手冊與召喚
33.紀錄及報表

「33.紀錄及報表」,總指導手冊:在耶穌基督後期聖徒教會裡服務(2020)。

「33.紀錄及報表」,總指導手冊

33.

紀錄及報表

33.1

教會紀錄概覽

正確的紀錄能幫助教會領袖認識成員和看出他們的需要。舉例來說,紀錄可幫助領袖看出哪些成員可能需要特別關心,以便在教會更加活躍,或配稱享有聖殿祝福。正確的紀錄也能幫助領袖評估進步情形和擬訂改善計畫。

教會紀錄的另一項重要目的,是看出成員接受了哪些救恩教儀。

教會各單位所保存的紀錄有下列幾類:

  • 成員參與情況報告包括有關出席聚會、施助面談、新成員的活躍及聖職職位、接受過恩道門的成員的聖殿推薦書狀態等資料(見33.5)。

  • 教籍紀錄包括成員的姓名、地址以及教儀和其他重要資料(見33.6)。

  • 歷史紀錄包括有關成就、挑戰、堅定信心的經驗,以及單位內其他重要事件的資料(見33.7)。

  • 財務紀錄包括有關什一奉獻與其他捐獻,以及活動和用品的支出等資料(見第34章)。

33.2

給文書的一般指示

所有的文書應具有不受人質疑的廉潔操守,並且展現出樂於遵行主的誡命的態度。他們應當是誠實細心的紀錄保管員,也應當是有能力的教師和行政管理人員。負責財務的文書應具備處理財務的能力。召喚符合這些條件的人擔任文書,將有助於確保他們在處理教會財務和紀錄時,有主的靈為伴。

文書要謹慎遵循現行的政策和程序來保護教會款項,並確保教會紀錄是最新且正確的。他們應將任何會影響教會款項或紀錄的不當之處,立即通知聖職領袖。

文書應有夠長的任期,讓他們學習職責、光大召喚並維持工作的連貫性。由於文書不是支聯會會長團或主教團的成員,因此在支聯會會長團或主教團改組時,不需要卸任。

33.3.233.3.333.4.233.4.3概述了支聯會及支會文書的責任。

33.3

支聯會紀錄及報表

33.3.1

支聯會會長團

支聯會會長要督導支聯會的紀錄保存事宜。他可指派他的諮理及文書,在其指導下執行此項事工的大部分工作。他也要確定他們在履行這些責任時,遵行教會的政策及程序。

33.3.2

支聯會文書

每個支聯會應當有一位合格盡職的支聯會文書。文書由支聯會會長召喚及按手選派,應持有麥基洗德聖職並配稱持有聖殿推薦書。他是支聯會議會的成員,要參加高級諮議會會議。他不是大祭司定額組的成員。

支聯會文書由支聯會會長團訓練,並在他們的指導下工作。支聯會會長可指派責任給他,諸如本節所述的責任。亦可召喚支聯會助理文書從旁協助(見33.3.3)。

33.3.2.1

紀錄保存的責任

支聯會文書為支聯會會長團提供行政上的支援。他要記錄支聯會領導人會議上所做的指派和決議。他也要提醒支聯會會長團注意需要追蹤或作進一步考量的事項。

支聯會文書(及受指派的支聯會助理文書)要準備支聯會的紀錄及報表,包括財務紀錄(見第34章)、成員參與情況報告(見33.5)、教籍資料(見33.6),以及歷史紀錄(見33.7)。支聯會文書要確保紀錄及報表的正確與完整,並準時完成。

支聯會文書(及受指派的支聯會助理文書)要定期與支聯會會長會面,審查紀錄和報表。文書要從這些資料中提供資訊,幫助領袖看出(1)成員及組織的需要,(2)可用的資源,如財務及聖職實力,以及(3)趨勢、優點及弱點。

在有教會電腦系統的地區,支聯會文書應熟悉紀錄保存的電腦程式。

支聯會會長團可將紀錄保存方面的其他職責,指派給支聯會文書或支聯會助理文書,其中包括:

  • 確定填妥並分發麥基洗德聖職按立證書,並且所有的按立都正確、迅速地記錄下來。

  • 記錄聖殿推薦書資料。

  • 準備支聯會大會要用的職員支持表

  • 設計和印出疆界草圖,供提議重新劃分支聯會或支會疆界之用。

  • 在成立新支會、支會終止或有主教卸任時,督導支會紀錄、信函及帳冊的移交。

  • 記錄支聯會教籍議會的資料(見32.9.6)。

  • 若支聯會有教會核准的網站,要維護及更新網站(見38.8.24)。

33.3.2.2

審查支會紀錄及報表

支聯會文書(及受指派的支聯會助理文書)要審查支會的紀錄及報表,以確定那些資料的正確完整。他要先解決紀錄保存方面的問題,再將報表交給支聯會會長。他要直接與支會文書和支會助理文書合作,解決較小的問題。重大問題則要與支聯會會長討論,或在其要求下,與主教討論。

支聯會文書每年要與每位支會文書開會兩次。支聯會文書或支聯會助理文書也可視需要和支會助理文書開會。這些會議是要確定:

  • 教籍紀錄已迅速且正確地更新,包括所有的洗禮和證實、聖職按立、恩道門、婚姻及死亡。

  • 祝福、洗禮和證實、聖職按立等證書,都已分發給支會成員。

  • 隨時更新支會年度歷史,並在年終提交給支聯會(見33.7)。

33.3.2.3

紀錄保存的指示

支聯會文書要應支聯會會長或主教的要求,指導支聯會助理文書、支會文書以及支會助理文書,確定他們都獲得所需的訓練,以履行他們在紀錄保存方面的責任。

召喚新文書、引進或更新教會紀錄保存電腦程式,以及紀錄未適當填妥時,紀錄保存方面的指導尤為重要。新的支聯會助理文書、支會文書和支會助理文書都應在接受召喚後30日內接受指導。

33.3.2.4

稽核

支聯會文書應充分了解稽核的程序和報告,支聯會助理文書也應充分了解他們負責的事務之稽核程序和報告。有關教籍紀錄稽核的資料,見33.6.24。有關教會財務稽核的資料,見34.9

33.3.2.5

支聯會歷史紀錄

33.7

33.3.3

支聯會助理文書

支聯會會長或受指派的諮理可視需要召喚和按手選派支聯會助理文書。支聯會助理文書應持有麥基洗德聖職,並配稱持有聖殿推薦書。他們在支聯會會長團及支聯會文書的指導下工作。

必要時,下列每一項職務都可召喚一位支聯會助理文書擔任:

  • 支聯會助理文書

  • 支聯會助理文書——財務(見第34章

  • 支聯會助理文書——教籍(見33.533.6

支聯會會長團也可指派一位支聯會助理文書收集歷史紀錄(見33.7)。

33.3.3.1

教會物資

支聯會會長團可指派一位支聯會助理文書負責熟悉教會資源方面的資料,並知道如何向教會發行中心訂購物品。這位文書要協調相關工作,以幫助支聯會成員知道有這些物品及了解如何獲得這些物品。

33.3.3.2

電腦及科技

支聯會會長團可指派一位支聯會助理文書擔任支聯會技術專員。必要時,可指派支聯會文書擔任這項工作。支聯會技術專員在管理支聯會裡的教會電腦,包括家譜中心的電腦時,負有下列責任:

  • 在支聯會會長團的指導下,他要處理所有支聯會電腦的放置、共用、重新分配及使用時間安排事宜。

  • 他是支聯會內所有教堂有關科技服務和電子設備事宜的主要聯絡人。他要依照請求,為所有使用教堂電腦的人提供支援。

  • 他要保存一份所有電腦硬體的最新清單,包括序號、型號、容量和放置的地點。

  • 他要確定(1)電腦、軟體及機密資料都安全無虞,(2)資料檔案都定期備份,以及(3)備份檔案存放在該建築物以外的地方(見33.833.9)。

  • 他應熟悉38.8.12裡有關教會電腦的一般政策,並且應熟悉取得及管理教會電腦的指導方針。可從教會總部或區域辦公室取得這些指導方針。這些指導方針提供了相關事務的資料,包括硬體和軟體、捐贈的電腦、網際網路連線、維修、電腦的處置、電腦遭竊或受損、安全事宜以及教會成員的使用情形等。

為協助支聯會技術專員,支聯會長團可指派配稱的青少年和成人(弟兄或姊妹)擔任助理技術專員。可依照教堂、支會,或支聯會會長團所決定的其他標準,將這些人組織起來。要稱他們為助理技術專員,而不是支聯會助理技術專員。

支聯會技術專員要督導並協調助理技術專員的工作。支聯會若沒有支聯會技術專員,就由支聯會文書或一位支聯會助理文書督導助理技術專員,並傳達來自支聯會會長團的指派工作。

33.3.4

支聯會執行祕書

支聯會會長或受指派的一位諮理要召喚及按手選派支聯會執行祕書。執行祕書應持有麥基洗德聖職,並配稱持有聖殿推薦書。

執行祕書是支聯會會長團的行政助理。他要和他們一起開會,並依照指派準備議程。他也是支聯會議會的成員,要參加高級諮議會會議。他要依照支聯會會長團的指示,追踨這些會議裡的指派工作。他不是大祭司定額組的成員。

他要協調支聯會會長團與高級諮議會及支聯會其他領袖之間的支聯會事務。他也要為支聯會會長團安排行程,並迅速分發教會出版品及信函。

在支聯會會長團的指派下,他要鼓勵和協助支會執行祕書推動訂閱教會雜誌。

他可幫助支聯會會長團鼓勵和督導符合資格的支聯會成員參與教會教育機構各項學程的情形(見第15章)。

他要告知支聯會會長團有哪些教會成員即將入伍或目前在軍中服役。在支聯會會長團指導下,他可幫助協調為即將入伍的支聯會成員舉辦教會講習會(見38.10.138.10.3)。

在支會召喚新的執行祕書後,他要在合理時間內儘快提供職前訓練。他可視需要持續提供指導。

33.4

支會紀錄及報表

33.4.1

主教團

主教要督導支會的紀錄保存事宜,他可指派他的諮理及文書,在其指導下執行此項事工的大部分工作。主教要確定支會文書和定額組及組織領袖都已被教導他們在紀錄保存方面的責任,他也要確定他們在履行這些責任時,遵行教會的政策及程序。

33.4.2

支會文書

每個支會應有一位合格盡職的支會文書。文書由主教團推薦,並由支聯會會長團的一員召喚及按手選派。他應持有麥基洗德聖職,並配稱持有聖殿推薦書。

支會文書由主教團及支聯會文書訓練,在主教團指導下工作。主教可指派一些責任給他,諸如本節所述的責任。亦可召喚支會助理文書從旁協助(見33.4.3)。

有關支會文書的其他責任,見7.6.4

33.4.2.1

紀錄保存的責任

支會文書為主教團提供行政上的支援。他要記錄支會領導人會議上所作的指派和決議。他也要提醒主教團注意需要追蹤或作進一步考量的事項。

支會文書(及受指派的支會助理文書)要製作支會的紀錄及報表,包括財務紀錄(見第34章)、成員參與情況報告(見33.5)、教籍記錄(見33.6),以及歷史紀錄(見33.7)。支會文書要確保紀錄及報表的正確與完整,並準時完成。

支會文書(及受指派的支會助理文書)要定期與主教會面,審查紀錄及報表。文書要從這些資料中提供資訊,幫助領袖看出(1)成員及組織的需要,(2)可用的資源,如財務及聖職實力,以及(3)趨勢、優點及弱點。

在彙整成員參與情況報告時,文書要審查支會各組織所提交的資料,確定其正確且完整。他要先解決紀錄保存上的問題後,再將報告交給主教。他要直接與祕書合作,解決較小的問題,重大問題則要與主教討論,或在其要求下,與組織領袖討論。

在有教會電腦系統的地區,支會文書應熟悉紀錄保存的電腦程式。他或支會助理文書要將教會成員的通訊錄、名單及點名表,提供給主教團、其他聖職領袖及支會各組織領袖。

支會文書或支會助理文書可應教會成員的申請,為成員提供個人教儀摘要的副本做為個人紀錄,和幫助他們獲得家譜和教會其他的服務。他要使用教會紀錄保存軟體來列印這些摘要。沒有這項軟體的區域,可要求區域辦公室提供這些副本。

主教團可將紀錄保存方面的其他職責,指派給支會文書或支會助理文書,其中包括:

  • 確定祝福、洗禮及證實、聖職按立等證書都交給支會成員,並且這些教儀都正確、迅速記錄下來。

  • 準備支會大會要用的職員支持表

  • 記錄支會教籍議會的資料(見32.9.6)。

  • 若支會有教會核准的網站,要維護及更新網站(見38.8.24)。

33.4.2.2

紀錄保存的指示

支會文書要協調提供指導,幫助支會助理文書及定額組和組織的祕書了解紀錄保存事宜。他要確定他們在剛被召喚、引進或更新教會紀錄保存電腦程式,以及紀錄未適當填寫時,都接受到指導。

支會文書在指導助理文書或祕書時,要協助他們了解紀錄及報表中的資料對領袖有何幫助。

33.4.2.3

支會歷史紀錄

33.7

33.4.3

支會助理文書

可視需要召喚支會助理文書。支會助理文書由主教團推薦,由支聯會會長團成員或受指派的高級諮議召喚及按手選派。這些弟兄應持有聖職,並配稱持有聖殿推薦書;受指派負責財務的支會助理文書應持有麥基洗德聖職。支會助理文書在主教團及支會文書的指導下工作。

必要時,下列每一項職務都可召喚一位支會助理文書擔任:

  • 支會助理文書

  • 支會助理文書——財務(見第34章

  • 支會助理文書——教籍(見33.533.6

主教團可指派支會助理文書負責收集歷史紀錄(見33.7),熟悉教會資源方面的資料,並知道如何向教會發行中心訂購物品。這位文書要協調相關工作,以幫助支會成員知道有這些物品及了解如何獲得這些物品。

33.4.4

支會執行祕書

支會執行祕書由主教團推薦,由支聯會會長團成員或指派的高級諮議召喚並按手選派。他應持有麥基洗德聖職,並配稱持有聖殿推薦書。

執行祕書是主教團的行政助理。他要和他們一起開會,並依照指派準備議程。他也是支會議會的成員。他要依照主教團的指示,追蹤這些會議裡的指派工作(見7.6.5)。

他要協調主教團與其他領袖之間的支會事務。

他要為主教團安排行程,並迅速分發教會出版品及信函。

在主教指派下,他要協調推動支會訂閱教會雜誌事宜,幫助成員獲得家中有教會雜誌的祝福。支會雜誌代表及主教團指派的其他人可從旁協助。

他可幫助主教團處理有關福音進修班及研究所的事務,例如報名上課(見第15章)。

他要保存一份在軍中服役的支會成員名單及地址的最新資料,並提供該名單給支會議會傳閱。他也要在成員計畫入伍服役時,通知支聯會執行祕書。

33.4.5

聖職及組織領袖

聖職及組織領袖要督導其組織內的紀錄保存事宜。他們可指派祕書在其指導下執行此項事工的大部分工作。他們要定期與祕書會面,以確保紀錄的正確與完整,並準時完成。

33.5

成員參與情況報告

成員參與情況報告包含每週、每月及每季的資料,可幫助領袖著重在成員的進步和需求。這些報告包括所有有紀錄的成員(根據33.6.2所下的定義)。

33.5.1

報告的項目內容

33.5.1.1

出席人數報告

聖餐聚會。聖餐聚會的出席情況由支會文書或支會助理文書記錄。出席人數是指聚會中實際在場的人數,包括非支會成員在內。由於其他指派任務或參加別的支會而不在場的支會成員,不可納入計算。

星期日聖職聚會和組織聚會。長老定額組和慈助會的聚會出席情況,由定額組或慈助會的祕書記錄。女青年各班級的出席情況由各班級的祕書記錄,然後由女青年祕書彙總。亞倫聖職各定額組聚會的出席情況,由各定額組祕書記錄,然後由一位亞倫聖職定額組專員或支會文書彙總(見10.4.2)。初級會的出席由教師記錄,然後由初級會祕書彙總。

33.5.1.2

施助面談報告

21.4

33.5.1.3

季報

季報表一般只包括每季最後一個月的資料,但施助面談報告是例外,該報告涵蓋整季的資料。支聯會會長或主教可以要求每月獲得一些資料。

支會文書或一位支會助理文書在主教的指導下準備報表。每一季結束之後那個月的10日前,定額組和各組織的領袖或祕書要把上個月的出席資料交給文書,以便他將資料納入報表。長老定額組和慈助會要提供該季的施助面談報告。主教要審查該報告的正確性,並確定文書準時提交出去。

使用教會紀錄保存軟體的單位。每個支會的文書要在電腦上準備報表,並按照報表上的指示,將電子檔傳到教會總部。文書可視需要列印、分發和保存副本。

不使用教會紀錄保存軟體的單位。各支會在每季末會收到區域辦公室寄來的書面季報表,上面印有教籍人數及登籍的班員人數。各支會的一位文書要在空白欄位填寫,然後按照報表上的指示,將填妥的報表送交支聯會。文書可視需要分發和保存副本。

支聯會也會收到區域辦公室寄來的書面季報表,上面印有支聯會內各支會的教籍人數及登籍的班員人數。收到支會提交的報表之後,支聯會文書或一位支聯會助理文書要填妥支聯會報表,與支聯會會長審查後,在每季結束後的30天內送交區域辦公室。

33.5.2

教籍名冊

支會電腦或區域辦公室可印製教籍名冊。這些名冊為成員的參與情況報告提供重要的輔助資料,它們會幫助領袖了解哪些成員到達作教儀的年齡、哪些男青年到達傳教年齡、哪些弟兄持有麥基洗德聖職、哪些成員已接受過恩道門,以及哪些青少年需要安排和主教團面談。定額組及組織領袖應該要能拿到隸屬於其定額組或組織的成員之名冊。

33.5.3

運用資料

報表裡每一項數據和統計資料,都代表有著獨特需求的個別成員。領袖需要尋求主的指引,以便知道誰需要他們協助、以及該提供怎樣的協助。

主教團和支會議會可用報表上的資訊,來追蹤支會成員的進步狀況,然後決定如何祝福他們、鞏固他們,這對主教團和支會議會特別重要。例如,這些報告能幫助領袖看出哪些成人歸信者當月沒有參加聖職或慈助會聚會。

參與報告裡的百分比可用來顯示趨勢,例如活躍情形的增減。但是百分比不應用來在支會之間,定額組之間或成員之間作比較。每個支會和每個人的情況都不相同。

33.6

教籍紀錄

教籍紀錄包括成員姓名、地址以及教儀和其他重要資料。支會應當有住在支會疆界內每位成員的教籍紀錄。

教籍紀錄要保存在成員居住地的支會內。例外情況應為少數,必須得到相關主教及支聯會會長的同意,以及總會會長團辦公室的核准。申請例外情形時,支聯會會長要寄函到總會會長團辦公室申請核准。

教籍紀錄是在教會永久紀錄上記載教儀及教會其他正式行動的唯一方法。因此,主教要確定文書保存正確的紀錄,並將更新的資料迅速寄到教會總部或區域辦公室。尤其重要的是,要記錄各項教儀資料、迅速為遷入支會的成員申請紀錄,並迅速將遷出支會的成員紀錄轉出。

主教在與成員為教會召喚、按立麥基洗德聖職職位或聖殿推薦書作面談之前,要確定教籍紀錄上沒有附註、註明印證或教儀的限制,或正式的成員身分限制。

不得將正式的教籍紀錄展示或交給成員,也不可複印給成員。在任何情況下,都不可以將教籍紀錄交給主教或文書以外的人。

教會鼓勵成員持有自己及目前住家中、需要照顧的子女之個人教儀摘要副本。文書和主教團每年要根據33.833.9的資料隱私政策,與成員核對這些摘要。主教可在年度什一奉獻結算面談時進行這項核對。若發現錯誤,文書要確定在教籍紀錄上更正。

在使用教會紀錄保存軟體的單位,文書可以列印每位成員的個人教儀摘要。其他地區的領袖或文書可向區域辦公室索取這些摘要的副本。

有關如何建立教籍紀錄的指示,見「領袖及文書資源」中的建立紀錄

33.6.1

教會紀錄上登錄的姓名

教籍紀錄及教儀證書上,應使用符合當地法律或風俗所認定的合法全名。

33.6.2

有紀錄的成員

為了統計和製作報表,以下人士皆為有紀錄的成員,他們每位都應當有教籍紀錄:

  • 已經受洗接受證實的人。

  • 未滿9歲,接受過祝福,但未受洗者。

  • 由於智能障礙而無行為能力者,不論年齡大小。

  • 未滿8歲且未接受祝福的兒童,(1)父母或祖父母至少有一方是教會成員,且(2)父母都同意為其建立紀錄者。包括歸信者的子女。(如果父母其中一方對該名子女沒有法定監護權,則有監護權的一方同意即可。)

年滿9歲以上、有教籍紀錄但未受洗及證實者,不能視為有紀錄的成員。但是此人居住地的支會要保存其教籍紀錄,直到當事人滿18歲為止。屆時,若當事人已有種種機會,卻仍選擇不受洗,主教即可在支聯會會長的書面同意下,取消其教籍紀錄。但由於智能障礙而被視為無行為能力的未受洗成員,其紀錄則不予取消。

33.6.3

支會新成員的紀錄

支會文書或支會助理文書要在支會新成員的教籍紀錄抵達後,儘快與新成員會面,核對其個人教儀摘要是否正確。

有關收到新成員的紀錄後或新成員受洗及證實後介紹新成員的指示,見29.2.2.8

33.6.4

搬家或暫時離家之教會成員的紀錄

支會的領袖、弟兄施助者、姊妹施助者或文書,在得悉成員有意遷移時,應儘快取得新地址。新支會的領袖應在成員遷入後盡快與之聯絡。

文書在經過充分的努力後,若仍無法查明成員遷往何處,就要取得主教核准,將教籍紀錄寄至教會總部或區域辦公室,那裡會有人繼續查明成員的下落。

若有人搬離支會超過三個月,文書就要將該教籍紀錄遷至新的支會。例外情況是,如果該成員只是暫時離開,打算不久之後回來,或因季節性工作離開三個月以上,打算之後會回來,就不需要把紀錄遷出。

若有人搬離支會時間不到三個月,並且打算回來,則其教籍紀錄要保存在原屬支會。原屬支會也要保存該成員的財務紀錄。

領袖如果不確定教籍紀錄(例如獄中的成員)應保存在何處,他們要確定該紀錄保存在最能符合當事人需求的支會。

33.6.5

不在原屬支會服務之成員的紀錄

33.6.5.1

傳道部會長及聖殿會長

傳道部會長及其妻子的教籍紀錄要留在其原屬支會,除非他們的子女陪伴他們到任。如果子女陪伴他們到任,則傳道部會長、他的妻子及子女的紀錄要遷到傳道期間居住地的支會。

聖殿會長及其妻子的教籍紀錄要留在其原屬支會。

33.6.5.2

教會其他指派任務

如果成員的教會指派任務在原屬支會以外,其教籍與財務紀錄要保存在原屬支會。如果成員因指派任務而需要從原屬支會遷出三個月以上,且其子女陪伴他們到任,則他們的教籍紀錄要遷到新的支會。

33.6.5.3

全部時間傳教士

24.9.10

33.6.6

年輕單身成人的紀錄

14.6.6

33.6.7

住在醫院或養老院之教會成員的紀錄

住在醫院或養老院及療養院的教會成員,其紀錄要保存在最能為他們服務的支會內。在大多數情況下,也就是該醫院或機構所在地的支會。支會領袖要確定這些成員在可能的範圍內,能夠接受到教會的完整計畫。

33.6.8

軍中服役教會成員的紀錄

教會成員入伍受訓時,其教籍紀錄要保存在原屬支會內,直到該成員被派駐到較長期的勤務基地為止。屆時,該成員應與原屬支會聯繫,並提供新支會的名稱及地址,以便文書將其教籍紀錄遷出。

如果成員長期在海上,或派駐戰區,或不在任何支聯會或傳道部疆界內,則其紀錄通常保存在勤務所在地的支會內。

33.6.9

無永久地址之教會成員的紀錄

經常旅行且沒有永久地址的教會成員,應與其主要居住地的主教商議,指定一個原屬支會。該支會要保存其教籍紀錄,支會領袖也應與該成員保持聯繫。其財務捐獻及什一奉獻評定,應在該支會進行。

33.6.10

智能障礙之成員的紀錄

主教若認定某位8歲以上的成員無行為能力,他要指示文書在當事人教籍紀錄的洗禮欄內註明「無行為能力」(見38.2.3.5)。文書要把更新的紀錄寄到教會總部或區域辦公室。此教籍紀錄不應取消。

33.6.11

耳聾或聽障成員的紀錄

使用手語的成員及其家人可選擇下列任一單位,作為其教籍紀錄所在地:(1)其原屬支會,(2)被指定負責特定地區內耳聾或聽障成員小組的支會,或(3)為耳聾或聽障成員成立的支會或分會。

33.6.12

被收養兒童的紀錄

只有在完成收養手續後,才能建立或更新被收養兒童的紀錄。紀錄上的姓名應與收養書上的一致;養父母的紀錄只有在完成收養手續後才能更新。

33.6.13

非婚生嬰兒的紀錄

18.6.3

33.6.14

父母離異之兒童的紀錄

父母離異的兒童,應將符合當地法律或習俗所認定的合法姓名,記錄在教籍紀錄和聖職教儀及祝福的證書上。

33.6.15

有附註的紀錄

32.14.5

33.6.16

附有特殊說明的紀錄

這些紀錄已不存在。

33.6.17

主教要求聯繫的紀錄

這些紀錄已不存在。

33.6.18

限制教籍紀錄遷出

成員若在可能即將受到正式的成員身分限制,或在其他嚴重顧慮尚未解決之前遷出,主教或經其授權的支會文書,可以和教會總部或區域辦公室聯絡,請求限制其教籍紀錄遷出。濫用福利的情形也可請求限制遷出。

除非請求限制的聖職領袖許可取消該限制,否則限制遷出的紀錄不會被遷至新的單位。

33.6.19

「地址不詳」檔案裡的紀錄

教籍被歸入「地址不詳」檔案裡的成員若被找到,該成員的教籍就會被寄到該支會,並附上信息,鼓勵主教團及定額組領袖儘快前往拜訪,並提供交誼。也可請全部時間傳教士去拜訪這些成員,與他們交誼。

33.6.20

記錄與更正教儀資料

第18章

33.6.21

準備教儀及祝福證書

聖職領袖要確定文書在兒童祝福、洗禮和證實及聖職按立之後,儘快將教儀及祝福證書準備好並分發出去。領袖要鼓勵成員妥善保管這些證書,並說明一旦遺失或毀損,即無法再補發。

33.6.22

記錄與更正民俗資料

教籍紀錄含有一個人的民事資料(姓名、父母姓名、出生日期、婚姻資料、離婚日期〔若適用〕,以及這些事項發生的地點)。成員如果看到「個人教儀摘要」上的資料有誤,可請求文書在教籍紀錄上更正。若有正式文件,主教可能要加以審閱,以確認所申請的更正無誤。

33.6.23

特殊情況

有關本節沒有提到的特殊情況,如習慣法婚姻的紀錄,領袖應參閱教籍紀錄的指示,或與教會總部或區域辦公室聯絡。

33.6.24

教籍紀錄的稽核

支聯會文書或支聯會助理文書每年都要確保,在各支會中進行一次教籍紀錄稽核。支聯會會長可以視其支聯會的情況,將這項任務指派給支聯會文書、支聯會助理文書、支會文書、支會助理文書,或同時指派給這些弟兄中的某幾個人。支聯會會長可以召喚對教籍紀錄有經驗的其他人協助稽核。稽核應於每年的6月30日前完成。

除了稽核以外,主教要指派支會中一位或多位文書,按照33.6的說明,與成員進行個人教儀摘要的年度核對。若發現錯誤,文書要確定在教籍紀錄上更正。

33.7

歷史紀錄

33.7.1

支會和支聯會歷史

教會中的各個單位,都要將關於單位的一切重要事務記錄下來,包括單位領袖的報告(見教義和聖約69:3,5)。下列方法對於發現重要的事情極有幫助:

  • 回想在幫助個人和家庭時所作的努力。

  • 辨認出有意義的經驗,那些經驗顯示神在祂兒女的生活中發揮影響力。

  • 把這些經驗和學到的課題記錄下來。

保存紀錄是屬靈的工作,會鞏固撰寫者和閱讀者的信心。在一年當中不斷記寫故事,不僅會提升這份歷史的品質,也使得那些故事能透過ChurchofJesusChrist.org,讓單位內的成員迅速讀到。

支聯會會長團要指導支聯會文書或一位支聯會助理文書編寫支聯會歷史。支聯會會長團也可召喚一位歷史專員,協助被指派的文書編寫歷史。主教團在支會中要遵循類似的模式。相關指示可於ChurchofJesusChrist.org上的「支聯會、區會和傳道部年度歷史」中取得。

33.7.2

教會歷史

教會歷史部門會選擇性地收集「有益於教會……〔和〕新生的世代」(教義和聖約69:8)的歷史紀錄,包括個人紀錄、藝術品和手工藝品。若對紀錄的歷史價值有任何疑問,請洽:

教會歷史圖書館

15 East North Temple Street

Salt Lake City, UT 84150-1600

電話:1-801-240-5696

電子信箱:history@ChurchofJesusChrist.org

33.8

紀錄之保密

本教會的紀錄皆屬機密,不論是存在於紙上、電腦或其他的電子媒體內皆同。這些紀錄包括教籍紀錄、財務紀錄、會議筆記、正式表格及文件(包括教籍議會的紀錄),以及私下面談所作的摘記。

領袖及文書要保障教會紀錄的安全,以保護個人隱私的方式來處理、儲存和處置教會紀錄。領袖要確定向成員收集的資料,(1)僅限於教會需要的範圍,並(2)僅用於教會核准的目的上。

教會紀錄及報表上的資料,只可以給經授權使用的人。

以電子方式儲存的資料必須妥為保管,並用密碼嚴加保護(見33.9.1)。領袖要確定這類資料不會用於個人、政治或商業用途。教會紀錄裡的資料,包括歷史資料,不得提供給從事研究或調查的個人或機構使用。

分發給成員的支聯會及支會通訊錄,必須遵守38.8.16裡的指導方針。包含年齡及教籍情況等更多資料的教籍名冊,只能給經授權的支聯會及支會領袖。

33.9

紀錄管理

支聯會及支會領袖應將有效的紀錄管理,列為紀錄保存程序的一部分。下文概述紀錄管理的三大領域。

33.9.1

保護

所有資料皆應加以保護,預防未經授權的取得、變更、銷毀或洩露。教會紀錄、報表,以及電腦軟體程式及資料的備份,都應存放在安全的地方。高度敏感的紀錄,包括電腦列印的資料及電子儲存媒體,不使用時,應存放在領袖辦公室內的抽屜或櫃子裡並上鎖。

為保護電腦裡的機密資料,領袖和文書應使用教會紀錄保存系統的密碼功能。密碼應寫下來,存放在遠離電腦的檔案櫃內並上鎖。密碼應定期變更,並於每次領袖及文書卸任時變更。若有成員使用支聯會及支會電腦從事家譜工作,他們不可接觸教籍或財務資料。

許多國家都已制定與資料保護有關的法律,規範個人資料的使用處理,如教籍紀錄中的資料,以及可辨識個人身分的其他紀錄中的資料。若要判斷這類法律對於當地教會紀錄管理之管轄程度,或需針對某些特殊情況獲得指示,領袖應聯絡教會資料隱私部門職員,電子郵件地址是dataprivacyofficer@ChurchofJesusChrist.org

33.9.2

存留

紀錄的保存期限應視行政、法律及歷史目的的需要而定。領袖對於紀錄保存期限若有疑問,應查閱有關紀錄保存的指示,或與教會總部或區域辦公室聯繫。

33.9.3

清除

過期或不再需要之紀錄,應予以銷毀,銷毀的方式要能使該資料無法被擷取或重建。刪除儲存在硬碟或其他電子儲存裝置的教籍或財務資料時,要確定沒有人可以經由任何科技手段恢復這些資料。

可能具有歷史價值之紀錄不應丟棄、銷毀或放置在資源中心。有關紀錄的歷史價值問題,可洽詢教會歷史圖書館(聯絡資料見33.7.2)。