Ținerea înregistrărilor a fost întotdeauna importantă în Biserica Domnului. De exemplu:
Adam a păstrat „o carte de aducere-aminte” (Moise 6:5).
Moroni ne-a învățat că numele celor care au fost botezați în Biserica lui Hristos au fost consemnate pentru ca „ei să poată fi ținuți minte și hrăniți de cuvântul cel bun al lui Dumnezeu” (Moroni 6:4).
Joseph Smith a instruit că un înregistrator trebuie să fie chemat în fiecare episcopie ca „să poată face o înregistrare a unui adevăr înaintea Domnului” (Doctrină și legăminte 128:2). El a subliniat, de asemenea, importanța ținerii cu sârguință a înregistrărilor când a scris: „Orice veți înregistra pe pământ va fi înregistrat în cer și tot ceea ce nu veți înregistra pe pământ nu va fi înregistrat în cer” (Doctrină și legăminte 128:8, vedeți, de asemenea, versetele 2-9).
33.1
Prezentarea pe scurt a înregistrărilor Bisericii
Înregistrările Bisericii sunt sacre. Informațiile din ele sunt sensibile și trebuie protejate. Sistemele de înregistrări ale Bisericii autorizează accesul la informațiile privind calitatea de membru în funcție de chemări. Doar celor care sunt autorizați trebuie să li se ofere acces. Ei trebuie să folosească aceste informații doar în scopuri specifice chemărilor lor (vedeți 33.8).
Înregistrările pot ajuta conducătorii:
să identifice cine ar putea avea nevoie de îngrijire specială;
să identifice rânduielile necesare salvării pe care le-a primit sau de care ar putea avea nevoie o persoană;
să localizeze membri.
În unitățile Bisericii, sunt ținute tipurile de înregistrări de mai jos:
rapoarte privind participarea membrilor (vedeți 33.5);
Toți funcționarii trebuie să aibă integritate fără cusur și să urmeze poruncile Domnului. Ei trebuie:
să aibă o recomandare pentru templu valabilă;
să țină cu atenție înregistrările;
să fie învățători și administratori capabili.
Funcționarii urmează, cu atenție, actualele reguli pentru a proteja fondurile Bisericii și a se asigura că înregistrările Bisericii sunt corecte. Funcționarii înștiințează imediat conducătorii preoției despre orice neconcordanțe. Dacă apar dificultăți în rezolvarea neconcordanțelor, funcționarii trebuie să contacteze Biroul înregistrări confidențiale de la sediul central al Bisericii. Informațiile de contact sunt indicate mai jos.
Telefon: 1-801-240-2053 sau 1-800-453-3860, interior 2-2053
Număr de telefon cu apelare gratuită (GSD): 855-537-4357
Durata slujirii funcționarilor trebuie să fie suficientă pentru ca ei să-și învețe îndatoririle și să păstreze continuitatea muncii lor (vedeți 30.5). Deoarece ei nu sunt membri ai președinției țărușului sau episcopatului, nu trebuie să fie eliberați când președinția țărușului sau episcopatul sunt reorganizate.
33.3
Înregistrările și rapoartele țărușului
33.3.1
Președinția țărușului
Președintele de țăruș supraveghează ținerea înregistrărilor țărușului. El poate delega o mare parte din această lucrare consilierilor săi și funcționarilor. El se asigură că ei urmează regulile și procedurile actuale ale Bisericii.
33.3.2
Funcționarul țărușului
Fiecare țăruș trebuie să aibă un funcționar al țărușului pregătit și care slujește în mod activ. El este chemat și pus deoparte de un membru al președinției țărușului. El trebuie să dețină Preoția lui Melhisedec și să aibă o recomandare pentru templu valabilă. El este, de asemenea, membru al consiliului țărușului. El participă la adunările țărușului așa cum este indicat în 29.3.
Funcționarul țărușului este instruit de președinția țărușului și lucrează sub îndrumarea membrilor ei. Funcționari asistenți ai țărușului pot fi chemați pentru a ajuta (vedeți 33.3.3).
33.3.2.1
Responsabilitățile legate de ținerea înregistrărilor
Funcționarul țărușului sau un funcționar asistent desemnat are următoarele responsabilități:
oferă sprijin administrativ președinției țărușului;
ține o înregistrare cu însărcinările și hotărârile stabilite și luate în adunările conducerii la nivel de țăruș;
urmărește progresul însărcinărilor;
se asigură că înregistrările și rapoartele sunt corecte și la timp.
Funcționarul țărușului trebuie să se familiarizeze cu instrumentele Bisericii pentru ținerea înregistrărilor (vedeți 33.0). El folosește aceste instrumente pentru a-i ajuta pe conducători să identifice:
nevoile membrilor și organizațiilor;
disponibilitatea resurselor, inclusiv finanțele;
tendințe, puncte forte și slabe ale țărușului;
aspecte care îngrijorează.
Alte îndatoriri legate de ținerea înregistrărilor pot fi:
asigurarea că rânduirile la Preoția lui Melhisedec sunt consemnate corespunzător și prompt;
activarea recomandărilor pentru templu;
adăugarea informațiilor medicale în cererile de slujire în misiune;
supravegherea transferului înregistrărilor episcopiei când este creată o nouă episcopie sau când o episcopie este desființată sau îi sunt modificate limitele teritoriale;
înregistrarea informațiilor pentru consiliile privind calitatea de membru la nivel de țăruș (vedeți 32.9.6);
Verificarea înregistrărilor și rapoartelor episcopiei
Funcționarul țărușului se întâlnește cu fiecare funcționar nou al episcopiei la scurt timp după ce este chemat. El se întâlnește cu funcționarii episcopiei ori de câte ori este nevoie, dar cel puțin de două ori pe an. Aceste adunări se desfășoară pentru a se asigura că:
zeciuiala și alte înregistrări financiare sunt înregistrate în mod corespunzător (vedeți 34.1.2 și 34.2.2);
înregistrările calității de membru sunt actualizate cu promptitudine și acuratețe;
funcționarii episcopiei sunt familiarizați cu instrumentele Bisericii pentru ținerea înregistrărilor;
certificatele de binecuvântare, botez și confirmare, precum și cele de rânduire în cadrul preoției sunt date membrilor episcopiei;
auditul anual privind înregistrările calității de membru este efectuat și toate obiecțiile auditului sunt corectate cu promptitudine (vedeți 33.6.19);
istoricul anual al episcopiei este trimis țărușului la sfârșitul fiecărui an (vedeți 33.7).
Președintele de țăruș sau un consilier desemnat poate chema și pune deoparte unul sau mai mulți funcționari asistenți ai țărușului, după cum este necesar. Acești frați trebuie să fie deținători ai Preoției lui Melhisedec care au o recomandare pentru templu valabilă. Ei lucrează sub îndrumarea președinției țărușului și a funcționarului țărușului.
Dacă este necesar, un funcționar asistent poate fi chemat în fiecare dintre următoarele poziții:
funcționar asistent al țărușului;
funcționar asistent al țărușului – finanțe (vedeți 34.1.2);
funcționar asistent al țărușului – calitatea de membru (vedeți 33.5 și 33.6).
33.4
Înregistrările și rapoartele episcopiei
33.4.1
Episcopatul
Episcopul supraveghează ținerea înregistrărilor episcopiei. El poate delega o mare parte din această lucrare consilierilor săi și funcționarilor. El se asigură că ei urmează regulile și procedurile actuale ale Bisericii.
33.4.2
Funcționarul episcopiei
Fiecare episcopie trebuie să aibă un funcționar al episcopiei pregătit și care slujește în mod activ. El este recomandat de episcopat și chemat și pus deoparte de un membru al președinției țărușului sau de un înalt consilier desemnat. El trebuie să dețină Preoția lui Melhisedec și să aibă o recomandare pentru templu valabilă. El este membru al consiliului episcopiei. El participă la adunările episcopiei așa cum este indicat în 29.2.
Funcționarul episcopiei este instruit de episcopat și de funcționarii țărușului. El lucrează sub îndrumarea episcopatului. Funcționari asistenți ai episcopiei pot fi chemați pentru a ajuta (vedeți 33.4.3).
33.4.2.1
Responsabilitățile legate de ținerea înregistrărilor
Funcționarul episcopiei sau un funcționar asistent desemnat are următoarele responsabilități:
să ofere sprijin administrativ episcopatului;
să țină o înregistrare cu însărcinările și hotărârile stabilite și luate în adunările conducerii la nivel de episcopie;
să urmărească progresul însărcinărilor;
să se asigure că înregistrările și rapoartele sunt corecte și la timp;
să identifice rânduielile care necesită ratificare (vedeți 38.2.6 și 18.10.3).
Funcționarul episcopiei trebuie să se familiarizeze cu instrumentele Bisericii pentru ținerea înregistrărilor (vedeți 33.0). El folosește aceste instrumente pentru a-i ajuta pe conducători să identifice:
nevoile membrilor și organizațiilor;
disponibilitatea resurselor, inclusiv finanțele;
tendințe, puncte forte și slabe ale episcopiei;
aspecte care îngrijorează.
Când compilează rapoarte despre participarea membrilor, funcționarul lucrează cu secretarii pentru a rezolva probleme minore. El discută cu episcopul despre probleme grave.
Funcționarul episcopiei sau un funcționar asistent al episcopiei arată membrilor cum să-și vadă informațiile privind calitatea de membru în aplicația Instrumente pentru membri. El le poate oferi, de asemenea, un exemplar tipărit, dacă i se cere. Funcționarii episcopiei încurajează membrii să raporteze orice eroare în legătură cu informațiile privind calitatea lor de membru.
Alte îndatoriri legate de ținerea înregistrărilor pot fi:
să se asigure că rânduielile sunt înregistrate corespunzător și prompt;
să înregistreze informații pentru consiliile privind calitatea de membru la nivel de episcopie (vedeți 32.9.6);
să mențină înregistrările financiare (vedeți 34.2.2).
Imagine
Binecuvântarea unui bebeluș.
33.4.2.2
Instruirea funcționarilor și secretarilor
Funcționarul episcopiei instruiește funcționarii asistenți ai episcopiei și secretarii cvorumurilor și organizațiilor. El îi ajută să înțeleagă modul în care informațiile consemnate prin instrumentele Bisericii pentru ținerea înregistrărilor îi pot ajuta pe conducători.
Această instruire este importantă în special atunci când:
funcționarii asistenți la nivel de episcopie și secretarii cvorumurilor și organizațiilor sunt nou chemați;
un instrument al Bisericii pentru ținerea înregistrărilor este prezentat sau actualizat;
Funcționari asistenți ai episcopiei pot fi chemați în funcție de necesități. Ei sunt recomandați de episcopat și chemați și puși deoparte de un membru al președinției țărușului sau de un înalt consilier desemnat. Acești frați trebuie să dețină Preoția lui Melhisedec sau Preoția aaronică. De asemenea, ei trebuie să aibă o recomandare pentru templu valabilă. Dacă un funcționar asistent al episcopiei este desemnat să se ocupe de finanțe, el trebuie să dețină Preoția lui Melhisedec. Funcționarii asistenți ai episcopiei slujesc sub îndrumarea episcopatului și a funcționarului episcopiei.
Dacă este necesar, un funcționar asistent poate fi chemat în fiecare dintre următoarele poziții:
funcționar asistent al episcopiei;
funcționar asistent al episcopiei – finanțe (vedeți 34.2.2);
funcționar asistent al episcopiei – calitatea de membru (vedeți 33.5 și 33.6).
33.4.4
Conducătorii preoției și cei ai organizațiilor
Conducătorii cvorumurilor și cei ai organizațiilor supraveghează ținerea înregistrărilor în organizațiile lor. Ei pot desemna secretari care să facă mare parte a acestei lucrări. Ei lucrează cu secretari pentru a se asigura că înregistrările și rapoartele sunt corecte și la timp.
33.5
Rapoartele privind participarea membrilor
Rapoartele privind participarea membrilor ajută conducătorii să se concentreze asupra progresului și nevoilor membrilor. Când este posibil, aceste rapoarte trebuie verificate electronic și nu tipărite. Când sunt necesare rapoartele tipărite, ele trebuie gestionate cu grijă pentru a respecta confidențialitatea informațiilor privind membrii și pentru a fi în acord cu legile locale privind protecția datelor.
33.5.1
Tipuri de rapoarte
33.5.1.1
Rapoartele privind prezența
Prezența la adunările de împărtășanie și la adunările de duminica ale preoției și ale organizațiilor este înregistrată electronic folosind LCR sau Instrumente pentru membri.
Adunarea de împărtășanie. Prezența la adunarea de împărtășanie este înregistrată în fiecare săptămână de funcționarul episcopiei sau de un funcționar asistent al episcopiei. Numărul total este numărul celor care participă la adunare în persoană sau prin transmisiuni, inclusiv vizitatorii. Membrii episcopiei care nu sunt prezenți deoarece au o altă însărcinare sau sunt prezenți într-o altă episcopie sunt socotiți în episcopia la care participă.
Adunările de duminica ale cvorumurilor și ale organizațiilor. Prezența este înregistrată în fiecare săptămână de secretarii și sfătuitorii cvorumurilor și organizațiilor. Conducătorii tinerilor pot ajuta, de asemenea, la înregistrarea prezenței. Numărul total este numărul celor care participă la adunare în persoană sau prin transmisiuni, inclusiv vizitatorii. Membrii care slujesc în cadrul Societății Primare sau în calitate de conducători ai tinerilor din cadrul episcopiei sunt, de asemenea, incluși ca prezenți. Membrii care participă la o altă episcopie sunt numărați în episcopia la care participă.
Funcționarul episcopiei poate înregistra prezența în numele oricărei organizații.
Fiecare număr dintr-un raport reprezintă o persoană care are nevoi unice (vedeți Helaman 15:13). Conducătorii caută îndrumare de la Domnul în timp ce se gândesc la cine ar putea avea nevoie de ajutorul lor.
Raportul trimestrial conține informații utile care le pot oferi conducătorilor cunoștințe pe măsură ce caută inspirație în legătură cu acțiunile lor de păstorire. Raportul este disponibil în Instrumente pentru membri sau LCR.
Conducătorii la nivel de țăruș și episcopie revăd, cu regularitate, raportul trimestrial pentru a trece în revistă progresul persoanelor. Raportul include informații despre:
situația recomandărilor pentru templu ale membrilor înzestrați și ale tinerilor;
bărbați cu vârste cuprinse între 18 și 25 de ani care slujesc sau au slujit în misiune;
situația interviurilor despre păstorire (vedeți 21.3);
potențialii vârstnici care au nevoie de sprijin în pregătirea pentru a primi Preoția lui Melhisedec;
prezența la adunările de duminica pentru copii, tineri, tineri adulți necăsătoriți și adulți (vedeți 33.5.1.1);
progresul membrilor noi care au fost botezați și confirmați în ultimele 12 luni.
Toate interviurile privind prezența și păstorirea sunt consemnate în Instrumente pentru membri sau LCR. Aceste informații sunt completate automat în porțiunile corespunzătoare din raportul trimestrial.
Fiecare episcopie completează și trimite un raport trimestrial sediului central al Bisericii. Funcționarul verifică raportul împreună cu episcopul și îl trimite înainte de a 15-a zi din luna care urmează sfârșitului fiecărui trimestru.
Președinția țărușului poate trece în revistă raportul trimestrial trimis de fiecare episcopie. Acest lucru o va ajuta să monitorizeze progresul și să știe unde sunt necesare sprijin și instruire. Membrii consiliului țărușului pot vedea, de asemenea, fiecare raport trimestrial.
33.5.2
Listele cu membri
Instrumentele Bisericii pentru ținerea înregistrărilor oferă conducătorilor acces la listele cu membri. Aceste liste pot ajuta conducătorii să identifice:
care membri nu au primit încă rânduielile pentru care sunt eligibili;
care tineri băieți și tinere fete sunt eligibili să slujească în misiune;
care tineri nu au o recomandare pentru templu valabilă;
care tineri trebuie să fie programați pentru adunări cu un membru al episcopatului.
Conducătorii cvorumurilor și ai organizațiilor trebuie să aibă acces la listele cu cei care fac parte din cvorumul sau organizația lor.
33.6
Înregistrările calității de membru
Înregistrările calității de membru cuprind numele membrilor, informațiile de contact, detaliile rânduielilor și alte informații esențiale. Episcopia trebuie să aibă câte o înregistrare a calității de membru pentru fiecare membru care locuiește în cadrul limitelor ei teritoriale.
Înregistrările calității de membru trebuie să fie ținute în episcopia în care locuiește membrul. Excepțiile, care trebuie să fie rare, necesită consimțământul episcopilor și președinților de țăruși implicați. Pentru a solicita o excepție, președintele de țăruș folosește LCR pentru a trimite cererea Biroului Primei Președinții.
Înregistrările calității de membru sunt singurele mijloace pentru înregistrarea rânduielilor și a celorlalte acțiuni oficiale în înregistrările permanente ale Bisericii. De aceea, episcopul se asigură că funcționarii țin evidențe corecte. El se asigură, de asemenea, că funcționarii actualizează informațiile folosind LCR. Este vital să se facă prompt următoarele:
să se înregistreze informații despre rânduieli;
să se transfere înregistrările membrilor care se mută în sau din episcopie;
să se creeze înregistrări pentru membrii noi și pentru noii copii ai părinților care sunt membri;
să se înregistreze decesul unui membru. (Decesul unui membru trebuie înregistrat înainte ca rânduielile din templu să poată fi înfăptuite pentru el. Vedeți 28.1);
să se consemneze informațiile despre căsătorie și gospodărie.
Episcopul sau președintele de țăruș se asigură că o înregistrare a calității de membru se află în episcopia corespunzătoare înainte ca un membru să fie intervievat pentru a primi:
o chemare în Biserică;
o recomandare pentru templu;
Preoția lui Melhisedec sau pentru a fi rânduit la un oficiu în cadrul acelei preoții.
El se asigură, de asemenea, că înregistrarea nu include niciunul dintre următoarele:
o adnotare;
un comentariu despre o restricție privind pecetluirea sau o rânduială;
restricții oficiale privind calitatea de membru.
Uneori, membrul nu a locuit în aceeași episcopie, în mod continuu, cel puțin un an. În acest caz, episcopul sau un consilier desemnat contactează episcopul anterior înainte de a desfășura un interviu pentru a elibera o recomandare pentru templu sau pentru a recomanda rânduirea la un oficiu al Preoției lui Melhisedec. Scopul acestei contactări este de a întreba dacă există vreo problemă de demnitate care trebuie luată în considerare. Dacă un consilier află că există informații confidențiale, el încheie conversația. El îl informează pe episcopul său să-l contacteze pe episcopul anterior înainte de a desfășura interviul.
Înregistrările calității de membru nu pot fi date sau arătate, în nicio situație, nimănui altcuiva decât episcopului sau unui funcționar.
Membrii pot vedea informațiile privind calitatea de membru pentru ei înșiși și pentru copiii aflați în întreținerea lor care locuiesc acasă, în aplicația Instrumente pentru membri. Ei pot, de asemenea, să solicite funcționarului exemplare tipărite ale Rezumatului privind rânduielile individuale. Dacă sunt găsite greșeli, un funcționar se asigură că acestea sunt corectate în înregistrările calității de membru.
Instrucțiuni despre cum să creezi o înregistrare a calității de membru sunt disponibile în LCR. Instrucțiuni despre cum să înregistrezi o căsătorie sau un deces sunt, de asemenea, disponibile.
Pentru situațiile care nu sunt abordate în această secțiune, conducătorii trebuie să contacteze Departamentul pentru Asistență Globală sau biroul zonal.
33.6.1
Numele folosite în înregistrările Bisericii
În înregistrările calității de membru și pe certificatele pentru rânduieli, trebuie trecut numele complet legal al persoanei, așa cum este definit de legea locală sau de obiceiul local.
33.6.2
Membrii cu înregistrare
Următoarele persoane sunt membri cu înregistrare și trebuie să aibă o înregistrare a calității de membru:
cei care au fost botezați și confirmați;
cei care au mai puțin de 9 ani, care au fost binecuvântați, dar nu au fost botezați;
cei care nu sunt responsabili din cauza dizabilităților intelectuale, indiferent de vârstă;
copiii mai mici de 9 ani care nu au fost binecuvântați când se aplică ambele situații/sunt întrunite ambele condiții de mai jos:
cel puțin un părinte sau un bunic este membru al Bisericii;
ambii părinți oferă permisiunea ca o înregistrare să fie creată (dacă doar un părinte are custodia legală asupra copilului, permisiunea acelui părinte este suficientă).
O persoană în vârstă de cel puțin 9 ani care are o înregistrare a calității de membru, dar nu a fost botezată și confirmată nu este membru cu înregistrare. Totuși, episcopia în limitele căreia locuiește persoana păstrează înregistrarea calității de membru până când aceasta împlinește 18 ani. În acel moment, dacă persoana alege să nu fie botezată, episcopul anulează înregistrarea calității de membru. Este necesară permisiunea președintelui de țăruș.
Înregistrările nu sunt anulate în cazul celor care nu au fost botezați din cauza unei dizabilități intelectuale, decât dacă acest lucru este cerut de acea persoană sau de un tutore legal, inclusiv de un părinte.
33.6.3
Înregistrările membrilor noi ai episcopiei
Funcționarul episcopiei sau funcționarul asistent al episcopiei contactează noii membri ai episcopiei la scurt timp după ce înregistrările calității de membru ajung la episcopie pentru a verifica exactitatea Rezumatului rânduielilor individuale.
Pentru instrucțiuni privind prezentarea noilor membri după primirea înregistrărilor lor sau după ce sunt botezați și confirmați, vedeți 29.2.1.1.
33.6.4
Înregistrările membrilor care se mută sau care sunt temporar plecați de acasă
Conducătorii episcopiei, frații care păstoresc, surorile care păstoresc și funcționarii obțin noua adresă a membrilor imediat ce află că aceștia intenționează să se mute din episcopie. Funcționarul mută înregistrările în noua episcopie când are loc mutarea membrilor. Funcționarii pot solicita, de asemenea, înregistrările membrilor care se mută în episcopia lor când înregistrările nu au fost trimise de episcopia anterioară.
Dacă funcționarul nu poate afla unde s-au mutat membrii, înregistrarea este mutată în lista Găsirea membrilor pierduți din LCR. Conducătorii cvorumului vârstnicilor și conducătoarele Societății de Alinare parcurg acest raport cu regularitate și folosesc resursele disponibile pentru a-i localiza pe acești membri. Alți membri ai consiliului episcopiei sau misionari pot ajuta.
Dacă membrul este localizat, funcționarul mută înregistrarea. Dacă membrul nu este localizat după ce s-au folosit toate resursele pentru a-l găsi, funcționarul primește aprobarea episcopului pentru a returna înregistrarea la sediul central al Bisericii.
Înregistrările din lista Găsirea membrilor pierduți sunt în continuare desemnate episcopiei, dar nu apar în listele și rapoartele privind membrii și nu sunt incluse în statisticile episcopiei.
Când o persoană se mută dintr-o episcopie mai mult de trei luni, funcționarul mută înregistrarea calității de membru în noua episcopie, cu excepția cazului în care membrul intenționează să se întoarcă după ce a plecat la un loc de muncă sau școlarizare temporară sau sezonieră care poate dura mai mult de trei luni.
Când o persoană se mută din episcopie pentru mai puțin de trei luni și planifică să se întoarcă, înregistrarea calității de membru este ținută în episcopie.
Când conducătorii nu sunt siguri cât timp va fi departe o persoană, ei țin înregistrarea în episcopia care poate îndeplini cel mai bine nevoile membrului.
33.6.5
Înregistrările membrilor din afara unității
Înregistrarea calității de membru a unei persoane poate fi ținută doar într-o singură episcopie într-un anumit moment. Doar episcopul acelei episcopii poate supraveghea actualizarea înregistrării calității de membru, înfăptuirea de rânduieli și desfășurarea de interviuri cu membrul.
Unele circumstanțe necesită ca numele membrului și informațiile de contact ale unui membru să fie înregistrate într-o episcopie secundară (pentru exemple, vedeți 33.6.11 și 33.6.13). În aceste situații, funcționarul episcopiei secundare creează o înregistrare de membru din afara unității. El folosește LCR pentru a crea această înregistrare.
Membrii cu o înregistrare din afara unității pot să primească o chemare în acea episcopie. Ei sunt, de asemenea, incluși în registrele și listele de prezență ale episcopiei.
33.6.6
Înregistrările membrilor care slujesc în afara episcopiei geografice de care aparțin
33.6.6.1
Înregistrări ale membrilor care au alte însărcinări în Biserică
Dacă membrii au însărcinări în cadrul Bisericii în afara episcopiei lor geografice, înregistrările calității lor de membru și cele financiare sunt ținute în episcopia geografică. Dacă, datorită însărcinărilor, membrii trebuie să se mute din episcopia lor geografică pentru trei luni sau mai mult și dacă îi însoțesc copiii lor, înregistrările calității de membru sunt transferate în noua episcopie (vedeți 33.6.4).
Tinerii adulți necăsătoriți cu vârste cuprinse între 18 și 30 de ani pot alege să fie membri fie ai episcopiei lor geografice, fie ai unei episcopii pentru TAN, dacă există una în zona lor. Dacă aleg o episcopie pentru TAN, ei participă la episcopia desemnată limitelor teritoriale în care locuiesc. Ei îl informează, de asemenea, pe episcopul episcopiei lor geografice. Înregistrarea calității de membru este ținută în episcopia la care participă.
Aceste principii sunt valabile și pentru adulții necăsătoriți, cu vârste cuprinse între 31 și 45 de ani, care aleg să fie membri ai unei episcopii pentru adulți necăsătoriți.
Dacă un tânăr adult necăsătorit planifică să frecventeze temporar o episcopie (de exemplu, în timp ce frecventează școala), înregistrarea calității de membru este păstrată în episcopia pe care o frecventează. Cu permisiunea membrului, funcționarul episcopiei în care locuiește familia membrului poate crea o înregistrare pentru membri din afara unității pentru acesta (vedeți 33.6.5).
33.6.8
Înregistrările membrilor care trăiesc în spitale sau în cămine de îngrijire
Înregistrările membrilor care trăiesc în spitale sau cămine de îngrijire trebuie ținute în episcopia care îi poate ajuta cel mai mult. În majoritatea cazurilor, aceasta este episcopia în raza căreia se găsește spitalul sau căminul.
33.6.9
Înregistrările membrilor în serviciul militar
Când un membru este în perioada de instrucție pe care o implică intrarea în sistemul militar, înregistrarea calității de membru este ținută în episcopia geografică până când membrul primește o însărcinare de mai lungă durată/este repartizat unei unități militare pentru o perioadă mai lungă. În acel moment, membrul trebuie să contacteze episcopia geografică și să ofere numele și adresa noii episcopii.
33.6.10
Înregistrările membrilor cu dizabilități intelectuale
În cazul unei persoane în vârstă de cel puțin opt ani, care are o dizabilitate intelectuală, părinții ei (dacă este cazul) și episcopul se sfătuiesc împreună pentru a stabili dacă persoana este responsabilă. Dacă se concluzionează că persoana nu este responsabilă, episcopul sau funcționarul indică „Nu este responsabilă” în secțiunea botez din înregistrarea calității de membru a persoanei în LCR. Înregistrarea nu este anulată. Rânduielile nu sunt necesare pentru o persoană a cărei înregistrare indică faptul că nu este responsabilă.
Uneori, o persoană, părinții săi și episcopul se sfătuiesc, mai târziu, împreună și stabilesc că o persoană este răspunzătoare după ce înregistrarea a fost notată ca „Nu este responsabilă”. În acest caz, episcopul sau un funcționar (cu aprobarea episcopului) poate șterge indicația „Nu este responsabilă”. Pentru mai multe informații, vedeți 38.2.4.
33.6.11
Înregistrările membrilor surzi sau care aud cu greutate
Membrii care folosesc limbajul semnelor și membrii familiei lor restrânse sau tutorii legali pot alege să aibă înregistrarea calității lor de membru al Bisericii în oricare dintre următoarele locuri:
în episcopia geografică;
într-o episcopie pentru persoane surde sau care aud cu greutate care locuiesc în cadrul limitelor teritoriale ale acesteia;
într-o episcopie care găzduiește un grup pentru membri care sunt surzi sau aud cu greutate și care locuiesc în cadrul unei zone geografice indicate de președintele de țăruș sau președintele zonei.
În această situație, înregistrările unei persoane sau ale unei familii pot fi într-o unitate și pot fi membri din afara unității în altă unitate. De exemplu, unii membri dintr-o familie pot să-și aibă înregistrările într-o unitate pentru persoane surde sau care aud cu greutate și ei pot fi membri din afara unității în unitatea lor geografică. Pentru mai multe informații, vedeți 33.6.5.
Membrii care sunt surzi sau aud cu greutate pot participa online la adunările unei episcopii sau unui grup organizat pentru cei care sunt surzi sau aud cu greutate în afara zonei geografice a membrilor respectivi. Ei pot face astfel chiar dacă înregistrările lor nu sunt în acea unitate. Înainte de a participa online, ei trebuie să contacteze episcopul episcopiei și să-l informeze despre dorința lor de a participa.
33.6.12
Înregistrările copiilor adoptați
Înregistrările copiilor adoptați pot fi create sau actualizate doar după ce adopția este definitivă. Numele din înregistrare trebuie să corespundă cu certificatul de adopție. Înregistrările părinților adoptivi pot fi actualizate doar după ce adopția este definitivă.
33.6.13
Înregistrările copiilor ai căror părinți au divorțat
Toate înregistrările calității de membru folosesc numele legal al unei persoane, așa cum este definit de legea locală sau obiceiul local. Aceasta include copiii părinților care au divorțat. Numele legal din înregistrarea calității de membru trebuie consemnat, de asemenea, pe certificatele de binecuvântări și rânduieli ale preoției.
Copiii ai căror părinți sunt divorțați participă, deseori, la adunările Bisericii din episcopiile ambilor părinți. Deși numai o unitate poate păstra și actualiza înregistrarea oficială a calității de membru a unui copil, o înregistrare de membru din afara unității poate fi creată în cealaltă episcopie în care participă (vedeți 33.6.5). Aceasta va permite ca numele copilului și informațiile sale de contact să fie incluse în listele episcopiei și în registrele claselor.
Copiii cu o înregistrare de membru din afara unității pot să primească o chemare în acea unitate. Acest lucru poate ajuta la asigurarea faptului că ei sunt incluși și pot participa din plin oriunde ar fi.
Restricțiile privind transferul pe înregistrările calității de membru
Dacă un membru se mută în timp ce există restricții oficiale privind calitatea de membru sau există o altă îngrijorare serioasă, episcopul sau un funcționar autorizat poate adăuga o restricție privind transferul pe înregistrarea calității de membru. El folosește LCR pentru a face acest lucru.
O înregistrare care are o restricție privind transferul nu va fi transferată la noua unitate până când conducătorul preoției care a menționat restricția nu autorizează înlăturarea ei.
33.6.16
Înregistrările din fișierul „Adresă necunoscută”
Uneori, un membru este localizat după ce înregistrarea sa a fost în „fișierul adresă necunoscută” de la sediul central al Bisericii. În această situație, funcționarul episcopiei solicită înregistrarea folosind LCR. Înregistrarea va include un mesaj care încurajează conducătorii episcopatului, ai cvorumurilor și ai organizațiilor să viziteze persoana cât mai curând posibil și să ofere înfrățire. Misionarii cu timp deplin pot fi, de asemenea, rugați să viziteze și să înfrățească acești membri.
33.6.17
Înregistrarea și corectarea informațiilor despre rânduieli
Auditurile privind înregistrările calității de membru
În fiecare an, funcționarul țărușului sau un funcționar asistent al țărușului se asigură că, în fiecare episcopie, este efectuat un audit privind înregistrările calității de membru folosindu-se LCR. Președintele de țăruș poate chema alte persoane care au experiență în ținerea înregistrărilor calității de membru pentru a-l ajuta cu aceste audituri. Auditurile trebuie finalizate până la data de 30 iunie a fiecărui an.
33.7
Istoricele
33.7.1
Istoricele țărușului și episcopiei
Domnul a poruncit ca „o istorie a tuturor lucrurilor importante” cu privire la Biserica Sa să fie scrisă și ținută (Doctrină și legăminte 69:3, vedeți, de asemenea, versetul 5; Alma 37:2).
Fiecare unitate din Biserică trebuie să documenteze toate aspectele importante cu privire la unitate. Aceste aspecte includ relatările referitoare la istoric ale conducătorilor unității. Identificarea aspectelor importante se realizează cel mai bine când:
se reflectează asupra acțiunilor întreprinse pentru a ajuta persoane și familii;
se identifică experiențele care arată influența lui Dumnezeu în viața copiilor Săi.
Ținerea unui istoric este o lucrare spirituală care va întări credința celor care îl scriu și îl citesc. Prezența documentelor care să susțină relatările de-a lungul anului va îmbunătăți calitatea istoricului.
Conducătorii preoției și ai organizațiilor la nivel de țăruș și episcopie contribuie cu istorisiri folosind instrumentul Istoria unității din ChurchofJesusChrist.org. Funcționarii țărușului și cei ai episcopiei au responsabilitatea principală de a organiza și coordona acest efort. Președinția țărușului și episcopatul pot chema un specialist în istoria țărușului sau episcopiei pentru a ajuta. Instrucțiuni suplimentare sunt disponibile în Scurt îndrumar al instrumentului.
Membrii pot folosi instrumentul Istoria unității pentru a vedea istorisiri care au fost publicate de conducătorii episcopiei și țărușului lor. Istorisirile publicate sunt păstrate automat de Biserică.
33.7.2
Istoria Bisericii
Departamentul de Istorie a Bisericii culege selectiv înregistrări referitoare la istoria ei, inclusiv înregistrări personale, opere de artă și artifacte „pentru binele Bisericii și al generațiilor care se ridică” (Doctrină și legăminte 69:8). Întrebări privind valoarea istorică a înregistrărilor pot fi adresate la:
Church History Library (Biblioteca de istorie a Bisericii)
Înregistrările Bisericii sunt confidențiale, fie că sunt pe hârtie, fie în format digital. Acestea includ:
înregistrările calității de membru;
înregistrări financiare;
notițe de la adunări;
formulare și documente oficiale (inclusiv înregistrări ale consiliilor privind calitatea de membru);
notițe luate în urma interviurilor private.
Conducătorii și funcționarii trebuie să protejeze înregistrările Bisericii mânuindu-le, depozitându-le și distrugându-le într-un mod care protejează confidențialitatea privind persoanele. Conducătorii se asigură că informațiile adunate de la membri:
se limitează la ceea ce cere Biserica;
se folosesc doar în scopuri aprobate ale Bisericii;
sunt oferite doar celor care sunt autorizați să le folosească.
Informațiile stocate în format electronic trebuie ținute în siguranță și protejate corespunzător (vedeți 33.9.1). Conducătorii se asigură că astfel de informații nu sunt folosite în scopuri personale, politice sau comerciale. Informațiile din înregistrările Bisericii, inclusiv informațiile cu caracter istoric, nu pot fi date persoanelor sau agențiilor care desfășoară studii sau sondaje (vedeți 38.8.37).
Conducătorii și membrii trebuie să urmeze îndrumările din 38.8.13 pentru a proteja registrele țărușului și episcopiei.
33.9
Gestionarea înregistrărilor
Conducătorii la nivel de țăruș și episcopie trebuie să întreprindă acțiuni eficiente de gestionare a înregistrărilor, ca parte a procedurilor lor de ținere a înregistrărilor. Trei aspecte importante ale gestionării înregistrărilor sunt prezentate în această secțiune.
33.9.1
Protecția
Toate înregistrările, rapoartele și informațiile Bisericii trebuie protejate împotriva accesării, modificării, distrugerii sau dezvăluirii neautorizate. Aceste informații trebuie păstrate într-un loc sigur. Înregistrările cu grad înalt de confidențialitate, inclusiv foile tipărite, trebuie ținute într-un sertar încuiat sau într-un seif în biroul conducătorului, când nu sunt folosite.
Acolo unde este posibil, exemplarele electronice ale înregistrărilor, rapoartelor și informațiilor trebuie codate și protejate prin parolă. Dispozitivele sau fișierele media de stocare, proprietate a Bisericii, care sunt pierdute sau furate trebuie raportate cu promptitudine la incidents.ChurchofJesusChrist.org. Trebuie, de asemenea, raportată folosirea necorespunzătoare a informațiilor Bisericii.
33.9.1.1
Nume de utilizator și parole
Președinții de țăruși, episcopii și alți conducători nu trebuie să împărtășească niciodată numele lor de utilizator și parola Bisericii consilierilor, funcționarilor, secretarilor executivi sau altora. De asemenea, nu trebuie să le stocheze pe dispozitive pe care alții le pot vedea sau accesa.
Parolele trebuie să aibă 12 caractere sau mai mult și să nu poată fi ghicite ușor. Conducătorii sunt încurajați cu tărie să activeze verificarea în doi pași (cunoscută, de asemenea, sub numele de autentificare cu mai mulți factori) pentru contul lor de pe site-ul Bisericii ori de câte ori este posibil.
33.9.1.2
Calculatoare utilizate de mai multe persoane și stocarea datelor
Conducătorii și funcționarii nu trebuie să stocheze informații privind calitatea de membru sau informații financiare pe calculatoare utilizate de mai multe persoane, pentru că pot fi accesate de alte persoane care nu sunt autorizate să dețină aceste informații.
33.9.1.3
Confidențialitatea informațiilor
Multe țări au promulgat legi privind protecția datelor care reglementează procesarea informațiilor personale. Aceasta include informațiile din înregistrările calității de membru și alte înregistrări ale Bisericii care identifică persoane. Conducătorii care au întrebări despre punerea în practică a legilor privind protecția datelor în gestionarea locală a înregistrărilor Bisericii pot contacta Biroul Bisericii pentru confidențialitatea informațiilor la DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Păstrarea
Înregistrările trebuie ținute doar atât timp cât este nevoie de ele în scopuri administrative, juridice sau istorice. Înregistrările financiare trebuie păstrate cel puțin trei ani plus anul în curs. Conducătorii care au întrebări despre cât timp să păstreze înregistrările trebuie să contacteze Global Services Department (Departamentul pentru Asistență Globală) sau biroul zonal.
33.9.3
Distrugerea
Înregistrările care sunt vechi sau de care nu mai este nevoie trebuie distruse, astfel încât informațiile să nu mai poată fi recuperate sau refăcute. Când șterge informațiile în format digital privind calitatea de membru sau financiare, conducătorul trebuie să se asigure că acestea nu pot fi recuperate prin niciun mijloc rezonabil.
Înregistrările care au potențială valoare istorică nu trebuie aruncate, distruse sau puse în centrul de resurse al (biblioteca) casei de întruniri. Întrebările privind valoarea istorică a înregistrărilor pot fi adresate Bibliotecii de Istorie a Bisericii (vedeți informațiile de contact în 33.7.2).
33.10
Specialiștii tehnici la nivel de țăruș și de episcopie
Președinția țărușului cheamă unul sau mai mulți membri ai țărușului să slujească în calitate de specialiști tehnici la nivel de țăruș. Episcopatul poate chema unul sau mai mulți membri ai episcopiei să slujească în calitate de specialiști tehnici la nivel de episcopie. Bărbați, femei și tineri pot sluji în aceste chemări.
Specialiștii tehnici la nivel de țăruș slujesc sub îndrumarea funcționarului țărușului. Specialiștii tehnici la nivel de episcopie slujesc sub îndrumarea funcționarului episcopiei sau a secretarului executiv, după cum stabilește episcopul. Printre responsabilitățile lor se pot număra următoarele:
ajută conducătorii la nivel de țăruș sau episcopie în ceea ce privește nevoile tehnice;
învață membrii cum să acceseze și să folosească materialele media, aplicațiile și alte instrumente ale Bisericii care implică mijloacele tehnice, inclusiv FamilySearch.org;
sprijină conducătorii și învățătorii care folosesc instrumente care implică mijloacele tehnice, pentru a-și îndeplini chemările;
gestionează transmisiunea adunărilor și claselor pentru cei care nu pot participa (vedeți 29.7).
Mai mult, specialistul tehnic la nivel de țăruș are următoarele responsabilități privind gestionarea calculatoarelor Bisericii din țăruș, inclusiv pe cele din centrele FamilySearch:
implementează îndrumările primite de la președinția țărușului în legătură cu plasarea, distribuirea, redistribuirea și programarea tuturor calculatoarelor țărușului;
ține un inventar la zi al tuturor componentelor hardware ale calculatoarelor din țăruș, cu numere de serie, modele, capacități și locul fizic;
se asigură că 1) calculatoarele, software-ul și informațiile confidențiale sunt în siguranță și 2) fișierele cu informații au o copie de rezervă actualizată cu regularitate;
se familiarizează cu regulile generale privind calculatoarele Bisericii (vedeți 38.8.10);
se familiarizează cu îndrumările privind obținerea și gestionarea calculatoarelor Bisericii.
După cum este necesar, specialiștii tehnici la nivel de țăruș coordonează munca specialiștilor tehnici la nivel de episcopie. Ei oferă, de asemenea, instruire.