Archiviare e conservare i registri finanziari

Direttive e principi

Ogni palo e rione deve tenere registri finanziari aggiornati e accurati. Questi registri aiutano i presidenti di palo e i vescovi a tenere traccia dei fondi sacri della Chiesa e a salvaguardarli. Dei registri accurati sono anche necessari per preparare i bilanci, amministrare l’assegnazione di bilancio e fornire informazioni ai membri riguardo alle loro donazioni finanziarie.

I registri finanziari cartacei devono essere conservati per almeno tre anni oltre quello in corso, oppure secondo le istruzioni date dall’Ufficio di Area. Le leggi locali possono richiedere periodi di conservazione più lunghi. I file elettronici caricati in LCR o in Strumenti per i membri vengono salvati automaticamente. Per informazioni sull’utilizzo e la conservazione dei registri e dei rapporti, gli archivisti devono basarsi sulle istruzioni ricevute dalla sede centrale della Chiesa o dall’ufficio amministrativo di competenza.

1º PASSO

I registri finanziari cartacei devono essere conservati per almeno tre anni oltre quello in corso. Le leggi locali possono richiedere periodi di conservazione più lunghi.

2º PASSO

Proteggi tutte le informazioni da accessi non autorizzati, cambiamenti, distruzione o diffusione. Conserva tutte le informazioni finanziarie cartacee relative alle donazioni, alle spese e ai rimborsi nell’ufficio dell’archivista, in un archivio chiuso a chiave. Sii cauto con le informazioni elettroniche. Non condividere mai le tue password con altri, non salvare mai la tua password nel browser del computer della Chiesa o in qualsiasi altro computer o dispositivo che non sia tuo e assicurati di esserti scollegato completamente quando ti allontani dal computer.

3º PASSO

Dopo aver registrato le spese e i rimborsi, archivia i seguenti documenti:

• La parte superiore di ogni assegno.
• Il modulo di richiesta di rimborso firmato e approvato con le ricevute allegate.