Moroni opetti, että niiden nimet, jotka kastettiin Kristuksen kirkkoon, kirjoitettiin muistiin, jotta ”heitä muistettaisiin ja ravittaisiin Jumalan hyvällä sanalla” (Moroni 6:4).
Joseph Smith opetti, että jokaisessa seurakunnassa tulee kutsua kirjuri, joka ”[laatii] totuudenmukaisen aikakirjan Herran edessä” (OL 128:2). Hän tähdensi myös uutteran aikakirjanpidon tärkeyttä kirjoittaessaan: ”Mitä te merkitsettekin kirjoihin maan päällä, se merkitään kirjoihin taivaassa, ja mitä te ette merkitse kirjoihin maan päällä, sitä ei merkitä kirjoihin taivaassa” (OL 128:8; ks. myös jakeet 2–9).
33.1
Katsaus kirkon aikakirjoihin
Kirkon aikakirjat ovat pyhiä. Niissä olevat tiedot ovat luottamuksellisia, ja ne tulee pitää turvassa. Kirkon aikakirjajärjestelmissä pääsy jäsentietoihin valtuutetaan tehtävien perusteella. Vain niille, joilla on valtuus, tulee antaa käyttöoikeus. Heidän tulee käyttää näitä tietoja vain tehtäviinsä liittyviin tarkoituksiin (ks. 33.8).
Aikakirjat voivat auttaa johtohenkilöitä
huomaamaan, kuka saattaa tarvita erityistä huolenpitoa
huomaamaan, mitä pelastuksen toimituksia henkilö on saanut tai saattaa tarvita
selvittämään jäsenten asuinpaikan.
Kirkon yksiköissä pidetään seuraavanlaisia aikakirjoja:
Kaikkien kirjurien tulee olla ehdottoman nuhteettomia ja noudattaa Herran käskyjä. Lisäksi
heillä tulee olla voimassa oleva temppelisuositus
heidän tulee olla huolellisia aikakirjan pitäjiä
heidän tulee olla kyvykkäitä opettajia ja hallinnoijia.
Kirjurit noudattavat huolellisesti nykyisiä menettelytapoja kirkon varojen varjelemiseksi ja sen varmistamiseksi, että kirkon aikakirjat ovat paikkansapitäviä. Kirjurit ilmoittavat heti pappeusjohtajille mahdollisista epätarkkuuksista. Jos epätarkkuuksien selvittämisessä ilmenee vaikeuksia, kirjurin tulee ottaa yhteyttä luottamuksellisten asiakirjojen toimistoon kirkon keskustoimistossa. Yhteystiedot:
Kirjurien tulee palvella tehtävässään riittävän pitkään, jotta he oppivat velvollisuutensa ja säilyttävät jatkuvuuden työssään (ks. 30.5). Koska he eivät ole vaarnan johtokunnan tai piispakunnan jäseniä, heitä ei tarvitse vapauttaa, kun vaarnan johtokunta tai piispakunta järjestetään uudelleen.
33.3
Vaarnan aikakirjat ja raportit
33.3.1
Vaarnan johtokunta
Vaarnanjohtaja valvoo vaarnan aikakirjojen pitämistä. Hän voi delegoida suuren osan tästä työstä neuvonantajilleen ja kirjureille. Hän huolehtii siitä, että he noudattavat kirkon nykyisiä menettely- ja toimintatapoja.
33.3.2
Vaarnan kirjuri
Jokaisessa vaarnassa tulee olla pätevä, toimiva vaarnan kirjuri. Hänet kutsuu ja erottaa tehtävään vaarnan johtokunnan jäsen. Hänellä tulee olla Melkisedekin pappeus ja voimassa oleva temppelisuositus. Hän on vaarnaneuvoston jäsen. Hän osallistuu vaarnan kokouksiin, kuten esitetään kohdassa 29.3.
Vaarnan kirjuria ohjaa vaarnan johtokunta, ja hän työskentelee johtokunnan alaisuudessa. Avuksi voidaan kutsua vaarnan apulaiskirjureita (ks. 33.3.3).
33.3.2.1
Aikakirjanpitoon liittyvät vastuut
Vaarnan kirjurilla tai tehtävän saaneella apulaiskirjurilla on seuraavat vastuut:
antaa hallinnollista tukea vaarnan johtokunnalle
pitää pöytäkirjaa toimeksiannoista ja päätöksistä vaarnan johtajiston kokouksissa
seurata toimeksiantojen edistymistä
varmistaa, että asiakirjat ja raportit ovat paikkansapitäviä ja ajankohtaisia.
Vaarnan kirjurin tulee tutustua kirkon aikakirjanpitotyökaluihin (ks. 33.0). Näiden apuvälineiden avulla hän auttaa johtohenkilöitä huomaamaan
jäsenten ja järjestöjen tarpeita
voimavarojen, myös rahavarojen, saatavuutta
vaarnan suuntauksia, vahvuuksia ja heikkouksia
huolenaiheita.
Muita aikakirjanpitovelvollisuuksia voivat olla seuraavat:
varmistaa, että Melkisedekin pappeuteen asettamiset kirjataan asianmukaisesti ja viipymättä
Seurakuntien aikakirjojen ja raporttien tarkastaminen
Vaarnan kirjuri tapaa jokaisen seurakunnan uuden kirjurin pian tämän kutsumisen jälkeen. Hän tapaa seurakunnan kirjureita niin usein kuin on tarpeen, mutta vähintään kaksi kertaa vuodessa. Näitä tapaamisia järjestetään sen varmistamiseksi, että
kymmenykset ja muut talousasiakirjat kirjataan asianmukaisesti (ks. 34.1.2 ja 34.2.2)
jäsenkortit päivitetään viipymättä ja täsmällisesti
seurakuntien kirjurit tuntevat kirkon aikakirjanpitotyökalut
todistukset lasten siunaamisista, kasteista ja konfirmoinneista sekä pappeuteen asettamisista annetaan seurakunnan jäsenille
vuosittainen jäsenkorttien tarkastus suoritetaan ja kaikki tarkastuspoikkeamat oikaistaan viipymättä (ks. 33.6.19)
seurakunnan vuosihistoria lähetetään vaarnaan kunkin vuoden lopussa (ks. 33.7).
Vaarnanjohtaja tai tehtävän saanut neuvonantaja voi kutsua ja erottaa tehtävään yhden tai useampia vaarnan apulaiskirjureita tarpeen mukaan. Näillä veljillä tulee olla Melkisedekin pappeus sekä voimassa oleva temppelisuositus. He toimivat vaarnan johtokunnan ja vaarnan kirjurin ohjaamina.
Tarvittaessa voidaan kutsua yksi apulaiskirjuri kuhunkin seuraavista tehtävistä:
vaarnan apulaiskirjuri – jäsenasiat (ks. 33.5 ja 33.6).
33.4
Seurakunnan aikakirjat ja raportit
33.4.1
Piispakunta
Piispa valvoo seurakunnan aikakirjojen pitämistä. Hän voi delegoida suuren osan tästä työstä neuvonantajilleen ja kirjureille. Hän huolehtii siitä, että he noudattavat kirkon nykyisiä menettely- ja toimintatapoja.
33.4.2
Seurakunnan kirjuri
Jokaisessa seurakunnassa tulee olla pätevä, toimiva seurakunnan kirjuri. Piispakunta suosittaa häntä, ja hänet kutsuu ja erottaa tehtävään vaarnan johtokunnan jäsen tai tehtävän saanut korkean neuvoston jäsen. Hänellä tulee olla Melkisedekin pappeus ja voimassa oleva temppelisuositus. Hän on seurakuntaneuvoston jäsen. Hän osallistuu seurakunnan kokouksiin, kuten esitetään kohdassa 29.2.
Seurakunnan kirjuria ohjaavat piispakunta ja vaarnan kirjurit. Hän työskentelee piispakunnan alaisuudessa. Avuksi voidaan kutsua seurakunnan apulaiskirjureita (ks. 33.4.3).
33.4.2.1
Aikakirjanpitoon liittyvät vastuut
Seurakunnan kirjurilla tai tehtävän saaneella apulaiskirjurilla on seuraavat vastuut:
antaa hallinnollista tukea piispakunnalle
pitää pöytäkirjaa toimeksiannoista ja päätöksistä seurakunnan johtajiston kokouksissa
seurata toimeksiantojen edistymistä
varmistaa, että asiakirjat ja raportit ovat paikkansapitäviä ja ajankohtaisia
havaita toimituksia, jotka vaativat vahvistusta (ks. 38.2.6 ja 18.10.3).
Seurakunnan kirjurin tulee tutustua kirkon aikakirjanpitotyökaluihin (ks. 33.0). Näiden apuvälineiden avulla hän auttaa johtohenkilöitä huomaamaan
jäsenten ja järjestöjen tarpeita
voimavarojen, myös rahavarojen, saatavuutta
seurakunnan suuntauksia, vahvuuksia ja heikkouksia
huolenaiheita.
Kootessaan raportteja jäsenten osallistumisesta kirjuri selvittää sihteerien kanssa vähäiset ongelmat. Vakavista ongelmista hän keskustelee piispan kanssa.
Seurakunnan kirjuri tai seurakunnan apulaiskirjuri näyttää jäsenille, kuinka he voivat nähdä jäsentietonsa Jäsenen työkalut -sovelluksessa. Hän voi myös pyydettäessä antaa heille paperitulosteen. Seurakunnan kirjurit kannustavat jäseniä raportoimaan mahdollisista virheistä jäsentiedoissaan.
Muita aikakirjanpitovelvollisuuksia voivat olla seuraavat:
varmistaa, että toimitukset kirjataan asianmukaisesti ja viipymättä
Seurakunnan kirjuri ohjaa seurakunnan apulaiskirjureita sekä koorumien ja järjestöjen sihteereitä. Hän auttaa heitä ymmärtämään, kuinka kirkon aikakirjanpitotyökaluista saatu tieto voi auttaa johtohenkilöitä.
Tämä ohjaus on erityisen tärkeää, kun
seurakuntien apulaiskirjurit sekä koorumien ja järjestöjen sihteerit ovat vasta kutsuttuja
kirkon aikakirjanpitotyökalua esitellään tai päivitetään
aikakirjoja ei ole pidetty asianmukaisella tavalla.
Seurakunnan apulaiskirjureita voidaan kutsua tarpeen mukaan. Piispakunta suosittaa heitä, ja heidät kutsuu ja erottaa tehtävään vaarnan johtokunnan jäsen tai tehtävän saanut korkean neuvoston jäsen. Näillä veljillä tulee olla Melkisedekin tai Aaronin pappeus. Heillä tulee myös olla voimassa oleva temppelisuositus. Jos seurakunnan apulaiskirjuri saa tehtävän toimia talouskirjurina, hänellä tulee olla Melkisedekin pappeus. Seurakunnan apulaiskirjurit toimivat piispakunnan ja seurakunnan kirjurin ohjaamina.
Tarvittaessa voidaan kutsua yksi apulaiskirjuri kuhunkin seuraavista tehtävistä:
seurakunnan apulaiskirjuri
seurakunnan apulaiskirjuri – talousasiat (ks. 34.2.2)
seurakunnan apulaiskirjuri – jäsenasiat (ks. 33.5 ja 33.6).
33.4.4
Pappeusjohtajat ja järjestöjen johtohenkilöt
Koorumien ja järjestöjen johtohenkilöt valvovat aikakirjanpitoa omissa järjestöissään. He voivat antaa suuren osan tästä työstä sihteeriensä tehtäväksi. He työskentelevät sihteerien kanssa varmistaakseen, että aikakirjat ja raportit ovat paikkansapitäviä ja ajantasaisia.
33.5
Raportit jäsenten osallistumisesta
Raportit jäsenten osallistumisesta auttavat johtohenkilöitä keskittymään jäsenten edistymiseen ja tarpeisiin. Mikäli mahdollista, nämä raportit tulee tarkastaa sähköisesti eikä paperitulosteena. Kun raporttien tulostaminen on välttämätöntä, tulosteita tulee hallinnoida huolellisesti, jotta kunnioitetaan jäsenten yksityisyyttä ja noudatetaan paikallisia tietosuojalakeja.
33.5.1
Raporttityypit
33.5.1.1
Läsnäoloraportit
Osallistuminen sakramenttikokouksiin sekä pappeus- ja järjestökokouksiin sunnuntaisin kirjataan sähköisesti käyttäen LCR:ää tai Jäsenen työkaluja.
Sakramenttikokous. Sakramenttikokoukseen osallistumisen kirjaa joka viikko seurakunnan kirjuri tai seurakunnan apulaiskirjuri. Lukumääränä on niiden henkilöiden lukumäärä, jotka osallistuvat kokoukseen paikan päällä tai seuraavat suoratoistolähetystä, mukaan lukien vierailijat. Seurakunnan jäsenet, jotka eivät ole läsnä, koska heillä on jokin muu tehtävä tai he osallistuvat jonkin toisen seurakunnan kokoukseen, lasketaan mukaan siinä seurakunnassa, jonka kokoukseen he osallistuvat.
Koorumien ja järjestöjen kokoukset sunnuntaisin. Läsnäoloja kirjaavat joka viikko koorumien ja järjestöjen sihteerit ja neuvojat. Nuorjohtajat voivat myös auttaa läsnäolojen kirjaamisessa. Lukumääränä on niiden henkilöiden lukumäärä, jotka osallistuvat kokoukseen paikan päällä tai seuraavat suoratoistolähetystä, mukaan lukien vierailijat. Seurakunnassa myös Alkeisyhdistyksessä tai nuorten johtajina palvelevat jäsenet lasketaan osallistuviksi. Seurakunnan jäsenet, jotka osallistuvat jossakin toisessa seurakunnassa, lasketaan osallistujiksi siinä seurakunnassa, jossa he osallistuvat.
Seurakunnan kirjuri voi kirjata läsnäoloja minkä tahansa järjestön puolesta.
Raportin jokainen luku kuvaa todellista henkilöä, jolla on ainutlaatuisia tarpeita (ks. Hel. 15:13). Johtohenkilöt tavoittelevat Herran johdatusta, kun he harkitsevat, ketkä tarvitsevat mahdollisesti apua.
Neljännesvuosiraportti sisältää hyödyllistä tietoa, joka voi antaa johtohenkilöille oivalluksia, kun he tavoittelevat innoitusta palvelutyöpyrkimyksiinsä. Raportti on nähtävissä Jäsenen työkaluissa tai LCR:ssä.
Vaarnojen ja seurakuntien johtohenkilöt tarkastelevat säännöllisesti neljännesvuosiraportista yksittäisten henkilöiden edistymistä. Raportissa on tietoa seuraavista asioista:
Endaumentin saaneiden jäsenten ja nuorten temppelisuositustilanne.
18–25-vuotiaat miehet, jotka palvelevat tai ovat palvelleet lähetystyössä.
Tulevat vanhimmat, jotka tarvitsevat tukea valmistautuessaan Melkisedekin pappeuden saamiseen.
Sunnuntaikokousten läsnäolot lasten, nuorten, nuorten naimattomien aikuisten ja aikuisten osalta (ks. 33.5.1.1).
Niiden uusien jäsenten edistyminen, jotka on kastettu ja konfirmoitu viimeisten 12 kuukauden aikana.
Kaikki läsnäolot ja palvelutyökeskustelut kirjataan Jäsenen työkaluihin tai LCR:ään. Nämä tiedot täydentyvät automaattisesti vastaaviin kohtiin neljännesvuosiraportissa.
Jokainen seurakunta täyttää neljännesvuosiraportin ja lähettää sen kirkon keskustoimistoon. Kirjuri käy raportin läpi piispan kanssa ja lähettää sen kunkin vuosineljänneksen jälkeisen kuukauden 15. päivään mennessä.
Vaarnan johtokunta voi käydä läpi kunkin seurakunnan lähettämän neljännesvuosiraportin. Tämä auttaa heitä seuraamaan edistymistä ja tietämään, missä tarvitaan tukea ja ohjausta. Myös vaarnaneuvoston jäsenet voivat katsella kutakin neljännesvuosiraporttia.
33.5.2
Jäsenluettelot
Kirkon aikakirjanpitotyökalut antavat johtohenkilöille pääsyn jäsenluetteloihin. Nämä luettelot voivat auttaa johtohenkilöitä huomaamaan seuraavia asioita:
ketkä jäsenet eivät ole vielä saaneet toimituksia, joita he voisivat saada
ketkä nuoret miehet ja nuoret naiset voisivat palvella lähetystyössä
keillä nuorilla ei ole voimassa olevaa temppelisuositusta
keille nuorille tulee sopia tapaaminen piispakunnan jäsenen kanssa.
Koorumien ja järjestöjen johtohenkilöillä tulee olla käytössään luettelot niistä, jotka kuuluvat heidän koorumiinsa tai järjestöönsä.
33.6
Jäsenkortit
Jäsenkortissa on jäsenen nimi, yhteystiedot, tiedot toimituksista ja muita keskeisiä tietoja. Seurakunnassa tulee olla jäsenkortti jokaisesta jäsenestä, joka asuu sen rajojen sisällä.
Jäsenkortit tulee pitää siinä seurakunnassa, jonka alueella jäsen asuu. Poikkeuksiin, joita tulee olla harvoin, tarvitaan niiden piispojen ja vaarnanjohtajien suostumus, joita asia koskee. Vaarnanjohtaja pyytää poikkeusta lähettämällä pyynnön LCR:ssä ensimmäisen presidenttikunnan toimistoon.
Jäsenkortit ovat ainoa tapa kirjata toimituksia ja muita virallisia toimenpiteitä kirkon pysyviin aikakirjoihin. Sen vuoksi piispa varmistaa, että kirjurit pitävät aikakirjoja täsmällisesti. Hän varmistaa myös, että kirjurit päivittävät tiedot LCR:ssä. On ehdottoman tärkeää tehdä viipymättä seuraavaa:
kirjata toimitusta koskevat tiedot
siirtää niiden seurakunnan jäsenten jäsenkortit, jotka muuttavat seurakuntaan tai pois seurakunnasta
luoda jäsenkortti uusille jäsenille ja jäsenvanhempien uusille lapsille
kirjata jäsenen kuolema (Jäsenen kuolema täytyy kirjata ennen kuin temppelitoimitukset voidaan suorittaa hänen puolestaan. Ks. 28.1.)
kirjata avioliittoa ja perhekuntaa koskevat tiedot.
Piispa tai vaarnanjohtaja varmistaa, että jäsenkortti on asianmukaisessa seurakunnassa ennen kuin jäsenelle pidetään puhuttelu, jotta hän voi saada
kirkon tehtävän
temppelisuosituksen
Melkisedekin pappeuden tai hänet asetetaan virkaan siinä pappeudessa.
Hän varmistaa myös, ettei jäsenkortissa ole mitään seuraavista:
lisämerkintä
huomautus sinetöimis- tai toimitusrajoituksesta
virallisia jäsenyysrajoituksia.
Toisinaan jäsen ei ole asunut samassa seurakunnassa yhtäjaksoisesti vähintään yhtä vuotta. Siinä tapauksessa piispa tai tehtävän saanut neuvonantaja ottaa yhteyttä aiempaan piispaan, ennen kuin hän pitää puhuttelun antaakseen temppelisuosituksen tai suosittaakseen asettamista Melkisedekin pappeuden virkaan. Tämän yhteydenoton tarkoituksena on kysyä, onko olemassa mitään kelvollisuuteen liittyviä asioita, jotka tulee huomioida. Jos neuvonantaja saa tietää, että on olemassa luottamuksellista tietoa, hän päättää keskustelun. Hän tiedottaa piispalle, että tämän tulee ennen puhuttelun pitämistä ottaa yhteys aiempaan piispaan.
Jäsenkortteja ei saa missään olosuhteissa antaa tai näyttää muille kuin piispalle tai kirjurille.
Jäsenet voivat tarkastella omia jäsentietojaan ja kotona asuvien alaikäisten lasten jäsentietoja Jäsenen työkalut -sovelluksessa. He voivat myös pyytää kirjurilta paperitulosteena lomakkeen Yhteenveto henkilön toimituksista. Mikäli virheitä löytyy, kirjuri huolehtii siitä, että ne oikaistaan jäsenkortteihin.
Ohjeet jäsenkortin luomiseen ovat LCR:ssä. Siellä on myös ohjeet avioliiton tai kuoleman kirjaamiseen.
Sellaisissa tilanteissa, joita ei ole käsitelty tässä luvussa, johtohenkilöiden tulee ottaa yhteys maailmanlaajuiseen palveluosastoon tai vyöhyketoimistoon.
33.6.1
Kirkon aikakirjoissa käytettävät nimet
Jäsenkorteissa ja toimitustodistuksissa tulee käyttää henkilön virallista koko nimeä maan lain tai paikallisen käytännön mukaisesti.
33.6.2
Jäseniksi kirjatut
Seuraavat henkilöt kirjataan jäseniksi, ja heistä tulee olla jäsenkortti:
henkilöt, jotka on kastettu ja konfirmoitu
alle 9-vuotiaat, jotka on siunattu mutta joita ei ole kastettu
henkilöt, joiden ei katsota olevan vastuullisia kehitysvammaisuuden takia, ikään katsomatta
alle 9-vuotiaat lapset, joita ei ole siunattu, kun kumpikin seuraavista pitää paikkansa:
Ainakin toinen vanhemmista tai yksi isovanhemmista on kirkon jäsen.
Kumpikin vanhemmista antaa luvan jäsenkortin luomiseen. (Jos vain toisella vanhemmista on lapsen laillinen huoltajuus, tämän vanhemman lupa riittää.)
9 vuotta täyttänyttä henkilöä, josta on jäsenkortti mutta jota ei ole kastettu eikä konfirmoitu, ei pidetä jäseneksi kirjattuna. Seurakunta, jossa henkilö asuu, kuitenkin säilyttää jäsenkortin siihen asti, kun henkilö täyttää 18 vuotta. Jos henkilö tällöin päättää olla menemättä kasteelle, piispa mitätöi jäsenkortin. Vaarnanjohtajan lupa vaaditaan.
Niiden jäsenkortteja ei mitätöidä, joita ei ole kastettu kehitysvammaisuuden vuoksi, ellei henkilö tai laillinen huoltaja, mukaan lukien isä tai äiti, pyydä sitä.
33.6.3
Seurakunnan uusien jäsenten jäsenkortit
Seurakunnan kirjuri tai seurakunnan apulaiskirjuri on yhteydessä seurakunnan uusiin jäseniin pian sen jälkeen, kun heidän jäsenkorttinsa ovat saapuneet seurakuntaan, ja tarkastaa heidän Yhteenveto henkilön toimituksista -lomakkeensa paikkansapitävyyden.
Ohjeita uusien jäsenten esittelemiseen sen jälkeen kun heidän jäsenkorttinsa on saatu tai kun heidät on kastettu ja konfirmoitu, on kohdassa 29.2.1.1.
33.6.4
Muuttavien tai tilapäisesti poissa kotoa asuvien jäsenkortit
Seurakunnan johtohenkilöt, palvelutyöveljet ja -sisaret sekä kirjurit hankkivat jäsenten uuden osoitteen heti kun he saavat tietää jäsenten aikeista muuttaa pois seurakunnasta. Kirjuri siirtää jäsenkortit uuteen seurakuntaan, kun jäsenet todella muuttavat. Kirjurit voivat myös pyytää seurakuntaansa muuttavien jäsenten jäsenkortteja silloin, kun edellinen seurakunta ei ole lähettänyt jäsenkortteja.
Jos kirjuri ei pysty saamaan selville, mihin jäsenet ovat muuttaneet, jäsenkortit siirretään LCR:ssä ”Kadonneiden jäsenten etsiminen” -luetteloon. Vanhinten koorumin ja Apuyhdistyksen johtohenkilöt tarkastelevat tätä raporttia säännöllisesti ja käyttävät saatavilla olevia keinoja näiden jäsenten löytämiseen. Muut seurakuntaneuvoston jäsenet tai lähetyssaarnaajat voivat auttaa.
Jos jäsenen asuinpaikka löytyy, kirjuri siirtää jäsenkortin sen mukaisesti. Mikäli jäsenen asuinpaikkaa ei löydy senkään jälkeen kun kaikkia etsimiseen käytettäviä keinoja on käytetty, kirjuri saa piispalta luvan palauttaa jäsenkortin kirkon keskustoimistoon.
”Kadonneiden jäsenten etsiminen” -luettelossa olevat jäsenkortit on edelleen osoitettu seurakunnalle, mutta ne eivät näy jäsenluetteloissa ja raporteissa eikä niitä ole sisällytetty seurakunnan tilastoihin.
Kun henkilö muuttaa seurakunnasta pidemmäksi aikaa kuin kolmeksi kuukaudeksi, kirjuri siirtää jäsenkortin uuteen seurakuntaan, paitsi jos jäsen aikoo palata takaisin muutettuaan pois työn tai opiskelun vuoksi väliaikaisesti tai kausiluonteisesti, vaikka poissaolo saattaakin kestää kauemmin kuin kolme kuukautta.
Kun henkilö muuttaa seurakunnasta lyhyemmäksi ajaksi kuin kolmeksi kuukaudeksi ja aikoo palata, jäsenkortti pidetään seurakunnassa.
Kun johtohenkilöt ovat epävarmoja siitä, kuinka kauan henkilö on poissa, he pitävät jäsenkortin seurakunnassa, joka voi parhaiten täyttää jäsenen tarpeita.
33.6.5
Yksikön ulkopuolisten jäsenten jäsenkortit
Henkilön jäsenkorttia voidaan pitää vain yhdessä seurakunnassa kerrallaan. Vain kyseisen seurakunnan piispa voi valvoa jäsenkortin päivittämistä, toimitusten suorittamista ja puhuttelujen pitämistä jäsenen osalta.
Jotkin olosuhteet edellyttävät, että jäsenen nimi ja yhteystiedot kirjataan toissijaiseen seurakuntaan (ks. esimerkkejä kohdissa 33.6.11 ja 33.6.13). Näissä tapauksissa toisen seurakunnan kirjuri luo yksikön ulkopuolisen jäsenkortin. Hän luo tämän jäsenkortin LCR:ssä.
Jäsenet, joista on yksikön ulkopuolinen jäsenkortti, voivat saada tehtävän siinä seurakunnassa. Lisäksi heidät sisällytetään seurakunnan jäsenten yhteystietoluetteloihin ja läsnäololuetteloihin.
33.6.6
Maantieteellisen seurakuntansa ulkopuolella palvelevien jäsenkortit
33.6.6.1
Niiden jäsenten jäsenkortit, joilla on muita kirkon tehtäviä
Jos jäsenet palvelevat kirkon tehtävissä muualla kuin maantieteellisessä seurakunnassaan, heidän jäsenkorttinsa ja taloustietonsa pidetään maantieteellisessä seurakunnassa. Jos jäsenten täytyy tehtävänsä takia muuttaa pois maantieteellisestä seurakunnastaan vähintään kolmeksi kuukaudeksi ja jos heidän lapsiaan muuttaa heidän mukanaan, heidän jäsenkorttinsa siirretään uuteen seurakuntaan. (Ks. 33.6.4.)
Nuoret naimattomat 18–30-vuotiaat aikuiset voivat valita, kuuluvatko he maantieteelliseen seurakuntaansa vai nuorten naimattomien aikuisten seurakuntaan, jos sellainen on perustettu heidän alueelleen. Jos he valitsevat nuorten naimattomien aikuisten seurakunnan, he osallistuvat seurakuntaan, joka on osoitettu heidän asuinalueelleen. He myös tiedottavat asiasta maantieteellisen seurakuntansa piispalle. Jäsenkortti pidetään siinä seurakunnassa, jonka kokouksiin he osallistuvat.
Nämä periaatteet koskevat myös naimattomia 31–45-vuotiaita aikuisia, jotka päättävät kuulua naimattomien aikuisten seurakuntaan.
Jos nuori naimaton aikuinen suunnittelee osallistuvansa tilapäisesti jonkin seurakunnan toimintaan (esimerkiksi opiskellessaan), jäsenkortti pidetään siinä seurakunnassa, jonka toimintaan hän osallistuu. Jäsenen luvalla sen seurakunnan kirjuri, jossa jäsenen perhe asuu, voi laatia hänelle yksikön ulkopuolisen jäsenkortin (ks. 33.6.5).
33.6.8
Sairaaloissa tai palvelutaloissa asuvien jäsenkortit
Sairaaloissa tai palvelutaloissa asuvien jäsenten jäsenkortit tulee pitää siinä seurakunnassa, joka voi parhaiten palvella heitä. Useimmissa tapauksissa tämä on se seurakunta, jonka alueella sairaala tai palvelutalo sijaitsee.
33.6.9
Asepalveluksessa olevien jäsenkortit
Kun jäsen astuu asepalvelukseen koulutettavaksi, hänen jäsenkorttinsa pidetään maantieteellisessä seurakunnassa, kunnes hänet on määrätty pidempiaikaiseen palvelupaikkaansa. Tuolloin jäsenen tulee ottaa yhteyttä maantieteelliseen seurakuntaan ja antaa uuden seurakuntansa nimi ja osoite.
33.6.10
Kehitysvammaisten jäsenkortit
Jos henkilö on vähintään 8-vuotias ja hänellä on kehitysvamma, hänen vanhempansa (mikäli soveltuu) ja piispa neuvottelevat yhdessä päättääkseen, onko henkilö vastuullinen. Jos katsotaan, että henkilö ei ole vastuullinen, piispa tai kirjuri kirjoittaa LCR:ssä henkilön jäsenkortin kastekohtaan ”Ei vastuullinen”. Jäsenkorttia ei mitätöidä. Toimitukset eivät ole välttämättömiä henkilölle, jonka jäsenkortissa lukee, ettei hän ole vastuullinen.
Toisinaan kun jäsenkorttiin on merkitty ”Ei vastuullinen”, henkilö, hänen vanhempansa ja piispa neuvottelevat myöhemmin yhdessä ja päättävät, että henkilö on vastuullinen. Siinä tapauksessa piispa tai kirjuri (piispan luvalla) voi poistaa merkinnän ”Ei vastuullinen”. Lisää tietoa on kohdassa 38.2.4.
33.6.11
Kuurojen tai kuulovammaisten jäsenkortit
Viittomakieltä käyttävien jäsenten sekä heidän perheensä jäsenten tai laillisten huoltajiensa jäsenkortit voivat olla missä tahansa seuraavista paikoista heidän oman valintansa mukaan:
heidän maantieteellinen seurakuntansa
seurakunta jäsenille, jotka ovat kuuroja tai kuulovammaisia ja jotka asuvat sen rajojen sisäpuolella
seurakunta, jossa järjestetään ryhmä niille jäsenille, jotka ovat kuuroja tai kuulovammaisia ja jotka asuvat vaarnanjohtajan tai vyöhykkeenjohtajan määrittelemällä maantieteellisellä alueella.
Tässä tilanteessa henkilön tai perheen jäsenkortit voivat olla yhdessä seurakunnassa ja he voivat olla yksikön ulkopuolisia jäseniä toisessa seurakunnassa. Esimerkiksi osalla perheestä voi olla jäsenkortti kuurojen ja huonokuuloisten seurakunnassa, ja he voivat olla yksikön ulkopuolisia jäseniä maantieteellisessä seurakunnassaan. Lisää tietoa on kohdassa 33.6.5.
Jäsenet, jotka ovat kuuroja tai kuulovammaisia, voivat osallistua virtuaalisesti seurakuntaan tai ryhmään, joka on järjestetty kuuroille tai kuulovammaisille jäsenten maantieteellisen alueen ulkopuolella. He voivat tehdä niin, vaikka heidän jäsenkorttinsa ei olisikaan siinä seurakunnassa. Ennen virtuaalista osallistumista heidän tulee olla yhteydessä seurakunnan piispaan ja kertoa hänelle halustaan osallistua.
33.6.12
Adoptoitujen lasten jäsenkortit
Adoptoitujen lasten jäsenkortit voidaan laatia tai päivittää vasta kun adoptio on saanut lainvoiman. Jäsenkortissa tulee käyttää adoptiopäätöksen mukaista nimeä. Adoptiovanhempien jäsenkortit voidaan päivittää vasta kun adoptio on saanut lainvoiman.
33.6.13
Lasten jäsenkortit, kun vanhemmat ovat eronneet
Kaikissa jäsenkorteissa käytetään henkilön virallista nimeä maan lain tai paikallisen käytännön mukaisesti. Tämä koskee myös eronneiden vanhempien lapsia. Jäsenkortissa oleva virallinen nimi tulee kirjata myös siunaustodistuksiin ja pappeuden toimitustodistuksiin.
Lapset, joiden vanhemmat ovat eronneet, osallistuvat kirkon kokouksiin usein kummankin vanhemman seurakunnassa. Vaikka ainoastaan yksi seurakunta voi pitää ja päivittää lapsen virallista jäsenkorttia, niin toisessa seurakunnassa, jonka toimintaan lapsi osallistuu, voidaan luoda yksikön ulkopuolinen jäsenkortti (ks. 33.6.5). Tällä tavalla lapsen nimi ja yhteystiedot sisältyvät yksikön jäsenluetteloihin ja läsnäololuetteloihin.
Lapset, joista on yksikön ulkopuolinen jäsenkortti, voivat saada tehtävän siinä seurakunnassa. Tämän avulla varmistetaan, että heidät otetaan mukaan ja että he voivat osallistua täysin, osallistuivatpa he kokouksiin missä tahansa.
Jos jäsen muuttaa sillä aikaa kun viralliset jäsenyysrajoitukset ovat kesken tai kun jokin muu vakava huolenaihe on ratkaisematta, piispa tai valtuutuksen saanut kirjuri voi lisätä jäsenkorttiin siirtorajoituksen. Hän tekee tämän LCR:ssä.
Jäsenkorttia, jossa on siirtokielto, ei siirretä uuteen yksikköön, ennen kuin pappeusjohtaja, joka on asettanut rajoituksen, antaa luvan kiellon poistamiseen.
33.6.16
”Osoite tuntematon” -arkistossa olevat jäsenkortit
Joskus jäsen löydetään sen jälkeen, kun hänen jäsenkorttinsa on ollut kirkon keskustoimistossa ”Osoite tuntematon” -arkistossa. Tässä tilanteessa seurakunnan kirjuri pyytää jäsenkorttia LCR:ssä. Jäsenkorttiin merkitään viesti, jossa piispakuntaa sekä koorumin ja järjestön johtohenkilöitä kannustetaan käymään henkilön luona mahdollisimman pian ja ystävystymään hänen kanssaan. Myös kokoaikaisia lähetyssaarnaajia voidaan pyytää käymään näiden jäsenten luona ja ystävystymään heidän kanssaan.
Vaarnan kirjuri tai vaarnan apulaiskirjuri varmistaa, että kunkin seurakunnan jäsenkortit tarkastetaan joka vuosi LCR:ssä. Vaarnanjohtaja voi pyytää muita jäsenkorttien pitämisestä kokemusta saaneita auttamaan näissä tarkastuksissa. Tarkastukset tulee suorittaa joka vuosi kesäkuun 30. päivään mennessä.
33.7
Historialliset aikakirjat
33.7.1
Seurakunnan ja vaarnan historiakertomukset
Herra on käskenyt, että Hänen kirkkoaan koskevaa ”historiaa kaikista tärkeistä asioista” kirjoitetaan ja aikakirjaa pidetään (OL 69:3; ks. myös jae 5; Alma 37:2).
Kirkon jokaisen yksikön tulee tallentaa kaikki yksikköä koskevat tärkeät asiat. Näihin asioihin sisältyvät yksikön johtohenkilöiden historialliset kertomukset. Tärkeiden asioiden määrittäminen tapahtuu parhaiten seuraavasti:
Pohditaan pyrkimyksiä auttaa yksilöitä ja perheitä.
Huomataan merkityksellisiä kokemuksia, jotka osoittavat Jumalan vaikutuksen Hänen lastensa elämässä.
Historian tallentaminen on hengellistä työtä, joka vahvistaa niiden uskoa, jotka sitä kirjoittavat ja lukevat. Kertomusten tallentaminen läpi vuoden parantaa historiakertomuksen laatua.
Vaarnojen ja seurakuntien pappeusjohtajat ja järjestöjen johtohenkilöt kirjoittavat kertomuksia käyttäen Unit History [Yksikön historia] -työkalua sivustolla churchofjesuschrist.org. Vaarnojen ja seurakuntien kirjureilla on ensisijainen vastuu järjestää ja koordinoida tämä hanke. Vaarnan johtokunta ja piispakunta voivat kutsua avuksi vaarnan tai seurakunnan historia-asiantuntijan. Lisäohjeita on työkalun pikaoppaassa.
Jäsenet voivat Unit History [Yksikön historia] -työkalun avulla katsella kertomuksia, joita heidän seurakuntansa ja vaarnansa johtohenkilöt ovat julkaisseet. Kirkko säilyttää julkaistut kertomukset automaattisesti.
33.7.2
Kirkon historia
Kirkon historian osasto kerää valikoiden historiallisia aikakirjoja kuten henkilökohtaisia aikakirjoja, taidetta ja esineitä, jotka ovat ”hyväksi kirkolle ja nouseville sukupolville” (OL 69:8). Kysymykset asiakirjojen historiallisesta arvosta voi lähettää osoitteella:
Kirkon aikakirjat ovat luottamuksellisia, olivatpa ne paperilla tai digitaalisessa muodossa. Niihin kuuluvat
jäsenkortit
talousasiakirjat
muistiinpanot kokouksista
viralliset lomakkeet ja asiakirjat (mukaan lukien jäsenyysneuvostojen asiakirjat)
yksityisistä puhutteluista tehdyt muistiinpanot.
Johtohenkilöiden ja kirjurien tulee suojella kirkon aikakirjoja käsittelemällä, säilyttämällä ja hävittämällä niitä tavalla, joka suojelee henkilöiden yksityisyyttä. Johtohenkilöt huolehtivat siitä, että
jäseniltä kerätyt tiedot rajoittuvat siihen, mitä kirkko vaatii
jäseniltä kerättyjä tietoja käytetään vain hyväksyttyihin kirkon tarkoituksiin
niitä annetaan vain valtuutetuille henkilöille.
Sähköisesti tallennetut tiedot tulee pitää turvattuina ja asianmukaisesti suojattuina (ks. 33.9.1). Johtohenkilöt huolehtivat siitä, ettei näitä tietoja käytetä henkilökohtaisiin, poliittisiin eikä kaupallisiin tarkoituksiin. Kirkon aikakirjojen tietoja, esimerkiksi historiallisia tietoja, ei saa antaa henkilöille tai laitoksille, jotka tekevät tutkimusta tai kyselyjä (ks. 38.8.37).
Johtohenkilöiden ja jäsenten täytyy noudattaa kohdan 38.8.13 ohjeita suojellakseen vaarnan ja seurakunnan yhteystietoluetteloja.
33.9
Aikakirjojen hallinta
Vaarnojen ja seurakuntien johtohenkilöiden tulee tehdä aikakirjojen tehokkaasta hallinnasta osa yksiköiden aikakirjanpitokäytäntöä. Tässä luvussa käsitellään kolmea tärkeää aikakirjojen hallinnan aluetta.
33.9.1
Aikakirjojen suojeleminen
Kaikkia kirkon aikakirjoja, raportteja ja tietoja tulee suojella luvattomalta käytöltä, muutoksilta, tuholta ja julkitulolta. Nämä tiedot tulee säilyttää turvallisessa paikassa. Erittäin arkaluonteiset aikakirjat, mukaan lukien tietokonetulosteet, tulee säilyttää lukollisessa laatikossa tai kaapissa johtajan toimistossa, kun niitä ei käytetä.
Mikäli mahdollista, sähköisten asiakirjojen, raporttien ja tietojen tulee olla salattuja ja salasanalla suojattuja. Kirkon omistamien laitteiden tai tallennusvälineiden katoamisesta tai varastamisesta tulee ilmoittaa viipymättä sivustolla incidents.ChurchofJesusChrist.org. Kirkon tietojen väärinkäytöstä tulee myös raportoida.
33.9.1.1
Käyttäjätunnukset ja salasanat
Vaarnanjohtajien, piispojen ja muiden johtohenkilöiden ei pidä koskaan antaa kirkon käyttäjätunnustaan ja salasanaansa neuvonantajille, kirjureille, toimisihteereille tai muille. Heidän ei myöskään pidä säilyttää niitä laitteilla, jotka muut voivat nähdä tai joihin muut pääsevät käsiksi.
Salasanan tulee olla vähintään 12 merkkiä, eikä se saa olla helposti arvattavissa. Johtohenkilöitä kannustetaan voimakkaasti ottamaan käyttöön kaksivaiheinen tarkistaminen (käytetään myös nimitystä monivaiheinen tunnistautuminen) kirkon käyttäjätilillään aina kun se on mahdollista.
33.9.1.2
Jaetut tietokoneet ja tiedon tallentaminen
Johtohenkilöiden ja kirjurien ei pidä tallentaa jäsen- tai taloustietoja jaetuille tietokoneille, joihin on pääsy muilla, joilla ei ole lupaa saada näitä tietoja.
33.9.1.3
Tietosuoja
Monissa maissa on säädetty tietosuojalakeja, jotka säätelevät henkilötietojen käsittelyä. Näitä ovat tiedot jäsenkorteissa ja muissa kirkon aikakirjoissa, joissa mainitaan yksittäisiä henkilöitä. Johtohenkilöt, joilla on kysymyksiä tietosuojalakien soveltamisesta kirkon aikakirjojen paikalliseen hallintaan, voivat ottaa yhteyttä kirkon tietosuojatoimistoon osoitteessa DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Aikakirjojen säilyttäminen
Aikakirjoja tulee säilyttää vain niin kauan kuin niitä tarvitaan hallinnollisiin, lakisääteisiin ja historiallisiin tarkoituksiin. Talousasiakirjat tulee säilyttää ainakin kolme seuraavaa vuotta kuluvan vuoden jälkeen. Johtohenkilöiden, joilla on kysymyksiä siitä, kuinka kauan aikakirjoja tulee säilyttää, tulee ottaa yhteyttä maailmanlaajuiseen palveluosastoon tai vyöhyketoimistoon.
33.9.3
Aikakirjojen hävittäminen
Aikakirjat, jotka ovat vanhentuneita tai joita ei enää tarvita, tulee hävittää sellaisella tavalla, ettei tietoja voi hakea eikä palauttaa. Kun digitaalisia jäsen- tai taloustietoja poistetaan, johtohenkilön täytyy varmistaa, ettei niitä voi palauttaa millään kohtuullisilla keinoilla.
Asiakirjoja, joilla saattaa olla historiallista arvoa, ei pidä heittää pois, hävittää eikä sijoittaa seurakunnan tarvikekeskukseen (kirjastoon). Kysymykset asiakirjojen historiallisesta arvosta voidaan osoittaa kirkon historian kirjastoon (ks. yhteystietoja kohdasta 33.7.2).
33.10
Vaarnan ja seurakunnan tekniikka-asiantuntijat
Vaarnan johtokunta kutsuu yhden tai useampia vaarnan jäseniä palvelemaan vaarnan tekniikka-asiantuntijoina. Piispakunta voi kutsua yhden tai useampia seurakunnan jäseniä palvelemaan seurakunnan tekniikka-asiantuntijoina. Näitä tehtäviä voivat täyttää miehet, naiset ja nuoret.
Vaarnan tekniikka-asiantuntijat toimivat vaarnan kirjurin ohjaamina. Seurakunnan tekniikka-asiantuntijat toimivat seurakunnan kirjurin tai toimisihteerin ohjaamina piispan päätöksen mukaan. Heillä voi olla seuraavia vastuita:
auttaa vaarnan tai seurakunnan johtohenkilöitä teknisissä tarpeissa
opettaa jäsenille, kuinka päästä käyttämään kirkon mediasisältöä, sovelluksia ja muita tekniikan työkaluja, kuten sivustoa FamilySearch.org
tukea johtohenkilöitä ja opettajia, jotka käyttävät teknisiä työkaluja tehtävänsä täyttämisessä
hoitaa kokousten ja luokkien suoratoistoa niille, jotka eivät voi osallistua (ks. 29.7).
Lisäksi vaarnan tekniikka-asiantuntijalla on seuraavat vastuut kirkon tietokoneiden hallinnoimisesta vaarnassa, mukaan lukien FamilySearch-keskuksissa olevat tietokoneet:
panna täytäntöön vaarnan johtokunnalta saadut ohjeet kaikkien vaarnan tietokoneiden sijoittamisesta, yhteiskäytöstä, uudelleen sijoittamisesta sekä käyttöajoista
ylläpitää ajan tasalla olevaa luetteloa kaikista tietokonelaitteista vaarnassa sekä niiden sarjanumeroista, malleista, ominaisuuksista ja sijainnista
huolehtia siitä, että 1) tietokoneet, ohjelmat ja luottamukselliset tiedot ovat turvassa ja 2) tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti
olla perillä kirkon tietokoneita koskevista yleisistä menettelytavoista (ks. 38.8.10)
olla perillä myös kirkon tietokoneiden hankintaa ja hallinnointia koskevista ohjeista.
Tarvittaessa vaarnan tekniikka-asiantuntijat koordinoivat seurakunnan tekniikka-asiantuntijoiden työtä. He antavat myös ohjausta.