Foire aux questions du site Internet de l’entraide
Qui peut préparer les commandes de nourriture et de fournitures ?
Par défaut, seuls la présidente de la Société de Secours, l’évêque et les conseillers dans l’épiscopat peuvent préparer les commandes. L’évêque peut autoriser d’autres membres adultes de la paroisse à apporter leur aide, selon les circonstances. Ces membres sont enregistrés dans le système comme préparateurs et ne pourront afficher que les commandes qui leur sont confiées.L’évêque peut ajouter des préparateurs en utilisant l’onglet « Paramètres ».
Comment ajouter des préparateurs ?
Seul l’évêque est autorisé à ajouter des préparateurs. Il le fait en se rendant à la section « Préparateurs disponibles » de l’onglet « Paramètres ». Là, il sélectionne Ajouter un préparateur et choisit la personne dans la liste des membres adultes de la paroisse.Pour des instructions plus détaillées, référez-vous à l’article « Préparateurs disponibles » de l’aide dans la section « Paramètres ».
Comment changer mes paramètres de notification ?
Par défaut, les préparateurs reçoivent des notifications lorsque des commandes doivent être préparées ; l’évêque reçoit des notifications lorsque les commandes sont envoyées par les préparateurs pour être approuvées ; et les bénéficiaires reçoivent des notifications lorsque leur commande est approuvée si leurs renseignements de notification se trouvent sur la commande.Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications par SMS ni par courriel, sélectionnez l’option Je vais demander aux préparateurs et à d’autres personnes de me prévenir de l’onglet « Paramètres ». Si vous avez sélectionné cette option, le progiciel ne vous enverra pas de notifications.
Comment copier les quantités de nourriture et de fournitures d’une commande précédente ?
Si le bénéficiaire a déjà reçu une commande, vous pouvez recréer la même commande grâce au bouton Copier les quantités précédentes qui se trouve dans l’angle supérieur droit de la commande de nourriture. Vous pouvez ensuite mettre à jour la commande selon les besoins.
Comment effectuer une commande pour un non-membre ?
Dans la barre « Bénéficiaire », cliquez sur Le bénéficiaire n’est pas dans cette liste et saisissez les renseignements du bénéficiaire dans le formulaire. Puis suivez le processus habituel des commandes.
Comment imprimer un exemplaire du formulaire de commande ?
- Cliquez sur + ___ Commande dans l’angle supérieur droit de la page.
- Créez la commande en ajoutant le nom du bénéficiaire et le nombre de personnes dans le foyer.
- Si nécessaire, cliquez sur le champ Langue d’impression et sélectionnez la langue souhaitée.
- Cliquez sur Imprimer. Le fichier PDF imprimable s’affichera dans la section « Téléchargements » de votre navigateur, qui se trouve généralement en bas de la fenêtre du navigateur.
Y a-t-il un planificateur de menu en ligne ?
Le planificateur de menu de deux semaines imprimé au dos du formulaire de « Commande de produits par l’évêque - Nourriture et fournitures » (PD33585) n’est plus disponible.
Comment modifier la commande une fois qu’elle est envoyée ?
Quand une commande est envoyée à l’évêque pour être approuvée, elle apparaît dans la liste des commandes en cours et porte la mention « Approbation nécessaire ». La présidente de la Société de Secours et les membres de l’épiscopat trouveront cette liste sous l’onglet « Commandes ». Les préparateurs la trouveront dans leur liste de commandes en cours.Si la commande n’est pas encore approuvée (elle porte la mention « Approbation nécessaire »), le préparateur autorisé la trouvera dans sa liste de commandes, il clique dessus pour l’ouvrir et la modifier. Une fois les modifications faites, il l’envoie à nouveau en cliquant sur le bouton Envoyer pour approbation.Une fois que la commande est approuvée, elle porte la mention « Prête à être assemblée ». Elle garde ce statut jusqu’à ce que le personnel commence à l’assembler. Lorsque la commande porte la mention « Prête à être assemblée », l’évêque ou l’un de ses conseillers peut l’ouvrir, faire défiler la page vers le bas et cliquer sur le bouton Revenir au statut Approbation nécessaire. Cette action annulera l’approbation donnée et changera le statut de la commande qui repassera à « Approbation nécessaire ». Ce qui permettra à un préparateur autorisé de la modifier et de la renvoyer pour qu’elle soit approuvée.Si la commande porte la mention « En cours », elle est déjà en cours de traitement et ne peut plus être modifiée.
Comment choisir un point de retrait ?
Remarque : Les points de retrait ne concernent que les commandes auprès des magasins épiscopaux, et en aucun cas les commandes concernant Deseret Industries.Par défaut, les commandes doivent être récupérées dans un magasin épiscopal. Certains magasins qui desservent des zones étendues livrent les commandes de nourriture dans des lieux plus proches des bénéficiaires. Ces points de livraison sont indiqués dans le menu « Point de retrait » sur le formulaire de commande. Lorsque vous préparez la commande, sélectionnez dans le menu déroulant le point de retrait qui convient le mieux au bénéficiaire.Si un point de retrait est sélectionné, la commande ne peut être retirée qu’à cet endroit et à la date et à l’heure indiquées sur le formulaire de commande.Dans l’onglet « Paramètres », l’évêque définit un point de retrait par défaut pour sa paroisse. S’il définit un point de retrait par défaut, toutes les commandes de l’unité seront livrées à cet endroit.
Comment choisir un point de retrait si j’ai oublié de le sélectionner avant d’envoyer ou d’approuver la commande ?
Les points de retrait ne concernent que les commandes auprès des magasins épiscopaux. Consultez les sections ci-dessus : « Comment modifier la commande une fois qu’elle est envoyée ? » et « Comment choisir un point de retrait ? »
Comment annuler une commande ?
La commande est annulable tant qu’elle n’est pas approuvée par l’évêque. Un préparateur autorisé peut l’ouvrir et cliquer sur le bouton Supprimer en bas de la page.Si l’évêque a approuvé la commande, mais qu’elle ne porte pas encore la mention « En cours », l’évêque ou l’un de ses conseillers peut l’annuler en l’ouvrant et en cliquant sur le bouton Annuler en bas de la page.
Une commande expirera-t-elle si elle n’est pas récupérée immédiatement ?
Généralement, les commandes expirent entre 45 et 90 jours après leur approbation. (Les dates d’expiration sont précisées selon les régions.) Une commande qui a expiré ne peut plus être récupérée. Si le bénéficiaire a besoin d’aide après l’expiration de sa commande, une nouvelle commande doit être faite et approuvée. (Voir « Comment copier les quantités d’une commande précédente ? » ci-dessus pour simplifier le processus.)