Annetusdokumentide arhiveerimine ja talletamine.

Eeskiri ja põhimõtted

Iga vai ja kogudus peaks pidama ajakohaseid ja täpseid finantsülestähendusi. Need ülestähendused aitavad vaiajuhatajatel ja piiskoppidel arvestada ja kaitsta Kiriku püha raha. Täpsed ülestähendused on samuti vajalikud eelarvete ettevalmistamisel, eelarve toetuste haldamisel ja liikmetele nende rahalise panuse kohta informatsiooni andmiseks.Informatsiooni saamiseks ülestähenduste ja aruannete kasutamise ja säilitamise kohta peaksid asjurid järgima Kiriku peakorterist või määratud halduskontorist saadud juhiseid. Finantsülestähendusi tuleks säilitada vähemalt kolm aastat ja lisaks käesoleva aasta. Kohalikud seadused võivad nõuda pikemat säilitamisperioodi.

Menetlused

Pärast pangahoiuse ettevalmistamist, kuid enne hoiustamist, peaksid asjur ja piiskopkonna liige (või kaks piiskopkonna liiget) arhiveerima kõik annetuste ülesmärkimise protsessis loodud dokumendid. Sealhulgas:

• annetussedelid,
• sissemakse kviitung,
• koguduse sissemaksete aruande koopia,
• kümnise ja muude annetuste sedelite ja annetuste aruanded (Batch Report).

Need tuleks lisada nädala kausta ühes kogumis või ümbrikus. Finantsülestähendusi tuleks säilitada vähemalt kolm aastat ja lisaks käesoleva aasta. Kohalikud seadused võivad nõuda pikemat säilitamisperioodi.Kaitske informatsiooni mittevolitatud juurdepääsu, muudatuste, hävitamise või avalikustamise eest. Hoidke kogu annetusi, kulusid ja tagasimakseid puudutav finantsinformatsioon lukustatud failikapis asjuri ruumis.