“33. Registri e rapporti”, Manuale generale – Servire ne La Chiesa di Gesù Cristo dei Santi degli Ultimi Giorni (2020).
“33. Registri e rapporti”, Manuale generale.
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uomini che guardano un computer
33.
Registri e rapporti
33.0
Introduzione
Le procedure contenute in questo capitolo si applicano genericamente alle unità che utilizzano gli strumenti della Chiesa per la tenuta dei registri online, tra cui Risorse per i dirigenti e per l’archivista (LCR), Strumenti per i membri e Rubrica e cartina del rione. Le unità che non hanno accesso a questi strumenti devono lavorare con il Dipartimento dei servizi globali o con l’ufficio di area.
La tenuta dei registri è sempre stata importante nella Chiesa del Signore. Per esempio:
Moroni scrisse che i nomi di coloro che erano stati battezzati nella Chiesa di Cristo venivano registrati affinché “potessero essere ricordati e nutriti mediante la buona parola di Dio” (Moroni 6:4).
Joseph Smith disse che in ogni rione deve essere chiamato uno scrivano “per poter fare una registrazione veritiera dinanzi al Signore” (Dottrina e Alleanze 128:2). Egli sottolineò anche l’importanza di tenere diligentemente i registri quando scrisse: “Qualsiasi cosa registrate in terra sarà registrata in cielo e qualsiasi cosa non registrate in terra non sarà registrata in cielo” (Dottrina e Alleanze 128:8; vedere anche i versetti 2–9).
33.1
Quadro generale dei registri della Chiesa
I registri della Chiesa sono sacri. I dati in essi contenuti sono sensibili e devono essere protetti. I sistemi dei registri della Chiesa autorizzano l’accesso alle informazioni riguardanti i membri in base alle chiamate. Solo coloro che sono autorizzati devono avervi accesso. Devono usare queste informazioni solo per scopi specifici della loro chiamata (vedere 33.8).
I registri possono aiutare i dirigenti a:
Individuare chi potrebbe aver bisogno di cure particolari.
Individuare quali ordinanze di salvezza una persona ha ricevuto o potrebbe aver bisogno di ricevere.
Localizzare i membri.
Nelle unità della Chiesa sono tenuti i seguenti tipi di registri:
Rapporti sulla partecipazione dei membri (vedere 33.5)
Tutti gli archivisti devono avere un’integrità indiscutibile e seguire i comandamenti del Signore. Essi devono:
Avere una raccomandazione per il tempio valida.
Tenere accuratamente i registri.
Essere insegnanti e amministratori capaci.
Gli archivisti devono seguire attentamente le direttive correnti per proteggere i fondi della Chiesa e garantire che i registri siano accurati. Gli archivisti informano immediatamente i dirigenti del sacerdozio di eventuali irregolarità. Se sorgono difficoltà nel risolvere le irregolarità, gli archivisti devono contattare l’Ufficio documenti riservati presso la sede centrale della Chiesa. Seguono le informazioni di contatto:
Telefono: 001-801-240-2053 o 001-800-453-3860, interno 2-2053
La durata del servizio reso dagli archivisti deve essere sufficiente da permettere loro di apprendere i loro doveri e garantire la continuità del loro lavoro (vedere 30.5). Dato che non sono membri della presidenza di palo o del vescovato, non c’è bisogno che siano rilasciati quando si riorganizzano una presidenza di palo o un vescovato.
33.3
Registri e rapporti di palo
33.3.1
Presidenza di palo
Il presidente di palo sovrintende alla tenuta dei registri del palo. Egli può delegare gran parte di questo lavoro ai suoi consiglieri e archivisti. Si assicura che seguano le attuali direttive e procedure della Chiesa.
33.3.2
Archivista di palo
Ogni palo deve avere un archivista di palo qualificato e operante. Egli viene chiamato e messo a parte da un componente della presidenza di palo. Deve detenere il Sacerdozio di Melchisedec e avere una raccomandazione per il tempio valida. È membro del consiglio di palo. Partecipa alle riunioni di palo come indicato in 29.3.
L’archivista di palo viene istruito dalla presidenza di palo e opera sotto la sua direzione. Degli assistenti archivisti di palo possono essere chiamati ad aiutarlo (vedere 33.3.3).
33.3.2.1
Responsabilità riguardanti la tenuta dei registri
L’archivista di palo, o un assistente archivista incaricato, ha le seguenti responsabilità:
Fornire supporto amministrativo alla presidenza di palo.
Tenere nota degli incarichi dati e delle decisioni prese durante le riunioni dei dirigenti di palo.
Verificare l’assolvimento degli incarichi.
Assicurarsi che i registri e i rapporti siano accurati e tempestivi.
L’archivista di palo deve conoscere bene gli strumenti per la tenuta dei registri della Chiesa (vedere 33.0). Egli usa questi strumenti per aiutare i dirigenti a individuare:
Le necessità dei membri e delle organizzazioni.
La disponibilità di risorse, comprese le finanze.
Le tendenze, i punti di forza e le debolezze del palo.
I motivi di preoccupazione.
Altri doveri nella tenuta dei registri possono comprendere:
Assicurarsi che le ordinazioni al Sacerdozio di Melchisedec siano registrate correttamente e prontamente.
Attivare le raccomandazioni per il tempio.
Aggiungere le informazioni mediche alle domande per la missione.
Preparare il modulo Dirigenti sostenuti e il rapporto di palo per la conferenza di palo.
Supervisionare il trasferimento dei registri di rione quando viene creato un nuovo rione, si chiude un rione o vengono cambiati i confini.
Registrare le informazioni relative ai consigli di appartenenza alla Chiesa di palo (vedere 32.9.6).
L’archivista di palo si incontra con ogni nuovo archivista di rione subito dopo che è stato chiamato. Si incontra con gli archivisti di rione ogni volta che è necessario, ma almeno due volte all’anno. Queste riunioni vengono tenute per assicurarsi che:
La decima e gli altri documenti finanziari siano debitamente registrati (vedere 34.1.2 e 34.2.2).
I certificati di appartenenza vengano aggiornati prontamente e accuratamente.
Gli archivisti di rione conoscano bene gli strumenti per la tenuta dei registri della Chiesa.
I certificati di benedizione, di battesimo e confermazione, e di ordinazione al sacerdozio siano consegnati ai membri del rione.
La revisione annuale dei certificati di appartenenza venga effettuata e tutte le anomalie vengano prontamente corrette (vedere 33.6.19).
La storia annuale del rione sia inviata al palo alla fine di ogni anno (vedere 33.7).
Il presidente di palo o un consigliere incaricato possono chiamare e mettere a parte uno o più assistenti archivisti di palo, secondo necessità. Questi fratelli devono essere detentori del Sacerdozio di Melchisedec che hanno una raccomandazione per il tempio valida. Essi lavorano sotto la guida della presidenza di palo e dell’archivista di palo.
Se necessario, può essere chiamato un assistente archivista in ciascuna delle seguenti posizioni:
Assistente archivista di palo
Assistente archivista di palo assegnato alle finanze (vedere 34.1.2)
Assistente archivista di palo assegnato ai certificati di appartenenza (vedere 33.5 e 33.6)
33.4
Registri e rapporti di rione
33.4.1
Vescovato
Il vescovo sovrintende alla tenuta dei registri del rione. Egli può delegare gran parte di questo lavoro ai suoi consiglieri e agli archivisti. Si assicura che seguano le attuali direttive e procedure della Chiesa.
33.4.2
Archivista di rione
Ogni rione deve avere un archivista di rione qualificato e operante. È raccomandato dal vescovato e chiamato e messo a parte da un membro della presidenza di palo o da un sommo consigliere incaricato. Deve detenere il Sacerdozio di Melchisedec e avere una raccomandazione per il tempio valida. È membro del consiglio di rione. Partecipa alle riunioni di rione come indicato in 29.2.
L’archivista di rione è istruito dal vescovato e dagli archivisti di palo. Opera sotto la direzione del vescovato. Possono essere chiamati ad aiutarlo degli assistenti archivisti di rione (vedere 33.4.3).
33.4.2.1
Responsabilità riguardanti la tenuta dei registri
L’archivista di rione, o un assistente archivista incaricato, ha le seguenti responsabilità:
Fornire supporto amministrativo al vescovato.
Tenere nota degli incarichi dati e delle decisioni prese durante le riunioni dei dirigenti di rione.
Verificare l’assolvimento degli incarichi.
Assicurarsi che i registri e i rapporti siano accurati e tempestivi.
Individuare le ordinanze che richiedono la ratifica (vedere 38.2.6 e 18.10.3).
L’archivista di rione deve conoscere bene gli strumenti per la tenuta dei registri della Chiesa (vedere 33.0). Egli usa questi strumenti per aiutare i dirigenti a individuare:
Le necessità dei membri e delle organizzazioni.
La disponibilità di risorse, comprese le finanze.
Le tendenze, i punti di forza e le debolezze del rione.
I motivi di preoccupazione.
Quando compila i rapporti sulla partecipazione dei membri, l’archivista collabora con i segretari per risolvere problemi minori. Parla con il vescovo dei problemi seri.
L’archivista di rione o un assistente archivista di rione mostrano ai membri come visualizzare le loro informazioni sull’appartenenza alla Chiesa nell’applicazione Strumenti per i membri. Egli può anche fornire loro una copia cartacea, se richiesta. Gli archivisti di rione incoraggiano i membri a riferire eventuali errori nelle loro informazioni sull’appartenenza alla Chiesa.
Altri doveri nella tenuta dei registri possono comprendere:
Assicurarsi che le ordinazioni siano registrate correttamente e prontamente.
L’archivista di rione istruisce gli assistenti archivisti di rione e i segretari dei quorum e delle organizzazioni. Li aiuta a capire in che modo le informazioni provenienti dagli strumenti della Chiesa per la tenuta dei registri possono aiutare i dirigenti.
Queste istruzioni sono particolarmente importanti quando:
Gli assistenti archivisti di rione e i segretari dei quorum e delle organizzazioni sono appena stati chiamati.
Viene introdotto o aggiornato uno strumento della Chiesa per la tenuta dei registri.
Se necessario, possono essere chiamati degli assistenti archivisti di rione. Essi vengono raccomandati dal vescovato e chiamati e messi a parte da un membro della presidenza di palo o da un sommo consigliere incaricato. Questi fratelli devono detenere il Sacerdozio di Melchisedec o il Sacerdozio di Aaronne. Devono anche avere una raccomandazione per il tempio valida. Se un assistente archivista di rione viene assegnato alle finanze, deve detenere il Sacerdozio di Melchisedec. Gli assistenti archivisti di rione operano sotto la direzione del vescovato e dell’archivista di rione.
Se necessario, può essere chiamato un assistente archivista in ciascuna delle seguenti posizioni:
Assistente archivista di rione
Assistente archivista di rione assegnato alle finanze (vedere 34.2.2)
Assistente archivista di rione assegnato ai certificati di appartenenza (vedere 33.5 e 33.6)
33.4.4
Dirigenti del sacerdozio e delle organizzazioni
I dirigenti del quorum e delle organizzazioni sovrintendono alla tenuta dei registri nelle rispettive organizzazioni. Possono incaricare i segretari di fare gran parte di questo lavoro. Lavorano con i segretari per assicurarsi che i registri e i rapporti siano accurati e tempestivi.
33.5
Rapporti sulla partecipazione dei membri
I rapporti sulla partecipazione dei membri aiutano i dirigenti a concentrarsi sul progresso e sulle necessità dei membri. Quando possibile, questi rapporti devono essere esaminati elettronicamente piuttosto che stampati. Quando sono necessari, i rapporti stampati devono essere attentamente gestiti in modo da rispettare la riservatezza dei membri e ottemperare alle leggi locali sulla protezione dei dati personali.
33.5.1
Tipi di rapporti
33.5.1.1
Rapporti delle frequenze
La frequenza alle riunioni sacramentali e alle riunioni domenicali del sacerdozio e delle organizzazioni è registrata elettronicamente utilizzando il sistema Risorse per dirigenti e per l’archivista o Strumenti per i membri.
Riunione sacramentale. Ogni settimana le presenze alla riunione sacramentale sono registrate dall’archivista di rione o da un assistente archivista di rione. Il conteggio si basa sul numero di partecipanti alla riunione in presenza o in streaming, compresi i visitatori. I membri del rione che non sono presenti a causa di altri incarichi o perché sono in visita in un altro rione vengono contati nel rione a cui presenziano.
Riunioni domenicali dei quorum e delle organizzazioni. La frequenza viene registrata ogni settimana dai segretari e dai consulenti dei quorum e delle organizzazioni. I dirigenti dei giovani possono anche aiutare nella registrazione delle presenze. Il conteggio si basa sul numero di partecipanti alla riunione in presenza o in streaming, compresi i visitatori. Sono inclusi tra i presenti anche i membri che servono nella Primaria o come dirigenti giovani all’interno del rione. I membri che frequentano un altro rione sono contati nel rione a cui presenziano.
L’archivista di rione può registrare la frequenza per conto di qualsiasi organizzazione.
Ogni numero in un rapporto rappresenta una persona reale che ha necessità specifiche (vedere Helaman 15:13). I dirigenti cercano la guida del Signore nel considerare chi potrebbe aver bisogno di aiuto.
Il Rapporto trimestrale contiene informazioni utili che possono fornire ai dirigenti degli spunti mentre cercano ispirazione in merito al loro impegno di ministrare. Il rapporto è disponibile in Strumenti per i membri o nel sistema Risorse per i dirigenti e per l’archivista.
I dirigenti di palo e di rione fanno regolarmente riferimento al Rapporto trimestrale per esaminare il progresso delle persone. Il rapporto contiene informazioni su:
Lo stato della raccomandazione per il tempio dei membri che hanno ricevuto l’investitura e dei giovani.
I membri maschi dai 18 ai 25 anni che stanno svolgendo o hanno svolto una missione.
Lo stato delle interviste di ministero (vedere 21.3).
Gli anziani potenziali che hanno bisogno di sostegno per prepararsi a ricevere il Sacerdozio di Melchisedec.
La frequenza alle riunioni domenicali per i bambini, i giovani, i giovani adulti non sposati e gli adulti (vedere 33.5.1.1).
Il progresso dei nuovi membri che sono stati battezzati e confermati negli ultimi dodici mesi.
Ogni rione compila e invia un Rapporto trimestrale alla sede centrale della Chiesa. L’archivista esamina il rapporto con il vescovo e lo invia prima del 15 del mese successivo alla fine di ogni trimestre.
La presidenza di palo può esaminare il Rapporto trimestrale inviato da ogni rione. Questo la aiuterà a monitorare il progresso e a sapere dove sono necessari sostegno e istruzione. Anche i membri del consiglio di palo possono visualizzare ogni Rapporto trimestrale.
33.5.2
Elenchi dei membri
Gli strumenti per la tenuta dei registri della Chiesa forniscono ai dirigenti l’accesso agli elenchi dei membri. Questi elenchi possono aiutare i dirigenti a individuare:
Quali membri non hanno ancora ricevuto le ordinanze per le quali sono idonei.
Quali giovani uomini e giovani donne sono idonei a svolgere una missione.
Quali giovani non hanno una raccomandazione per il tempio valida.
Quali incontri dei giovani con un membro del vescovato devono essere programmati.
I dirigenti dei quorum e delle organizzazioni devono avere accesso agli elenchi di coloro che appartengono ai loro quorum o alle loro organizzazioni.
33.6
Certificati di appartenenza
I certificati di appartenenza includono i nomi dei membri, le informazioni di contatto, i dettagli delle ordinanze e altre informazioni anagrafiche. Il rione deve avere un certificato di appartenenza per ogni membro che vive entro i suoi confini.
I certificati di appartenenza devono essere conservati nel rione in cui risiede il membro. Le eccezioni, che dovrebbero essere rare, richiedono il consenso dei vescovi e dei presidenti di palo coinvolti. Per richiedere un’eccezione, il presidente di palo utilizza Risorse per i dirigenti e per l’archivista per inviare la richiesta all’Ufficio della Prima Presidenza.
I certificati di appartenenza sono l’unico mezzo per registrare le ordinanze e gli altri atti ufficiali nei registri permanenti della Chiesa. Il vescovo pertanto si assicura che gli archivisti tengano registri accurati. Si assicura anche che gli archivisti aggiornino le informazioni usando Risorse per i dirigenti e per l’archivista. È essenziale fare prontamente quanto segue:
Registrare le informazioni sulle ordinanze.
Trasferire i certificati dei membri che si trasferiscono nel rione o che lo lasciano.
Creare i certificati per i nuovi membri e per i nuovi figli di genitori appartenenti alla Chiesa.
Registrare la morte di un membro (la morte di un membro deve essere registrata prima che le ordinanze del tempio possano essere celebrate in suo favore. Vedere 28.1).
Registrare le informazioni sul matrimonio e sulla famiglia.
Il vescovo o il presidente di palo si assicurano che un certificato di appartenenza si trovi nel rione giusto prima che un membro sia intervistato per ricevere:
Una chiamata nella Chiesa.
Una raccomandazione per il tempio.
Il Sacerdozio di Melchisedec o per essere ordinato a un ufficio in quel sacerdozio.
Si assicura anche che il certificato non includa una delle seguenti cose:
Un’annotazione
Un commento su un divieto di suggellamento o una limitazione relativa alle ordinanze
Limitazioni formali all’appartenenza alla Chiesa
Talvolta dei membri non hanno abitato in modo continuativo nello stesso rione per almeno un anno. In questo caso, il vescovo o un consigliere incaricato contattano il vescovo precedente prima di tenere un’intervista per rilasciare una raccomandazione per il tempio o per raccomandare l’ordinazione a un ufficio del Sacerdozio di Melchisedec. Lo scopo di questo contatto è chiedere se ci sono questioni di dignità da prendere in considerazione. Se un consigliere viene a sapere che ci sono informazioni riservate, termina la conversazione. Informa il suo vescovo di contattare il vescovo precedente prima di tenere l’intervista.
In nessun caso i certificati di appartenenza possono essere consegnati o mostrati a qualcuno che non sia il vescovo o un archivista.
I membri possono visualizzare le loro informazioni sull’appartenenza alla Chiesa o quelle dei figli a carico che vivono a casa nell’applicazione Strumenti per i membri. Possono anche richiedere all’archivista una copia cartacea del loro Certificato individuale delle ordinanze. Se si rilevano degli errori, un archivista si assicura che siano corretti sul certificato di appartenenza.
Le istruzioni su come creare un certificato di appartenenza sono disponibili in Risorse per i dirigenti e per l’archivista. Sono disponibili anche le istruzioni per registrare un matrimonio o una morte.
Per le situazioni non trattate in questa sezione, i dirigenti devono contattare il Dipartimento dei servizi globali o l’ufficio di area.
33.6.1
Nomi usati nei registri della Chiesa
Sui certificati di appartenenza e sui certificati delle ordinanze si deve usare il nome legale per esteso della persona, come definito dalle leggi locali o dalla consuetudine.
33.6.2
Membri registrati
Le seguenti persone sono membri registrati e dovrebbero avere un certificato di appartenenza:
Coloro che sono stati battezzati e confermati
I bambini al di sotto dei 9 anni che sono stati benedetti ma non battezzati
Coloro che non sono responsabili a causa di disabilità intellettive, a prescindere dall’età
Bambini non benedetti al di sotto dei 9 anni di età quando si applicano entrambe le seguenti condizioni:
Almeno un genitore o un nonno è membro della Chiesa.
Entrambi i genitori danno il permesso di creare un certificato (se solo un genitore ha la custodia legale del figlio, il permesso di quel genitore è sufficiente).
Una persona dai 9 anni in su che ha il certificato di appartenenza ma non è stata battezzata e confermata non è un membro registrato. Tuttavia, il rione in cui vive la persona conserva il certificato di appartenenza sino a quando non compirà diciotto anni. Allora, se la persona sceglie di non essere battezzata, il vescovo cancella il certificato di appartenenza. È obbligatorio il permesso del presidente di palo.
Non vengono eliminati i certificati di coloro che non sono stati battezzati a causa di una disabilità intellettiva, a meno che ciò non sia richiesto dalla persona o dal tutore legale, compreso un genitore.
33.6.3
Certificati dei nuovi membri del rione
L’archivista di rione o un assistente archivista di rione contattano i nuovi membri del rione subito dopo l’arrivo dei certificati di appartenenza per esaminare il loro Certificato individuale delle ordinanze e verificarne l’esattezza.
Per istruzioni sulla presentazione dei nuovi membri dopo la ricezione dei loro certificati o dopo il battesimo e la confermazione, vedere 29.2.1.1.
33.6.4
Certificati dei membri che si trasferiscono o si assentano temporaneamente da casa
I dirigenti di rione, i fratelli e le sorelle ministranti, e gli archivisti si procurano il nuovo indirizzo dei membri non appena vengono a conoscenza della loro intenzione di trasferirsi al di fuori del rione. L’archivista trasferisce i certificati nel nuovo rione quando i membri di fatto si trasferiscono. Gli archivisti possono anche richiedere i certificati dei membri che si trasferiscono nel loro rione quando i certificati non sono stati inviati dal rione precedente.
Se un archivista non riesce a scoprire dove si sono trasferiti i membri, il loro certificato viene spostato nell’elenco dei membri smarriti da individuare che si trova nel sistema Risorse per i dirigenti e per l’archivista. I dirigenti del quorum degli anziani e le dirigenti della Società di Soccorso esaminano questo rapporto regolarmente e utilizzano le risorse disponibili per individuare questi membri. Possono essere d’aiuto anche altri membri del consiglio di rione o i missionari.
Se si scopre dove si trova il membro, l’archivista sposta il certificato di conseguenza. Se non si riesce a individuare l’ubicazione del membro dopo aver utilizzato tutte le risorse per la ricerca, l’archivista riceve l’approvazione del vescovo per restituire il certificato alla sede centrale della Chiesa.
I certificati nell’elenco dei membri smarriti da individuare sono ancora assegnati al rione, ma non compaiono negli elenchi e nei rapporti dei membri e non sono inclusi nelle statistiche del rione.
Quando una persona lascia un rione per più di tre mesi, l’archivista trasferisce il certificato di appartenenza al nuovo rione, a meno che il membro non intenda farvi ritorno dopo aver svolto un lavoro temporaneo o stagionale o per impegni scolastici che possono durare più di tre mesi.
Quando una persona lascia il rione per meno di tre mesi intendendo ritornarvi, il certificato di appartenenza viene conservato nel rione.
Quando non sono sicuri di quanto tempo una persona sarà lontana, i dirigenti tengono il certificato nel rione che può meglio soddisfare le necessità del membro.
33.6.5
Certificati di membri fuori unità
Il certificato di appartenenza di una persona può essere tenuto in un solo rione per volta. Soltanto il vescovo di quel rione può supervisionare l’aggiornamento del certificato di appartenenza, la celebrazione delle ordinanze e la conduzione delle interviste per il membro.
Vi sono situazioni in cui è necessario che il nome di un membro e le sue informazioni di contatto siano registrate in un rione secondario (vedere degli esempi in 33.6.11 e 33.6.13). In questi casi, l’archivista del rione secondario crea un certificato di membro fuori unità. Per creare questo certificato utilizza il sistema Risorse per i dirigenti e per l’archivista.
I membri con un certificato fuori unità possono ricevere una chiamata in quel rione. Sono anche inseriti negli elenchi e nei registri del rione.
33.6.6
Certificati dei membri che servono fuori del loro rione geografico
33.6.6.1
Certificati dei membri che hanno altri incarichi nella Chiesa
Se i membri svolgono incarichi per la Chiesa fuori del loro rione geografico, i loro certificati di appartenenza e finanziari sono conservati nel rione geografico. Se gli incarichi richiedono ai membri di trasferirsi dal loro rione geografico per tre mesi o più e se i loro figli li accompagnano, i loro certificati di appartenenza sono trasferiti al nuovo rione (vedere 33.6.4).
I giovani adulti non sposati di età compresa tra i 18 e i 30 anni possono scegliere di far parte del loro rione geografico o di un rione GANS, se ne è stato organizzato uno nella loro area. Se scelgono un rione GANS, frequentano il rione assegnato ai confini entro i quali vivono. Informano anche il vescovo del loro rione geografico. Il certificato di appartenenza viene conservato nel rione che frequentano.
Questi principi si applicano anche agli adulti non sposati di età compresa tra i 31 e i 45 anni che scelgono di far parte di un rione di adulti non sposati.
Se un giovane adulto non sposato ha intenzione di frequentare temporaneamente un rione (per esempio, mentre frequenta la scuola), il certificato di appartenenza viene conservato nel rione che frequenta. Con il permesso del membro, l’archivista del rione in cui vive la sua famiglia può creargli un certificato fuori unità (vedere 33.6.5).
33.6.8
Certificati dei membri che vivono in ospedali o strutture di assistenza
I certificati dei membri che risiedono in ospedali o strutture di assistenza sono conservati nel rione che può meglio servirli. Nella maggior parte dei casi si tratta del rione in cui si trova l’ospedale o la struttura.
33.6.9
Certificati dei membri nelle Forze Armate
Quando un membro entra nelle Forze Armate per l’addestramento, il certificato di appartenenza viene conservato nel rione geografico sino a quando non verrà assegnato a una base più permanente. A quel punto, il membro dovrà mettersi in contatto con il rione geografico e fornire il nome e l’indirizzo del nuovo rione.
33.6.10
Certificati dei membri con disabilità intellettive
Per una persona dagli 8 anni in su che ha una disabilità intellettiva, i suoi genitori (se applicabile) e il vescovo si consultano assieme per stabilire se la persona è responsabile. Se si stabilisce che la persona non è responsabile, il vescovo o l’archivista indicano “Non responsabile” nella sezione relativa al battesimo del certificato di appartenenza della persona in Risorse per i dirigenti e per l’archivista. Il certificato non viene cancellato. Le ordinanze non sono necessarie per una persona nel cui certificato è indicato che non è responsabile.
A volte una persona, i suoi genitori e il vescovo in seguito si consultano e stabiliscono che tale persona è responsabile dopo che sul certificato si è indicato “Non responsabile”. In questo caso, il vescovo o l’archivista (con l’approvazione del vescovo) possono rimuovere l’indicazione “Non responsabile”. Per ulteriori informazioni, vedere 38.2.4.
33.6.11
Certificati dei membri non udenti o audiolesi
I membri che usano la lingua dei segni e i loro familiari più stretti o i tutori legali possono scegliere di far tenere i loro certificati di appartenenza in uno dei seguenti luoghi:
Il loro rione geografico
Un rione per membri non udenti e audiolesi che vivono all’interno dei suoi confini.
Un rione designato a ospitare un gruppo di membri non udenti e audiolesi che vivono all’interno di un’area geografica specificata dal presidente di palo o dal presidente di area.
In questa situazione, i certificati di un individuo o di una famiglia possono essere in un’unità, mentre essi possono risultare membri “fuori unità” in un’altra. Ad esempio, alcuni familiari possono avere i certificati conservati in un’unità per non udenti e audiolesi, mentre possono risultare come membri fuori unità nella loro unità geografica. Per ulteriori informazioni, vedere 33.6.5.
I membri non udenti o audiolesi possono frequentare in modo virtuale un rione o un gruppo organizzati al di fuori della loro area geografica per coloro che sono non udenti o audiolesi. Possono farlo anche se i loro certificati non sono conservati in quell’unità. Prima di partecipare in modo virtuale devono contattare il vescovo del rione e informarlo del loro desiderio di partecipare.
33.6.12
Certificati dei figli adottivi
I certificati dei figli adottivi possono essere creati o aggiornati soltanto quando l’adozione è diventata definitiva. Il nome sul certificato deve corrispondere a quello del decreto di adozione. I certificati dei genitori adottivi possono essere aggiornati soltanto quando l’adozione è diventata definitiva.
33.6.13
Certificati dei figli di genitori divorziati
Tutti i certificati di appartenenza usano il nome legale di una persona, così com’è definito dalle leggi o dalle consuetudini locali. Questo comprende i figli dei genitori divorziati. Il nome legale presente sul certificato di appartenenza deve essere riportato anche sui certificati delle benedizioni e delle ordinanze del sacerdozio.
Spesso i figli di genitori divorziati frequentano le riunioni della Chiesa in entrambi i rioni dei genitori. Anche se solo un’unità può conservare e aggiornare il certificato di appartenenza ufficiale di un figlio, si può creare un certificato di membro fuori unità nell’altro rione che frequenta (vedere 33.6.5). Questo consente di far includere il nome e le informazioni di contatto del figlio sugli elenchi del rione e sui registri di classe.
I figli con un certificato di membro fuori unità possono ricevere una chiamata in quell’unità. Questo contribuisce a garantire che siano integrati e che possano partecipare pienamente ovunque frequentino.
Divieto di trasferimento dei certificati di appartenenza
Se un membro si trasferisce mentre sono in corso delle limitazioni formali all’appartenenza alla Chiesa o altre gravi questioni, il vescovo o un archivista autorizzato possono apporre un divieto di trasferimento sul certificato di appartenenza. Per farlo, si usa Risorse per i dirigenti e per l’archivista.
Un certificato che ha un divieto di trasferimento non viene trasferito in una nuova unità sino a quando il dirigente del sacerdozio che ha posto il divieto non ne autorizza la rimozione.
33.6.16
Certificati con “Indirizzo sconosciuto”
A volte un membro viene rintracciato dopo che il suo certificato è stato posto nell’archivio “Indirizzo sconosciuto” presso la sede centrale della Chiesa. In questa situazione, l’archivista del rione richiede il certificato usando Risorse per i dirigenti e per l’archivista. Il certificato comprenderà un messaggio che incoraggia il vescovato, i dirigenti del quorum e delle organizzazioni a far visita alla persona il prima possibile e a integrarla. Si può chiedere anche ai missionari a tempo pieno di fare visita a questi membri e di integrarli.
33.6.17
Registrazione e correzione delle informazioni sulle ordinanze
Ogni anno l’archivista di palo o un assistente archivista di palo si assicurano che sia fatta una revisione dei certificati di appartenenza in ogni rione utilizzando Risorse per i dirigenti e per l’archivista. Il presidente di palo può chiamare altre persone che hanno esperienza nella tenuta dei certificati di appartenenza perché aiutino a tenere queste revisioni. Le revisioni vanno completate entro il 30 giugno di ogni anno.
33.7
Registri storici
33.7.1
Storie di rione e di palo
Il Signore ha comandato che sia scritta e conservata “una storia di tutte le cose importanti” riguardo alla Sua chiesa (Dottrina e Alleanze 69:3; vedere anche il versetto 5; Alma 37:2).
Ogni unità della Chiesa deve documentare tutte le questioni importanti che la riguardano. Tali questioni includono i resoconti storici dei dirigenti dell’unità. Si identificano meglio le questioni importanti quando:
Si riflette sugli sforzi volti ad aiutare individui e famiglie.
Si riconoscono esperienze significative che mostrano l’influenza di Dio nella vita dei Suoi figli.
Tenere una storia è un’opera spirituale che rafforza la fede di coloro che la scrivono e di coloro che la leggono. Documentare le storie nel corso dell’anno migliorerà la qualità del resoconto storico.
I dirigenti del sacerdozio e delle organizzazioni di palo e di rione inviano le storie usando lo strumento Storia dell’unità su ChurchofJesusChrist.org. Gli archivisti di palo e di rione hanno la responsabilità principale di organizzare e coordinare questo impegno. La presidenza di palo e il vescovato possono chiamare uno specialista per la storia di palo o di rione che presti aiuto. Ulteriori istruzioni sono disponibili nella Guida rapida dello strumento.
I membri possono usare lo strumento Storia dell’unità per vedere le storie che sono state pubblicate dai loro dirigenti di rione e di palo. Le storie pubblicate vengono preservate automaticamente dalla Chiesa.
33.7.2
Storia della Chiesa
Il Dipartimento di storia della Chiesa raccoglie selettivamente documenti storici, inclusi documenti personali, opere d’arte e manufatti “per il bene della chiesa, e per le generazioni nascenti” (Dottrina e Alleanze 69:8). Le domande riguardanti il valore storico dei documenti possono essere rivolte a:
I documenti della Chiesa sono riservati, che esistano su carta o in formato digitale. Essi comprendono:
Certificati di appartenenza.
Registri finanziari.
Appunti delle riunioni.
Moduli e documenti ufficiali (compresi i registri dei consigli di appartenenza).
Appunti di interviste private.
I dirigenti e gli archivisti devono custodire i registri della Chiesa maneggiandoli, archiviandoli e smaltendoli in maniera tale da proteggere la privacy degli individui. I dirigenti si assicurano che le informazioni raccolte dai membri siano:
Limitate a ciò che la Chiesa richiede.
Utilizzate solo per scopi approvati dalla Chiesa.
Date solo a coloro che sono autorizzati a usarle.
Le informazioni archiviate elettronicamente devono essere tenute al sicuro e protette in modo appropriato (vedere 33.9.1). I dirigenti si assicurano che tali dati non siano usati per scopi personali, politici o commerciali. Le informazioni contenute nei registri della Chiesa, comprese le informazioni storiche, non possono essere comunicate a persone o enti che svolgono ricerche o indagini (vedere 38.8.37).
I dirigenti e i membri devono seguire le linee guida contenute in 38.8.13 per proteggere gli elenchi di palo e di rione.
33.9
Amministrazione dei documenti
I dirigenti di palo e di rione devono rendere l’efficace amministrazione dei documenti parte delle loro procedure per la tenuta dei registri. Tre importanti aspetti dell’amministrazione dei documenti sono spiegati in questa sezione.
33.9.1
Protezione
Tutti i certificati, i rapporti e i dati della Chiesa devono essere protetti da ogni accesso, cambiamento, distruzione o divulgazione non autorizzati. Queste informazioni devono essere conservate in un luogo sicuro. I documenti particolarmente sensibili, comprese le stampe dai computer, devono essere conservati in un cassetto o armadio chiuso a chiave nell’ufficio del dirigente, quando non sono in uso.
Ove possibile, le copie elettroniche di documenti, rapporti e dati devono essere criptate e protette da password. I dispositivi o i mezzi di archiviazione di proprietà della Chiesa che vengono smarriti o rubati devono essere riferiti prontamente a incidents.ChurchofJesusChrist.org. Anche l’uso improprio delle informazioni della Chiesa deve essere segnalato.
33.9.1.1
Nomi utente e password
I presidenti di palo, i vescovi e gli altri dirigenti non devono mai condividere il nome utente e la password della Chiesa con i consiglieri, gli archivisti, i segretari esecutivi o altri. Inoltre, non devono salvarli sui dispositivi che altri possono vedere o a cui possono accedere.
La password deve essere di 12 caratteri o più e non deve essere facilmente indovinata. I dirigenti sono fortemente incoraggiati ad attivare la verifica in due passaggi (nota anche come autenticazione a più fattori) sul loro account della Chiesa ogni qualvolta è possibile.
33.9.1.2
Computer condivisi e archiviazione dei dati
I dirigenti e gli archivisti non devono conservare i dati di appartenenza o finanziari su computer condivisi a cui possono accedere altre persone che non sono autorizzate ad avere queste informazioni.
33.9.1.3
Riservatezza dei dati
Molti paesi hanno emanato leggi sulla protezione dei dati personali che regolano il trattamento dei dati personali. Ciò comprende le informazioni contenute nei certificati di appartenenza e in altri registri della Chiesa che identificano le persone. I dirigenti che hanno domande su come applicare le leggi sulla protezione dei dati personali alla gestione locale dei registri della Chiesa possono contattare l’ufficio della Chiesa per la privacy presso DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Conservazione
I documenti devono essere conservati soltanto sino a quando sono necessari per scopi amministrativi, legali e storici. I registri finanziari devono essere conservati per almeno tre anni oltre quello in corso. I dirigenti che hanno domande riguardo a quanto a lungo conservare i documenti devono contattare il Dipartimento dei servizi globali o l’ufficio di area.
33.9.3
Smaltimento
I documenti che sono obsoleti o non più necessari devono essere distrutti in maniera tale che le informazioni non possano essere recuperate o ricostruite. Quando cancella informazioni digitali sull’appartenenza o finanziarie, il dirigente deve assicurarsi che non possano essere recuperate con alcun mezzo ragionevole.
I documenti che hanno un potenziale valore storico non devono essere gettati via, distrutti o archiviati nel centro risorse del rione (biblioteca). Le domande riguardanti il valore storico dei documenti possono essere indirizzate alla Biblioteca di storia della Chiesa (Church History Library; vedere 33.7.2 per le informazioni di contatto).
33.10
Specialisti di palo e di rione per la tecnologia
La presidenza di palo chiama uno o più membri del palo a servire come specialisti di palo per la tecnologia. Il vescovato può chiamare uno o più membri del rione a servire come specialisti di rione per la tecnologia. Queste chiamate possono essere ricoperte da uomini, donne e giovani.
Gli specialisti di palo per la tecnologia servono sotto la guida dell’archivista di palo. Gli specialisti di rione per la tecnologia servono sotto la guida dell’archivista del rione o del segretario esecutivo, secondo quanto stabilito dal vescovo. Le loro responsabilità possono comprendere:
Assistere i dirigenti di palo o di rione con le necessità tecniche.
Insegnare ai membri come accedere alle risorse multimediali della Chiesa, alle applicazioni e ad altri strumenti tecnologici, compreso FamilySearch.org, e come utilizzarli.
Assistere i dirigenti e gli insegnanti che usano gli strumenti tecnologici affinché possano adempiere alle loro chiamate.
Gestire lo streaming di riunioni e lezioni per coloro che non possono parteciparvi (vedere 29.7).
Inoltre, lo specialista di palo per la tecnologia ha le seguenti responsabilità nella gestione dei computer della Chiesa nel palo, compresi quelli nei centri FamilySearch:
Attuare le direttive della presidenza di palo circa il posizionamento, la condivisione, la riassegnazione e la programmazione di tutti i computer del palo.
Tenere un inventario aggiornato di tutto l’hardware nel palo, con numeri di serie, modelli, caratteristiche e ubicazione.
Assicurarsi che 1) i computer, i software e le informazioni riservate siano al sicuro e 2) che si faccia un backup regolare dei file di dati.
Conoscere le direttive generali della Chiesa riguardanti i computer (vedere 38.8.10).
Conoscere le linee guida per ottenere e gestire i computer della Chiesa.
Se necessario, gli specialisti di palo per la tecnologia coordinano il lavoro degli specialisti di rione per la tecnologia. Forniscono anche istruzioni.