Abweichungen bei Spenden klären

Richtlinien und Grundsätze

„Das Öffnen der Spendenumschläge und Nachzählen der Spenden findet sonntags statt. Bei der Zehntenerklärung findet beides jedoch am Tag der Einzahlung statt. Zwei Personen – ein Mitglied der Bischofschaft und ein Sekretär oder zwei Mitglieder der Bischofschaft – öffnen jeden Spendenumschlag gemeinsam und prüfen nach, ob der enthaltene Betrag und die auf dem Formular ,Zehnter und andere Spenden‘ ausgewiesene Summe übereinstimmen. Wenn der tatsächliche Betrag vom angegebenen abweicht, wird der Spender so bald wie möglich kontaktiert, damit die Differenz geklärt werden kann.“ (Allgemeines Handbuch: Wie man in der Kirche Jesu Christi der Heiligen der Letzten Tage dient, 2020, 34.6.2, ChurchofJesusChrist.org.)

Schritt 1

Die Spendenumschläge werden am Sonntag geöffnet und die Spenden nachgezählt. Anders ist dies nur während der Zehntenerklärung – da wird es noch am Tag des Spendeneingangs erledigt.

Schritt 2

Zwei Personen – ein Mitglied der Bischofschaft und ein Sekretär oder zwei Mitglieder der Bischofschaft – öffnen jeden Spendenumschlag gemeinsam und zählen nach, ob der enthaltene Betrag und die auf dem Formular „Zehnter und andere Spenden“ (Spendenzettel) ausgewiesene Summe übereinstimmen.

Schritt 3

Wenn der tatsächliche Betrag vom angegebenen abweicht, muss der Spender so bald wie möglich kontaktiert werden, damit die Differenz geklärt werden kann.

Verfahren

Wenn der auf dem Spendenzettel angegebene Betrag vom tatsächlichen Spendenbetrag abweicht, wenden Sie sich so bald wie möglich an den Spender, um dies zu klären. Wenn der Spender nicht umgehend erreicht werden kann, gehen Sie wie folgt vor:

1. Nachdem die Abweichung von einem Mitglieder der Bischofschaft oder einem Sekretär bestätigt wurde, vermerken Sie sie auf dem Spendenformular.
2. Unterschreiben Sie das Spendenformular und lassen Sie das andere Mitglied der Bischofschaft oder den Sekretär ebenso unterschreiben, damit nachvollziehbar ist, dass diese Abweichung von zwei Personen festgestellt wurde.
3. Melden Sie die Abweichung dem Bischof.
4. Geben Sie den Betrag der Gelder sowie die Kategorien, für die das Mitglied eingezahlt hat, ein. Wenn auf dem Formular „Zehnter und andere Spenden“ beispielsweise 100 Euro beim Zehnten und 50 Euro beim Fastopfer aufgeführt sind, der tatsächlich erhaltene Betrag jedoch nur 125 Euro sind, wird das Fastopfer auf 25 Euro geändert und der Zehnte bleibt gleich. Der Zehnte wird nur geändert, wenn keine andere Kategorie angepasst werden kann. Solange es noch andere Auswahlmöglichkeiten gibt, ist der Zehnte die letzte Kategorie, die angepasst wird.
5. Folgen Sie beim Erfassen und Einzahlen der Beträge den genehmigten Verfahren für Ihr Gebiet.
6. Unterrichten Sie den Spender so bald wie möglich über die Abweichung und halten Sie alle Belege bereit.

Um Abweichungen erfolgreich bereinigen zu können, müssen Sie sich beim Öffnen der Spendenumschläge und Überprüfen der Beträge an das Vier-Augen-Prinzip halten.