Imprimir cheques

Normas y principios

Dos usuarios autorizados aprueban cada gasto. Los usuarios autorizados corresponden a las siguientes personas:

Usa los talonarios tripartitos prenumerados para imprimir cheques con MLS.

Retire la parte superior del cheque y archívelo con la documentación del gasto. No retire, sino doble, la parte media del cheque (el talón) y envíela por correo o entréguela en mano junto con el cheque.

Cheques con errores de impresión: Si un cheque presentara problemas al imprimirse, recorte la zona de la firma y destrúyalo. Guarde el resto del cheque y el talón de éste junto con los documentos de gastos que corresponden a ese lote de gastos. Anule el cheque en MLS.

Cheques perdidos o robados: Si un cheque se pierde o lo roban, cancele el pago. Si el cheque se registró en el MLS, cambie el monto del cheque a cero y anúlelo. Escriba “Cheque perdido” o “Cheque robado” para justificar la anulación.

Emitir un cheque a mano en casos de urgencia: Si no funcionase MLS y tuviera que preparar un cheque de manera urgente, redáctelo a mano en el talonario de MLS. Incluya la fecha de emisión, la cantidad a abonar, el nombre del beneficiario, la cifra numérica y dos firmas autorizadas. Llame a la oficina administrativa asignada. Cuando MLS vuelva a funcionar, escriba la información del cheque e imprima el cheque en una hoja en blanco (no en el talonario de cheques).

Tarjeta de firmas: Cada cheque debe estar firmado por dos personas con firmas autorizadas que aparecen en la tarjeta de firmas vigente que se ha enviado.

Reserva de cheques

Si su unidad imprime cheques, la oficina de administración le habrá enviado una reserva de cheques. La reserva de cheques está compuesta por hojas separadas de papel con información y el logo de la Iglesia ya impresos. Cada página de la reserva de cheques tiene un número único. Los cheques deben usarse de acuerdo con su orden numérico. Antes de imprimirlos, asegúrese de haber colocado la reserva de cheques en la impresora. Retírela cuando haya terminado.Nota: Si no imprime cheques, omita esta sección y vaya a “Imprimir el informe de gastos” que está a continuación.

Procedimientos de LCR

Imprimir cheques

1. Haga clic en la casilla de verificación situada junto a cada gasto por el que desee imprimir un cheque. Para imprimir todos los cheques aprobados a la vez, seleccione la casilla de verificación en la parte superior de la columna.

2. Haga clic en Imprimir cheques.

   NOTA: Para rechazar un gasto de la lista, seleccione la casilla de verificación y luego seleccione Rechazar. Aparecerá un cuadro informativo para indicarle que el gasto aparecerá en la pestaña Gastos pendientes después de ser rechazado. También debe proporcionar un motivo para el rechazo. Luego, seleccione Rechazar gastos. En caso contrario, seleccione Cancelar.

3. En el recuadro Cheques a imprimir, asegúrese de que el Número de cheque siguiente coincida con el número impreso en la siguiente hoja de la reserva de cheques. Si no es así, escriba el número correcto. Haga clic en Siguiente.
4. Con cada cheque:
   • Revise la información del cheque. Si es correcta, haga clic en Imprimir cheques.
   • Haga clic en Aceptar o Imprimir.
   • Si el cheque se imprime correctamente, haga clic en Sí.
5. Imprimir el informe de gastos

Si experimenta problemas de impresión de cheques, haga clic aquí para consultar las opciones de resolución de problemas.

Procedimientos de MLS

Imprimir cheques

1. Haga clic en la casilla de verificación situada junto a cada gasto por el que desee imprimir un cheque.
2. Haga clic en Imprimir/Autorizar.
3. En el campo Número de cheque siguiente, asegúrese de que el número de cheque coincida con el número impreso en la hoja siguiente de la reserva de cheques. Si no es así, escriba el número correcto. Haga clic en Aceptar.
4. Por cada cheque:
   • Revise la información del cheque. Si es correcta, haga clic en Imprimir.
   • Haga clic en Aceptar.
   • Si el cheque se imprime correctamente, haga clic en Sí.
5. Cuando termine de imprimir los cheques, debería estar en la pantalla Informe. Si no, haga clic en Siguiente.

Imprimir el informe de gastos

Debe imprimir y archivar el Informe de gastos cada vez que ingresa gastos. Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir en la parte inferior de la pantalla. Después de imprimir el informe, haga clic en Cerrar.El obispo y el secretario deben firmar el Informe de gastos. Además, la persona que creó el gasto debe poner sus iniciales en el informe. (Esta persona podría ser alguien distinto del obispo o el secretario, y sus iniciales proporcionan evidencia adicional de que varias personas han revisado y autorizado el desembolso). Archivar el informe de gastos.

Reserva de cheques (para unidades que imprimen cheques desde MLS y LCR)

La reserva de cheques consta de tres partes:

1. El cheque se encuentra en la parte inferior; viene preimpreso con características de seguridad. Cada cheque contiene un número de cheque preimpreso, el cual debe ser idéntico al número de cheque que se imprima en la reserva de cheques.
2. En el medio está el talón del cheque. No lo retire del cheque; dóblelo antes de enviarlo por correo o entregarlo.
3. La parte superior debe retirarse y archivarse con la documentación del gasto.