“33. Opptegnelser og rapporter”, Generell håndbok: Tjeneste i Jesu Kristi Kirke av Siste Dagers Hellige (2020).
“33. Opptegnelser og rapporter”, Generell håndbok.
33.
Opptegnelser og rapporter
33.0
Innledning
Fremgangsmåtene i dette kapittelet gjelder vanligvis enheter som bruker Kirkens verktøy for føring av opptegnelser på Internett, herunder Ressurser for ledere og sekretærer (LCR), Medlemsverktøy og Menighetens medlemsliste og kart. Enheter som ikke har tilgang til disse verktøyene, skulle samarbeide med Global Services Department eller områdekontoret.
Opptegnelsesføring har alltid vært viktig i Herrens kirke. For eksempel:
Moroni underviste at navnene på dem som ble døpt inn i Kristi kirke, ble nedtegnet slik at “de kunne bli husket og næret ved Guds gode ord” (Moroni 6:4).
Joseph Smith instruerte at en skriver skulle kalles i hver menighet for å “føre en sannferdig opptegnelse for Herren” (Lære og pakter 128:2). Han understreket også betydningen av flittig opptegnelsesføring da han skrev: “Alt dere nedtegner på jorden, skal nedtegnes i himmelen, og alt dere ikke nedtegner på jorden, skal ikke bli nedtegnet i himmelen” (Lære og pakter 128:8; se også vers 2–9).
33.1
Oversikt over Kirkens opptegnelser
Kirkens opptegnelser er hellige. Informasjonen i dem er sensitiv og skulle beskyttes. Kirkens opptegnelsessystemer gir tilgang til medlemsopplysninger basert på kall. Bare de som er bemyndiget, skulle få tilgang. De skulle bare bruke denne informasjonen til formål som er konkrete for deres kall (se 33.8).
Opptegnelser kan hjelpe ledere å:
Finne ut hvem som kan trenge spesiell omsorg.
Finne ut hvilke frelsende ordinanser en person har mottatt eller kan trenge.
Alle sekretærer skulle ha en ubestridelig integritet og følge Herrens befalinger. De skulle være:
Verdige til å ha tempelanbefaling.
Omhyggelige opptegnelsesførere.
Dyktige lærere og administratorer.
Sekretærer er nøye med å følge gjeldende retningslinjer for å verne om Kirkens midler og sørge for at Kirkens opptegnelser er korrekte. Sekretærer underretter umiddelbart prestedømsledere om eventuelle uregelmessigheter. Hvis det oppstår vanskeligheter med å løse uregelmessigheter, skulle sekretærer kontakte Kontoret for konfidensielle opptegnelser ved Kirkens hovedkvarter. Kontaktopplysninger vises nedenfor:
Sekretærer skulle virke lenge nok til at de kan lære sine plikter og bevare kontinuitet i sitt arbeid (se 30.5). Ettersom de ikke er medlem av stavspresidentskapet eller biskopsrådet, behøver de ikke å bli avløst når stavspresidentskapet eller biskopsrådet omorganiseres.
33.3
Opptegnelser og rapporter på stavsplan
33.3.1
Stavspresidentskap
Stavspresidenten har overoppsyn med føring av opptegnelser på stavsplan. Han kan delegere mye av dette arbeidet til sine rådgivere og sekretærer. Han påser at de følger Kirkens gjeldende retningslinjer og fremgangsmåter.
33.3.2
Stavssekretær
Alle staver skulle ha en kvalifisert, velfungerende stavssekretær. Han kalles og beskikkes av et medlem av stavspresidentskapet. Han skulle ha Det melkisedekske prestedømme og være verdig til å ha tempelanbefaling. Han er medlem av stavsrådet. Han deltar på stavsmøter som angitt i 29.3.
Stavssekretæren blir instruert av stavspresidentskapet og arbeider under deres ledelse. Assisterende stavssekretærer kan kalles til å hjelpe ham (se 33.3.3).
33.3.2.1
Ansvar for føring av opptegnelser
Stavssekretæren, eller en tildelt assisterende sekretær, har følgende ansvarsoppgaver:
Gir administrativ støtte til stavspresidentskapet.
Fører opptegnelser over oppdrag og beslutninger på stavens lederskapsmøter.
Følger opp tildelte oppgaver.
Påser at opptegnelser og rapporter er nøyaktige og betimelige.
Stavssekretæren skulle gjøre seg kjent med Kirkens verktøy for føring av opptegnelser (se 33.0). Han bruker disse verktøyene til å hjelpe lederne å identifisere:
Medlemmenes og organisasjonenes behov.
Tilgjengelige ressurser, herunder økonomi.
Trender, sterke sider og svakheter på stavsplan.
Problemområder
Andre plikter for føring av opptegnelser kan innbefatte:
Påse at ordinasjoner til Det melkisedekske prestedømme blir riktig og raskt registrert.
Aktivere tempelanbefalinger
Legge til medisinsk informasjon i misjonærsøknader.
Gjennomgang av menighetens opptegnelser og rapporter
Stavssekretæren har møte med hver ny menighetssekretær kort tid etter at han er kalt. Han møter menighetssekretærene så ofte som nødvendig, men minst to ganger i året. Disse møtene holdes for å sørge for at:
Tiende og andre finansopptegnelser blir riktig registrert (se 34.1.2 og 34.2.2).
Medlemsopptegnelsene blir oppdatert raskt og nøyaktig.
Menighetssekretærene blir kjent med Kirkens verktøy for føring av opptegnelser.
Attester for velsignelse, dåp og bekreftelse og ordinasjoner i prestedømmet blir levert menighetens medlemmer.
Den årlige revisjonen av medlemsopptegnelsen gjennomføres og alle revisjonsavvik blir korrigert omgående (se 33.6.19).
Menighetens årlige historie blir sendt til staven på slutten av hvert år (se 33.7).
Stavspresidenten eller en rådgiver som får dette i oppdrag, kan kalle og beskikke en eller flere assisterende stavssekretærer etter behov. Disse brødrene skulle være bærere av Det melkisedekske prestedømme som er verdige til å ha tempelanbefaling. De arbeider under stavspresidentskapets og stavssekretærens ledelse.
Om nødvendig kan en assisterende sekretær kalles til hver av følgende stillinger:
Assisterende stavssekretær – medlemsopptegnelser (se 33.5 og 33.6)
33.4
Opptegnelser og rapporter på menighetsplan
33.4.1
Biskopsrådet
Biskopen har oppsyn med føring av menighetens opptegnelser. Han kan delegere mye av dette arbeidet til sine rådgivere og sekretærer. Han påser at de følger Kirkens gjeldende retningslinjer og fremgangsmåter.
33.4.2
Menighetssekretær
Alle menigheter skulle ha en kvalifisert, velfungerende menighetssekretær. Han anbefales av biskopsrådet og kalles og beskikkes av et medlem av stavspresidentskapet eller et utpekt høyrådsmedlem. Han skulle ha Det melkisedekske prestedømme og være verdig til å ha tempelanbefaling.
Menighetssekretæren får opplæring av biskopsrådet og av stavssekretæren. Han arbeider under ledelse av biskopsrådet. Assisterende menighetssekretærer kan kalles til å hjelpe ham (se 33.4.3).
33.4.2.1
Ansvar for føring av opptegnelser
Menighetssekretæren, eller en tildelt assisterende sekretær, har følgende ansvarsoppgaver:
Gir administrativ støtte til biskopsrådet.
Fører opptegnelser over oppdrag og beslutninger på menighetens lederskapsmøter.
Følger opp tildelte oppgaver.
Påser at opptegnelser og rapporter er nøyaktige og betimelige.
Identifiser ordinanser som krever ratifisering (se 38.2.6 og 18.10.3).
Menighetssekretæren skulle gjøre seg kjent med Kirkens verktøy for føring av opptegnelser (se 33.0). Han bruker disse verktøyene til å hjelpe lederne å identifisere:
Medlemmenes og organisasjonenes behov.
Tilgjengelige ressurser, herunder økonomi.
Menighetens trender, sterke sider og svakheter.
Problemområder.
Når sekretæren utarbeider rapporter om medlemmenes deltagelse, samarbeider han med sekretærene for å løse mindre problemer. Han drøfter alvorlige problemer med biskopen.
Menighetssekretæren eller en assisterende menighetssekretær viser medlemmene hvordan de kan se sine medlemsopplysninger i Medlemsverktøy-appen. Han kan også gi dem en trykt kopi hvis han blir bedt om det. Menighetssekretæren oppfordrer medlemmene til å rapportere eventuelle feil i medlemsopplysningene.
Andre plikter for føring av opptegnelser kan innbefatte:
Påse at ordinanser blir riktig og raskt registrert.
Menighetssekretæren underviser assisterende menighetssekretærer og sekretærer i quorumet og organisasjonene. Han hjelper dem å forstå hvordan informasjon fra Kirkens verktøy for føring av opptegnelser kan hjelpe lederne.
Denne opplæringen er spesielt viktig når:
Assisterende menighetssekretærer og sekretærer i quorum og organisasjoner nylig er kalt.
Et av Kirkens verktøy for opptegnelsesføring introduseres eller oppdateres.
Assisterende menighetssekretærer kan kalles etter behov. De anbefales av biskopsrådet og kalles og beskikkes av et medlem av stavspresidentskapet eller et utpekt høyrådsmedlem. Disse brødrene skulle ha Det melkisedekske eller Det aronske prestedømme. De skulle også være verdige til å ha tempelanbefaling. Hvis en assisterende menighetssekretær får ansvar for finanser, skulle han ha Det melkisedekske prestedømme. Assisterende menighetssekretærer arbeider under veiledning av biskopsrådets og menighetssekretæren.
Om nødvendig kan en assisterende sekretær kalles til hver av følgende stillinger:
Assisterende menighetssekretær – medlemsopptegnelser (se 33.5 og 33.6)
33.4.4
Prestedøms- og organisasjonsledere
Ledere i quorumer og organisasjoner har tilsyn med føringen av opptegnelser i sine organisasjoner. De kan la sekretærer gjøre mye av dette arbeidet. De samarbeider med sekretærene for å sikre at opptegnelser og rapporter er nøyaktige og betimelige.
33.5
Rapporter om medlemmers deltagelse
Rapporter om medlemmers deltagelse hjelper ledere å fokusere på medlemmenes fremgang og behov. Når det er mulig, skulle disse rapportene gjennomgås elektronisk istedenfor å skrives ut. Når det er nødvendig med trykte rapporter, skulle de håndteres varsomt for å respektere medlemmenes personvern og for å overholde lokale lover om databeskyttelse.
33.5.1
Rapporter
33.5.1.1
Fremmøterapporter
Fremmøte på nadverdsmøter og søndagens prestedømsmøter og organisasjonsmøter registreres elektronisk ved hjelp av LCR eller Medlemsverktøy.
Nadverdsmøtet. Fremmøtet på nadverdsmøtet registreres hver uke av menighetssekretæren eller en assisterende menighetssekretær. Antallet utgjør dem som deltar på møtet i egen person eller virtuelt, herunder besøkende. Medlemmer av menigheten som ikke er tilstede fordi de har andre oppgaver eller er på besøk i en annen menighet, telles i den menigheten de er tilstede i.
Søndagens møter i quorumene og organisasjonene. Fremmøtet registreres hver uke av sekretærer og veiledere i quorumet og organisasjonene. Ungdomsledere kan også bidra til å registrere fremmøtet. Antallet utgjør dem som deltar på møtet i egen person eller virtuelt, herunder besøkende. Medlemmer som virker i Primær eller som ungdomsledere i menigheten, regnes også som tilstedeværende. Medlemmer som er tilstede i en annen menighet, telles i den menigheten de er tilstede i.
Menighetssekretæren kan registrere fremmøte på vegne av en hvilken som helst organisasjon.
33.5.1.2
Rapport om omsorgsintervjuer
Se 21.3.
33.5.1.3
Kvartalsrapport
Hvert tall i en rapport representerer en person som har unike behov (se Helaman 15:13). Lederne søker Herrens rettledning når de vurderer hvem som kan trenge deres hjelp.
Kvartalsrapporten inneholder nyttig informasjon som kan gi lederne innsikt når de søker inspirasjon om sin omsorgstjeneste. Rapporten er tilgjengelig i Medlemsverktøy eller LCR.
Lederne på stavs- og menighetsplan henviser regelmessig til kvartalsrapporten for å gjennomgå enkeltpersoners fremgang. Rapporten inneholder informasjon om:
Tempelanbefalingsstatus for medlemmer som har mottatt sin begavelse og for ungdom.
Menn i alderen 18–25 som er ute på heltidsmisjon eller har vært det.
Status for omsorgsintervjuer (se 21.3).
Fremtidige eldster som trenger støtte for å forberede seg til å motta Det melkisedekske prestedømme.
Fremmøte på søndager for barn, ungdom, unge enslige voksne og voksne (se 33.5.1.1).
Fremgangen til nye medlemmer som ble døpt og bekreftet i løpet av de siste 12 månedene.
Alle fremmøte- og omsorgsintervjuer er registrert i Medlemsverktøy eller LCR. Denne informasjonen fyller automatisk ut de tilhørende delene av kvartalsrapporten.
Hver menighet fyller ut og sender en kvartalsrapport til Kirkens hovedkvarter. Sekretæren gjennomgår rapporten sammen med biskopen og sender den før den 15. i måneden etter slutten av hvert kvartal.
Stavspresidentskapet kan gjennomgå kvartalsrapporten innsendt av hver menighet. Dette vil hjelpe dem å overvåke fremgangen og vite hvor det er behov for støtte og undervisning. Medlemmer av stavsrådet kan også se hver kvartalsrapport.
33.5.2
Medlemslister
Kirkens verktøy for føring av opptegnelser gir lederne tilgang til medlemslister. Disse listene kan hjelpe lederne å identifisere:
Hvilke medlemmer som ennå ikke har mottatt ordinanser som de er aktuelle for.
Hvilke unge menn og unge kvinner som er aktuelle for å reise på misjon.
Hvilke ungdommer som ikke har gyldig tempelanbefaling.
Hvilke ungdommer som det må planlegges møter for med et medlem av biskopsrådet.
Ledere i quorum og organisasjoner skulle ha tilgang til lister over dem som tilhører deres quorum eller organisasjon.
33.6
Medlemsopptegnelser
Medlemsopptegnelser omfatter medlemmers navn, kontaktopplysninger, ordinansdetaljer og annen viktig informasjon. Menigheten skal ha en medlemsopptegnelse på hvert medlem som bor innenfor dens grenser.
Medlemsopptegnelsene skal befinne seg i menigheten der medlemmene bor. Unntak, som bør være sjeldne, krever samtykke fra de involverte biskoper og stavspresidenter. For å anmode om et unntak bruker stavspresidenten LCR til å sende anmodningen til Det første presidentskaps kontor.
Medlemsopptegnelser danner det eneste grunnlaget for registrering av ordinanser og andre offisielle handlinger i Kirkens permanente opptegnelser. Derfor påser biskopen at sekretæren fører nøyaktige opptegnelser. Han påser også at sekretæren oppdaterer informasjon ved hjelp av LCR. Det er viktig å gjøre følgende omgående:
Registrere ordinansinformasjon.
Flytte opptegnelser over medlemmer som flytter inn i eller ut av menigheten.
Opprette opptegnelser for nye medlemmer og nye barn av medlemsforeldre.
Registrere et medlems dødsfall.
Registrere opplysninger om ekteskap og husstand.
Biskopen eller stavspresidenten påser at en medlemsopptegnelse befinner seg i riktig menighet før et medlem blir intervjuet for å motta:
Et kall i Kirken.
En tempelanbefaling.
Det melkisedekske prestedømme eller å bli ordinert til et embede i dette prestedømmet.
Han påser også at opptegnelsen ikke inneholder noe av det følgende:
En anmerkning
En kommentar om restriksjon mot besegling eller ordinans
Formelle restriksjoner på medlemskap
Noen ganger har ikke et medlem bodd i samme menighet sammenhengende i minst ett år. I så fall kontakter biskopen den tidligere biskopen før han foretar et intervju for å avgjøre om det er noen verdighetssaker som må vurderes.
Medlemsopptegnelser skal ikke under noen omstendighet gis eller vises til andre enn biskopen eller en sekretær.
Medlemmer kan se medlemsopplysninger for seg selv og for barn man har forsørgeransvar for som bor hjemme, i appen Medlemsverktøy. De kan også be om trykte eksemplarer av sitt individuelle ordinanssammendrag fra sekretæren. Hvis det finnes feil, sørger en sekretær for at de blir korrigert på medlemsopptegnelsen.
Instruksjoner for hvordan du kan opprette en medlemsopptegnelse er tilgjengelig i LCR. Instruksjoner om hvordan man registrerer et ekteskap eller en død, er også tilgjengelig.
For situasjoner som ikke er behandlet i denne delen, skulle ledere kontakte Global Services Department eller områdekontoret.
33.6.1
Navn i Kirkens opptegnelser
En persons fulle juridiske navn, ifølge landets lov eller skikk, skulle benyttes i medlemsopptegnelser og på ordinansattester.
33.6.2
Registrerte medlemmer
Følgende personer er registrerte medlemmer og skulle ha en medlemsopptegnelse:
De som er døpt og bekreftet
De som er under 9 år som har blitt velsignet, men ikke døpt
De som ikke er ansvarlige på grunn av intellektuelle funksjonshemninger, uansett alder
Barn under 8 år som har blitt velsignet, når begge disse gjelder:
Minst én av foreldrene eller en av besteforeldrene er medlem av Kirken.
Begge foreldrene gir tillatelse til at det opprettes en opptegnelse. (Hvis bare én av foreldrene har juridisk foreldrerett til barnet, er denne forelderens tillatelse tilstrekkelig.)
En person som er 9 år eller eldre som har medlemsopptegnelse, men som ikke har blitt døpt og bekreftet, er ikke et registrert medlem. Menigheten hvor vedkommende bor, oppbevarer imidlertid medlemsopptegnelsen til han eller hun blir 18 år. Hvis vedkommende på det tidspunktet velger å ikke bli døpt, annullerer biskopen medlemsopptegnelsen. Stavspresidentens tillatelse er påkrevd.
Opptegnelser annulleres ikke for dem som ikke har blitt døpt på grunn av en intellektuell funksjonshemning, med mindre vedkommende eller en verge anmoder om det, herunder en forelder.
33.6.3
Opptegnelser på nye medlemmer av menigheten
Menighetssekretæren eller en assisterende menighetssekretær kontakter nye medlemmer av menigheten kort tid etter at medlemsopptegnelsene har kommet, for å kontrollere at Individuelt ordinanssammendrag stemmer.
Du finner instruksjoner om å presentere nye medlemmer etter at deres opptegnelser er mottatt eller etter at de er døpt og bekreftet, i 29.2.1.1.
33.6.4
Opptegnelser på medlemmer som flytter eller er midlertidig borte fra hjemmet
Menighetens ledere, omsorgsbrødre og -søstre og sekretærer innhenter medlemmenes nye adresse så snart de får vite at de skal flytte ut av menigheten. Sekretæren flytter opptegnelsene til den nye menigheten når medlemmene faktisk flytter. Sekretæren kan også anmode om medlemsopptegnelser til medlemmer som flytter inn i menigheten når opptegnelsene ikke er sendt av den forrige menigheten.
Hvis en sekretær ikke kan finne ut hvor medlemmer har flyttet, flyttes opptegnelsen til listen Finn bortkomne medlemmer i LCR. Lederne i eldstenes quorum og Hjelpeforeningen gjennomgår denne rapporten regelmessig og bruker tilgjengelige ressurser for å finne disse medlemmene. Andre medlemmer av menighetsrådet eller misjonærer kan hjelpe til.
Hvis medlemmets bosted blir funnet, flytter sekretæren opptegnelsen tilsvarende. Hvis medlemmets bosted ikke blir funnet etter å ha brukt alle søkeressurser, mottar sekretæren biskopens godkjennelse til å returnere opptegnelsen til Kirkens hovedkvarter.
Opptegnelser i listen Finn bortkomne medlemmer er fortsatt tildelt menigheten, men de vises ikke i medlemslister og rapporter, og de blir ikke inkludert i menighetens statistikk.
Når en person flytter fra en menighet i mer enn tre måneder, flytter sekretæren medlemsopptegnelsen til den nye menigheten med mindre medlemmet har til hensikt å komme tilbake etter å ha flyttet på grunn av en midlertidig eller sesongpreget jobb eller skolegang som kan vare lenger enn tre måneder.
Når en person flytter fra menigheten i mindre enn tre måneder og har til hensikt å komme tilbake, beholdes medlemsopptegnelsen i menigheten.
Når lederne er usikre på hvor lenge en person vil være borte, har de opptegnelsen i menigheten som best kan dekke medlemmets behov.
33.6.5
Medlemsopptegnelser utenfor enheten
En persons medlemsopptegnelse kan bare befinne seg i én menighet om gangen. Kun biskopen i denne menigheten kan føre tilsyn med oppdatering av medlemsopptegnelsen, utføre ordinanser og gjennomføre intervjuer for medlemmet.
Noen omstendigheter krever at et medlems navn og kontaktopplysninger registreres i en annen menighet (se 33.6.11 og 33.6.13 for eksempler). I slike tilfeller oppretter sekretæren i den sekundære menigheten en medlemsopptegnelse utenfor enheten. Han bruker LCR til å opprette denne opptegnelsen.
Medlemmer med en opptegnelse utenfor enheten kan motta et kall i denne menigheten. De er også inkludert på menighetslister og klasselister.
33.6.6
Opptegnelser for medlemmer som virker utenfor sin geografiske menighet
33.6.6.1
Opptegnelser for medlemmer med andre oppgaver i Kirken
Hvis medlemmer har oppdrag i Kirken utenfor sin geografiske menighet, beholdes deres medlemsopptegnelser og finansopptegnelser i den geografiske menigheten. Hvis oppdrag medfører at medlemmer må flytte fra den geografiske menigheten i tre måneder eller mer, og hvis deres barn er i følge med dem, overføres medlemsopptegnelsene til den nye menigheten. (Se 33.6.4.)
33.6.6.2
Medlemsopptegnelser for heltidsmisjonærer
Se 24.6.2.8.
33.6.7
Medlemsopptegnelser for unge enslige voksne
Unge enslige voksne mellom 18 og 30 år kan velge å være medlem av enten sin geografiske menighet eller en UEV-menighet hvis det opprettes en i deres område. Hvis de velger en UEV-menighet, går de i menigheten som er tildelt grensene de bor innenfor. De informerer også biskopen i sin geografiske menighet slik at han er klar over dette. Medlemsopptegnelsen føres i menigheten de deltar i.
Disse prinsippene gjelder også enslige voksne mellom 31 og 45 år som velger å være medlem av en menighet for enslige voksne.
33.6.8
Opptegnelser for medlemmer på sykehus eller i omsorgshjem.
Opptegnelsene for medlemmer som bor på sykehus eller i omsorgshjem, skal oppbevares i den menigheten som best kan betjene dem. I de fleste tilfeller er dette menigheten hvor sykehuset eller hjemmet ligger.
33.6.9
Opptegnelser for medlemmer i militærtjeneste
Når et medlem reiser på rekruttskole i militæret, beholdes medlemsopptegnelsen i hjemmemenigheten inntil vedkommende blir stasjonert et sted i lengre tid. På det tidspunktet skulle medlemmet kontakte den geografiske menigheten og oppgi navn og adresse til den nye menigheten.
33.6.10
Opptegnelser for medlemmer med intellektuelle funksjonshemninger
En person som er 8 år eller eldre med intellektuelle funksjonshemninger, vedkommendes foreldre (der det er aktuelt), og biskopen rådfører seg med hverandre for å avgjøre om vedkommende er ansvarlig. Hvis personen er fast bestemt på ikke å være ansvarlig, oppgir biskopen eller en sekretær “Ikke ansvarlig” i dåpsdelen av vedkommendes medlemsopptegnelse i LCR. Opptegnelsen annulleres ikke. Ordinanser er ikke nødvendige for en person hvis opptegnelse viser at han eller hun ikke er ansvarlig.
Noen ganger rådfører en person, vedkommendes foreldre og biskopen seg senere med hverandre og avgjør at en person er ansvarlig etter at opptegnelsen har blitt indikert som “Ikke ansvarlig”. I så fall kan biskopen eller en sekretær (med biskopens godkjennelse) fjerne indikasjonen “Ikke ansvarlig”. For mer informasjon, se 38.2.4.
33.6.11
Opptegnelser for medlemmer som er døve eller hørselshemmede
Medlemmer som bruker tegnspråk, og deres nærmeste familiemedlemmer eller foresatte, kan velge å ha sine medlemsopptegnelser på et av følgende steder:
Deres geografiske menighet
En menighet for døve og hørselshemmede medlemmer som bor innenfor dens grenser
En menighet som er vert for en gruppe for døve og hørselshemmede som bor i et geografisk område spesifisert av stavspresidenten eller områdepresidenten
I denne situasjonen kan en enkeltperson eller families opptegnelser være i én enhet, og de kan være medlemmer utenfor enheten i en annen. En del av en familie kan for eksempel ha sine opptegnelser i en enhet for døve og hørselshemmede, og de kan være medlemmer utenfor enheten i sin geografiske enhet. For mer informasjon, se 33.6.5.
Medlemmer som er døve eller hørselshemmede, kan delta virtuelt i menigheter eller grupper som er organisert for døve eller hørselshemmede utenfor medlemmenes geografiske område. De kan gjøre det selv om deres opptegnelser ikke er i den enheten. Før de deltar virtuelt, skulle de kontakte biskopen i menigheten og informere ham om deres ønske om å delta.
33.6.12
Opptegnelser for adopterte barn
Opptegnelser for adopterte barn kan opprettes eller ajourføres først når adopsjonen er endelig. Navnet som står på medlemsopptegnelsen skulle være i overensstemmelse med adopsjonsbevillingen. Opptegnelser for adoptivforeldre kan opprettes eller ajourføres først når adopsjonen er endelig.
33.6.13
Opptegnelser for barn av skilte foreldre
Alle medlemsopptegnelser bruker en persons juridiske navn, som definert av lokal lov eller skikk. Dette innbefatter barn av foreldre som er skilt. Det juridiske navnet på medlemsopptegnelsen skulle også registreres på attester for velsignelser og prestedømsordinanser.
Barn med skilte foreldre er ofte tilstede på Kirkens møter i begge foreldrenes menigheter. Mens bare én enhet kan oppbevare og oppdatere et barns offisielle medlemsopptegnelse, kan det kan opprettes en medlemsopptegnelse utenfor enheten i den andre menigheten han eller hun er tilstede i (se 33.6.5). Dette muliggjør at barnets navn og kontaktinformasjon vises på menighetens lister og klasselister.
Barn med en medlemsopptegnelse utenfor enheten kan motta et kall i denne enheten. Dette bidrar til å sikre at de blir inkludert og fullt ut kan delta der de er tilstede.
Hvis et medlem flytter mens en formell restriksjon på medlemskapet eller en annen alvorlig sak pågår, kan biskopen eller en bemyndiget sekretær påføre en overføringsrestriksjon på medlemsopptegnelsen. Han bruker LCR til å gjøre dette.
En opptegnelse med overføringsrestriksjon blir ikke overført til en ny enhet før prestedømslederen som ga restriksjonen, gir tillatelse til at den oppheves.
33.6.16
Opptegnelser i “Adresse ukjent”-arkivet
Et medlem blir noen ganger funnet, etter at hans eller hennes opptegnelse har vært i “ukjent adressefil” ved Kirkens hovedkvarter. I denne situasjonen ber menighetssekretæren om opptegnelsen ved hjelp av LCR. Opptegnelsen vil inneholde en oppfordring til lederne i biskopsrådet, quorumet og organisasjonene om å besøke vedkommende så snart som mulig og drive fellesskapsfremmende arbeid. Heltidsmisjonærer kan også bli bedt om å besøke og drive fellesskapsfremmende arbeid med disse medlemmene.
Hvert år påser stavssekretæren eller en assisterende stavssekretær at det blir gjennomført en revisjon av medlemsopptegnelser i hver menighet ved hjelp av LCR. Stavspresidenten kan kalle andre med erfaring i føring av medlemsopptegnelser til å bistå med disse revisjonene. Revisjoner skulle være gjennomført innen 30. juni hvert år.
33.7
Historiske opptegnelser
33.7.1
Menighets- og stavshistorier
Herren har befalt at “en historie om alle de viktige ting” som angår hans kirke, skal skrives og oppbevares (Lære og pakter 69:3; se også vers 5; Alma 37:2).
Hver enhet i Kirken skal dokumentere alle viktige saker angående enheten. Disse sakene omfatter historiske beretninger fra enhetsledere. Man finner best frem til viktige ting ved å:
Reflektere over innsats for å hjelpe enkeltpersoner og familier.
Merke seg meningsfylte opplevelser som viser Guds innflytelse på sine barn.
Å føre en historie er et åndelig arbeid som vil styrke troen til dem som skriver og leser den. Ved å dokumentere historier gjennom hele året vil historiens kvalitet bli bedre.
Stavssekretæren eller en assisterende stavssekretær utarbeider stavens historie. Stavspresidentskapet kan også kalle en historiespesialist til å bidra. Biskopsrådet følger en lignende fremgangsmåte for menigheten. Instruksjoner finnes på Stake, District og Mission Annual Histories [Stavers, distrikters og misjoners årlige historie] på ChurchofJesusChrist.org.
33.7.2
Kirkens historie
Kirkehistorisk avdeling innhenter selektivt historiske opptegnelser, herunder personlige opptegnelser, kunst og gjenstander “til gavn for kirken og for kommende generasjoner” (Lære og pakter 69:8). Spørsmål om opptegnelsers historiske verdi kan rettes til:
Kirkens opptegnelser er konfidensielle, enten de finnes på papir eller digitalt. Det kan være:
Medlemsopptegnelser.
Finansopptegnelser.
Notater fra møter.
Offisielle skjemaer og dokumenter (inkludert opptegnelser fra medlemskapsråd).
Notater fra private intervjuer.
Ledere og sekretærer skal trygge Kirkens opptegnelser ved å behandle, oppbevare og avhende dem på en måte som beskytter enkeltpersoners privatliv. Lederne påser at informasjon som innhentes fra medlemmer, er:
Begrenset til hva Kirken krever.
Kun brukt til godkjente formål i Kirken.
Gis bare til dem som er bemyndiget til å bruke den.
Opplysninger som er lagret elektronisk, må behørig sikres og beskyttes (se 33.9.1). Ledere påser at slike data ikke brukes til personlige, politiske eller kommersielle formål. Opplysninger fra Kirkens opptegnelser, innbefattet historiske opplysninger, skal ikke gis til enkeltpersoner eller byråer som driver forskning eller foretar undersøkelser (se 38.8.36).
Ledere og medlemmer må følge retningslinjene i 38.8.12 for å beskytte stavs- og menighetslister.
33.9
Behandling av opptegnelser
Ledere i stav og menigheter skulle gjøre effektiv behandling av opptegnelser til en del av opptegnelsesføringen. Tre viktige områder av opptegnelsesbehandlingen er forklart i denne delen.
33.9.1
Beskyttelse
Alle Kirkens opptegnelser, rapporter og opplysninger skulle beskyttes mot uautorisert innsyn, endring, ødeleggelse eller utlevering. Denne informasjonen skulle oppbevares på et trygt sted. Svært sensitive opptegnelser, herunder datautskrifter, skulle oppbevares i en låst skuff eller skap på lederens kontor når de ikke er i bruk.
Der det er mulig, skulle elektroniske kopier av opptegnelser, rapporter og opplysninger være passordbeskyttet. Bortkomne eller stjålne enheter eller lagringsmedier fra Kirken skulle rapporteres omgående på incidents.ChurchofJesusChrist.org. Misbruk av Kirkens informasjon skulle også rapporteres.
33.9.1.1
Brukernavn og passord
Stavspresidenter, biskoper og andre ledere skulle aldri dele sitt brukernavn og passord med rådgivere, sekretærer, utøvende sekretærer eller andre. De skulle heller ikke lagre dem på enheter som andre kan se eller få tilgang til.
Passordene skulle være på 12 tegn eller mer, og skulle ikke være lette å gjette. Ledere oppfordres på det sterkeste til å aktivere to-trinnsbekreftelse (også kjent som multifaktor-godkjenning) på sin Kirke-konto når det er mulig.
33.9.1.2
Delte datamaskiner og datalagring
Ledere og sekretærer skulle ikke lagre medlems- eller finansopplysninger på delte datamaskiner som andre som ikke har tillatelse til å ha denne informasjonen har tilgang på.
33.9.1.3
Personvern
Mange land har vedtatt lover om databeskyttelse som regulerer behandlingen av personopplysninger. Dette innbefatter informasjonen i medlemsopptegnelser og andre av Kirkens opptegnelser som identifiserer personer. Ledere som har spørsmål om anvendelse av personvernlover til den lokale forvaltningen av Kirkens opptegnelser, kan kontakte Kirkens personvernkontor på DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Oppbevaring
Opptegnelser oppbevares bare så lenge det er behov for dem til administrative, juridiske og historiske formål. Finansopptegnelser skulle oppbevares i minst tre år ut over inneværende år. Ledere som har konkrete spørsmål om hvor lenge opptegnelser skal oppbevares, skulle kontakte Global Services Department eller områdekontoret.
33.9.3
Avhending
Opptegnelser som er foreldet eller som det ikke lenger er behov for, skulle makuleres på en slik måte at opplysninger ikke kan hentes frem igjen eller rekonstrueres. Når lederen sletter digitale medlems- eller finansopplysninger, må han forsikre seg om at den ikke kan gjenopprettes på noen rimelig måte.
Opptegnelser av mulig historisk verdi skulle ikke avhendes, makuleres eller plasseres i menighetens ressurssenter (bibliotek). Spørsmål om opptegnelsers historiske verdi kan rettes til Kirkehistorisk bibliotek (se kontaktinformasjon i 33.7.2).
33.10
Stavens og menighetens tekniske spesialister
Stavspresidentskapet kaller ett eller flere medlemmer på stavsplan til å virke som stavens tekniske spesialister. Biskopsrådet kan kalle ett eller flere medlemmer av menigheten til å virke som menighetens tekniske spesialister. Menn, kvinner og ungdom kan utføre disse kallene.
Stavens tekniske spesialister virker under stavssekretærens veiledning. Menighetens tekniske spesialister virker under ledelse av menighetssekretæren eller utøvende sekretær, slik biskopen beslutter. Deres ansvarsoppgaver kan omfatte følgende:
Bistå ledere på stavs- eller menighetsplan med tekniske behov.
Lære medlemmene hvordan de kan få tilgang til og bruke Kirkens medier, apper og andre tekniske verktøy, herunder FamilySearch.org.
Støtte ledere og lærere som bruker teknologiverktøy til å utføre sine kall.
Administrere direkteavspilling av møter og klasser for dem som ikke kan delta (se 29.7).
I tillegg har stavens tekniske spesialist følgende ansvar for å forvalte Kirkens datamaskiner i staven, herunder de som er på slektshistoriske sentre:
Får instruksjoner fra stavspresidentskapet om plassering, deling, omfordeling og bruk av alle stavens datamaskiner.
Har til enhver tid en oppdatert liste over all maskinvare i staven, med serienummer, modellbetegnelse, kapasitet og fysisk plassering.
Påser at (1) datamaskiner, programvare og konfidensiell informasjon er sikre og (2) datafiler blir sikkerhetskopiert regelmessig.
Er kjent med de generelle retningslinjene for Kirkens datamaskiner (se 38.8.9).
Er kjent med retningslinjer for anskaffelse og forvaltning av Kirkens datamaskiner.
Etter behov koordinerer stavens tekniske spesialister arbeidet til menighetens tekniske spesialister. De gir også opplæring.