手引きと召し
33.記録と報告書
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「33.記録と報告書」「総合手引き—末日聖徒イエス・キリスト教会における奉仕」(2020年)

「33.記録と報告書」「総合手引き」

33.

記録と報告書

33.1

教会記録の概要

正確な記録は,教会指導者が会員を知り,会員の必要を明らかにする助けとなります。例えば,指導者は記録から,教会にもっと活発になるように,あるいは神殿の祝福にふさわしくなるように特別な配慮を必要とする人を特定することができます。正確な記録は,指導者が進捗状況を評価し,改善計画を立てるのにも役立ちます。

教会記録のもう一つの重要な目的は,会員がどの救いの儀式を受けているかを明らかにすることです。

教会のユニットには,以下のような記録が保管されています。

  • 会員の参加状況に関する報告書」には,集会への出席,ミニスタリング面接,新会員の活発状況と神権の職,エンダウメントを受けている会員の神殿推薦状の保持状況に関する情報が記載されています(33.5参照)。

  • 会員記録」には,会員の氏名,住所,および儀式情報とそのほかの重要な情報が記載されています(33.6参照)。

  • 歴史記録」には,ユニットにおける達成事項,課題,信仰を築く経験,そのほかの重要な出来事に関する情報が記載されています(33.7参照)。

  • 財政記録」には,什分の一とそのほかの献金,および活動と備品の費用に関する情報が記載されています(第34章参照)。

33.2

書記に関する一般的な指示

書記は皆,高潔さにおいて疑問の余地がなく,主の戒めを進んで守ることを身をもって示している人物であるべきです。書記は,正直で注意深く記録を残す人物であるべきです。また,有能な教師であり,管理者であるべきです。財政を担当する書記は,財政に関する事柄を扱うのに適した人物であるべきです。このような資質を満たした書記を召すならば,彼らが教会の財政や記録に関する業務を果たすときに,主の御霊を確実に受ける助けになります。

書記は,教会基金を守るために,また教会記録が最新で正確であるようにするために,現行の方針と手続きに注意深く従うべきです。書記は,教会基金や記録に対する不正行為はいかなるものでも,直ちに神権指導者に知らせるべきです。

書記の奉仕の任期は,自分の義務を学び,召しを尊んで大いなるものとし,業務を継続するのに十分な期間であるべきです。書記は,ステーク会長会やビショップリックの一員ではないため,ステーク会長会やビショップリックが再組織されるときに,解任する必要はありません。

ステークおよびワードの書記の責任については,33.3.233.3.333.4.233.4.3に概説されています。

33.3

ステークの記録と報告書

33.3.1

ステーク会長会

ステーク会長は,ステークにおける記録作成を監督します。また,自分の指示の下でこの業務の大部分を行うように,顧問と書記に割り当てることができます。また,顧問と書記が各自の責任を果たす際に,教会の方針と手続きに確実に従うようにします。

33.3.2

ステーク書記

すべてのステークには,適正のある有能なステーク書記を置くべきです。ステーク書記は,ステーク会長によって召され,任命されます。この書記は,メルキゼデク神権者で,神殿推薦状を持つにふさわしい人物であるべきです。ステーク書記は,ステーク評議会の一員であり,高等評議会集会に出席します。ステーク書記は,大祭司定員会の会員ではありません。

ステーク書記は,ステーク会長会から訓練を受け,その指示の下で働きます。ステーク会長は,本項に概説されているような責任をステーク書記に割り当てることができます。ステーク書記を助けるために,ステーク書記補佐を召すことができます(33.3.3参照)。

33.3.2.1

記録作成に関する責任

ステーク書記は,管理業務においてステーク会長会を支援します。ステーク書記は,ステーク指導者会で行われた割り当てや決議事項を記録します。また,フォローアップやさらなる検討を要する事項についてステーク会長会に思い起こさせます。

ステーク書記(ならびに割り当てを受けたステーク書記補佐)は,ステークの記録と報告書を作成します。これには,財政記録(34章参照),会員の参加状況に関する報告書(33.5参照),会員に関する情報(33.6参照),歴史記録(33.7参照)などがあります。ステーク書記は,記録と報告書が正確かつ完全で,期日通りに作成されるようにします。

ステーク書記(ならびに割り当てを受けたステーク書記補佐)は,ステーク会長と会合を持ち,記録と報告書を検討します。書記は,これらの資料から情報を提供して,指導者が,(1)会員と組織が必要としている事柄,(2)財政や神権組織の強さなど,利用できるリソース,(3)傾向,長所,弱点について把握できるようにします。

教会のコンピューターで記録作成プログラムを利用できるところでは,ステーク書記は,そのプログラムに精通するべきです。

ステーク会長会がステーク書記やステーク書記補佐に与えることのできる記録作成に関するそのほかの責務には,以下があります。

  • メルキゼデク神権聖任証明書が作成および配布され,その聖任が適切かつ迅速に記録されるようにする。

  • 神殿推薦状に関する情報を記録する。

  • ステーク大会のために『役員の支持』フォームを準備する。

  • ステークおよびワードの管轄区域の再編成を提案する際に使用する管轄区域案を作成し,印刷する。

  • ワードの新設,閉鎖,あるいはビショップの解任時に,ワードの記録,通信文書,ならびに口座の移管を監督する。

  • ステーク会員資格評議会に関する情報を記録する(32.9.6参照)。

  • ステークに教会が承認したウェブサイトがある場合,ステークのウェブサイトを管理し,更新する(38.8.24参照)。

33.3.2.2

ワードの記録と報告書の点検

ステーク書記(ならびに割り当てを受けたステーク書記補佐)は,ワードの記録と報告書を点検し,それらが正確かつ完全であることを確認します。また,報告書をステーク会長に渡す前に,記録作成上の問題を解決しておきます。ささいな問題については,直接ワード書記やワード書記補佐と協力して解決します。重大な問題については,ステーク会長に相談するか,ステーク会長の要請があれば,ビショップに相談します。

ステーク書記は,年に2回各ワードの書記と会合を持ちます。ステーク書記またはステーク書記補佐は,必要に応じて,ワード書記補佐と会合を持つこともできます。これらの会合は,以下を確認するために行います。

  • 会員記録が迅速かつ正確に更新され,すべてのバプテスマと確認,神権の聖任,エンダウメント,結婚,死亡に関する情報が記録されている。

  • 祝福,バプテスマと確認,神権の聖任の証明書が,ワードの会員に渡されている。

  • ワードの年次歴史記録が最新の状態に保たれ,毎年末にステークに提出されている(33.7参照)。

33.3.2.3

記録作成に関する指導

ステーク会長またはビショップから要請がある場合,ステーク書記は,ステーク書記補佐,ワード書記,ワード書記補佐を指導し,記録作成に関する責任を果たすために必要なすべての訓練が施されるようにします。

記録作成に関する指導は,書記が新たに召されたとき,教会の記録作成プログラムが導入または更新されたとき,記録が正しく記載されていないときに,特に重要となります。新しいステーク書記補佐,ワード書記,ワード書記補佐は,召されてから30日以内に指導を受けるべきです。

33.3.2.4

監査

ステーク書記は,監査の手順と報告書に精通しているべきです。ステーク書記補佐もまた,自分の責任分野に関する監査の手順と報告書に熟知しているべきです。会員記録の監査について詳しくは,33.6.24を参照してください。教会財政の監査について詳しくは,34.9を参照してください。

33.3.2.5

ステーク歴史記録

33.7を参照してください。

33.3.3

ステーク書記補佐

ステーク会長または割り当てを受けた顧問は,必要に応じて,ステーク書記補佐を召し,任命することができます。ステーク書記補佐は,神殿推薦状を持つにふさわしいメルキゼデク神権者であるべきです。ステーク書記補佐は,ステーク会長会とステーク書記の指示の下で働きます。

必要に応じて,ステーク書記補佐を,以下の各職に一人ずつ召すことができます。

  • ステーク書記補佐

  • ステーク書記補佐—財政担当(第34章参照)

  • ステーク書記補佐—会員記録担当(33.5および33.6参照)

ステーク会長会は,ステーク書記補佐の一人に歴史記録を収集する割り当てを与えることもできます(33.7参照)。

33.3.3.1

教会の資料

ステーク会長会はステーク書記補佐の一人に,教会制作の資料に精通し,教会配送センターへの注文方法を知るように割り当てることができます。この書記補佐は,ステークの会員がこれらの資料に関する情報を得て,それを入手する方法を知ることができるようにするための取り組みを調整します。

33.3.3.2

コンピューターと技術支援

ステーク会長会はステーク書記補佐に,ステーク技術支援スペシャリストとしての割り当てを与えることができます。必要であれば,ステーク書記にこの割り当てを与えることもできます。ステーク技術支援スペシャリストは,家族歴史センターにあるものも含め,ステーク内の教会のコンピューターを管理するために,以下の責任を果たします。

  • ステークのすべてのコンピューターの設置,共同利用,割り当ての変更,利用計画についてステーク会長会から指示を受ける。

  • ステーク内のすべての教会集会所において,技術サービスと電子機器に関する主要な窓口としての役割を果たす。要請に応じて,教会集会所でコンピューターを使用するすべての人を支援する。

  • シリアル番号,型式,容量,設置場所を記載したすべてのコンピューターハードウェアの最新目録を管理する。

  • (1)コンピューター,ソフトウェア,内密情報が安全に保管され,(2)データファイルが定期的にバックアップされ,(3)バックアップファイルが建物から離れた場所で保管されるようにする(33.8および33.9参照)。

  • ステーク技術支援スペシャリストは,38.8.12にある,教会のコンピューターに関する一般的な方針に精通しているべきです。また,教会のコンピューターの導入と管理に関する指針にも精通しているべきです。これらの指針は,教会本部またはエリアオフィスから入手することができます。これらの指針には,ハードウェアとソフトウェア,寄贈されたコンピューター,インターネット接続,修理,コンピューターの廃棄,盗難に遭ったコンピューターや破損したコンピューター,セキュリティー,会員による利用などの情報が載っています。

ステーク技術支援スペシャリストを支援するために,ステーク会長会はふさわしい青少年や成人会員(兄弟または姉妹)に,技術支援スペシャリスト補佐としての割り当てを与えることができます。これらの人々は,建物ごと,ワードごと,またはステーク会長会が定めたそのほかの基準によって組織することができます。この人々は「ステーク技術支援スペシャリスト補佐」ではなく,「技術支援スペシャリスト補佐」と呼ばれます。

ステーク技術支援スペシャリストは,技術支援スペシャリスト補佐の業務を監督し,調整します。ステーク技術支援スペシャリストがいないステークでは,ステーク書記またはステーク書記補佐が技術支援スペシャリスト補佐を監督し,ステーク会長会からの割り当てについて連絡します。

33.3.4

ステーク幹部書記

ステーク会長または割り当てを受けた顧問が,ステーク幹部書記を召し,任命します。幹部書記は,メルキゼデク神権者で,神殿推薦状を持つにふさわしい人物であるべきです。

幹部書記は,ステーク会長会の管理補佐です。幹部書記は,ステーク会長会との会合に出席し,割り当てに応じてアジェンダを準備します。また,ステーク評議会の一員でもあり,高等評議会集会に出席します。ステーク会長会の指示に応じて,幹部書記は,これらの集会で与えられた割り当てについてフォローアップします。幹部書記は,大祭司定員会の会員ではありません。

ステーク幹部書記は,ステーク会長会,高等評議会,そのほかのステーク指導者の間のステーク業務を調整します。また,ステーク会長会の面接の予定を調整します。ステーク幹部書記は,教会の出版物や通信物を速やかに配付します。

ステーク会長会から割り当てを受けた場合,教会機関誌の購読促進活動についてワード幹部書記を励まし,援助します。

ステーク幹部書記は,ステーク会長会がステークの対象となる会員に,教会教育システムのプログラムへの参加を奨励し,参加状況を把握するのを助けることができます(第15章参照)。

ステーク幹部書記は,入隊前の会員やすでに軍務に就いている会員に関する情報をステーク会長会に提供します。また,ステーク会長会の指示の下で,入隊前のステーク会員のために実施する教会のオリエンテーションについて,調整を助けることができます(38.10.1および38.10.3参照)。

ステーク幹部書記は,ワード幹部書記が新たに召されたら,できるだけ早くオリエンテーションを行います。必要に応じて,その後も継続して指導します。

33.4

ワードの記録と報告書

33.4.1

ビショップリック

ビショップは,ワードにおける記録作成を監督します。また,自分の指示の下でこの業務の大部分を行うように顧問と書記に割り当てることができます。ビショップは,ワード書記と定員会や組織の指導者が,記録作成に関する責任について確実に指導を受けられるようにします。また,彼らがこれらの責任を果たすにあたって,教会の方針と手続きに確実に従うようにします。

33.4.2

ワード書記

すべてのワードには,適正のある有能なワード書記を置くべきです。ワード書記は,ビショップリックが推薦し,ステーク会長会の一員が召しと任命を行います。この書記は,メルキゼデク神権者で,神殿推薦状を持つにふさわしい人物であるべきです。

ワード書記は,ビショップリックとステーク書記から訓練を受けます。また,ビショップリックの指示の下で働きます。ビショップは,本項で概説されている責任をワード書記に割り当てることができます。ワード書記を助けるために,ワード書記補佐を召すことができます(33.4.3参照)。

ワード書記に関するそのほかの責任については,7.6.4を参照してください。

33.4.2.1

記録作成に関する責任

ワード書記は,管理業務においてビショップリックを支援します。ワード書記は,ワード指導者会で行われた割り当てや決議事項を記録します。また,フォローアップやさらなる検討を要する事項についてビショップリックに思い起こさせます。

ワード書記(ならびに割り当てを受けたワード書記補佐)は,ワードの記録と報告書を作成します。これには,財政記録(第34章参照),会員の参加状況に関する報告書(33.5参照),会員記録(33.6参照),歴史記録(33.7参照)などがあります。ワード書記は,記録と報告書が正確かつ完全であり,期日通りに作成されるようにします。

ワード書記(ならびに割り当てを受けたワード書記補佐)は,ビショップと定期的に会合を持ち,記録と報告書を検討します。書記は,これらの資料から情報を提供して,指導者が,(1)会員と組織が必要としている事柄,(2)財政や神権組織の強さなど,利用できるリソース,(3)傾向,長所,弱点について把握できるようにします。

ワード書記は,会員の参加状況に関する報告書をまとめるときに,ワードの組織から提出された情報を点検して,それらが正確かつ完全であることを確認します。また,ビショップに報告書を提出する前に,記録作成の問題を解決します。ささいな問題については,各組織の書記と直接に協力して解決します。重大な問題については,ビショップに相談するか,ビショップの要請があれば,組織の指導者に相談します。

ワード書記は,教会のコンピューターの記録作成プログラムに精通しておくべきです。ワード書記またはワード書記補佐は,会員の住所録,名簿,出席簿を,ビショップリック,そのほかの神権指導者,ワードの組織の指導者に提供します。

要請に応じて,ワード書記またはワード書記補佐は,会員個人の記録のために,また家族歴史やそのほかの教会活動に利用できるように,会員に「個人の儀式要約」のコピーを提供します。ワード書記は,教会記録作成ソフトウェアを使ってこの要約を印刷します。このソフトウェアがない地域では,ワード書記は,エリアオフィスにこの要約のコピーを要請できます。

ビショップリックがワード書記またはワード書記補佐に与えることのできる記録作成に関するそのほかの務めとして,以下の事柄があります。

  • 祝福,バプテスマと確認,神権の聖任の証明書がワードの会員に渡されており,またこれらの儀式が適切かつ速やかに記録されるようにする。

  • ワード大会のために『役員の支持』フォームを準備する。

  • ワード会員資格評議会に関する情報を記録する(32.9.6参照)。

  • ワードに教会が承認したウェブサイトがある場合,ワードのウェブサイトを管理し,更新する(38.8.24参照)。

33.4.2.2

記録作成に関する指導

ワード書記は,ワード書記補佐,ならびに定員会や組織の書記に対する記録作成に関する指導の調整を図ります。ワード書記は,これらの書記が新しく召されたとき,教会記録作成プログラムが導入または更新されたとき,あるいは記録が正しく記載されていないときに,彼らに指導が与えられるようにします。

ワード書記は,書記補佐や組織の書記を指導する際,記録と報告書の情報がどれほど指導者の助けになるかを彼らに理解させます。

33.4.2.3

ワード歴史記録

33.7を参照してください。

33.4.3

ワード書記補佐

必要に応じて,ワード書記補佐を召すことができます。ワード書記補佐は,ビショップリックが推薦し,ステーク会長会の一員または割り当てを受けた高等評議員によって召され,任命されます。これらの兄弟は,神殿推薦状を持つにふさわしい神権者であるべきです。財政を担当するワード書記補佐は,メルキゼデク神権を持っているべきです。ワード書記補佐は,ビショップリックとワード書記の指示の下で働きます。

必要に応じて,以下の各役職にワード書記補佐を一人ずつ召すことができます。

  • ワード書記補佐

  • ワード書記補佐—財政担当(第34章参照)

  • ワード書記補佐—会員記録担当(33.5および33.6参照)

ビショップリックはまた,一人のワード書記補佐に,歴史記録を収集し(33.7参照),教会制作の資料と教会配送センターへの注文方法に精通するように割り当てを与えます。この書記補佐は,ワードの会員がこれらの資料に関する情報を得て,それを入手する方法を知ることができるようにするための取り組みを調整します。

33.4.4

ワード幹部書記

ワード幹部書記は,ビショップによって推薦され,ステーク会長会の一員または割り当てを受けた高等評議員によって召され,任命されます。この書記は,メルキゼデク神権者で,神殿推薦状を持つにふさわしい人物であるべきです。

幹部書記は,ビショップリックの管理補佐です。ビショップリックとの会合に出席し,割り当てに応じてアジェンダを準備します。幹部書記はワード評議会の一員でもあります。ビショップリックの指示に応じて,幹部書記は,これらの集会で与えられた割り当てについてフォローアップします(7.6.5参照)。

ワード幹部書記は,ビショップリックとそのほかの指導者の間のワード業務を調整します。

ワード幹部書記は,ビショップリックの面接の予定を調整します。ワード幹部書記はまた,教会の出版物や通信物を速やかに配付します。

ビショップから割り当てを受けた場合,ワード幹部書記は,ワードにおける教会機関誌の購読促進活動を調整し,会員が家庭に教会機関誌があることでもたらされる祝福を受けるのを助けます。ワード幹部書記は,ワード教会機関誌代表者と,ビショップによって指名されるそのほかの人々に助けてもらうことができます。

ワード幹部書記は,クラスへの登録など,セミナリーとインスティテュートに関する事項についてビショップリックを助けることができます(第15章参照)。

ワード幹部書記は,軍務に就いているワードの会員の氏名と住所を記した最新の名簿を保持し,この名簿をワード評議会に提供します。また,入隊を予定している会員がいれば,ステーク幹部書記に知らせます。

33.4.5

神権指導者および組織の指導者

神権指導者と組織の指導者は,各組織における記録作成を監督します。また書記に,自分の指示の下でこの業務の大部分を行うように割り当てることができます。彼らは定期的に書記と会合を開いて,記録が正確かつ完全で,指定された日までに作成されていることを確認します。

33.5

会員の参加状況に関する報告書

会員の参加状況に関する報告書は,毎週,毎月,また四半期ごとの情報で構成され,指導者が会員の進歩状況と必要としている事柄に心を集中させる助けとなります。すべての記録上の会員(33.6.2に定義されている)が,これらの報告書の対象となります。

33.5.1

報告書の内容

33.5.1.1

出席報告書

聖餐会。聖餐会の出席は,ワード書記またはワード書記補佐が記録します。出席者数は,集会に実際に出席している人の数であり,ワードの会員でない人も含めます。別の割り当てがあって出席していないワードの会員や別のワードに出席している会員は,出席者数に入れません。

日曜日の神権会および各組織の集会。長老定員会ならびに扶助協会の集会の出席は,定員会または扶助協会の書記が記録します。若い女性クラスの出席は,クラス書記が記録し,若い女性書記が集計します。アロン神権定員会集会の出席は,定員会書記が記録し,アロン神権定員会スペシャリストまたはワード書記が集計します(10.4.2参照)。初等協会の出席は,教師が記録し,初等協会書記が集計します。

33.5.1.2

ミニスタリング面接報告

21.4を参照してください。

33.5.1.3

四半期報告書

四半期報告書」には通常,各四半期の最後の月の情報だけを記入します。ミニスタリング面接の報告は例外で,四半期全体の情報を報告します。ステーク会長やビショップは,一部の情報を毎月請求することができます。

ワード書記またはワード書記補佐は,ビショップの指示の下で報告書を作成します。定員会と組織の指導者または書記は,ワード書記が報告書を作成できるように,各四半期の翌月の10日までに前月の出席情報をワード書記に提出します。長老定員会と扶助協会は,四半期のミニスタリング面接の報告を行います。ビショップは報告書を点検して正確であることを確認し,書記が期日どおりに提出できるようにします。

教会記録作成ソフトウェアを利用しているユニット。各ワードの書記は,コンピューター上で報告書を作成し,報告書にある指示に従って教会本部に電子送信します。ワード書記は必要に応じてコピーを印刷し,配付し,保管します。

教会記録作成ソフトウェアを利用していないユニット。各ワードは,各四半期末にエリアオフィスから「四半期報告書」の用紙を受け取ります。この用紙には,前もって会員数と登録数が記入されています。各ワードの書記は,空欄に記入し,完成した報告書を報告書にある指示に従ってステークに送付します。ワード書記は必要に応じてコピーを配付し,保管します。

ステークも,エリアオフィスから「四半期報告書」の用紙を受け取ります。この報告書には前もって,ステーク内の各ワードの会員数と登録数が記入されています。ステーク書記またはステーク書記補佐は,ワードから報告書を受け取った後,ステーク報告書を作成し,ステーク会長とともに点検したうえで,四半期末から30日以内にエリアオフィスに送付します。

33.5.2

会員リスト

会員リストは,ワードのコンピューターで,またはエリアオフィスで作成します。このリストは,会員の参加状況に関する報告書にとって重要な補足情報となります。このリストは,どの会員が儀式を受ける年齢であり,どの若い男性が宣教師になる年齢であり,どの男性がメルキゼデク神権を受けており,どの会員がエンダウメントを受けており,またどの青少年がビショップリックの面接を受ける必要があるかを,指導者が知る助けとなります。定員会指導者と組織の指導者は,各自の定員会または組織に属する会員のリストを入手できます。

33.5.3

情報の活用

報告書のすべての数字と統計は,特有の問題を抱えている個々の会員を表しています。指導者は,だれが助けを必要としているか,そしてどのような助けを与えればよいか検討する際に,主の導きを求めるべきです。

こうした報告書の情報は,ビショップリックやワード評議会が,ワード会員の成長を把握し,彼らを祝福して強化する方法を決める際に特に重要です。例えば,これらの報告書は,どの成人改宗者がその月に神権会や扶助協会集会に出席しなかったかを知る助けになります。

参加状況に関する報告書にある比率は,活発な会員が増加しているか減少しているかなどの傾向を知るために利用できます。ただし,比率を使ってほかのワードと比較したり,定員会同士を比較したり,個人を比較したりするべきではありません。ワードや個人が置かれている状況は,それぞれ異なるからです。

33.6

会員記録

会員記録には,会員の氏名と住所,および儀式やそのほか重要な情報が記載されています。ワードは,ワードの管轄区域内に居住する会員一人一人の会員記録を保持するべきです。

会員記録は,会員が居住している地のワードに置かなければなりません。例外はほとんどありませんが,その場合は,関係するビショップおよびステーク会長の同意と,大管長会事務局の承認が必要です。例外を申請するには,ステーク会長が大管長会事務局に,承認を求める手紙を送ります。

会員記録は,教会の永久記録の中に儀式とそのほかの公的事項を記す唯一の手段です。したがって,ビショップは,書記が記録を正確に残し,最新の情報を速やかに教会本部またはエリアオフィスに送っていることを確認します。儀式の情報を記録し,ワードへの転入会員の記録を速やかに請求し,ワードからの転出会員の記録を速やかに移動することが,特に重要です。

ビショップは,教会の召しやメルキゼデク神権の職への聖任,または神殿推薦状のために会員を面接する場合,その人の会員記録に結び固めや儀式の制限に関する注意書き,あるいは公式の会員資格の制限に関するコメントが記載されていないことを,事前に確認します。

教会の公式会員記録は,会員に見せたり,提示したりするべきではありません。また,会員のためにコピーすることもできません。いかなる事情があろうと,ビショップまたは書記以外の人に会員記録を手渡すことはできません。

会員は,自分自身と家庭で扶養している子供たちの「個人の儀式要約」のコピーを保持するように勧められています。毎年,書記またはビショップリックの一員は,33.8および33.9にあるデータのプライバシーに関する方針に従って,この要約を会員とともに確認します。この確認は,什分の一の面接の一部として行うことができます。誤りに気づいたら,書記は,それが会員記録上で確実に訂正されるようにします。

教会記録作成ソフトウェアを利用しているユニットでは,書記は各会員の「個人の儀式要約」を印刷することができます。そのほかのユニットでは,指導者または書記はエリアオフィスに,これらの要約のコピーを請求します。

会員記録を作成する方法に関する指示については,「指導者と書記のためのリソース」の「記録作成」を参照してください。

33.6.1

教会の記録で使用する氏名

会員記録と儀式証明書には,地元の法律または慣習に従って届け出た法的な氏名を使用するべきです。

33.6.2

記録上の会員

統計と報告を目的として,次の人々は「記録上の会員」として扱われます。それぞれの人に会員記録がなければなりません。

  • バプテスマおよび確認を受けた人。

  • 祝福を受けたがバプテスマを受けていない9歳未満の人。

  • 年齢にかかわらず,知的障害のために責任能力のない人。

  • 祝福を受けていない8歳未満の子供で,(1)少なくとも一人の親または一人の祖父母が教会員であり,かつ(2)両親から記録作成の許可を得ている子供。これには改宗者の子供も含まれます。(もし親の一人がその子供の親権を持っていない場合は,親権を持っている親の許可があれば十分です。)

会員記録はあるが,バプテスマと確認を受けていない9歳以上の人は,記録上の会員とは見なされません。ただし,そのような人が居住しているワードでは,本人が18歳になるまでその会員記録を保管します。18歳になったときに,あらゆる機会が与えられてきたにもかかわらずバプテスマを受けないことを選んだ場合,ビショップは,ステーク会長から書面による承認を得たうえで,その会員記録を取り消します。しかしながら,知的障害のために責任能力がないと判断され,バプテスマを受けていない会員については,記録を取り消しません。

33.6.3

ワードの新会員の記録

ワード書記またはワード書記補佐は,新しいワード会員の会員記録が届いたらすぐにその会員に会い,「個人の儀式要約」の記載が正確であることを確認します。

会員記録を受け取った後に,あるいはバプテスマと確認が行われた後に,新しい会員を紹介する場合の指示について詳しくは,29.2.2.8を参照してください。

33.6.4

転出または一時的に家を離れる会員の記録

ワードの指導者,ミニスタリングブラザー,ミニスタリングシスター,または書記は,会員が転出する予定であることを知ったら,直ちにその会員の転出先の住所を入手します。新しいワードの指導者は,教会員が転入したらできるだけ早く,その会員との接触を図るべきです。

書記は,十分に手を尽くしても会員の転居先を見つけることができない場合,ビショップの承認を得て,会員記録を教会本部またはエリアオフィスに送り,そこでその会員の現住所の捜索活動を続けてもらいます。

会員が3か月以上ワードを離れる場合,書記は,新しいワードに会員記録を移します。例外として,教会員が一時的な,あるいは季節的な仕事のために3か月以上ワードを離れた後に戻って来る予定であれば,記録の移動は行いません。

教会員が3か月以内に戻る予定で転出する場合,会員記録はホームワードに置いておきます。ホームワードは,その会員の財政記録も保持します。

指導者が会員記録をどこで保持すべきか分からない場合(刑務所にいる会員の記録など)は,本人の必要を最もよく満たすことのできるワードで保管するように手配します。

33.6.5

ホームワード外で奉仕している会員の記録

33.6.5.1

伝道部会長および神殿会長

伝道部会長とその妻の会員記録は,その割り当てに子供たちを同伴しない場合,ホームワードにとどめておきます。子供たちを同伴する場合,伝道部会長と妻子の記録は,任期中に居住するワードに移します。

神殿会長とその妻の会員記録は,ホームワードにとどめておきます。

33.6.5.2

そのほかの教会の割り当て

会員が所属ワードの管轄区域外における教会の割り当てを受けた場合,その人の会員記録と財政記録は所属ワードで保管します。割り当てによって会員が3か月以上所属ワードを離れ,子供たちを同伴する場合,その会員記録は,新しいワードに移します。

33.6.5.3

専任宣教師

24.9.10を参照してください。

33.6.6

ヤングシングルアダルトの記録

14.6.6を参照してください。

33.6.7

病院または老人ホームで生活する会員の記録

病院,または高齢者や身体虚弱者施設で生活する会員の記録は,彼らにとって最も助けになるワードで保管します。ほとんどの場合,病院または施設が所在するワードがこれに当たります。ワードの指導者は,これらの会員が可能なかぎり教会の全プログラムの祝福を受けられるように配慮します。

33.6.8

軍務に就いている会員の記録

会員が訓練のために軍務に就く場合,その人がさらに長期間滞在する配属地が決まるまで,会員記録はホームワードで保管します。配属地が決まったら,会員はホームワードに連絡して,書記が会員記録を移せるように新しいワードの名称と所在地を知らせます。

会員が海上で長期間勤務する場合,交戦地帯に配属される場合,あるいはステークまたは伝道部の管轄区域内にいない場合,通常,その記録は,配属地を管轄するワードで保管します。

33.6.9

定まった住所のない会員の記録

広範囲にわたる旅行をしているため,定住地を持たない会員は,主たる居住地のビショップと協議してホームワードを決めるべきです。そのワードが会員記録を保管し,ワードの指導者はその会員との接触を続けるべきです。献金と什分の一は,そのワードに納めます。

33.6.10

知的障害のある会員の記録

ビショップは,少なくとも8歳以上の人について責任能力がないと判断した場合,会員記録のバプテスマ欄に「責任能力なし」と表示するように書記に指示します(38.2.3.5参照)。書記は,更新した情報を教会本部またはエリアオフィスに送ります。その会員記録は,取り消すべきではありません。

33.6.11

聴覚障害のある会員の記録

手話を使う会員とその家族は,会員記録を次のいずれに置くかを選ぶことができます。(1)ホームワード,(2)特定の地域内で聴覚障害のある会員のグループを組織するように指定されたワード,(3)聴覚障害のある会員のために組織されたワードまたは支部。

33.6.12

養子の記録

養子の記録は,養子縁組が確定した後に作成または更新することができます。記録に記載する氏名は,養子縁組の確定通知と一致しているべきです。養父母の記録は,養子縁組が確定した後に更新することができます。

33.6.13

非嫡出子の記録

18.6.3を参照してください。

33.6.14

両親が離婚している子供の記録

両親が離婚している場合,地元の法律または慣習で規定された子供の正式名を,会員記録ならびに神権の儀式証明書と祝福証明書に記載します。

33.6.15

注意書きが記された記録

32.14.5を参照してください。

33.6.16

特記事項が付された記録

現在この記録は存在しません。

33.6.17

ビショップへの連絡の要請が付された記録

現在この記録は存在しません。

33.6.18

会員記録の移動差し止め

公式の会員資格の制限やほかの重大な懸念が留保された状態にあるときに会員が転出する場合,ビショップまたはビショップから承認を受けたワード書記は,教会本部またはエリアオフィスに連絡して,会員記録の移動差し止めを依頼することができます。福祉援助を乱用する場合にも,移動の差し止めを要請できます。

移動が差し止められている記録は,差し止めを要請した神権指導者が差し止めの撤回を承認しないかぎり,新しいユニットに移されることはありません。

33.6.19

「住所不明」ファイルの会員記録

会員記録が「住所不明」ファイルに入っていて,後にその会員の所在が判明した場合,その会員記録はメモを添付されてワードへ送付されます。そのメモは,ビショップリックと定員会指導者がその人をできるだけ早く訪問し,フェローシップするように勧めるものです。専任宣教師にその会員を訪問するように依頼することもできます。

33.6.20

儀式情報の記録と訂正

第18章を参照してください。

33.6.21

儀式と祝福の証明書の作成

神権指導者は,子供の祝福,バプテスマと確認,神権の聖任が執行された後,できるだけ早く証明書を作成して渡すように書記に確認します。指導者は,これらの証明書を紛失したり,破損したりしても再交付されない場合があることを説明し,大切に保管するように会員に勧めます。

33.6.22

戸籍上の情報の記載と訂正

会員記録には,戸籍上の情報(氏名,両親の名前,生年月日,結婚に関する情報,該当する場合は離婚年月日,ならびにこれらの出来事があった場所)が記載されます。会員は,この情報が「個人の儀式要約」に誤って記載されていることに気づいた場合,書記に会員記録の訂正を要請することができます。公文書が入手できる場合,ビショップは,要請された訂正内容が正確であることを確認するために,それを点検するとよいでしょう。

33.6.23

特殊な状況

内縁関係に関する記録など,本項で触れていない特殊な状況については,指導者は,会員記録に関する指示を参照するか,教会本部またはエリアオフィスに問い合わせるべきです。

33.6.24

会員記録の監査

ステーク書記またはステーク書記補佐は,毎年各ワードの会員記録の監査を確実に実施します。ステーク会長は,ステークの状況に応じて,この役割をステーク書記,ステーク書記補佐,ワード書記,ワード書記補佐,またはこれらを組み合わせた人々に割り当てることができます。ステーク会長は,この監査を手伝うために,会員記録の管理について経験があるほかの人々を召すこともできます。監査は毎年6月30日までに完了するべきです。

この監査のほかに,ビショップは,ワードの一人または複数の書記に33.6に説明されているように,毎年「個人の儀式要約」を会員とともに確認するように割り当てます。誤りに気づいたら,書記は,それが会員記録上で確実に訂正されるようにします。

33.7

歴史記録

33.7.1

ワードおよびステークの歴史

教会の各ユニットは,ユニット指導者からの記録を含め,ユニットに関するすべての重要な事柄を記録します(教義と聖約69:3,5参照)。以下を行うことで,最も効果的に重要な事柄を見つけることができます。

  • 個人や家族を助けるための取り組みについて振り返る。

  • 神が御自分の子供たちの生活に影響を及ぼしておられることを示すような意義深い経験を認識する。

  • これらの経験や学んだ教訓を記録する。

歴史を記録することは,書く人と読む人の信仰を強める霊的な務めです。年間を通じて様々な出来事を記録することで,歴史記録の質は高まります。また,ChurchofJesusChrist.orgを通じて,ユニットの会員とすぐに記録を共有できるようになります。

ステーク会長会は,ステークの歴史記録を作成するように,ステーク書記またはステーク書記補佐に指示を与えます。ステーク会長会はまた,割り当てを受けた書記が歴史記録を作成するのを助けるために,歴史スペシャリストを召すこともできます。ワードについても,ビショップリックが同様の方法をとります。これに関する指示は,ChurchofJesusChrist.orgの「ステーク,地方部,伝道部の年次歴史」で入手可能です。

33.7.2

教会歴史

教会歴史部は,個人の記録,美術品,所蔵品などの歴史記録を,「教会のために……また……次の世代のために」選別して収集しています(教義と聖約69:8)。記録の歴史的価値に関する質問は,下記に問い合わせることができます。

Church History Library

15 East North Temple Street

Salt Lake City, UT 84150-1600

電話:1-801-240-5696

電子メール:history@ChurchofJesusChrist.org

33.8

記録の内密性

教会の記録は,書類,コンピューター,その他の電子機器などの保存形態にかかわりなく,内密に扱います。内密を要する記録には,会員記録,財政記録,集会の記録,公式のフォームおよび文書(会員資格評議会の記録を含む),個人面接で残した覚え書きなどがあります。

指導者および書記は,個人のプライバシーを守りながら教会の記録を取り扱い,保存し,破棄することにより,教会の記録を守らなければなりません。指導者は,教会員から集める情報を,(1)教会で必要なものに限定し,(2)承認された教会の目的にのみ用いるようにします。

教会の記録および報告書からの情報は,使用が認められている人にだけ提供することができます。

電子機器に保存されている情報は,安全に保管し,パスワードで保護しなければなりません(33.9.1参照)。指導者は,そのようなデータが,個人的,政治的,あるいは商業的な目的で使用されることのないように十分注意します。歴史情報を含む教会記録からの情報は,研究や調査を行う個人や機関に提供してはなりません。

会員に配付するステークとワードの住所録は,38.8.16の指針に従っていなければなりません。年齢や会員資格など,さらに詳しい情報を記した会員名簿は,ステークとワードの承認された指導者だけに配付することができます。

33.9

記録の管理

ステークおよびワードの指導者は,記録を効果的に管理することを記録作成の手順に含めるべきです。記録管理の3つの重要な分野は,下記のとおりです。

33.9.1

保護

情報はすべて,不正なアクセスや改ざん,破棄,あるいは漏えいから守るべきです。教会の記録,報告書,ならびにコンピューターのソフトウェアプログラムとデータのバックアップコピーは,安全な場所に保管しておくべきです。コンピューターから印刷した書類や電子記憶媒体を含め,内密性の高い情報が収められた記録は,使用しないときは,指導者の事務室の施錠された引き出しやキャビネットに保管しておくべきです。

コンピューター上の内密情報を保護するために,指導者および書記は,教会記録作成システムのパスワード機能を使用するべきです。パスワードは,紙に書き留めて,コンピューターから離れた場所にある施錠されたファイルにとじて保管するべきです。パスワードは定期的に変更し,指導者や書記が解任されたときは必ず変更します。会員が家族歴史活動のためにステークやワードのコンピューターを使用する場合,会員情報や財政情報にアクセスできないようにしておくべきです。

多くの国が情報保護法を制定しています。この法律は,会員記録に収められた情報やそのほか個人を特定できる記録のような,個人情報の処理を規制するものです。そのような法律がどの程度まで教会記録の地元の取り扱いに適用されるかを判断するために,あるいは特定の事例に対する指示を受けるために,指導者は,教会個人情報担当者(dataprivacyofficer@ChurchofJesusChrist.org)と連絡を取ることができます。

33.9.2

保管

記録は,管理上,法律上,歴史上の目的で必要とされる期間のみ保管するべきです。記録を保管する期間について質問がある指導者は,記録作成に関する指示を参照するか,教会本部またはエリアオフィスに問い合わせるべきです。

33.9.3

破棄

古い記録や不要になった記録は,情報の検索や復元ができない方法で破棄するべきです。ハードディスクやそのほかの電子記憶装置に保存されている会員情報や財政情報を消去するときは,どのような技術的な手段を使っても復元できないことを確認しなければなりません。

将来歴史的価値を持つと思われる記録は,破棄したり,処分したり,リソースセンターに保管したりするべきではありません。記録の歴史的価値に関する質問は,教会歴史図書館に問い合わせることができます(33.7.2の連絡先情報を参照)。