“33. Registros e relatórios”, Manual Geral: Servir em A Igreja de Jesus Cristo dos Santos dos Últimos Dias, 2020.
“33. Registros e relatórios”, Manual Geral.
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homens olhando para o computador
33.
Registros e relatórios
33.0
Introdução
Os procedimentos deste capítulo se aplicam geralmente às unidades que usam as ferramentas on-line de manutenção de registros da Igreja, inclusive os Recursos para Líderes e Secretários (LCR), Ferramentas do Membro e Lista de Membros e Mapa da Ala. As unidades que não possuem acesso a essas ferramentas devem trabalhar com o Departamento Global de Serviços ou com o escritório da área.
A manutenção de registros sempre foi importante na Igreja do Senhor. Por exemplo:
Adão guardou “um livro de recordações” (Moisés 6:5).
Morôni ensinou que os nomes daqueles que foram batizados na Igreja de Cristo foram registrados para que “fossem lembrados e nutridos pela boa palavra de Deus” (Morôni 6:4).
Joseph Smith instruiu que um registrador deve ser chamado em todas as alas para “fazer um registro da verdade perante o Senhor” (Doutrina e Convênios 128:2). Ele também enfatizou a importância da manutenção diligente de registros quando escreveu: “Tudo o que registrardes na Terra será registrado no céu e tudo o que não registrardes na Terra não será registrado no céu” (Doutrina e Convênios 128:8, ver também os versículos 2–9).
33.1
Visão geral dos registros da Igreja
Os registros da Igreja são sagrados. As informações neles contidas são sigilosas e devem ser protegidas. Os sistemas de registros da Igreja autorizam o acesso às informações dos membros com base nos chamados. Somente aqueles que são autorizados devem ter acesso. Eles devem usar essas informações somente para propósitos específicos de seu chamado (ver o item 33.8).
Os registros podem ajudar os líderes a:
Identificar quem pode precisar de cuidados especiais.
Identificar quais ordenanças de salvação uma pessoa recebeu ou pode precisar.
Localizar os membros.
Os seguintes tipos de registro são mantidos nas unidades da Igreja:
Relatórios de participação dos membros (ver o item 33.5)
Todos os secretários devem ser pessoas de integridade inquestionável e que seguem os mandamentos do Senhor. Eles devem:
Possuir uma recomendação para o templo válida.
Manter registros cuidadosamente.
Ser professores e administradores capazes.
Os secretários seguem cuidadosamente as normas vigentes para proteger os recursos da Igreja e garantir que os registros da Igreja estejam exatos. Os secretários notificam imediatamente os líderes do sacerdócio de quaisquer irregularidades. Se surgirem dificuldades para resolver as irregularidades, os secretários devem entrar em contato com o Escritório de Registros Confidenciais na sede da Igreja. As informações para contato são mostradas a seguir:
Telefone: 1-801-240-2053 ou 1-800-453-3860, ramal 2-2053
Ligação gratuita (telefone do GSD): 0800 891 42 53
A duração do serviço dos secretários deve ser suficiente para que aprendam seus deveres e mantenham a continuidade em seu trabalho (ver o item 30.5). Como não são membros da presidência da estaca nem do bispado, não precisam ser desobrigados quando a presidência de estaca ou o bispado forem reorganizados.
33.3
Registros e relatórios da estaca
33.3.1
Presidência da estaca
O presidente da estaca supervisiona a manutenção de registros da estaca. Ele pode delegar parte desse trabalho a seus conselheiros e secretários. Certifica-se de que sigam as normas e os procedimentos atuais da Igreja.
33.3.2
Secretário da estaca
Toda estaca deve ter um secretário qualificado e operante. Ele é chamado e designado, por imposição de mãos, por um membro da presidência da estaca. Ele deve ser portador do Sacerdócio de Melquisedeque e ter uma recomendação válida para o templo. Serve como membro do conselho da estaca. Ele participa das reuniões da estaca conforme indicado no item 29.3.
O secretário da estaca é instruído pela presidência da estaca e trabalha sob a direção dela. Podem ser chamados secretários adjuntos da estaca para ajudar (ver o item 33.3.3).
33.3.2.1
Responsabilidades referentes à manutenção de registros
O secretário da estaca, ou um secretário adjunto designado, tem as seguintes responsabilidades:
Dar apoio administrativo à presidência da estaca.
Manter um registro das designações dadas e das decisões tomadas nas reuniões de liderança da estaca.
Acompanhar as designações.
Certificar-se de que os registros e relatórios sejam precisos e pontuais.
O secretário da estaca deve se familiarizar com as ferramentas de manutenção de registros da Igreja (ver o item 33.0). Ele usa essas ferramentas para ajudar os líderes a identificar:
As necessidades dos membros e das organizações.
A disponibilidade de recursos, inclusive finanças.
As tendências, pontos fortes e fracos da estaca.
As áreas de preocupação.
Outros deveres de manutenção de registros podem incluir:
Garantir que as ordenações ao Sacerdócio de Melquisedeque sejam registradas de forma adequada e imediata.
Ativar recomendações para o templo.
Acrescentar informações médicas aos aplicativos missionários.
O secretário da estaca se reúne com cada novo secretário da ala logo depois que ele for chamado. Ele se reúne com os secretários da ala sempre que necessário, mas pelo menos duas vezes por ano. Essas reuniões são realizadas para garantir que:
O dízimo e outros registros financeiros sejam devidamente registrados (ver os itens 34.1.2 e 34.2.2).
Os registros de membro sejam atualizados rapidamente e com precisão.
Os secretários da ala estejam familiarizados com as ferramentas de manutenção de registros da Igreja.
Os certificados de bênção, batismo e confirmação, e ordenação ao sacerdócio sejam entregues aos membros das alas.
A auditoria anual do registro de membro seja realizada e todas as exceções de auditoria sejam prontamente corrigidas (ver o item 33.6.19).
O histórico anual da ala seja enviado para a estaca no final de cada ano (ver o item 33.7).
O presidente da estaca ou um de seus conselheiros pode chamar e designar, por imposição de mãos, um ou mais secretários adjuntos da estaca, conforme a necessidade. Esses irmãos devem ser portadores do Sacerdócio de Melquisedeque e ter uma recomendação para o templo válida. Eles trabalham sob a orientação da presidência da estaca e do secretário da estaca.
Se necessário, um secretário adjunto pode ser chamado para cada uma das seguintes funções:
Secretário adjunto da estaca
Secretário adjunto da estaca — finanças (ver o item 34.1.2)
Secretário adjunto da estaca — registros de membros (ver os itens 33.5 e 33.6)
33.4
Registros e relatórios da ala
33.4.1
Bispado
O bispo supervisiona a manutenção de registros da ala. Ele pode delegar parte desse trabalho a seus conselheiros e secretários. Certifica-se de que sigam as normas e os procedimentos atuais da Igreja.
33.4.2
Secretário da ala
Toda ala deve ter um secretário qualificado e operante. Ele é recomendado pelo bispado e chamado e designado, por imposição de mãos, por um membro da presidência da estaca ou um sumo conselheiro designado. Ele deve ser portador do Sacerdócio de Melquisedeque e ter uma recomendação válida para o templo. Ele é um membro do conselho da ala. Ele participa das reuniões da ala conforme indicado no item 29.2.
O secretário da ala é treinado pelo bispado e pelos secretários da estaca. e trabalha sob a direção do bispado. Secretários adjuntos da ala podem ser chamados para ajudar (ver o item 33.4.3).
33.4.2.1
Responsabilidades referentes à manutenção de registros
O secretário da ala, ou um secretário adjunto designado, tem as seguintes responsabilidades:
Dar apoio administrativo ao bispado.
Manter um registro das designações dadas e das decisões tomadas nas reuniões de liderança da ala.
Acompanhar as designações.
Certificar-se de que os registros e relatórios sejam precisos e realizados pontualmente.
Identificar ordenanças que exijam ratificação (ver os itens 38.2.6 e 18.10.3).
O secretário da ala deve conhecer as ferramentas de manutenção de registros da Igreja (ver o item 33.0). Ele usa essas ferramentas para ajudar os líderes a identificar:
As necessidades dos membros e das organizações.
A disponibilidade de recursos, inclusive finanças.
As tendências, pontos fortes e fracos da ala.
As áreas de preocupação.
Ao compilar relatórios sobre a participação dos membros, o secretário trabalha com os secretários das organizações para resolver pequenos problemas. Ele conversa com o bispo sobre problemas sérios.
O secretário da ala ou um secretário adjunto da ala mostra aos membros como visualizar suas informações de membro no aplicativo Ferramentas do Membro. Ele também pode fornecer-lhes uma cópia impressa, se solicitado. Os secretários da ala incentivam os membros a relatar quaisquer erros em suas informações de membro.
Outros deveres de manutenção de registros podem incluir:
Assegurar-se de que as ordenanças sejam registradas adequada e prontamente.
Instrução de secretários e secretários dos quóruns e das organizações
O secretário da ala instrui os secretários adjuntos da ala e os secretários dos quóruns e das organizações. Ele os ajuda a entender como as informações das ferramentas de manutenção de registros da Igreja podem ajudar os líderes.
Essa instrução é especialmente importante quando:
Os secretários adjuntos da ala, os secretários dos quóruns e das organizações foram chamados recentemente.
Uma ferramenta de manutenção de registros da Igreja é apresentada ou atualizada.
Secretários adjuntos da ala podem ser chamados, conforme a necessidade. Eles são recomendados pelo bispado e chamados e designados, por imposição de mãos, por um membro da presidência da estaca ou um sumo conselheiro designado. Esses irmãos devem ser portadores do Sacerdócio Aarônico ou de Melquisedeque. Eles também devem ter uma recomendação para o templo válida. Se um secretário adjunto da ala ficar designado para as finanças, ele precisa ser portador do Sacerdócio de Melquisedeque. Os secretários adjuntos da ala trabalham sob a orientação do bispado e do secretário da ala.
Se necessário, um secretário adjunto pode ser chamado para cada uma das seguintes funções:
Secretário adjunto da ala
Secretário adjunto da ala — finanças (ver o item 34.2.2)
Secretário adjunto da ala — registros de membros (ver os itens 33.5 e 33.6)
33.4.4
Líderes do sacerdócio e das organizações
Os líderes dos quóruns e das organizações supervisionam a manutenção de registros de suas organizações. Eles podem designar os secretários para fazer grande parte desse trabalho. Eles trabalham com os secretários para garantir que os registros e relatórios sejam precisos e realizados pontualmente.
33.5
Relatórios de progresso de membros
Os relatórios de progresso dos membros ajudam os líderes a se concentrar no progresso e nas necessidades dos membros. Quando possível, esses relatórios devem ser examinados eletronicamente em vez de impressos. Quando os relatórios impressos forem necessários, eles devem ser administrados cuidadosamente para respeitar a privacidade dos membros e cumprir as leis locais de proteção de dados.
33.5.1
Tipos de relatórios
33.5.1.1
Relatórios de frequência
A frequência às reuniões sacramentais e às reuniões dominicais do sacerdócio e das organizações é registrada eletronicamente usando o LCR ou o aplicativo Ferramentas do Membro.
Reunião sacramental. A frequência à reunião sacramental é registrada semanalmente pelo secretário da ala ou por um secretário adjunto da ala. A contagem é o número de pessoas presentes na reunião ou por transmissão, inclusive os visitantes. Os membros da ala que não estiverem presentes devido a outra designação ou que estiverem frequentando outra ala serão contados na ala que frequentam.
Reuniões dominicais do quórum e das organizações. A frequência é registrada semanalmente pelos secretários e consultores do quórum e das organizações. Os líderes dos jovens também podem ajudar a registrar a frequência. A contagem é o número de pessoas presentes na reunião ou por transmissão, inclusive os visitantes. Os membros que estiverem servindo na Primária ou como líderes dos jovens da ala também estarão incluídos como participantes. Os membros que estão frequentando outra ala serão contados na ala que frequentam.
O secretário da ala pode registrar a frequência em favor de qualquer organização.
Cada número em um relatório representa uma pessoa real que tem necessidades únicas (ver Helamã 15:13). Os líderes buscam a orientação do Senhor ao ponderar quem pode precisar de sua ajuda.
O Relatório trimestral contém informações úteis que podem proporcionar aos líderes ideias à medida que buscarem inspiração sobre seu trabalho de ministração. O relatório está disponível no aplicativo Ferramentas do Membro ou no LCR.
Os líderes da estaca e da ala consultam regularmente o Relatório trimestral para analisar o progresso das pessoas. O relatório inclui informações sobre:
A situação da recomendação para o templo de membros com investidura e de jovens.
Homens de 18 a 25 anos que estão servindo ou que serviram missão.
A situação das entrevistas sobre a ministração (ver o item 21.3).
Élderes em perspectiva que precisam de apoio na preparação para receber o Sacerdócio de Melquisedeque.
A frequência à reunião dominical para crianças, jovens, jovens adultos solteiros e adultos (ver o item 33.5.1.1).
O progresso de membros novos que foram batizados e confirmados nos últimos 12 meses.
Todas as entrevistas de frequência e ministração são registradas no aplicativo Ferramentas do Membro ou no LCR. Essas informações preenchem automaticamente as partes correspondentes do Relatório trimestral.
Toda ala preenche e envia um Relatório trimestral para a sede da Igreja. O secretário examina o relatório com o bispo e o envia antes do dia 15 do mês seguinte ao final de cada trimestre.
A presidência da estaca pode examinar o Relatório trimestral enviado por cada ala. Isso vai ajudá-los a monitorar o progresso e saber onde o apoio e as instruções são necessários. Os membros do conselho da estaca também podem visualizar cada Relatório trimestral.
33.5.2
Listas de membros
As ferramentas de manutenção de registros da Igreja fornecem aos líderes acesso às listas de membros. Essas listas podem ajudar os líderes a identificar:
Os membros que ainda não receberam as ordenanças para as quais são elegíveis.
Os rapazes e as moças que são elegíveis para servir missão.
Os jovens que não têm uma recomendação para o templo válida.
Os jovens que precisam ser agendados para as reuniões com um membro do bispado.
Os líderes dos quóruns e das organizações devem ter acesso às listas das pessoas que fazem parte de seu respectivo quórum ou de sua organização.
33.6
Registros de membro
Os registros de membro contêm o nome dos membros, as informações para contato, os detalhes das ordenanças e outras informações vitais. A ala deve ter um registro de membro para cada membro que resida em sua área.
O registro de cada membro deve ser mantido na ala em que o membro reside. Exceções, que devem ser raras, exigem o consentimento dos bispos e presidentes de estaca envolvidos. Para solicitar uma exceção, o presidente da estaca usa o LCR para enviar a solicitação ao escritório da Primeira Presidência.
Os registros de membro são o único meio de registrar ordenanças e outras medidas oficiais nos registros permanentes da Igreja. Portanto, o bispo se certifica de que os secretários mantenham registros precisos. Também se certifica de que os secretários atualizem as informações usando o LCR. É essencial fazer o seguinte rapidamente:
Registrar as informações sobre as ordenanças.
Transferir registros de membros que se mudarem para a ala ou da ala.
Criar registros para membros novos e novos filhos de pais membros.
Registrar o falecimento de um membro. (O falecimento de um membro deve ser registrado antes que as ordenanças do templo possam ser realizadas em favor dele. Ver o item 28.1.)
Registrar informações sobre casamento e família.
O bispo ou presidente da estaca se certifica de que o registro de membro esteja na ala adequada antes que um membro seja entrevistado para receber:
Um chamado na Igreja.
Uma recomendação para o templo.
O Sacerdócio de Melquisedeque ou ser ordenado a um ofício nesse sacerdócio.
Ele também se certifica de que o registro não inclua nenhum dos seguintes itens:
Uma anotação
Um comentário sobre uma restrição de selamento ou ordenança
Restrições formais à condição de membro
Às vezes, um membro não mora na mesma ala por pelo menos um ano. Nesse caso, o bispo ou um conselheiro designado entra em contato com o bispo anterior antes de realizar uma entrevista para emitir uma recomendação para o templo ou recomendar a ordenação a um ofício do Sacerdócio de Melquisedeque. O propósito desse contato é perguntar se há alguma questão de dignidade a ser considerada. Se um conselheiro fizer o contato com o bispo anterior e ficar sabendo de informações confidenciais, ele encerrará a conversa. Ele então informa a seu bispo que ele precisa entrar em contato com o bispo anterior antes da entrevista.
Sob nenhuma circunstância um registro de membro pode ser entregue ou mostrado a uma pessoa que não seja o bispo ou um secretário.
No aplicativo Ferramentas do Membro, os membros podem visualizar as informações de membro para si mesmos e por quaisquer filhos dependentes que morem na casa. Eles também podem solicitar ao secretário cópias impressas do resumo de ordenanças individuais de cada um deles. Se houver erros, um secretário deve se assegurar de que sejam corrigidos nos registros de membros.
Instruções sobre como criar um registro de membro estão disponíveis no LCR. Instruções sobre como registrar um casamento ou falecimento também estão disponíveis.
Para situações não abordadas nesta seção, os líderes devem entrar em contato com o Departamento Global de Serviços ou com o escritório da área.
33.6.1
Nomes usados nos registros da Igreja
O nome completo legal da pessoa, conforme definido pela lei ou pelos costumes locais, deve ser usado nos registros de membros e certificados de ordenanças.
33.6.2
Membros registrados
As seguintes pessoas são membros da Igreja e devem ter um registro de membro:
Aquelas que foram batizadas e confirmadas.
Aquelas que têm menos de 9 anos de idade e foram abençoadas, mas não batizadas.
Aquelas que não são responsáveis, devido à deficiência intelectual, independentemente da idade.
Crianças que não foram abençoadas com menos de 9 anos de idade, desde que as duas condições a seguir se apliquem:
Pelo menos um dos pais ou um dos avós é membro da Igreja.
Ambos os pais dão permissão para que um registro seja criado. (Se apenas um dos pais tiver a guarda legal do filho, a permissão desse pai ou mãe é suficiente.)
Uma pessoa com 9 anos de idade ou mais que tenha um registro de membro, mas não tenha sido batizada e confirmada não é considerada membro registrado. Contudo, a ala em que a pessoa reside mantém o registro de membro até que a pessoa tenha 18 anos. Nesse momento, se a pessoa decidir não ser batizada, o bispo cancela o registro de membro. É necessária a permissão do presidente da estaca.
Os registros das pessoas que não foram batizadas devido a uma deficiência intelectual não são cancelados, a menos que solicitado pela pessoa ou por um responsável legal, inclusive o pai ou a mãe.
33.6.3
Registros de membros novos da ala
O secretário da ala ou um secretário adjunto deve entrar em contato com os novos membros da ala logo após a chegada do registro de membro deles para examinar o “Resumo de ordenanças individuais” e verificar se está correto.
Para instruções sobre como apresentar um membro novo depois que seu registro tiver sido recebido ou depois que ele for batizado e confirmado, ver o item 29.2.1.1.
33.6.4
Registros de membros que se mudaram ou que estejam temporariamente fora de sua residência permanente
Os líderes da ala, os ministradores, as ministradoras e os secretários devem conseguir o novo endereço dos membros assim que souberem de sua intenção de se mudar da ala. O secretário envia os registros para a nova ala quando os membros realmente se mudarem. Os secretários também podem solicitar os registros de membros que se mudaram para sua ala quando os registros não tiverem sido enviados pela ala anterior.
Se um secretário não conseguir descobrir para onde os membros se mudaram, o registro é transferido para a lista “Encontrar membros perdidos” no LCR. Os líderes do quórum de élderes e da Sociedade de Socorro examinam esse relatório regularmente e usam os recursos disponíveis para localizar esses membros. Outros membros do conselho da ala ou os missionários podem ajudar.
Se a localização do membro for encontrada, o secretário muda o registro de acordo com isso. Se a localização do membro não for encontrada depois de usar todos os recursos de busca, o secretário recebe a aprovação do bispo para devolver o registro à sede da Igreja.
Os registros da lista “Encontrar membros perdidos” ainda estão designados para a ala, mas não aparecem nas listas e relatórios de membros e não estão incluídos nas estatísticas da ala.
Quando uma pessoa se muda de uma ala por mais de três meses, o secretário transfere o registro de membro para a nova ala, a menos que o membro pretenda voltar depois de sair para um emprego temporário ou sazonal ou estudos que possam durar mais de três meses.
Se uma pessoa se mudar da ala, mas for ficar ausente por menos de três meses e tiver intenção de retornar, o registro de membro permanece na ala de origem.
Quando os líderes não têm certeza de quanto tempo uma pessoa ficará longe, eles mantêm o registro na ala que pode melhor atender às necessidades do membro.
33.6.5
Registros de membro de fora da unidade
O registro de membro de uma pessoa só pode ser mantido em uma ala por vez. Somente o bispo daquela ala pode supervisionar a atualização do registro de membro, a realização de ordenanças e realizar entrevistas com o membro.
Algumas circunstâncias exigem que o nome e as informações de contato de um membro sejam registrados em uma ala secundária (ver exemplos nos itens 33.6.11 e 33.6.13). Nesses casos, o secretário da outra ala cria um registro de membro fora da unidade no sistema Recursos para Líderes e Secretários. Ele usa o LCR para criar esse registro.
Membros com registros de membro fora da unidade podem receber um chamado naquela ala. Eles também são incluídos na lista de membros da ala.
33.6.6
Registros de membros que servem fora de sua ala geográfica
33.6.6.1
Registros de membros com outras designações da Igreja
Se os membros tiverem designações da Igreja fora de sua ala geográfica, seus registros de membro e financeiros são mantidos na ala geográfica. Se as designações exigirem que os membros se mudem de sua ala de origem por três meses ou mais, e se os filhos os acompanharem, os registros de membro devem ser transferidos para a nova ala. (Ver o item 33.6.4.)
Os jovens adultos solteiros entre 18 e 30 anos de idade podem optar por ser membros de sua ala geográfica ou de uma ala de jovens adultos solteiros, desde que haja uma ala dessas em sua área. Se escolherem uma ala de jovens adultos solteiros, eles frequentam a ala designada para os limites em que vivem. Eles também informam o bispo de sua ala geográfica. O registro de membro é mantido na ala em que frequentam.
Esses princípios também se aplicam a adultos solteiros entre 31 e 45 anos que decidam ser membros de uma ala de adultos solteiros.
Se um jovem adulto solteiro planeja frequentar uma ala temporariamente (por exemplo, enquanto frequenta a faculdade), o registro de membro é mantido na ala em que frequenta. Com a permissão do membro, o secretário da ala onde a família do membro mora pode criar um registro de fora da unidade para ele (ver o item 33.6.5).
33.6.8
Registros de membro de pessoas hospitalizadas ou internadas em casa de repouso
Os registros dos membros que estejam residindo em um hospital ou uma casa de repouso devem ser mantidos na ala que melhor puder servi-los. Na maioria dos casos, trata-se da ala em que fica o hospital ou a casa de repouso.
33.6.9
Registros de membros que servem nas Forças Armadas
Quando um membro entrar para o serviço militar para treinamento, o registro de membro é mantido na ala geográfica até que ele seja enviado por um período mais prolongado a uma determinada base militar. Nessa ocasião, o membro deve entrar em contato com a ala geográfica e fornecer o nome e o endereço da nova ala.
33.6.10
Registros de membros com deficiência intelectual
Uma pessoa de 8 anos de idade ou mais com deficiência intelectual, seus pais (quando aplicável) e o bispo se reúnem em conselho para determinar se a pessoa é responsável por si mesma. Se for decidido que a pessoa não é responsável por si mesma, o bispo ou um secretário indica “Não responsável” na seção de batismo do registro de membro da pessoa no LCR. O registro de membro não é cancelado. As ordenanças não são necessárias para uma pessoa cujo registro indica que ela não é responsável por si mesma.
Às vezes, uma pessoa, seus pais e o bispo se reúnem em conselho mais tarde e decidem que uma pessoa é responsável por si mesma depois que o registro foi identificado como “Não responsável”. Nesse caso, o bispo ou um secretário (com a aprovação do bispo) pode remover a indicação “Não responsável”. Para mais informações, ver o item 38.2.4.
33.6.11
Registros de membros surdos ou com deficiência auditiva
Os membros que usam a língua de sinais e seus familiares próximos ou responsáveis legais podem escolher que seu registro de membro da Igreja fique em qualquer um dos seguintes locais:
Sua ala geográfica
Uma ala para pessoas surdas e com deficiência auditiva que moram dentro dos limites da ala
Uma ala que possui um grupo para membros surdos e com deficiência auditiva que moram dentro de uma área geográfica especificada pelo presidente da estaca ou pelo presidente da área
Nessa situação, os registros de uma pessoa ou família podem estar em uma unidade e eles podem ser membros de fora da unidade em outra. Por exemplo, parte de uma família pode ter seus registros em uma unidade para pessoas surdas e com deficiência auditiva, e elas podem ser membros fora da unidade em sua unidade geográfica. Para mais informações, ver o item 33.6.5.
Os membros surdos ou com deficiência auditiva podem frequentar virtualmente uma unidade ou um grupo organizado para pessoas surdas ou com deficiência auditiva fora da área geográfica dos membros. Eles podem fazer isso mesmo que seus registros não estejam naquela unidade. Antes de frequentar virtualmente, eles devem entrar em contato com o bispo da ala e informá-lo de seu desejo de frequentar a ala ou o grupo.
33.6.12
Registros de crianças adotadas
Os registros de crianças adotadas somente podem ser criados ou atualizados depois de a adoção ter sido homologada. O nome no registro de membro deve ser idêntico ao registrado na certidão de nascimento em que consta o nome dos pais adotivos e do filho adotado ou ao da sentença final de adoção. O registro dos pais adotivos somente pode ser atualizado depois de a adoção ter sido homologada.
33.6.13
Registros de filhos de pais divorciados
Todos os registros de membro usam o nome legal de uma pessoa, conforme definido pelas leis ou costumes locais. Isso inclui filhos de pais divorciados. O nome legal no registro de membro também deve ser registrado nos certificados de bênçãos e ordenanças do sacerdócio.
Muitas vezes, filhos de pais divorciados frequentam as reuniões da Igreja tanto na ala do pai quanto na ala da mãe. Embora apenas uma unidade possa manter e atualizar o registro oficial de membro de uma criança, é possível criar um registro de membro fora da unidade na outra ala que a criança frequenta (ver o item 33.6.5). Ele permite que o nome e as informações para contato da criança sejam incluídos nas listas da ala e nas listas de classes.
Jovens com registros de membro fora da unidade podem receber um chamado nessa unidade. Isso pode ajudar a garantir que eles sejam incluídos e possam participar plenamente, onde quer que estejam.
Se um membro se mudar enquanto as restrições formais à condição de membro ou outra preocupação grave estiver pendente, o bispo ou um secretário autorizado pode colocar uma restrição de transferência no registro de membro. Ele usa o LCR para fazer isso.
Os registros com restrição de transferência não podem ser transferidos para uma nova ala até que o líder do sacerdócio que solicitou a restrição autorize sua liberação.
33.6.16
Registros do arquivo de “Endereços desconhecidos”
Às vezes, um membro é localizado depois que seu registro está no “arquivo de endereço desconhecido” na sede da Igreja. Nessa situação, o secretário da ala solicita o registro usando o LCR. O registro incluirá uma mensagem incentivando os líderes do bispado, do quórum e da organização a visitar a pessoa o mais rápido possível e a fazer a integração. Pode-se pedir também aos missionários de tempo integral que visitem e integrem esses membros.
A cada ano, o secretário da estaca ou um secretário adjunto da estaca se certifica de que uma auditoria dos registros de membros de cada ala seja realizada usando o LCR. O presidente da estaca pode chamar outras pessoas experientes na manutenção de registros de membros para auxiliar nessas auditorias. As auditorias devem ser concluídas até o dia 30 de junho de cada ano.
Cada unidade da Igreja deve documentar todas as coisas importantes referentes à unidade. Esses assuntos incluem relatos históricos dos líderes da unidade. A identificação das coisas importantes é mais bem realizada ao:
Refletir sobre os esforços para ajudar pessoas e famílias.
Reconhecer experiências significativas que mostram a influência de Deus na vida de Seus filhos.
Manter registros históricos é um trabalho espiritual que fortalecerá a fé daqueles que os escrevem e os leem. Documentar histórias ao longo do ano vai melhorar a qualidade da história.
Os líderes do sacerdócio e das organizações da estaca e da ala enviam histórias usando a ferramenta História da Unidade em ChurchofJesusChrist.org. Os secretários da estaca e da ala têm a principal responsabilidade de organizar e coordenar esse trabalho. A presidência da estaca e o bispado podem chamar um especialista de história da estaca ou da ala para ajudar. Instruções adicionais estão disponíveis no Guia de Introdução da ferramenta.
Os membros podem usar a ferramenta História da Unidade para ver as histórias que já foram publicadas pelos líderes de sua ala e estaca. As histórias publicadas são preservadas automaticamente pela Igreja.
33.7.2
História da Igreja
O Departamento de História da Igreja seleciona e coleta registros históricos, inclusive registros pessoais, objetos de arte e artefatos “para o bem da igreja e para as gerações vindouras” (Doutrina e Convênios 69:8). As dúvidas referentes ao valor histórico de registros podem ser encaminhadas para:
Os registros da Igreja são confidenciais, sejam eles registrados em papel ou digitalmente. Isso inclui:
Registros de membros.
Registros financeiros.
Observações das reuniões.
Formulários e documentos oficiais (inclusive registros de conselhos de condição de membro).
Observações feitas em entrevistas particulares.
Os líderes e secretários devem proteger os registros da Igreja, manuseando-os, guardando-os e desfazendo-se deles de modo a proteger a privacidade das pessoas. Os líderes devem se certificar de que as informações coletadas dos membros sejam:
Limitadas ao que a Igreja exige.
Usadas apenas para fins aprovados da Igreja.
Fornecidas somente àqueles que estão autorizados a usá-las.
As informações armazenadas eletronicamente precisam ser mantidas seguras e protegidas adequadamente (ver o item 33.9.1). Os líderes devem se assegurar de que elas não sejam utilizadas para fins pessoais, políticos ou comerciais. As informações dos registros da Igreja, inclusive as informações históricas, não podem ser fornecidas a pessoas ou agências que estejam realizando pesquisas ou levantamento de dados (ver o item 38.8.37).
Os líderes e membros devem seguir as diretrizes do item 38.8.13 para proteger os diretórios da estaca e da ala.
33.9
Administração de registros
Os líderes da estaca e da ala devem fazer com que a administração eficaz dos registros seja incorporada a seus procedimentos de manutenção de registros. Três importantes áreas da administração de registros são explicadas nesta seção.
33.9.1
Proteção
Todos os registros, relatórios e dados devem ser protegidos de acesso, alteração, destruição ou divulgação não autorizados. Essas informações devem ser mantidas em um lugar seguro. Os registros sigilosos, tais como listas impressas, devem ser guardados trancados em uma gaveta ou um armário no escritório do líder quando não estiverem sendo usados.
Onde for possível, cópias eletrônicas de registros, relatórios e dados devem ser criptografados e protegidos por senha. Dispositivos ou mídias de armazenamento perdidos ou roubados da Igreja devem ser imediatamente relatados no site incidents.ChurchofJesusChrist.org. O uso indevido de informações da Igreja também deve ser relatado.
33.9.1.1
Nomes de usuário e senhas
Os presidentes de estaca, bispos e outros líderes nunca devem compartilhar nome de usuário e senha da Igreja deles com conselheiros, secretários, secretários executivos ou outras pessoas. Eles também não devem armazená-los em dispositivos que outras pessoas possam ver ou acessar.
As senhas devem ter 12 caracteres ou mais e não devem ser facilmente adivinhadas. Os líderes são fortemente incentivados a habilitar a verificação em dois passos (também conhecida como autenticação multifatorial) em sua conta da Igreja sempre que possível.
33.9.1.2
Computadores compartilhados e armazenamento de dados
Os líderes e secretários não devem armazenar informações sobre membros ou finanças em computadores compartilhados que possam ser acessadas por outras pessoas que não estão autorizadas a ter essas informações.
33.9.1.3
Privacidade de dados
Muitos países promulgaram leis de proteção de dados que regulam o processamento de dados pessoais. Isso inclui as informações nos registros de membro e em outros registros da Igreja que identificam pessoas. Os líderes que tiverem dúvidas sobre a aplicação das leis de proteção de dados à gerência local de registros da Igreja podem entrar em contato com o escritório de privacidade de dados da Igreja pelo site DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Retenção
Os registros devem ser guardados apenas pelo tempo necessário para fins administrativos, legais e históricos. Os registros financeiros devem ser guardados por pelo menos três anos além do ano corrente. Os líderes que tiverem dúvidas sobre quanto tempo guardar os registros devem entrar em contato com Departamento Global de Serviços ou com o escritório de área.
33.9.3
Descarte dos registros
Os registros antigos ou desnecessários devem ser destruídos de modo que as informações neles contidas não possam ser recuperadas. Ao excluir informações digitais de condição de membro ou financeiros, o líder deve se certificar de que elas não possam ser recuperadas por nenhum meio razoável.
Os registros que tenham possível valor histórico não devem ser descartados, destruídos nem colocados na biblioteca da ala. As dúvidas sobre o valor histórico de registros podem ser encaminhadas à Biblioteca de História da Igreja (ver dados para contato no item 33.7.2).
33.10
Especialistas de tecnologia da estaca e da ala
A presidência da estaca chama um ou mais membros da estaca para servir como especialistas de tecnologia da estaca. O bispado pode chamar um ou mais membros da ala para servir como especialistas de tecnologia da ala. Homens, mulheres e jovens podem servir nesses chamados.
Os especialistas de tecnologia da estaca servem sob a orientação do secretário da estaca. Os especialistas de tecnologia da ala servem sob a orientação do secretário da ala ou do secretário executivo, conforme determinado pelo bispo. Suas responsabilidades podem incluir o seguinte:
Auxiliar os líderes da estaca ou da ala com necessidades técnicas.
Ensinar os membros a acessar e usar mídias, aplicativos e outras ferramentas de tecnologia da Igreja, inclusive o FamilySearch.org.
Dar suporte a líderes e professores que usam ferramentas de tecnologia para cumprir seus chamados.
Administrar a transmissão de reuniões e aulas para pessoas que não as podem frequentar (ver o item 29.7).
Além disso, o especialista em tecnologia da estaca tem as seguintes responsabilidades referentes à administração dos computadores da Igreja na estaca, inclusive os que estiverem nos centros do FamilySearch:
Receber orientação da presidência da estaca sobre como instalar, compartilhar, reatribuir e programar todos os computadores da estaca.
Manter uma lista atualizada de todos os equipamentos de computação na estaca, com o respectivo número de série, modelo, capacidade e localização física.
Certificar-se de que (1) computadores, software e informações confidenciais estejam seguros e (2) que seja feito o backup dos arquivos de dados regularmente.
Conhecer as normas gerais referentes aos computadores da Igreja (ver o item 38.8.10).
Conhecer as diretrizes para a aquisição e administração dos computadores da Igreja.
Conforme necessário, os especialistas de tecnologia da estaca coordenam o trabalho dos especialistas de tecnologia da ala. Eles também fornecem instruções.