«33. Документация и отчетность», Общий свод инструкций: служение в Церкви Иисуса Христа Святых последних дней (2020).
«33. Документация и отчетность», Общий свод инструкций.
Изображение
мужчины смотрят на экран компьютера
33.
Документация и отчетность
33.0
Введение
Процедуры, описанные в этой главе, в целом касаются подразделений, использующих церковные онлайн-инструменты ведения документации, в том числе Материалы для руководителей и секретарей, Инструменты для членов Церкви и ресурс Справочник прихода и карта. Подразделениям, у которых нет доступа к этим инструментам, следует работать с Департаментом всемирного обслуживания или с региональным управлением.
Ведение документации всегда было важным аспектом в Церкви Господа. Например:
Мороний учил, что имена тех, кто принимали крещение в Церкви Христа, брали на учет, чтобы «можно было помнить их и питать благим словом Божьим» (Мороний 6:4).
Джозеф Смит сказал, что в каждом приходе должен быть призван регистратор, чтобы «сделать истинную запись перед Господом» (Учение и Заветы 128:2). Он также подчеркнул важное значение усердного ведения записей, когда написал: «Всё, что вы записываете на Земле, будет записано на Небесах, а всё, что вы не записываете на Земле, не будет записано на Небесах» (Учение и Заветы 128:8; см. также стихи 2–9).
33.1
Краткий обзор церковной документации
Церковная документация носит священный характер. Сведения, содержащиеся в ней, являются конфиденциальными и должны быть защищены. Системы церковной документации разрешают доступ к учетным данным членов Церкви на основании призваний. Доступ может быть предоставлен только тем, кто имеют соответствующие полномочия. Им следует использовать эту информацию только для целей, связанных конкретно с их призваниями (см. 33.8).
Записи могут помочь руководителям:
выявить прихожан, нуждающихся в особой заботе;
определить, какие таинства спасения человек уже получил или еще не получил;
найти местожительство прихожан.
В церковных подразделениях ведутся следующие типы документов:
Все секретари должны быть такими людьми, в порядочности которых нельзя усомниться и которые соблюдают заповеди Господа. Им необходимо:
иметь действительную «Рекомендацию для посещения храма»;
внимательно вести документацию;
быть способными учителями и администраторами.
Секретари неукоснительно следуют действующей политике, тем самым обеспечивая сохранность церковных денежных средств и следя за аккуратным ведением церковной документации. Секретари немедленно сообщают руководителям священства о любом несоответствии. Если при урегулировании несоответствий возникают трудности, секретари должны связаться с Отделом конфиденциальных записей в Главном управлении Церкви. Ниже приводится контактная информация:
Телефон: 1-801-240-2053 или 1-800-453-3860, добавочный 2-2053
Продолжительность служения секретарей должна быть достаточной для того, чтобы они могли изучить свои обязанности и сохранить преемственность в работе (см. 30.5). Поскольку они не являются членами президентства кола или епископства, их не нужно освобождать от призвания при реорганизации президентства кола или епископства.
33.3
Документация и отчетность кола
33.3.1
Президентство кола
Президент кола курирует ведение документации кола. Значительную часть этой работы он может делегировать своим советникам и секретарям. Он следит за тем, чтобы они следовали актуальной церковной политике и процедурам.
33.3.2
Секретарь кола
В каждом коле должен быть квалифицированный, активно действующий секретарь кола. Его призывает и рукополагает член президентства кола. Он должен быть носителем Священства Мелхиседекова и иметь действительную «Рекомендацию для посещения храма». Он является членом совета кола. Он посещает собрания кола, как указано в разделе 29.3.
Секретарь кола проходит обучение у членов президентства кола и трудится под их руководством. В помощь ему можно призвать помощников секретаря кола (см. 33.3.3).
33.3.2.1
Обязанности по ведению документации
На секретаря кола или назначенного помощника секретаря возложены следующие обязанности:
оказывать административную поддержку президентству кола;
вести записи назначений и решений, принятых на собраниях руководства кола;
контролировать выполнение поручений;
следить, чтобы документация и отчеты были точными и своевременными.
Секретарь кола должен быть знаком с церковными инструментами ведения документации (см. 33.0). Он использует эти инструменты, чтобы помогать руководителям выявить:
потребности членов Церкви и церковных организаций;
наличие ресурсов, в том числе финансовых;
тенденции развития, сильные и слабые стороны кола;
вопросы, вызывающие беспокойство.
Среди других обязанностей, связанных с ведением документации, могут быть следующие:
следить за тем, чтобы посвящения в Священстве Мелхиседековом были должным образом и незамедлительно зарегистрированы;
активировать «Рекомендации для посещения храма»;
добавлять медицинскую информацию в заявки, подаваемые на служение на миссии;
Секретарь кола встречается с каждым новым секретарем прихода вскоре после его призвания. Он встречается с секретарями прихода по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Эти встречи проводятся с целью убедиться в том, что:
записи о десятине и другие финансовые записи ведутся надлежащим образом (см. 34.1.2 и 34.2.2);
учетные карточки членов Церкви обновляются своевременно и точно;
секретари прихода знакомы с церковными инструментами ведения документации;
прихожанам выдаются свидетельства о получении благословения, крещении и конфирмации, а также посвящении в чин священства;
проводится ежегодная аудиторская проверка учетных карточек, и должным образом исправляются все нарушения, выявленные в ходе аудиторских проверок (см. 33.6.19);
ведется ежегодная хроника прихода, которая в конце каждого года подается в кол (см. 33.7).
При необходимости президент кола или назначенный советник может призвать и рукоположить одного или нескольких помощников секретаря кола. Эти братья должны быть носителями Священства Мелхиседекова и иметь действительную «Рекомендацию для посещения храма». Они действуют под управлением президентства кола и секретаря кола.
При необходимости может быть призвано по одному помощнику секретаря на каждую из следующих позиций:
помощник секретаря кола;
помощник секретаря кола, ответственный за финансы (см. 34.1.2);
помощник секретаря кола, ответственный за учет членов Церкви (см. 33.5 и 33.6).
33.4
Документация и отчетность прихода
33.4.1
Епископство
Епископ курирует ведение документации прихода. Он может делегировать значительную часть этой работы своим советникам и секретарям. Он следит за тем, чтобы они следовали актуальной церковной политике и процедурам.
33.4.2
Секретарь прихода
В каждом приходе должен быть квалифицированный, активно действующий секретарь прихода. Его кандидатуру рекомендует епископство, а призывает и рукополагает – член президентства кола или назначенный член высшего совета. Он должен быть носителем Священства Мелхиседекова и иметь действительную «Рекомендацию для посещения храма». Он является членом совета прихода. Он посещает собрания прихода, как указано в разделе 29.2.
Секретарь прихода проходит обучение у епископства и секретарей кола. Он трудится под руководством епископства. В помощь ему можно призвать помощников секретаря прихода (см. 33.4.3).
33.4.2.1
Обязанности по ведению документации
На секретаря прихода или назначенного помощника секретаря возложены следующие обязанности:
оказывать административную поддержку епископству;
вести записи назначений и решений, принятых на собраниях руководства прихода;
контролировать выполнение поручений;
следить, чтобы документация и отчеты были точными и своевременными.
выявлять таинства, требующие ратификации (см. 38.2.6 и 18.10.3).
Секретарь прихода должен быть знаком с церковными инструментами ведения документации (см. 33.0). Он использует эти инструменты, чтобы помогать руководителям выявить:
потребности членов Церкви и церковных организаций;
наличие ресурсов, в том числе финансовых;
тенденции развития, сильные и слабые стороны прихода;
вопросы, вызывающие беспокойство.
Для решения небольших проблем при составлении Отчетов об участии членов Церкви секретарь сотрудничает с секретарями кворумов и организаций. Серьезные проблемы он обсуждает с епископом.
Секретарь прихода или его помощник показывают членам Церкви, как выглядят их учетные данные в приложении Инструменты для членов Церкви. Он также может по запросу предоставить им распечатанный экземпляр. Секретари приходов просят прихожан сообщать о любых ошибках в их учетных данных.
Среди других обязанностей, связанных с ведением документации, могут быть следующие:
следить за тем, чтобы таинства были должным образом и незамедлительно зарегистрированы;
Секретарь прихода обучает помощников секретаря прихода и секретарей кворумов и организаций. Он помогает им понять, как информация из церковных инструментов ведения документации может помочь руководителям.
Эти указания особенно важны, когда:
помощники секретаря прихода и секретари кворума и организаций были призваны недавно;
церковные инструменты ведения документации вводятся или обновляются;
При необходимости могут быть призваны помощники секретаря прихода. Их кандидатуры рекомендует епископство, а призывает и рукополагает – член президентства кола или назначенный член высшего совета. Эти братья должны быть носителями Священства Мелхиседекова или Священства Ааронова. Они также должны иметь действительную «Рекомендацию для посещения храма». Если назначается помощник секретаря прихода по финансовым вопросам, он должен быть носителем Священства Мелхиседекова. Помощники секретаря прихода трудятся под руководством епископства и секретаря прихода.
При необходимости может быть призвано по одному помощнику секретаря на каждую из следующих позиций:
помощник секретаря прихода;
помощник секретаря прихода, ответственный за финансы (см. 34.2.2);
помощник секретаря прихода, ответственный за учет членов Церкви (см. 33.5 и 33.6).
33.4.4
Руководители священства и организаций
Руководители кворума и организаций курируют работу по ведению документации в своих организациях. Выполнение значительной части этой работы они могут поручать секретарям. Вместе с секретарями они следят за тем, чтобы документация и отчеты были точными и своевременными.
33.5
Отчеты об участии членов Церкви
Отчеты об участии членов Церкви помогают руководителям сосредоточиться на развитии и потребностях членов Церкви. По возможности эти отчеты должны просматриваться в электронном, а не в распечатанном виде. Когда отчеты необходимы в распечатанном виде, с ними нужно быть аккуратными, проявляя уважение к личной жизни членов Церкви и соблюдая местные законы о защите персональных данных.
33.5.1
Типы отчетов
33.5.1.1
Отчеты о посещаемости
Учет посещаемости причастных собраний и воскресных собраний священства и других организаций ведется с использованием системы Материалы для руководителей и секретарей или приложения «Инструменты для членов Церкви».
Причастное собрание. Учет посещаемости причастного собрания ведется каждую неделю секретарем прихода или помощником секретаря прихода. Учитываются люди, посетившие собрание лично или с помощью трансляции, включая гостей. Члены прихода, отсутствующие в связи с выполнением особого поручения или посещением другого прихода, учитываются в том приходе, который они посещают.
Воскресные собрания кворума и организаций. Учет посещаемости ведется каждую неделю секретарями и консультантами кворума и организаций. Руководители молодежи также могут помогать вести учет посещаемости. Учитываются люди, посетившие собрание лично или с помощью трансляции, включая гостей. Прихожане, которые служат в Первоначальном обществе или в качестве руководителей молодежи в приходе, также учитываются. Члены Церкви, посещающие другой приход, учитываются в приходе, который они посещают.
Секретарь прихода может вести учет посещаемости любой организации.
За каждым показателем в отчете стоит конкретный человек с неповторимыми потребностями (см. Геламан 15:13). Решая, кому может потребоваться помощь, руководители ищут указаний от Господа.
В квартальном отчете содержится полезная информация, которая может натолкнуть руководителей на мысли, в то время как они ищут вдохновения в своих стараниях с заботой служить людям. Этот отчет доступен в приложении «Инструменты для членов Церкви» или в системе Материалы для руководителей и секретарей.
Руководители кола и прихода регулярно обращаются к квартальному отчету, чтобы просматривать духовное развитие отдельных людей. Отчет содержит информацию о:
статусе «Рекомендации для посещения храма» облеченных членов Церкви и молодежи;
мужчинах в возрасте 18–25 лет, служащих или отслуживших на миссии;
статусе собеседований по заботливому служению (см. 21.3);
предполагаемых старейшинах, которым нужна поддержка в подготовке к получению Священства Мелхиседекова;
посещении воскресных собраний детьми, молодежью, молодыми взрослыми, не состоящими в браке, и взрослыми (см. 33.5.1.1);
духовном развитии новых членов Церкви, которые были крещены и конфирмованы за последние 12 месяцев.
Все отчеты о посещаемости и проведении собеседований по программе заботливого служения вносятся в приложении «Инструменты для членов Церкви» или в системе Материалы для руководителей и секретарей. Эта информация автоматически попадает в соответствующие разделы квартального отчета.
Каждый приход заполняет и подает квартальный отчет в Главное управление Церкви. Секретарь проводит обзор этого отчета вместе с епископом и отправляет его до 15-го числа месяца, следующего за окончанием квартала.
Президентство кола может просматривать квартальные отчеты каждого из приходов. Это поможет отслеживать успехи и понимать, в каких сферах требуются поддержка и обучение. Каждый квартальный отчет также могут просматривать члены совета кола.
33.5.2
Списки членов Церкви
Церковные инструменты ведения документации предоставляют руководителям доступ к спискам членов Церкви. Эти списки могут помочь руководителям выявить:
кто из членов Церкви пока не получил таинства, которые они могли бы получить;
кто из юношей и девушек может служить на миссии;
у кого из представителей молодежи нет действительной «Рекомендации для посещения храма»;
для кого из представителей молодежи нужно запланировать встречу с одним из членов епископства.
Руководители кворумов и организаций должны иметь доступ к спискам прихожан, относящихся к их кворуму или организации.
33.6
Учетные карточки
В учетных карточках содержатся ФИО прихожан, контактные данные, сведения о таинствах и другая значимая информация. В приходе должны иметься учетные карточки всех членов Церкви, проживающих на его территории.
Учетные карточки членов Церкви должны храниться в приходе по месту жительства члена Церкви. Исключения, которые должны быть редкими, требуют согласия епископов и президентов кольев, которых это касается. Запрос на исключение из правил президент кола отправляет в Управление Первого Президентства с помощью системы Материалы для руководителей и секретарей.
Учетные карточки – это единственный метод регистрации таинств и других официальных событий в постоянно хранящейся документации Церкви. Поэтому епископ следит, чтобы секретари вели документацию аккуратно. Он также следит за тем, чтобы секретари обновляли информацию с помощью системы Материалы для руководителей и секретарей. Очень важно незамедлительно делать следующее:
регистрировать информацию о таинствах;
переносить учетные карточки членов Церкви, переехавших в приход или из прихода;
создавать учетные карточки новых членов Церкви и детей, рождающихся у членов Церкви;
регистрировать информацию о смерти членов Церкви. (Информация о смерти члена Церкви должна быть внесена до того, как будут выполнены таинства за него. См. 28.1.);
вносить информацию о браке и домохозяйстве.
Епископ или президент кола следит за тем, чтобы учетная карточка члена Церкви находилась в правильном приходе до того, как с ним будет проведено собеседование с целью получения:
церковного призвания;
«Рекомендации для посещения храма»;
Священства Мелхиседекова или посвящения в чин в этом священстве.
Он также следит за тем, чтобы в учетной карточке не было:
особой отметки;
комментария о наложении ограничения на запечатывание или совершение других таинств;
формальных ограничений привилегий членства в Церкви.
Бывает так, что срок непрерывного проживания члена Церкви на территории прихода составляет менее одного года. В таком случае епископ или назначенный советник связывается с предыдущим епископом до проведения собеседования с целью выдачи «Рекомендации для посещения храма» или с целью рекомендовать посвящение в чин в Священстве Мелхиседековом. Это делается для того, чтобы спросить, нужно ли рассмотреть какие-либо вопросы, связанные с достоинством человека. Если советник узнаёт о наличии конфиденциальной информации, он не продолжает разговор. Он сообщает своему епископу о необходимости связаться с прежним епископом до проведения собеседования.
Ни при каких обстоятельствах учетные карточки не должны передаваться или показываться другим лицам, кроме епископа или секретаря.
Члены Церкви могут просматривать сведения о себе и о живущих дома детях-иждивенцах в приложении Инструменты для членов Церкви. Они также могут запросить у секретаря Перечень личных таинств в печатном виде. Если в учетных карточках выявляются ошибки, секретарь следит за их исправлением.
Указания относительно того, как создать учетную карточку, доступны в системе Материалы для руководителей и секретарей. Можно также найти указания относительно того, как внести информацию о браке или смерти.
По поводу ситуаций, не рассмотренных в данном разделе, руководителям следует обратиться в Департамент всемирного обслуживания или в региональное управление.
33.6.1
ФИО в церковной документации
В учетных карточках и свидетельствах о совершении таинств должны указываться полные официальные фамилии, имена и отчества членов Церкви в соответствии с местными законами или обычаями.
33.6.2
Субъекты учета
Субъектами учета, на которых следует завести учетную карточку члена Церкви, являются указанные ниже лица:
лица, принявшие крещение и конфирмацию;
дети в возрасте до девяти лет, получившие благословение, но не принявшие крещение;
лица, не являющиеся дееспособными по причине нарушений интеллекта, независимо от возраста;
дети, не получившие благословения в возрасте до девяти лет, при соблюдении обоих условий:
по крайней мере один из родителей является членом Церкви;
оба родителя дают разрешение на открытие учетной карточки. (Если официальное опекунство над ребенком имеет только один из родителей, достаточно его разрешения.)
Лицо в возрасте девяти лет или старше, если на него заведена учетная карточка, но крещения и конфирмации не проводилось, субъектом учета не является. Однако его учетная карточка хранится в приходе, где проживает этот человек, до достижения им возраста 18 лет. Если по достижении этого возраста лицо решило не креститься, епископ закрывает его учетную карточку. На это требуется разрешение президента кола.
Учетные карточки тех людей, которые не были крещены из-за нарушений интеллекта, не аннулируются, если только этого не требует сам человек или его законный опекун, в том числе один из родителей.
33.6.3
Учетные карточки новых членов прихода
Секретарь прихода или его помощник связывается с новыми прихожанами вскоре после получения их учетных карточек, чтобы еще раз проверить точность данных в «Перечне личных таинств».
Инструкции о том, как представлять новых членов Церкви после получения их учетных карточек или после их крещения и конфирмации, приводятся в пункте 29.2.1.1.
33.6.4
Учетные карточки членов прихода, меняющих место жительства или временно находящихся вдали от дома
Руководители прихода, братья-служители, сестры-служительницы и секретари узнают новые адреса членов Церкви, как только станет известно об их предстоящем переезде из прихода. Секретарь переводит учетную карточку в новый приход после фактического переезда члена Церкви. Секретари могут также запросить учетные карточки членов Церкви, переезжающих в их приход, если они не были отправлены прошлым приходом.
Если секретарю не удается выяснить, куда переехали члены Церкви, учетная карточка переводится в список «Поиск потерянных членов Церкви» с помощью системы Материалы для руководителей и секретарей. Руководители кворума старейшин и Общества милосердия регулярно просматривают этот отчет и используют доступные ресурсы для поиска таких членов Церкви. Им могут помогать другие члены совета прихода или миссионеры.
Если местоположение человека найдено, секретарь переводит учетную карточку в соответствующее место. Если местоположение человека не найдено после задействования всех поисковых ресурсов, секретарь получает одобрение епископа на возврат учетной карточки в Главное управление Церкви.
Учетные карточки из списка Поиск потерянных членов Церкви остаются приписанными к приходу, но не появляются в списках и отчетах членов Церкви и не учитываются в статистических данных прихода.
Если кто-либо выезжает за пределы прихода более, чем на три месяца, секретарь переводит учетную карточку в новый приход, если только отсутствие прихожанина дольше, чем на три месяца, не связано с временной или сезонной работой или учебой, после чего он намерен возвратиться.
Если член Церкви выезжает за пределы прихода менее, чем на три месяца, и намеревается возвратиться, то его учетная карточка хранится в приходе.
Когда руководители точно не знают, как долго человек будет отсутствовать, они хранят учетную карточку в том приходе, который лучше всего отвечает потребностям этого члена Церкви.
33.6.5
Учетные карточки членов Церкви, находящихся вне своего подразделения
Учетная карточка члена Церкви может храниться одновременно только в одном приходе. Только епископ этого прихода может курировать обновление учетной карточки, совершение таинств и проведение собеседования с членом Церкви.
Некоторые обстоятельства требуют того, чтобы ФИО и контактная информация члена Церкви были записаны еще в одном приходе (примеры можно найти в параграфах 33.6.11 и 33.6.13). В таких случаях секретарь второго прихода создает учетную карточку «вне подразделения». Он создает эту учетную карточку с помощью системы Материалы для руководителей и секретарей.
Члены Церкви, имеющие учетную карточку «вне подразделения», могут получать призвания в том приходе. Они также включены в справочник прихода и списки классов.
33.6.6
Учетные карточки членов Церкви, находящихся на церковной службе за пределами своего прихода по месту жительства
33.6.6.1
Учетные карточки членов Церкви, выполняющих другие церковные поручения
Если члены Церкви выполняют церковные поручения за пределами своего прихода по месту жительства, их учетные карточки и финансовая документация хранятся в этом приходе по месту жительства. Если в связи с назначением члены Церкви уезжают из своего прихода по месту жительства на три или более месяца, при этом их сопровождают дети, тогда их учетные карточки переводятся в их новый приход. (См. 33.6.4.)
Учетные карточки молодых взрослых, не состоящих в браке
Молодые взрослые, не состоящие в браке, в возрасте от 18 до 30 лет, могут решить, какой приход они будут посещать: приход по месту жительства или приход молодых взрослых, не состоящих в браке, если таковой организован в их местности. Если они выбирают приход молодых взрослых, не состоящих в браке, то посещают такой приход, закрепленный за местностью, где они проживают. Они также информируют об этом епископа своего прихода по месту жительства. Учетная карточка хранится в приходе, который они посещают.
Эти принципы также применимы ко взрослым, не состоящим в браке, в возрасте от 31 до 45 лет, которые решают быть членами прихода взрослых, не состоящих в браке.
Если молодой взрослый, не состоящий в браке, планирует посещать приход временно (например, в период обучения в учебном заведении), учетная запись хранится в приходе, который он посещает. С разрешения члена Церкви секретарь прихода, где проживает семья прихожанина, может открыть учетную карточку члена Церкви, находящегося вне своего подразделения (см. 33.6.5).
33.6.8
Учетные карточки членов Церкви, находящихся в больницах или организациях по уходу
Учетные карточки членов Церкви, находящихся в больницах или организациях по уходу, следует хранить в приходе, который может служить им наилучшим образом. В большинстве случаев это приход, на территории которого располагается больница или учреждение.
33.6.9
Учетные карточки членов Церкви, находящихся на военной службе
Когда член Церкви отбывает на военную подготовку перед военной службой, его учетная карточка хранится в приходе по месту жительства, пока он не будет приписан к месту постоянной службы. После этого член Церкви должен связаться со своим географическим приходом и сообщить наименование и адрес нового прихода.
33.6.10
Учетные карточки членов Церкви с нарушениями интеллекта
Чтобы решить, является ли человек с нарушениями интеллекта, достигший возраста восьми лет, дееспособным, он сам, его родители (если применимо) и епископ советуются друг с другом. Если человек признается не дееспособным, епископ или секретарь делают отметку «Не несет ответственности» в разделе «Крещение» его учетной карточки в системе Материалы для руководителей и секретарей. Эта учетная карточка не аннулируется. Таинства для человека, в чьей учетной карточке указано, что он не несет ответственности за свои поступки, выполнять не требуется.
Иногда человек, его родители и епископ советуются друг с другом и решают, что человек может нести ответственность за свои поступки, уже после того, как в его учетной карточке была сделана отметка «Не несет ответственности». В таком случае епископ или секретарь (с одобрения епископа) может удалить отметку «Не несет ответственности». Дополнительная информация приводится в параграфе 38.2.4.
33.6.11
Учетные карточки глухих и слабослышащих членов Церкви
Члены Церкви, общающиеся на языке жестов, и члены их семей или официальные опекуны могут выбрать место хранения их церковных учетных карточек:
их приход по месту жительства;
приход для глухих и слабослышащих членов Церкви, проживающих в его пределах;
приход, отвечающий за группу глухих и слабослышащих членов Церкви, проживающих на территории, обозначенной президентом кола или президентом региона.
В этой ситуации индивидуальные учетные карточки или учетные карточки семьи могут находиться в одном подразделении, а в другом приходе могут быть открыты учетные карточки «вне подразделения». Например, учетные карточки части семьи могут храниться в подразделении для глухих и слабослышащих, а в своем подразделении по месту жительства они могут числиться как члены Церкви «вне подразделения». Дополнительная информация приводится в параграфе 33.6.5.
Глухие или слабослышащие члены Церкви могут дистанционно посещать приходы или группы, созданные для глухих или слабослышащих, за пределами своей географической зоны. Они могут это делать, даже если их учетная карточка не находится в этом подразделении. Прежде чем посещать дистанционные собрания, им следует связаться с епископом этого прихода и сообщить о своем желании посетить его приход.
33.6.12
Учетные карточки приемных детей
Учетные карточки приемных детей открываются или обновляются только после завершения процедуры усыновления. ФИО, указываемое в учетной карточке, должно совпадать с ФИО, указанным в свидетельстве об усыновлении. Учетные карточки приемных родителей обновляются только после завершения процедуры усыновления.
33.6.13
Учетные карточки детей, родители которых состоят в разводе
Во всех учетных карточках указываются полные официальные ФИО человека в соответствии с местными законами или обычаями. Это касается детей, чьи родители состоят в разводе. Официальные ФИО, указанные в учетной карточке члена Церкви, должны также быть вписаны в свидетельства о таинствах священства и полученных благословениях.
Дети, родители которых состоят в разводе, часто посещают церковные собрания в приходах обоих родителей. Хотя официальная учетная карточка ребенка может вестись и обновляться только в одном подразделении, в другом приходе, который он посещает, может быть открыта учетная карточка «вне подразделения» (см. 33.6.5). Это позволяет указывать ФИО и контактную информацию ребенка в списках прихода и классов.
Дети, имеющие учетную карточку «вне подразделения», могут получать призвания в этом подразделении. Это помогает следить за тем, чтобы они были вовлечены в жизнь Церкви и могли полноценно участвовать в ней, какое бы подразделение они ни посещали.
Если член Церкви переезжает в период, когда на него наложены формальные ограничения привилегий членства в Церкви или не решен другой серьезный вопрос, епископ или уполномоченный секретарь может ввести ограничение на перевод учетной карточки этого члена Церкви. Он делает это с помощью системы Материалы для руководителей и секретарей.
Учетная карточка, на перевод которой введено ограничение, не должна направляться в новое церковное подразделение члена Церкви до тех пор, пока руководитель священства, обратившийся с просьбой об ограничении, не даст разрешение на его отмену.
33.6.16
Учетные карточки из картотеки «Место пребывания неизвестно»
Иногда выявляется местонахождение прихожанина, чья учетная карточка оказалась в картотеке «Место пребывания неизвестно» в Главном управлении Церкви. В этой ситуации секретарь прихода запрашивает учетную карточку с помощью системы Материалы для руководителей и секретарей. Учетная карточка будет содержать письмо, призывающее епископство и руководителей кворума и других организаций как можно скорее посетить этого человека и помочь ему приобщиться к церковной жизни. Миссионеров полного дня можно также попросить посетить этих прихожан и помочь им приобщиться к церковной жизни.
33.6.17
Регистрация и исправление сведений о выполненных таинствах
Секретарь кола или помощник секретаря кола следит за тем, чтобы в каждом приходе проводилась аудиторская проверка учетных карточек членов Церкви с помощью системы Материалы для руководителей и секретарей. Для участия в такой аудиторской проверке президент кола может призвать других лиц, имеющих опыт в ведении учетных карточек. Аудиторские проверки должны быть выполнены в срок до 30 июня каждого года.
33.7
Документация, имеющая историческую ценность
33.7.1
Хроники приходов и кольев
Господь заповедал «составлять [и записывать] историю о всех важных событиях», касающихся Его Церкви (Учение и Заветы 69:3; см. также стих 5; Алма 37:2).
Каждое подразделение в Церкви должно документировать все важные вопросы, касающиеся подразделения. Это касается повествований руководителей подразделения, связанных с его историей. Лучше всего выявлять значимые вопросы помогают:
размышления над тем, какие усилия предпринимаются для помощи отдельным людям и целым семьям;
распознавание значимого опыта, показывающего влияние Бога на жизнь Его детей.
Ведение хроники – это духовная работа, укрепляющая веру тех, кто ее пишет и читает. Документирование истории в течение года улучшает качество хроники.
Руководители священства и организаций кольев и приходов делятся своими историями с помощью инструмента История подразделенияChurchofJesusChrist.org. На секретарей кольев и приходов возложена основная обязанность организовать и координировать эту работу. Президентство кола и епископство может призвать в помощь специалиста по истории кола или прихода. Дополнительные инструкции доступны в Кратком практическом руководстве к этому инструменту.
Члены Церкви могут просматривать истории, опубликованные руководителями их прихода и кола, с помощью инструмента История подразделения. Опубликованные истории автоматически сохраняются Церковью.
33.7.2
История Церкви
Департамент истории Церкви выборочно собирает записи, имеющие историческую ценность, в том числе личные записи, предметы искусства и культуры «на благо Церкви и для подрастающих поколений» (Учение и Заветы 69:8). Вопросы, касающиеся определения исторической ценности документов, можно направлять по адресу:
Церковная документация носит конфиденциальный характер вне зависимости от формы ее существования: на бумаге или в электронном виде. К ним относятся:
учетные карточки;
финансовая документация;
протоколы собраний;
официальные формуляры и документы (в том числе документация советов по статусу членов Церкви);
записи, сделанные во время проведения личных собеседований.
Руководители и секретари должны обеспечивать сохранность церковной документации, ведя, храня и уничтожая ее таким образом, чтобы защитить неприкосновенность частной жизни членов Церкви. Руководители должны следить за тем, чтобы информация, полученная ими от членов Церкви:
не выходила за рамки требований Церкви;
использовалась исключительно для утвержденных церковных целей;
передавалась только тем лицам, которые уполномочены ею пользоваться.
Сведения, хранящиеся на электронных носителях, должны храниться в безопасном месте и быть должным образом защищены (см. 33.9.1). Руководители следят за тем, чтобы такие данные не использовались в личных, политических или коммерческих целях. Сведения, содержащиеся в церковной документации, включая историческую информацию, не должны предоставляться отдельным лицам или организациям, проводящим исследования или опросы (см. 38.8.37).
Руководители и члены Церкви должны следовать указаниям, изложенным в параграфе 38.8.13, чтобы защитить справочники адресов и телефонов членов кольев и приходов.
33.9
Управление документооборотом
Неотъемлемой частью работы по ведению документации для руководителей кольев и приходов должно стать надлежащее обращение с ней. В этом разделе приводятся три важных аспекта работы с документацией.
33.9.1
Защита
Вся церковная документация, отчеты и данные должны быть защищены от несанкционированного доступа, изменений, уничтожения или обнародования. Эта информация должна храниться в надежном месте. Документы особой важности и конфиденциальности, включая компьютерные распечатки, должны в то время, когда ими не пользуются, храниться в закрытом ящике или шкафу в кабинете руководителя.
Если возможно, электронные экземпляры документации, отчетов и данных должны быть зашифрованы и защищены паролем. Об утерянных или похищенных церковных устройствах или носителях следует незамедлительно сообщить на странице incidents.ChurchofJesusChrist.org. Следует также сообщать о ненадлежащем использовании церковной информации.
33.9.1.1
Имена пользователей и пароли
Президентам кольев, епископам и другим руководителям никогда не следует делиться своими именами пользователей и паролями с советниками, секретарями, исполнительными секретарями и другими лицами. Их также не следует хранить на устройствах, которые видны или доступны другим людям.
Пароли должны быть не короче 12 символов и не должны быть легко угадываемыми. Руководителям настоятельно рекомендуется по возможности включать двухэтапную проверку (также известную как многофакторная аутентификация) в своей церковной учетной записи.
33.9.1.2
Общие компьютеры и хранение данных
Руководителям и секретарям не следует хранить учетную и финансовую информацию на общих компьютерах, к которым есть доступ у лиц, не уполномоченных получать такую информацию.
33.9.1.3
Защита персональных данных
Во многих странах введены законы о защите персональных данных, которые регулируют их обработку. Это включает информацию в учетных карточках и другую учетную информацию Церкви, по которой можно идентифицировать конкретных людей. Руководители, у которых возникают вопросы по поводу применения законов о защите персональных данных к тому, как Церковь распоряжается документацией в их местности, могут обратиться в церковный Отдел по защите конфиденциальности данных по адресу DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Хранение
Документацию следует хранить так долго, как это необходимо для выполнения административных, юридических и исторических целей. Финансовую документацию следует хранить в течение, по крайней мере, трех лет, не считая текущего года. Руководителям, у которых возникли вопросы по поводу сроков хранения документации, следует обратиться в Департамент всемирного обслуживания или в региональное управление.
33.9.3
Уничтожение
Документация с истекшим сроком хранения или ненужная документация подлежит уничтожению таким образом, чтобы ее невозможно было получить заново или восстановить. При удалении цифровой учетной или финансовой информации руководитель должен убедиться в том, что ее нельзя восстановить никакими разумными средствами.
Документы, имеющие потенциальную историческую ценность, не следует выбрасывать, уничтожать или помещать в приходской центр хранения материалов (библиотеку). По вопросам, связанным с исторической ценностью документации, можно обратиться в Библиотеку истории Церкви (контактные данные приводятся в параграфе 33.7.2).
33.10
Технические специалисты кола и прихода
Президентство кола призывает одного или нескольких членов кола служить в качестве технических специалистов кола. Епископство может призвать одного или нескольких членов прихода служить в качестве технических специалистов прихода. Эти призвания могут иметь мужчины, женщины и представители молодежи.
Технические специалисты кола служат под руководством секретаря кола. Технические специалисты прихода служат под руководством секретаря или исполнительного секретаря прихода, по решению епископа. Их обязанности могут быть следующими:
помогать руководителям кола или прихода в реализации технических потребностей;
обучать членов Церкви тому, как получить доступ к церковным носителям информации, приложениям и другим техническим инструментам, включая сайт FamilySearch.org.
поддерживать руководителей и учителей, использующих технические инструменты при выполнении своих призваний;
управлять трансляцией собраний и уроков для тех, кто не может их посещать (см. 29.7).
Кроме того, на технического специалиста кола возложены следующие обязанности по обслуживанию церковных компьютеров в коле, включая расположенные в центрах FamilySearch:
реализовать указания президентства кола о размещении, совместном использовании, перераспределении и составлении расписания работы всех компьютеров кола;
вести актуальную инвентарную ведомость всего компьютерного оборудования в коле с указанием серийных номеров, моделей, технических характеристик и местонахождения;
следить за тем, чтобы (1) компьютеры, программное обеспечение и конфиденциальные сведения находились в безопасности, (2) регулярно создавались резервные копии файлов с данными;
знать общую политику в отношении церковных компьютеров (см. 38.8.10);
знать правила приобретения и эксплуатации церковных компьютеров.
При необходимости технические специалисты кольев координируют работу технических специалистов приходов. Они также проводят обучение.