Procedimientos
Después de que la Primera Presidencia haya aprobado que se descontinúe un barrio y la presidencia de estaca haya anunciado o implementado el cambio, los secretarios de barrio y estaca deben seguir las instrucciones que aparecen a continuación. Tenga a bien asegurarse de que esas tareas se completen dentro de los siete días de implementado el(los) cambio(s).
Secretario de barrio:
- Envié el Informe trimestral, si fuera necesario.
- Traslade los registros de los miembros tan pronto como sea posible al/los barrio(s) pertinente(s) usando la herramienta Trasladar registros después de una modificación de límites geográficos en LCR.
- Deshágase de los libros de recomendación para el templo.
- Entregue todos los documentos financieros impresos y electrónicos al secretario de estaca. Eso incluye cualquier dispositivo y unidad de disco de almacenamiento extraíble para almacenar copia de respaldo. La estaca deberá guardar los registros durante el tiempo que requieran las normas administrativas y las leyes locales.
- Destruya todos las cédulas de miembro impresas.
- Destruya todos los cheques sin usar. (Nota: Todos los saldos de presupuestos sin usar serán transferidos automáticamente a la estaca. La unidad no debe emitir cheques para transferir los fondos a la estaca).
- Los recargos de misioneros deben transferirse a la unidad receptora. El secretario que transfiere los recargos debe incluir el nombre completo del misionero, el barrio nuevo al cual se cobrará y la fecha efectiva del cambio.
Secretario de estaca:
- Pida al secretario de estaca que determine si es necesaria una auditoría financiera final. Por lo general, eso depende de la cantidad de datos financieros disponibles para el período de auditoría.
- Si es necesaria una auditoría financiera, esa debe llevarse a cabo inmediatamente utilizando un formulario de auditoría en papel o puede que se lleve a cabo al final del período de auditoría actual usando el Sistema de Auditoría Financiera de Unidad Local (LUFAS). Los formularios de auditoría impresos y llenos, si fueron usados, deben ser enviados al asistente del auditor de Área.
- Si una auditoría financiera no es necesaria, el presidente del comité de auditorías de estaca debe notificar al auditor asistente de Área para que quite la unidad de LUFAS.
- Notifique a los barrios de los cambios en la asignación de presupuestos.
- Después de que todas las tareas de los secretarios de barrio y de estaca se han completado, envíe un correo electrónico al Centro de Servicio Mundial (oiservices@ldschurch.org) para informarles que la unidad ha sido descontinuada. Incluya el nombre y número de la unidad, y la fecha en que esta fue descontinuada.
Especialista de estaca en tecnología:
- Borre toda la información del disco duro de la computadora (véase clerksupport.lds.org para obtener software gratuito e instrucciones) y siga las pautas de transferencia y eliminación de computadora para volver a usarla en un barrio nuevo de su estaca. Esas pautas están disponibles en las Oficinas Generales de la Iglesia o en la oficina administrativa correspondiente. Si no hay barrios nuevos en la estaca, devuelva la computadora al grupo de Administración de Propiedades.