Préparation des budgets de pieu et de paroisse

Modalités et principes

Tous les pieux et toutes les paroisses établissent un budget pour gérer leur allocation budgétaire tout au long de l’année. Le président de pieu gère le budget du pieu et l’évêque celui de la paroisse. Chacun d’eux peut également charger un conseiller ou un greffier d’aider à l’élaboration et au contrôle du budget.

Aucune dépense de pieu ou de paroisse ne peut être effectuée sans l’autorisation de l’officier président.

Les présidences de pieu et les épiscopats doivent préparer les budgets bien avant le début de l’année calendaire et selon les instructions suivantes :

• examiner les dépenses de l’année précédente pour tenir compte des dépenses régulières ;
• demander aux organisations d’estimer leurs besoins budgétaires en détail ;
• établir le budget à l’aide de méthodes budgétaires éprouvées, en étant équitable et en veillant à ce que les dépenses prévues ne dépassent pas les fonds de l’allocation budgétaire attendus.

L’allocation budgétaire a été créée pour réduire les charges des membres en matière de finances et de temps. Si nécessaire, les dirigeants doivent réduire et simplifier les activités pour ne pas dépasser le budget alloué. La plupart des activités doivent être simples et peu coûteuses ou gratuites.

Procédures de la « Documentation pour dirigeants et greffiers » (LCR)

Mise à jour des sous-catégories du budget

L’Église a établi des sous-catégories avec des normes générales dans la catégorie « Budget ». De plus, les pieux et les paroisses peuvent ajouter des sous-catégories définies par l’unité. Par exemple, dans la sous-catégorie « Jeunes Gens », une paroisse peut créer une sous-catégorie pour les diacres, les instructeurs et les prêtres.

Quand vous ajoutez ou actualisez des sous-catégories d’unité, gardez ces trois choses à l’esprit :

1. On ne peut ajouter de sous-catégories d’unité qu’aux catégories « Budget » et « Offrandes au fonds local ».
2. Les sous-catégories d’unité ne peuvent être créées que sous une sous-catégorie permanente et non directement sous une catégorie. Par exemple, la catégorie « Budget » a plusieurs sous-catégories permanentes qui ne peuvent être supprimées, telles que : « Activités », « Anciens », « Société de Secours », etc. Vous pouvez choisir l’une d’entre elles pour y créer une sous-catégorie d’unité.
3. Le fonds missionnaire de paroisse a des sous-catégories, mais elles sont définies par le département missionnaire de l’Église et correspondent à tous les missionnaires originaires de votre paroisse qui font partie du programme de contributions normalisées. On ne peut ni les supprimer ni en ajouter.

Cliquez sur l’onglet Gérer les catégories. Les sous-catégories « Budget » s’afficheront. Cliquez sur l’icône représentant un crayon située à gauche de la sous-catégorie pour en afficher les renseignements ou les modifier.

Ajouter des sous-catégories d’unité

Si vous souhaitez diviser davantage une sous-catégorie, cliquez sur Ajouter une sous-catégorie d’unité. Cliquez sur le menu déroulant « Catégorie » et choisissez la catégorie appropriée. Tapez un nom dans le champ « Nom de la sous-catégorie d’unité ». Cliquez sur la ou les bonnes cases d’Autorisations pour donner accès aux différents groupes qui pourront voir les renseignements de cette catégorie. Cliquez sur Enregistrer.

Changer le nom des sous-catégories d’unité

Cliquez sur l’icône représentant un crayon. Le nom de la sous-catégorie d’unité apparaît dans une case modifiable. Cliquez dans la case et changez le nom. Cliquez sur Enregistrer.

Activer ou désactiver des sous-catégories

Cliquez sur une catégorie ou une sous-catégorie d’unité. Si la catégorie est active, il y aura une coche dans la case « Activée ». Décochez la case pour la désactiver. Cliquez sur Enregistrer. Vous ne pouvez pas supprimer une sous-catégorie d’unité. Si une sous-catégorie d’unité est inactive pendant une période prolongée, elle sera automatiquement supprimée.

Modifier les autorisations des catégories

Cliquez sur la case à côté du nom du groupe pour permettre aux dirigeants des différents groupes d’accéder à un budget particulier. Cochez la case à côté d’« Actif » pour l’activer. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications. Décocher la case « Actif » pour la désactiver.

Budget annuel prévu

Cliquez sur l’onglet Préparer le budget annuel. Cela permet d’afficher le budget annuel estimé, le budget affecté par l’unité et le montant disponible à affecter. Cliquez sur la flèche située à côté de « Budget annuel estimé/réel » pour afficher la répartition trimestrielle du budget. Les trimestres précédents montrent les budgets réels non modifiables du trimestre en question. Le champ « Budget des prochains trimestres » comprend un budget estimé. Ce montant peut être modifié si nécessaire.

Cliquez sur la flèche située à côté de « Budget attribué par unité » pour afficher la répartition trimestrielle par sous-catégories. Ajoutez les montants dans les champs « Budget attribué par unité ». Cliquez sur « Copier les données de 2018 » pour remplir les champs avec les données de l’année dernière. Modifiez ensuite les montants selon les besoins. Cliquez sur Enregistrer.

Mode d’emploi rapide

1RE ÉTAPE

Présidences de pieu et épiscopats :

Examinez les dépenses de l’année précédente.

2E ÉTAPE

Demandez aux organisations d’estimer le montant de leur budget pour l’année à venir.

3E ÉTAPE

Compilez le budget, utilisez des pratiques budgétaires saines, soyez équitable et assurez-vous que les dépenses envisagées ne dépassent pas le montant de l’allocation budgétaire prévue.

4E ÉTAPE

Greffiers :
Allouez les fonds de l’allocation budgétaire à chaque catégorie et sous-catégorie tel qu’approuvés par le président de pieu ou l’évêque.

5E ÉTAPE

Imprimez le rapport du budget et examinez-le avec le président de pieu ou l’évêque.