Registrare le donazioni

Direttiva e principi

Ogni domenica, dopo che sono state ricevute le decime e le altre offerte, un membro del vescovato e l’archivista assegnato alle finanze, l’archivista di rione o due membri del vescovato registrano e contabilizzano le donazioni.

PASSO 1

Il vescovo, il presidente di ramo o uno dei suoi consiglieri ricevono tutte le donazioni dai membri.

PASSO 2

Insieme, l’archivista e un membro del vescovato o della presidenza di ramo:

• Aprono tutte le buste.
• Verificano gli importi.
  
  • TOTALE DEL MODULO DI DONAZIONE = TOTALE IN DENARO

PASSO 3

Utilizzando il programma MLS:

a. Inserire l’ammontare delle offerte di ogni donatore.
b. Verificare i totali, autorizzare la transazione, inviare le informazioni relative alle donazioni e stampare i rapporti sulle donazioni.

PASSO 4

Prepara il versamento bancario.

PASSO 5

Archivia i documenti riguardanti le donazioni.

PASSO 6

Deposita il denaro in banca.

Procedure di LCR

Sotto sono riportate le procedure più comuni per registrare e approvare le donazioni. Alcune procedure possono variare leggermente.

Nota: entrambe le persone che approvano devono trovarsi davanti allo stesso dispositivo utilizzato per registrare le donazioni.

1. Su Risorse per i dirigenti e per l’archivista (LCR), clicca la scheda Donazioni.
2. La data dell’aggregato di donazioni mostrerà la data odierna.
3. Clicca il campo Donatore e seleziona il donatore appropriato.
4. Compila il modulo “Decima e altre offerte” sul lato sinistro dello schermo usando le informazioni contenute nel modulo cartaceo del donatore.
5. Compila le informazioni contenute in “Riconcilia donazione” sul lato destro dello schermo. Digita il numero e l’importo dell’assegno e l’ammontare del contante.
6. Se l’ammontare dei due lati non corrisponde, ricontrolla la donazione e assicurati che le informazioni siano state inserite correttamente.
7. Quando la “Differenza” mostra 0.00, clicca Salva e aggiungi nuova donazione.
8. Ripeti fino a quando tutte le donazioni ricevute sono state inserite.
9. Sotto i moduli appaiono tutte le donazioni inserite in questo aggregato.
   
   1. Queste donazioni possono essere esaminate cliccando su ognuna individualmente, il che permetterà di apportare le modifiche necessarie.
10. Se sono tutte corrette, clicca Continua.
11. Viene visualizzata la schermata Controlla donazioni.
12. Ogni donazione può essere controllata cliccando il nome del donatore. Questa azione mostrerà la donazione consentendo eventuali modifiche necessarie.
13. Dopo aver controllato le donazioni, clicca la casella “Confermo che le decime e le altre offerte sono state registrate correttamente”. Poi clicca Continua.
    
    1. Nota: si dovranno apportare modifiche fino a quando gli importi non saranno visualizzati correttamente e appariranno i segni di spunta verdi. Per apportare le modifiche necessarie, clicca i collegamenti ipertestuali, che mostreranno ulteriori dettagli sulle donazioni e sugli importi.
14. Viene visualizzata la schermata Fai quadrare le donazioni. Assicurati che gli assegni, i depositi diretti e gli importi in contanti siano corretti. Assicurati che il “Totale dei fondi” sia corretto e che la “Differenza” mostri 0.00. Se entrambi hanno un segno di spunta verde, clicca Invia.
15. La prima persona che approva sarà poi scollegata dal sistema. Una seconda persona che approva dovrà accedere per verificarne la correttezza.
16. La seconda persona andrà nella schermata di Approva donazioni, cliccherà la casella “Confermo che le decime e le altre donazioni sono state registrate correttamente” e poi cliccherà Approva.
17. L’aggregato è completo. Clicca Stampa per stampare il rapporto dell’aggregato di donazioni.
18. Nella scheda “Riepilogo delle donazioni” verrà visualizzato un nuovo aggregato con la data odierna. Lo stato apparirà “In corso” fino a quando l’aggregato sarà approvato.
19. Archivia nel rione o ramo la copia per l’unità del rapporto di versamento con i moduli Decima e altre offerte e il rapporto dell’aggregato di donazioni. Inserisci nella busta assieme al denaro la copia per la banca del rapporto di versamento.