모로나이는 “그들을 기억하며 하나님의 선하신 말씀으로 양육하”기 위해 그리스도의 교회에서 침례를 받는 사람들의 이름이 기록되었다고 가르쳤다.(모로나이서 6:4 참조)
조셉 스미스는 “주 앞에 진실된 기록을 만들”기 위해 모든 와드에 기록자가 부름받아야 한다고 가르쳤다.(교리와 성약 128:2) 또한 그는 다음과 같이 부지런히 기록을 작성하는 것의 중요성을 강조했다. “너희가 땅에서 무엇이든지 기록하면 하늘에서도 기록될 것이요, 너희가 땅에서 무엇이든지 기록하지 아니하면 하늘에서도 기록되지 아니할 것이니라.”(교리와 성약 128:8; 또한 2~9절 참조)
33.1
교회 기록 개요
교회 기록은 성스러운 것이다. 그 안에 담긴 정보는 민감하며 보호되어야 한다. 교회 기록 시스템은 부름을 토대로 회원 기록 정보에 대한 접근을 승인한다. 승인을 받은 사람만에게만 접속이 허용된다. 그들은 이 정보를 자신의 부름과 관련된 목적으로만 사용해야 한다.(33.8 참조)
모든 서기는 의심의 여지 없이 진실하고 주님의 계명을 지켜야 한다. 그들은 다음과 같이 해야 한다.
유효한 성전 추천서를 소지한다.
신중하게 기록을 작성한다.
유능한 교사이자 관리자가 된다.
서기는 교회 기금을 보호하고 교회 기록을 정확하게 유지하기 위해 현행 정책을 신중하게 따른다. 서기는 부당한 행위를 인지했을 경우 즉시 신권 지도자에게 알린다. 부당한 행위를 해결하는 데 어려움이 발생하면 교회 본부의 기밀 기록 사무실에 연락해야 한다. 연락처는 다음과 같다.
서기의 봉사 기간은 자신의 임무를 배우고 업무의 연속성을 유지할 수 있을 만큼 충분한 기간이어야 한다.(30.5 참조) 서기는 스테이크 회장단이나 감독단의 일원이 아니기 때문에 스테이크 회장단이나 감독단이 재조직되더라도 해임될 필요가 없다.
33.3
스테이크 기록 및 보고서
33.3.1
스테이크 회장단
스테이크 회장은 스테이크 기록 작성을 감독한다. 스테이크 회장은 이 일의 많은 부분을 보좌와 서기에게 위임할 수 있다. 그는 담당 보좌와 서기가 교회의 현행 정책과 절차를 따르게 한다.
33.3.2
스테이크 서기
모든 스테이크에는 자격을 갖추고 역할을 다하는 스테이크 서기가 있어야 한다. 서기는 스테이크 회장단의 일원에게 부름과 성별을 받는다. 서기는 멜기세덱 신권 소유자여야 하고 유효한 성전 추천서를 소지하고 있어야 한다. 그는 스테이크 평의회의 구성원이며, 29.3에 명시된 대로 스테이크 모임에 참석한다.
스테이크 서기는 스테이크 회장단에게서 교육을 받고 그들의 지시에 따라 일한다. 스테이크 보조 서기가 부름을 받아 도울 수 있다.(33.3.3 참조)
33.3.2.1
기록 작성의 책임
스테이크 서기 또는 지명받은 보조 서기는 다음과 같은 책임이 있다.
스테이크 회장단을 행정적으로 지원한다.
스테이크 지도자 모임에서의 임무 지명과 결정을 기록한다.
임무에 대해 후속 확인한다.
기록과 보고서가 정확하고 시기적절하게 작성될 수 있도록 관리한다.
스테이크 서기는 교회 기록 관리 도구를 숙지해야 한다.(33.0 참조) 그런 도구를 이용하여 지도자들이 다음 사항을 파악하도록 돕는다.
감독은 와드의 기록 작성을 감독한다. 감독은 이 일의 많은 부분을 보좌와 서기에게 위임할 수 있으며 담당 보좌와 서기가 교회의 현행 정책과 절차를 따르게 한다.
33.4.2
와드 서기
모든 와드에는 자격을 갖추고 역할을 다하는 와드 서기가 있어야 한다. 그는 감독단의 추천을 받아 스테이크 회장단의 일원이나 지명받은 고등평의원에게서 부름과 성별을 받는다. 서기는 멜기세덱 신권 소유자여야 하고 유효한 성전 추천서를 소지하고 있어야 한다. 그는 와드 평의회의 구성원이며, 29.2에 명시된 대로 와드 모임에 참석한다.
와드 서기는 감독단과 스테이크 서기가 교육한다. 그는 감독단의 지시에 따라 일한다. 서기를 돕기 위해 와드 보조 서기가 부름받을 수 있다.(33.4.3 참조)
필요에 따라 와드 보조 서기를 부를 수 있다. 스테이크 회장단의 일원이나 지명받은 고등평의원이 감독단의 추천을 받아 그들을 부르고 성별한다. 이들은 멜기세덱 또는 아론 신권 소유자여야 한다. 또한 유효한 성전 추천서를 가지고 있어야 한다. 재정을 담당하도록 지명받은 와드 보조 서기는 멜기세덱 신권 소유자여야 한다. 와드 보조 서기는 감독단과 와드 서기의 인도하에 일한다.
정원회 및 조직 지도자는 해당 조직에서 기록 작성을 감독한다. 그들은 서기들에게 이 일의 많은 부분을 수행하도록 임무를 줄 수 있으며, 조직 서기와 협력하여 기록과 보고서가 정확하고 시기적절하게 작성될 수 있도록 관리한다.
33.5
회원 참여 보고서
회원 참여 보고서는 지도자가 회원의 발전과 필요 사항에 집중하는 데 도움이 된다. 가능한 경우, 이 보고서는 인쇄하는 대신 전자 형식으로 검토되어야 한다. 인쇄된 보고서가 필요한 경우, 회원의 사생활을 존중하고 현지 정보보호법을 준수하도록 주의 깊게 관리해야 한다.
33.5.1
보고서 유형
33.5.1.1
출석 보고서
성찬식과 일요일 신권 및 조직 모임 출석은 LCR이나 회원 도구를 사용하여 전자 형식으로 기록된다.
성찬식. 성찬식 출석은 매주 와드 서기나 와드 보조 서기가 기록한다. 출석수는 대면 또는 비대면으로 모임에 참석한 수와 방문자 수를 합산한 것이다. 다른 임무를 수행하거나 다른 와드에 참석했기 때문에 불참한 와드 회원은 그들이 참석한 그 와드의 출석으로 집계된다.
일요일 정원회 및 조직 모임. 이 모임의 출석은 매주 정원회 및 조직 서기와 고문이 기록한다. 청소년 지도자들도 출석 기록 업무를 지원할 수 있다. 출석수는 대면 또는 비대면으로 모임에 참석한 수와 방문자 수를 합산한 것이다. 초등회나 청소년 지도자로 봉사하는 회원들도 출석으로 집계된다. 다른 와드에 참석한 회원은 그들이 참석한 그 와드의 출석으로 집계된다.
출석수와 성역 접견은 모두 회원 도구나 LCR에 기록된다. 이 정보는 분기 보고서의 해당 부분에 자동으로 입력된다.
모든 와드는 분기 보고서를 완료하고 교회 본부에 제출한다. 서기는 감독과 보고서를 검토한 뒤 각 분기가 끝나고 바로 다음 달의 15일 전에 제출한다.
스테이크 회장단은 각 와드가 제출한 분기 보고서를 검토할 수 있다. 이는 발전 상황을 관찰하고 지원과 교육이 필요한 분야를 파악하는 데 도움이 된다. 스테이크 평의회 구성원들도 각 분기 보고서를 볼 수 있다.
33.5.2
회원 인명록
지도자들은 교회 기록 관리 도구를 통해 회원 인명록을 열람할 수 있다. 이 인명록은 지도자들이 다음을 파악하는 데 도움이 될 수 있다.
의식을 받을 자격이 되는데 그 의식을 아직 받지 않은 회원들.
선교사로 봉사할 자격이 되는 젊은 남녀.
유효한 성전 추천서를 소지하지 않은 청소년.
감독단 일원과 모임 일정을 잡아야 할 필요가 있는 청소년.
정원회 및 조직 지도자들은 해당 정원회나 조직에 속한 회원들의 인명록을 열람할 수 있어야 한다.
33.6
회원 기록
회원 기록에는 회원 이름과 연락처뿐 아니라 의식 상세 사항과 기타 중요 인적 정보도 포함되어 있다. 와드는 와드 경계 내에 살고 있는 각 회원의 회원 기록을 보유하고 있어야 한다.
회원 기록은 회원이 거주하는 지역의 와드에서 보관해야 한다. 예외는 거의 없어야 하지만, 예외 인정을 받으려면 해당 감독들과 스테이크 회장들의 동의가 필요하다. 예외 인정을 요청하려면, 스테이크 회장은 LCR을 이용하여 제일회장단 사무실에 요청을 제출한다.
회원 기록은 의식 및 기타 공식 조치를 교회의 영구 기록에 기록하는 유일한 방법이다. 그러므로 감독은 서기가 기록을 정확하게 작성하게 하며, LCR을 이용하여 정보를 업데이트하게 한다. 다음 작업을 신속하게 처리하는 것이 매우 중요하다.
의식 정보 기록.
와드로 전입하거나 전출한 회원의 기록을 이전하는 일.
새로운 회원의 기록 및 회원 부모의 새로운 자녀의 기록 생성.
회원의 사망 기록. (회원의 사망은 그를 대신하여 성전 의식이 집행되기 전에 반드시 기록되어야 한다. 28.1 참조)
결혼 및 세대 정보 기록.
감독이나 스테이크 회장은 회원이 다음과 같은 접견을 받기 전에 회원 기록이 해당 와드에 도착해 있게 해야 한다.
교회 부름 접견.
성전 추천서 접견.
멜기세덱 신권 접견 또는 멜기세덱 신권 직분에 성임하기 위한 접견.
또한 회원 기록에 다음 사항이 포함되어 있지 않은지 확인한다.
특기 사항
인봉이나 의식 제한에 대한 소견
공식적 회원 자격 제한
회원이 같은 와드에서 최소 1년 이상 거주하지 않은 경우도 있다. 그러한 경우에는 감독이나 지명받은 보좌가 성전 추천서 접견 또는 멜기세덱 신권 직분에 성임하기 위한 접견을 하기 전에 이전 감독에게 연락한다. 이렇게 하는 목적은 회원에게 고려해야 할 합당성 문제가 있는지 물어보기 위함이다. 보좌가 기밀 정보가 있다는 것을 알게 되면, 그는 대화를 바로 끝낸다. 그는 감독에게 접견을 하기 전에 이전 감독에게 먼저 연락하도록 알린다.
어떤 경우에도 감독이나 서기 이외 그 누구에게도 회원 기록을 주거나 보여 주어서는 안 된다.
회원들은 회원 도구 앱에서 자신의 회원 기록과 한집에 사는 부양 자녀의 회원 기록을 열람할 수 있다. 또한 서기에게 자신의 개인 의식 요약 보고서 인쇄본을 요청할 수 있다. 오류가 있는 경우, 서기는 회원 기록상의 오류를 정정한다.
회원 기록을 생성하는 방법에 대한 지침은 LCR에서 볼 수 있다. 결혼 또는 사망을 기록하는 방법에 대한 지침도 볼 수 있다.
본 편에서 다루지 않은 상황에 대해서는 지도자가 글로벌 서비스부나 지역 사무실에 연락해야 한다.
33.6.1
교회 기록에 사용하는 이름
현지 법률이나 관습으로 정해진 적법한 이름을 회원 기록과 의식 증서에 사용해야 한다.
33.6.2
기록상의 회원
다음에 해당하는 개인은 기록상 회원이며 회원 기록이 있어야 한다.
침례와 확인을 모두 받은 사람
자녀 축복은 받았지만 아직 침례받지 않은 만 9세 미만 어린이
연령과 관계없이 지적 장애 때문에 책임 능력이 없는 사람
자녀 축복을 받지 않은 만 9세 미만의 어린이로서 다음 두 가지 조건에 모두 해당하는 경우
적어도 부모나 조부모 중 한 사람이 교회 회원이다.
부모 모두가 기록 생성을 허락했다. (부모 중 한 사람만 자녀에 대한 법적 양육권을 가지고 있다면 그 부모의 허락만으로도 충분하다.)
회원 기록은 있지만 침례와 확인을 받지 않은 만 9세 이상의 개인은 기록상의 회원이 아니다. 그러나 그 사람이 거주하는 곳의 와드에서 그 사람이 18세가 될 때까지 회원 기록을 보관한다. 그 사람이 해당 연령에 이르렀을 때 침례를 받지 않기를 선택한다면 감독은 회원 기록을 취소한다. 이 경우 스테이크 회장의 승인이 필요하다.
지적 장애 때문에 침례받지 않은 사람의 기록은 취소하지 않는다. 단, 본인 또는 부모나 법적 보호자가 요청한 경우에는 취소할 수 있다.
33.6.3
새로운 와드 회원의 기록
와드 서기나 와드 보조 서기는 새로운 회원의 회원 기록이 도착한 직후에 정확성을 기하기 위해 그 사람에게 연락하여 개인 의식 요약을 검토한다.
기록이 이전되었거나 침례 및 확인을 받아서 와드의 새로운 회원이 된 사람을 소개할 때의 지침은 29.2.1.1을 참조한다.
33.6.4
이사를 하거나 일시적으로 집을 떠나 있는 회원의 기록
와드 지도자, 형제 자매 성역자, 또한 서기는 회원이 이사하려 한다는 사실을 알게 되는 즉시 그 회원이 이사하는 곳의 주소를 입수한다. 서기는 회원이 실제로 이사를 하면 새로운 와드로 회원 기록을 보낸다. 또한 서기는 와드로 전입하는 회원들의 기록이 아직 이전 와드에서 발송되지 않은 경우, 회원 기록을 요청할 수 있다.
서기가 회원들이 어디로 이사했는지 알 수 없는 경우, 회원 기록은 LCR에 있는 잃어버린 회원 찾기 목록으로 이전된다. 장로 정원회 및 상호부조회 지도자들은 이 보고서를 정기적으로 검토하고 가능한 자원을 동원하여 이 회원들의 소재를 파악한다. 다른 와드 평의회 구성원과 선교사도 도울 수 있다.
회원의 소재지가 파악되면 서기는 그에 따라 회원 기록을 옮긴다. 모든 자원을 동원한 후에도 회원의 소재지를 찾을 수 없으면 서기는 감독의 승인을 받아 기록을 교회 본부로 다시 보낸다.
잃어버린 회원 찾기 목록에 있는 기록들은 여전히 와드에 배속되어 있지만, 그 기록은 회원 명단과 보고서에 나타나지 않으며 와드 통계에도 포함되지 않는다.
어떤 사람이 한 와드에서 3개월 이상 다른 곳에 가 있는 경우, 서기는 회원 기록을 새로운 와드로 보낸다. 예외로, 회원이 일시적 또는 주기적으로 직업상 혹은 학업으로 3개월 이상 떠나 있다가 다시 돌아오려고 하는 경우에는 기록을 옮기지 않는다.
한 개인이 와드를 떠나 3개월 미만 동안 다른 곳에서 머문 뒤 다시 돌아올 계획인 경우, 회원 기록은 원소속 와드에 그대로 둔다.
지도자가 개인이 얼마나 오랫동안 떠나 있을지 확실히 모르는 경우에는 회원의 필요 사항을 가장 잘 충족시킬 수 있는 와드에 기록을 남겨 둔다.
33.6.5
단위 조직 밖의 회원 기록
회원 개인의 공식적인 회원 기록은 한 번에 하나의 와드에서만 보유할 수 있다. 오직 이 와드의 감독만이 그 회원에 대한 회원 기록 갱신, 의식 집행, 회원 접견 등을 감독할 수 있다.
어떤 경우에는 회원의 이름과 연락처 정보가 두 번째 와드에 기록되어야 할 때도 있다.(예를 들어 33.6.11, 33.6.13 참조) 이런 경우에는 그 두 번째 와드의 서기가 단위 조직 밖의 회원 기록을 만든다. 서기는 LCR을 사용하여 이 기록을 생성한다.
단위 조직 밖의 회원 기록에 있는 회원도 그 와드에서 부름을 받을 수 있다. 그들은 또한 와드 주소록과 출석부에도 포함된다.
33.6.6
자신이 속한 지역의 와드 경계를 벗어나서 봉사하는 회원의 기록
33.6.6.1
다른 교회 임무가 있는 회원들의 기록
회원들이 자신이 속한 지역의 와드 밖에서 수행하는 교회 임무를 받은 경우, 그들의 회원 기록과 재정 기록은 자신의 지역 와드에 둔다. 임무를 받아 3개월 이상 자신의 지역 와드에서 떠나 있어야 하고 자녀를 동반하는 경우, 그들의 회원 기록은 새로운 와드로 보낸다. (33.6.4 참조)
만 18세에서 30세 연령의 청년 독신 성인은 자신의 지역 와드의 회원이 될 것인지, 아니면 청년 독신 성인 와드 회원(해당 지역에 있는 경우)이 될 것인지를 선택할 수 있다. 만일 청년 독신 성인 와드를 선택한다면, 그들이 거주하는 경계에 배속된 청년 독신 성인 와드에 참석한다. 또한 원래 자신이 속한 지역 와드의 감독에게도 이 사실을 알린다. 이 경우 회원 기록은 그들이 다니는 와드에서 보관한다.
이러한 원리는 독신 성인 와드 회원이 되기를 선택하는 만 31세에서 45세의 독신 회원에게도 적용된다.
청년 독신 성인이 한 와드에 한시적으로(학업 기간 등) 참석할 경우, 회원 기록은 그가 다니는 와드에서 보관한다. 회원이 동의하는 경우, 해당 회원의 가족이 사는 와드의 서기는 단위 조직 밖의 회원 기록을 생성할 수 있다.(33.6.5 참조)
33.6.8
병원이나 요양 시설에서 거주하는 회원의 기록
병원이나 요양 시설에서 생활하는 회원들의 기록은 그들을 가장 잘 보살필 수 있는 와드에서 보관한다. 대개 병원이나 요양 시설이 위치한 지역의 와드가 이에 해당된다.
33.6.9
군 복무 중인 회원의 기록
회원이 군 복무를 위해 훈련소에 입소하면 회원 기록은 당사자가 장기 복무지에 배치될 때까지 원래의 지역 와드에 둔다. 배치를 받으면 그 회원은 원래의 지역 와드에 연락하여 새로운 와드의 이름과 주소를 알려준다.
33.6.10
지적 장애가 있는 회원의 기록
만 8세 이상이고 지적 장애가 있는 사람의 경우, 그 사람이 책임 능력이 있는지 여부를 결정하기 위해 그의 부모와(해당되는 경우) 감독이 함께 협의한다. 그 사람에게 책임 능력이 없다고 판단되면, 감독이나 서기는 LCR에서 그 사람의 회원 기록의 침례 항목에 “책임 능력 없음”이라고 표시한다. 이 기록은 취소하지 않는다. 기록상 책임 능력이 없다고 표기된 개인은 의식을 받을 필요가 없다.
때로는 기록에 “책임 능력이 없음”으로 표기되고 난 이후에 시간이 지나고 나서 개인과 그 부모와 감독이 함께 협의하여 그 개인이 책임 능력이 있다고 판단하는 경우가 있다. 이런 경우에는 감독이나 (감독의 승인을 받은) 서기는 “책임 능력 없음” 표기를 삭제할 수 있다. 더 구체적인 내용을 알아보려면 38.2.4를 참조한다.
33.6.11
농인 또는 난청인 회원의 기록
수어를 사용하는 회원들과 그들의 직계 가족 또는 법적 보호자는 그들의 교회 회원 기록을 다음 중 어느 곳에든 둘 수 있다.
자신의 지역 와드
해당 경계 내에 거주하는 농인 및 난청인 회원을 위한 와드
스테이크 회장 또는 지역 회장이 명시한 지리적 경계 내에 거주하는 농인 및 난청인 회원을 위한 그룹이 있는 와드
이 경우에는 개인 또는 가족의 기록이 한 단위 조직에 있고, 다른 곳에서는 그들이 단위 조직 밖의 회원이 될 수 있다. 예를 들어 가족 중 일부가 자신들의 기록은 농인 및 난청인을 위한 단위 조직에 두되, 그들 자신은 거주 지역의 단위 조직에서 단위 조직 밖의 회원으로 있을 수 있다. 더 알아보려면 33.6.5를 참조한다.
농인 또는 난청인인 회원은 자신이 속한 지리적 경계 밖에 있는, 농인 또는 난청인을 위한 와드나 그룹에 온라인으로 참석할 수 있다. 그들은 자신의 기록이 그 단위 조직에 있지 않더라도 그렇게 참석할 수 있다. 그들은 온라인으로 참석하기 전에 그 와드의 감독에게 연락하여 참석 의사를 밝혀야 한다.
33.6.12
입양된 자녀의 기록
입양된 자녀의 기록은 입양이 완결된 이후에 신규로 작성되거나 갱신된다. 기록상의 이름은 입양 판결과 일치해야 한다. 입양한 부모의 기록은 입양이 완결된 후에만 갱신될 수 있다.
33.6.13
이혼한 부모의 자녀 기록
모든 회원 기록은 현지 법률이나 관습에 따라 규정된 개인의 법적 이름을 사용한다. 이혼한 부모의 자녀도 마찬가지이다. 축복 증서와 신권 의식 증서도 회원 기록상의 법적 이름으로 기록되어야 한다.
이혼한 부모의 자녀는 양쪽 부모의 와드에 모두 참석하는 경우가 자주 있다. 이런 경우 자녀의 공식적인 회원 기록을 보관하고 업데이트하는 것은 하나의 단위 조직에서만 할 수 있지만, 그 자녀가 참석하는 다른 와드에서는 단위 조직 밖의 회원 기록을 만들 수 있다.(33.6.5 참조) 이렇게 하면 와드의 회원 명단과 반 출석부에 그 자녀의 이름과 연락처 정보를 포함할 수 있다.
단위 조직 밖의 회원 기록에 있는 자녀도 그 단위 조직에서 부름을 받을 수 있다. 이것은 이 자녀들이 어디에 참석하든 소속감을 주고 그들이 온전하게 참여하는 데 도움이 된다.
회원이 공식적 회원 자격 제한이나 다른 심각한 사안이 미결된 상태에서 이사를 가는 경우, 감독 또는 승인을 받은 서기는 그 회원의 회원 기록에 이전 제한 표시를 할 수 있다. 기록에 표시하는 사람은 LCR을 사용하여 이렇게 한다.
이전 제한 표시가 붙은 기록은 제한을 요청한 신권 지도자가 제한 철회를 승인할 때까지는 새로운 단위 조직으로 이전되지 않는다.
33.6.16
“주소 불명” 파일의 기록
어떤 회원은 자신의 기록이 “주소 불명 파일”로 분류되어 교회 본부로 이전된 후에 소재가 파악되기도 한다. 이러한 경우에 와드 서기는 LCR에서 기록을 요청한다. 이 기록에는 감독단, 정원회, 조직 지도자에게 가능한 한 빠른 시일 내에 그 회원을 방문하여 우정을 증진하라고 권유하는 메시지가 포함될 것이다. 전임 선교사 또한 이런 회원을 방문하여 우정을 증진하라는 요청을 받을 수 있다.
매년 스테이크 서기 또는 스테이크 보조 서기는 각 와드가 LCR을 이용하여 회원 기록에 대한 감사를 실시했는지를 확인한다. 스테이크 회장은 이 감사를 돕기 위해 회원 기록 작성에 관하여 경험이 있는 다른 사람을 부를 수 있다. 감사는 매년 6월 30일까지 마쳐야 한다.
33.7
역사 기록
33.7.1
와드 및 스테이크 역사
주님께서는 그분의 교회에 관하여 “중요한 사실을 모두 … 역사로” 기록하고 간수하라고 명하셨다.(교리와 성약 69:3; 또한 5절; 앨마서 37:2 참조)
교회 각 단위 조직은 해당 조직과 관련된 모든 중요한 것들을 기록으로 남겨야 한다. 여기에는 단위 조직 지도자들이 기록한 역사적 내용들이 포함된다. 중요한 사항을 파악하는 가장 좋은 방법은 다음과 같다.
개인 및 가족을 돕기 위한 활동들을 돌아본다.
하나님께서 자녀들의 삶에 미치신 영향이 드러나는 의미 있는 경험들을 파악한다.
역사 기록은 역사를 쓰고 읽는 사람의 신앙을 강화할 영적인 일이다. 한 해 동안 내내 이야기를 기록해 나가면 역사의 질은 향상될 것이다.
스테이크 및 와드 신권 및 조직 지도자들은 ChurchofJesusChrist.org에서 단위 조직 역사 도구를 사용하여 이야기를 제공한다. 스테이크 및 와드 서기는 이 노력을 조직하고 협의 조정하는 일차적인 책임을 갖는다. 스테이크 회장단과 감독단은 스테이크 또는 와드 역사 전문가를 불러 도움을 주게 할 수 있다. 추가 지침은 도구의 빠른 시작 안내서에서 볼 수 있다.
회원들은 단위 조직 역사 도구를 사용하여 와드 및 스테이크 지도자들이 발행한 이야기를 볼 수 있다. 발행된 이야기는 자동으로 교회에서 보존한다.
33.7.2
교회 역사
교회 역사부는 “교회의 유익”과 “일어나는 세대”를(교리와 성약 69:8) 위해 개인 기록, 미술품, 공예품을 비롯한 역사 기록을 선별적으로 수집한다. 기록의 역사적 가치에 대한 질문은 다음 연락처로 할 수 있다.
교회 기록은 종이에 기록되든 디지털 파일로 존재하든 모두 기밀 사항이다. 여기에는 다음과 같은 기록이 포함된다.
회원 기록.
재정 기록.
회의록.
공식 양식 및 문서(회원 자격 평의회 기록 포함).
개인 접견 기록.
지도자와 서기는 개인의 사생활을 보호할 수 있는 방법으로 교회 기록을 취급하고, 저장하고, 폐기하여 교회 기록을 보호해야 한다. 지도자는 회원에게서 수집된 정보가
교회에 필요한 일에 국한하여 사용되고,
오직 승인된 교회 목적만을 위해 사용되며,
사용 승인을 받은 사람에게만 전달되게 한다.
전자 파일로 저장된 정보는 안전하게 보관해야 하고 적절한 방법으로 보호해야 한다.(33.9.1 참조) 지도자들은 그런 자료가 개인적, 정치적, 또는 상업적 목적으로 사용되지 않게 해야 한다. 역사 정보를 포함하여 교회 기록에 나오는 정보를 연구 또는 조사를 수행하는 개인이나 기관에 제공해서는 안 된다.(38.8.37 참조)
지도자와 회원들은 스테이크 및 와드 주소록을 보호하기 위해 38.8.13에 있는 지침을 따라야 한다.
33.9
기록 관리
스테이크와 와드 지도자는 효과적인 기록 관리를 기록 작성 절차의 일부로 삼아야 한다. 기록 관리의 세 가지 중요한 분야가 본 편에 소개되어 있다.
33.9.1
보호
모든 교회 기록, 보고서, 데이터는 승인되지 않은 열람, 변경, 파손 또는 노출에서 보호해야 한다. 이러한 정보는 안전한 곳에 보관되어야 한다. 컴퓨터 출력물을 포함하여 아주 민감한 기록은 사용하지 않을 경우 지도자 사무실의 잠금 장치가 된 서랍이나 캐비닛에 보관해야 한다.
가능하다면 기록, 보고서 및 데이터의 전자 사본을 암호화하고 비밀번호를 사용하여 보호해야 한다. 교회 소유 장비나 저장 매체를 분실 또는 도난당했을 경우 즉시 incidents.ChurchofJesusChrist.org에 보고해야 한다. 교회 정보를 남용한 경우도 보고해야 한다.
33.9.1.1
사용자 이름과 비밀번호
스테이크 회장, 감독 및 기타 지도자들은 자신의 교회 계정 사용자 이름과 비밀번호를 보좌, 서기, 집행 서기 또는 다른 이들과 절대로 공유해서는 안 된다. 또한 다른 사람들이 보거나 이용할 수 있는 장치에 그러한 정보를 저장해서도 안 된다.
비밀번호는 12자 이상이어야 하며 쉽게 추측할 수 없는 것이어야 한다. 지도자들은 언제든 자신의 교회 계정에서 2단계 인증(다중 인증이라고도 알려져 있음)을 활성화할 것을 강력히 권장받는다.
33.9.1.2
공유 컴퓨터 및 데이터 저장
지도자와 서기는 해당 정보의 접근 권한이 없는 사람들이 이용할 수 있는 공유 컴퓨터에 회원 기록이나 재정 정보를 저장해서는 안 된다.
33.9.1.3
데이터 개인정보 보호
많은 나라에서는 개인 정보 처리를 규제하는 정보보호법을 제정했다. 여기에는 회원 기록 및 기타 교회 기록에 포함되어 있는 개인 식별 정보가 포함된다. 정보보호법을 현지의 교회 기록 관리에 적용하는 것에 관해 질문이 있는 지도자는 이메일 DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org로 교회 개인 정보 보호팀에 연락할 수 있다.
33.9.2
보관
기록은 행정적, 법적, 또는 역사적 목적을 위해 필요한 기간만 보관해야 한다. 재정 기록은 해당 연도 이후 최소한 3년 동안 더 보관해야 한다. 기록을 얼마 동안 보관하는가에 대해 질문이 있는 지도자는 글로벌 서비스부 또는 해당 지역 사무실로 연락해야 한다.
33.9.3
폐기
너무 오래되거나 더 이상 필요 없는 기록은 정보를 복구하거나 재구성할 수 없는 방법으로 폐기해야 한다. 디지털로 된 회원 정보나 재정 정보를 삭제하는 경우, 지도자는 어떤 방법을 동원하더라도 그 정보가 복구될 수 없게 해야 한다.
잠재적으로 역사적인 가치가 있는 기록을 버리거나, 폐기하거나, 와드 자료실(도서실)에 두어서는 안 된다. 기록의 역사적 가치에 대해서는 교회 역사 도서관으로 문의할 수 있다.(33.7.2의 연락처 참조)
33.10
스테이크 및 와드 기술 전문가
스테이크 회장단은 스테이크 회원 중 한 명 이상을 스테이크 기술 전문가로 봉사하도록 부른다. 감독단은 와드 회원 중 한 명 이상을 와드 기술 전문가로 봉사하도록 부를 수 있다. 남성과 여성, 청소년이 이 부름에서 봉사할 수 있다.
스테이크 기술 전문가는 스테이크 서기의 인도하에 봉사한다. 와드 기술 전문가는 감독의 결정에 따라 와드 서기나 와드 집행 서기의 인도하에 봉사한다. 그들의 책임에는 다음이 포함된다.
기술적인 도움이 필요한 스테이크 또는 와드 지도자들을 지원한다.
회원들에게 교회의 미디어, 앱, 그리고 FamilySearch.org를 비롯한 다른 기술적인 도구들을 사용하는 방법을 가르쳐 준다.
부름을 완수하기 위해 기술적인 도구를 사용하는 지도자와 교사들을 지원한다.
직접 참석하지 못하는 사람들을 위해 모임과 공과를 방송하는 일을 관리한다.(29.7 참조)
그 외에도 스테이크 기술 전문가는 패밀리서치 센터의 컴퓨터를 포함하여 스테이크에 있는 교회 컴퓨터 관리를 위해 다음과 같은 책임을 진다.
스테이크의 모든 컴퓨터의 배치, 공유, 재배정, 일정 관리에 대해 스테이크 회장단에게서 받은 지시를 실행한다.
스테이크의 모든 컴퓨터 하드웨어의 일련 번호, 모델, 용량 및 설치 위치와 더불어 현재 재고 상태를 관리한다.
(1) 컴퓨터, 소프트웨어 및 기밀 정보가 안전하고, (2) 데이터 파일을 정기적으로 백업하게 한다.