Архивиране и съхраняване на документите за дарения

Правила и принципи

Всеки кол и район трябва да разполага с текущи и точни финансови отчети. Тези документи помагат на президентите на колове и епископите да защитават свещените църковни средства и да дават отчет за тях. Също така точните отчети са необходими при изготвянето на бюджети, управлението на отпускания бюджет и предоставянето на информация на членовете относно техните финансови дарения.За информация относно използването и съхраняването на отчети и доклади чиновниците следва да се придържат към указанията на Централата на Църквата или на съответния областен офис. Финансовите отчети трябва да се съхраняват поне три години в допълнение към текущата година. Местните закони може да налагат по-продължителен период на съхранение. (Общ наръчник: да служим в Църквата на Исус Христос на светиите от последните дни, 34.6.9, ChurchofJesusChrist.org)

Стъпка 1

Финансовите отчети трябва да се съхраняват поне три години освен текущата година. Местните закони може да налагат по-продължителен период на съхранение.

Стъпка 2

Защитете цялата информация от неправомерен достъп, промяна, унищожаване или издаване на трети лица. Съхранявайте цялата финансова информация относно дарения, разходи и връщания в заключен шкаф в офиса на чиновника.

Стъпка 3

Чиновникът и член на епископството следва да архивират следните документи, изготвени по време на отразяване на дарението: Формуляра за десятък и други дарения.Копие на вносната бележка.Копието за района от доклада за внасяне на суми в банката.Отчета с партидите за десятък и дарения.

Процедури

След приготвянето на сумата за внасяне, но преди самото внасяне, чиновникът и член на епископството (или двама члена на епископството) следва да архивират всички документи, които са изготвили при отразяване на даренията. Тук се включват:

• Формулярите за дарения
• Копие на вносната бележка
• Копието на района от доклада за внасяния
• Отчетът с партидите за десятък и дарения

Тези документи следва да се архивират всяка седмица в плик или пакет. Финансовите отчети трябва да се съхраняват поне три години освен текущата година. Местните закони може да налагат по-продължителен период на съхранение.Защитете цялата информация от неправомерен достъп, промяна, унищожаване или издаване на трети лица. Съхранявайте цялата финансова информация относно дарения, разходи и връщания в заключен шкаф в офиса на чиновника.