Patakaran at mga Alituntunin
Bawat stake at ward ay dapat mag-ingat ng na-update at tumpak na mga talaan sa pananalapi. Tinutulungan ng mga talaan na ito ang mga stake president at bishop na maitala at maprotektahan ang sagradong pondo ng Simbahan. Ang mga tumpak na talaan ay kailangan din sa paghahanda ng budget, pangangasiwa sa budget allowance, at pagbibigay ng impormasyon sa mga miyembro tungkol sa kanilang mga kontribusyong pera.Para sa impormasyon tungkol sa paggamit at pagtatago ng mga talaan at mga report, dapat sumangguni ang mga clerk sa mga tagubilin mula sa headquarters ng Simbahan o sa nakatalagang area office. Ang mga talaan ng pananalapi sa kasalukuyang taon ay dapat ingatan. Dapat ring ingatan ang mga talaan sa nakalipas na tatlong taon. Maaaring mas mahabang panahon ng pag-iingat ang hingin ng mga lokal na batas. (Pangkalahatang Hanbuk: Paglilingkod sa Ang Simbahan ni Jesucristo ng mga Banal sa mga Huling Araw, 34.6.9, ChurchofJesusChrist.org)
Hakbang 1
Ang mga talaan ng pananalapi sa kasalukuyang taon ay dapat ingatan. Dapat ring ingatan ang mga talaan sa nakalipas na tatlong taon. Maaaring mas mahabang panahon ng pag-iingat ang hingin ng mga lokal na batas.
Hakbang 2
Protektahan ang lahat ng impormasyon laban sa hindi awtorisadong pag-access, pagbabago, pagsira, o pagbubunyag. Ilagay ang lahat ng pinansiyal na impormasyon na may kaugnayan sa mga donasyon at gastusin at reimbursement sa nakakandadong file cabinet sa opisina ng clerk.
Hakbang 3
Dapat i-file ng clerk at ng isang miyembro ng bishopric ang sumusunod na mga dokumento na nilikha sa proseso ng pagrerekord ng donasyon: Ang Tithing and Other Offerings form.Isang kopya ng deposit slip.Ang kopya ng ward ng Deposit Report.Ang Tithing and Offerings Batch Report.
Mga Pamamaraan
Matapos ihanda ang mga bank deposit, pero bago ang mismong pagdedeposito, dapat i-file ng clerk at ng miyembro ng bishopric (o dalawang miyembro ng bishopric) ang lahat ng dokumento na ginawa habang itinatala ang mga donasyon. Kabilang dito ang:
- Mga donation form
- Isang kopya ng deposit form
- Ang kopya ng ward ng deposit report
- Ang Tithing and Offerings Donation Batch Report
Ang mga ito ay dapat i-file nang lingguhan sa isang bungkos o sobre. Ang mga talaan ng pananalapi sa kasalukuyang taon ay dapat ingatan. Dapat ring ingatan ang mga talaan sa nakalipas na tatlong taon. Maaaring mas mahabang panahon ng pag-iingat ang hingin ng mga lokal na batas.Protektahan ang lahat ng impormasyon laban sa di-awtorisadong pag-access, pagbabago, pagkasira, o pagkabunyag. Ilagay ang lahat ng pinansiyal na impormasyon na may kaugnayan sa mga donasyon at gastusin at reimbursement sa nakakandadong file cabinet sa opisina ng clerk.