Moroni lärde att namnen på dem som döptes in i Kristi kyrka upptecknades så att ”de skulle bli ihågkomna och få näring genom Guds goda ord” (Moroni 6:4).
Joseph Smith lärde att en skrivare skulle kallas i varje församling att ”föra en sann uppteckning inför Herren” (Läran och förbunden 128:2). Han betonade också vikten av att noggrant föra uppteckningar när han skrev: ”Vad ni än upptecknar på jorden ska vara upptecknat i himlen, och vad ni än inte upptecknar på jorden ska inte vara upptecknat i himlen” (Läran och förbunden 128:8; se även v. 2–9).
33.1
Överblick över kyrkans uppteckningar
Kyrkans uppteckningar är heliga. Informationen i dem är känslig och ska skyddas. Kyrkans uppteckningssystem ger åtkomst till medlemsinformation baserat på ämbeten. Endast de som är bemyndigade ska ges åtkomst. De ska endast använda den här informationen för ändamål som är specifika för deras ämbeten (se 33.8).
Uppteckningar kan hjälpa ledare att
identifiera vilka som kan behöva särskild omsorg
identifiera vilka frälsande förrättningar en person har tagit emot eller kan behöva
hitta medlemmar.
Följande typer av uppteckningar förs i kyrkans enheter:
Alla kamrerer ska vara omvittnat redbara och hålla Herrens bud. De ska
ha en giltig tempelrekommendation
föra noggranna uppteckningar
vara dugliga lärare och administratörer.
Kamrerer ska noggrant följa gällande riktlinjer för att skydda kyrkans medel och se till att kyrkans uppteckningar är korrekta. Kamrerer underrättar omedelbart prästadömsledare om eventuella oegentligheter. Om det uppstår svårigheter med att åtgärda oegentligheter ska kamrerer kontakta kontoret för konfidentiella uppteckningar [Confidential Records Office] på kyrkans huvudkontor. Deras kontaktuppgifter listas nedan:
Telefon: +1-801-240-2053 eller +1-800-453-3860, anknytning 2-2053
Kamrerernas ämbetstid bör vara tillräckligt lång för att de ska kunna lära sig sina plikter och behålla kontinuiteten i sitt arbete (se 30.5). Eftersom de inte är medlemmar i stavspresidentskapet eller biskopsrådet behöver de inte avlösas när ett stavspresidentskap eller biskopsråd ombildas.
33.3
Stavens uppteckningar och rapporter
33.3.1
Stavspresidentskapet
Stavspresidenten har tillsyn över förandet av uppteckningar i staven. Han kan delegera en stor del av det här arbetet till sina rådgivare och kamrerer. Han ser till att de följer kyrkans riktlinjer och tillvägagångssätt.
33.3.2
Stavskamreren
Varje stav ska ha en kvalificerad och duglig stavskamrer. Han kallas och avskiljs av en medlem i stavspresidentskapet. Han ska bära melkisedekska prästadömet och ha en giltig tempelrekommendation. Han sitter i stavsrådet. Han närvarar vid stavsmöten enligt anvisningarna i 29.3.
Stavskamreren instrueras av stavspresidentskapet och verkar under deras ledning. Assisterande stavskamrerer kan kallas att hjälpa till (se 33.3.3).
33.3.2.1
Ansvar att föra uppteckningar
Stavskamreren eller en utsedd assisterande kamrer har följande ansvar:
Han ger administrativt stöd till stavspresidentskapet.
Han för anteckningar om uppdrag och beslut som fattas under stavens ledarskapsmöten.
Han följer upp utdelade uppdrag.
Han ser till att uppteckningar och rapporter är korrekta och görs i tid.
Stavskamreren ska bekanta sig med kyrkans verktyg för att föra uppteckningar (se 33.0). Han använder de här verktygen för att hjälpa ledarna förstå
medlemmarnas och organisationernas behov
tillgången till resurser, inklusive ekonomi
stavens trender, styrkor och svagheter
områden som orsakar oro.
Andra plikter i samband med att föra uppteckningar kan vara att
se till att ordinationer inom melkisedekska prästadömet registreras på rätt sätt och utan dröjsmål
aktivera tempelrekommendationer
lägga till medicinsk information i missionärsansökningar
tillse överföringen av församlingsuppteckningar när en församling bildas eller läggs ner, eller gränser ändras
uppteckna information för stavens medlemskapsråd (se 32.9.6)
upprätthålla ekonomiska uppteckningar (se 34.1.2).
33.3.2.2
Granskning av församlingens uppteckningar och rapporter
Stavskamreren har ett möte med varje ny församlingskamrer kort efter att denne kallats. Han har ett möte med församlingskamrerer så ofta som det behövs, men minst två gånger om året. Dessa möten hålls så att man kan förvissa sig om att
tionde och andra ekonomiska uppteckningar är korrekt upptecknade (se 34.1.2 och 34.2.2)
matrikelkort uppdateras omgående och korrekt
församlingskamrererna är bekanta med kyrkans registreringsverktyg
certifikat om välsignelse, dop och konfirmation och prästadömsordination ges till respektive församlingsmedlem
den årliga revisionen av matrikelkort utförs och alla revisionsavvikelser åtgärdas omgående (se 33.6.19)
församlingens årsberättelse uppdateras och skickas in till staven i slutet av varje år (se 33.7).
Stavspresidenten eller en rådgivare som fått uppdraget kan kalla och avskilja en eller flera assisterande stavskamrerer alltefter behov. De här bröderna ska bära melkisedekska prästadömet och ha en giltig tempelrekommendation. De arbetar under stavspresidentskapets och stavskamrerens ledning.
Vid behov kan en assisterande kamrer kallas till följande ämbeten:
assisterande stavskamrer – medlemskap (se 33.5 och 33.6).
33.4
Församlingsuppteckningar och rapporter
33.4.1
Biskopsrådet
Biskopen har tillsyn över förandet av uppteckningar i församlingen. Han kan delegera en stor del av det här arbetet till sina rådgivare och kamrerer. Han ser till att de följer kyrkans riktlinjer och tillvägagångssätt.
33.4.2
Församlingskamreren
Varje församling ska ha en kvalificerad och duglig församlingskamrer. Han rekommenderas av biskopsrådet och kallas och avskiljs av en medlem i stavspresidentskapet eller en högrådsmedlem som fått detta i uppdrag. Han ska bära melkisedekska prästadömet och ha en giltig tempelrekommendation. Han är medlem i församlingsrådet. Han närvarar vid församlingsmöten enligt anvisningarna i 29.2.
Församlingskamreren utbildas av biskopsrådet och av stavskamrererna. Han verkar under biskopsrådets ledning. Assisterande församlingskamrerer kan kallas att hjälpa till (se 33.4.3).
33.4.2.1
Ansvar att föra uppteckningar
Församlingskamreren eller en utsedd assisterande kamrer har följande ansvar:
Han ger administrativt stöd till biskopsrådet.
Han för anteckningar om uppdrag och beslut på församlingens ledarskapsmöten.
Han följer upp utdelade uppdrag.
Han ser till att uppteckningar och rapporter är korrekta och görs i tid.
Han identifierar förrättningar som kräver ratificering (se 38.2.6 och 18.10.3).
Församlingskamreren ska bekanta sig med kyrkans registreringsverktyg (se 33.0). Han använder de här verktygen för att hjälpa ledarna förstå
medlemmarnas och organisationernas behov
tillgången till resurser, inklusive ekonomi
församlingens trender, styrkor och svagheter
områden som orsakar oro.
När kamreren sammanställer rapporter om medlemmars närvaro samarbetar han med sekreterare för att lösa mindre problem. Han tar upp allvarliga problem med biskopen.
Församlingskamreren eller en assisterande församlingskamrer visar medlemmarna hur de kan se sin medlemsinformation i appen Medlemsverktyg. Han kan också ge dem ett tryckt exemplar om så önskas. Församlingskamrerer uppmuntrar medlemmarna att rapportera eventuella felaktigheter i sin medlemsinformation.
Andra plikter i samband med att föra uppteckningar kan vara att
se till att förrättningarna registreras på rätt sätt och utan dröjsmål
Församlingskamreren undervisar assisterande församlingskamrerer samt kvorum- och organisationssekreterare. Han hjälper dem förstå hur information från kyrkans registreringsverktyg kan hjälpa ledare.
Den här undervisningen är särskilt viktig när
assisterande församlingskamrerer och kvorum- och organisationssekreterare nyligen har kallats
ett registreringsverktyg i kyrkan introduceras eller uppdateras
Assisterande församlingskamrerer kan kallas alltefter behov. De rekommenderas av biskopsrådet och kallas och avskiljs av en medlem i stavspresidentskapet eller en högrådsmedlem som fått uppdraget. Dessa bröder bör bära melkisedekska eller aronska prästadömet. De ska också ha en giltig tempelrekommendation. Om en assisterande församlingskamrer har fått ekonomin till uppgift ska han bära melkisedekska prästadömet. Assisterande församlingskamrerer arbetar under biskopsrådets och församlingskamrerens ledning.
Vid behov kan en assisterande kamrer kallas till följande ämbeten:
assisterande församlingskamrer
assisterande församlingskamrer – ekonomi (se 34.2.2)
assisterande församlingskamrer – medlemskap (se 33.5 och 33.6).
33.4.4
Prästadöms- och organisationsledare
Kvorum- och organisationsledare har tillsyn över förandet av uppteckningar i sina organisationer. De kan ge sekreterare i uppdrag att utföra en stor del av det här arbetet. De samarbetar med sekreterare för att se till att uppteckningar och rapporter är korrekta och görs i tid.
33.5
Rapporter om medlemmars deltagande
Rapporter om medlemmars deltagande hjälper ledare att fokusera på medlemmarnas framsteg och behov. När så är möjligt ska dessa rapporter granskas elektroniskt i stället för att skrivas ut. När tryckta rapporter är nödvändiga ska de noggrant hanteras så att medlemmars integritet respekteras och lokala dataskyddslagar följs.
33.5.1
Typer av rapporter
33.5.1.1
Närvarorapporter
Närvaro vid sakramentsmöten och söndagens möten för prästadömet och organisationer registreras elektroniskt med hjälp av LCR eller Medlemsverktyg.
Sakramentsmötet. Närvaro vid sakramentsmöten förs varje vecka av församlingskamreren eller en assisterande församlingskamrer. Man räknar antalet som deltar i mötet personligen eller via streaming, inklusive besökare. De församlingsmedlemmar som inte är närvarande därför att de har ett annat uppdrag eller besöker en annan församling räknas i den församling de besöker.
Söndagens kvorum- och organisationsmöten. Närvaro registreras varje vecka av kvorumens och organisationernas sekreterare och rådgivande. Ungdomsledare kan också hjälpa till att föra närvaro. Man räknar antalet som deltar i mötet personligen eller via streaming, inklusive besökare. Medlemmar som verkar i Primär eller som ungdomsledare i församlingen tas också med som närvarande. Medlemmar som besöker en annan församling räknas i församlingen de besöker.
Församlingskamreren kan föra närvaro åt vilken organisation som helst.
Varje siffra i en rapport representerar en person som har unika behov (se Helaman 15:13). Ledare söker Herrens ledning då de begrundar vem som kan behöva deras hjälp.
Kvartalsrapporten innehåller nyttig information som kan ge ledare insikter när de söker inspiration angående sitt tjänande. Rapporten finns i Medlemsverktyg eller LCR.
Stavs- och församlingsledare går regelbundet igenom kvartalsrapporten för att följa enskildas framsteg. Rapporten innehåller information om
tempelrekommendationsstatus för medlemmar som har fått sin begåvning och för ungdomar
män i åldern 18–25 som verkar eller har verkat som missionärer
blivande äldster som behöver stöd i förberedelserna för att ta emot melkisedekska prästadömet
närvaro under söndagens möten för barn, ungdomar, unga ensamstående vuxna och vuxna (se 33.5.1.1)
framsteg för nya medlemmar som döpts och konfirmerats under de senaste 12 månaderna.
Alla närvaro- och stödverksamhetsintervjuer registreras i Medlemsverktyg eller LCR. Den här informationen anges automatiskt i motsvarande delar av kvartalsrapporten.
Varje församling fyller i och skickar in en kvartalsrapport till kyrkans huvudkontor. Kamreren går igenom rapporten med biskopen och skickar in den före den 15:e i månaden efter kvartalets slut.
Stavspresidentskapet kan gå igenom kvartalsrapporten som varje församling skickat in. Det hjälper dem att följa framstegen och veta var stöd och undervisning behövs. Stavsrådets medlemmar kan också se varje kvartalsrapport.
33.5.2
Medlemslistor
Kyrkans verktyg för uppteckningar ger ledare tillgång till medlemslistor. De här listorna kan hjälpa ledare att se
vilka medlemmar som ännu inte har tagit emot förrättningar som de är berättigade till
vilka unga män och unga kvinnor som kan verka som missionärer
vilka ungdomar som inte har en giltig tempelrekommendation
vilka ungdomar som behöver boka ett möte med en medlem i biskopsrådet.
Kvorum- och organisationsledare ska ha tillgång till listor över dem som tillhör deras kvorum eller organisation.
33.6
Matrikelkort
Matrikelkort innehåller medlemmars namn, kontaktinformation, förrättningsuppgifter och annan viktig information. Församlingen ska ha ett matrikelkort för varje medlem som bor inom dess gränser.
Matrikelkortet ska förvaras i den församling där medlemmen bor. Undantag, vilka bör vara sällsynta, kräver medgivande från berörda biskopar och stavspresidenter. För att begära undantag använder stavspresidenten LCR för att skicka in en ansökan till första presidentskapets kontor.
Matrikelkort är det enda sättet att uppteckna förrättningar, ordinationer och andra officiella handlingar i kyrkans permanenta uppteckningar. Därför ser biskopen till att kamrererna för korrekta uppteckningar. Han ser också till att kamrerer uppdaterar information med hjälp av LCR. Det är viktigt att göra följande omgående:
registrera förrättningsuppgifter
flytta matrikelkort för medlemmar som flyttar till eller från församlingen
skapa matrikelkort för nya medlemmar och nya barn till medlemsföräldrar
registrera en medlems död (En medlems död måste registreras innan tempelförrättningar kan utföras å hans eller hennes vägnar. Se 28.1.)
registrera vigsel- och hushållsinformation.
Biskopen eller stavspresidenten ser till att ett matrikelkort finns i rätt församling innan en medlem intervjuas för att få
ett ämbete i kyrkan
en tempelrekommendation
melkisedekska prästadömet eller ordineras till ett ämbete inom det prästadömet.
Han ser också till att uppteckningen inte innehåller något av följande:
en notering
en kommentar om en beseglings- eller förrättningsrestriktion
formella begränsningar av medlemskap.
Ibland har en medlem inte bott i en och samma församling i minst ett år. När så är fallet kontaktar biskopen eller en därtill utsedd rådgivare föregående biskop innan han håller en intervju för att utfärda en tempelrekommendation eller för att rekommendera ordination till ett ämbete inom melkisedekska prästadömet. Syftet med den här kontakten är att fråga om det finns någonting gällande värdighet som behöver beaktas. Om en rådgivare får veta att det finns konfidentiell information så avslutar han samtalet. Han ber sin biskop att kontakta föregående biskop innan han håller intervjun.
Under inga omständigheter får matrikelkort ges till eller visas för någon annan än biskopen eller en kamrer.
I appen Medlemsverktyg kan medlemmar se medlemsuppgifter om sig själva och om eventuella barn som är beroende av dem och som bor hemma. De kan också begära tryckta kopior från kamreren av sin Sammanställning av personens förrättningar. Om felaktigheter upptäcks ser en kamrer till att de rättas på matrikelkorten.
Instruktioner om hur man skapar ett matrikelkort finns i LCR. Instruktioner om hur man registrerar en vigsel eller ett dödsfall finns också.
I situationer som inte tas upp i den här delen ska ledare kontakta den globala supportavdelningen eller områdeskontoret.
33.6.1
Namn som används i kyrkans uppteckningar
En persons fullständiga namn, enligt lokala föreskrifter eller sedvänja, ska skrivas på matrikelkort och förrättningscertifikat.
33.6.2
Medlemmar med matrikelkort
Följande personer benämns ”medlemmar med matrikelkort” och bör ha ett matrikelkort:
de som har döpts och konfirmerats
de som är under nio år och som är välsignade men inte döpta
de som inte är ansvariga på grund av intellektuell funktionsnedsättning, oavsett ålder
ej välsignade barn under nio år när följande gäller:
minst en förälder eller en far- eller morförälder är medlem i kyrkan
båda föräldrarna ger sitt tillstånd till att ett matrikelkort skapas. (Om endast en förälder har vårdnaden om barnet är den förälderns tillstånd tillräckligt.)
En person som är nio år eller äldre och som har ett matrikelkort men inte har döpts och konfirmerats betraktas inte som medlem med matrikelkort. Församlingen i vilken personen bor behåller dock matrikelkortet tills vederbörande är 18 år. Om personen då väljer att inte döpas, annullerar biskopen matrikelkortet. Stavspresidentens tillstånd krävs.
Matrikelkort annulleras inte för dem som inte har döpts på grund av intellektuell funktionsnedsättning såvida inte vederbörande eller en vårdnadshavare, till exempel en förälder, begärt detta.
33.6.3
Matrikelkort för nya församlingsmedlemmar
Församlingskamreren eller en assisterande församlingskamrer kontaktar nya församlingsmedlemmar en kort tid efter att deras matrikelkort har kommit för att kontrollera att Sammanställning av personens förrättningar är korrekt.
För anvisningar om hur man presenterar nya medlemmar efter att deras matrikelkort har kommit eller efter att de blivit döpta och konfirmerade, se 29.2.1.1.
33.6.4
Matrikelkort för medlemmar som flyttar eller tillfälligt bor utanför hemorten
Församlingsledare, stödbröder, stödsystrar och kamrerer ser till att få den nya adressen så snart de får veta att en medlem tänker flytta ut ur församlingen. Kamreren flyttar matrikelkorten till den nya församlingen när medlemmarna faktiskt flyttar. Kamrerer kan också begära matrikelkort för medlemmar som flyttar in i församlingen när uppteckningarna inte har skickats av den tidigare församlingen.
Om en kamrer inte kan ta reda på vart medlemmar har flyttat, flyttas matrikelkortet till listan Hitta förlorade medlemmar i LCR. Äldstekvorumets och Hjälpföreningens ledare går regelbundet igenom den här rapporten och använder tillgängliga resurser för att hitta dessa medlemmar. Andra församlingsrådsmedlemmar eller missionärerna kan hjälpa till.
Om medlemmens adress hittas flyttar kamreren matrikelkortet därefter. Om medlemmens adress inte hittas efter att alla sökresurser har använts får kamreren biskopens godkännande att skicka tillbaka matrikelkortet till kyrkans huvudkontor.
Matrikelkort i listan Hitta förlorade medlemmar tillhör fortfarande församlingen, men de finns inte med i medlemslistor och rapporter, och de finns inte med i församlingens statistik.
När det har gått mer än tre månader efter att en person flyttat ifrån en församling flyttar en kamrer matrikelkortet till den nya församlingen, såvida inte medlemmen avser att återvända efter att ha lämnat församlingen för en tillfällig eller säsongsbetonad anställning eller skolgång som kan vara längre än tre månader.
När en person som flyttat ifrån församlingen är borta i mindre än tre månader och tänker återvända, behåller man matrikelkortet i hemförsamlingen.
När ledare är osäkra på hur länge en person ska vara borta behåller de matrikelkortet i den församling som bäst kan tillgodose medlemmens behov.
33.6.5
Matrikelkort för medlemmar utanför enheten
En persons matrikelkort kan endast finnas i en församling åt gången. Endast biskopen i den församlingen kan ha tillsyn över uppdatering av matrikelkortet, utförande av förrättningar och intervjuer av medlemmen.
Vissa omständigheter kräver att en medlems namn och kontaktinformation registreras i en sekundär församling (se 33.6.11 och 33.6.13 för exempel). I sådana fall skapar kamreren i den sekundära församlingen ett matrikelkort för medlemmar utanför enheten. Han använder LCR för att skapa den här uppteckningen.
Medlemmar med matrikelkort utanför enheten kan få ett ämbete i den enheten. De finns också med på församlingens medlemsförteckning och klasslistor.
33.6.6
Matrikelkort för medlemmar som verkar utanför sin geografiska församling
33.6.6.1
Matrikelkort för medlemmar med andra uppdrag i kyrkan
Om medlemmar har kyrkliga uppdrag utanför sin geografiska församling ska deras matrikelkort och ekonomiska uppteckningar förvaras i den geografiska församlingen. Om uppdragen gör att medlemmarna måste flytta från sin geografiska församling i tre månader eller längre, och om de har sina barn med sig, flyttas deras matrikelkort till den nya församlingen. (Se 33.6.4.)
Unga ensamstående vuxna mellan 18 och 30 år kan välja att tillhöra antingen sin geografiska församling eller en församling för unga ensamstående vuxna om en sådan finns etablerad i deras område. Om de väljer en församling för unga ensamstående vuxna går de till den församling som har de gränser inom vilka de bor. De informerar också biskopen i sin geografiska församling. Matrikelkortet behålls i den församling de går i.
De här principerna gäller också ensamstående vuxna mellan 31 och 45 år som väljer att tillhöra en församling för ensamstående vuxna.
Om en ung ensamstående vuxen planerar att tillfälligt gå i en församling (till exempel när han eller hon går i skolan) behålls matrikelkortet i den församling han eller hon går i. Med medlemmens medgivande kan kamreren i församlingen där medlemmens familj bor skapa ett matrikelkort utanför enheten för honom eller henne (se 33.6.5).
33.6.8
Matrikelkort för medlemmar som ligger på sjukhus eller bor på äldreboende
Matrikelkort för medlemmar som ligger på sjukhus eller bor på vårdhem eller liknande ska förvaras i den församling som bäst kan betjäna dem. I de flesta fall är det den församling inom vilken sjukhuset eller vårdhemmet ligger.
33.6.9
Matrikelkort för medlemmar i militärtjänst
När en medlem påbörjar militärtjänst ska matrikelkortet vara kvar i den geografiska församlingen tills han eller hon har blivit fast stationerad. Då ska medlemmen kontakta den geografiska församlingen och uppge den nya församlingens namn och adress.
33.6.10
Matrikelkort för medlemmar med intellektuell funktionsnedsättning
För en person som är åtta år eller äldre och som har en intellektuell funktionsnedsättning rådgör hans eller hennes föräldrar (där så är tillämpligt) och biskopen tillsammans för att avgöra om personen är ansvarig. Om det bedöms att personen inte är ansvarig anger biskopen eller en kamrer ”Ej ansvarig” i avsnittet för dop på personens matrikelkort i LCR. Matrikelkortet annulleras inte. Förrättningar är inte nödvändiga för en person vars uppteckning visar att han eller hon inte är ansvarig.
Ibland rådgör en person, hans eller hennes föräldrar och biskopen senare med varandra och fastställer att personen är ansvarig efter att man har angett ”Ej ansvarig” på matrikelkortet. I sådant fall kan biskopen eller en kamrer (med biskopens godkännande) ta bort indikationen ”Ej ansvarig”. För mer information, se 38.2.4.
33.6.11
Matrikelkort för medlemmar som är döva eller hörselskadade
Medlemmar som använder teckenspråk och deras familjer eller vårdnadshavare kan välja att ha sina matrikelkort på en av följande platser:
sin geografiska församling
en församling för medlemmar som är döva eller hörselskadade som bor inom dess gränser
en församling som är värd för en grupp döva och hörselskadade som bor inom ett geografiskt område som specificerats av stavspresidenten eller områdespresidenten.
I den här situationen kan en persons eller familjs matrikelkort finnas i en enhet och de kan vara medlemmar i en annan enhet. En del av en familj kan till exempel ha sina matrikelkort i en enhet för döva och hörselskadade och vara medlemmar i sin geografiska enhet. För mer information, se 33.6.5.
Medlemmar som är döva eller hörselskadade kan delta digitalt i en församling eller grupp som bildats för dem som är döva eller hörselskadade utanför medlemmarnas geografiska område. De kan göra det även om deras matrikelkort inte finns i den enheten. Innan de gör ett besök på distans ska de kontakta församlingens biskop och informera honom om sin önskan att närvara.
33.6.12
Matrikelkort för adopterade barn
Matrikelkort för adopterade barn kan upprättas eller uppdateras först när adoptionen vunnit laga kraft. Namnet på matrikelkortet ska överensstämma med adoptionsbeslutet. Matrikelkort för adoptivföräldrar kan upprättas eller uppdateras först när adoptionen vunnit laga kraft.
33.6.13
Matrikelkort för barn till föräldrar som är skilda
Alla matrikelkort använder en persons fullständiga namn enligt lokala lagar eller sedvänjor. Det gäller även barn till föräldrar som är skilda. Det fullständiga namnet på matrikelkortet ska också anges på intyg om välsignelser och prästadömsförrättningar.
Barn till skilda föräldrar går ofta till kyrkans möten i båda föräldrarnas församlingar. Även om enbart en enhet kan ansvara för och uppdatera barnens officiella matrikelkort kan matrikelkort för medlemmar utanför enheten skapas i den andra församlingen som de går till (se 33.6.5). Det gör att barnens namn och kontaktuppgifter finns med på församlingens medlemsförteckning och klasslistor.
Barn med matrikelkort utanför enheten kan få ett ämbete i den andra enheten. Detta hjälper barnen att känna att de är inkluderade och kan delta fullt ut oavsett var de är.
Om en medlem flyttar medan formella begränsningar av medlemskap eller ett annat allvarligt problem pågår, kan biskopen eller en bemyndigad kamrer lägga in en restriktion mot flyttning på matrikelkortet. Han använder LCR för att göra det.
Ett matrikelkort med en restriktion mot flyttning skickas inte till en ny enhet förrän prästadömsledaren som begärt den här restriktionen godkänner det.
33.6.16
Matrikelkort från arkivet ”adress okänd”
En medlem hittas ibland efter att hans eller hennes matrikelkort har funnits i filen ”adress okänd” på kyrkans huvudkontor. I den här situationen begär församlingskamreren matrikelkortet med hjälp av LCR. Matrikelkortet innehåller ett meddelande där biskopsrådet, kvorum- och organisationsledarna uppmanas att besöka personen så snart som möjligt och att hjälpa honom eller henne att komma in i gemenskapen. Heltidsmissionärer kan också ombes besöka och hålla kontakt med dessa medlemmar.
33.6.17
Upptecknande och rättelse av uppgifter om förrättningar
Stavskamreren eller en assisterande stavskamrer ser till att en revision av matrikelkort genomförs årligen i varje församling med hjälp av LCR. Stavspresidenten kan be andra som har erfarenhet av matrikelkort att hjälpa till vid dessa revisioner. Revisionerna ska vara utförda senast den 30 juni varje år.
33.7
Historiska uppteckningar
33.7.1
Församlingens och stavens historia
Herren har befallt att ”en historia över alla de viktiga” angelägenheterna rörande hans kyrka ska skrivas och föras (Läran och förbunden 69:3; se även v. 5; Alma 37:2).
Varje enhet i kyrkan ska dokumentera alla viktiga angelägenheter som rör enheten. Dessa angelägenheter innefattar historiska redogörelser från enhetsledare. Det bästa sättet att identifiera viktiga angelägenheter är genom att
reflektera över arbetet med att hjälpa enskilda och familjer
vara uppmärksam på meningsfulla upplevelser som visar Guds inflytande i sina barns liv.
Att föra en historia är ett andligt arbete som stärker tron hos dem som skriver och läser den. Kvaliteten på historien blir bättre när berättelser dokumenteras under hela året.
Prästadöms- och organisationsledare i staven och församlingen bidrar med berättelser med hjälp av verktyget Enhetens historia på ChurchofJesusChrist.org. Stavs- och församlingskamrerer har huvudansvaret att organisera och samordna detta arbete. Stavspresidentskapet och biskopsrådet kan kalla en historiker i staven eller församlingen som hjälper till. Ytterligare instruktioner finns i verktygets snabbstartsguide.
Medlemmar kan använda verktyget Enhetens historia för att se berättelser som har publicerats av deras församlings- och stavsledare. Publicerade berättelser bevaras automatiskt av kyrkan.
33.7.2
Kyrkans historia
Kyrkans historiska avdelning samlar in historiska uppteckningar, bland annat personliga uppteckningar, konst och artefakter ”till förmån för kyrkan och för de uppväxande släktleden” (se Läran och förbunden 69:8). Frågor om uppteckningars historiska värde kan ställas till
Kyrkans uppteckningar är konfidentiella, antingen de finns på papper eller digitalt. Det gäller
matrikelkort
ekonomiska uppteckningar
anteckningar från möten
officiella blanketter och dokument (inklusive anteckningar från medlemskapsråd)
anteckningar från privata intervjuer.
Kyrkans ledare och kamrerer ska skydda kyrkans uppteckningar genom att handha, förvara och göra sig av med dem på ett sätt som skyddar enskildas integritet. Ledare ser till att information som samlas in från medlemmar
är begränsad till det som kyrkan kräver
endast används för godkända ändamål i kyrkan
endast ges till dem som är bemyndigade att använda den.
Information som lagras elektroniskt ska förvaras på ett tryggt sätt och skyddas på lämpligt sätt (se 33.9.1). Ledarna ser till att sådana uppgifter inte används i personligt, politiskt eller kommersiellt syfte. Uppgifter från kyrkans uppteckningar, däribland historisk information, får inte ges till enskilda eller organisationer som utför vetenskaplig forskning eller gör enkäter (se 38.8.37).
Ledare och medlemmar måste följa riktlinjerna i 38.8.13 för att skydda stavens och församlingens medlemsförteckningar.
33.9
Handhavande av uppteckningar
Stavs- och församlingsledare ska göra ett effektivt handhavande av matrikelkorten till en av sina rutiner i arbetet med uppteckningar. Tre viktiga områden när det gäller handhavandet av uppteckningar beskrivs i den här delen.
33.9.1
Skydda
Alla kyrkans uppteckningar, rapporter och data ska skyddas mot obehörig åtkomst, ändring, förstörelse eller avslöjande. Den här informationen ska förvaras på en säker plats. Särskilt känslig information, däribland datautskrifter, ska förvaras i låst låda eller skåp på ledarens kontor när den inte används.
Där så är möjligt ska elektroniska kopior av uppteckningar, rapporter och data krypteras och lösenordsskyddas. Borttappade eller stulna enheter, lagringsenheter eller lagringsmedia som ägs av kyrkan ska genast rapporteras på incidents.ChurchofJesusChrist.org. Missbruk av kyrkans information ska också rapporteras.
33.9.1.1
Användarnamn och lösenord
Stavspresidenter, biskopar och andra ledare ska aldrig ge sitt användarnamn och lösenord till rådgivare, kamrerer, verkställande sekreterare eller andra. De ska inte heller lagra dem på enheter som andra kan se eller få tillgång till.
Lösenord ska bestå av 12 tecken eller mer och ska inte vara lätta att gissa. Ledare uppmuntras starkt att aktivera tvåstegsverifiering (även kallad multifaktorautentisering) på sitt kyrkkonto närhelst så är möjligt.
33.9.1.2
Delade datorer och datalagring
Ledare och kamrerer ska inte lagra medlemsuppgifter eller ekonomiska uppgifter på delade datorer som andra, som inte har behörighet att ha den här informationen, har åtkomst till.
33.9.1.3
Datasekretess
Många länder har stiftat dataskyddslagar som reglerar behandlingen av personuppgifter. Detta innefattar informationen i matrikelkort och andra kyrkliga uppteckningar som identifierar personer. Ledare som har frågor om hur lagar om dataskydd ska tillämpas på lokal hantering av kyrkans uppteckningar kan kontakta kyrkans kontor för datasekretess på DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Arkivera
Uppteckningar ska sparas bara så länge de behövs av administrativa, juridiska och historiska skäl. Ekonomiska uppteckningar ska sparas i minst tre år utöver innevarande år. Ledare som har frågor om hur länge de ska spara uppteckningar kontaktar kyrkans huvudkontor eller områdeskontoret.
33.9.3
Makulera
Uppteckningar som är föråldrade eller som inte behövs längre ska förstöras på ett sådant sätt att informationen inte kan återfås eller rekonstrueras. När ledaren raderar digital medlemskaps- eller ekonomisk information måste han på rimliga sätt se till att den inte kan återställas.
Uppteckningar som kan ha historiskt värde ska inte kasseras, förstöras eller placeras i församlingens resurscenter (bibliotek). Frågor om uppteckningars historiska värde kan ställas till Kyrkans historiska bibliotek (se kontaktuppgifterna i 33.7.2).
33.10
It-specialister i stav och församling
Stavspresidentskapet kallar en eller flera stavsmedlemmar att verka som it-specialister i staven. Biskopsrådet kan kalla en eller flera församlingsmedlemmar att verka som it-specialister i församlingen. Män, kvinnor och ungdomar kan ha dessa ämbeten.
Stavens it-specialister verkar under stavskamrerens ledning. Församlingens it-specialister verkar under ledning av församlingskamreren eller verkställande sekreteraren enligt biskopens beslut. De kan ha följande ansvar:
bistå stavs- eller församlingsledare med tekniska behov
lära medlemmarna hur man får tillgång till och använder kyrkans medier, appar och andra tekniska verktyg, däribland FamilySearch.org
stötta ledare och lärare som använder tekniska verktyg i sina ämbeten
hantera streaming av möten och klasser för dem som inte kan närvara (se 29.7).
Stavens it-specialist har dessutom följande ansvar när det gäller att sköta kyrkans datorer i staven, däribland FamilySearch-centrens datorer:
följa stavspresidentskapets direktiv om placering, gemensam användning, omplacering och bokning av alla stavens datorer
föra en uppdaterad inventarieförteckning över all datorutrustning i staven, med serienummer, modell, kapacitet och placering
se till att 1) datorer, program och konfidentiell information är skyddade och 2) datafiler säkerhetskopieras regelbundet
vara väl bekant med de allmänna riktlinjerna för kyrkans datorer (se 38.8.10)
vara väl bekant med riktlinjerna för anskaffning och underhåll av kyrkans datorer.
Stavens it-specialister samordnar vid behov församlingens it-specialisters arbete. De tillhandahåller också utbildning.