“33. Записи і звіти”, Загальний довідник: Служіння в Церкві Ісуса Христа Святих Останніх Днів (2020).
“33. Записи і звіти”, Загальний довідник.
Зображення
чоловіки біля компʼютера
33.
Записи і звіти
33.0
Вступ
Описані в цьому розділі процедури в основному стосуються підрозділів, які користуються церковними онлайн-засобами для ведення записів, серед яких Матеріали для провідників та діловодів (LCR), Засоби членів Церкви та Довідник і карта приходу. Підрозділи, які не мають доступу до цих засобів, мають працювати з Глобальним відділом обслуговування (ГВО) або територіальним офісом.
У Господній Церкві ведення записів було важливим завжди. Наприклад:
Мороній навчав, що імена тих, хто був охрищений у Церкві Христа, мають бути записані, щоб їх “можна було памʼятати і насичувати добрим словом Бога” (Мороній 6:4).
Джозеф Сміт наставляв, що в кожному приході необхідно покликати того, хто вестиме записи, щоб “істинно свідчити перед Господом” (Учення і Завіти 128:2). Він, наголошуючи на важливості ретельного ведення записів, також написав: “Те, що ви записуєте на землі, буде записано на небесах, а те, що ви не записуєте на землі, не буде записано на небесах” (Учення і Завіти 128:8; див. також вірші 2–9).
33.1
Загальне уявлення про церковні записи
Церковні записи — священні. Інформація, що міститься в них, є конфіденційною і має оберігатися. У церковних системах обліку записів дозвіл людині на доступ до інформації про членство надається відповідно до її покликання. Доступ має надаватися лише тим, хто має на це повноваження. Вони мають користуватися цією інформацією лише для цілей, специфічних для їхніх покликань (див. 33.8).
Записи можуть допомогти провідникам:
Визначити, хто може потребувати особливої турботи.
Визначити, які спасительні обряди особа вже отримала чи які їй, можливо, ще потрібно отримати.
Знаходити місце проживання членів Церкви.
У церковних підрозділах ведуться такі види записів:
Усі діловоди повинні бути винятково чесними людьми і виконувати Господні заповіді. Вони повинні:
Мати дійсну храмову рекомендацію.
Бути старанними у веденні записів.
Бути здібними вчителями й адміністраторами.
Діловоди старанно дотримуються діючих правил, щоб оберігати церковні кошти і забезпечити точність ведення церковних записів. Діловоди негайно повідомляють провідників священства про будь-які неправильності. Якщо при усуненні неправильностей виникають труднощі, діловоди мають звернутися до Офісу конфіденційних записів у Головному управлінні Церкви (ГУЦ). Контактна інформація вказана далі:
Телефон: 1-801-240-2053 або 1-800-453-3860, внутрішній: 2-2053
Термін служіння діловодів має бути достатньо тривалим, щоб вони навчилися виконувати свої обов’язки і щоб зберегти неперервність у їхній роботі (див. 30.5). Оскільки діловоди не є членами президентства колу чи єпископату, їх не потрібно звільняти від покликання, коли відбувається реорганізація президентства колу чи єпископату.
33.3
Записи і звіти у колі
33.3.1
Президентство колу
Президент колу наглядає за веденням записів колу. Він може делегувати більшу частину цієї роботи своїм радникам і діловодам. Він переконується в тому, що вони дотримуються чинних політики і процедур Церкви.
33.3.2
Діловод колу
У кожному колі має бути кваліфікований, старанно виконуючий свої обов’язки діловод колу. Його покликає і рукопокладає член президентства колу. Він повинен бути носієм Мелхиседекового священства і мати дійсну храмову рекомендацію. Він є членом ради колу. Він відвідує збори, що проводяться на рівні колу, як вказано у 29.3.
Діловода колу навчає президентство колу, і він працює під їхнім керівництвом. Йому на допомогу можуть бути покликані помічники діловода колу (див. 33.3.3).
33.3.2.1
Обов’язки щодо ведення записів
Діловод колу або призначений помічник діловода має такі обов’язки:
Допомагати президентству колу в адміністративних питаннях.
Вести запис доручень, що даються, і рішень, що приймаються на зборах провідництва колу.
Перевіряти виконання доручень.
Переконуватися, що записи та звіти є точними і підготовленими вчасно.
Діловод колу має ознайомитися з церковними засобами для ведення записів (див. 33.0). Він користується цими засобами, щоб допомагати провідникам визначати:
Потреби членів Церкви та організацій.
Наявність ресурсів, зокрема фінансових.
Тенденції в колі, сильні й слабкі сторони колу.
Те, що викликає занепокоєння.
Іншими обовʼязками у веденні записів можуть бути такі:
Переконуватися, що записи про висвячення у Мелхиседекове священство зроблено належним чином і вчасно.
Активовувати храмові рекомендації.
Додавати медичну інформацію до заяв місіонерів.
Готувати для конференції колу бланк Підтримка чинів і “Звіт про конференцію колу”.
Наглядати за передачею записів приходу, коли утворюється новий приход або коли приход припиняє існування, або у разі зміни меж.
Вести запис інформації для рад колу щодо членства в Церкві (див. 32.9.6).
Діловод колу зустрічається з кожним новим діловодом приходу невдовзі після його покликання. З діловодами приходів він зустрічається так часто, як це необхідно, але не рідше двох разів на рік. Ці збори проводяться, аби переконатися, що:
Записи про десятину та інші фінансові записи ведуться належним чином (див. 34.1.2 і 34.2.2).
Записи про членство оновлюються вчасно і точно.
Діловоди приходів знають, як користуватися церковними засобами для ведення записів.
Свідоцтва про благословення і надання імені, хрищення та конфірмацію і висвячення у священство видані членам приходу.
Щорічний аудит записів про членство проводиться і всі порушення, зазначені в зауваженнях аудитора, швидко усуваються (див. 33.6.19).
Щорічна історія приходу подається в кіл у кінці кожного року (див. 33.7).
Президент колу або радник президента колу, якому було це доручено, може покликати і рукопокласти одного чи більше помічників діловода колу, коли в цьому виникає потреба. Ці брати повинні бути носіями Мелхиседекового священства, які мають дійсну храмову рекомендацію. Вони працюють під керівництвом президентства колу і діловода колу.
Якщо потрібно, на кожну із вказаних далі посад може бути покликано по одному помічнику діловода колу:
Помічник діловода колу
Помічник діловода колу, відповідальний за фінанси (див. 34.1.2)
Помічник діловода колу, відповідальний за ведення записів про членство (див. 33.5 і 33.6)
33.4
Записи і звіти у приході
33.4.1
Єпископат
Єпископ наглядає за веденням записів приходу. Він може делегувати більшу частину цієї роботи своїм радникам і діловодам. Він переконується в тому, що вони дотримуються чинних політики і процедур Церкви.
33.4.2
Діловод приходу
У кожному приході має бути кваліфікований, старанно виконуючий свої обов’язки діловод приходу. Його рекомендує єпископат, а покликає та рукопокладає член президентства колу або призначений член вищої ради. Він повинен бути носієм Мелхиседекового священства і мати дійсну храмову рекомендацію. Він є членом ради приходу. Він відвідує збори, що проводяться на рівні приходу, як вказано у 29.2.
Діловода приходу навчають єпископат і діловоди колу. Він працює під керівництвом єпископату. На допомогу йому можуть бути покликані помічники діловода приходу (див. 33.4.3).
33.4.2.1
Обов’язки щодо ведення записів
Діловод приходу або призначений помічник діловода має такі обовʼязки:
Допомагати єпископату в адміністративних питаннях.
Вести запис доручень, що даються, і рішень, що приймаються на зборах провідництва приходу.
Перевіряти виконання доручень.
Переконуватися, що записи та звіти є точними і підготовленими вчасно.
Визначати, які обряди вимагають підтвердження (див. 38.2.6 і 18.10.3).
Діловод приходу має ознайомитися з церковними засобами для ведення записів (див. 33.0). Він користується цими засобами, щоб допомагати провідникам визначати:
Потреби членів Церкви та організацій.
Наявність ресурсів, зокрема фінансових.
Тенденції у приході, сильні й слабкі сторони приходу.
Те, що викликає занепокоєння.
Під час підготовки звітів про участь членів Церкви діловод працює з секретарями, щоб усунути незначні проблеми. Значні проблеми він обговорює з єпископом.
Діловод приходу чи помічник діловода приходу показує членам Церкви, як їм переглянути їхню інформацію про членство у додатку Засоби членів Церкви. На їхнє прохання він також може надати їм роздруковану копію цієї інформації. Діловоди приходу просять членів Церкви повідомляти про будь-які помилки в їхній інформації про членство.
Іншими обовʼязками у веденні записів можуть бути такі:
Переконуватися, що записи про обряди зроблено належним чином і вчасно.
Діловод приходу навчає помічників діловода приходу і секретарів кворумів та організацій. Він допомагає їм зрозуміти, як інформація, отримана через церковні засоби для ведення записів, може допомогти провідникам.
Таке навчання є особливо корисним, якщо:
Помічники діловода приходу і секретарі кворумів та організацій є недавно покликаними.
Церковний засіб з ведення записів запроваджується або оновлюється.
Помічники діловода приходу можуть бути покликані, якщо це потрібно. Їх рекомендує єпископат, а покликає та рукопокладає член президентства колу або призначений член вищої ради. Ці брати повинні мати Мелхиседекове або Ааронове священство. Вони повинні мати дійсну храмову рекомендацію. Якщо помічник діловода приходу призначається відповідати за фінанси, він повинен мати Мелхиседекове священство. Помічники діловода приходу працюють під керівництвом єпископату та діловода приходу.
Якщо потрібно, на кожну із вказаних далі посад може бути покликано по одному помічнику діловода:
Помічник діловода приходу
Помічник діловода приходу, відповідальний за фінанси (див. 34.2.2)
Помічник діловода приходу, відповідальний за ведення записів про членство (див. 33.5 і 33.6)
33.4.4
Провідники священства та організацій
Провідники кворумів та організацій наглядають за веденням записів у їхніх організаціях. Вони можуть доручити секретарям виконувати більшу частину цієї роботи. Вони працюють із секретарями, аби переконатися, що записи і звіти є точними і підготовленими вчасно.
33.5
Звіти про участь членів Церкви
Звіти про участь членів Церкви допомагають провідникам зосереджуватися на розвитку й потребах членів Церкви. Коли можливо, ці звіти мають розглядатися в електронному, а не друкованому вигляді. Якщо друковані звіти необхідні, ними слід розпоряджатися обачно, щоб зберігати конфіденційність особистої інформації членів Церкви і дотримуватися вимог чинного законодавства щодо захисту даних.
33.5.1
Види звітів
33.5.1.1
Звіти про відвідуваність
Запис про відвідуваність причасних зборів і недільних зборів священства та організацій робиться в електронному вигляді в системі LCR чи додатку “Засоби членів Церкви”.
Причасні збори. Запис про відвідуваність причасних зборів робиться щотижня діловодом приходу або помічником діловода приходу. Підрахунок — це визначення кількості людей, які особисто або віртуально присутні на зборах, включно з гостями. Члени приходу, які відсутні через те, що виконують інше завдання чи відвідують інший приход, враховуються у тому приході, який вони у той день відвідують.
Недільні збори кворумів та організацій. Запис про відвідуваність робиться щотижня секретарями і порадниками кворумів та порадницями організацій. Допомагати у веденні записів про відвідуваність також можуть провідники молоді. Підрахунок — це визначення кількості людей, які особисто або віртуально присутні на зборах, включно з гостями. Члени Церкви, які служать у Початковому товаристві або як провідники молоді у приході, також враховуються у записі про відвідуваність. Члени Церкви, які відвідують інший приход, враховуються в тому приході, який вони у той день відвідують.
Діловод приходу може робити записи про відвідуваність будь-якої організації.
33.5.1.2
Звіти про співбесіди щодо служіння братів-служителів і сестер-служительок
За кожною цифрою у звіті стоїть конкретна людина, яка має унікальні потреби (див. Геламан 15:13). Провідники шукають скерування від Господа, коли розглядають, хто може потребувати їхньої допомоги.
У Квартальному звіті міститься корисна інформація, яка може стати у пригоді провідникам, коли вони прагнуть натхнення, щоб знати, як служити підопічним. Цей звіт доступний у “Засобах членів Церкви” або в LCR.
Провідники колів та приходів регулярно переглядають Квартальний звіт, щоб оцінити стан духовного розвитку людей. У звіті міститься інформація про:
Статус храмової рекомендації членів Церкви, які отримали свій власний ендаумент, та молоді.
Чоловіків віком від 18 до 25 років, які служать або відслужили на місії повного дня.
Статус співбесід зі служіння підопічним (див. 21.3).
Майбутніх старійшин, яким потрібна підтримка у підготовці до отримання Мелхиседекового священства.
Відвідуваність недільних зборів дітьми, молоддю, неодруженою молоддю та дорослими (див. 33.5.1.1).
Розвиток нових членів Церкви, яких було охрищено і конфірмовано протягом останніх 12 місяців.
Усі записи про відвідуваність та співбесіди щодо служіння підопічним робляться у “Засобах членів Церкви” або в LCR. Ця інформація автоматично вноситься у відповідні розділи Квартального звіту.
Кожний приход заповнює Квартальний звіт і відправляє його до Головного управління Церкви. Діловод разом з єпископом перевіряє звіт і відправляє його до 15-го числа того місяця, який є наступним після завершення кожного кварталу.
Президентство колу може переглядати Квартальні звіти, відправлені кожним з приходів. Це допомагатиме їм відслідковувати стан справ і знати, де необхідно надати підтримку та провести навчання. Члени ради колу також можуть переглядати кожний з Квартальних звітів.
33.5.2
Списки членів Церкви
У церковних засобах для ведення записів провідники мають доступ до списків членів Церкви. За допомогою цих списків провідники можуть визначити:
Хто з членів Церкви ще не отримав обрядів, які вони можуть отримати.
Хто з молодих чоловіків та молодих жінок може служити на місії.
Хто з молоді не має дійсної храмової рекомендації.
Кому з молоді потрібно призначити зустрічі з членом єпископату.
Провідники кворумів і організацій повинні мати доступ до списків тих, хто належить до їхнього кворуму чи їхньої організації.
33.6
Записи про членство
Записи про членство містять ПІБ членів Церкви, контактну інформацію, детальну інформацію про обряди та іншу важливу інформацію. Приход повинен мати запис про членство кожного з членів Церкви, хто живе в його межах.
Записи про членство мають зберігатися у приході, в межах якого живе член Церкви. Для винятків, які мають бути рідкісними, необхідне отримання згоди єпископів і президентів колів, яких це стосується. Щоб попросити про виняток, президент колу має скористатися системою LCR і відправити запит до Офісу Першого Президентства.
Записи про членство — це єдиний засіб, за допомогою якого інформація про обряди та інші офіційні дії вноситься у постійні записи Церкви. Тому єпископ слідкує за тим, щоб діловоди вели записи точно. Він також слідкує за тим, щоб діловоди оновлювали інформацію за допомогою LCR. Дуже важливо вчасно виконувати наступне:
Записувати інформацію про обряди.
Переміщувати записи членів Церкви, які переїжджають жити в межах приходу чи виїжджають за них.
Створювати записи для нових членів Церкви, а також для нових дітей, батьки яких є членами Церкви.
Вносити запис про смерть члена Церкви. (Перш ніж можуть бути виконані храмові обряди за померлого члена Церкви, необхідно зробити запис про його чи її смерть. Див. 28.1.)
Записувати інформацію про шлюб та сімейство.
Єпископ або президент колу переконується, що запис про членство знаходиться у відповідному приході, перш ніж з членом Церкви буде проводитися співбесіда для отримання:
Церковного покликання.
Храмової рекомендації.
Мелхиседекового священства чи для висвячення в чин цього священства.
Він також переконується, що запис не містить нічого з названого далі:
Примітки
Коментаря щодо обмеження на запечатування або на отримання обряду
Формальних обмежень щодо членства
Іноді член Церкви не проживав безперервно у межах одного приходу принаймні один рік. У такому випадку єпископ або призначений радник контактує з попереднім єпископом цього члена Церкви до того, як проводити співбесіду для видачі храмової рекомендації або щоб рекомендувати для висвячення в чин Мелхиседекового священства. Мета такого контактування полягає в тому, щоб запитати, чи є якісь запитання, що стосуються гідності, які варто розглянути. Якщо радник дізнається, що є конфіденційна інформація, він на цьому закінчує розмову. Він інформує свого єпископа, що той має звʼязатися з попереднім єпископом цього члена Церкви до проведення співбесіди.
Ні за яких обставин не можна давати записи про членство чи показувати їх жодній іншій людині, крім єпископа чи діловода.
Члени Церкви можуть переглядати інформацію про членство, яка стосується їх самих та всіх дітей, які знаходяться на їхньому утриманні та проживають разом з ними, у Засобах членів Церкви. Вони також можуть попросити у діловода дати їм роздруковані копії “Зведення пройдених обрядів”. Якщо знайдено помилки, діловод робить все необхідне, щоб у записах про членство їх було виправлено.
Інструкції, як створити запис про членство, є в LCR. Інструкції, як зробити запис про шлюб чи смерть, також є там.
З приводу ситуацій, не розглянутих в цьому розділі, провідники мають звертатися до Глобального відділу обслуговування чи територіального офісу.
33.6.1
Імена, що використовуються в церковних записах
У записах про членство і свідоцтвах про обряди потрібно використовувати повне офіційне ім’я особи, як це визначено чинним законодавством країни або місцевою традицією.
33.6.2
Особи, які мають запис про членство
Люди, про яких йдеться далі, є особами, які мають запис про членство. Запис про членство має бути для:
Тих, кого охристили і конфірмували
Тих, кому ще не виповнилося 9 років і кого благословили, але ще не охристили
Тих, хто є непідзвітними через розумові вади, незалежно від віку
Дітей віком до 9 років, яким не було дано благословення, якщо дотримано обох вказаних нижче критеріїв:
Принаймні хтось один з батьків або дідусь чи бабуся є членом Церкви.
Обоє з батьків дають дозвіл на створення запису. (Якщо тільки один з батьків має право на законну опіку над дитиною, то його чи її дозволу достатньо).
Особа віком 9 і більше років, яка має запис про членство, але яку не було охрищено і конфірмовано, не є членом Церкви, хоч вона й має запис про членство. Однак у приході, в межах якого проживає ця людина, зберігається її запис про членство, поки їй не виповниться 18 років. Тоді, якщо людина вирішить не христитися, єпископ анулює її запис про членство. Для цього необхідний дозвіл від президента колу.
Записи не анулюються для тих, хто не охрищений через розумову відсталість, якщо тільки цього не вимагає сама людина або її законний опікун, зокрема хтось із її батьків.
33.6.3
Записи нових членів приходу
Діловод приходу або помічник діловода приходу зустрічається з новими членами приходу невдовзі після отримання їхніх записів про членство, щоб перевірити точність даних у “Зведенні пройдених обрядів”.
Інструкції стосовно представлення нових членів приходу після надходження їхніх записів про членство або після того, як вони були охрищені і конфірмовані, див. у 29.2.1.1.
33.6.4
Записи членів Церкви, які переїжджають або тимчасово знаходяться далеко від дому
Провідники приходу, брати-служителі та сестри-служительки і діловоди отримують нову адресу членів Церкви, як тільки їм стає відомо, що члени Церкви мають намір переїхати за межі приходу. Діловод переміщує записи до нового приходу, коли члени Церкви дійсно туди переїжджають. Якщо записи не були надіслані попереднім приходом, діловоди також можуть відправити запит на записи членів Церкви, які переїжджають у межі їхнього приходу.
Якщо діловод не може дізнатися, куди переїхав член Церкви, то його чи її запис переміщується у список “Пошук загублених членів Церкви” у системі LCR. Провідники кворуму старійшин і Товариства допомоги регулярно переглядають цей звіт і використовують доступні ресурси, щоб встановити місцезнаходження цих членів Церкви. Інші члени ради приходу або місіонери також можуть допомагати в цьому.
Якщо місцезнаходження члена Церкви встановлено, діловод переміщує запис відповідним чином. Якщо після використання всіх пошукових ресурсів встановити місцезнаходження члена Церкви не вдалося, діловод отримує дозвіл єпископа на те, щоб повернути його чи її запис до Головного управління Церкви.
Записи із списку “Пошук загублених членів Церкви” усе ще є закріпленими за приходом, але ці члени Церкви не відображаються в списках членів приходу і звітах приходу та не входять у статистичні дані приходу.
Якщо особа переїжджає за межі приходу більше, ніж на три місяці, діловод передає її запис про членство в новий приход. Як виняток, записи не передаються, якщо член Церкви має намір повернутися після відсутності з причин, пов’язаних із тимчасовою чи сезонною роботою або ж навчанням, які можуть тривати більше трьох місяців.
Якщо особа переїжджає за межі приходу на термін, менший за три місяці, і планує повернутися, її запис про членство зберігається в її приході.
Якщо провідники не впевнені в тому, як довго особа буде відсутня, вони зберігають запис у тому приході, який може найкращим чином задовольняти потреби цього члена Церкви.
33.6.5
Записи члена Церкви з іншого підрозділу
Запис про членство особи може одночасно зберігатися тільки в одному приході. Тільки єпископ того приходу може наглядати за оновленням запису про членство цього члена Церкви, виконанням для нього обрядів та проведенням з ним співбесід.
За деяких обставин вимагається, щоб ПІБ і контактна інформація члена Церкви були записані в іншому приході (див. приклади у 33.6.11 і 33.6.13). У таких випадках діловод цього іншого приходу створює для нього чи неї запис члена Церкви з іншого підрозділу. Він створює цей запис у системі LCR.
Члени Церкви, для яких створено запис члена Церкви з іншого підрозділу, можуть отримувати покликання в тому приході, де його створено. Їхні імена також вносяться у довідники та списки того приходу.
33.6.6
Записи членів Церкви, які служать за межами свого географічного приходу
33.6.6.1
Записи членів Церкви, які мають інші церковні призначення
Якщо члени Церкви отримують призначення служити поза межами свого географічного приходу, їхні записи про членство та фінансові записи зберігаються в їхньому географічному приході. Якщо призначення вимагають, щоб члени Церкви переїхали за межі свого географічного приходу на три місяці чи більше і якщо їхні діти знаходяться з ними, їхні записи про членство переміщуються в новий приход. (Див. 33.6.4).
Неодружена молодь віком від 18 до 30 років може вибрати: бути їм членами свого географічного приходу чи приходу для неодруженої молоді, якщо такий організовано в їхній місцевості. Якщо вони вибирають приход для неодруженої молоді, то відвідують приход, закріплений за географічною територією, в межах якої вони живуть. Вони також інформують про це єпископа свого географічного приходу. Записи про членство знаходяться в тому приході, який вони відвідують.
Ці принципи стосуються й неодружених дорослих віком від 31 до 45 років, які вибирають бути членами приходу для неодружених дорослих.
Якщо неодружена молода особа планує відвідувати приход тимчасово (наприклад, упродовж періоду навчання), її запис про членство зберігається у приході, який вона відвідує. З дозволу цього члена Церкви діловод приходу, в межах якого живе сімʼя цього члена Церкви, може для нього чи неї створити запис члена Церкви з іншого підрозділу (див. 33.6.5).
33.6.8
Записи членів Церкви, які перебувають у лікарнях або закладах догляду
Записи членів Церкви, які перебувають у лікарнях або закладах догляду, мають бути у приході, який якнайкраще може послужити їм. У більшості випадків це приход, у межах якого знаходиться ця лікарня чи цей заклад.
33.6.9
Записи членів Церкви, які перебувають на службі у Збройних силах
Коли член Церкви йде на військову службу для проходження навчання, запис про членство зберігається в географічному приході, доки його чи її не призначать на більш постійне місце служби. Тоді член Церкви має зв’язатися з географічним приходом і повідомити назву й адресу нового приходу.
33.6.10
Записи членів Церкви, які мають розумові вади
Особа з розумовими вадами, якій 8 років чи більше, її батьки (де це стосується) та єпископ радяться разом, щоб визначити, чи є ця особа підзвітною. Якщо визначено, що ця особа є непідзвітною, то єпископ або діловод зазначає “Непідзвітний (Непідзвітна)” у розділі “Хрищення” запису про членство цієї людини в системі LCR. Запис про членство не анулюється. Немає потреби в обрядах для особи, в чиєму записі зазначено, що вона є непідзвітною.
Буває, що з часом особа, її батьки та єпископ радяться разом і визначають цю особу як підзвітну, хоч в її записі зазначено “Непідзвітний (Непідзвітна)”. У цьому випадку єпископ або діловод (з дозволу єпископа) може видалити примітку “Непідзвітний (Непідзвітна)”. Більше інформації див. у 38.2.4.
33.6.11
Записи членів Церкви з повною або частковою втратою слуху
Члени Церкви, які користуються мовою жестів, та їхні найближчі родичі чи законні представники можуть вибрати, у якому саме із зазначених далі місць мають знаходитися їхні записи про членство в Церкві:
У їхньому географічному приході
У приході для членів Церкви з повною або частковою втратою слуху, які живуть у межах того приходу
У приході, який приймає групу членів Церкви з повною або частковою втратою слуху, які живуть у межах географічної території, визначеної президентом колу або президентом території
У такій ситуації записи людей або сімей можуть знаходитися в одному підрозділі, а в іншому вони можуть бути членами Церкви з іншого підрозділу. Наприклад, кілька членів сімʼї можуть мати свої записи про членство у підрозділі для членів Церкви з повною або частковою втратою слуху і в той же час вони можуть бути членами Церкви з іншого підрозділу в їхньому географічному підрозділі. Більше інформації див. у 33.6.5.
Члени Церкви з повною або частковою втратою слуху можуть віртуально відвідувати приходи чи групи, які організовані для людей з повною або частковою втратою слуху поза межами географічної території, де вони проживають. Вони можуть робити це, навіть якщо їхні записи про членство не знаходяться в тому підрозділі. Перш ніж віртуально відвідувати збори, вони мають звʼязатися з єпископом того приходу та повідомити йому про їхнє бажання відвідувати його приход.
33.6.12
Записи усиновлених дітей
Записи усиновлених дітей можуть бути створені або оновлені тільки після завершення усиновлення. ПІБ у записі про членство має відповідати зазначеному в судовому рішенні про усиновлення. Записи про членство прийомних батьків можуть бути оновлені тільки після завершення усиновлення.
33.6.13
Записи дітей розлучених батьків
В усіх записах про членство використовується повне офіційне ім’я особи, як це визначено чинним законодавством країни чи місцевою традицією. Це стосується й записів дітей, чиї батьки розлучені. Це офіційне ім’я, вказане у записі про членство, також має бути записано у свідоцтві про благословення та свідоцтвах про обряди священства.
Часто діти, чиї батьки розлучилися, відвідують церковні збори у приходах обох батьків. Хоч тільки один підрозділ може зберігати та оновлювати офіційний запис про членство дитини в Церкві, в іншому відвідуваному нею приході для неї може бути створений запис члена Церкви з іншого підрозділу (див. 33.6.5). Завдяки цьому повне ім’я дитини та її контактна інформація відображатимуться у списках приходу та класу.
Діти, для яких створено запис члена Церкви з іншого підрозділу, можуть отримати покликання в тому підрозділі. Це допомагає бути певними, що їх залучено і що вони можуть повною мірою брати участь в діяльності обох приходів, які вони відвідують.
Якщо член Церкви переїжджає в той час, коли формальні обмеження щодо членства в Церкві ще діють або не вирішена інша серйозна проблема, єпископ або вповноважений діловод може накласти обмеження щодо переміщення на запис про членство. Він робить це в системі LCR.
Запис, на який накладено обмеження щодо переміщення запису, не буде переміщений у новий підрозділ, доки провідник священства, який наклав це обмеження, не дасть дозвіл на його скасування.
33.6.16
Записи з файлу “Адреса невідома”
Іноді місцезнаходження члена Церкви визначають вже після того, як його чи її запис деякий час знаходився у файлі “Адреса невідома” в Головному управлінні Церкви. У цій ситуації діловод приходу робить запит на цей запис за допомогою системи LCR. Запис буде містити повідомлення з проханням до єпископату, провідників кворумів та організацій відвідати цю особу якомога швидше та потоваришувати з нею. Можна також попросити місіонерів повного дня відвідувати таких членів Церкви і надавати їм товариську підтримку.
33.6.17
Записування і корегування інформації про виконані обряди
Щороку діловод колу або помічник діловода колу пересвідчується в тому, що в кожному приході за допомогою LCR проведено аудит записів про членство. Президент колу може покликати інших осіб, які мають досвід у веденні записів про членство, аби допомогти з проведенням цих аудитів. Проведення аудитів має бути завершено до 30 червня кожного року.
33.7
Історичні записи
33.7.1
Історії приходу і колу
Господь звелів, щоб “історію всього важливого”, що стосується Його Церкви, записували і зберігали (Учення і Завіти 69:3; див. також вірш 5; Алма 37:2).
Кожний підрозділ в Церкві має документувати усе важливе, що стосується цього підрозділу. Це стосується й історичних звітів провідників підрозділу. Найкраще вдається визначити важливе, якщо:
Згадати, які саме зусилля докладалися, щоб допомогти окремим людям і сімʼям.
Розпізнати важливі випадки, що свідчать про вплив Бога на життя Своїх дітей.
Ведення історії — це духовна робота, яка буде зміцнювати віру тих, хто її пише й читає. Документування упродовж року розповідей та подій, що стосуються історії, покращить якість історичних записів.
Провідники священства колів і приходів та провідники організацій додають історії за допомогою програми Unit History tool (Історія підрозділу) на сайті ChurchofJesusChrist.org. Діловоди колів і приходів несуть основну відповідальність за організацію та координацію цієї роботи. Щоб допомагати, президентство колу і єпископат можуть покликати фахівця з історії колу чи приходу. Додаткові інструкції є у посібнику Quick Start Guide (Як почати).
Члени Церкви можуть використовувати програму “Unit History tool” (Історія підрозділу), щоб переглядати історії, опубліковані провідниками їхніх приходів і колів. Опубліковані історії автоматично зберігаються Церквою.
33.7.2
Історія Церкви
Відділ історії Церкви вибірково збирає історичні записи, зокрема особисті записи, мистецькі твори й артефакти “на благо Церкві та для підростаючих поколінь” (Учення і Завіти 69:8). Запитання стосовно історичної цінності записів можна направляти на адресу:
Церковні записи є конфіденційними незалежно від того, існують вони на папері чи у цифровому форматі. Такими записами, зокрема, є:
Записи про членство.
Фінансові записи.
Нотатки зі зборів.
Офіційні форми і документи (зокрема й записи рад щодо членства).
Нотатки з приватних співбесід.
Провідники і діловоди повинні оберігати церковні записи, користуючись ними, зберігаючи і знищуючи їх у такий спосіб, щоб захищалося право на недоторканість приватного життя людей. Провідники пересвідчуються в тому, що інформація, яка збирається від членів Церкви:
Обмежується тим, що вимагається Церквою.
Використовується лише для схвалених церковних цілей.
Передається тільки тим, кого уповноважено її використовувати.
Інформація, що зберігається в електронному вигляді, повинна надійно зберігатися і захищатися (див. 33.9.1). Провідники переконуються, що такі дані не використовуються в особистих, політичних чи комерційних цілях. Інформація з церковних записів, зокрема й історична інформація, не може передаватися особам чи агенціям, що займаються дослідженнями або опитуваннями (див. 38.8.37).
Щоб убезпечити довідники колу і приходів, провідники і члени Церкви мають дотримуватися настанов, наведених у 38.8.13.
33.9
Управління записами
Провідники колу і приходу, дотримуючись процедур ведення записів, повинні здійснювати ефективне управління записами. Три важливі складові управління веденням записів описані нижче.
33.9.1
Захист
Усі церковні записи, звіти і дані мають бути захищені від несанкціонованого доступу, зміни, знищення або розголошення. Ця інформація має зберігатися у безпечному місці. Записи, що містять дуже конфіденційну інформацію, зокрема і в роздрукованому вигляді, коли вони не використовуються, повинні зберігатися в офісі провідника у замкненій шухляді чи замкненій невеликій шафі.
Якщо можливо, електронні копії записів, звітів і даних мають бути зашифровані та захищені паролем. Про втрачені або вкрадені пристрої чи носії, що належать Церкві, слід негайно повідомляти на сайті incidents.ChurchofJesusChrist.org. Також слід повідомляти про зловживання церковною інформацією.
33.9.1.1
Імена користувачів та паролі
Президенти колів, єпископи та інші провідники ніколи не повинні повідомляти своє церковне ім’я користувача та свій пароль радникам, діловодам, виконавчим секретарям чи іншим особам. Вони також не повинні зберігати їх на пристроях, на яких інші люди можуть їх побачити або мати до них доступ.
Паролі мають містити 12 чи більше символів і бути непростими для вгадування. Провідникам наполегливо рекомендується увімкнути двохетапне підтвердження (також відоме як багатофакторна аутентифікація) у своєму церковному акаунті, якщо це можливо.
33.9.1.2
Спільне користування комп’ютерами та зберігання даних
Провідники і діловоди не повинні зберігати інформацію про членство або фінансову інформацію на спільно використовуваних комп’ютерах, до яких можуть мати доступ інші особи, які не вповноважені мати цю інформацію.
33.9.1.3
Конфіденційність даних
У багатьох країнах ухвалені закони про захист даних, якими регламентується обробка персональних даних. Це стосується й інформації, що міститься у записах про членство та інших церковних записах, за якими ідентифікують людей. Провідники, у яких є запитання щодо застосування законів про захист даних до ведення церковних записів на місцевому рівні, можуть звернутися у Відділ з питань дотримання конфіденційності церковних даних на сайті DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Зберігання
Записи мають зберігатися лише упродовж того часу, поки вони потрібні для адміністративних, юридичних та історичних цілей. Фінансові записи мають зберігатися принаймні три роки, не рахуючи поточного року. Провідники, які мають запитання стосовно того, як довго зберігати записи, мають звернутися до Глобального відділу обслуговування чи територіального офісу.
33.9.3
Знищення
Записи, що застаріли або більше не потрібні, мають бути знищені у такий спосіб, щоб з них неможливо було отримати чи відновити інформацію. Знищуючи електронну інформацію про членство або фінансову інформацію, провідник повинен пересвідчитися, що її неможливо буде відновити жодними звичайними засобами.
Записи, що мають потенційну історичну цінність, не слід вважати непотрібними, знищувати або віддавати у ресурсний центр приходу (бібліотеку). Питання щодо історичної цінності записів можна направляти у Бібліотеку історії Церкви (див. контактну інформацію у 33.7.2).
33.10
Фахівці колу та приходу з технічних питань
Президентство колу покликає одного чи більше членів колу служити фахівцями колу з технічних питань. Єпископат може покликати одного чи більше членів приходу служити фахівцями приходу з технічних питань. У цих покликаннях можуть служити чоловіки, жінки і молодь.
Фахівці колу з технічних питань служать під керівництвом діловода колу. Фахівці приходу з технічних питань служать під керівництвом діловода приходу або виконавчого секретаря приходу, як це визначено єпископом. Серед їхніх обовʼязків можуть бути такі:
Допомагати провідникам колу чи приходу задовольняти технічні потреби.
Навчати членів Церкви, як отримувати доступ до церковних медіа, додатків та інших технологічних засобів, зокрема до FamilySearch.org.
Надавати допомогу провідникам і вчителям, які під час служіння у своєму покликанні користуються технологічними засобами.
Здійснювати трансляцію зборів та уроків для тих, хто не може їх відвідувати (див. 29.7).
Крім цього, фахівець колу з технічних питань має такі обов’язки щодо догляду за церковними комп’ютерами в колі, зокрема й з тими, що знаходяться в центрах FamilySearch:
Виконувати вказівки президентства колу стосовно розміщення, спільного користування, зміни призначення і розкладу використання всіх комп’ютерів у колі.
Вести постійно оновлювану інвентарну відомість всієї комп’ютерної техніки у колі, в якій зазначено її серійні номери, моделі й характеристики та місця знаходження.
Слідкувати за тим, щоб (1) забезпечувалася безпека комп’ютерів, програмного забезпечення та конфіденційної інформації і (2) з файлів даних регулярно робилися резервні копії.
Знати основні правила, що стосуються церковних комп’ютерів (див. 38.8.10).
Знати настанови стосовно отримання церковних комп’ютерів і розпоряджання ними.
Якщо потрібно, фахівці колу з технічних питань координують роботу фахівців приходів з технічних питань. Також вони проводять навчання.