Drukowanie czeków

Zasady postępowania

Każdy wydatek zatwierdza dwóch upoważnionych użytkowników. Upoważnieni użytkownicy to:

Blankiety czeków

Jeżeli twoja jednostka drukuje czeki, otrzymasz blankiety czeków z właściwego biura administracyjnego. Blankiet czeku składa się z pojedynczego arkusza papieru, na którym wydrukowane są informacje i logo Kościoła. Każda strona blankietu czekowego ma własny numer. Czeki powinny być używane zgodnie z kolejnością numerów. Upewnij się, czy przed rozpoczęciem drukowania włożyłeś blankiet czeku do drukarki. Wyjmij go, kiedy skończysz.Uwaga: Jeżeli nie drukujesz czeków, pomiń tę część i przejdź do zagadnienia „Drukowanie sprawozdania z wydatków”, które znajduje się poniżej.

Procedury LCR

Drukowanie czeków

1. Kliknij pole wyboru obok każdego wydatku, dla którego chcesz wydrukować czek. Aby za jednym razem wydrukować wszystkie zatwierdzone czeki, zaznacz pole wyboru na górze kolumny.

2. Kliknij Print Checks [Drukuj czeki].

   UWAGA: Aby wyłączyć wydatek z listy, wybierz właściwe pole i kliknij Reject [Odrzuć]. Pojawi się okno informacyjne mówiące, że po odrzuceniu wydatek zostanie umieszczony w zakładce „Wydatki oczekujące”. Musisz również podać powód odrzucenia. Następnie wybierz Reject Expense [Odrzuć wydatek]. W przeciwnym razie kliknij Cancel [Anuluj].

3. Upewnij się, czy w polu Czeki do wydrukowania numer w „Next Check Number” [Następny numer czeku] jest taki sam jak numer wydrukowany na następnym blankiecie. Jeżeli nie, zmień numer na właściwy. Kliknij Next [Dalej].
4. Dla każdego czeku:
   • Przejrzyj dane czeku. Jeśli są prawidłowe, kliknij Print Checks [Drukuj czek].
   • Kliknij OK lub Print [Drukuj].
   • Jeżeli czek został wydrukowany poprawnie, kliknij Yes [Tak].
5. Drukowanie Sprawozdania z wydatków

Jeśli pojawi się problem z drukowaniem czeku, kliknij tutaj, aby zobaczyć możliwości rozwiązania problemu.

Procedury MLS

Drukowanie czeków

1. Kliknij pole wyboru obok każdego wydatku, dla którego chcesz wydrukować czek.
2. Kliknij Print/Authorize [Drukuj/Uwierzytelnij]
3. Upewnij się, czy numer w polu Next Check Number [Następny numer czeku] jest taki sam jak numer na następnym blankiecie do wydruku. Jeżeli nie, zmień go na właściwy. Kliknij OK.
4. Dla każdego czeku:
   • Przejrzyj dane czeku. Jeżeli są prawidłowe, kliknij Print [Drukuj].
   • Kliknij OK.
   • Jeżeli czek został wydrukowany poprawnie, kliknij Yes [Tak].
5. Gdy skończysz drukować czeki, powinieneś zobaczyć ekran Sprawozdania. Jeżeli tak się nie stanie, kliknij Next [Następny].

Drukowanie Sprawozdania z wydatków

Powinieneś wydrukować i zachować Sprawozdanie z wydatków za każdym razem, kiedy wprowadzasz wydatki. Aby wydrukować sprawozdanie, kliknij Print [Drukuj] na dole ekranu. Po wydrukowaniu sprawozdania, kliknij Close [Zamknij].Niech biskup i pisarz podpiszą Sprawozdanie z wydatków. Dodatkowo, osoba, która utworzyła wydatek, musi parafować go na sprawozdaniu. (Tą osobą może być ktoś inny niż biskup lub pisarz, a parafowanie sprawozdania przez tę osobę wskazuje na to, że dodatkowe osoby przejrzały i zatwierdziły wydatek). Umieść sprawozdanie z wydatków w kartotece.

Blankiet czeku (dla jednostek drukujących czeki w systemie LCR i MLS)

Blankiet czeku składa się z trzech części:

1. Na dole znajduje się właściwy czek. Zawiera on wydrukowane wcześniej zabezpieczenia. Każdy czek ma wydrukowany wcześniej numer. Numer ten musi być zgodny z numerem czeku wydrukowanym na blankiecie czeku.
2. W środkowej części znajduje się odcinek czeku. Nie odrywaj go od czeku, ale złóż go przed wysłaniem lub przekazaniem.
3. Górna część powinna zostać oderwana i zachowana w dokumentacji wydatków.