管理場地與教室

請參照這篇文章來查看行事曆的最新變更。

場地是以支聯會層級管理，由支聯會行事曆管理員負責。教會擁有的建築物的行事曆會自動建立。當一棟新竣工的建築物開始投入使用時，就會自動建立建築物行事曆。不要為教會擁有的建築物建立場地行事曆，否則會出現重複的行事曆。許多支聯會曾出現過這種錯誤，解決這問題的指示見下方。也不要使用支聯會或支會行事曆作為建築物行事曆。

支聯會可能會有除建築物以外的其他場地可供預約，諸如看台、球場或康樂設施。你可以建立一個自訂場地，讓你的支聯會中的支會及其他支聯會的支會都可以預約這個自訂場地。

行事曆系統使用「實物設施」系統的資訊來了解哪些建築物被分配給支聯會，以及哪個支會在這些建築物聚會。當「實物設施」進行系統更新時，可能需要最多兩天的時間才會反映在行事曆系統中。

場地與教室頁面

支聯會行事曆管理員在行事曆齒輪選單中選取「場地與教室」選項來管理場地。你的支聯會和支會可預約的場地列在「場地與教室」頁面，

這個頁面的第一部分列出你的支聯會管理的場地。

• 由「實物設施」分配。這些是由「實物設施」分配給你的支聯會來管理的建築物。如果建築物行事曆尚未啟用作預約，該行事曆會顯示一則訊息。這些建築物最初由「實物設施」命名，但應由你重新命名，以反映出當地成員如何稱呼該建築物。其他支聯會的支會可能會在你的建築物聚會，這在行事曆系統中是常見的，也受系統支援。所有使用你的建築物的支會都自動具有預約權限，並且根據政策，這些權限不可撤銷。如果這份清單有誤，應聯絡你的「實物設施」小組。
• 自訂場地。如果你建立了任何自訂場地，它們也會列在你的支聯會下方。透過這份清單，可以清楚地看到是否有自訂場地被錯誤地用於建築物，而應遷移至「實物設施」的建築物行事曆。

這個頁面接下來的部分列出由其他支聯會管理的場地，你的支聯會中至少有一個單位對這些場地有預約權限。

• 由「實物設施」分配。是至少有一個支會在其中聚會的建築物。如果清單是錯誤的，你的「實物設施」小組需要更新建築物分配。
• 已由另一個支聯會分配。這些是你的支聯會中至少有一個支會獲另一個支聯會授權可以預約的建築物，但是該支會不在這些建築物聚會（他們可能曾經在此聚會過）。如果清單有誤，需要聯絡那個支聯會來更新他們對該建築物所設定的預約權限。
• 自訂場地。這些是你的支聯會中至少有一個支會獲另一個支聯會授權可以預約的自訂場地。如果這些自訂場地中有任何一處是教會擁有的建築物，另一個支聯會需要將活動遷移至適當的「實物設施」建築物行事曆。當有支會遷入或遷出建築物時，預約權限不會在自訂行事曆中自動更新。

「場地詳細資料」頁面

當你按一下場地名稱時，會被帶到「場地詳細資料」頁面，若要讓建築物能接受預約，需要在此頁面進行設定，並啟用預約功能。重要的步驟包括：

• 場地名稱。將建築物重新命名為你當地成員知曉的名稱。切勿將建築物命名為「支聯會中心」。名稱應包含你支聯會名稱或首字母縮寫。如果兩個支聯會有共用的建築物（或誤作分享），並且大家都有建築物命名為「支聯會中心」，成員會無法區分，並在錯誤的建築物出現。
• 可用性。勾選「此場地可以預約」的方塊。
• 教室及設備。找出你想在建築物內預約的教室或設備（像是電視螢幕）。教室的名稱應為當地成員知曉的名稱，或是與教室外的門牌相符。避免加入只在一般星期日聚會時段使用而無需預約的教室。對於帶隔間的康樂廳，要考慮是否需要分開預約，或總是以整個「康樂廳」預約。自訂教室的名稱可以隨時重新命名，但是變更預設教室的名稱時，會要求將所有的活動都移至自訂教室。
• 可以預訂但不在此舉行教會聚會的單位。如果你不希望支聯會中所有的支會都能預約此建築物，關掉相應支會的滑桿。你可能會遇到以下情況：某個支會不屬於你的支聯會，也不在此建築物聚會，但需要該建築物的預約權限。你可以手動新增這個支會。
• 可以預約且在此舉行教會聚會的單位。你無法變更這個部分。這些都是在由「實物設施」分配的建築物聚會的支會。如果清單有誤，聯絡你的「實物設施」小組以更新他們的紀錄。

完成更新後，請按儲存按鈕。

修正自訂建築物場地

許多支聯會曾為教會擁有的建築物建立了自訂場地，因而錯誤地建立了重複的建築物行事曆。一旦他們注意到這項錯誤，會經常停用「實物設施」建築物行事曆，並繼續使用自訂建築物行事曆。這會隨著時間造成混淆，當支會在建築物之間遷入遷出時、成立新支會時，以及支聯會重劃時，常常會因此需要致電給教會總部。對於自訂場地，當各單位遷入及遷出該建築物時的自動設定預約權限功能將無法運作。當支聯會領袖變更召喚，新任領袖會不知道為什麼會建立了這些自訂建築物行事曆。

按照以下步驟，支聯會行事曆管理員可將自訂建築物行事曆遷移至適當的「實物設施」建築物行事曆：

1. 找出該建築物適當的「實物設施」行事曆。該建築物的地址顯示在「場地詳細資料」中。選取該建築物，並選取與重複的自訂建築物行事曆一樣的教室。暫時指派你自己為建築物排程人員。啟用這棟建築物的預約功能。
2. 將重複的自訂建築物行事曆重新命名為類似「請勿預約」，但要保持勾選預約方塊。讓自己也成為該場地的建築物排程人員。
3. 前往你的主要行事曆，只顯示「請勿預約」場地的活動。對每一個與自訂場地有關的未來活動，編輯該活動、記下該活動預約的教室、變更場地至適當的建築物、重新選取活動的教室，並儲存。
4. 一旦所有未來活動被移至正確的建築物行事曆，就可以刪除「請勿預約」自訂場地。
5. 檢查其餘建築物行事曆的詳細資料，確保適當的支會擁有預約權限。

新支聯會

對於新成立的支聯會，應檢視「場地與教室」頁面，以確保「實物設施」已適當地將正確的建築物分配給新支聯會，並分配正確的支會到那些建築物。行事曆會根據「實物設施」的更新內容自動更新。

新支會

當一個新支會成立時，「實物設施」應將這個支會分配到正確的建築物。如果支聯會沒有對該建築物使用自訂行事曆，這個支會就自動擁有預約該建築物的權限。檢查場地詳細資料，確保新支會列在其中。

支會搬遷到另一棟建築物

若要將你的支會分配到不同的建築物，你的「實物設施」小組需要在一個稱為FMAT的系統中更新他們的紀錄。這樣，該支會就會自動獲得預約新建築物的權限。支會行事曆編輯者應將他們未來的活動遷移至新建築物。

支會搬遷到其他支聯會

一旦教會總部的「疆界和領袖」小組更新「教會組織與領袖名錄」（CDOL），支會就會被分配到所屬的新支聯會，並會自動獲得所屬的新支聯會的行事曆存取權。這些行事曆會自動出現在左側窗格內。這兩個支聯會的支聯會行事曆管理員應檢查該支會聚會場地的詳細資料，以確保支會正確地顯示。

新建築物

對於新建築物，「實物設施」必須執行兩個步驟：將該建築物分配給正確的支聯會，並在他們稱為FMAT的系統中將正確的支會分配到新建築物，他們紀錄中的佔用日期也必須是已經過去的。如果正確地執行這些步驟，你會看到該建築物列在正確的清單中的「場地與教室」頁面上，在「場地詳細資料」中，你會看到正確的支會已分配給該建築物。你將需要設定新建築物的教室、建築物排程人員等等。見上述。

將建築物轉給另一個支聯會

當決定要指定另一個支聯會為一棟建築物的經管支聯會，「實物設施」要更新他們在稱為FMAT的系統中的紀錄。然後，接收方支聯會在「場地與教室」頁面就會有對該建築物的編輯權限。需要在「場地詳細資料」中指派新的建築物排程人員，他應居住在接收方支聯會。你應檢閱哪些單位可以預約該建築物。

如果另一個支聯會錯誤地為該建築物使用了自訂場地，該自訂建築物行事曆將無法被搬遷到接收方支聯會。接收方支聯會應設定適當的「實物設施」建築物行事曆，所有的未來活動將需要編輯並移至適當的建築物。