Arhiveeri ja säilita kuludokumendid

Eeskiri ja põhimõtted

Iga vai ja kogudus peaks pidama ajakohaseid ja täpseid finantsülestähendusi. Need ülestähendused aitavad vaiajuhatajatel ja piiskoppidel anda aru ja kaitsta Kiriku püha raha. Täpsed ülestähendused on samuti vajalikud eelarvete ettevalmistamiseks, eelarve toetuste haldamiseks ja liikmetele nende rahalise panuse kohta informatsiooni andmiseks.

Füüsilisi finantsdokumente tuleb säilitada vähemalt kolm aastat, millele lisandub jooksev aasta või vastavalt piirkonna kontori nõuetele. Kohalikud seadused võivad nõuda pikemat säilitamisperioodi. LCR-i või liikmevahenditesse üles laetud elektroonilisi faile salvestatakse automaatselt. Informatsiooni saamiseks ülestähenduste ja aruannete kasutamise ja säilitamise kohta peaksid asjurid vaatama Kiriku peakorterist või määratud halduskontorist saadud juhiseid.

1. SAMM

Füüsilisi finantsdokumente tuleb säilitada vähemalt kolm aastat, millele lisandub jooksev aasta. Kohalikud seadused võivad nõuda pikemat säilitamisperioodi.

2. SAMM

Kaitske kogu informatsiooni mittevolitatud juurdepääsu, muudatuste, hävitamise või avalikustamise eest. Hoidke kogu annetusi, kulusid ja tagasimakseid puudutav füüsiline finantsinformatsioon lukustatud arhiivikapis asjuri ruumis. Elektrooniliste andmete puhul kasutage ettevaatusabinõusid. Ärge kunagi jagage oma salasõnu teistega, ärge kunagi salvestage kiriku arvutis või mõnes teises mitte isiklikus arvutis või seadmes oma salasõna veebilehitsejasse ja kontrollige, et logite välja kui lahkute oma arvuti juurest.

3. SAMM

Pärast kulude ja tagasimaksete ülestähendamist arhiveerige järgmised dokumendid:

• Iga tšeki ülemine osa.
• Allkirjastatud ja heakskiidetud tagasimakse taotluse blankett ja lisatud kviitungid.