33. Feljegyzések és jelentések. Általános kézikönyv: Szolgálat Az Utolsó Napi Szentek Jézus Krisztus Egyházában (2020).
33. Feljegyzések és jelentések. Általános kézikönyv.
Kép
számítógépet figyelő férfiak
33.
Feljegyzések és jelentések
33.0
Bevezetés
Az e fejezetben található eljárások általában azokra az egységekre vonatkoznak, amelyek az egyház online feljegyzésvezetési eszközeit használják, beleértve a Leader and Clerk Resources (LCR), a Member Tools, valamint az Egyházközségi címjegyzék és térkép eszközöket. Azok az egységek, amelyek nem rendelkeznek hozzáféréssel ezekhez az eszközökhöz, működjenek együtt a Központi Támogatócsoporttal (Global Services Department) vagy a területi irodával.
A feljegyzésvezetés mindig is fontos volt az Úr egyházában. Például:
Moróni azt tanította, hogy a Krisztus egyházába megkeresztelkedettek nevét azért jegyezték fel, „hogy emlékezzenek rájuk és Isten jó szavával táplálják őket” (Moróni 6:4).
Joseph Smith azt az utasítást adta, hogy minden egyházközségben hívjanak el jegyzőt, hogy „feljegyzést készíthessen az igazságról az Úr előtt” (Tan és szövetségek 128:2). Hangsúlyozta a szorgalmas feljegyzésvezetés fontosságát is, amikor ezt írta: „amit feljegyeztek a földön, az fel lesz jegyezve a mennyben, amit pedig nem jegyeztek fel a földön, az nem lesz feljegyezve a mennyben” (Tan és szövetségek 128:8, lásd még 2–9. vers).
33.1
Egyházi feljegyzések áttekintése
Az egyházi feljegyzések szentek. A bennük található adatok érzékenyek, és óvni kell őket. Az egyházi nyilvántartások elhívások alapján engedélyezik a tagsági adatokhoz való hozzáférést. Csak a jogosultsággal rendelkezők kapjanak hozzáférést. Ezeket az adatokat kizárólag az elhívásukkal kapcsolatos célokra használják (lásd 33.8).
A feljegyzések segíthetnek a vezetőknek:
meghatározni, kinek lehet szüksége különleges törődésre;
meghatározni, hogy a szabadítás mely szertartásait kapta meg valaki, vagy melyekre lehet szüksége;
megtalálni egyháztagokat.
A következő típusú feljegyzéseket vezetik az egyházi egységekben:
egyháztagok részvételével kapcsolatos jelentések (lásd 33.5);
Minden írnok rendelkezzen megkérdőjelezhetetlen feddhetetlenséggel, és kövesse az Úr parancsolatait. Feleljen meg az alábbiaknak:
rendelkezzen érvényes templomi ajánlással;
legyen gondos feljegyzésvezető;
legyen jó képességű tanító és ügyintéző.
Az írnok gondosan figyelemmel kíséri az érvényes eljárásrendeket, hogy vigyázzon az egyház pénzalapjaira, és biztosítsa, hogy az egyházi feljegyzések pontosak. Az írnok azonnal értesíti a papsági vezetőket bármilyen helytelenségről. Amennyiben gondok adódnak a helytelenségek megoldása kapcsán, az írnok vegye fel a kapcsolatot a Bizalmas Feljegyzések Hivatalával az egyház központjában. Az elérhetőségük:
Telefonszám: +1-801-240-2053 vagy +1-800-453-3860, 2-2053-as mellék
Az írnokokat hívják el elegendő időtartamra ahhoz, hogy megtanulják a kötelességeiket, és megőrizzék a folytonosságot a munkájukban (lásd 30.5). Mivel nem tagjai a cövekelnökségnek vagy a püspökségnek, a cövekelnökség vagy a püspökség átszervezésekor nem kell őket felmenteni.
33.3
Cöveki feljegyzések és jelentések
33.3.1
Cövekelnökség
A cövekelnök felügyeli a cöveki feljegyzésvezetést. E munka nagy részét delegálhatja tanácsosainak és írnokainak. Meggyőződik róla, hogy követik az érvényes egyházi eljárásrendeket és folyamatokat.
33.3.2
Cövekírnok
Minden cövekben legyen egy alkalmas, feladatát ellátó cövekírnok. A cövekelnökség egyik tagja hívja el és választja el. Legyen melkisédekipapság-viselő, és rendelkezzen érvényes templomi ajánlással. Tagja a cövektanácsnak. A 29.3-ban leírtak szerint részt vesz a cöveki gyűléseken.
A cövekírnokot a cövekelnökség képezi, és az ő irányításuk alatt dolgozik. Segítségképpen elhívhatnak cöveki segédírnokokat (lásd 33.3.3).
33.3.2.1
Feljegyzésvezetési feladatok
A cövekírnoknak vagy a megbízott segédírnoknak a következő feladatai vannak:
adminisztratív támogatást nyújt a cövekelnökségnek;
feljegyzést vezet a cöveki vezetőségi gyűléseken elhangzó megbízásokról és döntésekről;
útóköveti a megbízásokat;
biztosítja, hogy a feljegyzések és jelentések pontosak, valamint időben elkészülnek.
A cövekírnok ismerje meg az egyházi feljegyzésvezetési eszközöket (lásd 33.0). Ezen eszközökkel segít a vezetőknek beazonosítani a következőket:
az egyháztagok és a szervezetek szükségletei;
a rendelkezésre álló források, beleértve a pénzügyi forrásokat is;
cöveki tendenciák, erősségek és gyengeségek;
figyelmet igénylő területek.
További feljegyzésvezetési kötelességek lehetnek a következők:
a melkisédeki papsági elrendelések megfelelő és haladéktalan feljegyzésének a biztosítása;
templomi ajánlások aktiválása;
orvosi adatok hozzáadása a misszionáriusi jelentkezésekhez;
Egyházközségi feljegyzések és jelentések áttekintése
A cövekírnok találkozik minden egyes új egyházközség írnokkal, röviddel az elhívását követően. Amilyen gyakran szükséges, de évente legalább kétszer találkozik az egyházközségi írnokokkal. Ezekre a gyűlésekre azért kerül sor, hogy biztosítsák a következőket:
a tizedet és más pénzügyi feljegyzéseket megfelelően vezetik (lásd 34.1.2 és 34.2.2);
a tagsági feljegyzéseket haladéktalanul és pontosan frissítik;
az egyházközségi írnokok ismerik az egyházi feljegyzésvezetési eszközöket;
az egyházközség tagjai megkapják a megáldásról, keresztelésről és konfirmálásról, valamint papsági elrendelésről szóló bizonyítványokat;
az éves tagsági feljegyzési könyvvizsgálatot elvégzik, és minden könyvvizsgálati hiányosságot haladéktalanul kijavítanak (lásd 33.6.19);
az egyházközség éves történetét mindegyik év végén benyújtják a cövekhez (lásd 33.7).
A cövekelnök vagy egyik megbízott tanácsosa szükség szerint elhívhat és elválaszthat egy vagy több cöveki segédírnokot. Ezek a fivérek legyenek érvényes templomi ajánlással rendelkező melkisédekipapság-viselők. A cövekelnökség és a cövekírnok irányítása alatt dolgoznak.
Szükség esetén az alábbi tisztségek mindegyikére elhívható egy-egy segédírnok:
A püspök felügyeli az egyházközségi feljegyzésvezetést. E munka nagy részét delegálhatja tanácsosainak és írnokainak. Meggyőződik róla, hogy követik az érvényes egyházi eljárásrendeket és folyamatokat.
33.4.2
Egyházközségi írnok
Minden egyházközségben legyen egy alkalmas, feladatát ellátó egyházközségi írnok. A püspökség javasolja, és a cövekelnökség egyik tagja vagy egy megbízott főtanácstag hívja és választja el. Legyen melkisédekipapság-viselő, és rendelkezzen érvényes templomi ajánlással. Tagja az egyházközségi tanácsnak. A 29.2-ben leírtak szerint részt vesz az egyházközségi gyűléseken.
Az egyházközségi írnokot a püspökség és a cövekírnokok képzik. A püspökség irányítása alatt dolgozik. Segítségképpen elhívhatnak egyházközségi segédírnokokat (lásd 33.4.3).
33.4.2.1
Feljegyzésvezetési feladatok
Az egyházközségi írnoknak vagy a megbízott segédírnoknak a következő feladatai vannak:
adminisztratív támogatást nyújt a püspökségnek;
feljegyzést vezet az egyházközség vezetőségi gyűlésein elhangzó megbízásokról és döntésekről;
utóköveti a megbízásokat.
biztosítja, hogy a feljegyzések és jelentések pontosak, valamint időben elkészülnek;
meghatározza azokat a szertartásokat, amelyek jóváhagyást igényelnek (lásd 38.2.6és 18.10.3).
Az egyházközségi írnok ismerje meg az egyházi feljegyzésvezetési eszközöket (lásd 33.0). Ezen eszközökkel segít a vezetőknek beazonosítani a következőket:
az egyháztagok és a szervezetek szükségletei;
a rendelkezésre álló források, beleértve a pénzügyi forrásokat is;
egyházközségi tendenciák, erősségek és gyengeségek;
figyelmet igénylő területek.
Amikor az írnok az egyháztagok részvételével kapcsolatos jelentéseket állít össze, a titkárokkal együttműködve oldja meg az apró gondokat. A súlyos gondokat megbeszéli a püspökkel.
Az egyházközségi írnok vagy egy egyházközségi segédírnok megmutatja az egyháztagoknak, hogyan tekintsék meg a tagsági adataikat a Member Tools-alkalmazásban. Kérés esetén adhat nekik nyomtatott példányt is. Az egyházközségi írnokok arra biztatják az egyháztagokat, hogy jelezzék a tagsági adataikkal kapcsolatos esetleges hibákat.
További feljegyzésvezetési kötelességek lehetnek a következők:
a szertartások megfelelő és haladéktalan feljegyzésének a biztosítása;
Az egyházközségi írnok oktatja az egyházközségi segédírnokokat, valamint a kvórumok és szervezetek titkárait. Segít nekik megérteni, miként támogathatják a vezetőket az egyházi feljegyzésvezetési eszközökből származó adatok.
Ez az oktatás különösen akkor fontos, amikor:
az egyházközségi segédírnokokat, valamint a kvórum- és szervezeti titkárokat újonnan hívták el;
bevezetésre vagy frissítésre kerül valamelyik egyházi feljegyzésvezetési eszköz;
Szükség szerint elhívhatnak egyházközségi segédírnokokat. A püspökség javasolja, és a cövekelnökség egyik tagja vagy egy megbízott főtanácstag hívja és választja el őket. Ezen fivérek viseljék a melkisédeki vagy az ároni papságot. Rendelkezzenek érvényes templomi ajánlással. Ha egy segédírnokot pénzügyekkel bíznak meg, akkor viselje a melkisédeki papságot. Az egyházközségi segédírnokok a püspökség és az egyházközségi írnok irányítása alatt dolgoznak.
Szükség esetén az alábbi tisztségek mindegyikére elhívható egy-egy segédírnok:
egyházközségi tagsági segédírnok (lásd 33.5 és 33.6).
33.4.4
Papsági és szervezeti vezetők
A kvórum- és szervezeti vezetők felügyelik szervezetükben a feljegyzésvezetést. E munka nagy részének elvégzésére kijelölhetnek titkárokat. A titkárokkal együttműködve biztosítják, hogy a feljegyzések és jelentések pontosak, valamint időben elkészülnek.
33.5
Egyháztagok részvételéről szóló jelentések
Az egyháztagok részvételével kapcsolatos jelentések segítenek a vezetőknek az egyháztagok fejlődésére és szükségleteire összpontosítani. Amikor lehetséges, ezeket a jelentéseket elektronikusan tekintsék át, nem pedig nyomtatott formában. Amikor nyomtatott jelentésekre van szükség, gondosan kezeljék azokat az egyháztagok személyes adatainak védelme, valamint a helyi adatvédelmi törvények betartása érdekében.
33.5.1
A jelentések fajtái
33.5.1.1
Látogatottsági jelentések
Az úrvacsorai gyűlések, valamint a vasárnapi papsági és szervezeti gyűlések látogatottságát elektronikus úton tartják nyilván az LCR vagy a Member Tools használatával.
Úrvacsorai gyűlés. Az úrvacsorai gyűlések látogatottságát az egyházközségi írnok vagy egy egyházközségi segédírnok jegyzi fel minden egyes héten. A látogatottság azt a számot jelenti, ahány ember személyesen vagy internetes közvetítés útján vesz részt a gyűlésen, beleértve a látogatókat is. Az egyházközség azon tagjai, akik feladatkörükből adódóan nincsenek jelen vagy másik egyházközséget látogatnak, abban az egyházközségben kerülnek beszámításra, amelyikben megjelentek.
Vasárnapi kvórum- és szervezeti gyűlések. A látogatottságot minden egyes héten feljegyzik a kvórum- és szervezeti titkárok és tanácsadók. Az ifjúsági vezetők is segíthetnek a látogatottság feljegyzésében. A látogatottság azt a számot jelenti, ahány ember személyesen vagy internetes közvetítés útján vesz részt a gyűlésen, beleértve a látogatókat is. Az egyházközségen belül az Elemiben vagy ifjúsági vezetőként szolgáló egyháztagok szintén jelenlévőnek számítanak. Azokat az egyháztagokat, akik egy másik egyházközséget látogatnak, abban az egyházközségben számolják be, amelyikben megjelentek.
Az egyházközségi írnok bármely szervezet nevében feljegyezheti a látogatottságot.
A jelentésen szereplő összes szám konkrét személyt jelöl, akinek egyedi szükségletei vannak (lásd Hélamán 15:13). A vezetők az Úr útmutatására törekednek, amikor fontolóra veszik, kinek lehet szüksége a segítségükre.
A Negyedéves jelentés hasznos adatokat tartalmaz, amelyek meglátásokat adhatnak a vezetőknek, miközben sugalmazásra törekednek a szolgálattételi erőfeszítéseikre vonatkozóan. A jelentés elérhető a Member Tools-alkalmazásban vagy az LCR-ben.
A cöveki és egyházközségi vezetők rendszeresen hivatkoznak a Negyedéves jelentésre az egyének fejlődésének az áttekintése érdekében. A jelentés a következőkre vonatkozó adatokat tartalmaz:
felruházott egyháztagok és fiatalok templomi ajánlási státusza;
18-25 év közötti férfiak, akik teljes idejű missziót szolgálnak vagy szolgáltak;
leendő elderek, akiknek támogatásra van szükségük a melkisédeki papság elnyerésére való felkészüléshez;
vasárnapi gyűlések látogatottsága gyermekek, fiatalok, fiatal egyedülálló felnőttek és felnőttek vonatkozásában (lásd 33.5.1.1);
az elmúlt 12 hónapban megkeresztelt és konfirmált új egyháztagok fejlődése.
Minden látogatottsági adat és szolgálattételi interjú a Member Tools-alkalmazásban vagy az LCR-ben kerül feljegyzésre. Az ily módon rögzített adatok automatikusan bekerülnek a Negyedéves jelentés megfelelő rovataiba.
Minden egyházközség kitölti és benyújtja a Negyedéves jelentést az egyház központjának. A írnok áttekinti a jelentést a püspökkel, majd a negyedévet követő hónap 15. napja előtt benyújtja azt.
A cövekelnökség áttekintheti az egyes egyházközségek által benyújtott Negyedéves jelentést. Ez segít nekik figyelemmel kísérni a fejlődést, illetve megtudni, hol van szükség támogatásra és képzésre. A cövektanács tagjai is megtekinthetik az egyes Negyedéves jelentéseket.
33.5.2
Tagsági listák
Az egyházi feljegyzésvezetési eszközök hozzáférést biztosítanak a vezetőknek a tagsági listákhoz. Ezek a listák segíthetnek a vezetőknek meghatározni a következőket:
mely egyháztagok nem részesültek még olyan szertartásokban, amelyekre jogosultak;
mely fiatal férfiak és fiatal nők jogosultak missziós szolgálatra;
mely fiatalok nem rendelkeznek érvényes templomi ajánlással;
mely fiatalokat kell beütemezni találkozóra a püspökség egyik tagjával.
A kvórum- és a szervezeti vezetők férjenek hozzá a kvórumukhoz vagy szervezetükhöz tartozók listáihoz.
33.6
Tagsági feljegyzések
A tagsági feljegyzés tartalmazza az egyháztag nevét, elérhetőségét, a szertartások részletezését, valamint egyéb fontos adatokat. Az egyházközség határain belül lakó minden egyes egyháztagnak legyen meg a tagsági feljegyzése az egységben.
A tagsági feljegyzést abban az egyházközségben kell tartani, ahol az egyháztag lakik. Ritka kivételekhez az érintett püspökök és cövekelnökök beleegyezésére van szükség. Kivétel kérvényezéséhez a cövekelnök az LCR segítségével kérvényt nyújt be az Első Elnökség Hivatalához.
Kizárólag a tagsági feljegyzések adnak lehetőséget arra, hogy a szertartások és egyéb hivatalos intézkedések rögzítésre kerüljenek az egyház állandó feljegyzésein. Ezért a püspök meggyőződik róla, hogy az írnokok pontos feljegyzéseket vezetnek. Arról is meggyőződik, hogy az írnokok az LCR segítségével frissítik az adatokat. Elengedhetetlen, hogy a következőket haladéktalanul elvégezzék:
szertartások adatainak rögzítése;
az egyházközségbe vagy onnan kiköltöző egyháztagok feljegyzéseinek áthelyezése;
feljegyzések létrehozása új egyháztagok és egyháztag szülők újszülött gyermekei számára;
egyháztag elhalálozásának feljegyzése (az egyháztag elhalálozását fel kell jegyezni, mielőtt templomi szertartásokat lehetne végezni érte, lásd 28.1);
házasságra és a családra vonatkozó adatok rögzítése.
A püspök vagy a cövekelnök meggyőződik róla, hogy a tagsági feljegyzés a megfelelő egyházközségben van, mielőtt egy egyháztaggal interjút készítenének a következők valamelyikének elnyerése céljából:
egyházi elhívás;
templomi ajánlás;
melkisédeki papság, illetve e papság valamely hivatalába rendelés.
Arról is meggyőződik, hogy a feljegyzés nem tartalmazza az alábbiak egyikét sem:
széljegyzet;
megjegyzés pecsételési vagy szertartási korlátozásról;
hivatalos tagsági korlátozás.
Olykor egy egyháztag egy évnél rövidebb ideje él folyamatosan ugyanabban az egyházközségben. Ebben az esetben a püspök vagy egyik megbízott tanácsosa felveszi a kapcsolatot az előző püspökkel, mielőtt interjút tartana templomi ajánlás kiállításához, illetve melkisédeki papsági hivatalba való elrendeléshez. E kapcsolatfelvétel célja az, hogy érdeklődjön afelől, van-e érdemességi kérdés, amelyet fontolóra kellene venni. Ha egy tanácsos bizalmas tényállás meglétéről értesül, akkor véget vet beszélgetésnek. Tájékoztatja a püspökét, hogy az interjú előtt lépjen kapcsolatba az előző püspökkel.
Tagsági feljegyzés semmilyen körülmények között nem adható oda és nem mutatható meg senki másnak, csak a püspöknek vagy írnoknak.
Az egyháztagok a Member Tools-alkalmazásban tekinthetik meg saját maguk és az otthon élő eltartott gyermekek tagsági adatait. Egyéni szertartási összegzéseik nyomtatott példányait is elkérhetik az írnoktól. Amennyiben hibákra bukkannak, az írnok gondoskodik róla, hogy kijavítsák azt a tagsági feljegyzéseken.
A tagsági feljegyzés létrehozásával kapcsolatos utasítások az LCR-ben találhatók. A házasságkötés vagy elhalálozás feljegyzésére vonatkozó utasítások szintén rendelkezésre állnak.
Az e szakaszban nem tárgyalt helyzetek kapcsán a vezetők vegyék fel a kapcsolatot a Központi Támogatócsoporttal (Global Services Department), illetve a területi irodával.
33.6.1
Névhasználat az egyházi feljegyzéseken
A tagsági feljegyzéseken és a szertartásokról szóló bizonyítványokon az illető teljes, törvényes nevét tüntessék fel, a helyi törvényeknek vagy szokásoknak megfelelően.
33.6.2
Nyilvántartott egyháztagok
Az alábbi egyének számítanak nyilvántartott tagoknak, akiknek rendelkezniük kell tagsági feljegyzéssel:
akiket megkereszteltek és konfirmáltak;
akik 9 év alattiak, és áldást kaptak, de nincsenek megkeresztelve;
akik valamilyen értelmi fogyatékosságuk miatt nem felelősségre vonhatóak, életkortól függetlenül;
9 év alatti, áldásban nem részesült gyermekek, ha az alábbiak közül mindkettő fennáll:
legalább az egyik szülő vagy nagyszülő az egyház tagja;
mindkét szülő engedélyt ad a feljegyzés létrehozására (ha csak az egyik szülő a gyermek törvényes gondviselője, akkor elegendő ezen szülő engedélye).
Az a 9 éves vagy idősebb személy, akinek van tagsági feljegyzése, de nem keresztelték meg és nem konfirmálták, nem nyilvántartott egyháztag. Az az egyházközség azonban, melyben ez a személy él, az illető 18 éves koráig megtartja a tagsági feljegyzést. Ha ez a személy ekkor sem dönt a keresztelkedés mellett, akkor a püspök törli az illető tagsági feljegyzését. A cövekelnök engedélyére van szükség.
Azon személyek feljegyzései, akik értelmi fogyatékosság miatt nem keresztelkedtek meg, nem kerülnek törlésre, csak ha a személy vagy törvényes gondviselő – beleértve a szülőt is – ezt kérvényezi.
33.6.3
Új egyházközségi tagok feljegyzései
Az egyházközségi írnok vagy egy egyházközségi segédírnok a tagsági feljegyzésük megérkezése után nem sokkal felveszi a kapcsolatot az új egyházközségi tagokkal, hogy ellenőrizzék az Egyéni szertartás-összesítő pontosságát.
Az új egyháztagok bemutatására vonatkozó tudnivalókért, miután megérkezett a feljegyzésük, vagy miután megkeresztelkedtek és konfirmálták őket, lásd 29.2.1.1.
33.6.4
Olyan egyháztagok feljegyzései, akik elköltöznek vagy átmenetileg az otthonuktól távol tartózkodnak
Az egyházközség vezetői, a szolgálattevő fivérek és nővérek, illetve az írnokok azonnal elkérik az egyháztagok új címét, amint megtudják, hogy szándékukban áll elköltözni az egyházközségből. Az írnok akkor helyezi át a feljegyzéseket az új egyházközségbe, amikor az egyháztagok ténylegesen elköltöznek. Ha az előző egyházközség nem küldte el a feljegyzéseket, akkor előfordulhat, hogy az írnokoknak kell kérelmezniük az egyházközségükbe költöző egyháztagok feljegyzéseit.
Ha az írnok nem tudja kideríteni, hová költöztek az egyháztagok, akkor a feljegyzést az LCR-ben az Elveszett egyháztagok felkutatása listára helyezik át. Az elderek kvóruma és a Segítőegylet vezetői rendszeresen áttekintik ezt a jelentést, és a rendelkezésre álló források segítségével megkeresik ezeket az egyháztagokat. Az egyházközségi tanács más tagjai vagy a misszionáriusok is segíthetnek.
Ha megtalálják az egyháztag tartózkodási helyét, akkor az írnok ennek megfelelően áthelyezi a feljegyzést. Ha az egyháztag tartózkodási helye nem található, miután minden forrást kimerítettek, akkor az írnok megkapja a püspök jóváhagyását, hogy a feljegyzést visszajuttassa az egyház központjába.
Az Elveszett egyháztagok felkutatása listán szereplő feljegyzések még mindig az egyházközséghez tartoznak, de nem jelennek meg az egyháztagok listáin és jelentésein, illetve nem számítanak bele az egyházközségi statisztikákba.
Amikor valaki három hónapnál hosszabb időre elköltözik az egyházközségből, az írnok a tagsági feljegyzést elküldi az új egyházközségbe, kivéve, ha az egyháztag akár három hónapot is meghaladó, de átmeneti vagy idényjellegű munkavégzés, illetve tanulmányok miatti távollét után vissza kíván térni.
Ha valaki három hónapnál rövidebb időre költözik el az egyházközségből, és szándékában áll visszatérni, a tagsági feljegyzés az egyházközségben marad.
Amikor a vezetők nem tudják, mennyi ideig lesz távol egy személy, akkor a feljegyzést azon egyházközségben tartják, amely a leginkább képes kiszolgálni az egyháztag szükségleteit.
33.6.5
Egységen kívüli tagsági feljegyzések
Egy személy tagsági feljegyzése egy időben csak egy egyházközségnél lehet. Kizárólag ezen egyházközség püspöke felügyelheti a tagsági feljegyzés frissítését, a szertartások elvégzését, valamint tarthat interjút az egyháztaggal.
Bizonyos körülmények szükségessé tehetik egy egyháztag nevének és kapcsolattartási adatainak feljegyzését egy másodlagos egyházközségben is (lásd például 33.6.11 és 33.6.13). Ezen esetekben a másodlagos egyházközség írnoka egy egységen kívüli tagsági feljegyzést hoz létre. Ezt a feljegyzést LCR segítségével hozza létre.
Az egységen kívüli feljegyzéssel rendelkezők kaphatnak elhívást abban az egységben. Szerepelnek továbbá az egyházközség név- és címjegyzékén és jelenléti ívein.
33.6.6
A földrajzi egyházközségükön kívül szolgáló egyháztagok feljegyzései
33.6.6.1
Egyéb egyházi megbízásokkal rendelkező egyháztagok feljegyzései
Amennyiben egyháztagoknak a földrajzi egyházközségükön kívül van egyházi megbízatásuk, a tagsági és pénzügyi feljegyzéseiket a földrajzi egyházközségben tartják. Ha a feladat azt kívánja az egyháztagoktól, hogy három hónapnál hosszabb időre elköltözzenek a földrajzi egyházközségükből, és a gyermekeik is velük tartanak, akkor a tagsági feljegyzésüket áthelyezik az új egyházközségbe. (Lásd 33.6.4.)
A 18 és 30 év közötti fiatal egyedülálló felnőttek választhatják azt, hogy a földrajzi egyházközségük vagy a FEF-egyházközség tagjai lesznek, ha van ilyen a területükön. Ha FEF egyházközséget választanak, akkor a lakóhelyük határaihoz kijelölt ilyen egyházközségbe járnak. Erről a földrajzi egyházközségük püspökét is tájékoztatják. A tagsági feljegyzést abban az egyházközségben tartják, amelybe járnak.
Ezek az alapelvek olyan 31 és 45 év közötti egyedülálló felnőttekre is vonatkoznak, akik úgy döntenek, hogy egyedülálló felnőttek egyházközségének a tagjai lesznek.
Ha egy fiatal egyedülálló felnőtt azt tervezi, hogy ideiglenesen egy adott egyházközségbe jár (például a tanulmányi időszak alatt), akkor a tagsági feljegyzést abban az egyházközségben tartják, amelyikbe jár. Az egyháztag engedélyével annak az egyházközségnek az írnoka, ahol az egyháztag családja lakik, létrehozhat számára egy egységen kívüli feljegyzést (lásd 33.6.5).
33.6.8
Kórházban vagy gondozóotthonban lakó egyháztagok feljegyzései
Kórházban vagy gondozóotthonban lakó egyháztagok feljegyzéseit tartsák abban az egyházközségben, amelyik a legjobban tudja szolgálni őket. Legtöbb esetben ez az az egyházközség, ahol a kórház vagy otthon elhelyezkedik.
33.6.9
Katonai szolgálatot teljesítő egyháztagok feljegyzései
Amikor egy egyháztag katonai szolgálat keretében kiképzésen vesz részt, a tagsági feljegyzését a földrajzi egyházközségben tartják addig, amíg olyan állomásra nem vezénylik, ahol hosszabb ideig tart a megbízása. Ilyenkor az egyháztag lépjen kapcsolatba a földrajzi egyházközségével, és adja meg az új egyházközség nevét és címét.
33.6.10
Értelmi fogyatékossággal élő egyháztagok feljegyzései
A 8 éves vagy annál idősebb, értelmi fogyatékossággal élő személy, a szülei (ha vonatkozik rá), valamint a püspök közösen tanácskoznak, hogy megállapítsák, vajon az illető felelősségre vonható-e. Ha az illetőről úgy határoznak, hogy nem felelősségre vonható, akkor a püspök vagy az írnok az LCR-ben az illető tagsági feljegyzésének keresztelés részébe a „Nem felelősségre vonható” jelzést teszi. A feljegyzés nem kerül törlésre. Szertartásokra nincs szükség olyan személy esetében, akinek a feljegyzése azt jelzi, hogy nem felelősségre vonható.
Olykor az adott személy, a szülei és a püspök később közösen tanácskozva eldöntik, hogy az illető felelősségre vonható, miután a feljegyzést „Nem felelősségre vonható” jelöléssel látták el. Ebben az esetben a püspök vagy az írnok (a püspök jóváhagyásával) eltávolíthatja a „Nem felelősségre vonható” jelzést. További tudnivalókért lásd 38.2.4.
33.6.11
Siket vagy nagyothalló egyháztagok feljegyzései
A jelnyelvet használó egyháztagok, valamint közvetlen családtagjaik, illetve törvényes gondviselőik, dönthetnek úgy, hogy egyháztagsági feljegyzéseiket a következő helyek egyikén tartsák:
földrajzi egyházközségük;
a területén élő siket és nagyothalló egyháztagok számára szervezett egyházközség;
egy, a cövekelnök vagy a területi elnök által meghatározott földrajzi területen élő siket és nagyothalló egyháztagok számára működtetett csoportot tartalmazó egyházközség.
Ebben a helyzetben az egyén vagy a család feljegyzései lehetnek egy adott egységben, miközben ők egy másik egység egységen kívüli tagjai. A család egy részének a feljegyzései lehetnek például egy siketek és nagyothallók számára szervezett egységben, és lehetnek egységen kívüli tagjai a földrajzi egységüknek. További tudnivalókért lásd 33.6.5.
A siket és nagyothalló egyháztagok virtuálisan a siketek vagy nagyothallók számára szervezett olyan egyházközséget vagy csoportot is látogathatnak, amely kívül esik a földrajzi területükön. Még akkor is megtehetik ezt, ha a feljegyzéseik nem abban az egységben találhatóak. A virtuális látogatás előtt vegyék fel a kapcsolatot az egyházközség püspökével, és tájékoztassák arról, hogy szeretnének részt venni az egység gyűlésein.
33.6.12
Örökbe fogadott gyermekek feljegyzései
Örökbe fogadott gyermekek feljegyzései csak azután hozhatók létre vagy frissíthetők, hogy az örökbefogadás véglegessé vált. A feljegyzésen szereplő név egyezzen meg az örökbefogadási határozaton lévővel. Az örökbe fogadó szülők feljegyzése csak azt követően frissíthető, hogy az örökbefogadás véglegessé vált.
33.6.13
Elvált szülők gyermekeinek feljegyzései
Minden tagsági feljegyzés az adott személy hivatalos nevét használja, amint azt a helyi törvények vagy szokások meghatározzák. Idetartoznak az elvált szülők gyermekei is. Az áldások és papsági szertartások bizonyítványaira is a tagsági feljegyzésen szereplő hivatalos nevet jegyezzék fel.
Az olyan gyermekek, akiknek a szülei elváltak, gyakran mindkét szülő egyházközségében részt vesznek egyházi gyűléseken. Noha csak egy egység vezetheti és frissítheti egy gyermek hivatalos tagsági feljegyzését, a gyermek által látogatott másik egyházközségben létrehozható egységen kívüli tagsági feljegyzés (lásd 33.6.5). Ez lehetővé teszi, hogy a gyermek neve és elérhetősége szerepeljen az egyházközség listáin és az osztályok jelenléti ívén.
Az egységen kívüli tagsági feljegyzéssel rendelkező gyermekek elhívást is kaphatnak abban az egységben. Mindez segít biztosítani, hogy bevonják őket, illetve hogy teljes mértékben részt vehessenek ott, ahova éppen mennek.
Ha az egyháztag egy folyamatban lévő komoly ügy – hivatalos tagsági korlátozás vagy egyéb – lezárása előtt költözik el, a püspök vagy egy felhatalmazott írnok áthelyezési korlátozással láthatja el a tagsági feljegyzést. Ezt az LCR segítségével teszi meg.
Az áthelyezési korlátozás alatt lévő feljegyzés addig nem kerül áthelyezésre az új egységhez, amíg a korlátozást létrehozó papsági vezető felhatalmazást nem ad ennek az eltávolítására.
33.6.16
Feljegyzések az „Ismeretlen cím” gyűjtőmappából
Az egyháztag néha azt követően kerül elő, hogy a feljegyzése már az egyház központjában található „ismeretlen cím” adatbázisban szerepel. Ebben az esetben az egyházközségi írnok az LCR segítségével kérvényezi a feljegyzést. A feljegyzés tartalmaz majd egy üzenetet, amely arra buzdítja a püspökséget, a kvórum- és szervezeti vezetőket, hogy a lehető leghamarabb látogassanak el az illetőhöz, és karolják fel. Teljes idejű misszionáriusok is felkérhetők, hogy látogassák meg ezeket az egyháztagokat, és barátkozzanak velük.
33.6.17
Szertartásokra vonatkozó adatok feljegyzése és kijavítása
A cövekírnok vagy valamelyik cöveki segédírnok minden évben meggyőződik arról, hogy minden egyes egyházközségben elvégzik a tagsági feljegyzések könyvvizsgálatát az LCR segítségével. A cövekelnökség elhívhat másokat is, akik rendelkeznek tagsági feljegyzésvezetési tapasztalattal, hogy segítsenek ezekben a könyvvizsgálatokban. A könyvvizsgálatokat minden év június 30-ig el kell végezni.
33.7
Történeti feljegyzések
33.7.1
Egyházközségi és cöveki történet
Az Úr megparancsolta, hogy írjanak és vezessenek „történelmi feljegyzést minden olyan fontos dologról”, amely az Ő egyházát illeti (Tan és szövetségek 69:3, lásd még 5. vers; Alma 37:2).
Az egyház minden egyes egysége dokumentálja az egységre vonatkozó összes fontos ügyet. Ezek közé tartoznak az egység vezetőitől származó történeti beszámolók. A fontos ügyeket leginkább a következő lépések segítségével lehet meghatározni:
visszagondolva az egyének és családok megsegítésére tett erőfeszítésekre;
felismerve azon jelentőségteljes élményeket, amelyek Isten hatásáról tanúskodnak az Ő gyermekei életében.
A történetvezetés lelki munka, amely megerősíti az azt írók és olvasók hitét. A történetek folyamatos dokumentálása az év során emeli a történet színvonalát.
A cöveki és az egyházközségi papsági, illetve szervezeti vezetők az Egységtörténeti eszközt használva töltenek fel történeteket a ChurchofJesusChrist.org honlapra. Elsősorban a cöveki és az egyházközségi írnokok felelősek ennek az erőfeszítésnek a megszervezéséért és összehangolásáért. A cövekelnökség, illetve a püspökség elhívhat cöveki vagy egyházközségi történeti szakértőt, hogy segítsen. További utasítások az eszköz Gyorstalpalójában állnak rendelkezésre.
Az egyháztagok az Egységtörténeti eszközt felhasználva tekinthetnek meg az egyházközségi és a cöveki vezetőik által közzétett történeteket. A közzétett történeteket az egyház automatikusan megőrzi.
33.7.2
Egyháztörténet
Az Egyháztörténeti Osztály válogatottan gyűjti a történeti feljegyzéseket, beleértve ebbe személyes feljegyzéseket, művészeti alkotásokat és leleteket „az egyház, valamint a felnövekvő nemzedékek javára” (Tan és szövetségek 69:8). A feljegyzések történelmi értékével kapcsolatos kérdéseket az alábbi címre küldhetik:
Az egyház feljegyzései bizalmasak, akár papíron akár elektronikus formában találhatóak. Ezek közé tartoznak:
tagsági feljegyzések;
pénzügyi feljegyzések;
jegyzetek a gyűlésekről;
hivatalos űrlapok és dokumentumok (beleértve a tagsági tanácsok feljegyzéseit is);
magánjellegű interjúkon készült jegyzetek.
A vezetők és az írnokok védjék az egyházi feljegyzéseket azzal, hogy olyan módon kezelik, tárolják és selejtezik ki ezeket, amely megóvja az egyének magánéletét. A vezetők meggyőződnek arról, hogy az egyháztagoktól begyűjtött adatok:
arra korlátozódnak, amit az egyház megkövetel;
kizárólag jóváhagyott egyházi célokra kerülnek felhasználásra;
kizárólag azokhoz jutnak el, akiknek felhatalmazásuk van a használatukra.
Az elektronikusan tárolt adatokat biztonságban kell tartani és megfelelően védeni kell (lásd 33.9.1). A vezetők meggyőződnek róla, hogy ezeket az adatokat nem használják személyes, politikai vagy kereskedelmi célokra. Az egyházi feljegyzésekről származó adatok – beleértve a történeti adatokat is – nem adhatók ki kutatást vagy felméréseket végző egyéneknek vagy ügynökségeknek (lásd 38.8.37).
A vezetőknek és az egyháztagoknak követniük kell a 38.8.13-ban található irányelveket a cöveki és egyházközségi címjegyzékek védelme érdekében.
33.9
Feljegyzések kezelése
A cöveki és egyházközségi vezetők tegyék a feljegyzésvezetési folyamataik részévé a feljegyzések eredményes kezelését. Ez a szakasz a feljegyzéskezelés három fontos területét vázolja:
33.9.1
Védelem
Minden egyházi feljegyzést, jelentést és adatot védeni kell a jogtalan hozzáféréssel, változtatással, megsemmisítéssel vagy közzététellel szemben. Ezeket az adatokat biztonságos helyen kell őrizni. A kiemelt érzékenységű feljegyzéseket – beleértve ebbe a számítógépről kinyomtatott anyagokat – zárt fiókban vagy szekrényben tartsák a vezető irodájában, amikor éppen nem használják őket.
Ahol lehetséges, a feljegyzések, jelentések és adatok elektronikus példányait titkosítsák és védjék jelszóval. Az elveszett vagy ellopott egyházi tulajdonú eszközöket vagy adathordozókat haladéktalanul jelentsék az incidents.ChurchofJesusChrist.org címen. Az egyházi adatok helytelen használatát is jelentsék.
33.9.1.1
Felhasználónevek és jelszavak
A cövekelnökök, püspökök és más vezetők soha ne osszák meg egyházi felhasználónevüket és jelszavukat tanácsosokkal, írnokokkal, végrehajtó titkárokkal vagy másokkal. Ne is tárolják azokat olyan eszközökön, amelyeket mások láthatnak vagy hozzáférhetnek.
A jelszavak legyenek legalább 12 karakter hosszúak, és ne legyenek könnyen kitalálhatók. A vezetőket erőteljesen buzdítjuk, hogy amikor csak lehetséges, engedélyezzék a kétlépcsős hitelesítést (más néven többtényezős hitelesítést) az egyházi fiókjukon.
33.9.1.2
Megosztott számítógépek és adattárolás
A vezetők és az írnokok ne tároljanak tagsági vagy pénzügyi adatokat olyan megosztott számítógépeken, amelyekhez olyan személyek is hozzáférnek, akik nincsenek felhatalmazva ezen adatok kezelésére.
33.9.1.3
Adatvédelem
Sok országban hoztak olyan adatvédelmi törvényeket, amelyek a személyes adatok feldolgozását szabályozzák. Idetartoznak a tagsági feljegyzéseken és az egyéneket beazonosító egyéb egyházi feljegyzéseken található adatok is. Azok a vezetők, akiknek kérdéseik vannak az adatvédelmi törvényeknek az egyházi nyilvántartások helyi kezelése során történő alkalmazásáról, felvehetik a kapcsolatot az egyház adatvédelmi irodájával a DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org címen.
33.9.2
Megőrzés
A feljegyzéseket csak addig őrizzék meg, amíg adminisztrációs, jogi vagy történeti célokra szükség van rájuk. A pénzügyi feljegyzéseket a folyó éven kívül még legalább három évig meg kell őrizni. Azok a vezetők, akiknek kérdéseik vannak azzal kapcsolatban, hogy mennyi ideig őrizzenek meg feljegyzéseket, vegyék fel a kapcsolatot a Központi Támogatási Osztállyal vagy a területi irodával.
33.9.3
Kiselejtezés
Az elavult vagy feleslegessé vált feljegyzéseket oly módon kell megsemmisíteni, hogy az adat ne legyen visszakereshető vagy helyreállítható. Digitális tagsági vagy pénzügyi adatok törlésekor a vezetőnek meg kell győződnie arról, hogy azokat semmilyen észszerű módon nem lehet visszaállítani.
Az esetlegesen történelmi értékkel bíró feljegyzéseket ne selejtezzék le, ne semmisítsék meg, és ne tegyék az egyházközségi forrásközpontba (könyvtárba). A feljegyzések történelmi értékével kapcsolatos kérdések az Egyháztörténeti Könyvtárhoz intézhetők (kapcsolatfelvételi tudnivalókért lásd 33.7.2).
33.10
Cöveki és egyházközségi technikusok
A cövekelnökség elhívja a cövek egy vagy több tagját, hogy szolgáljanak cöveki technikusként. A püspökség elhívhatja az egyházközség egy vagy több tagját, hogy szolgáljanak egyházközségi technikusként. Férfiak, nők és fiatalok is betölthetik ez az elhívást.
A cöveki technikusok a cövekírnok irányítása alatt szolgálnak. Az egyházközségi technikusok az egyházközségi írnok vagy végrehajtótitkár irányítása alatt szolgálnak, a püspök döntése szerint. Feladataik között lehetnek a következők:
Segítenek a cöveki vagy egyházközségi vezetőknek a technikai szükségleteikkel.
Megtanítják az egyháztagoknak, miként férjenek hozzá az egyházi médiához, alkalmazásokhoz, valamint egyéb technikai eszközökhöz, köztük a FamilySearch.org felülethez, valamint hogyan használják ezeket.
Támogatják a vezetőket és a tanítókat, akik az elhívásuk betöltéséhez technikai eszközöket használnak.
Kezelik a gyűlések és órák internetes közvetítését azok számára, akik nem tudnak részt venni (lásd 29.7).
A cövektechnikusnak ezenfelül a következő felelősségei vannak a cövekben lévő számítógépek kezelésével kapcsolatban, beleértve ebbe a FamilySearch-központokban található gépeket is:
Végrehajtja a cövek számítógépeinek elhelyezését, megosztását, átruházását és használatának ütemezését illető kérdésekben a cövekelnökségtől kapott útmutatásokat.
Naprakész leltárt vezet minden számítógépes hardverről a cövekben; sorozatszámmal, modellel, teljesítménnyel és fizikai lelőhelyével együtt.
Meggyőződik arról, hogy 1.) a számítógépek, a szoftverek és a bizalmas adatok biztonságban vannak, és 2.) az adatállományokról rendszeresen biztonsági másolat készül.
Megismeri az egyházi számítógépekkel kapcsolatos általános eljárásrendeket (lásd 38.8.10).
Megismeri az egyházi számítógépek beszerzésével és kezelésével kapcsolatos irányelveket.
A cövektechnikus szükség esetén összehangolja az egyházközségi technikusok munkáját. Emellett képzést is biztosít.