Schecks drucken

Richtlinien und Grundsätze

Jede Ausgabe wird von zwei dazu befugten Benutzern genehmigt. Die befugten Benutzer können sein:

Verwenden Sie den vornummerierten, dreiteiligen Scheckvordruck, um mit MLS Schecks auszudrucken.

Trennen Sie den oberen Teil des Schecks ab und bewahren Sie ihn mit den Belegen für die Ausgaben auf. Trennen Sie den Scheck nicht in der Mitte ab, sondern falten Sie den mittleren Teil des Scheckvordrucks (den Kontrollabschnitt) und verschicken Sie ihn mit dem Scheck oder händigen ihn damit aus.

Scheckfehldruck – falls ein Scheck falsch ausgedruckt wurde, schneiden Sie den Bereich für die Unterschriften aus und vernichten Sie ihn. Bewahren Sie die Überbleibsel des Schecks samt Kontrollabschnitt bei den Belegen, die zur jeweiligen Ausgabendatei gehören, auf. Erklären Sie den Scheck in MLS für ungültig.

Verlorene oder gestohlene Schecks – falls ein Scheck verloren gegangen ist oder gestohlen wurde, lassen Sie ihn sperren. Falls der Scheck in MLS erfasst wurde, setzen Sie den Betrag auf Null und erklären Sie den Scheck für ungültig. Geben Sie als Grund dafür „Scheck verloren“ oder „Scheck gestohlen“ an.

Einen Scheck in Notfällen handschriftlich ausfüllen – falls MLS gerade nicht funktioniert, Sie jedoch dringend einen Scheck ausstellen müssen, dann füllen Sie den MLS-Scheckvordruck per Hand aus. Tragen Sie das Datum der Ausstellung, den Zahlungsbetrag, den Namen des Zahlungsempfängers und den Scheckbetrag in Zahlen ein und lassen Sie ihn von zwei befugten Personen unterschreiben. Rufen Sie bei der zuständigen Stelle der Verwaltung an. Sobald MLS wieder funktioniert, tragen Sie die Angaben zum Scheck ein und drucken Sie ihn auf einem leeren Blatt Papier aus (nicht auf einem Scheckvordruck).

Unterschriftenkarte – jeder Scheck muss von zwei befugten Unterzeichnern unterschrieben werden, deren Unterschriften auf der aktuellen Unterschriftenkarte stehen, die eingereicht wurde.

Scheckvordrucke

Wenn Ihre Einheit Schecks druckt, haben Sie von der Verwaltung Scheckvordrucke erhalten. Scheckvordrucke bestehen aus Einzelblättern, auf denen einige Angaben und das Logo der Kirche vorgedruckt sind. Jede Seite der Scheckvordrucke ist einzeln nummeriert. Schecks sind in Reihenfolge auszustellen. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Vordruck in den Drucker eingelegt haben, bevor Sie einen Scheck drucken. Entnehmen Sie ihn wieder, sobald Sie fertig sind.Hinweis: Wenn Sie keine Schecks drucken, überspringen Sie diesen Abschnitt und lesen Sie weiter bei „Den Ausgabenbericht drucken“.

Vorgehensweise in LCR

Schecks drucken

1. Markieren Sie das Kästchen neben jeder Ausgabe, für die Sie einen Scheck drucken wollen. Um alle genehmigten Schecks auf einmal auszudrucken, wählen Sie oben in der Spalte das Kontrollkästchen aus.

2. Klicken Sie auf Schecks drucken.

   HINWEIS: Um eine Ausgabe in der Liste abzulehnen, wählen Sie zunächst das Kontrollkästchen aus und dann Ablehnen. Es erscheint ein Textfeld, in dem steht, dass die Ausgabe, nachdem sie abgelehnt wurde, im Register „Ausstehende Ausgaben“ zu finden ist. Sie müssen auch einen Grund für die Ablehnung angeben. Wählen Sie dann Ausgabe ablehnen aus. Andernfalls klicken Sie auf Abbrechen.

3. Vergewissern Sie sich, dass die Nummer im Feld „Nächste Schecknummer“ in dem Kästchen mit den zu druckenden Schecks mit derjenigen auf dem nächsten Scheckvordruck identisch ist. Falls nicht, tragen Sie die richtige Nummer ein. Klicken Sie auf Weiter.
4. Für jeden Scheck gilt:
   • Überprüfen Sie die Angaben auf dem Scheck. Wenn alles richtig ist, klicken Sie auf Schecks drucken.
   • Klicken Sie auf OK oder auf Drucken.
   • Wenn der Scheck korrekt gedruckt wurde, klicken Sie auf Ja.
5. Den Ausgabenbericht drucken

Wenn Sie Probleme haben, Schecks auszudrucken, klicken Sie hier, um sich Optionen zur Fehlerbehebung anzeigen zu lassen.

Vorgehensweise in MLS

Schecks drucken

1. Markieren Sie das Kästchen neben jeder Ausgabe, für die Sie einen Scheck drucken wollen.
2. Klicken Sie auf Drucken/Genehmigen.
3. Vergewissern Sie sich, dass die Schecknummer im Feld „Nächste Schecknummer“ mit derjenigen auf dem nächsten Scheckvordruck identisch ist. Falls nicht, tragen Sie die richtige Nummer ein. Klicken Sie auf OK.
4. Für jeden Scheck gilt:
   • Überprüfen Sie die Angaben auf dem Scheck. Wenn alles richtig ist, klicken Sie auf Drucken.
   • Klicken Sie auf OK.
   • Wenn der Scheck korrekt gedruckt wurde, klicken Sie auf Ja.
5. Wenn Sie alle Schecks gedruckt haben, sollte der Bildschirm „Bericht“ angezeigt werden. Wenn nicht, klicken Sie auf Weiter.

Den Ausgabenbericht drucken

Drucken und speichern Sie den Ausgabenbericht jedes Mal, wenn Sie Ausgaben eingeben. Um den Bericht zu drucken, klicken Sie unten im Bildschirm auf Drucken. Wenn Sie den Bericht ausgedruckt haben, klicken Sie auf Schließen.Lassen Sie den Bischof und den Sekretär den Ausgabenbericht unterschreiben. Zusätzlich muss derjenige, der die Ausgabe erstellt hat, den Bericht abzeichnen. (Der Betreffende ist möglicherweise jemand anders als der Bischof oder der Sekretär, und seine Unterschrift bietet einen zusätzlichen Hinweis darauf, dass mehrere Personen die Ausgabe überprüft und genehmigt haben.) Speichern Sie den Ausgabenbericht.

Scheckvordrucke (für Einheiten, die Schecks über LCR oder MLS drucken)

Ein Scheckvordruck besteht aus drei Teilen:

1. Der Scheck selbst befindet sich unten. Er wird mit Sicherheitsmerkmalen vorgedruckt. Jeder Scheck hat eine vorgedruckte Schecknummer. Diese Nummer muss der Schecknummer entsprechen, die auf den Scheckvordruck gedruckt wird.
2. In der Mitte befindet sich der Kontrollabschnitt des Schecks. Trennen Sie diesen nicht vom Scheck ab, sondern falten Sie ihn um, bevor Sie den Scheck mit der Post verschicken oder aushändigen.
3. Der obere Teil wird abgetrennt und mit den Ausgabebelegen abgelegt.