„33. Aufzeichnungen und Berichte“, Allgemeines Handbuch: Wie man in der Kirche Jesu Christi der Heiligen der Letzten Tage dient, 2020
„33. Aufzeichnungen und Berichte“, Allgemeines Handbuch.
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Männer vor einem Computer
33.
Aufzeichnungen und Berichte
33.0
Einleitung
Die Vorgehensweisen in diesem Kapitel gelten im Allgemeinen für Einheiten, die für die Berichtführung die Online-Hilfen der Kirche nutzen, wie etwa LCR, die Tools für Mitglieder oder Verzeichnis und Karte der Gemeinde. Einheiten, die zu diesen Hilfsmitteln keinen Zugang haben, wenden sich je nach Frage bitte an die Abteilung für weltweiten Support oder ans zuständige Gebietsbüro.
Die Berichtführung war in der Kirche des Herrn schon immer wichtig. So wissen wir zum Beispiel:
Moroni führte aus, dass die Namen derjenigen, die durch die Taufe in die Kirche Christi aufgenommen worden waren, aufgezeichnet wurden, „damit ihrer gedacht werde und sie durch das gute Wort Gottes genährt würden“ (Moroni 6:4).
Joseph Smith wies an, dass in jeder Gemeinde ein Berichtführer berufen werden solle, damit dieser „vor dem Herrn der Wahrheit gemäß einen Bericht geben könne“ (Lehre und Bündnisse 128:2). Auch betonte er in schriftlichen Ausführungen, wie wichtig es ist, eifrig Bericht zu führen: „Was auch immer ihr auf Erden aufzeichnet, wird im Himmel aufgezeichnet sein, und was auch immer ihr auf Erden nicht aufzeichnet, wird im Himmel nicht aufgezeichnet sein.“ (Lehre und Bündnisse 128:8; siehe auch Vers 2-9.)
33.1
Überblick über die Aufzeichnungen der Kirche
Die Aufzeichnungen der Kirche sind heilig. Die darin enthaltenen Angaben sind vertraulich und müssen geschützt werden. Die Berichtführungssysteme der Kirche gestatten auf Grundlage der Berufung eines Mitglieds den Zugriff auf Angaben zur Mitgliedschaft. Nur Befugte dürfen diesen Zugriff erhalten. Die Angaben dürfen nur für Zwecke verwendet werden, die mit ihrer Berufung zusammenhängen (siehe 33.8).
Mithilfe der Aufzeichnungen können Führungsverantwortliche:
feststellen, wer besondere Zuwendung braucht
feststellen, welche errettenden heiligen Handlungen jemand bereits empfangen hat oder braucht
Mitglieder ausfindig machen
In den Einheiten der Kirche werden die folgenden Aufzeichnungen geführt:
Berichte über die Beteiligung der Mitglieder (siehe 33.5)
Alle Sekretäre sollen unbescholten sein und die Gebote des Herrn befolgen. Sie sollen:
einen gültigen Tempelschein besitzen
sorgsam die Berichte führen
fähige Lehrer und Verwalter sein
Jeder Sekretär hält sich genau an die geltenden Richtlinien, um die Gelder der Kirche zu schützen und dafür zu sorgen, dass die Aufzeichnungen der Kirche fehlerfrei sind. Er informiert die Priestertumsführer umgehend über alle Unregelmäßigkeiten. Falls bei der Behebung von Unregelmäßigkeiten Schwierigkeiten auftreten, wendet er sich bitte an das Büro für vertrauliche Aufzeichnungen am Hauptsitz der Kirche. Kontaktangaben:
Die Dienstzeit der Sekretäre soll lang genug sein, dass sie ihre Pflichten lernen und in ihrer Arbeit für Kontinuität sorgen können (siehe 30.5). Da die Sekretäre nicht der Pfahlpräsidentschaft oder Bischofschaft angehören, müssen sie auch nicht entlassen werden, wenn die Pfahlpräsidentschaft oder Bischofschaft neu gebildet wird.
33.3
Aufzeichnungen und Berichte im Pfahl
33.3.1
Die Pfahlpräsidentschaft
Der Pfahlpräsident führt die Aufsicht über das Berichtswesen im Pfahl. Er kann viel von dieser Arbeit an seine Ratgeber und die Sekretäre delegieren. Er sorgt dafür, dass sie sich an die aktuellen Richtlinien und Bestimmungen der Kirche halten.
33.3.2
Der Pfahlsekretär
Jeder Pfahl braucht einen geeigneten und zuverlässigen Pfahlsekretär. Er wird von einem Mitglied der Pfahlpräsidentschaft berufen und eingesetzt. Er muss das Melchisedekische Priestertum tragen und einen gültigen Tempelschein besitzen. Er gehört dem Pfahlrat an und nimmt, wie in 29.3 dargelegt, an den Versammlungen und Sitzungen auf Pfahlebene teil.
Der Pfahlsekretär erhält von der Pfahlpräsidentschaft Anweisungen und ist unter ihrer Leitung tätig. Zur Unterstützung können Pfahlzweitsekretäre berufen werden (siehe 33.3.3).
33.3.2.1
Aufgaben bei der Berichtführung
Der Pfahlsekretär oder ein damit beauftragter Zweitsekretär hat folgende Aufgaben:
die Pfahlpräsidentschaft bei Verwaltungsaufgaben unterstützen
in Pfahlführungssitzungen Protokoll über Aufträge und Entscheidungen führen
bei Aufträgen nachfassen
darauf achten, dass die Aufzeichnungen und Berichte fehlerfrei sind und pünktlich vorliegen
Der Pfahlsekretär macht sich mit den Berichtführungshilfen der Kirche vertraut (siehe 33.0). Mit diesen Hilfen stellt er den Führungsverantwortlichen Informationen bereit, damit sie Folgendes besser ermitteln können:
die Bedürfnisse der Mitglieder und der Organisationen
die verfügbaren Ressourcen wie etwa Finanzen
Entwicklungen, Stärken und Schwächen des Pfahles
Bereiche, die Grund zur Sorge geben
Weitere Aufgaben bei der Berichtführung können sein:
dafür sorgen, dass Ordinierungen im Melchisedekischen Priestertum ordnungsgemäß und unverzüglich erfasst werden
Tempelscheine aktivieren
Missionsanträge um medizinische Auskünfte ergänzen
die Übergabe der Aufzeichnungen der Gemeinde beaufsichtigen, wenn eine neue Gemeinde gegründet oder eine Gemeinde aufgelöst wird oder die Grenzen geändert werden
Informationen für Pfahl-Mitgliedschaftsräte festhalten (siehe 32.9.6)
Die Aufzeichnungen und Berichte der Gemeinde durchsehen
Der Pfahlsekretär kommt mit jedem neuen Gemeindesekretär kurz nach dessen Berufung zusammen. Er kommt so oft wie nötig mit jedem Gemeindesekretär zusammen, mindestens aber zweimal im Jahr. Dadurch soll gewährleistet werden, dass:
der Zehnte und andere Finanzberichte ordnungsgemäß erfasst werden (siehe 34.1.2 und 34.2.2)
die Mitgliedsscheine unverzüglich und richtig aktualisiert werden
der Gemeindesekretär mit den Berichtführungshilfen der Kirche vertraut ist
Bescheinigungen für Kindessegnungen, Taufen und Konfirmierungen sowie für Priestertumsordinierungen den jeweiligen Mitgliedern der Gemeinde ausgehändigt werden
die jährliche Prüfung der Mitgliedsscheine durchgeführt wird und sämtliche festgestellten Mängel umgehend behoben werden (siehe 33.6.19)
die Jahresgeschichte der Gemeinde am Jahresende beim Pfahl eingereicht wird (siehe 33.7)
Der Pfahlpräsident oder ein beauftragter Ratgeber kann je nach Bedarf einen oder auch mehrere Pfahlzweitsekretäre berufen und einsetzen. Diese Brüder müssen das Melchisedekische Priestertum tragen und einen gültigen Tempelschein besitzen. Sie arbeiten unter der Leitung der Pfahlpräsidentschaft und des Pfahlsekretärs.
Bei Bedarf kann je ein Zweitsekretär für eine der folgenden Aufgaben berufen werden:
Pfahlzweitsekretär für Mitgliedsscheine (siehe 33.5 und 33.6)
33.4
Aufzeichnungen und Berichte in der Gemeinde
33.4.1
Die Bischofschaft
Der Bischof führt die Aufsicht über das Berichtswesen in der Gemeinde. Er kann viel von dieser Arbeit an seine Ratgeber und die Sekretäre delegieren. Er sorgt dafür, dass sie sich an die aktuellen Richtlinien und Bestimmungen der Kirche halten.
33.4.2
Der Gemeindesekretär
Jede Gemeinde braucht einen geeigneten und zuverlässigen Gemeindesekretär. Die Bischofschaft schlägt ihn vor, und ein Mitglied der Pfahlpräsidentschaft oder ein dazu beauftragter Hoher Rat beruft ihn und setzt ihn ein. Der Gemeindesekretär muss das Melchisedekische Priestertum tragen und einen gültigen Tempelschein besitzen. Er gehört dem Gemeinderat an und nimmt, wie in 29.2 dargelegt, an den Versammlungen und Sitzungen auf Gemeindeebene teil.
Der Gemeindesekretär erhält von der Bischofschaft und den Pfahlsekretären Anweisungen. Er untersteht der Bischofschaft. Zur Unterstützung können Gemeindezweitsekretäre berufen werden (siehe 33.4.3).
33.4.2.1
Aufgaben bei der Berichtführung
Der Gemeindesekretär oder ein damit beauftragter Zweitsekretär hat folgende Aufgaben:
die Bischofschaft bei Verwaltungsaufgaben unterstützen
in Gemeindeführungssitzungen Protokoll über Aufträge und Entscheidungen führen
bei Aufträgen nachfassen
darauf achten, dass die Aufzeichnungen und Berichte fehlerfrei sind und pünktlich vorliegen
Verordnungen ermitteln, die ratifiziert werden müssen (siehe 38.2.6 und 18.10.3)
Der Gemeindesekretär macht sich mit den Berichtführungshilfen der Kirche vertraut (siehe 33.0). Mit diesen Hilfen stellt er den Führungsverantwortlichen Informationen bereit, damit sie Folgendes besser ermitteln können:
die Bedürfnisse der Mitglieder und der Organisationen
die verfügbaren Ressourcen wie etwa Finanzen
Entwicklungen, Stärken und Schwächen der Gemeinde
Bereiche, die Grund zur Sorge geben
Wenn ein Bericht über die Beteiligung der Mitglieder zusammengestellt wird, klärt der Gemeindesekretär geringfügige Probleme mit den Sekretären und Sekretärinnen. Schwerwiegende Probleme erörtert er mit dem Bischof.
Der Gemeindesekretär oder ein Gemeindezweitsekretär zeigt den Mitgliedern, wie sie ihre Angaben zur Mitgliedschaft in der App Tools für Mitglieder einsehen können. Auf Wunsch kann er ihnen die Angaben auch ausdrucken. Der Gemeindesekretär bittet die Mitglieder, ihm etwaige Fehler in ihren Angaben zur Mitgliedschaft zu melden.
Weitere Aufgaben bei der Berichtführung können sein:
dafür sorgen, dass Verordnungen ordnungsgemäß und unverzüglich erfasst werden
Zweitsekretäre sowie Sekretäre und Sekretärinnen anleiten
Der Gemeindesekretär leitet die Gemeindezweitsekretäre sowie die Sekretäre und Sekretärinnen der verschiedenen Kollegien und Organisationen an. Er zeigt ihnen auf, inwiefern die Angaben, die aus den Berichtführungshilfen der Kirche hervorgehen, den Führungsverantwortlichen von Nutzen sein können.
Die Anleitung des Gemeindesekretärs ist vor allem wichtig, wenn:
Gemeindezweitsekretäre, Kollegiumssekretäre oder Sekretäre bzw. Sekretärinnen der Organisationen neu berufen sind
die Kirche eine Berichtführungshilfe einführt oder aktualisiert
Bei Bedarf können Gemeindezweitsekretäre berufen werden. Die Bischofschaft schlägt sie vor, und ein Mitglied der Pfahlpräsidentschaft oder ein dazu beauftragter Hoher Rat beruft sie und setzt sie ein. Diese Brüder sollen entweder das Melchisedekische oder das Aaronische Priestertum tragen. Sie müssen auch einen gültigen Tempelschein besitzen. Wenn ein Gemeindezweitsekretär als Aufgabenbereich die Finanzen zugewiesen bekommt, muss er das Melchisedekische Priestertum tragen. Die Gemeindezweitsekretäre arbeiten unter der Leitung der Bischofschaft und des Gemeindesekretärs.
Bei Bedarf kann je ein Zweitsekretär für eine der folgenden Aufgaben berufen werden:
Gemeindezweitsekretär für Mitgliedsscheine (siehe 33.5 und 33.6)
33.4.4
Die Führungsverantwortlichen des Priestertums und der Organisationen
Die Führungsverantwortlichen der Kollegien und der Organisationen sind für das Berichtswesen ihrer jeweiligen Organisation verantwortlich. Sie können Sekretäre bzw. Sekretärinnen beauftragen, viel von dieser Arbeit zu übernehmen, und sorgen gemeinsam mit ihnen dafür, dass die Aufzeichnungen und Berichte fehlerfrei sind und pünktlich vorliegen.
33.5
Berichte über die Beteiligung der Mitglieder
Anhand der Berichte über die Beteiligung der Mitglieder können die Führungsverantwortlichen ihr Augenmerk auf den Fortschritt und die Bedürfnisse der Mitglieder richten. Diese Berichte sollen möglichst auf elektronischem Wege geprüft und nicht ausgedruckt werden. Sollten Berichte in Druckform erforderlich sein, muss damit sorgsam umgegangen werden, um die Privatsphäre der Mitglieder zu schützen und die örtlichen Datenschutzgesetze einzuhalten.
33.5.1
Berichtarten
33.5.1.1
Anwesenheitsberichte
Die Zahl der Anwesenden in der Abendmahlsversammlung sowie in den Priestertumsversammlungen und Versammlungen der Organisationen am Sonntag wird in elektronischer Form über LCR oder die App Tools für Mitglieder erfasst.
Abendmahlsversammlung. Die Zahl der Anwesenden in der Abendmahlsversammlung wird jede Woche vom Gemeindesekretär oder von einem Gemeindezweitsekretär erfasst. Es werden alle gezählt, die persönlich anwesend sind und online teilnehmen, auch Besucher. Mitglieder der Gemeinde, die verhindert sind, weil sie anderswo einer kirchlichen Aufgabe nachgehen oder eine andere Gemeinde besuchen, werden jeweils dort gezählt.
Kollegiumsversammlungen und Versammlungen der Organisationen am Sonntag. Die Zahl der Anwesenden wird jede Woche von den Sekretären bzw. Sekretärinnen und Beratern bzw. Beraterinnen der Kollegien und Organisationen erfasst. Auch Jugendführer können bei der Erfassung der Anwesenheit behilflich sein. Es werden alle gezählt, die persönlich anwesend sind und online teilnehmen, auch Besucher. Mitglieder, die in der Primarvereinigung oder als Jugendführer in der Gemeinde dienen, werden ebenfalls als anwesend erfasst. Mitglieder, die eine andere Gemeinde besuchen, werden in der Gemeinde mitgezählt, die sie besuchen.
Der Gemeindesekretär kann die Anwesenheit für jede Organisation erfassen.
33.5.1.2
Berichte über Auswertungsgespräche in der Betreuungsarbeit
Jede Zahl in einem Bericht steht für einen Menschen mit individuellen Bedürfnissen (siehe Helaman 15:13). Die Führungsverantwortlichen bemühen sich bei der Überlegung, wer ihre Hilfe gebrauchen könnte, um Führung vom Herrn.
Der Quartalsbericht enthält aufschlussreiche Informationen für die Führungsverantwortlichen und kann bei der Betreuungsarbeit zu der von ihnen angestrebten Inspiration beitragen. Der Bericht kann in der App Tools für Mitglieder und in LCR eingesehen werden.
Die Führer in Pfahl und Gemeinde greifen regelmäßig auf den Quartalsbericht zu, um den Fortschritt einzelner Mitglieder im Blick zu behalten. Der Bericht enthält Angaben:
zum Status des Tempelscheins von Jugendlichen sowie von Mitgliedern, die das Endowment empfangen haben
zu den Männern zwischen 18 und 25 Jahren, die auf Mission sind oder bereits eine erfüllt haben
zu Ältestenanwärtern, die bei der Vorbereitung auf das Melchisedekische Priestertum Unterstützung benötigen
zur sonntäglichen Anwesenheit der Kinder, Jugendlichen, jungen Alleinstehenden und Erwachsenen (siehe 33.5.1.1)
zum Fortschritt neuer Mitglieder, die in den letzten 12 Monaten getauft und konfirmiert wurden
Alle Anwesenheitszahlen und Auswertungsgespräche werden in den Tools für Mitglieder oder in LCR erfasst. Mit Eingabe dieser Angaben werden die entsprechenden Abschnitte des Quartalsberichts automatisch ausgefüllt.
Jede Gemeinde fertigt einen Quartalsbericht an und reicht ihn beim Hauptsitz der Kirche ein. Der Sekretär geht den Bericht mit dem Bischof durch und reicht ihn bis zum 15. des Monats nach Ende des jeweiligen Quartals ein.
Die Pfahlpräsidentschaft kann den eingereichten Quartalsbericht jeder Gemeinde durchsehen. Auf diese Weise kann sie den Fortschritt im Auge behalten und erkennen, wo Unterstützung oder Anleitung gebraucht wird. Die Mitglieder des Pfahlrats können ebenfalls jeden Quartalsbericht einsehen.
33.5.2
Mitgliederlisten
Über die Berichtführungshilfen der Kirche erhalten die Führungsverantwortlichen Zugriff auf Mitgliederlisten. Diesen Listen können die Führungsverantwortlichen entnehmen:
welche Mitglieder bestimmte heilige Handlungen, für die sie in Frage kommen, noch nicht empfangen haben
welche jungen Männer und Frauen für eine Mission in Frage kommen
welche Jugendlichen keinen gültigen Tempelschein besitzen
für welche Jugendlichen eine Zusammenkunft mit einem Mitglied der Bischofschaft eingeplant werden muss
Die Führungsverantwortlichen der Kollegien und der Organisationen erhalten Zugang zu Listen derjenigen Mitglieder, die zu ihrem Kollegium oder ihrer Organisation gehören.
33.6
Mitgliedsscheine
Im Mitgliedsschein sind Name und Kontaktangaben des Mitglieds sowie nähere Angaben zu heiligen Handlungen und weitere wichtige Informationen festgehalten. Eine Gemeinde soll für jedes Mitglied, das in ihrem Einzugsgebiet wohnt, einen Mitgliedsschein haben.
Der Mitgliedsschein soll in der Gemeinde geführt werden, in deren Gebiet das Mitglied wohnt. Ausnahmen – die eine Seltenheit sein sollten – erfordern das Einverständnis der beteiligten Bischöfe und Pfahlpräsidenten. Um eine Ausnahmegenehmigung zu beantragen, reicht der Pfahlpräsident über LCR einen Antrag beim Büro der Ersten Präsidentschaft ein.
Nur auf dem Mitgliedsschein werden heilige Handlungen und weitere amtliche Maßnahmen für die Bestandsunterlagen der Kirche verzeichnet. Deshalb achtet der Bischof darauf, dass die Sekretäre fehlerfreie Berichte führen und Angaben in LCR aktualisieren. Folgendes ist unverzüglich zu erledigen:
Angaben zu heiligen Handlungen erfassen
Mitgliedsscheine von Mitgliedern anfordern oder weiterleiten, je nachdem, ob diese zu- oder weggezogen sind
Mitgliedsscheine für neue Mitglieder anlegen sowie für neu hinzugekommene Kinder, deren Eltern Mitglied sind
den Tod eines Mitglieds eintragen (dies muss geschehen, bevor für den Betreffenden Tempelverordnungen durchgeführt werden können; siehe 28.1)
Angaben zu Eheschließung und Haushalt erfassen
Der Bischof oder Pfahlpräsident vergewissert sich, dass sich der Mitgliedsschein in der richtigen Gemeinde befindet, bevor er mit einem Mitglied ein Interview führt, das:
eine Berufung erhalten soll
einen Tempelschein bekommen möchte
das Melchisedekische Priestertum empfangen oder zu einem Amt in diesem Priestertum ordiniert werden soll
Außerdem achtet der jeweilige Führer darauf, dass der Mitgliedsschein Folgendes nicht aufweist:
einen Vermerk
einen Sperrvermerk für Siegelungen oder heilige Handlungen
formelle Beschränkungen der Mitgliedschaft
Manchmal gehört ein Mitglied noch kein ganzes Jahr ununterbrochen zur selben Gemeinde. In so einem Fall wendet sich der Bischof oder ein damit beauftragter Ratgeber an den vorherigen Bischof, bevor er ein Interview durchführt, um dem Mitglied einen Tempelschein auszustellen oder es für eine Ordinierung zu einem Amt im Melchisedekischen Priestertum zu empfehlen. Die Kontaktaufnahme dient der Rücksprache, ob es in Bezug auf die Würdigkeit etwas zu beachten gilt. Erfährt ein Ratgeber, dass vertrauliche Angaben vorliegen, beendet er das Gespräch und teilt seinem Bischof mit, dass dieser vor dem Interview den vorherigen Bischof kontaktieren soll.
Unter keinen Umständen darf ein Mitgliedsschein jemand anderem als dem Bischof oder einem Sekretär ausgehändigt oder gezeigt werden.
Jedes Mitglied kann die Angaben zur eigenen Mitgliedschaft sowie die zu jedem unterhaltsberechtigten Kind, das noch zuhause wohnt, in der App Tools für Mitglieder einsehen. Die Mitglieder können den Sekretär auch darum bitten, für sie eine Zusammenfassung der Verordnungen für Einzelne auszudrucken. Wenn Fehler gefunden werden, sorgt ein Sekretär dafür, dass diese auf dem Mitgliedsschein korrigiert werden.
Eine Anleitung, wie ein Mitgliedsschein angelegt wird, ist in LCR zu finden, ebenso eine Anleitung dazu, wie eine Eheschließung sowie ein Tod erfasst wird.
Liegt ein Fall vor, auf den in diesem Abschnitt nicht eingegangen wird, wenden sich die Führungsverantwortlichen bitte an die Abteilung für weltweiten Support oder an das Gebietsbüro.
33.6.1
Personennamen in den Unterlagen der Kirche
Auf Mitgliedsscheinen und Bescheinigungen über heilige Handlungen wird der amtliche oder vor Ort übliche rechtsgültige, vollständige Name einer Person angegeben.
33.6.2
Eingetragene Mitglieder
Die folgenden Personen zählen zu den eingetragenen Mitgliedern, weshalb es für sie einen Mitgliedsschein geben muss:
diejenigen, die sich haben taufen und konfirmieren lassen
Kinder unter 9 Jahren, die gesegnet wurden, aber nicht getauft sind
diejenigen, die wegen einer geistigen Behinderung nicht zurechnungsfähig sind – unabhängig vom Alter
nicht gesegnete Kinder unter 9 Jahren, auf die folgende zwei Punkte zutreffen:
mindestens ein Eltern- oder Großelternteil ist Mitglied der Kirche
beide Eltern willigen ein, dass ein Mitgliedsschein angelegt wird (wenn nur ein Elternteil das Sorgerecht für das Kind hat, ist dessen Erlaubnis ausreichend)
Wenn jemand 9 Jahre oder älter ist und für ihn ein Mitgliedsschein vorhanden, er aber nicht getauft und konfirmiert ist, ist er kein eingetragenes Mitglied. Dennoch bewahrt die Gemeinde, in deren Einzugsgebiet er wohnt, den Mitgliedsschein auf, bis der Betreffende 18 ist. Entscheidet dieser sich dann, sich nicht taufen zu lassen, löscht der Bischof den Mitgliedsschein. Hierfür ist die Genehmigung des Pfahlpräsidenten erforderlich.
Der Mitgliedsschein von jemandem, der wegen einer geistigen Behinderung nicht getauft wurde, wird nicht gelöscht, es sei denn, der Betreffende oder ein gesetzlich Verantwortlicher, wozu auch Vater und Mutter zählen, beantragt dies.
33.6.3
Mitgliedsscheine neuer Mitglieder der Gemeinde
Der Gemeindesekretär oder ein Gemeindezweitsekretär nimmt mit neuen Mitgliedern der Gemeinde bald nach dem Eintreffen ihres Mitgliedsscheins Kontakt auf, um die Zusammenfassung der Verordnungen für Einzelne auf Richtigkeit zu überprüfen.
Anweisungen dazu, wie ein neues Mitglied nach Eingang des Mitgliedsscheins oder nach Taufe und Konfirmierung vorgestellt wird, sind in 29.2.1.1 zu finden.
33.6.4
Mitgliedsscheine von Mitgliedern, die wegziehen oder zeitweilig nicht zuhause wohnen
Die Führungsverantwortlichen der Gemeinde, die betreuenden Brüder und Schwestern sowie die Sekretäre lassen sich die neue Adresse eines Mitglieds geben, sobald sie erfahren, dass es vorhat, aus der Gemeinde wegzuziehen. Der Sekretär leitet den Mitgliedsschein der neuen Gemeinde zu, sobald das Mitglied tatsächlich umgezogen ist. Falls die vorherige Gemeinde die Scheine nicht weitergeleitet hat, kann der Sekretär die Mitgliedsscheine von Mitgliedern, die ins Einzugsgebiet der Gemeinde gezogen sind, auch anfordern.
Kann ein Sekretär nicht feststellen, wohin ein Mitglied gezogen ist, verschiebt er den Mitgliedsschein in LCR in die Liste „Verlorene Mitglieder wiederfinden“. Die Führungsverantwortlichen des Ältestenkollegiums und der Frauenhilfsvereinigung gehen diesen Bericht regelmäßig durch und nutzen die ihnen möglichen Mittel und Wege, um diese Mitglieder ausfindig zu machen. Weitere Mitglieder des Gemeinderats oder die Missionare können dabei behilflich sein.
Kann die Adresse des Mitglieds ermittelt werden, verschiebt der Sekretär den Mitgliedsschein entsprechend oder leitet ihn weiter. Kann die Adresse des Mitglieds trotz aller Maßnahmen nicht ermittelt werden, holt der Sekretär die Genehmigung des Bischofs ein und sendet den Mitgliedsschein an den Hauptsitz der Kirche zurück.
Die Mitgliedsscheine in der Liste „Verlorene Mitglieder wiederfinden“ sind zwar nach wie vor der Gemeinde zugewiesen, erscheinen aber nicht in den Mitgliederlisten und Berichten und werden in der Gemeindestatistik nicht berücksichtigt.
Wenn ein Mitglied für mehr als drei Monate aus der Gemeinde wegzieht, leitet ein Sekretär den Mitgliedsschein an die neue Gemeinde weiter, es sei denn, das Mitglied beabsichtigt, nach einer möglicherweise mehr als dreimonatigen befristeten oder saisonalen Anstellung oder Ausbildung in die Gemeinde zurückzukehren.
Wenn jemand aus der Gemeinde wegzieht, aber innerhalb von drei Monaten wiederkommen möchte, wird der Mitgliedsschein weiter in der Gemeinde geführt.
Wenn die Führungsverantwortlichen nicht genau wissen, wie lange ein Mitglied fort sein wird, wird der Mitgliedsschein in der Gemeinde geführt, die den Bedürfnissen des Betreffenden am besten gerecht werden kann.
33.6.5
Mitgliedsscheine für Mitglieder außerhalb der Einheit
Der Mitgliedsschein eines Mitglieds kann stets nur in einer einzigen Gemeinde geführt werden. Nur der Bischof dieser Gemeinde führt Aufsicht über die Aktualisierung des Mitgliedsscheins und die Durchführung von heiligen Handlungen oder Interviews mit dem Betreffenden.
In manchen Fällen ist es erforderlich, dass der Name und die Kontaktangaben eines Mitglieds in einer weiteren Gemeinde erfasst werden (Beispiele sind in 33.6.11 und 33.6.13 angeführt). In so einem Fall legt der Sekretär der weiteren Gemeinde einen Mitgliedsschein für ein Mitglied außerhalb der Einheit an. Dies geschieht über LCR.
Mitglieder mit einem Mitgliedsschein für ein Mitglied außerhalb der Einheit können in dieser Gemeinde eine Berufung erhalten. Sie sind auch auf der Mitgliederliste und in den sonstigen Verzeichnissen der Gemeinde zu finden.
33.6.6
Mitgliedsscheine von Mitgliedern, die außerhalb ihrer geografischen Gemeinde eine Berufung ausüben
33.6.6.1
Mitgliedsscheine von Mitgliedern mit sonstigen kirchlichen Aufgaben
Erfüllen Mitglieder kirchliche Aufgaben außerhalb ihrer geografischen Gemeinde, verbleiben die Mitgliedsscheine sowie die Finanzunterlagen in der geografischen Gemeinde (bei einer geografischen Einheit ist das Einzugsgebiet rein geografisch festgelegt). Falls Mitglieder aufgrund dieser Aufgaben für drei Monate oder länger aus der geografischen Gemeinde wegziehen müssen und dabei von ihren Kindern begleitet werden, werden die Mitgliedsscheine an die neue Gemeinde weitergeleitet (siehe 33.6.4).
Junge Alleinstehende zwischen 18 und 30 Jahren können wählen, ob sie ihrer geografischen Gemeinde oder einer JAE-Gemeinde angehören wollen, sofern es eine solche in ihrer Gegend gibt. Entscheidet sich ein junger Alleinstehender für eine JAE-Gemeinde, besucht er die Gemeinde, in deren Einzugsgebiet er wohnt. Außerdem informiert er den Bischof seiner geografischen Gemeinde. Der Mitgliedsschein wird in der Gemeinde geführt, die er besucht.
Diese Richtlinien gelten auch für Alleinstehende zwischen 31 und 45 Jahren, die einer AE-Gemeinde angehören möchten.
Wenn ein junger Alleinstehender vorhat, eine Gemeinde vorübergehend zu besuchen (zum Beispiel während der Ausbildung), wird der Mitgliedsschein in der Gemeinde geführt, die er besucht. Mit Einwilligung des jungen Alleinstehenden kann der Sekretär der Gemeinde, zu der die Familie des Betreffenden gehört, für ihn einen Mitgliedsschein für ein Mitglied außerhalb der Einheit anlegen (siehe 33.6.5).
33.6.8
Mitgliedsscheine von Mitgliedern, die dauerhaft im Krankenhaus oder in einer Pflegeeinrichtung sind
Der Mitgliedsschein von Mitgliedern, die dauerhaft im Krankenhaus oder in einer Pflegeeinrichtung sind, wird in der Gemeinde geführt, die diese Mitglieder am besten versorgen kann. Meist ist das die Gemeinde, in deren Gebiet das Krankenhaus oder die Einrichtung liegt.
33.6.9
Mitgliedsscheine von Mitgliedern im Militärdienst
Wenn ein Mitglied zur Grundausbildung ins Militär einrückt, verbleibt sein Mitgliedsschein in der geografischen Gemeinde, bis es einen Standort zugewiesen bekommt, wo es fest stationiert sein wird. Dann soll das Mitglied Kontakt mit seiner geografischen Gemeinde aufnehmen und den Namen sowie die Anschrift der neuen Gemeinde mitteilen.
33.6.10
Mitgliedsscheine von Mitgliedern mit einer geistigen Behinderung
Hat jemand, der mindestens 8 Jahre alt ist, eine geistige Behinderung, beraten er, ggf. seine Eltern und der Bischof darüber, inwiefern der Betreffende für sein Handeln verantwortlich gemacht werden kann. Kommen die Beteiligten zu dem Schluss, dass er nicht zurechnungsfähig ist, trägt der Bischof oder ein Sekretär in LCR auf dem Mitgliedsschein in das Feld für die Taufe „nicht zurechnungsfähig“ ein. Der Mitgliedsschein wird nicht gelöscht. Jemand, der gemäß Mitgliedsschein nicht zurechnungsfähig ist, benötigt keinerlei Verordnungen.
Es mag vorkommen, dass sich ein Betroffener, dessen Eltern und der Bischof zu einem späteren Zeitpunkt miteinander beraten und feststellen, dass derjenige doch zurechnungsfähig ist, obwohl im Mitgliedsschein „nicht zurechnungsfähig“ vermerkt worden war. In so einem Fall kann der Bischof oder ein Sekretär (mit Genehmigung des Bischofs) die Angabe „nicht zurechnungsfähig“ entfernen. Näheres dazu ist in 38.2.4 zu finden.
33.6.11
Mitgliedsscheine von gehörlosen oder schwerhörigen Mitgliedern
Ein Mitglied, das sich der Gebärdensprache bedient, und seine nächsten Angehörigen oder gesetzlich Verantwortlichen können ihren Mitgliedsschein auf Wunsch in einer der folgenden Gemeinden führen lassen:
in der geografischen Gemeinde
in einer Gemeinde für gehörlose und schwerhörige Mitglieder, die im Einzugsgebiet dieser Gemeinde wohnen
in einer Gemeinde, die vom Pfahl- oder Gebietspräsidenten dazu bestimmt wurde, in einem geografisch festgelegten Gebiet eine Gruppe gehörloser und schwerhöriger Mitglieder aufzunehmen
In so einem Fall können der Mitgliedsschein eines Mitglieds oder die Scheine seiner ganzen Familie in einer bestimmten Einheit geführt werden; in einer anderen Einheit werden sie dann als „Mitglied außerhalb der Einheit“ geführt. Beispielsweise können einige aus dieser Familie ihre Mitgliedsscheine in einer Einheit für Gehörlose und Schwerhörige führen lassen; in ihrer geografischen Gemeinde gelten sie dann als Mitglied außerhalb der Einheit. Näheres dazu steht in 33.6.5.
Ein gehörloses oder schwerhöriges Mitglied kann virtuell eine Gemeinde oder Gruppe besuchen, die für Gehörlose und Schwerhörige eingerichtet wurde und sich außerhalb des geografischen Gebiets befindet, wo der Betreffende wohnt. Diese Möglichkeit besteht auch dann, wenn sein Mitgliedsschein nicht in dieser Einheit geführt wird. Vor der virtuellen Teilnahme kontaktiert der Betreffende den Bischof der Gemeinde und teilt ihm mit, dass er an den Versammlungen teilnehmen möchte.
33.6.12
Mitgliedsscheine von adoptierten Kindern
Der Mitgliedsschein eines adoptierten Kindes darf erst angelegt oder aktualisiert werden, wenn die Adoption rechtskräftig ist. Der Name auf dem Mitgliedsschein muss mit dem auf dem Adoptionsbeschluss übereinstimmen. Die Mitgliedsscheine der Adoptiveltern dürfen erst aktualisiert werden, wenn die Adoption rechtskräftig ist.
33.6.13
Mitgliedsscheine von Kindern geschiedener Eltern
Auf allen Mitgliedsscheinen muss stets der amtliche oder vor Ort übliche rechtsgültige Name des jeweiligen Mitglieds angegeben sein. Das gilt auch für Kinder geschiedener Eltern. Der amtliche Name laut Mitgliedsschein wird auch auf Bescheinigungen über Segen und heilige Handlungen des Priestertums eingetragen.
Kinder geschiedener Eltern besuchen die Versammlungen der Kirche häufig abwechselnd in den Gemeinden beider Eltern. Auch wenn nur eine Einheit den Mitgliedsschein eines Kindes führen und aktualisieren darf, kann in einer weiteren Gemeinde ein Mitgliedsschein für ein Mitglied außerhalb der Einheit angelegt werden (siehe 33.6.5). Auf diese Weise können der Name und die Kontaktangaben des Kindes auf den Mitgliederlisten und Klassenlisten dieser Gemeinde erscheinen.
Kinder mit einem Mitgliedsschein für Mitglieder außerhalb der Einheit können in dieser Einheit eine Berufung erhalten. So kann sichergestellt werden, dass sie einbezogen werden und sich überall uneingeschränkt beteiligen können.
Wenn ein Mitglied umzieht, während eine formelle Beschränkung der Mitgliedschaft oder eine andere ernste Angelegenheit noch in der Schwebe ist, kann der Bischof oder ein dazu ermächtigter Sekretär auf dem Mitgliedsschein eine Versandsperre anbringen. Dies geschieht über LCR.
Ein mit Versandsperre belegter Mitgliedsschein wird erst an die neue Einheit weitergeleitet, wenn der Priestertumsführer, der die Sperre angebracht hat, diese aufheben lässt.
33.6.16
Mitgliedsscheine aus der Datei „unbekannt verzogen“
Manchmal wird ein Mitglied ausfindig gemacht, nachdem sein Mitgliedsschein am Hauptsitz der Kirche der Datei „unbekannt verzogen“ zugeordnet worden war. In so einem Fall fordert der Gemeindesekretär über LCR den Mitgliedsschein an. Der Schein wird dann mit der Bitte zugesandt, dass die Bischofschaft, die Kollegiumsführer und die Organisationsleiter den Betreffenden so bald wie möglich besuchen und ihn eingliedern. Auch die Vollzeitmissionare können gebeten werden, diese Mitglieder zu besuchen und bei der Eingliederung mitzuwirken.
33.6.17
Angaben zu heiligen Handlungen aufzeichnen und berichtigen
Jedes Jahr sorgt der Pfahlsekretär oder ein Pfahlzweitsekretär dafür, dass in jeder Gemeinde über LCR eine Prüfung der Mitgliedsscheine durchgeführt wird. Der Pfahlpräsident kann noch weitere Mitglieder, die sich gut mit Mitgliedsscheinen auskennen, zu dieser Prüfung hinzuziehen. Die Prüfung muss immer bis zum 30. Juni abgeschlossen sein.
33.7
Geschichtsberichte
33.7.1
Die Geschichte der Gemeinden und Pfähle
Der Herr hat geboten, es solle in Bezug auf seine Kirche eine Geschichte von allem, was wichtig ist, niedergeschrieben und aufbewahrt werden (siehe Lehre und Bündnisse 69:3; siehe auch Vers 5; Alma 37:2).
Jede Einheit in der Kirche muss alle sie betreffenden wichtigen Angelegenheiten dokumentieren, was auch Geschichtsberichte von Führungsverantwortlichen der Einheit einschließt. Was zu den wichtigen Angelegenheiten gehört, lässt sich am besten so feststellen:
darüber nachdenken, mit welchen Bemühungen Einzelnen und Familien geholfen werden sollte
bedeutsame Ereignisse erkennen, die Gottes Einfluss im Leben seiner Kinder belegen
Einen Geschichtsbericht zu führen ist eine geistige Arbeit, die den Glauben derer stärkt, die den Bericht führen und die ihn lesen. Werden das ganze Jahr hindurch Ereignisse dokumentiert, steigt die Qualität der Geschichtsberichte.
Die Führungsverantwortlichen des Priestertums und der Organisationen in Pfahl und Gemeinde reichen Berichte über das Tool für die Geschichte der Einheit auf ChurchofJesusChrist.org ein. Es ist vor allem Aufgabe der Pfahl- und Gemeindesekretäre, diese Bemühungen zu organisieren und zu koordinieren. Die Pfahlpräsidentschaft und die Bischofschaft können einen Pfahl- bzw. Gemeinde-Spezialisten für Geschichte berufen. Weitere Anweisungen finden Sie in der Kurzanleitung für das Tool.
Mit dem Tool für die Geschichte der Einheit können die Mitglieder Berichte einsehen, die von den Führungsverantwortlichen Ihrer Gemeinde oder Ihres Pfahles veröffentlicht wurden. Veröffentlichte Berichte werden von der Kirche automatisch aufbewahrt.
33.7.2
Die Geschichte der Kirche
Die Geschichtsabteilung der Kirche trägt „zum Nutzen der Kirche und der heranwachsenden Generationen“ (Lehre und Bündnisse 69:8) eine Auswahl von geschichtlichen Dokumenten zusammen, wozu auch persönliche Unterlagen, Kunstwerke und sonstige Gegenstände zählen. Fragen zum historischen Wert bestimmter Dokumente können an die folgende Stelle gerichtet werden:
Die Aufzeichnungen der Kirche sind vertraulicher Natur, mögen sie auf Papier oder in digitaler Form verwahrt werden. Dazu gehören:
Mitgliedsscheine
Finanzberichte
Notizen aus Sitzungen
amtliche Formulare und Unterlagen (darunter auch Aufzeichnungen aus Mitgliedschaftsräten)
Notizen, die in Interviews unter vier Augen gemacht wurden
Führungsverantwortliche und Sekretäre müssen darauf achten, dass beim Umgang mit solchen Unterlagen der Kirche sowie bei ihrer Aufbewahrung und ihrer Vernichtung die Privatsphäre des Einzelnen gewahrt bleibt. Die Führungsverantwortlichen sorgen dafür, dass die erfassten Angaben über die Mitglieder:
sich auf das beschränken, was die Kirche braucht
ausschließlich zu genehmigten kirchlichen Zwecken verwendet werden
nur an diejenigen weitergegeben werden, die zu ihrer Verwendung befugt sind
Elektronisch gespeicherte Angaben müssen sicher aufbewahrt und gut geschützt werden (siehe 33.9.1). Die Führungsverantwortlichen sorgen dafür, dass diese Daten nicht zu privaten, politischen oder gewerblichen Zwecken verwendet werden. Angaben aus den Aufzeichnungen und Berichten der Kirche, auch geschichtliche Informationen, dürfen nicht Personen oder Instituten überlassen werden, die Erhebungen oder Umfragen durchführen (siehe 38.8.37).
Führungsverantwortliche und Mitglieder müssen die Richtlinien in 38.8.13 befolgen, um die Pfahl- und Gemeindeverzeichnisse zu schützen.
33.9
Die Verwaltung von Dokumenten
Die Führungsverantwortlichen von Pfahl und Gemeinde machen eine effiziente Verwaltung von Dokumenten zu einem Teil ihres Berichtführungsverfahrens. In diesem Abschnitt werden drei wichtige Bereiche der Dokumentenverwaltung erläutert.
33.9.1
Schutz
Alle Aufzeichnungen, Berichte und Daten der Kirche sind vor unbefugtem Zugriff, Änderung, Zerstörung und Preisgabe zu schützen. Solche Informationen müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Streng vertrauliche Dokumente – auch Computerausdrucke – müssen, wenn sie nicht benutzt werden, im Büro des zuständigen Führungsverantwortlichen in einer Schublade oder einem Schrank eingeschlossen sein.
Elektronische Kopien von Aufzeichnungen, Berichten und Daten werden, wenn möglich, verschlüsselt und mit einem Passwort geschützt. Wenn Geräte oder Speichermedien der Kirche verlorengehen oder gestohlen werden, ist dies unverzüglich über incidents.ChurchofJesusChrist.org zu melden. Auch der Missbrauch von Informationen der Kirche ist zu melden.
33.9.1.1
Benutzernamen und Passwörter
Der Pfahlpräsident, der Bischof und sonstige Führungsverantwortliche dürfen den Benutzernamen und das Passwort, die sie bei der Kirche hinterlegt haben, niemals an Ratgeber, Sekretäre, Führungssekretäre oder andere weitergeben. Sie dürfen sie auch nicht auf Geräten aufbewahren, die andere einsehen oder benutzen können.
Das Passwort muss mindestens 12 Zeichen umfassen und darf nicht leicht zu erraten sein. Den Führungsverantwortlichen wird dringend empfohlen, für ihr Benutzerkonto bei der Kirche möglichst die zweistufige Bestätigung (Multi-Faktor-Authentifizierung) zu aktivieren.
33.9.1.2
Gemeinschaftlich genutzte Computer und Datenspeicher
Führungsverantwortliche und Sekretäre dürfen keine Mitglieder- oder Finanzdaten auf gemeinschaftlich genutzten Computern speichern, die auch denen zugänglich sind, die zur Einsichtnahme nicht befugt sind.
33.9.1.3
Datenschutz
In vielen Ländern gibt es ein Datenschutzgesetz, das die Verarbeitung personenbezogener Angaben regelt. Darunter fallen Angaben in den Mitgliedsscheinen und weiteren Aufzeichnungen der Kirche, die auf eine bestimmte Person hindeuten. Möchte ein Führungsverantwortlicher wissen, inwieweit ein Datenschutzgesetz beim Umgang mit Unterlagen der Kirche vor Ort zum Tragen kommt, so kann er sich über DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org an den Datenschutzbeauftragten der Kirche wenden.
33.9.2
Aufbewahrung
Unterlagen werden nur so lange aufbewahrt, wie es für administrative, rechtliche oder geschichtliche Zwecke erforderlich ist. Finanzunterlagen werden über das laufende Jahr hinaus mindestens drei weitere Jahre aufbewahrt. Hat ein Führungsverantwortlicher Fragen zur Aufbewahrungsfrist, wendet er sich an die Abteilung für weltweiten Support oder ans Gebietsbüro.
33.9.3
Entsorgung
Überholte oder nicht länger benötigte Unterlagen sind so zu vernichten, dass die Angaben weder wiedergewonnen noch rekonstruiert werden können. Wenn digitale Mitglieder- oder Finanzdaten gelöscht werden, muss der jeweilige Führungsverantwortliche dafür sorgen, dass sie in keiner Weise wiederhergestellt werden können.
Unterlagen, die historischen Wert haben könnten, dürfen nicht weggeworfen, vernichtet oder in der Materialstelle der Gemeinde (Bibliothek) gelagert werden. Fragen zum historischen Wert von Unterlagen können an das Historische Archiv der Kirche gerichtet werden (Kontaktangaben siehe 33.7.2).
33.10
Die Pfahl- und die Gemeindeberater für Technik
Die Pfahlpräsidentschaft beruft ein oder mehrere Mitglieder des Pfahles als Pfahlberater für Technik. Die Bischofschaft kann ein oder mehrere Mitglieder der Gemeinde als Gemeindeberater für Technik berufen. Diese Berufungen können Männer, Frauen und Jugendliche erfüllen.
Die Pfahlberater für Technik unterstehen dem Pfahlsekretär. Die Gemeindeberater für Technik unterstehen – wie vom Bischof festgelegt – dem Gemeindesekretär oder dem Führungssekretär. Zu ihren Aufgaben kann gehören:
Führungsverantwortlichen in Pfahl oder Gemeinde in technischen Belangen helfen
Mitglieder darin schulen, wie man auf Medien, Apps und sonstige technische Hilfsmittel der Kirche, darunter FamilySearch.org, zugreift und wie man sie nutzt
Führungsverantwortliche und Lehrkräfte, die zwecks Erfüllung ihrer Berufung technische Hilfsmittel verwenden, mit Rat und Tat unterstützen
für die Übertragung von Versammlungen und Unterrichtsstunden für diejenigen sorgen, die nicht persönlich daran teilnehmen können (siehe 29.7)
Außerdem hat der Pfahlberater für Technik die folgenden Aufgaben bei der Verwaltung der Computer der Kirche im Pfahl, auch derer in den FamilySearch Centern:
Weisungen der Pfahlpräsidentschaft umsetzen, was die Aufstellung, gemeinsame Nutzung, Neuvergabe und Planung der Nutzung sämtlicher Computer im Pfahl anbelangt
ein Inventar aller Hardware im Pfahl führen, in dem die Seriennummer, der Gerätetyp, die Leistungsmerkmale sowie der Standort festgehalten sind
dafür sorgen, dass 1.) Computer, Software und vertrauliche Angaben gesichert sind und 2.) regelmäßig Sicherungskopien von den Dateien angefertigt werden
mit den allgemeinen Bestimmungen für Computer der Kirche vertraut sein (siehe 38.8.10)
die Richtlinien dafür kennen, wie man Computer für die Kirche erwirbt und verwaltet
Bei Bedarf koordinieren die Pfahlberater für Technik die Arbeit der Gemeindeberater für Technik und leiten sie an.