“33. Registros e informes”, Manual General: Servir en La Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días, 2020.
“33. Registros e informes”, Manual General.
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unos hombres mirando una computadora
33.
Registros e informes
33.0
Introducción
Los procedimientos que se mencionan en este capítulo se aplican generalmente a las unidades que utilizan las herramientas en línea de la Iglesia para llevar registros, incluyendo Fuentes de recursos para líderes y secretarios (LCR),Herramientas para miembros y Directorio y mapa de barrios. Las unidades que no tengan acceso a esas herramientas deben trabajar con el Departamento de Servicios Mundiales o con la oficina de Área.
El mantenimiento de registros siempre ha sido importante en la Iglesia del Señor. Por ejemplo:
Moroni enseñó que los nombres de quienes eran bautizados en la Iglesia de Cristo se registraban para que “se hiciese memoria de ellos y fuesen nutridos por la buena palabra de Dios” (Moroni 6:4).
José Smith dio instrucciones de que se llamara a un registrador en cada barrio “para que registre una verdad ante el Señor” (Doctrina y Convenios 128:2). También hizo hincapié en la importancia de llevar registros diligentes cuando escribió: “… aquello que registréis en la tierra será registrado en los cielos, y lo que no registréis en la tierra no será registrado en los cielos” (Doctrina y Convenios 128:8; véanse también los versículos del 2 al 9).
33.1
Perspectiva general de los registros de la Iglesia
Los registros de la Iglesia son sagrados. La información que contienen es confidencial y debe protegerse. Los sistemas de registros de la Iglesia autorizan el acceso a la información de los miembros según el llamamiento que se tenga. Solo se debe dar acceso a quienes estén autorizados. Esas personas deben utilizar esa información únicamente para fines específicos de sus llamamientos (véase 33.8).
Los registros pueden ayudar a los líderes a hacer lo siguiente:
Identificar a los miembros que pudieran necesitar atención especial.
Determinar las ordenanzas de salvación que una persona ha recibido o podría necesitar.
Localizar a los miembros.
En las unidades de la Iglesia se llevan los siguientes tipos de registros:
Informes de participación de los miembros (véase 33.5).
Todos los secretarios deben tener una integridad incuestionable y seguir los mandamientos del Señor. Ellos deben:
Tener una recomendación vigente para el templo.
Ser minuciosos al llevar los registros.
Ser maestros y administradores capaces.
Los secretarios siguen de forma minuciosa las normas vigentes a fin de salvaguardar los fondos de la Iglesia y asegurarse de que los registros de la Iglesia sean exactos. Notifican de inmediato a los líderes del sacerdocio de cualquier incorrección. Si surgen dificultades en la resolución de incorrecciones, los secretarios deben ponerse en contacto con la Oficina de Registros Confidenciales en las Oficinas Generales de la Iglesia. La información de contacto se muestra a continuación:
Teléfono: 1-801-240-2053 o 1-800-453-3860, extensión 2-2053
Los secretarios deben servir durante un tiempo suficiente que les permita aprender sus deberes y mantener la continuidad en su labor (véase 30.5). Debido a que no forman parte de la presidencia de estaca ni del obispado, no es necesario relevarlos cuando se reorganice la presidencia de estaca o el obispado.
33.3
Los registros e informes de estaca
33.3.1
La presidencia de estaca
El presidente de estaca supervisa el mantenimiento de los registros de la estaca. Puede delegar en sus consejeros y secretarios una gran parte de esa labor y se asegura de que ellos sigan las normas y los procedimientos vigentes de la Iglesia.
33.3.2
El secretario de estaca
Cada estaca debe tener un secretario de estaca competente que cumpla con sus funciones. Un miembro de la presidencia de estaca llama y aparta al secretario de estaca. Debe poseer el Sacerdocio de Melquisedec y tener una recomendación vigente para el templo. Es miembro del consejo de estaca y asiste a las reuniones de estaca como se indica en 29.3.
El secretario de estaca recibe instrucciones de la presidencia de estaca y trabaja bajo su dirección. Se puede llamar a secretarios auxiliares de estaca para ayudar (véase 33.3.3).
33.3.2.1
Responsabilidades de llevar los registros
El secretario de estaca, o un secretario auxiliar asignado, tiene las siguientes responsabilidades:
Brindar apoyo administrativo a la presidencia de estaca.
Llevar un registro de las asignaciones que se hacen y de las decisiones que se toman en las reuniones de liderazgo de estaca.
Hacer seguimiento de las asignaciones.
Asegurarse de que los registros y los informes sean exactos y se hagan a tiempo.
El secretario de estaca debe familiarizarse con las herramientas para llevar registros de la Iglesia (véase 33.0). Utiliza esas herramientas para ayudar a los líderes a determinar:
Las necesidades de los miembros y las organizaciones.
La disponibilidad de recursos, incluidas las finanzas.
Las tendencias, fortalezas y debilidades de la estaca.
Los aspectos que son motivo de preocupación.
Otros deberes relacionados con llevar registros podrían incluir:
Asegurarse de que las ordenaciones al Sacerdocio de Melquisedec se registren de forma debida y oportuna.
Activar las recomendaciones para el templo.
Agregar información médica a las solicitudes misionales.
Preparar el formulario Sostenimiento de oficiales y el Informe de conferencia de estaca para las conferencias de estaca.
Supervisar la transferencia de registros de los barrios cuando se cree un nuevo barrio o se descontinúe uno, o cuando se cambien los límites geográficos.
Registrar la información de los consejos de membresía de estaca (véase 32.9.6).
El secretario de estaca se reúne con cada nuevo secretario de barrio poco después de que este sea llamado. Se reúne con los secretarios de barrio con la frecuencia que sea necesaria, pero por lo menos dos veces al año. Estas reuniones se llevan a cabo a fin de constatar lo siguiente:
Que los diezmos y otros registros financieros se registren debidamente (véanse 34.1.2 y 34.2.2).
Que las cédulas de miembro se actualicen de manera oportuna y precisa.
Que los secretarios de barrio estén familiarizados con las herramientas para llevar registros de la Iglesia.
Que los certificados de bendición, de bautismo y confirmación y de ordenación en el sacerdocio se entreguen a los miembros del barrio.
Que se lleve a cabo la auditoría anual de cédulas de miembro y que todas las excepciones de la auditoría se corrijan sin demora (véase 33.6.19).
Que la historia anual del barrio se entregue a la estaca al final de cada año (véase 33.7).
El presidente de estaca o un consejero asignado puede llamar y apartar a uno o varios secretarios auxiliares de estaca, según sea necesario. Esos hermanos deben ser poseedores del Sacerdocio de Melquisedec y tener una recomendación vigente para el templo. Trabajan bajo la dirección de la presidencia de estaca y del secretario de estaca.
Si es necesario, se puede llamar a secretarios auxiliares de estaca a que ocupen los cargos siguientes:
Secretario auxiliar de estaca
Secretario auxiliar de estaca asignado a las finanzas (véase 34.1.2)
Secretario auxiliar de estaca asignado a las cédulas de miembro (véanse 33.5 y 33.6)
33.4
Los registros e informes de barrio
33.4.1
El obispado
El obispo supervisa el mantenimiento de los registros en el barrio. Puede delegar en sus consejeros y secretarios una gran parte de esa labor y se asegura de que ellos sigan las normas y los procedimientos vigentes de la Iglesia.
33.4.2
El secretario de barrio
En cada barrio debe haber un secretario de barrio que sea competente y desempeñe sus funciones. Lo recomienda el obispado y lo llama y aparta un miembro de la presidencia de estaca o un miembro asignado del sumo consejo. Debe poseer el Sacerdocio de Melquisedec y tener una recomendación vigente para el templo. Es miembro del consejo de barrio y asiste a las reuniones del barrio tal como se indica en 29.2.
Al secretario de barrio lo capacitan el obispado y los secretarios de estaca, y trabaja bajo la dirección del obispado. Se puede llamar a secretarios auxiliares para ayudar (véase 33.4.3).
33.4.2.1
Responsabilidades de llevar los registros
El secretario de barrio, o un secretario auxiliar asignado, tiene las siguientes responsabilidades:
Brindar apoyo administrativo al obispado.
Llevar un registro de las asignaciones que se hacen y de las decisiones que se toman en las reuniones de liderazgo de barrio.
Hacer seguimiento de las asignaciones.
Asegurarse de que los registros y los informes sean exactos y se hagan a tiempo.
Determinar las ordenanzas que requieran ratificación (véanse 38.2.6 y 18.10.3).
El secretario de barrio debe familiarizarse con las herramientas para llevar registros de la Iglesia (véase 33.0). Utiliza esas herramientas para ayudar a los líderes a determinar:
Las necesidades de los miembros y las organizaciones.
La disponibilidad de recursos, incluidas las finanzas.
Las tendencias, fortalezas y debilidades del barrio.
Los aspectos que son motivo de preocupación.
Al compilar informes sobre la participación de los miembros, el secretario de barrio colabora con los demás secretarios para resolver problemas de menor seriedad; los problemas serios los analiza con el obispo.
El secretario de barrio, o un secretario auxiliar de barrio, muestra a los miembros cómo ver la información de su cédula de miembro en la aplicación Herramientas para miembros. También puede proporcionarles una copia impresa, si se le solicita. Los secretarios de barrio animan a los miembros a informar de cualquier error que haya en su cédula de miembro.
Otros deberes relacionados con llevar registros podrían incluir:
Asegurarse de que las ordenanzas se registren de manera adecuada y oportuna.
El secretario de barrio instruye a los secretarios auxiliares de barrio y a los secretarios de los cuórums y de las organizaciones. Les explica la forma en que la información proveniente de las herramientas para llevar registros de la Iglesia puede ser de ayuda para los líderes.
Esta instrucción es particularmente importante cuando:
Se llama a nuevos secretarios auxiliares de barrio, de cuórum y de organización.
Se presenta o actualiza una herramienta para llevar registros de la Iglesia.
Si es necesario, se puede llamar también a uno o a varios secretarios auxiliares de barrio. Los recomienda el obispado y los llama y aparta un miembro de la presidencia de estaca o un miembro asignado del sumo consejo. Esos hermanos deben poseer el Sacerdocio de Melquisedec o el Sacerdocio Aarónico y también deben tener una recomendación vigente para el templo. Para que a un secretario auxiliar de barrio se le asignen las finanzas, debe poseer el Sacerdocio de Melquisedec. Los secretarios auxiliares de barrio trabajan bajo la guía del obispado y del secretario de barrio.
Si es necesario, se puede llamar a secretarios auxiliares de estaca a que ocupen los cargos siguientes:
Secretario auxiliar de barrio
Secretario auxiliar de barrio asignado a las finanzas (véase 34.2.2)
Secretario auxiliar de barrio asignado a las cédulas de miembro (véanse 33.5 y 33.6)
33.4.4
Los líderes del sacerdocio y de las organizaciones
Los líderes de cuórum y de las organizaciones supervisan la tarea de llevar registros en sus respectivas organizaciones. Podrían asignar a los secretarios a que realicen gran parte de esa labor y colaboran con los secretarios para asegurarse de que los registros e informes sean precisos y oportunos.
33.5
Los informes sobre la participación de los miembros
Los informes sobre la participación de los miembros ayudan a los líderes a centrarse en el progreso y las necesidades de los miembros. Cuando sea posible, esos informes deben revisarse de manera electrónica en lugar de imprimirse. Cuando sea necesario que se impriman, se deben manejar cuidadosamente a fin de respetar la privacidad de los miembros y de cumplir con las leyes locales de protección de datos.
33.5.1
Tipos de informes
33.5.1.1
Los informes de asistencia
La asistencia a las reuniones sacramentales y a las reuniones dominicales del sacerdocio y de las organizaciones se registra de forma electrónica mediante LCR o Herramientas para miembros.
Reunión sacramental. El secretario de barrio o uno de los secretarios auxiliares de barrio registra la asistencia a la reunión sacramental. El recuento corresponde al número de miembros que asisten a la reunión en persona o por transmisión, incluyendo a los visitantes. A los miembros del barrio que no asistan debido a que tengan una asignación en otro barrio o a que hayan asistido ese día a otro barrio se los debe contar en la otra unidad.
Reuniones dominicales de los cuórums y de las organizaciones. Los secretarios y asesores de cuórum y de organización registran la asistencia a sus reuniones. Los líderes de los jóvenes también podrían ayudar a registrar la asistencia. El recuento corresponde al número de miembros que asisten a la reunión en persona o por transmisión, incluyendo a los visitantes. Los miembros que presten servicio en la Primaria o como líderes de los jóvenes del barrio también se incluyen en la asistencia. Los miembros que asistan a otro barrio son contados en ese barrio.
El secretario de barrio puede registrar la asistencia por cuenta de cualquier organización.
Cada cifra de un informe representa a una persona real que tiene unas necesidades particulares (véase Helamán 15:13). Los líderes procuran la guía del Señor al considerar quién podría necesitar la ayuda de ellos.
El Informe trimestral contiene información útil que puede proporcionar perspectivas a los líderes a medida que busquen inspiración en cuanto a su labor de ministración. El informe está disponible en Herramientas para miembros o en LCR.
Los líderes de estaca y de barrio consultan el Informe trimestral con regularidad a fin de analizar el progreso de las personas. El informe incluye información sobre estos aspectos:
El estado de la recomendación para el templo de los miembros investidos y de los jóvenes.
Los varones de dieciocho a veinticinco años que estén sirviendo o que hayan servido en una misión.
El estado de las entrevistas de ministración (véase 21.3).
Los futuros élderes que necesiten apoyo a fin de prepararse para recibir el Sacerdocio de Melquisedec.
La asistencia a las reuniones dominicales de los niños, los jóvenes, los jóvenes adultos solteros y los adultos (véase 33.5.1.1).
El progreso de los miembros nuevos que hayan sido bautizados y confirmados en los últimos doce meses.
Toda la asistencia y las entrevistas de ministración se registran en Herramientas para miembros o en LCR. Esta información completa automáticamente las partes correspondientes del Informe trimestral.
Cada barrio completa y envía un Informe trimestral a las Oficinas Generales de la Iglesia. El secretario revisa el informe con el obispo y lo envía antes del día 15 del mes que sigue al final de cada trimestre.
La presidencia de estaca podría revisar el Informe trimestral que envíe cada barrio. Eso le sirve para supervisar el progreso y saber dónde se necesita apoyo e instrucción. Los miembros del consejo de estaca también podrían consultar cada Informe trimestral.
33.5.2
Las listas de miembros
Las herramientas para llevar registros de la Iglesia proporcionan a los líderes acceso a las listas de miembros. Esas listas pueden ayudar a los líderes a determinar:
Qué miembros aún no han recibido las ordenanzas para las cuales reúnan los requisitos.
Qué hombres y mujeres jóvenes reúnen los requisitos para servir en una misión.
Qué jóvenes no tienen una recomendación vigente para el templo.
A qué jóvenes se les debe programar una cita para que se reúnan con un miembro del obispado.
Los líderes de los cuórums y de las organizaciones deben tener acceso a las listas con los nombres de las personas que pertenezcan a sus cuórums u organizaciones.
33.6
Las cédulas de miembro
Las cédulas de miembro incluyen el nombre del miembro, su información de contacto, los datos de las ordenanzas que haya recibido y otra información esencial. En el barrio debe haber una cédula de cada uno de los miembros que viva dentro de los límites del barrio.
Las cédulas deben mantenerse en el barrio en el cual viva el miembro. Las excepciones, que deben ser raras, requieren el consentimiento de los obispos y los presidentes de estaca de las unidades correspondientes. Para solicitar una excepción, el presidente de estaca envía la solicitud a la Oficina de la Primera Presidencia por medio de LCR.
Las cédulas de miembro son el único medio para registrar las ordenanzas y otros hechos oficiales en los registros permanentes de la Iglesia; por lo tanto, el obispo se asegura de que los secretarios lleven registros precisos y también se asegura de que los secretarios actualicen la información por medio de LCR. Es de vital importancia hacer lo siguiente sin demora:
Registrar la información de las ordenanzas.
Pedir o enviar los registros de miembros que lleguen al barrio o se vayan de él.
Crear registros de los miembros nuevos y de los hijos de padres que sean miembros.
Registrar el fallecimiento de un miembro. (El fallecimiento de un miembro debe registrarse antes de que se puedan efectuar las ordenanzas del templo a su favor; véase 28.1).
Registrar la información de los matrimonios y de los grupos familiares.
El obispo o el presidente de estaca se asegura de que la cédula de miembro esté en el barrio correspondiente antes de que se entreviste a un miembro para recibir:
Un llamamiento de la Iglesia.
Una recomendación para el templo.
El Sacerdocio de Melquisedec o para ser ordenado a un oficio en ese sacerdocio.
También se asegura de que en la cédula no haya nada de lo siguiente:
Anotaciones.
Comentarios sobre restricciones en cuanto a sellamiento u ordenanzas.
Restricciones formales a la condición de miembro.
En ocasiones, los miembros no han vivido en el barrio de forma continua durante al menos un año. En ese caso, el obispo, o un consejero asignado, se comunica con el obispo anterior antes de realizar una entrevista para extender una recomendación para el templo o recomendar la ordenación a un oficio del Sacerdocio de Melquisedec. El propósito de esta comunicación es preguntar si hay algún asunto de dignidad que se deba considerar. Si un consejero tiene conocimiento de que hay información confidencial, pone fin a la conversación e informa a su obispo para que se comunique con el obispo anterior de la persona antes de realizar la entrevista.
En ninguna circunstancia se puede entregar o mostrar una cédula de miembro a ninguna persona que no sea el obispo o un secretario.
Los miembros pueden ver la información de su propia cédula de miembro y de la de sus hijos dependientes que vivan en casa en la aplicación Herramientas para miembros. También pueden solicitar al secretario copias impresas de sus Resúmenes de ordenanzas personales. Si hubiese errores, el secretario se asegura de que se corrijan en las cédulas de miembro.
Las instrucciones sobre cómo crear una cédula de miembro se encuentran en LCR. También están disponibles instrucciones sobre cómo registrar un matrimonio o una defunción.
En aquellas situaciones que no se traten en esta sección, los líderes deben ponerse en contacto con el Departamento de Servicios Mundiales o con la oficina de Área.
33.6.1
Los nombres que se usan en los registros de la Iglesia
En las cédulas de miembro y en los certificados de ordenanzas se debe escribir el nombre completo y legal de la persona, de conformidad con las leyes y las costumbres locales.
33.6.2
Los miembros inscritos
Las siguientes personas son miembros inscritos y deben tener una cédula de miembro:
Los que han sido bautizados y confirmados.
Los menores de nueve años que hayan sido bendecidos, pero no bautizados.
Los que no sean responsables de sus actos debido a una discapacidad intelectual, sea cual fuere su edad.
Los niños menores de nueve años que no hayan sido bendecidos, cuando se cumplan las dos condiciones siguientes:
Al menos uno de los padres o uno de los abuelos es miembro de la Iglesia.
Ambos padres dan su permiso para que se cree una cédula (si solo uno de los padres tiene la custodia legal del hijo, el permiso de ese progenitor es suficiente).
No se considera miembro inscrito a una persona que tenga nueve años o más y que tenga una cédula de miembro, pero que no haya sido bautizada ni confirmada. No obstante, el barrio en el que resida la persona conserva la cédula de miembro hasta que esta cumpla dieciocho años. En ese momento, si la persona decide no ser bautizada, el obispo cancela la cédula de miembro. Para ello se requiere el permiso del presidente de estaca.
No se cancelan los registros de aquellas personas que no hayan sido bautizadas debido a una discapacidad intelectual, a menos que la persona o un tutor legal, que puede ser uno de los padres, lo solicite.
33.6.3
Las cédulas de nuevos miembros del barrio
El secretario de barrio, o un secretario auxiliar de barrio, se comunica con los miembros nuevos del barrio poco después de la llegada de sus cédulas de miembro para repasar el Resumen de ordenanzas personales y verificar que sea correcto.
Para ver las instrucciones sobre cómo presentar a los nuevos miembros después de que lleguen sus registros o después de que se bauticen y sean confirmados, véase 29.2.1.1.
33.6.4
Las cédulas de miembros que se muden o se alejen del hogar por un tiempo
Los líderes, los hermanos o las hermanas ministrantes o los secretarios del barrio consiguen la nueva dirección de los miembros que se vayan a mudar en cuanto sepan que tienen la intención de mudarse. El secretario transfiere los registros al nuevo barrio en cuanto los miembros se muden. Los secretarios también podrían solicitar los registros de los miembros que se muden al barrio si el barrio anterior no los ha enviado.
Si un secretario no logra averiguar el lugar al que se hayan mudado los miembros, los registros se transfieren a la lista “Cómo hallar a los miembros perdidos” en LCR. Los líderes del cuórum de élderes y de la Sociedad de Socorro analizan ese informe con regularidad y utilizan los recursos disponibles para localizar a esos miembros. Otros miembros del consejo de barrio o los misioneros podrían ayudar.
Si se localiza a un miembro, el secretario traslada el registro según corresponda. Si no se localiza al miembro después de utilizar todos los recursos de búsqueda, el secretario recibe la aprobación del obispo para devolver el registro a las Oficinas Generales de la Iglesia.
Los registros de la lista “Cómo hallar a los miembros perdidos” siguen asignados al barrio, pero no figuran en las listas de miembros ni en los informes, y no se incluyen en las estadísticas del barrio.
Cuando una persona se muda de un barrio durante más de tres meses, un secretario traslada la cédula de miembro al nuevo barrio, a menos que el miembro tenga la intención de regresar después de marcharse por cuestiones de empleo provisional o de temporada, o de estudios, que pudieran durar más de tres meses.
Cuando una persona se muda del barrio durante menos de tres meses y tiene previsto volver, la cédula de miembro permanece en el barrio.
Si los líderes no están seguros de cuánto tiempo estará ausente una persona, conservan el registro en el barrio que mejor atienda las necesidades del miembro.
33.6.5
Las cédulas de miembros que asisten fuera de la unidad
La cédula de miembro de una persona solo puede conservarse en un barrio a la vez. Solo el obispo de ese barrio puede supervisar que se actualice la cédula, que se efectúen ordenanzas y que se le hagan entrevistas a un miembro.
Algunas circunstancias requieren que el nombre y la información de contacto del miembro se registren en un barrio secundario (véanse algunos ejemplos en 33.6.11 y 33.6.13). En esos casos, el secretario del barrio secundario crea una cédula de miembro de quien asiste fuera de la unidad; para ello, utiliza LCR.
Las personas que tienen una cédula de miembro de fuera de la unidad pueden recibir un llamamiento en esa unidad. También se los incluye en los directorios y las listas del barrio.
33.6.6
Las cédulas de miembros que sirven fuera de su barrio geográfico
33.6.6.1
Las cédulas de miembros con otras asignaciones de la Iglesia
Si hay miembros con asignaciones de la Iglesia fuera del barrio geográfico, su cédula de miembro y sus registros financieros se conservan en ese barrio. Si esas asignaciones les exigen mudarse del barrio durante tres meses o más, y si tienen hijos que los acompañen, entonces sus cédulas de miembro se trasladan al nuevo barrio (véase 33.6.4).
Los jóvenes adultos solteros de entre dieciocho y treinta años podrían optar por asistir a su barrio geográfico o a un barrio de JAS, si hubiera uno en su región. Si optan por asistir a un barrio de JAS, asisten al barrio asignado a los límites en los que vivan y también comunican su decisión al obispo del barrio geográfico. La cédula de miembro se conserva en el barrio al que asistan.
Estos principios también se aplican a los adultos solteros de entre treinta y uno y cuarenta y cinco años que opten por asistir a un barrio de adultos solteros.
Si un joven adulto soltero planea asistir temporalmente a un barrio (por ejemplo, mientras asiste a una institución académica), la cédula de miembro se conserva en el barrio al que asista. Con el permiso del miembro, el secretario del barrio donde vive la familia del miembro podría crear un registro de fuera de la unidad para él o ella (véase 33.6.5).
33.6.8
Las cédulas de miembros que vivan en hospitales o en instalaciones de cuidado para ancianos
Las cédulas de miembros que vivan en hospitales o en instalaciones de cuidado para ancianos se deben conservar en el barrio que mejor atienda sus necesidades. En la mayoría de los casos, será el barrio donde se encuentren el hospital o las instalaciones.
33.6.9
Las cédulas de miembros en las fuerzas armadas
Cuando un miembro ingresa al servicio militar para recibir adiestramiento, su cédula se conserva en el barrio geográfico hasta que la persona sea asignada a un puesto de servicio a largo plazo. Cuando eso suceda, el miembro debe ponerse en contacto con el barrio geográfico y proporcionar el nombre y la dirección del nuevo barrio.
33.6.10
Las cédulas de miembros con discapacidad intelectual
En el caso de una persona de ocho años en adelante que tenga una discapacidad intelectual, sus padres (cuando corresponda) y el obispo deliberan en consejo a fin de determinar si la persona es responsable de sus actos. Si se determina que la persona no es responsable, el obispo o un secretario indica “No responsable” en la sección de bautismo de la cédula de miembro de la persona en LCR. Esa cédula no se cancela. No es necesario que una persona cuya cédula indique que no es responsable de sus actos reciba las ordenanzas.
En ocasiones, una persona, sus padres y el obispo deliberan en consejo posteriormente y determinan que la persona sí es responsable de sus actos después de que en la cédula se haya anotado como “No responsable”. En ese caso, el obispo o un secretario (con la aprobación del obispo) puede quitar la indicación de “No responsable”. Para obtener más información al respecto, véase 38.2.4.
33.6.11
Las cédulas de miembros que son sordos o tienen discapacidad auditiva
Los miembros que usan lengua de señas y sus familiares inmediatos o tutores legales pueden optar por tener su cédula de miembro de la Iglesia en alguno de los siguientes lugares:
El barrio geográfico.
Un barrio para personas que son sordas o tienen discapacidad auditiva y que viven dentro de los límites de ese barrio.
Un barrio que reciba a un grupo de personas que son sordas o tienen discapacidad auditiva y que vivan dentro de una zona geográfica especificada por el presidente de estaca o el Presidente de Área.
En ese caso, los registros de una persona o una familia podrían estar en una unidad y podrían ser miembros que están fuera de la unidad en otra. Por ejemplo, parte de una familia podría tener sus cédulas en una unidad para personas que son sordas o tienen discapacidad auditiva, y podrían ser miembros de fuera de la unidad en la unidad geográfica. Para obtener más información, véase 33.6.5.
Los miembros que son sordos o tienen discapacidad auditiva podrían asistir de forma virtual a un barrio o a un grupo organizado para esas personas que esté fuera de la zona geográfica donde vivan. Pueden hacerlo incluso si sus cédulas no están en esa unidad. Antes de asistir virtualmente, deben ponerse en contacto con el obispo del barrio e informarle de su deseo de asistir.
33.6.12
Las cédulas de hijos adoptivos
Las cédulas de hijos adoptivos solo se pueden crear o actualizar después de que se haya finalizado la adopción. El nombre que aparezca en la cédula debe ser el que figure en el decreto de adopción. De igual manera, las cédulas de los padres adoptivos solo se pueden actualizar después de que se haya finalizado la adopción.
33.6.13
Las cédulas de los hijos de padres divorciados
En todas las cédulas de miembro se utiliza el nombre legal de una persona, según lo definan las leyes y las costumbres locales. Eso incluye a los hijos de padres divorciados. El nombre legal que aparezca en la cédula de miembro también debe registrarse en los certificados de bendiciones y ordenanzas del sacerdocio.
Los hijos de padres divorciados con frecuencia asisten a las reuniones de la Iglesia en los barrios de ambos padres. Si bien solo una unidad puede conservar y actualizar la cédula oficial del hijo o la hija, se puede crear una cédula de miembro de fuera de la unidad en el otro barrio al que asista la persona (véase 33.6.5). Eso permite que el nombre y la información de contacto del hijo o la hija figuren en las listas del barrio y de las clases.
Los hijos que tengan una cédula de miembro de fuera de la unidad pueden recibir un llamamiento en esa unidad. Esto ayuda a asegurarse de que se los incluya y de que participen plenamente dondequiera que asistan.
Las restricciones al traslado de cédulas de miembro
Si un miembro se muda mientras esté pendiente determinar las restricciones formales a su condición de miembro u otro asunto grave, el obispo o un secretario autorizado podría poner una restricción al traslado de la cédula de miembro. Para ello, utiliza el sistema LCR.
Una cédula a la que se haya impuesto una restricción de traslado no se envía a una nueva unidad hasta que el líder del sacerdocio que puso la restricción autorice que esta se quite.
33.6.16
Las cédulas del archivo “Domicilio desconocido”
A veces, se logra localizar a un miembro después de que su registro haya estado en el archivo “Domicilio desconocido” en las Oficinas Generales de la Iglesia. En esos casos, el secretario de barrio solicita la cédula mediante el sistema LCR. En el registro se incluye un mensaje en el cual se alienta al obispado y a los líderes de cuórum y de organización a visitar a la persona lo antes posible a fin de hermanarla. También se puede pedir a los misioneros de tiempo completo que visiten y hermanen a esos miembros.
33.6.17
Registro y corrección de la información sobre ordenanzas
Cada año, el secretario de estaca, o un secretario auxiliar de estaca, se asegura de que se lleve a cabo una auditoría de las cédulas de miembro en cada barrio mediante el sistema LCR. Para ayudar en estas auditorías, el presidente de estaca puede llamar a otras personas que tengan experiencia con el mantenimiento de las cédulas de miembro. Las auditorías se deben terminar para el 30 de junio de cada año.
33.7
Los registros históricos
33.7.1
Las historias de barrio y de estaca
El Señor ha mandado que se escriba y se conserve “una historia de todas las cosas importantes” concernientes a Su Iglesia (Doctrina y Convenios 69:3; véanse también el versículo 5 y Alma 37:2).
Cada unidad de la Iglesia debe documentar todos los asuntos importantes concernientes a la unidad. Entre esos asuntos se encuentran relatos históricos de los líderes de la unidad. Para determinar bien cuáles son las cuestiones importantes, se debe:
Reflexionar sobre los esfuerzos realizados para ayudar a las personas y las familias.
Reconocer experiencias significativas que permitan ver la influencia de Dios en la vida de Sus hijos.
Llevar una historia es una labor espiritual que fortalecerá la fe de quienes la escriban y la lean. La calidad de esta historia mejorará si se va documentando durante el año.
Los líderes del sacerdocio y de las organizaciones de estaca y de barrio aportan historias por medio de la herramienta Historia de la unidad, en LaIglesiadeJesucristo.org. Los secretarios de estaca y de barrio tienen la responsabilidad primordial de organizar y coordinar esta labor. La presidencia de estaca y el obispado pueden llamar a un especialista de estaca o de barrio en historia para que ayude. En la Guía de consulta rápida de la herramienta, hay instrucciones adicionales.
Los miembros pueden utilizar la herramienta Historia de la unidad para ver las historias publicadas por sus líderes de barrio y estaca. La Iglesia automáticamente guarda las historias publicadas.
33.7.2
La historia de la Iglesia
El Departamento de Historia de la Iglesia recopila con criterio selectivo archivos históricos que comprenden registros personales, obras de arte y artefactos “para el bien de la iglesia, y para las generaciones futuras” (Doctrina y Convenios 69:8). Las preguntas relacionadas con el valor histórico de los registros deben dirigirse a:
Los registros de la Iglesia son confidenciales, ya sea que existan de forma impresa o digital. Entre los registros se incluyen:
Las cédulas de miembro.
Los registros financieros.
Las notas de reuniones.
Los formularios y documentos oficiales (incluidos los registros de consejos de membresía).
Las notas tomadas en entrevistas privadas.
Los líderes y los secretarios deben salvaguardar los registros de la Iglesia manteniéndolos, guardándolos y deshaciéndose de ellos de una forma que proteja la privacidad de las personas. Los líderes se aseguran de que la información que se recabe de los miembros:
Se limite a lo que la Iglesia requiere.
Se utilice solo para los propósitos aprobados de la Iglesia.
Se entregue únicamente a las personas que estén autorizadas a utilizarla.
La información que se almacene de forma electrónica se debe mantener debidamente segura y protegida (véase 33.9.1). Los líderes se aseguran de que esos datos no se empleen para objetivos personales, políticos ni comerciales. No se debe dar información de los registros de la Iglesia, incluida la información histórica, a ninguna persona ni agencia que lleve a cabo estudios de investigación o encuestas (véase 38.8.37).
Los líderes y los miembros deben seguir las pautas que se encuentran en 38.8.13 para proteger los directorios de estaca y de barrio.
33.9
Administración de los registros
Los líderes de estaca y de barrio deben lograr que la administración eficaz de los registros constituya una parte integral de sus procedimientos de llevar registros. En esta sección se describen tres aspectos importantes de la administración de registros.
33.9.1
Protección
Todos los registros, informes y datos de la Iglesia deben protegerse contra el acceso, las modificaciones, la destrucción o la divulgación no autorizados. Esa información debe conservarse en un lugar seguro. Los registros que sean sumamente confidenciales, incluidos los documentos impresos por computadora, deben guardarse en la oficina del líder en un cajón o en un armario cerrados con llave, cuando no se estén usando.
Cuando sea posible, las copias electrónicas de registros, informes y datos deben estar cifradas y protegidas por contraseña. Los dispositivos o medios de almacenamiento que sean propiedad de la Iglesia y que se hayan perdido o que hayan sido robados se deben comunicar sin demora a incidents.ChurchofJesusChrist.org. También se debe informar del uso indebido de la información de la Iglesia.
33.9.1.1
Los nombres de usuario y las contraseñas
Los presidentes de estaca, los obispos y otros líderes nunca deben compartir su nombre de usuario y contraseña de la Iglesia con los consejeros, los secretarios, los secretarios ejecutivos ni otras personas. Tampoco deben almacenarlos en dispositivos que otras personas puedan ver o a los que puedan tener acceso.
Las contraseñas deben tener doce caracteres o más y no deben adivinarse fácilmente. Se recomienda encarecidamente a los líderes que habiliten la verificación en dos pasos (también conocida como autenticación multifactor) en su cuenta de la Iglesia, siempre que sea posible.
33.9.1.2
Las computadoras que se comparten y el almacenamiento de datos
Los líderes y los secretarios no deben almacenar la información de las cédulas de miembros ni de las finanzas en computadoras que compartan y a las que puedan tener acceso otras personas que no estén autorizadas a ver esa información.
33.9.1.3
La privacidad de los datos
En muchos países se han promulgado leyes de protección de datos que regulan el procesamiento de los datos personales. Eso incluye la información de las cédulas de miembro y de otros registros de la Iglesia que identifiquen a las personas. Los líderes que tengan preguntas sobre la forma en que se aplican las leyes de protección de datos a la administración local de los registros de la Iglesia pueden ponerse en contacto con la Oficina de Privacidad de datos de la Iglesia a través de DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Retención
Los registros deben guardarse solamente durante el tiempo necesario para cumplir los propósitos administrativos, legales e históricos. Los registros financieros deben conservarse durante un mínimo de tres años, además del año en curso. Los líderes que tengan dudas en cuanto al tiempo que se deben conservar los registros deben comunicarse con el Departamento de Servicio Mundial o con la oficina de Área.
33.9.3
Destrucción
Los registros que están obsoletos o no se necesiten más deben destruirse de tal modo que no sea posible recuperar ni reconstruir ninguna información de ellos. Al eliminar información digital de cédulas de miembro o de finanzas, el líder debe asegurarse de que esa información no se pueda recuperar por ningún medio razonable.
Los registros con posible valor histórico no se deben desechar, destruir ni guardar en el centro de recursos del barrio (biblioteca). Las preguntas sobre el valor histórico de los registros se pueden dirigir a la Biblioteca de Historia de la Iglesia (véase la información de contacto en 33.7.2).
33.10
Los especialistas de estaca y de barrio en tecnología
La presidencia de estaca llama a uno o más miembros de la estaca para que presten servicio como especialistas de estaca en tecnología. El obispado puede llamar a uno o más miembros del barrio para que presten servicio como especialistas de barrio en tecnología. Esos llamamientos pueden desempeñarlos mujeres, hombres y jóvenes.
Los especialistas de estaca en tecnología prestan servicio bajo la dirección del secretario de estaca. Los especialistas de barrio en tecnología sirven bajo la dirección del secretario de barrio o del secretario ejecutivo, según lo determine el obispo. Sus responsabilidades incluyen lo siguiente:
Ayudar a los líderes de estaca o de barrio con necesidades técnicas.
Enseñar a los miembros cómo obtener acceso a los recursos multimedia, a las aplicaciones y a otras herramientas tecnológicas de la Iglesia, incluyendo FamilySearch.org.
Apoyar a los líderes y maestros que utilizan herramientas tecnológicas para cumplir con sus llamamientos.
Administrar la transmisión de las reuniones y clases para aquellos que no pueden asistir (véase 29.7).
Además, el especialista de estaca en tecnología tiene las siguientes responsabilidades en cuanto a la administración de las computadoras de la Iglesia en la estaca, incluyendo las que se encuentran en los centros de FamilySearch:
Implementar las instrucciones de la presidencia de estaca en cuanto a colocar, compartir y reasignar todas las computadoras de la estaca y programar su uso.
Mantener un inventario actualizado de todo el hardware de las computadoras en la estaca, con números de serie, modelos, capacidad y ubicaciones físicas.
Asegurarse de que (1) las computadoras, el software y la información confidencial estén protegidos, y (2) que se hagan copias de seguridad de los archivos de datos con regularidad.
Estar familiarizado con las normas generales para el uso de computadoras de la Iglesia (véase 38.8.10).
Asimismo, deberá estar familiarizado con las pautas para la adquisición y la administración de las computadoras de la Iglesia.
Según sea necesario, los especialistas de estaca en tecnología coordinan la labor de los especialistas de barrio en tecnología y también proporcionan instrucción.