« 33. Registres et rapports », Manuel général d’instructions : Servir dans l’Église de Jésus-Christ des Saints des Derniers Jours, 2020.
« 33. Registres et rapports », Manuel général d’instructions.
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hommes regardant un ordinateur
33.
Registres et rapports
33.0
Introduction
Les procédures de ce chapitre s’appliquent généralement aux unités qui utilisent les outils en ligne de tenue des registres de l’Église, notamment la Documentation pour dirigeants et greffiers (LCR), l’application Outils pour les membres et la fonction Annuaire de la paroisse et plan. Les unités qui n’ont pas accès à ces outils doivent se rapprocher du département mondial d’assistance ou du bureau d’interrégion.
La tenue de registres a toujours occupé une place importante dans l’Église du Seigneur. Par exemple :
Moroni a enseigné que le nom des personnes qui étaient baptisées dans l’Église du Christ était enregistré pour « qu’on se souvînt d’eux et qu’on les nourrît de la bonne parole de Dieu » (Moroni 6:4).
Joseph Smith a commandé qu’un greffier soit appelé dans chaque paroisse afin de « faire un compte rendu vrai devant le Seigneur » (Doctrine et Alliances 128:2). Il a aussi souligné l’importance d’être diligent à tenir des annales lorsqu’il a écrit : « Tout ce que vous enregistrerez sur la terre sera enregistré dans les cieux, et tout ce que vous n’enregistrerez pas sur la terre ne sera pas enregistré dans les cieux » (Doctrine et Alliances 128:8, voir aussi les versets 2-9).
33.1
Aperçu des registres de l’Église
Les registres de l’Église sont sacrés. Les renseignements qu’ils contiennent sont confidentiels et doivent être protégés. Les registres informatisés de l’Église autorisent l’accès à des renseignements concernant les membres en fonction des appels. Seules les personnes autorisées doivent y avoir accès. Elles ne doivent utiliser ces renseignements qu’à des fins propres à leur appel (voir la section 33.8).
Les registres aident les dirigeants à :
identifier les personnes qui ont besoin d’une attention particulière ;
connaître les ordonnances du salut qu’une personne a reçues ou celles qu’il lui manque encore ;
localiser les membres.
Les registres suivants sont tenus dans les unités de l’Église :
Rapports sur l’assistance des membres (voir la section 33.5)
Tous les greffiers doivent faire preuve d’une intégrité absolue et respecter les commandements du Seigneur. Ils doivent :
avoir une recommandation pour le temple en cours de validité ;
tenir soigneusement les registres ;
être des instructeurs et des administrateurs compétents.
Les greffiers doivent respecter scrupuleusement les règles en vigueur pour protéger les fonds de l’Église et veiller à ce que les registres de l’Église soient exacts. Les greffiers informent immédiatement les dirigeants de la prêtrise de toute irrégularité. En cas de difficultés pour remédier à ces irrégularités, les greffiers doivent prendre contact avec le bureau des registres confidentiels au siège de l’Église. Les coordonnées sont les suivantes :
Téléphone : 1-801-240-2053 ou 1-800-453-3860, poste 2-2053
Les greffiers doivent servir durant une période suffisamment longue pour apprendre leurs devoirs et préserver la continuité de leur travail (voir la section 30.5). N’étant pas membres de la présidence de pieu ou de l’épiscopat, ils n’ont pas besoin d’être relevés lorsque la présidence de pieu ou l’épiscopat est réorganisé.
33.3
Registres et rapports de pieu
33.3.1
Présidence de pieu
Le président de pieu supervise la tenue des registres du pieu. Il peut déléguer une grande partie de ce travail à ses conseillers et aux greffiers. Il veille à ce qu’ils suivent les règles et procédures en vigueur de l’Église.
33.3.2
Greffier de pieu
Chaque pieu doit avoir un greffier qualifié et capable. Il est appelé et mis à part par un membre de la présidence de pieu. Il doit détenir la Prêtrise de Melchisédek et avoir une recommandation pour le temple en cours de validité. Il est membre du conseil de pieu. Il assiste aux réunions de pieu comme indiqué à la section 29.3.
Le greffier de pieu est formé par la présidence de pieu et œuvre sous sa direction. Des greffiers adjoints de pieu peuvent être appelés pour aider (voir la section 33.3.3).
33.3.2.1
Responsabilités en matière de tenue des registres
Le greffier de pieu, ou un greffier adjoint désigné, a les responsabilités suivantes :
apporter un soutien administratif à la présidence de pieu ;
prendre note des tâches attribuées et des décisions prises lors des réunions des dirigeants de pieu ;
assurer le suivi des tâches attribuées ;
veiller à la tenue exacte et ponctuelle des registres et des rapports.
Le greffier de pieu doit se familiariser avec les outils de tenue des registres de l’Église (voir la section 33.0). Il utilise ces outils pour aider les dirigeants à identifier :
les besoins des membres et des organisations ;
la disponibilité des ressources, notamment les finances ;
les tendances, les points forts et les points faibles du pieu ;
les sujets de préoccupation.
D’autres tâches relatives à la tenue des registres consistent notamment à :
s’assurer que les ordinations à la Prêtrise de Melchisédek sont correctement et rapidement enregistrées ;
activer les recommandations pour le temple ;
ajouter des renseignements médicaux aux candidatures missionnaires ;
superviser le transfert des registres de paroisse lorsqu’une paroisse est créée ou fermée, ou que ses limites sont modifiées ;
noter les renseignements pour les commissions d’examen du statut de membre au niveau du pieu (voir la section 32.9.6) ;
tenir les registres financiers (voir la section 34.1.2).
33.3.2.2
Examen des registres et des rapports de paroisse
Le greffier de pieu rencontre chaque nouveau greffier de paroisse peu après son appel. Il s’entretient avec eux aussi souvent que nécessaire, mais au moins deux fois par an. Lors de ces réunions, il s’assure que :
la dîme et les autres registres financiers sont correctement enregistrés (voir les sections 34.1.2 et 34.2.2) ;
les certificats de membre sont mis à jour rapidement et avec exactitude ;
les greffiers de paroisse savent utiliser les outils de tenue des registres de l’Église ;
les certificats de bénédiction, de baptême et confirmation, et d’ordination à la prêtrise sont remis aux membres des paroisses ;
l’apurement annuel des certificats de membre est effectué et toutes les anomalies d’apurement sont rapidement corrigées (voir la section 33.6.19) ;
l’histoire annuelle de paroisse est remise au pieu à la fin de chaque année (voir la section 33.7).
Le président de pieu ou un conseiller désigné peut appeler et mettre à part un ou plusieurs greffiers adjoints de pieu, selon les besoins. Ces frères doivent détenir la Prêtrise de Melchisédek et avoir une recommandation pour le temple en cours de validité. Ils travaillent sous la direction de la présidence de pieu et du greffier de pieu.
Au besoin, un greffier adjoint peut être appelé à chacun des postes suivants :
Greffier adjoint de pieu
Greffier adjoint de pieu aux finances (voir la section 34.1.2)
Greffier adjoint de pieu aux certificats de membre (voir les sections 33.5 et 33.6)
33.4
Registres et rapports de paroisse
33.4.1
Épiscopat
L’évêque supervise la tenue des registres de la paroisse. Il peut déléguer une grande partie de ce travail à ses conseillers et aux greffiers. Il veille à ce qu’ils suivent les règles et les procédures de l’Église en vigueur.
33.4.2
Greffier de paroisse
Chaque paroisse doit avoir un greffier de paroisse qualifié et capable. Il est recommandé par l’épiscopat, puis appelé et mis à part par un membre de la présidence de pieu ou un membre du grand conseil désigné. Il doit détenir la Prêtrise de Melchisédek et avoir une recommandation pour le temple en cours de validité. Il est membre du conseil de paroisse. Il assiste aux réunions de paroisse comme indiqué à la section 29.2.
Le greffier de paroisse est formé par l’épiscopat et les greffiers de pieu. Il agit sous la direction de l’épiscopat. Des greffiers adjoints de paroisse peuvent être appelés pour aider (voir la section 33.4.3).
33.4.2.1
Responsabilités en matière de tenue des registres
Le greffier de paroisse, ou le greffier adjoint désigné, a les responsabilités suivantes :
apporter un soutien administratif à l’épiscopat ;
prendre note des tâches attribuées et des décisions prises lors des réunions des dirigeants de paroisse ;
assurer le suivi des tâches attribuées ;
veiller à la tenue exacte et ponctuelle des registres et rapports ;
connaître les ordonnances qui nécessitent d’être validées (voir les sections 38.2.6 et 18.10.3).
Le greffier de paroisse doit apprendre à utiliser les outils de tenue des registres de l’Église (voir la section 33.0). Il utilise ces outils pour aider les dirigeants à identifier :
les besoins des membres et des organisations ;
la disponibilité des ressources, notamment les finances ;
les tendances, les points forts et les points faibles de la paroisse ;
les sujets de préoccupation.
Lorsqu’il compile les rapports sur l’assistance des membres, le greffier consulte les secrétaires pour résoudre les problèmes mineurs. Il discute des problèmes graves avec l’évêque.
Le greffier de paroisse ou un greffier adjoint de paroisse montre aux membres comment consulter les renseignements les concernant dans l’application Outils pour les membres. Il peut aussi leur en imprimer un exemplaire si on le lui demande. Les greffiers de paroisse demandent aux membres de signaler toute erreur dans les renseignements qui les concernent.
D’autres tâches relatives à la tenue des registres consistent notamment à :
s’assurer que les ordonnances sont enregistrées correctement et rapidement ;
noter les renseignements pour les commissions d’examen du statut de membre tenues au niveau de la paroisse (voir la section 32.9.6) ;
tenir les registres financiers (voir la section 34.2.2).
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bénédiction d’un bébé
33.4.2.2
Formation des greffiers et des secrétaires
Le greffier de paroisse forme les greffiers adjoints de paroisse et les secrétaires des collèges et des organisations. Il leur enseigne comment les renseignements contenus dans les outils de tenue des registres de l’Église peuvent aider les dirigeants.
Cet enseignement est particulièrement important :
lorsque les greffiers adjoints de paroisse et les secrétaires des collèges et des organisations viennent d’être appelés ;
lorsqu’un outil de tenue des registres de l’Église est présenté ou mis à jour ;
lorsque les registres ne sont pas remplis correctement.
Des greffiers adjoints de paroisse peuvent être appelés selon les besoins. Ils sont recommandés par l’épiscopat, et appelés et mis à part par un membre de la présidence de pieu ou un membre du grand conseil désigné. Ces frères doivent détenir la Prêtrise de Melchisédek ou la Prêtrise d’Aaron. Ils doivent également avoir une recommandation pour le temple en cours de validité. Si un greffier adjoint de paroisse est chargé des finances, il doit détenir la Prêtrise de Melchisédek. Les greffiers adjoints de paroisse travaillent sous la supervision de l’épiscopat et du greffier de paroisse.
Au besoin, un greffier adjoint peut être appelé à chacun des postes suivants :
Greffier adjoint de paroisse
Greffier adjoint de paroisse aux finances (voir la section 34.2.2)
Greffier adjoint de paroisse aux certificats de membre (voir les sections 33.5 et 33.6)
33.4.4
Dirigeants de la prêtrise et des organisations
Les dirigeants de collège et d’organisation supervisent la tenue des registres de leur organisation. Ils peuvent charger des secrétaires d’effectuer une grande partie de ce travail. Ils travaillent avec les secrétaires pour s’assurer de la tenue exacte et ponctuelle des registres et des rapports.
33.5
Rapports sur l’assistance des membres
Les rapports sur l’assistance des membres aident les dirigeants à se concentrer sur les progrès et les besoins des membres. Lorsque c’est possible, ces rapports doivent être examinés par voie électronique plutôt qu’imprimés. Lorsqu’il est nécessaire d’imprimer des rapports, il faut les utiliser avec beaucoup de précautions afin de respecter la vie privée des membres et de se conformer aux lois locales relatives à la protection des données.
33.5.1
Types de rapports
33.5.1.1
Rapports de présence
L’assistance aux réunions de Sainte-Cène et aux réunions dominicales de la prêtrise et des organisations est enregistrée par voie électronique à l’aide de la Documentation pour dirigeants et greffiers ou de l’application Outils pour les membres.
Réunion de Sainte-Cène. L’assistance à la réunion de Sainte-Cène est enregistrée par le greffier ou un greffier adjoint de paroisse. Le décompte comporte le nombre de personnes assistant à la réunion en personne ou en ligne, y compris les visiteurs. Les membres de la paroisse qui ne sont pas présents en raison d’une autre responsabilité ou qui assistent aux réunions d’une autre paroisse sont comptés dans cette paroisse.
Réunions dominicales des collèges et des organisations L’assistance est enregistrée chaque semaine par le secrétaire et les consultants des collèges et des organisations. Les dirigeants de jeunes peuvent aussi participer à l’enregistrement de l’assistance. Le décompte comporte le nombre de personnes assistant à la réunion en personne ou en ligne, y compris les visiteurs. Les membres qui servent à la Primaire ou en tant que dirigeants des jeunes de la paroisse sont également inclus dans l’assistance. Les membres qui vont dans une autre paroisse sont comptés dans cette paroisse.
Le greffier de paroisse peut enregistrer l’assistance pour n’importe quelle organisation.
Chaque numéro d’un rapport représente une personne qui a des besoins particuliers (voir Hélaman 15:13). Les dirigeants recherchent l’inspiration du Seigneur quand ils réfléchissent aux personnes qui peuvent avoir besoin de leur aide.
Le rapport trimestriel contient des renseignements utiles qui peuvent donner aux dirigeants des idées tandis qu’ils recherchent l’inspiration pour accomplir leur ministère. Le rapport est disponible dans l’application Outils pour les membres ou dans la Documentation pour dirigeants et greffiers.
Les dirigeants de pieu et de paroisse consultent régulièrement le rapport trimestriel pour examiner les progrès des personnes. Le rapport contient des renseignements sur :
le statut de la recommandation pour le temple des membres dotés et des jeunes ;
les hommes âgés de dix-huit à vingt-cinq ans qui font ou ont fait une mission ;
le statut des entretiens de service pastoral (voir la section 21.3) ;
les anciens potentiels qui ont besoin de soutien pour se préparer à recevoir la Prêtrise de Melchisédek ;
l’assistance aux réunions du dimanche pour les enfants, les jeunes, les jeunes adultes seuls et les adultes (voir la section 33.5.1.1) ;
la progression des nouveaux membres qui se sont fait baptiser et confirmer au cours des douze derniers mois.
L’ensemble des chiffres de l’assistance et des entretiens de service pastoral sont enregistrés dans l’application Outils pour les membres ou dans la Documentation pour dirigeants et greffiers. Ces renseignements complètent automatiquement les parties correspondantes du rapport trimestriel.
Chaque paroisse remplit et envoie un rapport trimestriel au siège de l’Église. Le greffier examine le rapport avec l’évêque et le transmet avant le 15 du mois suivant le trimestre terminé.
La présidence de pieu peut examiner le rapport trimestriel envoyé par chaque paroisse. Cela lui permet de suivre les progrès dans les unités et de savoir où il faut apporter de l’aide et fournir des instructions. Les membres du conseil de pieu peuvent aussi consulter chaque rapport trimestriel.
33.5.2
Listes de membres
Les outils de tenue des registres de l’Église permettent aux dirigeants d’accéder aux listes de membres. Ces listes peuvent aider les dirigeants à identifier :
les membres qui n’ont pas encore reçu d’ordonnances pour lesquelles ils sont éligibles ;
les jeunes gens et les jeunes filles qui sont éligibles pour faire une mission ;
les jeunes qui n’ont pas de recommandation pour le temple en cours de validité ;
les jeunes pour lesquels il est nécessaire de planifier un entretien avec un membre de l’épiscopat.
Les dirigeants de collège et d’organisation doivent avoir accès aux listes de personnes qui appartiennent à leur collège ou leur organisation.
33.6
Certificats de membre
Les certificats de membre comportent le nom des membres, leurs coordonnées, les renseignements concernant les ordonnances et d’autres renseignements essentiels. La paroisse doit avoir un certificat de membre pour chaque membre habitant sur son territoire.
Le certificat de membre doit être gardé dans la paroisse où le membre réside. Les exceptions, qui doivent rester rares, nécessitent le consentement des évêques et des présidents de pieu concernés. Pour demander une exception, le président de pieu utilise la Documentation pour dirigeants et greffiers pour transmettre la demande au bureau de la Première Présidence.
Le certificat de membre est le seul moyen d’enregistrer les ordonnances et les autres mesures officielles dans les registres permanents de l’Église. Pour cette raison, l’évêque veille à ce que les greffiers tiennent des registres exacts. Il veille aussi à ce que les greffiers mettent à jour les renseignements dans la Documentation pour dirigeants et greffiers. Il est indispensable de faire rapidement ce qui suit :
enregistrer les renseignements concernant les ordonnances ;
déplacer les certificats des membres qui emménagent dans la paroisse ou qui déménagent ;
établir des certificats pour les nouveaux membres et les nouveaux enfants de parents membres ;
enregistrer le décès d’un membre. (Le décès d’un membre doit être enregistré avant que les ordonnances du temple puissent être accomplies en sa faveur. Voir la section 28.1.)
enregistrer les renseignements concernant le mariage et le foyer.
L’évêque ou le président de pieu s’assure que le certificat de membre se trouve dans la paroisse appropriée avant qu’un membre ait un entretien pour recevoir :
un appel dans l’Église ;
une recommandation pour le temple ;
la Prêtrise de Melchisédek ou pour être ordonné à un office de cette prêtrise.
Il veille aussi à ce que les registres ne comportent aucun des éléments suivants :
une annotation ;
un commentaire sur une restriction à un scellement ou une ordonnance ;
des restrictions officielles au statut de membre.
Parfois, un membre est resté moins d’un an sans interruption dans la même paroisse. Dans ce cas, l’évêque ou un conseiller désigné prend contact avec son évêque précédent avant de procéder à un entretien pour délivrer une recommandation pour le temple ou pour recommander l’ordination à un office de la Prêtrise de Melchisédek. L’objectif de cette prise de contact est de demander s’il y a des questions de dignité à prendre en considération. Si le conseiller apprend l’existence de renseignements confidentiels, il met fin à la conversation puis il en informe l’évêque, qui prendra alors lui-même contact avec l’évêque précédent avant de mener l’entretien.
En aucun cas les certificats de membre ne doivent être remis ou montrés à qui que ce soit d’autre qu’à l’évêque ou à un greffier.
Les membres peuvent consulter les renseignements qui concernent leur statut de membre, ainsi que celui de tous leurs enfants à charge et vivant chez eux, sur l’application Outils pour les membres. Ils peuvent aussi demander au greffier de leur imprimer un exemplaire du récapitulatif de leurs ordonnances individuelles. Si des erreurs sont trouvées, un greffier veille à ce que les corrections soient apportées aux certificats de membre.
Des instructions sur la manière d’établir un certificat de membre sont disponibles dans la Documentation pour dirigeants et greffiers. On y trouve aussi des instructions sur la manière d’enregistrer un mariage ou un décès.
Pour les situations qui ne sont pas abordées dans cette section, les dirigeants doivent prendre contact avec le centre mondial d’assistance ou le bureau de l’interrégion.
33.6.1
Noms utilisés dans les registres de l’Église
Le nom et les prénoms officiels de la personne, tels qu’ils sont définis par la loi ou les coutumes locales, doivent être utilisés sur son certificat de membre et ses certificats d’ordonnance.
33.6.2
Membres inscrits sur les registres
Les personnes suivantes sont des membres inscrits sur les registres et doivent avoir un certificat de membre :
celles qui ont été baptisées et confirmées ;
celles qui ont moins de neuf ans, qui ont été bénies, mais ne se sont pas fait baptiser ;
celles qui sont reconnues non responsables en raison d’un handicap intellectuel, quel que soit leur âge ;
les enfants de moins de neuf ans qui n’ont pas été bénis quand les deux conditions suivantes sont réunies :
au moins un parent ou un grand-parent est membre de l’Église ;
les deux parents donnent l’autorisation d’établir un certificat. (Si un parent est le seul à avoir la garde légale de l’enfant, l’autorisation de ce parent est suffisante.)
Une personne âgée de neuf ans ou plus qui a un certificat de membre, mais qui n’est ni baptisée ni confirmée n’est pas un membre inscrit sur les registres. Cependant, la paroisse où elle réside conserve le certificat de membre jusqu’à ses dix-huit ans. À ce moment-là, si la personne choisit de ne pas se faire baptiser, l’évêque annule le certificat de membre. L’autorisation du président de pieu est requise.
Les certificats ne sont pas annulés pour les personnes qui ne sont pas baptisées pour cause de handicap intellectuel, sauf sur demande de la personne ou de son tuteur légal, notamment un parent.
33.6.3
Certificats des nouveaux membres de la paroisse
Le greffier de paroisse ou un greffier adjoint de paroisse prend contact avec les nouveaux membres de la paroisse peu après l’arrivée de leur certificat de membre pour vérifier l’exactitude de leur Récapitulatif des ordonnances individuelles.
Vous trouverez à la section 29.2.1.1 des instructions concernant la présentation des nouveaux membres après réception de leur certificat de membre ou après leur baptême et leur confirmation.
33.6.4
Certificats des membres qui déménagent ou sont temporairement loin de chez eux
Les dirigeants de paroisse, les frères et sœurs de service pastoral ou les greffiers s’informent de la nouvelle adresse des membres dès qu’ils apprennent que ceux-ci ont l’intention de déménager. Le greffier envoie les certificats dans la nouvelle paroisse lorsque les membres déménagent. Les greffiers peuvent aussi demander les certificats des membres qui emménagent sur le territoire de la paroisse lorsque ces documents n’ont pas été envoyés par la paroisse précédente.
Si un greffier ne parvient pas à savoir où les membres ont déménagé, les certificats sont transférés dans le Rapport de recherche des membres dont on a perdu la trace, dans la Documentation pour dirigeants et greffiers. Les dirigeants du collège des anciens et de la Société de Secours examinent régulièrement ce rapport et utilisent les moyens à disposition pour localiser ces membres. D’autres membres du conseil de paroisse ou des missionnaires peuvent apporter leur aide.
Si on parvient à localiser le membre, le greffier transfère son certificat en conséquence. Si on ne parvient pas à localiser le membre après avoir utilisé tous les moyens à disposition pour le retrouver, le greffier demande l’accord de l’évêque pour renvoyer le certificat au siège de l’Église.
Les certificats dans le Rapport de recherche des membres sont toujours attribués à la paroisse, mais ils ne figurent pas dans les listes de membres et les rapports, et ils ne sont pas pris en compte dans les statistiques de la paroisse.
Lorsqu’une personne déménage d’une paroisse pendant plus de trois mois, le greffier envoie le certificat de membre dans la nouvelle paroisse à moins que le membre n’ait l’intention de revenir après s’être absenté pour un emploi temporaire ou saisonnier, ou pour une formation susceptible de durer plus de trois mois.
Lorsqu’une personne quitte la paroisse pendant moins de trois mois avec l’intention d’y revenir, le certificat de membre est conservé dans la paroisse d’origine.
Quand les dirigeants ne savent pas combien de temps un membre va s’absenter, ils conservent son certificat dans la paroisse qui saura le mieux répondre à ses besoins.
33.6.5
Certificats des membres hors de l’unité
Le certificat d’un membre ne peut être conservé que dans une seule paroisse à la fois. Seul l’évêque de cette paroisse peut superviser la mise à jour du certificat du membre, l’accomplissement des ordonnances et avoir des entretiens avec le membre.
Certaines situations nécessitent que le nom et les coordonnées d’un membre soient enregistrés dans une paroisse secondaire (voir les exemples aux sections 33.6.11 et 33.6.13). Dans ces cas là, le greffier de la paroisse secondaire établit un certificat de membre « hors de l’unité ». Il se sert de la Documentation pour dirigeants et greffiers pour créer ce document.
Les membres qui ont un certificat de membre « hors de l’unité » peuvent recevoir un appel dans cette paroisse. Ils sont également inclus dans l’annuaire et les feuilles de présence de la paroisse.
33.6.6
Certificats des membres ayant un appel en dehors de leur paroisse géographique
33.6.6.1
Certificats des membres ayant d’autres responsabilités dans l’Église
Si des membres ont des responsabilités dans l’Église en dehors de leur paroisse géographique, leur certificat de membre et leurs registres financiers sont conservés dans la paroisse géographique. Si les responsabilités exigent des membres qu’ils quittent leur paroisse géographique pendant trois mois ou plus, et si leurs enfants les accompagnent, leur certificat de membre est envoyé à la nouvelle paroisse. (Voir la section 33.6.4.)
Les jeunes adultes seuls âgés de dix-huit à trente ans peuvent choisir d’être membres de leur paroisse géographique ou d’une paroisse de JAS s’il y en a une dans leur région. S’ils choisissent une paroisse de JAS, ils doivent aller dans celle qui est située dans les limites géographiques de leur lieu de résidence. Ils informent également l’évêque de leur paroisse géographique. Le certificat de membre est conservé dans la paroisse qu’ils fréquentent.
Ces principes s’appliquent aussi aux adultes seuls âgés de trente et un ans à quarante-cinq ans qui choisissent de faire partie d’une paroisse d’adultes seuls.
Si un jeune adulte seul prévoit d’aller temporairement dans une paroisse (par exemple pendant ses études), son certificat de membre est conservé dans la paroisse qu’il fréquente. Avec son autorisation, le greffier de la paroisse où réside sa famille peut créer pour lui un certificat hors de l’unité (voir la section 33.6.5).
33.6.8
Certificat des membres résidant dans des hôpitaux et des établissements de santé
Le certificat des membres résidant dans des hôpitaux et des établissements de santé doivent être conservés dans la paroisse où cela leur sera le plus bénéfique. Dans la plupart des cas, c’est la paroisse où se trouve l’hôpital ou l’établissement de santé.
33.6.9
Certificats des membres à l’armée
Quand un membre s’engage dans l’armée, le certificat de membre est conservé dans la paroisse d’origine jusqu’à ce que le membre soit affecté à un poste de façon plus durable. À ce moment-là, le membre prend contact avec sa paroisse géographique et donne le nom et l’adresse de la nouvelle paroisse.
33.6.10
Certificats des membres ayant un handicap intellectuel
Lorsqu’une personne de huit ans ou plus a un handicap intellectuel, ses parents (le cas échéant) et l’évêque s’entretiennent ensemble pour déterminer si elle est responsable de ses actes. S’ils conviennent qu’elle ne l’est pas, l’évêque ou le greffier inscrit la mention « Non responsable » dans la section Baptême de son certificat de membre dans la Documentation pour dirigeants et greffiers. Le certificat de membre n’est pas annulé. Les ordonnances ne sont pas nécessaires pour une personne dont le certificat indique qu’elle n’est pas responsable de ses actes.
Parfois, une personne qui a la mention « Non responsable » sur son certificat, les parents et l’évêque se consultent et déterminent qu’elle est responsable de ses actes. Dans ce cas, l’évêque ou un greffier (avec l’approbation de l’évêque) supprime la mention « Non responsable ». Vous trouverez de plus amples renseignements à la section 38.2.4.
33.6.11
Certificats des membres sourds ou malentendants
Les membres qui utilisent la langue des signes et les membres de leur famille immédiate ou tuteurs légaux peuvent choisir que leur certificat de membre de l’Église soit conservé dans les registres :
de leur paroisse géographique ;
d’une paroisse pour les personnes sourdes et malentendantes dans les limites géographiques de laquelle ils vivent ;
d’une paroisse qui accueille un groupe de membres sourds et malentendants vivant dans une zone géographique spécifiée par le président de pieu ou d’interrégion.
Dans ce cas, les certificats d’une personne ou d’une famille peuvent être dans une unité et ces personnes peuvent être membres « hors de l’unité » dans une autre. Par exemple, une partie d’une famille peut avoir ses certificats dans une unité pour personnes sourdes et malentendantes et être membres « hors de l’unité » de leur unité géographique. Vous trouverez davantage de renseignements à la section 33.6.5.
Les membres sourds ou malentendants peuvent assister virtuellement aux réunions d’une unité ou d’un groupe organisé pour les membres sourds ou malentendants en dehors de la zone géographique dont ils dépendent. Ils peuvent le faire même si leur certificat n’est pas dans cette unité. Avant d’assister virtuellement aux réunions, ils doivent prendre contact avec l’évêque de la paroisse et l’informer de leur désir d’y assister.
33.6.12
Certificats des enfants adoptifs
Les certificats des enfants adoptifs ne peuvent être créés ou mis à jour qu’une fois que l’adoption est devenue définitive. Le nom figurant sur le certificat doit être conforme au jugement d’adoption. Les certificats des parents adoptifs ne peuvent être mis à jour que lorsque l’adoption est définitive.
33.6.13
Certificats des enfants de parents divorcés
Tous les certificats de membre utilisent le nom légal de la personne tel que défini par la loi ou la coutume locale. Cela s’applique aux enfants de parents divorcés. Le nom légal figurant sur le certificat de membre doit aussi être inscrit sur les certificats de bénédictions et d’ordonnances de la prêtrise.
Il arrive fréquemment que les enfants de parents divorcés assistent aux réunions de l’Église dans les deux paroisses de leurs parents. Bien qu’une seule unité puisse conserver et mettre à jour le certificat de membre officiel d’un enfant, il est toutefois possible de créer un certificat de membre « hors de l’unité » dans l’autre paroisse qu’il fréquente (voir la section 33.6.5). Cela permet que le nom et les coordonnées de l’enfant figurent sur les listes et les feuilles de présence de la paroisse.
Les enfants qui ont un certificat de membre « hors de l’unité » peuvent recevoir un appel dans cette unité. Cela permet de s’assurer qu’ils sont intégrés et participent pleinement où qu’ils aillent.
Restrictions de transfert des certificats de membre
Si un membre déménage alors que des restrictions officielles à son statut de membre ou un autre problème grave sont en cours, l’évêque ou un greffier autorisé peut mettre en place une restriction de transfert du certificat de membre. Il le fait par le biais de la Documentation pour dirigeants et greffiers.
Un certificat frappé d’une restriction de transfert n’est envoyé à la nouvelle unité que lorsque le dirigeant de la prêtrise qui a demandé la restriction en autorise la levée.
33.6.16
Certificats du fichier des « Adresses inconnues »
On trouve parfois un membre après que son certificat a été placé dans le « fichier des adresses inconnues » au siège de l’Église. Dans ce cas, le greffier de paroisse demande le certificat par le biais de la Documentation pour dirigeants et greffiers. Le certificat comportera un message incitant l’épiscopat et les dirigeants de collège et d’organisation à rendre visite à la personne dès que possible et à chercher à l’intégrer. Il peut aussi être demandé aux missionnaires à plein temps de rendre visite à ce membre et de l’intégrer.
33.6.17
Enregistrement et correction des renseignements concernant les ordonnances
Chaque année, le greffier de pieu ou un greffier adjoint de pieu veille à ce qu’une vérification des certificats de membre de chaque paroisse soit effectuée par le biais de la Documentation pour dirigeants et greffiers. Le président de pieu peut appeler d’autres personnes expérimentées dans la tenue des certificats de membre pour participer à ces vérifications. Elles doivent être terminées avant le 30 juin de chaque année.
33.7
Registres historiques
33.7.1
Histoire de paroisse et de pieu
Le Seigneur a commandé que « l’histoire de toutes les choses importantes » concernant son Église soit écrite et conservée (Doctrine et Alliances 69:3 ; voir aussi le verset 5 ; Alma 37:2).
Chaque unité de l’Église doit documenter tous les sujets importants qui la concernent. Ces sujets comprennent les récits historiques de dirigeants de l’unité. La meilleure façon de déterminer les sujets importants est de :
réfléchir aux efforts engagés pour aider des personnes et des familles ;
relever les expériences importantes qui montrent l’influence de Dieu dans la vie de ses enfants.
En conservant une histoire, on accomplit une œuvre spirituelle qui affermit la foi des personnes qui la rédigent et la lisent. Les anecdotes qui seront consignées tout au long de l’année enrichiront l’histoire.
Les dirigeants de la prêtrise et des organisations de pieu et de paroisse les transmettent à l’aide de l’outil Histoire de mon unité sur ChurchofJesusChrist.org. Les greffiers de pieu et de paroisse sont les premiers responsables de l’organisation et de la coordination de cet effort. La présidence de pieu et l’épiscopat peuvent appeler un spécialiste de l’histoire de pieu ou de paroisse pour aider. Des instructions supplémentaires sont disponibles dans le Guide de démarrage rapide de l’outil.
Les membres peuvent utiliser l’outil Histoire de mon unité pour afficher les anecdotes qui ont été publiées par leurs dirigeants de paroisse et de pieu. Les anecdotes publiées sont automatiquement conservées par l’Église.
33.7.2
Histoire de l’Église
Le département d’histoire de l’Église collecte une sélection de registres historiques, dont des archives personnelles, des œuvres d’art et des objets anciens « pour le bien de l’Église et pour les générations montantes » (Doctrine et Alliances 69:8). Les questions concernant la valeur historique des documents peuvent être adressées à :
Les registres de l’Église sont confidentiels, qu’ils soient au format papier ou numérique. Notamment :
les certificats de membre ;
les registres financiers ;
les notes des réunions ;
les formulaires et les documents officiels (notamment les rapports de commissions d’examen du statut de membre) ;
les notes prises lors d’entretiens privés.
Les dirigeants et les greffiers doivent protéger les registres de l’Église en les manipulant, les rangeant et les détruisant de manière à garantir la vie privée des personnes. Les dirigeants veillent à ce que les renseignements collectés auprès des membres soient :
limités à ce que l’Église exige ;
utilisés uniquement à des fins approuvées par l’Église ;
donnés uniquement aux personnes autorisées à les utiliser.
Les renseignements stockées par voie électronique doivent être gardés en sécurité et protégés de façon appropriée (voir la section 33.9.1). Les dirigeants veilleront à ce que ces données ne soient pas utilisées à des fins personnelles, politiques ou commerciales. Les renseignements provenant des registres de l’Église, notamment les renseignements historiques, ne doivent pas être donnés à des personnes ou à des organismes qui réalisent des enquêtes ou des sondages (voir la section 38.8.37).
Les dirigeants et les membres doivent suivre les directives de la section 38.8.13 pour assurer la protection des annuaires de pieu et de paroisse.
33.9
Gestion des archives
Les dirigeants de pieu et de paroisse doivent, dans le cadre de la tenue des registres, se donner l’efficacité pour règle. Les paragraphes suivants décrivent trois domaines importants concernant la gestion des archives.
33.9.1
Protection
Tous les registres, les rapports et les données de l’Église doivent être protégés contre tout accès, toutes modifications, destructions ou divulgations non autorisés. Ces renseignements doivent être conservés en lieu sûr. Quand on ne les utilise pas, les documents hautement confidentiels, y compris ceux qui sont imprimés, doivent être conservés sous clé dans un tiroir ou dans une armoire dans le bureau du dirigeant.
Lorsque c’est possible, les exemplaires électroniques de documents, de rapports et de données doivent être cryptés et protégés par un mot de passe. Les appareils ou les supports de stockage perdus ou volés appartenant à l’Église doivent être rapidement signalés sur incidents.ChurchofJesusChrist.org. Une utilisation inappropriée des renseignements de l’Église doit également être signalée.
33.9.1.1
Noms d’utilisateur et mots de passe
Les présidents de pieu, évêques et autres dirigeants ne doivent jamais communiquer leur nom d’utilisateur et leur mot de passe à leurs conseillers, greffiers, secrétaires exécutifs ou à d’autres personnes. Ils ne doivent pas non plus les stocker sur des appareils que d’autres personnes peuvent voir ou consulter.
Les mots de passe doivent comporter douze caractères ou plus et être difficiles à deviner. Il est fortement recommandé aux dirigeants d’activer la vérification en deux étapes (également appelée authentification multifacteur) sur leur compte de l’Église chaque fois que c’est possible.
33.9.1.2
Ordinateurs partagés et stockage des données
Les dirigeants et les greffiers ne doivent pas stocker de renseignements concernant les membres ou les finances sur des ordinateurs partagés accessibles à des personnes qui ne sont pas autorisées à avoir ces renseignements.
33.9.1.3
Confidentialité des données
De nombreux pays ont édicté des lois sur la protection des données qui réglementent le traitement des données personnelles. Cela inclut les renseignements figurant sur les certificats de membre et les autres registres de l’Église qui identifient des personnes. Les dirigeants qui ont des questions concernant l’application des lois sur la protection des données à la gestion locale des registres de l’Église peuvent prendre contact avec le bureau de l’Église en charge de la confidentialité des données à DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Conservation
Les documents doivent être conservés aussi longtemps que nécessaire pour des raisons administratives, légales et historiques. Les registres financiers doivent être conservés au moins trois ans après l’année suivant leur établissement. Les dirigeants qui ont des questions concernant la durée à respecter pour la conservation des registres doivent prendre contact avec le département mondial d’assistance ou le bureau d’interrégion.
33.9.3
Destruction
Les documents obsolètes ou qui ne sont plus utiles doivent être détruits de sorte que les renseignements ne puissent pas être récupérés ou reconstitués. Quand il supprime des certificats de membre ou des registres financiers numériques, le dirigeant doit s’assurer, par des moyens raisonnables, qu’ils seront irrécupérables.
Les registres ayant une valeur historique potentielle ne doivent pas être jetés, détruits, ni rangés dans le centre de documentation de la paroisse (bibliothèque). Les questions sur la valeur historique des registres sont à poser à la Bibliothèque d’histoire de l’Église (voir les coordonnées à la section 33.7.2).
33.10
Spécialistes de la technologie de pieu et de paroisse
La présidence de pieu appelle un ou plusieurs membres du pieu comme spécialistes de la technologie de pieu. L’épiscopat peut appeler un ou plusieurs membres de la paroisse comme spécialistes de la technologie de paroisse. Ces appels peuvent être remplis par des hommes, des femmes et des jeunes.
Les spécialistes de la technologie de pieu servent sous la direction du greffier de pieu. Les spécialistes de la technologie de paroisse servent sous la direction du greffier ou du secrétaire exécutif de paroisse, selon les directives de l’évêque. On peut leur confier les responsabilités suivantes :
aider les dirigeants de pieu ou de paroisse concernant les besoins techniques ;
enseigner aux membres comment consulter et utiliser les médias, les applications et les autres outils technologiques de l’Église, notamment FamilySearch.org ;
aider les dirigeants et les instructeurs qui utilisent des outils technologiques pour remplir leur appel ;
gérer la diffusion en ligne des réunions et des classes pour les personnes qui ne peuvent pas y assister (voir la section 29.7).
Par ailleurs, le spécialiste de la technologie de pieu a les responsabilités suivantes concernant la gestion du parc informatique du pieu, notamment celui des centres FamilySearch :
appliquer les directives de la présidence de pieu pour l’implantation, le partage, la réaffectation et le planning d’utilisation de tous les ordinateurs du pieu ;
tenir à jour l’inventaire de tout le matériel informatique du pieu, avec les numéros de série, les modèles, les capacités de mémoire et les lieux d’installation ;
s’assurer que (1) les ordinateurs, les logiciels et les renseignements confidentiels sont sécurisés et (2) que les fichiers de données sont sauvegardés régulièrement ;
bien connaître les règles générales relatives aux ordinateurs de l’Église (voir la section 38.8.10) ;
bien connaître les directives concernant l’obtention et la gestion des ordinateurs de l’Église.
Si nécessaire, les spécialistes de la technologie de pieu coordonnent le travail des spécialistes de la technologie de paroisse. Ils assurent également la formation.