarësisë ose një shqetësimin tjetër serioz ka mbetur pezull, peshkopi ose një nëpunës i autorizuar mund të vendosë një kufizim të lëvizjes në dokumentin e anëtarësisë. Ai përdor sistemin BUN për ta bërë këtë.
Një dokument që ka një kufizim lëvizjeje, nuk transferohet në një njësi të re derisa udhëheqësi i priftërisë që e vendosi kufizimin, të autorizojë heqjen e tij.
33.6.16
Dokumentet nga Dosja “Adresë e Panjohur”
Një anëtari/eje nganjëherë i gjendet vendndodhja pasi dokumenti i tij ose i saj ka qenë në “dosjen adresë e panjohur” në zyrat qendrore të Kishës. Në këtë situatë, nëpunësi i lagjes e kërkon dokumentin duke përdorur sistemin BUN. Dokumenti do të përfshijë një mesazh që e nxit peshkopatën, kuorumin dhe udhëheqësit/et e organizatave ta vizitojnë personin sa më shpejt që të jetë e mundur dhe t’i sigurojnë shoqërim. Misionarëve kohëplotë mund t’u kërkohet gjithashtu që t’i vizitojnë këta anëtarë dhe t’u japin shoqërim atyre.
33.6.17
Regjistrimi dhe Korrigjimi i Informacionit të Ordinancës
Çdo vit, nëpunësi i kunjit ose një ndihmësnëpunës i kunjit sigurohet që të kryhet një kontroll i dokumenteve të anëtarësisë në çdo lagje duke përdorur sistemin BUN. Presidenti i kunjit mund të thërrasë të tjerë, të cilët kanë përvojë në mbajtjen e dokumenteve të anëtarësisë, që të ndihmojnë për këto kontrolle. Kontrollet duhet të përfundohen deri më 30 qershor të çdo viti.
33.7
Dokumentet Historike
33.7.1
Historitë e Lagjeve dhe të Kunjeve
Zoti ka urdhëruar të shkruhet dhe mbahet “një histori [e] të gjith[a çështjeve] të rëndësishme” lidhur me Kishën e Tij (Doktrina e Besëlidhje 69:3; shih edhe vargun 5; Alma 37:2).
Çdo njësi në Kishë duhet t’i dokumentojë të gjitha çështjet e rëndësishme që lidhen me njësinë. Këto çështje përfshijnë rrëfimet historike nga udhëheqësit e njësisë. Përcaktimi i çështjeve të rëndësishme arrihet më mirë:
Duke reflektuar mbi përpjekjet për t’i ndihmuar individët dhe familjet.
Duke dalluar përvojat kuptimplota që tregojnë ndikimin e Perëndisë në jetën e fëmijëve të Tij.
Mbajtja e një historie është një punë shpirtërore që do ta forcojë besimin e atyre që e shkruajnë dhe lexojnë atë. Dokumentimi i historive gjatë gjithë vitit do ta përmirësojë cilësinë e historisë.
Sektori i Historisë së Kishës mbledh në mënyrë të përzgjedhur dokumente historike, përfshirë dokumente vetjake, vepra artistike dhe sende historike “për të mirën e kishës dhe për brezat në rritje” (Doktrina e Besëlidhje 69:8). Pyetjet rreth vlerës historike të dokumenteve mund të drejtohen te:
Dokumentet e Kishës janë konfidenciale, qoftë nëse janë në letra ose formate digjitale. Këto përfshijnë:
Dokumente të anëtarësisë.
Dokumente financiare.
Shënime nga mbledhjet.
Formularë dhe dokumente zyrtare (përfshirë dokumente të këshillave për anëtarësinë).
Shënime të bëra nga intervista private.
Udhëheqësit dhe nëpunësit duhet t’i ruajnë dokumentet e Kishës duke i përdorur, arkivuar dhe asgjësuar në një mënyrë që mbron privatësinë e individëve. Udhëheqësit sigurojnë që informacioni që mblidhet nga anëtarët:
Kufizohet në atë që kërkon Kisha.
Përdoret vetëm për qëllime të miratuara nga Kisha.
U jepet vetëm atyre që janë të autorizuar për ta përdorur atë.
Informacioni që arkivohet në mënyrë elektronike, duhet të mbahet i sigurt dhe i mbrojtur siç duhet (shih 33.9.1). Udhëheqësit sigurohen që të dhëna të tilla të mos përdoren për qëllime vetjake, politike apo tregtare. Informacioni nga dokumentet e Kishës, përfshirë informacionin historik, nuk duhet t’u jepet individëve apo agjencive që kryejnë kërkime apo pyetësorë (shih 38.8.36).
Udhëheqësit dhe anëtarët duhet të ndjekin orientimet te 38.8.12 për t’i mbrojtur skedarët e kunjeve dhe të lagjeve.
33.9
Administrimi i Dokumenteve
Udhëheqësit e kunjeve dhe të lagjeve duhet ta bëjnë administrimin e efektshëm të dokumenteve pjesë të procedurave të mbajtjes së dokumenteve nga ana e tyre. Tri fusha të rëndësishme të administrimit të dokumenteve përvijohen në këtë pjesë.
33.9.1
Mbrojtja
Të gjitha dokumentet, raportet dhe të dhënat e Kishës duhet të mbrohet nga përdorimi, ndryshimi, shkatërrimi apo deklarimi i paautorizuar. Ky informacion duhet të mbahet në një vend të sigurt. Dokumentet me ndjeshmëri të lartë, përfshirë dokumentet e shtypura me kompjuter, duhet të mbahen në një sirtar apo kasë me çelës në zyrën e udhëheqësit kur ato nuk përdoren.
Atje ku është e mundur, kopjet elektronike të dokumenteve, raporteve dhe të dhënave duhet të kodohen dhe të mbrohen nëpërmjet fjalëkalimeve. Pajisjet ose mjetet e arkivimit, të humbura ose të vjedhura, në pronësi të Kishës duhet të raportohen menjëherë te incidents.ChurchofJesusChrist.org. Duhet të raportohet edhe keqpërdorimi i informacionit të Kishës.
33.9.1.1
Emrat e Përdoruesve dhe Fjalëkalimet
Presidentët e kunjeve, peshkopët dhe udhëheqësit e tjerë nuk duhet t’ua tregojnë asnjëherë emrin e tyre të përdoruesit dhe fjalëkalimin e Kishës këshilltarëve, nëpunësve, sekretarëve ekzekutivë ose të tjerëve. Gjithashtu nuk duhet t’i ruajnë në pajisje që të tjerët mund t’i shohin ose përdorin.
Fjalëkalimet duhet të jenë me 12 karaktere ose më të gjata dhe nuk duhet të jenë të lehta për t’u marrë me mend. Udhëheqësit nxiten fuqimisht për të mundësuar verifikimin me dy hapa (të njohur edhe si vërtetimi me shumë faktorë) në llogarinë e tyre të Kishës kurdo që të jetë e mundur.
33.9.1.2
Kompjuterat që Përdoren nga Shumë Veta dhe Ruajtja e të Dhënave
Udhëheqësit dhe nëpunësit nuk duhet ta ruajnë informacionin për anëtarësinë ose informacionin financiar në kompjuterë që mund të përdoren nga shumë veta, ku edhe mund të shihet nga të tjerë që nuk janë të autorizuar për ta pasur këtë informacion.
33.9.1.3
Privatësia e të Dhënave
Shumë vende kanë miratuar ligje për mbrojtjen e të dhënave që rregullojnë përpunimin e të dhënave personale. Kjo përfshin informacionin në dokumentet e anëtarësisë dhe dokumente të tjera të Kishës që përcaktojnë individët. Udhëheqësit që kanë pyetje lidhur me zbatimin e ligjeve për mbrojtjen e të dhënave në administrimin vendor të dokumenteve të Kishës mund të vihen ne kontakt me zyrën e Kishës për privatësinë e të dhënave te DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Ruajtja
Dokumentet duhet të mbahen vetëm për aq kohë sa nevojiten për qëllime administrative, ligjore dhe historike. Dokumentet financiare duhet të ruhen për të paktën tre vjet plus vitin aktual. Udhëheqësit që kanë pyetje për kohëzgjatjen e mbajtjes së dokumenteve, duhet të vihen në kontakt me Sektorin e Shërbimeve Botërore ose zyrën e zonës.
33.9.3
Asgjësimi
Dokumentet që janë të vjetruara ose nuk nevojiten më, duhet të shkatërrohen në një mënyrë të tillë që informacioni të mos rigjendet ose rindërtohet. Kur fshihen informacionet digjitale të anëtarësisë ose ato financiare, udhëheqësi duhet të sigurojë që ato nuk mund të rimerren nëpërmjet ndonjë mënyre të arsyeshme.
Dokumentet që kanë vlera të mundshme historike, nuk duhet të flaken, shkatërrohen ose vendosen në qendrën burimore të lagjes (bibliotekë). Pyetjet rreth vlerës historike të dokumenteve mund t’i drejtohen Bibliotekës së Historisë së Kishës (shih informacionin e kontaktit te 33.7.2).
33.10
Specialistët e Kunjeve dhe të Lagjeve për Teknologjinë
Presidenca e kunjit thërret një ose më shumë anëtarë të kunjit që të shërbejnë si specialistë të kunjit për teknologjinë. Peshkopata mund të thërrasë një ose më shumë anëtarë të lagjes që të shërbejnë si specialistë të lagjes për teknologjinë. Burrat, gratë, të rinjtë dhe të rejat mund t’i përmbushin këto thirrje.
Specialistët e kunjit për teknologjinë shërbejnë nën udhëzimin e nëpunësit të kunjit. Specialistët e lagjeve për teknologjinë shërbejnë nën udhëzimin e nëpunësit ose sekretarit ekzekutiv të lagjes, si të përcaktohet nga peshkopi. Përgjegjësitë e tyre mund të përfshijnë sa vijojnë:
U vijnë në ndihmë udhëheqësve të kunjeve ose lagjeve për nevojat teknike.
U mësojnë anëtarëve se si të kenë të drejtë hyrjeje dhe si t’i përdorin mjetet e informimit, programet kompjuterike dhe mjetet e tjera teknologjike të Kishës, përfshirë faqen FamilySearch.org.
I përkrahin udhëheqësit dhe mësuesit që i përdorin mjetet teknologjike për të përmbushur thirrjet e tyre.
Administrojnë transmetimin në internet të mbledhjeve dhe të orëve mësimore për ata që nuk mund të jenë të pranishëm (shih 29.7).
Përveç këtyre, specialisti i kunjit për teknologjinë ka përgjegjësitë vijuese për administrimin e kompjuterave të Kishës në kunj, përfshirë ato në qendrat e historisë familjare:
Vë në zbatim udhëzimin nga presidenca e kunjit për vendosjen, përdorimin, ricaktimin dhe planifikimin e të gjithë kompjuterave të kunjit.
Mban një inventar aktual të të gjithë pjesëve fizike të kompjuterave në kunj, me numrat serialë, modelet, kapacitetet dhe vendndodhjet fizike.
Sigurohet që 1) kompjuterat, programet dhe informacioni konfidencial janë të sigurt dhe që 2) për dosjet e të dhënave bëhen rregullisht kopje rezervë.
Familjarizohet me rregulloret e përgjithshme për kompjuterat e Kishës (shih 38.8.9).
Familjarizohet me orientimet për marrjen dhe administrimin e kompjuterave të Kishës.
Sipas nevojës, specialistët e kunjeve për teknologjinë bashkërendojnë punën e specialistëve të lagjeve për teknologjinë. Ata gjithashtu japin udhëzime.