Imprimer des chèques

Modalités et principes

Deux utilisateurs autorisés approuvent chaque dépense. Les utilisateurs autorisés sont les suivants :

Utilise la réserve de chèques en trois parties prénumérotées pour les imprimer à partir du MLS.

Détachez la partie supérieure du chèque et classez-la avec les justificatifs de la dépense. Ne détachez pas le talon du chèque, mais pliez-le en deux et envoyez-le par la poste ou donnez-le avec le chèque.

Chèque mal imprimé–Si le chèque ne s’imprime pas correctement, découpez la zone où se trouve la signature et détruisez-la. Gardez ce qui reste du chèque et le talon avec les justificatifs de la dépense du lot de dépenses. Annulez le chèque dans le MLS.

Chèque perdu ou volé–Si un chèque est perdu ou volé, bloquez-en le paiement. S’il était enregistré dans le MLS, mettez le montant à zéro et annulez le chèque. Saisissez : « Chèque perdu » ou « chèque volé » comme raison de l’annulation.

Rédaction manuscrite d’un chèque en cas d’urgence–Si le MLS est en panne et que vous avez besoin d’établir un chèque en urgence, faites-le à la main sur la réserve de chèques du MLS. Notez-y la date, la somme, le nom du bénéficiaire, le montant du chèque en chiffres et deux signatures autorisées. Appelez le service administratif compétent. Quand le MLS est de nouveau fonctionnel, saisissez les renseignements du chèque et imprimez-le sur une feuille vierge (pas sur la réserve de chèques)

Carte de signature–Chaque chèque doit être signé par deux personnes autorisées dont les signatures se trouvent sur la carte de signature en cours qui a été envoyée.

Réserve de chèques

Si votre unité imprime des chèques, les services administratifs ont dû vous en envoyer une réserve. La réserve de chèque se compose de feuilles de papier sur lesquelles des renseignements et le logo de l’Église sont imprimés. Chaque page de la réserve de chèques est numérotée. Les chèques doivent être utilisés dans l’ordre. N’oubliez pas de mettre la réserve de chèques dans l’imprimante avant d’imprimer des chèques. Enlevez-la quand vous avez terminé.Remarque : Si vous n’imprimez pas de chèque, sautez cette section et passez à « Imprimer le rapport des dépenses », ci-dessous.

Procédures LCR

Imprimer des chèques

1. Cochez la case à côté de chacune des dépenses pour lesquelles vous voulez imprimer un chèque. Pour imprimer tous les chèques approuvés à la fois, sélectionnez la case située en haut de la colonne.

2. Cliquez sur Imprimer des chèques.

   Remarque : Pour rejeter une dépense de la liste, cochez sa case, puis sélectionnez Rejeter. Une case de renseignement s’affichera vous informant que la dépense, une fois rejetée, se trouvera dans l’onglet « Dépense en attente ». Vous devez également fournir une raison du rejet. Sélectionnez ensuite Rejeter la dépense. Sinon, cliquez sur Annuler.

3. Dans la case ‘Chèques à imprimer’, assurez-vous que le numéro de chèque suivant est identique au numéro imprimé sur la page suivante de la réserve de chèques. Si ce n’est pas le cas, corrigez en indiquant le bon numéro. Cliquez sur Suivant.
4. Pour chaque chèque :
   • Examinez les renseignements du chèque. S’ils sont exacts, cliquez sur Imprimer le chèque.
   • Cliquez sur OK ou sur Imprimer.
   • Si le chèque s’est bien imprimé, cliquez sur Oui.
5. Imprimer le rapport de dépense

Si vous rencontrez des problèmes d’impression de chèques, cliquez ici pour voir les options de dépannage.

Procédures MLS

Impression des chèques

1. Cochez la case située en regard de chacune des dépenses pour lesquelles vous voulez imprimer un chèque.
2. Cliquez sur Imprimer/Autoriser.
3. Dans le champ « Numéro de chèque suivant », vérifiez que le numéro de chèque est identique à celui imprimé sur le chèque suivant de la réserve de chèque. Si ce n’est pas le cas, corrigez et indiquez le bon numéro. Cliquez sur OK.
4. Pour chaque chèque :
   • Examinez les renseignements du chèque. S’ils sont exacts, cliquez sur Imprimer.
   • Cliquez sur OK.
   • Si le chèque s’est bien imprimé, cliquez sur Oui.
5. Quand vous avez terminé d’imprimer des chèques, la page « Rapport » doit s’afficher. Sinon, cliquez sur Suivant.

Imprimer le rapport des dépenses

Vous devez imprimer et classer le rapport des dépenses chaque fois que vous saisissez des dépenses. Pour imprimer le rapport, cliquez sur Imprimer au bas de l’écran. Après avoir imprimé le rapport, cliquez sur Fermer.Demandez à l’évêque et au greffier de signer le rapport des dépenses et à la personne qui a créé la dépense d’apposer ses initiales sur le rapport. (Cette personne peut être une personne autre que l’évêque ou le greffier, et ses initiales permettent de signaler que plusieurs personnes ont examiné et autorisé le paiement.) Imprimer le rapport de dépenses

Réserve de chèques (pour les unités qui impriment des chèques à partir de MLS et LCR)

La réserve de chèques se compose de trois parties :

1. En bas, se trouve le chèque proprement dit. Il présente des éléments de sécurité pré-imprimés. Chaque chèque a un numéro de chèque pré-imprimé. Ce numéro doit être le même que le numéro de chèque imprimé sur les chèques de la réserve.
2. Au milieu se trouve le talon de chèque. Ne le détachez pas du chèque mais pliez-le avant tout envoi ou distribution.
3. La partie supérieure doit être détachée et classée avec les justificatifs de dépenses.