절차
제일회장단이 와드 폐쇄를 승인하고 스테이크 회장단이 변경을 발표하고 적용한 후에, 와드 및 스테이크 서기는 다음 지침을 따라야 합니다. 변경이 적용된 후 적어도 7일 이내에 반드시 이 작업을 완료하시기 바랍니다.
와드 서기:
- 해당하는 경우 분기 보고서를 제출합니다.
- 회원 기록을 LCR의 경계 변경 이후 기록 이동 도구를 이용하여 가능한 한 빨리 해당 와드로 옮깁니다.
- 성전 추천서 책을 파기합니다.
- 모든 인쇄 및 전자 재정 문서를 스테이크 서기에게 전달합니다. 여기에는 백업을 위한 모든 이동식 저장 장치 및 드라이브가 포함됩니다. 스테이크는 국가 정책 및 지역법에 따라 그 기록을 보관해야 합니다.
- 인쇄한 모든 회원 기록을 파기합니다.
- 미사용 수표 용지를 폐기합니다. (주: 사용하지 않은 모든 예산은 자동으로 스테이크에 이체됩니다. 단위 조직에서 스테이크로 기금을 전달하기 위해 따로 수표를 쓰지 않아도 됩니다.)
- 선교사 비용은 선교사의 회원 기록이 옮겨간 단위 조직으로 옮겨져야 합니다. 비용을 옮기는 서기는 선교사의 성명, 새롭게 비용이 청구될 와드, 변경 적용 날짜를 포함해야 합니다.
스테이크 서기:
- 스테이크 회장에게 최종 재정 감사가 필요한지 결정할 것을 요청합니다. 이것은 보통 해당 감사 기간 동안의 재정 데이터의 양에 따라 결정됩니다.
- 재정 감사가 필요한 경우에, 감사는 즉시 종이 감사 양식을 이용해 실시하거나 현재 감사 기간이 끝나는 시점에 지역 단위 조직 재정 감사 시스템(LUFAS)을 이용하여 실시할 수 있습니다. 종이 감사 양식을 사용했다면, 완료된 양식을 지역 감사자 보조에게 보냅니다.
- 재정 감사가 필요하지 않다면, 스테이크 감사 위원회 위원장이 지역 감사자 보조에게 알려주어 폐쇄된 단위 조직을 LUFAS에서 삭제하게 합니다.
- 와드에 예산 할당 변경을 알립니다.
- 위의 모든 와드 및 스테이크 서기 작업이 완료되면 글로벌 서비스 센터(oiservices@ldschurch.org)에 이메일을 보내어 단위 조직이 폐쇄되었음을 알립니다. 단위 조직 이름 및 번호 그리고 단위 조직이 폐쇄된 날짜를 포함합니다.
스테이크 기술 전문가:
- 컴퓨터의 하드 디스크에 저장된 모든 정보를 삭제(무료 소프트웨어 및 사용 방법은 clerksupport.lds.org를 참조)하고, 컴퓨터 이전 및 파기 지침에 따라 컴퓨터를 스테이크의 새로운 와드에서 사용합니다. 지침은 교회 본부 혹은 해당 관리 본부에서 얻을 수 있습니다. 스테이크에 새로운 와드가 없다면 컴퓨터를 시설 관리 그룹에 반납합니다.