ผู้ชายดูคอมพิวเตอร์

33.

บันทึกและรายงาน

33.0

บทนำ

ระเบียบปฏิบัติในบทนี้โดยทั่วไปจะใช้กับหน่วยที่ใช้เครื่องมือจัดเก็บบันทึกออนไลน์ของศาสนจักร รวมถึง แหล่งช่วยผู้นำและพนักงาน (LCR) เครื่องมือสมาชิก และ แผนที่และทำเนียบรายชื่อวอร์ด หน่วยที่เข้าเครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้ควรทำงานกับ Global Services Department หรือสำนักงานภาค

การจัดเก็บบันทึกสำคัญเสมอในศาสนจักรของพระเจ้า ตัวอย่างเช่น:

อาดัมเก็บ “หนังสือแห่งความทรงจำ” (โมเสส 6:5)

โมโรไนสอนว่ารายชื่อของคนที่รับบัพติศมาเข้ามาในศาสนจักรถูกบันทึกไว้เพื่อ “ได้รับการจดจำและบำรุงเลี้ยงด้วยพระวจนะอันประเสริฐของพระผู้เป็นเจ้า” (โมโรไน 6:4)

โจเซฟ สมิธสอนว่าทุกวอร์ดควรเรียกผู้ทำบันทึกให้ “ทำบันทึกอย่างแท้จริงต่อพระพักตร์พระเจ้า” (หลักคำสอนและพันธสัญญา 128:2) ท่านเน้นความสำคัญของการหมั่นจดบันทึกด้วยเมื่อท่านเขียนว่า “อะไรก็ตามที่ท่านบันทึกไว้บนแผ่นดินโลกจะบันทึกไว้ในสวรรค์, และอะไรก็ตามที่ท่านไม่บันทึกไว้บนแผ่นดินโลกจะไม่บันทึกไว้ในสวรรค์” (หลักคำสอนและพันธสัญญา 128:8; ดู ข้อ 2–9 ด้วย)

33.1

คำอธิบายพอสังเขปเกี่ยวกับบันทึกศาสนจักร

บันทึกศาสนจักรเป็นบันทึกศักดิ์สิทธิ์ ข้อมูลในนั้นละเอียดอ่อนและควรเก็บรักษาให้ดี ระบบบันทึกศาสนจักรอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลสมาชิกภาพตามการเรียก เฉพาะผู้ได้รับมอบอำนาจเท่านั้นจึงจะเข้าไปดูได้ พวกเขาควรใช้ข้อมูลนี้เฉพาะกับการเรียกของตนเท่านั้น (ดู 33.8)

บันทึกสามารถช่วยผู้นำ:

• ทราบว่าใครต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษ

• ทราบว่าบุคคลเคยได้รับหรือจะต้องได้รับศาสนพิธีแห่งความรอดอะไรบ้าง

• หาที่อยู่สมาชิก

ประเภทของบันทึกที่เก็บไว้ในหน่วยศาสนจักรได้แก่:

• รายงานการเข้าร่วมของสมาชิก (ดู 33.5)

• บันทึกสมาชิกภาพ (ดู 33.6)

• บันทึกประวัติ (ดู 33.7)

• บันทึกการเงิน (ดู บทที่ 34)

33.2

คำแนะนำทั่วไปสำหรับพนักงาน

พนักงานทุกคนควรมีความซื่อสัตย์สุจริตไร้ข้อสงสัยและทำตามพระบัญญัติของพระเจ้า พวกเขาควร:

• มีใบรับรองพระวิหารที่เป็นปัจจุบัน

• เป็นผู้จัดเก็บบันทึกที่ละเอียดรอบคอบ

• เป็นครูและผู้บริหารที่มีความสามารถ

พนักงานวอร์ดทำตามนโยบายปัจจุบันอย่างรอบคอบเพื่อพิทักษ์เงินทุนศาสนจักรและต้องแน่ใจว่าบันทึกศาสนจักรถูกต้อง พนักงานแจ้งผู้นำฐานะปุโรหิตทันทีหากพบความไม่ถูกไม่ควรใดๆ ก็ตาม หากเกิดปัญหาในการแก้ไขความไม่ถูกไม่ควร พนักงานจะติดต่อ Confidential Records Office ที่สำนักงานใหญ่ของศาสนจักร ข้อมูลติดต่อคือ:

โทรศัพท์: 1-801-240-2053 หรือ 1-800-453-3860 ต่อ 2-2053

โทรฟรี (โทรศัพท์ GSD): 855-537-4357

อีเมล: [e-mail]

ระยะเวลาการรับใช้ของพนักงานควรนานพอให้พวกเขาเรียนรู้หน้าที่และรักษาความต่อเนื่องในงานของพวกเขา (ดู 30.5) เนื่องจากพนักงานไม่ใช่สมาชิกในฝ่ายประธานสเตคหรือฝ่ายอธิการ จึงไม่จำเป็นต้องพ้นจากหน้าที่เมื่อจัดตั้งฝ่ายประธานสเตคหรือฝ่ายอธิการชุดใหม่

33.3

บันทึกและรายงานของสเตค

33.3.1

ฝ่ายประธานสเตค

ประธานสเตคสอดส่องดูแลการจัดเก็บบันทึกของสเตค เขาอาจมอบหมายงานส่วนใหญ่นี้ให้ที่ปรึกษาและพนักงาน และต้องแน่ใจว่าคนเหล่านี้ทำตามนโยบายและระเบียบปฏิบัติปัจจุบันของศาสนจักร

33.3.2

พนักงานสเตค

ทุกสเตคควรมีพนักงานสเตคที่มีคุณสมบัติและปฏิบัติหน้าที่ของตน เขาได้รับการเรียกและการวางมือมอบหน้าที่โดยสมาชิกคนหนึ่งในฝ่ายประธานสเตค เขาควรดำรงฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดคและมีใบรับรองพระวิหารที่เป็นปัจจุบัน เป็นสมาชิกของสภาสเตค เข้าร่วมการประชุมต่างๆ ของสเตคตามที่ระบุไว้ใน 29.3

พนักงานสเตคได้รับการสอนจากฝ่ายประธานสเตคและทำงานภายใต้การกำกับดูแลของฝ่ายประธานสเตค ผู้ช่วยพนักงานสเตคอาจได้รับเรียกให้ช่วย (ดู 33.3.3)

33.3.2.1

หน้าที่รับผิดชอบด้านการจัดเก็บบันทึก

พนักงานสเตค หรือผู้ช่วยพนักงานที่ได้รับมอบหมาย มีหน้าที่รับผิดชอบต่อไปนี้:

• ให้การสนับสนุนฝ่ายประธานสเตคด้านการบริหาร

• จดบันทึกงานมอบหมายและการตัดสินใจในการประชุมผู้นำสเตค

• ติดตามงานมอบหมาย

• ต้องแน่ใจว่าบันทึกและรายงานถูกต้องทันเวลา

พนักงานสเตคควรรอบรู้เครื่องมือจัดเก็บบันทึกศาสนจักร (ดู 33.0) เขาใช้เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ผู้นำทราบ:

• ความต้องการของสมาชิกและองค์การต่างๆ

• ความพร้อมใช้ของแหล่งช่วย รวมทั้งการเงิน

• แนวโน้ม จุดแข็ง และจุดอ่อนของสเตค

• ข้อกังวลต่างๆ

หน้าที่จัดเก็บบันทึกด้านอื่นอาจได้แก่:

• ต้องแน่ใจว่าลงบันทึกการแต่งตั้งฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดคอย่างถูกต้องทันที

• เปิดใช้ใบรับรองพระวิหาร

• เพิ่มข้อมูลการแพทย์เข้าไปในใบสมัครผู้สอนศาสนา

• เตรียม แบบฟอร์มสนับสนุนเจ้าหน้าที่ และรายงานการประชุมใหญ่สเตคสำหรับการประชุมใหญ่สเตค

• สอดส่องดูแลการโอนบันทึกวอร์ดเมื่อก่อตั้งวอร์ดใหม่หรือยุบวอร์ด หรือเปลี่ยนอาณาเขต

• บันทึกข้อมูลสำหรับสภาสมาชิกภาพสเตค (ดู 32.9.6)

• เก็บรักษาบันทึกการเงิน (ดู 34.1.2)

33.3.2.2

การตรวจทานบันทึกและรายงานวอร์ด

พนักงานสเตคประชุมกับพนักงานวอร์ดคนใหม่แต่ละคนหลังได้รับการเรียกทันที เขาประชุมกับพนักงานวอร์ดบ่อยเท่าที่จำเป็น แต่อย่างน้อยปีละสองครั้ง การประชุมเหล่านี้จัดขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่า:

• บันทึกส่วนสิบและบันทึกการเงินอื่นๆ ลงบันทึกอย่างถูกต้อง (ดู 34.1.2 และ 34.2.2)

• บันทึกสมาชิกภาพอัปเดตทันทีและถูกต้อง

• พนักงานวอร์ดรอบรู้เครื่องมือจัดเก็บบันทึกศาสนจักร

• สมาชิกวอร์ดได้รับใบสำคัญการให้พร บัพติศมาและการยืนยัน และการแต่งตั้งฐานะปุโรหิต

• มีการตรวจสอบบันทึกสมาชิกภาพประจำปีและแก้ไขข้อท้วงติงจากการตรวจสอบบัญชีทั้งหมดทันที (ดู 33.6.19)

• ประวัติประจำปีของวอร์ดถูกส่งให้สเตคตอนสิ้นปีแต่ละปี (ดู 33.7)

33.3.2.3

การตรวจสอบบัญชี

ดู 33.6.19 และ 34.7

33.3.2.4

บันทึกประวัติสเตค

ดู 33.7

33.3.3

ไอคอน แหล่งช่วยทางเลือก

ผู้ช่วยพนักงานสเตค

ประธานสเตคหรือที่ปรึกษาที่ได้รับมอบหมายอาจเรียกและวางมือมอบหน้าที่ผู้ช่วยพนักงานสเตคหนึ่งคนหรือมากกว่านั้นตามความจำเป็น พี่น้องชายเหล่านี้ควรเป็นผู้ดำรงฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดคผู้มีใบรับรองพระวิหารที่เป็นปัจจุบัน พวกเขาทำงานภายใต้การนำทางของฝ่ายประธานสเตคและพนักงานสเตค

หากจำเป็นอาจเรียกผู้ช่วยพนักงานหนึ่งคนต่อแต่ละตำแหน่งต่อไปนี้:

• ผู้ช่วยพนักงานสเตค

• ผู้ช่วยพนักงานสเตค—การเงิน (ดู 34.1.2)

• ผู้ช่วยพนักงานสเตค—สมาชิกภาพ (ดู 33.5 และ 33.6)

33.4

บันทึกและรายงานของวอร์ด

33.4.1

ฝ่ายอธิการ

อธิการสอดส่องดูแลการจัดเก็บบันทึกวอร์ด เขาอาจมอบหมายงานส่วนใหญ่นี้ให้ที่ปรึกษาและพนักงาน และต้องแน่ใจว่าคนเหล่านั้นทำตามนโยบายและระเบียบปฏิบัติปัจจุบันของศาสนจักร

33.4.2

พนักงานวอร์ด

ทุกวอร์ดควรมีพนักงานที่มีคุณสมบัติและปฏิบัติหน้าที่ของตน ฝ่ายอธิการเป็นผู้เสนอชื่อ สมาชิกในฝ่ายประธานสเตคหรือสมาชิกสภาสูงที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้เรียกและวางมือมอบหน้าที่ เขาควรดำรงฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดคและมีใบรับรองพระวิหารที่เป็นปัจจุบัน เป็นสมาชิกของสภาวอร์ด เข้าร่วมการประชุมต่างๆ ของวอร์ดตามที่ระบุไว้ใน 29.2

พนักงานวอร์ดได้รับการสอนจากฝ่ายอธิการและพนักงานสเตค เขาทำงานภายใต้การกำกับดูแลของฝ่ายอธิการ ผู้ช่วยพนักงานวอร์ดอาจได้รับการเรียกให้ช่วย (ดู 33.4.3)

33.4.2.1

หน้าที่รับผิดชอบด้านการจัดเก็บบันทึก

พนักงานวอร์ดหรือผู้ช่วยพนักงานที่ได้รับมอบหมายมีหน้าที่รับผิดชอบต่อไปนี้:

• ให้การสนับสนุนฝ่ายอธิการด้านการบริหาร

• จดบันทึกงานมอบหมายและการตัดสินใจในการประชุมผู้นำวอร์ด

• ติดตามงานมอบหมาย

• ต้องแน่ใจว่าบันทึกและรายงานถูกต้องและทันเวลา

• ระบุศาสนพิธีที่ต้องมีการรับรอง (ดู 38.2.6 และ 18.10.3)

พนักงานวอร์ดควรรอบรู้เครื่องมือจัดเก็บบันทึกศาสนจักร (ดู 33.0) เขาใช้เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ผู้นำทราบ:

• ความต้องการของสมาชิกและองค์การต่างๆ

• ความพร้อมใช้ของแหล่งช่วย รวมทั้งการเงิน

• แนวโน้ม จุดแข็ง และจุดอ่อนของวอร์ด

• ข้อกังวลต่างๆ

เมื่อรวบรวมรายงานการมีส่วนร่วมของสมาชิก พนักงานทำงานกับเลขานุการเพื่อแก้ไขปัญหาปลีกย่อย เขาสนทนาปัญหาร้ายแรงกับอธิการ

พนักงานวอร์ดหรือผู้ช่วยพนักงานวอร์ดแสดงให้สมาชิกเห็นวิธีดูข้อมูลสมาชิกภาพของพวกเขาใน แอปเครื่องมือสมาชิก และจะพิมพ์ออกมาให้หากสมาชิกขอ พนักงานวอร์ดขอให้สมาชิกรายงานข้อมูลผิดพลาดในสมาชิกภาพของพวกเขา

หน้าที่จัดเก็บบันทึกด้านอื่นอาจได้แก่:

• ต้องแน่ใจว่ามีการลงบันทึกศาสนพิธีอย่างถูกต้องทันที

• เตรียม แบบฟอร์มสนับสนุนเจ้าหน้าที่ สำหรับการประชุมใหญ่วอร์ด

• ลงบันทึกข้อมูลสำหรับสภาสมาชิกภาพวอร์ด (ดู 32.9.6)

• เก็บรักษาบันทึกการเงิน (ดู 34.2.2)

ให้พรทารก

33.4.2.2

การสอนพนักงานและเลขานุการ

พนักงานวอร์ดสอนผู้ช่วยพนักงานวอร์ด เลขานุการของโควรัมและองค์การต่างๆ เขาช่วยให้คนเหล่านั้นเข้าใจว่าข้อมูลจากเครื่องมือจัดเก็บบันทึกศาสนจักรจะช่วยผู้นำได้อย่างไร

การสอนดังกล่าวสำคัญอย่างยิ่งเมื่อ:

• มีการเรียกผู้ช่วยพนักงานวอร์ดและเลขานุการคนใหม่ของโควรัมและองค์การ

• มีการแนะนำหรืออัปเดตเครื่องมือจัดเก็บบันทึกศาสนจักร

• บันทึกไม่ถูกต้องครบถ้วน

33.4.2.3

บันทึกประวัติวอร์ด

ดู 33.7

33.4.3

ไอคอน แหล่งช่วยทางเลือก

ผู้ช่วยพนักงานวอร์ด

ผู้ช่วยพนักงานวอร์ดได้รับการเรียกเมื่อจำเป็น ฝ่ายอธิการเป็นผู้เสนอชื่อ และสมาชิกในฝ่ายประธานสเตคหรือสมาชิกสภาสูงที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้เรียกและวางมือมอบหน้าที่ พี่น้องชายเหล่านี้ควรดำรงฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดคหรือฐานะปุโรหิตแห่งอาโรน ควรมีใบรับรองพระวิหารที่เป็นปัจจุบันด้วย หากผู้ช่วยพนักงานได้รับมอบหมายให้ดูแลการเงิน เขาควรดำรงฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดค ผู้ช่วยพนักงานวอร์ดทำงานภายใต้การนำทางของฝ่ายอธิการและพนักงานวอร์ด

หากจำเป็นอาจเรียกผู้ช่วยพนักงานหนึ่งคนต่อแต่ละตำแหน่งต่อไปนี้:

• ผู้ช่วยพนักงานวอร์ด

• ผู้ช่วยพนักงานวอร์ด—การเงิน (ดู 34.2.2)

• ผู้ช่วยพนักงานวอร์ด—สมาชิกภาพ (ดู 33.5 และ 33.6)

33.4.4

ผู้นำฐานะปุโรหิตและผู้นำองค์การ

ผู้นำโควรัมและผู้นำองค์การสอดส่องดูแลการจัดเก็บบันทึกในองค์การของตน พวกเขาอาจมอบหมายให้เลขานุการทำงานส่วนใหญ่นี้ และทำงานกับเลขานุการเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกและรายงานถูกต้องทันเวลา

33.5

รายงานการมีส่วนร่วมของสมาชิก

รายงานการมีส่วนร่วมของสมาชิกช่วยให้ผู้นำมุ่งเน้นความก้าวหน้าและความต้องการของสมาชิก เมื่ออยู่ในวิสัยที่ทำได้ ผู้นำควรทบทวนรายงานเหล่านี้ทางอิเล็กทรอนิกส์แทนที่จะพิมพ์ออกมา เมื่อจำเป็นต้องพิมพ์ออกมา ควรจัดการอย่างระมัดระวังเพื่อเคารพความเป็นส่วนตัวของสมาชิกและเป็นไปตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลระดับท้องที่

33.5.1

รายงานแบบต่างๆ

33.5.1.1

รายงานจำนวนผู้เข้าร่วม

ใช้ LCR หรือเครื่องมือสมาชิกลงบันทึกจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมศีลระลึก การประชุมวันอาทิตย์ของฐานะปุโรหิตและองค์การ

การประชุมศีลระลึก พนักงานวอร์ดหรือผู้ช่วยพนักงานวอร์ดลงบันทึกจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมศีลระลึกแต่ละสัปดาห์ จำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมจะนับทั้งผู้เข้าร่วมด้วยตนเองหรือทางการถ่ายทอด รวมถึงผู้มาเยือน แต่ไม่นับสมาชิกวอร์ดที่ไม่อยู่เพราะมีงานมอบหมายอื่นหรือไปเข้าร่วมการประชุมของอีกวอร์ดหนึ่ง

การประชุมวันอาทิตย์ของโควรัมและองค์การต่างๆ เลขานุการและผู้ให้คำปรึกษาโควรัมและองค์การเป็นผู้ลงบันทึกจำนวนผู้เข้าร่วมแต่ละสัปดาห์ ผู้นำเยาวชนอาจช่วยบันทึกจำนวนผู้เข้าร่วมด้วย จำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมจะนับทั้งผู้เข้าร่วมด้วยตนเองหรือทางการถ่ายทอด รวมถึงผู้มาเยือน นับสมาชิกที่กำลังรับใช้ในปฐมวัยหรือเป็นผู้นำเยาวชนในวอร์ดด้วย นับสมาชิกวอร์ดที่เข้าร่วมการประชุมอีกวอร์ดหนึ่งไว้ในวอร์ดที่พวกเขาเข้าร่วม

พนักงานวอร์ดสามารถลงบันทึกจำนวนผู้เข้าร่วมแทนองค์การใดก็ได้

33.5.1.2

รายงานการสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติศาสนกิจ

ดู 21.3

33.5.1.3

รายงานประจำไตรมาส

ตัวเลขทั้งหมดในรายงานคือคนจริงๆ ที่มีความต้องการเฉพาะ (ดู ฮีลามัน 15:13) ผู้นำขอการทรงนำจากพระเจ้าขณะพิจารณาว่าใครอาจต้องการความช่วยเหลือ

รายงานประจำไตรมาส มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ผู้นำขณะพวกเขาแสวงหาการดลใจเกี่ยวกับงานปฏิบัติศาสนกิจของพวกเขา รายงานมีอยู่ในเครื่องมือสมาชิกหรือ LCR

ผู้นำสเตคและผู้นำวอร์ดเข้าไปดู รายงานประจำไตรมาส เป็นประจำเพื่อทบทวนความก้าวหน้าของแต่ละบุคคล รายงานมีข้อมูลเกี่ยวกับ:

• สถานะใบรับรองพระวิหารของสมาชิกที่รับเอ็นดาวเม้นท์แล้วและของเยาวชน

• ชายอายุ 18–25 ปีที่กำลังรับใช้หรือเคยรับใช้งานเผยแผ่

• สถานะของการสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติศาสนกิจ (ดู 21.3)

• ผู้หวังเป็นเอ็ลเดอร์ที่ต้องได้รับการสนับสนุนในการเตรียมรับฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดค

• จำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมวันอาทิตย์สำหรับเด็ก เยาวชน หนุ่มสาวโสด และผู้ใหญ่ (ดู 33.5.1.1)

• ความก้าวหน้าของสมาชิกใหม่ที่รับบัพติศมาและการยืนยันภายใน 12 เดือนที่ผ่านมา

จำนวนผู้เข้าร่วมทั้งหมดและการสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติศาสนกิจบันทึกไว้ในเครื่องมือสมาชิกหรือ LCR ข้อมูลนี้จะกรอกส่วนที่สอดคล้องกันของ รายงานประจำไตรมาส ให้ครบถ้วนโดยอัตโนมัติ

ทุกวอร์ดกรอก รายงานประจำไตรมาส ให้ครบถ้วนและส่งให้สำนักงานใหญ่ของศาสนจักร พนักงานทบทวนรายงานกับอธิการและส่งรายงานก่อนวันที่ 15 ของเดือนหลังจากสิ้นสุดแต่ละไตรมาส

ฝ่ายประธานสเตคจะทบทวน รายงานประจำไตรมาส ที่แต่ละวอร์ดส่งมา นี่จะช่วยให้พวกเขาติดตามความก้าวหน้าและรู้ว่าต้องสนับสนุนและสอนเรื่องใด สมาชิกสภาสเตคจะดู รายงานประจำไตรมาส แต่ละรายงานด้วย

33.5.2

รายชื่อสมาชิก

เครื่องมือจัดเก็บบันทึกศาสนจักรช่วยให้ผู้นำเข้าถึงรายชื่อสมาชิก รายชื่อเหล่านี้จะช่วยให้ผู้นำทราบว่า:

• สมาชิกคนใดยังไม่ได้รับศาสนพิธีที่ถึงเกณฑ์ได้รับ

• เยาวชนชายและเยาวชนหญิงคนใดถึงเกณฑ์รับใช้งานเผยแผ่

• เยาวชนคนใดไม่มีใบรับรองพระวิหารที่เป็นปัจจุบัน

• เยาวชนคนใดต้องทำนัดพบปะสมาชิกในฝ่ายอธิการ

ผู้นำโควรัมและผู้นำองค์การควรมีสิทธิ์เข้าถึงรายชื่อคนในโควรัมหรือองค์การของตน

33.6

บันทึกสมาชิกภาพ

บันทึกสมาชิกภาพมีชื่อ ข้อมูลติดต่อ รายละเอียดศาสนพิธี และข้อมูลสำคัญอื่นๆ ของสมาชิก วอร์ดควรมีบันทึกสมาชิกภาพของสมาชิกแต่ละคนที่อยู่ในอาณาเขตวอร์ดของตน

บันทึกสมาชิกภาพจะเก็บไว้ในวอร์ดที่สมาชิกคนนั้นอยู่ ข้อยกเว้นซึ่งควรมีน้อยมากต้องได้รับความเห็นชอบจากอธิการและประธานสเตคที่เกี่ยวข้อง เพื่อขอข้อยกเว้น ประธานสเตคใช้ LCR ส่งคำขอไปสำนักงานฝ่ายประธานสูงสุด

บันทึกสมาชิกภาพเป็นวิธีเดียวของการบันทึกศาสนพิธีและการดำเนินการอย่างเป็นทางการอื่นๆ ลงในบันทึกถาวรของศาสนจักร ด้วยเหตุนี้อธิการต้องแน่ใจว่าพนักงานลงบันทึกถูกต้อง และต้องแน่ใจด้วยว่าพนักงานอัปเดตข้อมูลโดยใช้ LCR สำคัญอย่างยิ่งที่ต้องทำสิ่งต่อไปนี้ทันที:

• ลงบันทึกข้อมูลศาสนพิธี

• ย้ายบันทึกของสมาชิกที่ย้ายเข้าหรือออกจากวอร์ด

• สร้างบันทึกให้สมาชิกใหม่และบุตรคนใหม่ของบิดามารดาที่เป็นสมาชิก

• ลงบันทึกการตายของสมาชิก (ต้องบันทึกการตายของสมาชิกก่อน จึงจะประกอบศาสนพิธีพระวิหารแทนเขาได้ ดู 28.1)

• ลงบันทึกข้อมูลการแต่งงานและครัวเรือน

อธิการหรือประธานสเตคต้องแน่ใจว่าบันทึกสมาชิกภาพอยู่ถูกวอร์ดก่อนสมาชิกรับการสัมภาษณ์เพื่อรับ:

• การเรียกในศาสนาจักร

• ใบรับรองพระวิหาร

• ฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดคหรือรับการแต่งตั้งสู่ตำแหน่งในฐานะปุโรหิตนั้น

อธิการต้องแน่ใจด้วยว่าบันทึกไม่มีอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• คำอธิบายประกอบ

• ความเห็นเกี่ยวกับการจำกัดการผนึกหรือการจำกัดศาสนพิธี

• การจำกัดสมาชิกภาพอย่างเป็นทางการ

บางครั้งสมาชิกไม่ได้อยู่วอร์ดเดิมต่อเนื่องนานอย่างน้อยหนึ่งปี ในกรณีดังกล่าว อธิการหรือที่ปรึกษาที่เขามอบหมายติดต่ออธิการคนก่อนก่อนดำเนินการสัมภาษณ์เพื่อออกใบรับรองพระวิหารหรือเสนอชื่อแต่งตั้งสู่ตำแหน่งฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดค จุดประสงค์ของการติดต่อนี้คือเพื่อสอบถามว่ามีเรื่องความมีค่าควรที่ต้องพิจารณาหรือไม่ หากที่ปรึกษาทราบว่ามีข้อมูลไม่พึงเปิดเผย เขายุติการสนทนา เขาแจ้งอธิการของเขาให้ติดต่ออธิการคนก่อนก่อนดำเนินการสัมภาษณ์

ไม่ว่ากรณีใดก็ตามห้ามให้หรือนำเอาบันทึกสมาชิกภาพให้ใครดูนอกจากอธิการหรือพนักงาน

สมาชิกจะดูข้อมูลสมาชิกภาพของตนและของบุตรที่อาศัยอยู่ในบ้านได้บน แอปเครื่องมือสมาชิก พวกเขาอาจขอให้พนักงานพิมพ์ใบสรุปศาสนพิธีส่วนตัวออกมาได้เช่นกัน หากพบข้อผิดพลาด พนักงานต้องแก้ไขในบันทึกสมาชิกภาพ

คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีสร้างบันทึกสมาชิกภาพมีอยู่ใน LCR คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีบันทึกการแต่งงานและการตายมีอยู่ในนั้นด้วย

สำหรับสถานการณ์ที่ไม่ได้กล่าวไว้ในหมวดนี้ ผู้นำควรติดต่อ Global Services Department หรือสำนักงานภาค

33.6.1

ชื่อที่ใช้ในบันทึกศาสนจักร

ในบันทึกสมาชิกภาพและใบสำคัญศาสนพิธีควรใช้ชื่อนามสกุลของบุคคลตามที่กฎหมายหรือขนบธรรมเนียมในท้องที่กำหนด

33.6.2

สมาชิกในบันทึก

บุคคลต่อไปนี้คือสมาชิกในบันทึก และควรมีบันทึกสมาชิกภาพ:

• คนที่รับบัพติศมาและการยืนยันแล้ว

• คนที่อายุน้อยกว่า 9 ขวบผู้ได้รับพรแล้วแต่ยังไม่ได้รับบัพติศมา

• คนที่ไม่สามารถรับผิดชอบได้เพราะความบกพร่องทางสติปัญญาไม่ว่าจะอายุเท่าใดก็ตาม

• เด็กอายุน้อยกว่า 9 ขวบที่ไม่ได้รับพรเมื่อตรงกับสองกรณีนี้:

  • บิดาหรือมารดาหรือปู่ย่าตายายอย่างน้อยหนึ่งคนเป็นสมาชิกของศาสนจักร

  • ทั้งบิดามารดาอนุญาตให้สร้างบันทึก (หากบิดาหรือมารดาเพียงคนเดียวมีสิทธิ์ดูแลบุตรตามกฎหมาย คำอนุญาตของบิดาหรือมารดาคนนั้นถือว่าเพียงพอ)

บุคคลที่อายุเกิน 9 ขวบขึ้นไปผู้มีบันทึกสมาชิกภาพแต่ยังไม่ได้รับบัพติศมาและการยืนยันถือว่าไม่เป็นสมาชิกในบันทึก อย่างไรก็ดี วอร์ดที่บุคคลนั้นอยู่จะเก็บบันทึกสมาชิกภาพไว้จนกว่าบุคคลผู้นี้อายุครบ 18 ปี ณ เวลานั้นหากบุคคลเลือกไม่รับบัพติศมา อธิการจะยกเลิกบันทึกสมาชิกภาพ ต้องได้รับอนุญาตจากประธานสเตค

ไม่ยกเลิกบันทึกสำหรับคนที่ไม่ได้รับบัพติศมาเพราะความบกพร่องทางสติปัญญาเว้นแต่บุคคลหรือผู้ปกครองตามกฎหมาย รวมทั้งบิดาหรือมารดาขอยกเลิก

33.6.3

บันทึกของสมาชิกวอร์ดคนใหม่

พนักงานวอร์ดหรือผู้ช่วยพนักงานวอร์ดติดต่อสมาชิกวอร์ดคนใหม่ทันทีหลังจากบันทึกสมาชิกภาพของสมาชิกวอร์ดคนใหม่มาถึงเพื่อตรวจทานความถูกต้องของใบสรุปศาสนพิธีส่วนตัว

ดูคำแนะนำเกี่ยวกับการแนะนำให้รู้จักสมาชิกใหม่หลังจากได้รับบันทึกของพวกเขาหรือหลังจากพวกเขารับบัพติศมาและการยืนยันใน 29.2.1.1

33.6.4

บันทึกของสมาชิกที่ย้ายหรือจากบ้านไปชั่วคราว

ผู้นำวอร์ด บราเดอร์และซิสเตอร์ผู้ปฏิบัติศาสนกิจ และพนักงานขอที่อยู่ใหม่ของสมาชิกทันทีที่ทราบว่าสมาชิกตั้งใจจะย้ายออกจากวอร์ด พนักงานย้ายบันทึกไปวอร์ดใหม่เมื่อสมาชิกย้ายจริง พนักงานจะขอบันทึกของสมาชิกที่ย้ายเข้าวอร์ดด้วยเมื่อวอร์ดเดิมยังไม่ได้ส่งมาให้

หากพนักงานไม่ทราบว่าสมาชิกย้ายไปที่ใด เขาจะย้ายบันทึกเข้าไปในรายชื่อ หาสมาชิกที่หายไป ใน LCR ผู้นำโควรัมเอ็ลเดอร์และผู้นำสมาคมสงเคราะห์ทบทวนรายงานนี้เป็นประจำและใช้แหล่งช่วยที่มีหาที่อยู่สมาชิกเหล่านี้ สมาชิกสภาวอร์ดคนอื่นๆ และผู้สอนศาสนาอาจช่วยเหลือ

หากพบที่อยู่ของสมาชิก พนักงานย้ายบันทึกตามนั้น หากไม่พบที่อยู่ของสมาชิกหลังจากใช้แหล่งช่วยหาทั้งหมด พนักงานรับอนุมัติจากอธิการเพื่อคืนบันทึกให้สำนักงานใหญ่ของศาสนจักร

บันทึกในรายชื่อ หาสมาชิกที่หายไป ยังอยู่ในความดูแลของวอร์ด แต่ไม่ปรากฏในรายชื่อสมาชิกและรายงาน และไม่รวมอยู่ในสถิติวอร์ด

เมื่อบุคคลย้ายออกจากวอร์ดเกินสามเดือน พนักงานย้ายบันทึกสมาชิกภาพไปวอร์ดใหม่เว้นแต่สมาชิกตั้งใจจะกลับมาหลังจากไปประกอบอาชีพชั่วคราวหรือไปเรียนตามฤดูกาลที่อาจนานเกินสามเดือน

เมื่อบุคคลย้ายจากวอร์ดไม่เกินสามเดือนและมีแผนจะกลับมา บันทึกสมาชิกภาพจะเก็บไว้ในวอร์ด

เมื่อผู้นำไม่แน่ใจว่าบุคคลจะไปนานเท่าใด พวกเขาเก็บบันทึกไว้ในวอร์ดที่สามารถดูแลความต้องการของบุคคลนั้นได้ดีที่สุด

33.6.5

บันทึกสมาชิกนอกหน่วย

บันทึกสมาชิกภาพของบุคคลจะเก็บไว้ในวอร์ดเดียวเท่านั้น เฉพาะอธิการของวอร์ดดังกล่าวเท่านั้นจึงจะสอดส่องดูแลการอัปเดตบันทึกสมาชิกสภาพ การประกอบศาสนพิธี และการดำเนินการสัมภาษณ์สมาชิก

บางสภาวการณ์ต้องลงบันทึกชื่อและข้อมูลติดต่อของสมาชิกไว้ในวอร์ดที่สอง (ดูตัวอย่างใน 33.6.11 และ 33.6.13) ในกรณีเหล่านี้ พนักงานของวอร์ดที่สองสร้างบันทึกสมาชิกนอกหน่วย เขาใช้ LCR สร้างบันทึกนี้

สมาชิกที่มีบันทึกนอกหน่วยอาจได้รับการเรียกในวอร์ดนั้น พวกเขาจะอยู่ในทำเนียบและรายชื่อวอร์ดด้วย

33.6.6

บันทึกของสมาชิกที่รับใช้นอกวอร์ดตามภูมิศาสตร์ของตน

33.6.6.1

บันทึกของสมาชิกที่มีงานมอบหมายอื่นของศาสนจักร

หากสมาชิกมีงานมอบหมายของศาสนจักรนอกวอร์ดตามภูมิศาสตร์ของตน บันทึกสมาชิกภาพและบันทึกการเงินของสมาชิกจะเก็บไว้ในวอร์ดตามภูมิศาสตร์ หากงานมอบหมายเรียกร้องให้สมาชิกย้ายออกจากวอร์ดตามภูมิศาสตร์นานเกินสามเดือนและหากบุตรตามไปด้วย บันทึกสมาชิกภาพจะย้ายไปอยู่วอร์ดใหม่ (ดู 33.6.4)

33.6.6.2

บันทึกของผู้สอนศาสนาเต็มเวลา

ดู 24.6.2.8

33.6.7

บันทึกของหนุ่มสาวโสด

หนุ่มสาวโสดอายุระหว่าง 18 ถึง 30 ปีจะเลือกเป็นสมาชิกของวอร์ดตามภูมิศาสตร์หรือวอร์ดหนุ่มสาวโสดก็ได้หากมีวอร์ดนั้นในพื้นที่ของพวกเขา หากเลือกวอร์ดหนุ่มสาวโสด พวกเขาเข้าวอร์ดตามอาณาเขตวอร์ดที่พวกเขาอยู่ พวกเขาแจ้งอธิการของวอร์ดตามภูมิศาสตร์ให้ทราบด้วย บันทึกสมาชิกภาพจะเก็บไว้ในวอร์ดที่พวกเขาเข้าร่วม

หลักการเหล่านี้นำมาใช้กับผู้ใหญ่โสดอายุระหว่าง 31 ถึง 45 ปีที่เลือกเป็นสมาชิกของวอร์ดผู้ใหญ่โสดด้วย

หากหนุ่มสาวโสดวางแผนเข้าวอร์ดหนึ่งชั่วคราว (ตัวอย่างเช่น ขณะเรียนหนังสือ) บันทึกสมาชิกภาพจะเก็บไว้ในวอร์ดที่เขาเข้าร่วม หากสมาชิกอนุญาต พนักงานของวอร์ดที่ครอบครัวสมาชิกอาศัยอยู่อาจสร้างบันทึกนอกหน่วยให้เขา (ดู 33.6.5)

33.6.8

บันทึกของสมาชิกที่อยู่ในโรงพยาบาลหรือสถานดูแล

บันทึกของสมาชิกที่อยู่ในโรงพยาบาลหรือสถานดูแลควรอยู่ในวอร์ดที่สามารถรับใช้สมาชิกได้ดีที่สุด ในกรณีส่วนใหญ่จะเป็นวอร์ดที่โรงพยาบาลหรือสถานที่แห่งนั้นตั้งอยู่

33.6.9

บันทึกของสมาชิกที่รับราชการทหาร

เมื่อสมาชิกเข้ารับการฝึกทหาร บันทึกสมาชิกภาพจะเก็บไว้ในวอร์ดตามภูมิศาสตร์จนกว่าสมาชิกได้รับมอบหมายให้ไปปฏิบัติการนานขึ้น ณ เวลานั้นสมาชิกจะติดต่อวอร์ดตามภูมิศาสตร์และให้ชื่อที่อยู่ของวอร์ดใหม่

33.6.10

บันทึกของสมาชิกผู้มีความบกพร่องทางสติปัญญา

บุคคลอายุ 8 ขวบขึ้นไปผู้มีความบกพร่องทางสติปัญญา บิดามารดาของเขา (หากมี) และอธิการปรึกษากันเพื่อตัดสินว่าบุคคลรับผิดชอบได้หรือไม่ หากเห็นว่าบุคคลไม่สามารถรับผิดชอบได้ อธิการหรือพนักงานระบุว่า “ไม่สามารถรับผิดชอบได้” ในหมวดบัพติศมาของบันทึกสมาชิกภาพของบุคคลใน LCR แต่ไม่ยกเลิกบันทึก ศาสนพิธีไม่จำเป็นสำหรับบุคคลที่บันทึกระบุว่าไม่สามารถรับผิดชอบได้

บางครั้งบุคคล บิดามารดาของเขาหรือเธอ และอธิการปรึกษากันภายหลังและเห็นว่าบุคคลรับผิดชอบได้หลังจากบันทึกระบุไว้ว่า “ไม่สามารถรับผิดชอบได้” ในกรณีนี้ อธิการหรือพนักงาน (ด้วยการอนุมัติของอธิการ) จะลบคำว่า “ไม่สามารถรับผิดชอบได้” ออก ดูข้อมูลเพิ่มเติมใน 38.2.4

33.6.11

บันทึกของสมาชิกที่หูหนวกหรือหูตึง

สมาชิกที่ใช้ภาษามือและสมาชิกในครอบครัวหรือผู้ปกครองตามกฎหมายของพวกเขา อาจเลือกให้เก็บบันทึกสมาชิกภาพศาสนจักรไว้ที่ใดที่หนึ่งต่อไปนี้:

• วอร์ดตามภูมิศาสตร์ของพวกเขา

• วอร์ดสำหรับสมาชิกที่หูหนวกและหูตึงผู้อยู่ภายในอาณาเขตวอร์ดนั้น

• ประธานสเตคหรือประธานภาคเป็นผู้กำหนดวอร์ดที่จะดูแลกลุ่มคนหูหนวกและหูตึงผู้อาศัยอยู่ภายในเขตภูมิศาสตร์

ในสถานการณ์นี้ บันทึกของบุคคลหรือของครอบครัวจะอยู่ในหนึ่งหน่วย และพวกเขาจะเป็นสมาชิกนอกหน่วยในอีกหน่วยหนึ่ง ตัวอย่างเช่น บางคนในครอบครัวอาจมีบันทึกในหน่วยสำหรับคนหูหนวกและหูตึง และอาจเป็นสมาชิกนอกหน่วยในหน่วยตามภูมิศาสตร์ของตน ดูข้อมูลเพิ่มเติมใน 33.6.5

สมาชิกที่หูหนวกหรือหูตึงจะเข้าร่วมประชุมจริงๆ กับวอร์ดหรือกลุ่มที่จัดให้คนหูหนวกหรือหูตึงนอกเขตภูมิศาสตร์ของสมาชิก พวกเขาอาจทำเช่นนั้นแม้บันทึกไม่อยู่ในหน่วยนั้น ก่อนเข้าร่วมประชุมจริงๆ พวกเขาควรติดต่ออธิการของวอร์ดและแจ้งว่าพวกเขาปรารถนาจะเข้าร่วม

33.6.12

บันทึกของบุตรบุญธรรม

จะสร้างหรืออัปเดตบันทึกของบุตรบุญธรรมหลังจากขั้นตอนการรับบุตรบุญธรรมสิ้นสุดแล้วเท่านั้น ชื่อในบันทึกควรตรงกับคำสั่งรับบุตรบุญธรรม จะอัปเดตบันทึกของบิดามารดาบุญธรรมหลังจากขั้นตอนการรับบุตรบุญธรรมสิ้นสุดแล้วเท่านั้น

33.6.13

บันทึกของเด็กที่บิดามารดาหย่าร้าง

บันทึกสมาชิกภาพทั้งหมดใช้ชื่อตามกฎหมายของบุคคล ตามที่กฎหมายหรือขนบธรรมเนียมในท้องที่กำหนด ทั้งนี้รวมถึงบุตรของบิดามารดาที่หย่าร้างด้วย ชื่อตามกฎหมายบนบันทึกสมาชิกภาพควรลงไว้ในใบสำคัญการให้พรและศาสนพิธีฐานะปุโรหิตด้วย

เด็กที่บิดามารดาหย่าร้างมักจะเข้าร่วมการประชุมศาสนจักรในวอร์ดของทั้งบิดาและมารดา แม้จะมีหน่วยเดียวเก็บและอัปเดตบันทึกสมาชิกภาพทางการของเด็ก แต่อาจสร้างบันทึกสมาชิกนอกหน่วยในวอร์ดที่เด็กเข้าร่วม (ดู 33.6.5) ซึ่งจะทำให้ชื่อและข้อมูลติดต่อของเด็กอยู่ในรายชื่อวอร์ดและรายชื่อผู้เข้าชั้นเรียน

เด็กที่มีบันทึกสมาชิกนอกหน่วยอาจได้รับการเรียกในหน่วยนั้น นี่ช่วยให้พวกเขาได้เป็นส่วนหนึ่งและมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ไม่ว่าพวกเขาเข้าวอร์ดใด

33.6.14

บันทึกที่มีคำอธิบายประกอบ

ดู 32.14.5

33.6.15

ข้อจำกัดการย้ายในบันทึกสมาชิกภาพ

หากสมาชิกย้ายขณะอยู่ระหว่างจำกัดสมาชิกภาพอย่างเป็นทางการหรือมีข้อกังวลร้ายแรงอื่นๆ อธิการหรือพนักงานที่เขามอบอำนาจจะใส่ข้อจำกัดการย้ายไว้ในบันทึกสมาชิกภาพ โดยใช้ LCR

บันทึกที่มีข้อจำกัดการย้ายจะไม่ถูกย้ายไปหน่วยใหม่จนกว่าผู้นำฐานะปุโรหิตที่ใส่ข้อจำกัดอนุญาตให้ลบออก

33.6.16

บันทึกจากไฟล์ “ไม่ทราบที่อยู่”

บางครั้งมีการหาที่อยู่สมาชิกหลังจากบันทึกของเขาหรือเธออยู่ใน “ไฟล์ไม่ทราบที่อยู่” ที่สำนักงานใหญ่ของศาสนจักร ในสถานการณ์นี้ พนักงานวอร์ดขอบันทึกโดยใช้ LCR บันทึกจะมีข้อความกระตุ้นให้ฝ่ายอธิการ ผู้นำโควรัม และผู้นำองค์การไปเยี่ยมบุคคลทันทีที่ทำได้และให้การผูกมิตร อาจขอให้ผู้สอนศาสนาเต็มเวลาไปเยี่ยมและผูกมิตรสมาชิกเหล่านี้ด้วย

33.6.17

การบันทึกและแก้ไขข้อมูลศาสนพิธี

ดู บทที่ 18

33.6.18

การบันทึกและแก้ไขข้อมูลทางราชการ

ดู 33.6

33.6.19

การตรวจสอบบันทึกสมาชิกภาพ

แต่ละปีพนักงานสเตคหรือผู้ช่วยพนักงานสเตคต้องแน่ใจว่ามีการดำเนิน การตรวจสอบบันทึกสมาชิกภาพ ในแต่ละวอร์ดโดยใช้ LCR ประธานสเตคอาจเรียกผู้มีประสบการณ์ในการจัดเก็บบันทึกสมาชิกภาพมาช่วยตรวจสอบด้วย การตรวจสอบควรทำให้เสร็จก่อนวันที่ 30 มิถุนายนของทุกปี

33.7

บันทึกประวัติ

33.7.1

ประวัติวอร์ดและประวัติสเตค

พระเจ้าทรงบัญชาให้เขียนและเก็บ “ประวัติของเรื่องสำคัญทั้งปวง” เกี่ยวกับศาสนจักรของพระองค์ (หลักคำสอนและพันธสัญญา 69:3; ดู ข้อ 5; แอลมา 37:2 ด้วย)

แต่ละหน่วยในศาสนจักรต้องมีเอกสารประกอบเรื่องสำคัญๆ ทั้งหมดเกี่ยวกับหน่วย เรื่องเหล่านี้รวมถึงเรื่องราวย้อนหลังจากผู้นำหน่วย การระบุเรื่องสำคัญๆ เหล่านี้จะทำได้ดีที่สุดโดย:

• ตรึกตรองการพยายามช่วยเหลือบุคคลและครอบครัว

• นึกถึงประสบการณ์ที่มีความหมายอันแสดงให้เห็นถึงอิทธิพลของพระผู้เป็นเจ้าในชีวิตบุตรธิดาของพระองค์

การเก็บประวัติเป็นงานทางวิญญาณที่จะเพิ่มพลังศรัทธาของคนเขียนและคนอ่าน การเก็บข้อมูลเรื่องราวต่างๆ ตลอดปีจะทำให้ประวัติมีคุณภาพดีขึ้น

พนักงานสเตคหรือผู้ช่วยพนักงานสเตคเตรียมประวัติของสเตค ฝ่ายประธานสเตคอาจเรียกผู้เชี่ยวชาญประวัติมาช่วยงานนี้ด้วย ฝ่ายอธิการทำวิธีเดียวกันสำหรับวอร์ดของตน คำแนะนำมีอยู่ที่ Stake, District, and Mission Annual Histories บน ChurchofJesusChrist.org.

ชายมองดูเอกสาร

33.7.2

ประวัติศาสนจักร

แผนกประวัติศาสนจักรเลือกเก็บบันทึกประวัติต่างๆ รวมทั้งบันทึกส่วนตัว งานศิลป์ และศิลปวัตถุเพื่อ “ประโยชน์ของศาสนจักร, และเพื่ออนุชนรุ่นหลัง” (หลักคำสอนและพันธสัญญา 69:8) หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับคุณค่าทางประวัติศาสตร์ของบันทึกให้สอบถามไปที่:

Church History Library

15 East North Temple Street

Salt Lake City, UT 84150-1600

โทรศัพท์: 1-801-240-5696

อีเมล: [e-mail]

33.8

การรักษาความลับของบันทึก

บันทึกของศาสนจักรเป็นความลับ ไม่ว่าอยู่ในกระดาษหรือทางดิจิทัล กิจกรรมเหล่านี้ได้แก่:

• บันทึกสมาชิกภาพ

• บันทึกการเงิน

• บันทึกย่อจากการประชุมต่างๆ

• แบบฟอร์มและเอกสารทางการ (รวมถึงบันทึกของสภาสมาชิกภาพ)

• บันทึกย่อจากการสัมภาษณ์ส่วนตัว

ผู้นำและพนักงานพึงพิทักษ์บันทึกศาสนจักรโดยจัดการ จัดเก็บ และกำจัดทิ้งด้วยวิธีที่ปกป้องความเป็นส่วนตัวของบุคคล ผู้นำต้องแน่ใจว่าข้อมูลที่รวบรวมจากสมาชิก:

• จำกัดเฉพาะสิ่งที่ศาสนจักรต้องการ

• ใช้เพื่อจุดประสงค์ที่ศาสนจักรอนุมัติเท่านั้น

• ให้กับคนที่ได้รับอนุญาตให้ใช้เท่านั้น

ข้อมูลที่เก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องเก็บรักษาให้ปลอดภัยและป้องกันอย่างเหมาะสม (ดู 33.9.1) ผู้นำต้องแน่ใจว่าไม่มีการใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อจุดประสงค์ส่วนตัว จุดประสงค์ทางการเมืองหรือการพาณิชย์ ผู้นำจะไม่เอาข้อมูลจากบันทึกศาสนจักร รวมถึงข้อมูลประวัติ ให้บุคคลหรือหน่วยงานใดใช้ทำการวิจัยหรือการสำรวจ (ดู 38.8.37)

ผู้นำและสมาชิกต้องทำตามแนวทางใน 38.8.13 เพื่อป้องกันทำเนียบรายชื่อสเตคและวอร์ด

33.9

การบริหารจัดการบันทึก

ผู้นำสเตคและผู้นำวอร์ดควรทำให้การบริหารจัดการบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการจัดเก็บบันทึกของพวกเขา ด้านสำคัญสามด้านของการบริหารจัดการบันทึกระบุไว้ในหมวดนี้

33.9.1

การป้องกัน

บันทึก รายงาน และข้อมูลทั้งหมดของศาสนจักรควรป้องกันไม่ให้คนเข้าดู เปลี่ยนแปลง ทำลาย หรือเปิดเผยโดยไม่ได้รับอนุญาต ควรเก็บข้อมูลนี้ไว้ในที่ปลอดภัย บันทึกที่เป็นความลับสุดยอด รวมถึงงานพิมพ์จากคอมพิวเตอร์ ควรเก็บใส่กุญแจไว้ในลิ้นชักหรือตู้ในห้องทำงานของผู้นำเมื่อไม่ใช้

หากทำได้ควรสร้างรหัสลับและรหัสผ่านป้องกันการเข้าถึงบันทึก รายงาน และข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หากอุปกรณ์หรือสื่อจัดเก็บข้อมูลของศาสนจักรสูญหายหรือถูกขโมย ควรแจ้งทันทีที่ incidents.ChurchofJesusChrist.org. และรายงานการใช้ข้อมูลศาสนจักรโดยมิชอบด้วย

33.9.1.1

ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน

ประธานสเตค อธิการ และผู้นำท่านอื่นจะไม่บอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านศาสนจักรของพวกเขากับที่ปรึกษา พนักงาน เลขาธิการ หรือคนอื่นๆ และจะไม่เก็บไว้ในอุปกรณ์ที่คนอื่นเห็นหรือเข้าถึงได้เช่นกัน

รหัสผ่านควรมีอักขระ 12 ตัวหรือยาวกว่านั้นและเดาได้ยาก ศาสนจักรเน้นย้ำให้ผู้นำเปิดใช้การยืนยันสองขั้นตอน (หรือเรียกว่าการยืนยันตัวตนอีกชั้น) บนบัญชีศาสนจักรของพวกเขาหากทำได้

33.9.1.2

คอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกันและการเก็บข้อมูล

ผู้นำและพนักงานจะไม่เก็บข้อมูลสมาชิกภาพหรือข้อมูลการเงินไว้ในคอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกันซึ่งผู้ไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้ข้อมูลนี้สามารถเข้ามาดูได้

33.9.1.3

ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

หลายประเทศออกกฎหมายคุ้มครองข้อมูลที่ควบคุมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล นี่รวมถึงข้อมูลในบันทึกสมาชิกภาพและบันทึกอื่นของศาสนจักรที่ระบุตัวตน ผู้นำที่มีคำถามเกี่ยวกับการบังคับใช้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลกับการบริหารจัดการบันทึกศาสนจักรในท้องที่จะติดต่อสำนักงานความเป็นส่วนตัวข้อมูลศาสนจักรที่ [e-mail].

33.9.2

การเก็บรักษา

ศาสนจักรจะเก็บบันทึกนานเท่าที่ต้องการใช้เพื่อจุดประสงค์ด้านบริหาร กฎหมาย และประวัติเท่านั้น บันทึกการเงินควรเก็บไว้อย่างน้อยสามปีบวกกับปีปัจจุบัน ผู้นำที่มีคำถามว่าจะเก็บบันทึกไว้นานเท่าใดควรติดต่อ Global Services Department หรือสำนักงานภาค

33.9.3

การกำจัด

บันทึกที่ล้าสมัยหรือไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปควรทำลายจนไม่สามารถกู้ข้อมูลกลับมาหรือสร้างขึ้นใหม่ได้อีก เมื่อลบข้อมูลสมาชิกภาพหรือข้อมูลการเงินแบบดิจิทัล ผู้นำต้องแน่ใจว่าไม่สามารถกู้คืนได้ด้วยวิธีใดก็ตาม

บันทึกที่น่าจะมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ไม่ควรทิ้ง ทำลาย หรือวางไว้ในศูนย์แหล่งข้อมูล (ห้องสมุด) หากมีคำถามเกี่ยวกับคุณค่าทางประวัติศาสตร์ของบันทึกให้สอบถามหอสมุดประวัติศาสนจักร (ดู ข้อมูลติดต่อใน 33.7.2)

33.10

ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีของสเตคและวอร์ด

ฝ่ายประธานสเตคเรียกสมาชิกสเตคหนึ่งคนหรือมากกว่านั้นให้รับใช้เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสเตค ฝ่ายอธิการอาจเรียกสมาชิกวอร์ดหนึ่งคนหรือมากกว่านั้นให้รับใช้เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีวอร์ด ชาย หญิง และเยาวชนอาจทำการเรียกเหล่านี้

ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสเตครับใช้ภายใต้การกำกับดูแลของพนักงานสเตค ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีวอร์ดรับใช้ภายใต้การกำกับดูแลของพนักงานวอร์ดหรือเลขาธิการวอร์ดตามที่อธิการกำหนด หน้าที่รับผิดชอบของพวกเขาได้แก่:

• ช่วยเหลือผู้นำสเตคหรือผู้นำวอร์ดด้านเทคนิค

• สอนสมาชิกให้รู้วิธีเข้าถึงและใช้สื่อ แอป และเครื่องมือ เทคโนโลยีอื่นๆ ของศาสนจักร รวมทั้ง FamilySearch.org.

• สนับสนุนผู้นำและครูที่ใช้เครื่องมือเทคโนโลยีทำการเรียกของพวกเขาให้ลุล่วง

• บริหารการถ่ายทอดการประชุมและชั้นเรียนสำหรับคนที่เข้าร่วมไม่ได้ (ดู 29.7)

นอกจากนี้ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสเตคยังมีหน้าที่รับผิดชอบต่อไปนี้สำหรับบริหารคอมพิวเตอร์ศาสนจักรในสเตค รวมทั้งคอมพิวเตอร์ในศูนย์ประวัติครอบครัวด้วย:

• ดำเนินการตามคำสั่งจากฝ่ายประธานสเตคเกี่ยวกับการจัดวาง จัดแบ่ง จัดสรรใหม่ และจัดเวลาใช้คอมพิวเตอร์ทั้งหมดในสเตค

• จัดเก็บรายการอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่มีอยู่ปัจจุบัน พร้อมเลขหมายประจำเครื่อง แบบ สมรรถนะ และที่ตั้งทางกายภาพ

• ต้องแน่ใจว่า (1) คอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ และข้อมูลความลับทั้งหมดปลอดภัยและ (2) เก็บสำรองไฟล์ข้อมูลเป็นประจำ

• รอบรู้นโยบายทั่วไปสำหรับคอมพิวเตอร์ศาสนจักร (ดู 38.8.10)

• รอบรู้แนวทางในการจัดหาและบริหารจัดการคอมพิวเตอร์ศาสนจักร

เมื่อจำเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสเตคจะประสานการทำงานของผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีวอร์ด และให้คำแนะนำด้วย