33.

Registos e Relatórios

33.0

Introdução

A manutenção de registos sempre foi importante na Igreja do Senhor. Por exemplo:

Adão manteve “um livro de recordações” (Moisés 6:5).

Moróni ensinou que os nomes daqueles que foram batizados na Igreja de Cristo foram registados para que “fossem lembrados e nutridos pela boa palavra de Deus” (Moróni 6:4).

Joseph Smith instruiu que deveria ser chamado um registador em cada ala para “fazer um registo da verdade perante o Senhor” (Doutrina e Convénios 128:2).

33.1

Visão Geral dos Registos da Igreja

Os registos da Igreja são sagrados. As informações neles contidas são confidenciais e devem ser protegidas. Os sistemas de registos da Igreja autorizam o acesso à informação dos membros com base nos chamados.

Os registos podem ajudar os líderes a:

• Identificar aqueles que podem precisar de cuidados especiais.

• Identificar as ordenanças de salvação que uma pessoa já recebeu ou pode precisar.

• Localizar membros.

Os tipos de registos que se seguem são mantidos nas unidades da Igreja:

• Relatórios de participação dos membros (ver 33.5)

• Registos de membro (ver 33.6)

• Registos históricos (ver 33.7)

• Registos financeiros (ver o capítulo 34)

33.2

Instruções Gerais para Secretários

Eles devem ter uma recomendação atualizada para o templo.

Os secretários seguem cuidadosamente as normas atuais para salvaguardar os fundos da Igreja e garantir que os registos da Igreja sejam precisos. Os secretários notificam imediatamente os líderes do sacerdócio de quaisquer irregularidades. Caso surjam dificuldades na resolução de irregularidades, os secretários devem contactar o Escritório de Registos Confidenciais da sede da Igreja.

Telefone: 1-801-240-2053 ou 1-800-453-3860, extensão 2-2053

Chamada gratuita (telefone GSD): 855-537-4357

Email: [e-mail]

A duração do tempo de serviço dos secretários deve ser suficientemente longa para que estes aprendam os seus deveres e preservem a continuidade do seu trabalho. Como não são membros da presidência de estaca ou do bispado, não precisam de ser desobrigados quando se reorganiza a presidência de estaca ou o bispado.

33.4

Registos e Relatórios da Ala

33.4.1

Bispado

O bispo supervisiona a manutenção dos registos da ala.

33.4.2

Secretário da Ala

Todas as alas devem ter um secretário qualificado e funcional. Ele é recomendado pelo bispado e é chamado e apartado por um membro da presidência de estaca ou um sumo conselheiro designado. Deve ser detentor do Sacerdócio de Melquisedeque e ter uma recomendação para o templo atualizada. É membro do conselho da ala. Participa nas reuniões da ala conforme indicado no item 29.2.

O secretário da ala é instruído pelo bispado e pelos secretários da estaca. Podem ser chamados secretários adjuntos da ala para ajudar.

33.4.2.1

Responsabilidades da Manutenção de Registos

O secretário da ala, ou um secretário adjunto designado, tem as seguintes responsabilidades:

• Manter um registo das designações e decisões tomadas nas reuniões de liderança da ala.

• Garantir que os registos e relatórios sejam precisos e pontuais.

O secretário da ala deve familiarizar-se com as ferramentas de manutenção de registos da Igreja (ver 33.0). Ele usa estas ferramentas para ajudar os líderes a identificar:

• As necessidades dos membros e das organizações.

• A disponibilidade de recursos, inclusive financeiros.

Os secretários da ala incentivam os membros a comunicar quaisquer erros nas suas informações de membro.

Outros deveres de manutenção de registos podem incluir:

• Assegurar que as ordenanças sejam devidamente e prontamente registadas.

• Preparar o formulário de Líderes Apoiados para a conferência da ala.

• Registar as informações dos conselhos de condição de membro da ala.

• Manter registos financeiros (ver 34.2.2).

33.5

Relatórios da Participação dos Membros

Os relatórios da participação dos membros ajudam os líderes a focar-se no progresso e nas necessidades dos membros.

33.5.1

Tipos de Relatórios

33.5.1.1

Relatórios de Frequência

A frequência às reuniões sacramentais e às reuniões dominicais do sacerdócio e das organizações é registada eletronicamente utilizando o RLS ou a aplicação Ferramentas do Membro.

Reunião Sacramental A frequência à reunião sacramental é registada todas as semanas pelo secretário da ala ou por um secretário adjunto da ala. A contagem é o número de pessoas que assistiram à reunião presencialmente ou por transmissão, inclusive os visitantes.

Reuniões Dominicais dos Quóruns e das Organizações. A frequência é registada todas as semanas pelos secretários e consultores dos quóruns e das organizações. Os líderes dos jovens também podem ajudar a registar a frequência. A contagem é o número de pessoas que assistiram à reunião presencialmente ou por transmissão, inclusive os visitantes. Os membros que estão a servir na Primária ou como líderes dos jovens da ala também são incluídos na frequência.

O secretário da ala pode registar a frequência em nome de qualquer organização.

33.5.1.2

Relatórios de Entrevistas de Ministração

Ver 21.3.

33.5.1.3

Relatório Trimestral

Cada número num relatório representa uma pessoa real que tem necessidades específicas (ver Helamã 15:13).

O Relatório Trimestral contém informações úteis que podem dar ideias aos líderes à medida que procurarem inspiração em relação aos seus esforços de ministração.

Os líderes de estaca e ala consultam o Relatório Trimestral regularmente para analisar o progresso das pessoas.

Todas as alas preenchem e enviam um Relatório Trimestral para a sede da Igreja. O secretário analisa o relatório com o bispo e submete-o antes do dia 15 do mês seguinte ao fim de cada trimestre.

33.5.2

Listas de Membros

As ferramentas de registo da Igreja dão aos líderes acesso a listas de membros. Estas listas podem ajudar os líderes a identificar:

• Os membros que ainda não receberam as ordenanças para as quais são elegíveis.

• Os rapazes e raparigas que são elegíveis para servir missão.

• Os jovens que não têm uma recomendação para o templo atualizada.

• Os jovens que precisam que se agende uma reunião com um membro do bispado.

Os líderes dos quóruns e das organizações devem ter acesso às listas daqueles que pertencem ao seu quórum ou organização.

33.6

Registos de Membro

Os registos de membro incluem o nome do membro, as informações de contacto, detalhes de ordenanças e outras informações vitais.

Os registos de membro devem ser mantidos na ala onde o membro reside. As exceções, que devem ser raras, requerem o consentimento dos bispos e presidentes de estaca envolvidos. Para solicitar uma exceção, o presidente de estaca usa o RLS para enviar o pedido ao Escritório da Primeira Presidência.

É vital fazer prontamente o seguinte:

• Registar as informações das ordenanças.

• Transferir os registos dos membros que entram ou saem da ala.

• Criar registos para novos membros e para novos filhos de pais membros.

• Registar o falecimento de um membro.

• Registar informações acerca do casamento e do agregado familiar.

O bispo, ou o presidente de estaca, certifica-se de que o registo de membro se encontra na ala correta antes de um membro ser entrevistado para receber:

• Um chamado da Igreja.

• Uma recomendação para o templo.

• O Sacerdócio de Melquisedeque ou para ser ordenado a um ofício nesse sacerdócio.

Certifica-se também de que o registo não inclui nenhum dos seguintes itens:

• Uma anotação

• Um comentário sobre uma restrição de selamento ou ordenança

• Restrições formais à condição de membro

Em nenhuma circunstância os registos de membro podem ser dados ou mostrados a alguém que não seja o bispo ou um secretário.

Na aplicação Ferramentas do Membro, os membros podem ver as informações do seu próprio registo de membro e de quaisquer filhos dependentes que vivam em casa. Podem também solicitar ao secretário cópias impressas dos seus Resumos de Ordenanças Individuais. Se forem encontrados erros, o secretário certifica-se de que estes são corrigidos nos registos de membro.

33.6.1

Nomes Usados nos Registos da Igreja

O nome legal completo de uma pessoa, conforme definido pela lei ou costume local, deve ser usado nos registos de membro e nos certificados de ordenanças.

33.6.2

Membros Registados

Os seguintes indivíduos são membros registados e devem ter um certificado de registo de membro:

• Aqueles que foram batizados e confirmados

• Aqueles que têm menos de 9 anos de idade que foram abençoados, mas não foram batizados

• Aqueles que não são considerados responsáveis devido a deficiências intelectuais, independentemente da idade

• Crianças com menos de 9 anos que não foram abençoadas, quando ambas as situações a seguir se aplicam:

  • Pelo menos um dos pais ou um dos avós é membro da Igreja.

  • Ambos os pais dão permissão para que seja criado um registo. (Se apenas um dos pais tiver a guarda legal do filho, a permissão desse pai é suficiente.)

Uma pessoa com 9 anos ou mais, que tenha um registo de membro, mas que não tenha sido batizada e confirmada, não é um membro registado. No entanto, a ala onde a pessoa reside retém o registo de membro até que esta tenha 18 anos. Nessa altura, se a pessoa optar por não ser batizada, o bispo cancela o registo de membro. É necessária a permissão do presidente de estaca.

Os registos não são cancelados para aqueles que não foram batizados devido a uma deficiência intelectual, a menos que isso seja solicitado pela pessoa ou por um tutor legal, inclusive por um dos pais.

33.6.3

Registo de Membros Novos da Ala

O secretário da ala, ou um secretário adjunto da ala, contacta os membros novos da ala, pouco depois da chegada dos registos de membro deles, para analisar a exatidão do Resumo de Ordenanças Individuais.

33.6.6

Registos de Membros que Servem Fora da Sua Ala Geográfica

33.6.6.2

Registos de Missionários de Tempo Integral

Ver 24.6.2.8.

33.6.13

Registos de Filhos de Pais Divorciados

Todos os registos de membro usam o nome legal de uma pessoa, conforme definido pelas leis ou costumes locais. Isto inclui os filhos de pais divorciados.

Os filhos de pais divorciados muitas vezes assistem às reuniões da Igreja nas alas de cada um dos pais. Embora só uma unidade possa manter e atualizar o registo oficial de membro da criança, pode ser criado um registo de membro de fora da unidade na outra ala que a criança frequenta. Isto permite que o nome e as informações de contacto da criança sejam incluídos nas listas da ala e nas listas das classes.

Os filhos com um registo de membro de fora da unidade podem receber um chamado nessa unidade.

33.6.15

Restrições de Transferência de Registos de Membro

Se um membro se mudar enquanto estiverem pendentes restrições formais à condição de membro ou outras preocupações sérias, o bispo, ou um secretário autorizado, pode colocar uma restrição de transferência no registo de membro. Ele usa o RLS para fazer isso.

Um registo que tenha uma restrição de transferência não é transferido para uma nova unidade até que o líder do sacerdócio que colocou a restrição autorize a remoção da mesma.

33.6.16

Registos do Ficheiro “Endereço Desconhecido”

Por vezes, um membro é localizado depois do seu registo ter estado no “ficheiro de endereço desconhecido” na sede da Igreja. Nesta situação, o secretário da ala solicita o registo através do RLS.

33.6.17

Registar e Corrigir Dados de Ordenanças

Ver o capítulo 18.

33.6.19

Auditorias dos Registos de Membro

Todos os anos, o secretário da estaca, ou um secretário adjunto da estaca, certifica-se de que é realizada uma auditoria dos registos de membro em todas as alas através do RLS. As auditorias devem ser concluídas até ao dia 30 de junho de cada ano.

33.7

Registos Históricos

33.7.1

História de Ala e Estaca

O Senhor ordenou que “a história de todas as coisas importantes” referentes à Sua Igreja fosse escrita e guardada (Doutrina e Convénios 69:3; ver também o versículo 5; Alma 37:2).

Cada unidade da Igreja deve documentar todos os assuntos importantes referentes à unidade.

Manter um registo histórico é um trabalho espiritual que irá fortalecer a fé daqueles que a escreverem e lerem.

Os líderes do sacerdócio e das organizações de estaca e ala contribuem com histórias usando a ferramenta História da Unidade no site ChurchofJesusChrist.org. Os secretários de estaca e ala são os principais responsáveis por organizar e coordenar este esforço. Encontram-se disponíveis instruções adicionais no Guia de Introdução desta ferramenta.

33.8

Confidencialidade dos Registos

Os registos da Igreja são confidenciais, quer existam em papel quer em formato digital. Estes incluem:

• Registos de Membro.

• Registos financeiros.

• Notas de reuniões.

• Formulários e documentos oficiais (inclusive registos de conselhos de condição de membro).

Os líderes certificam-se de que as informações recolhidas junto dos membros são:

• Limitadas ao que a Igreja requer.

• Usadas apenas para fins aprovados pela Igreja.

• Facultadas apenas àqueles que estão autorizados a usá-las.

As informações armazenadas eletronicamente têm de se manter devidamente seguras e protegidas (ver 33.9.1).

33.9

Gestão de Registos

33.9.1

Proteção

Todos os registos, relatórios e dados da Igreja devem ser protegidos contra o acesso, alteração, destruição ou divulgação não autorizados. Estas informações devem ser mantidas num local seguro.

A perda ou roubo de dispositivos ou meios de armazenamento pertencentes à Igreja deve ser prontamente reportado em incidents.ChurchofJesusChrist.org. O uso indevido de informações da Igreja também deve ser reportado.

33.9.1.1

Nomes de Utilizador e Palavras-Passe

Os presidentes de estaca, bispos e outros líderes nunca devem partilhar o seu nome de utilizador e palavra-passe da Igreja com conselheiros, secretários, secretários executivos ou outros.

33.9.1.3

Privacidade de Dados

Muitos países promulgaram leis de proteção de dados que regulam o processamento de dados pessoais. Isto inclui as informações dos registos de membro e outros registos da Igreja que identificam indivíduos. Os líderes que tenham dúvidas a respeito da aplicação das leis de proteção de dados à gestão local dos registos da Igreja podem contactar o escritório de proteção de dados da Igreja em [e-mail].