Zasady i cele
Każdy palik i okręg powinien posiadać aktualne, poprawne dokumenty finansowe. Dzięki nim prezydenci palików i biskupi rozliczają się ze świętych funduszy kościelnych i je chronią. Poprawne zapisy są również niezbędne do przygotowania budżetu, zarządzania przydziałem budżetu i dostarczania informacji członkom o ich darowiznach finansowych.
Dokumentacja finansowa w formie papierowej powinna być przechowywana przynajmniej przez trzy lata po zakończeniu bieżącego roku lub zgodnie z wytycznymi Biura Obszaru. W zależności od lokalnego prawa okres przechowywania może być dłuższy. Dokumenty elektroniczne załączone w systemie LCR lub aplikacji Narzędzia dla członków są zapisywane automatycznie. Pisarz powinien zapoznać się z wytycznymi z Siedziby Głównej Kościoła lub przypisanego biura administracyjnego, by uzyskać informacje na temat korzystania i przechowywania dokumentów oraz sprawozdań.
KROK 1.
Dokumentacja finansowa w formie papierowej powinna być przechowywana przynajmniej przez trzy lata po zakończeniu bieżącego roku. W zależności od lokalnego prawa okres przechowywania może być dłuższy.
KROK 2.
Zabezpiecz wszystkie informacje przed nieupoważnionym dostępem, zmianami, zniszczeniem czy ujawnieniem. Wszystkie informacje finansowe w formie papierowej związane z wpłatami i wydatkami oraz zwrotami kosztów należy przechowywać w zamkniętej kartotece w biurze pisarza. Obchodź się ostrożnie z informacjami elektronicznymi. Nigdy nie podawaj swoich haseł innym osobom, nigdy nie zapisuj swojego hasła w pamięci przeglądarki na komputerze kościelnym ani jakimkolwiek innym komputerze czy urządzeniu poza twoim własnym. Wyloguj się za każdym razem, gdy odchodzisz od komputera.
KROK 3.
Po zapisaniu wydatków i zwrotów kosztów dołącz do akt wszystkie związane z nimi dokumenty:
- Górną część każdego czeku.
- Podpisany i zaakceptowany formularz zwrotu kosztów z załączonymi paragonami.