33.

Opptegnelser og rapporter

33.0

Innledning

Fremgangsmåtene i dette kapittelet gjelder vanligvis enheter som bruker Kirkens verktøy for føring av opptegnelser på Internett, herunder Ressurser for ledere og sekretærer (LCR), Medlemsverktøy og Menighetens medlemsliste og kart. Enheter som ikke har tilgang til disse verktøyene, skulle samarbeide med Global Services Department eller områdekontoret.

Opptegnelsesføring har alltid vært viktig i Herrens kirke. For eksempel:

Adam førte “en minnebok” (Moses 6:5).

Moroni underviste at navnene på dem som ble døpt inn i Kristi kirke, ble nedtegnet slik at “de kunne bli husket og næret ved Guds gode ord” (Moroni 6:4).

Joseph Smith instruerte at en skriver skulle kalles i hver menighet for å “føre en sannferdig opptegnelse for Herren” (Lære og pakter 128:2).

33.1

Oversikt over Kirkens opptegnelser

Kirkens opptegnelser er hellige. Informasjonen i dem er sensitiv og skulle beskyttes. Kirkens opptegnelsessystemer gir tilgang til medlemsopplysninger basert på kall. Bare de som er bemyndiget, skulle få tilgang. De skulle bare bruke denne informasjonen til formål som er konkrete for deres kall (se 33.8).

Opptegnelser kan hjelpe ledere å:

• Finne ut hvem som kan trenge spesiell omsorg.

• Finne ut hvilke ordinanser en person har mottatt eller kan trenge.

• Finne medlemmer.

Følgende opptegnelser føres i Kirkens enheter:

• Rapporter om medlemmers deltagelse (se 33.5)

• Medlemsopptegnelser (se 33.6)

• Historiske opptegnelser (se 33.7)

• Finansopptegnelser (se kapittel 34)

33.2

Generelle instruksjoner for sekretærer

Alle sekretærer skulle:

• Ha en gyldig tempelanbefaling.

• Være omhyggelige opptegnelsesførere.

• Være dyktige lærere og administratorer.

Sekretærer er nøye med å følge gjeldende retningslinjer for å verne om Kirkens midler og sørge for at Kirkens opptegnelser er korrekte. Sekretærer underretter umiddelbart prestedømsledere om eventuelle uregelmessigheter. Hvis det oppstår vanskeligheter med å løse uregelmessigheter, skulle sekretærer kontakte Kontoret for konfidensielle opptegnelser ved Kirkens hovedkvarter. Kontaktopplysninger vises nedenfor:

Telefon: [phone] eller 1 800 453 3860, linje 2-2053

Gratisnummer (GSD-telefon): 855 537 4357

E-post: [e-mail]

Sekretærer skulle virke lenge nok til at de kan lære sine plikter og bevare kontinuitet i sitt arbeid (se 30.5). Ettersom de ikke er medlem av stavspresidentskapet eller biskopsrådet, behøver de ikke å bli avløst når stavspresidentskapet eller biskopsrådet omorganiseres.

33.3

Opptegnelser og rapporter på stavsplan

33.3.1

Stavspresidentskap

Stavspresidenten har overoppsyn med føring av opptegnelser på stavsplan. Han kan delegere mye av dette arbeidet til sine rådgivere og sekretærer.

33.3.2

Stavssekretær

Alle staver skulle ha en kvalifisert, velfungerende stavssekretær. Han kalles og beskikkes av et medlem av stavspresidentskapet. Han skulle inneha Det melkisedekske prestedømme og ha en gyldig tempelanbefaling. Han er medlem av stavsrådet. Han deltar på stavsmøter som angitt i 29.3.

Stavssekretæren blir instruert av stavspresidentskapet og arbeider under deres ledelse. Assisterende stavssekretærer kan kalles til å hjelpe ham (se 33.3.3).

33.3.2.1

Ansvar for føring av opptegnelser

Stavssekretæren, eller en tildelt assisterende sekretær, har følgende ansvarsoppgaver:

• Gir administrativ støtte til stavspresidentskapet.

• Fører opptegnelser over oppdrag og beslutninger på stavens lederskapsmøter.

• Påser at opptegnelser og rapporter er nøyaktige og oppdaterte.

Stavssekretæren skulle gjøre seg kjent med Kirkens verktøy for føring av opptegnelser (se 33.0). Han bruker disse verktøyene til å hjelpe lederne å identifisere:

• Medlemmenes og organisasjonenes behov.

• Tilgjengelige ressurser, herunder økonomi.

• Trender, sterke sider og svakheter på stavsplan.

Andre plikter for føring av opptegnelser kan innbefatte:

• Påse at ordinasjoner til Det melkisedekske prestedømme blir riktig og raskt registrert.

• Aktivere tempelanbefalinger

• Forberedelse av skjemaet Oppholdte funksjonærer og Stavens konferanserapport for stavskonferansen.

• Registrere informasjon for medlemskapsråd på stavsplan (se 32.9.6).

• Vedlikehold av finansopptegnelser (se 34.1.2).

• Organisere og koordinere samlingen av historier til enhetens historie. En stavens historiespesialist kan kalles til å hjelpe. (Se 33.7.1.)

33.3.2.2

Gjennomgang av menighetens opptegnelser og rapporter

Stavssekretæren har møte med hver ny menighetssekretær kort tid etter at han er kalt. Han møter menighetssekretærene så ofte som nødvendig, men minst to ganger i året. Disse møtene holdes for å sørge for at:

• Tiende og andre finansopptegnelser blir riktig registrert (se 34.1.2 og 34.2.2).

• Medlemsopptegnelsene blir oppdatert raskt og nøyaktig.

• Attester for velsignelse, dåp og bekreftelse og ordinasjoner i prestedømmet blir levert menighetens medlemmer.

• Den halvårlige revisjonen av medlemsopptegnelser gjennomføres, og alle revisjonsavvik blir korrigert omgående (se 33.6.19).

• Menighetssekretærer organiserer og koordinerer samling av historier til enhetens historie. Hvis det kalles menighetens historiespesialister, hjelper de til. (Se 33.7.1.)

33.3.2.3

Revisjoner

Se 33.6.19 og 34.7.

33.3.2.4

Stavens historiske opptegnelser

Se 33.7.

33.3.3

Assisterende stavssekretærer

Stavspresidenten eller en rådgiver som får dette i oppdrag, kan kalle og beskikke en eller flere assisterende stavssekretærer etter behov. Disse brødrene skulle være bærere av Det melkisedekske prestedømme som har gyldig tempelanbefaling. De arbeider under stavspresidentskapets og stavssekretærens ledelse.

Om nødvendig kan en assisterende sekretær kalles til hver av følgende stillinger:

• Assisterende stavssekretær

• Assisterende stavssekretær – finans (se 34.1.2)

• Assisterende stavssekretær – medlemsopptegnelser (se 33.5 og 33.6)

33.4

Opptegnelser og rapporter på menighetsplan

33.4.1

Biskopsrådet

Biskopen har oppsyn med føring av menighetens opptegnelser. Han kan delegere mye av dette arbeidet til sine rådgivere og sekretærer.

33.4.2

Menighetssekretær

Alle menigheter skulle ha en kvalifisert, velfungerende menighetssekretær. Han anbefales av biskopsrådet og kalles og beskikkes av et medlem av stavspresidentskapet eller et utpekt høyrådsmedlem. Han skulle inneha Det melkisedekske prestedømme og ha en gyldig tempelanbefaling. Han er medlem av menighetsrådet. Han deltar på menighetens møter som angitt i 29.2.

Menighetssekretæren virker under ledelse av biskopsrådet. Assisterende menighetssekretærer kan kalles til å hjelpe ham (se 33.4.3).

33.4.2.1

Ansvar for føring av opptegnelser

Menighetssekretæren, eller en tildelt assisterende sekretær, har følgende ansvarsoppgaver:

• Gir administrativ støtte til biskopsrådet.

• Fører opptegnelser over oppdrag og beslutninger på menighetens lederskapsmøter.

• Påser at opptegnelser og rapporter er nøyaktige og oppdaterte.

Menighetssekretæren skulle gjøre seg kjent med Kirkens verktøy for føring av opptegnelser (se 33.0). Han bruker disse verktøyene til å hjelpe lederne å identifisere:

• Medlemmenes og organisasjonenes behov.

• Tilgjengelige ressurser, herunder økonomi.

• Menighetens trender, sterke sider og svakheter.

Når sekretæren utarbeider rapporter om medlemmenes deltagelse, samarbeider han med sekretærene for å løse mindre problemer.

Menighetssekretæren oppfordrer medlemmene til å rapportere eventuelle feil i medlemsopplysningene.

Andre plikter for føring av opptegnelser kan innbefatte:

• Påse at ordinanser blir riktig og raskt registrert.

• Fylle ut blanketten Oppholdte funksjonærer til menighetskonferansen.

• Føre opptegnelser for medlemsråd på menighetsplan (se 32.9.6).

• Vedlikehold av finansopptegnelser (se 34.2.2).

33.4.2.2

Opplæring av sekretærer

Menighetssekretæren underviser assisterende menighetssekretærer og sekretærer i quorumet og organisasjonene.

Denne opplæringen er spesielt viktig når:

• Assisterende menighetssekretærer og sekretærer i quorum og organisasjoner nylig er kalt.

• Et av Kirkens verktøy for opptegnelsesføring introduseres eller oppdateres.

• Opptegnelsene er ikke riktig utfylt.

33.4.2.3

Menighetens historiske opptegnelser

Se 33.7.

33.4.3

Assisterende menighetssekretærer

Assisterende menighetssekretærer kan kalles etter behov. De anbefales av biskopsrådet og kalles og beskikkes av et medlem av stavspresidentskapet eller et utpekt høyrådsmedlem. Disse brødrene skulle ha Det melkisedekske eller Det aronske prestedømme. De skulle også ha en gyldig tempelanbefaling. Hvis en assisterende menighetssekretær får ansvar for finanser, skulle han ha Det melkisedekske prestedømme. Assisterende menighetssekretærer arbeider under veiledning av biskopsrådet og menighetssekretæren.

Om nødvendig kan en assisterende sekretær kalles til hver av følgende stillinger:

• Assisterende menighetssekretær

• Assisterende menighetssekretær – finans (se 34.2.2)

• Assisterende menighetssekretær – medlemsopptegnelser (se 33.5 og 33.6)

33.4.4

Prestedøms- og organisasjonsledere

Ledere i quorumer og organisasjoner har tilsyn med føringen av opptegnelser i sine organisasjoner. De kan la sekretærer gjøre mye av dette arbeidet. De påser at opptegnelser og rapporter er nøyaktige og oppdaterte.

33.5

Rapporter om medlemmers deltagelse

Rapporter om medlemmers deltagelse hjelper ledere å fokusere på medlemmenes fremgang og behov. Når det er mulig, skulle disse rapportene gjennomgås elektronisk istedenfor å skrives ut. Når det er nødvendig med trykte rapporter, skulle de håndteres varsomt for å respektere medlemmenes personvern og for å overholde lokale lover om databeskyttelse.

33.5.1

Rapporter

33.5.1.1

Fremmøterapporter

Fremmøte på nadverdsmøter og søndagens prestedømsmøter og organisasjonsmøter registreres elektronisk ved hjelp av LCR eller Medlemsverktøy.

Nadverdsmøtet. Fremmøtet på nadverdsmøtet registreres hver uke av menighetssekretæren eller en assisterende menighetssekretær. Antallet utgjør dem som deltar på møtet i egen person eller virtuelt, herunder besøkende. Medlemmer av menigheten som ikke er til stede fordi de har andre oppgaver eller er på besøk i en annen menighet, telles i den menigheten de er til stede i.

Søndagens møter i quorumene og organisasjonene. Fremmøtet registreres hver uke av sekretærer og veiledere i quorumet og organisasjonene. Ungdomsledere kan også bidra til å registrere fremmøtet. Antallet utgjør dem som deltar på møtet i egen person eller virtuelt, herunder besøkende. Medlemmer som virker i Primær eller som ungdomsledere i menigheten, regnes også som tilstedeværende. Medlemmer som er til stede i en annen menighet, telles i den menigheten de er til stede i.

Menighetssekretæren kan registrere fremmøte på vegne av en hvilken som helst organisasjon.

33.5.1.2

Rapport om omsorgsintervjuer

Se 21.3.

33.5.1.3

Kvartalsrapport

Hvert tall i en rapport representerer en person som har unike behov (se Helaman 15:13). Lederne søker Herrens rettledning når de vurderer hvem som kan trenge deres hjelp.

Kvartalsrapporten inneholder nyttig informasjon som kan gi lederne innsikt når de søker inspirasjon om sin omsorgstjeneste. Rapporten er tilgjengelig i Medlemsverktøy eller LCR.

Lederne på stavs- og menighetsplan henviser regelmessig til kvartalsrapporten for å gjennomgå enkeltpersoners fremgang. Rapporten inneholder informasjon om:

• Tempelanbefalingsstatus for medlemmer som har mottatt sin begavelse og for ungdom.

• Menn i alderen 18–25 som er ute på heltidsmisjon eller har vært det.

• Status for omsorgsintervjuer (se 21.3).

• Fremtidige eldster som trenger støtte for å forberede seg til å motta Det melkisedekske prestedømme.

• Fremmøte på søndager for barn, ungdom, unge enslige voksne og voksne (se 33.5.1.1).

• Fremgangen til nye medlemmer som ble døpt og bekreftet i løpet av de siste 12 månedene.

Alle fremmøte- og omsorgsintervjuer er registrert i Medlemsverktøy eller LCR. Denne informasjonen fyller automatisk ut de tilhørende delene av kvartalsrapporten.

Hver menighet fyller ut og sender en kvartalsrapport til Kirkens hovedkvarter. Sekretæren gjennomgår rapporten sammen med biskopen og sender den før den 15. i måneden etter slutten av hvert kvartal.

Stavspresidentskapet kan gjennomgå hver menighets kvartalsrapport. Dette hjelper dem å overvåke fremgangen, og vite hvor de skal gi støtte og instruksjon. Medlemmer av stavsrådet kan også se hver kvartalsrapport.

33.5.2

Medlemslister

Kirkens verktøy for føring av opptegnelser gir lederne tilgang til medlemslister. Disse listene kan hjelpe lederne å identifisere:

• Hvilke medlemmer som ennå ikke har mottatt ordinanser som de er aktuelle for.

• Hvilke unge menn og unge kvinner som er aktuelle for å reise på misjon.

• Hvilke ungdommer som ikke har gyldig tempelanbefaling.

• Hvilke ungdommer som det må planlegges møter for med et medlem av biskopsrådet.

Ledere i quorum og organisasjoner skulle ha tilgang til lister over dem som tilhører deres quorum eller organisasjon.

33.6

Medlemsopptegnelser

Medlemsopptegnelser omfatter medlemmers navn, kontaktopplysninger, ordinansdetaljer og annen viktig informasjon. Menigheten skal ha en medlemsopptegnelse på hvert medlem som bor innenfor dens grenser.

Medlemsopptegnelsene skal befinne seg i menigheten der medlemmene bor. Unntak, som bør være sjeldne, krever samtykke fra de involverte biskoper og stavspresidenter. For å anmode om et unntak bruker stavspresidenten LCR til å sende anmodningen til Det første presidentskaps kontor.

Medlemsopptegnelser danner det eneste grunnlaget for registrering av ordinanser og andre offisielle handlinger i Kirkens permanente opptegnelser. Derfor påser biskopen at sekretæren fører nøyaktige opptegnelser. Han påser også at sekretæren oppdaterer informasjon ved hjelp av LCR. Det er viktig å gjøre følgende omgående:

• Registrere ordinansinformasjon.

• Flytte opptegnelser over medlemmer som flytter inn i eller ut av menigheten.

• Opprette opptegnelser for nye medlemmer og nye barn av medlemsforeldre.

• Registrere et medlems dødsfall.

• Registrere opplysninger om ekteskap og husstand.

Biskopen eller stavspresidenten påser at en medlemsopptegnelse befinner seg i riktig menighet før et medlem blir intervjuet for å motta:

• Et kall i Kirken.

• En tempelanbefaling.

• Det melkisedekske prestedømme eller å bli ordinert til et embede i dette prestedømmet.

Han påser også at opptegnelsen ikke inneholder noe av det følgende:

• En anmerkning

• En kommentar om restriksjon mot besegling eller ordinans

• Formelle restriksjoner på medlemskap

Noen ganger har ikke et medlem bodd i samme menighet sammenhengende i minst ett år. I så fall kontakter biskopen eller en utpekt rådgiver den tidligere biskopen før han foretar et intervju for å utstede en tempelanbefaling eller for å anbefale ordinasjon til et embede i Det melkisedekske prestedømme. Hensikten med denne kontakten, er å spørre om det er noen verdighetssaker som må vurderes. Hvis en rådgiver får vite at det finnes konfidensiell informasjon, avslutter han samtalen. Han informerer biskopen om å kontakte den tidligere biskopen før han foretar intervjuet.

Medlemsopptegnelser skal ikke under noen omstendighet gis eller vises til andre enn biskopen eller en sekretær.

Medlemmer kan se medlemsopplysninger for seg selv og for barn man har forsørgeransvar for som bor hjemme, i Medlemsverktøy-appen. De kan også be om trykte eksemplarer av sitt individuelle ordinanssammendrag fra sekretæren. Hvis det finnes feil, sørger en sekretær for at de blir korrigert på medlemsopptegnelsen.

Instruksjoner for hvordan du kan opprette en medlemsopptegnelse er tilgjengelig i LCR.

For situasjoner som ikke er behandlet i denne delen, skulle ledere kontakte Global Services Department eller områdekontoret.

33.6.1

Navn i Kirkens opptegnelser

En persons fulle juridiske navn, ifølge landets lov eller skikk, skulle benyttes i medlemsopptegnelser og på ordinansattester.

33.6.2

Registrerte medlemmer

Følgende personer er registrerte medlemmer og skulle ha en medlemsopptegnelse:

• De som er døpt og bekreftet

• De som er under 9 år som har blitt velsignet, men ikke døpt

• De som ikke er ansvarlige på grunn av intellektuelle funksjonshemninger, uansett alder

• Barn under 9 år som har blitt velsignet, når begge disse gjelder:

  • Minst én av foreldrene eller en av besteforeldrene er medlem av Kirken.

  • Begge foreldrene gir tillatelse til at det opprettes en opptegnelse. (Hvis bare én av foreldrene har juridisk foreldrerett til barnet, er denne forelderens tillatelse tilstrekkelig.)

En person som er 9 år eller eldre som har medlemsopptegnelse, men som ikke har blitt døpt og bekreftet, er ikke et registrert medlem. Menigheten hvor vedkommende bor, oppbevarer imidlertid medlemsopptegnelsen til han eller hun blir 18 år. Hvis vedkommende på det tidspunktet velger å ikke bli døpt, annullerer biskopen medlemsopptegnelsen. Stavspresidentens tillatelse er påkrevd.

Opptegnelser annulleres ikke for dem som ikke har blitt døpt på grunn av en intellektuell funksjonshemning, med mindre vedkommende eller en verge anmoder om det, herunder en forelder.

33.6.3

Opptegnelser på nye medlemmer av menigheten

Menighetssekretæren eller en assisterende menighetssekretær kontakter nye medlemmer av menigheten kort tid etter at medlemsopptegnelsene har kommet, for å kontrollere at Individuelt ordinanssammendrag stemmer.

Du finner instruksjoner om å presentere nye medlemmer etter at deres opptegnelser er mottatt eller etter at de er døpt og bekreftet, i 29.2.1.1.

33.6.4

Opptegnelser på medlemmer som flytter eller er midlertidig borte fra hjemmet

Menighetens ledere, omsorgsbrødre og -søstre og sekretærer innhenter medlemmenes nye adresse så snart de får vite at de skal flytte ut av menigheten. Sekretæren flytter opptegnelsene til den nye menigheten når medlemmene faktisk flytter. Sekretæren kan også anmode om medlemsopptegnelser til medlemmer som flytter inn i menigheten når opptegnelsene ikke er sendt av den forrige menigheten.

Hvis en sekretær ikke kan finne ut hvor medlemmer har flyttet, flyttes opptegnelsen til listen Finn bortkomne medlemmer i LCR. Lederne i eldstenes quorum og Hjelpeforeningen gjennomgår denne rapporten regelmessig og bruker tilgjengelige ressurser for å finne disse medlemmene. Andre medlemmer av menighetsrådet eller misjonærer kan hjelpe til.

Hvis medlemmets bosted blir funnet, flytter sekretæren opptegnelsen tilsvarende. Hvis medlemmets bosted ikke blir funnet etter å ha brukt alle søkeressurser, mottar sekretæren biskopens godkjennelse til å returnere opptegnelsen til Kirkens hovedkvarter.

Opptegnelser i listen Finn bortkomne medlemmer er fortsatt tildelt menigheten, men de vises ikke i medlemslister og rapporter, og de blir ikke inkludert i menighetens statistikk.

Når en person flytter fra en menighet i mer enn tre måneder, flytter sekretæren medlemsopptegnelsen til den nye menigheten med mindre medlemmet har til hensikt å komme tilbake etter å ha flyttet på grunn av en midlertidig eller sesongpreget jobb eller skolegang som kan vare lenger enn tre måneder.

Når en person flytter fra menigheten i mindre enn tre måneder og har til hensikt å komme tilbake, beholdes medlemsopptegnelsen i menigheten.

Når lederne er usikre på hvor lenge en person vil være borte, har de opptegnelsen i menigheten som best kan dekke medlemmets behov.

33.6.5

Medlemsopptegnelser utenfor enheten

En persons medlemsopptegnelse kan bare befinne seg i én menighet om gangen. Kun biskopen i denne menigheten kan føre tilsyn med oppdatering av medlemsopptegnelsen, utføre ordinanser og gjennomføre intervjuer for medlemmet.

Noen omstendigheter krever at et medlems navn og kontaktopplysninger registreres i en annen menighet (se 33.6.11 og 33.6.13 for eksempler). I slike tilfeller oppretter sekretæren i den sekundære menigheten en medlemsopptegnelse utenfor enheten. Han bruker LCR til å opprette denne opptegnelsen.

Medlemmer med en opptegnelse utenfor enheten kan motta et kall i denne menigheten. De er også inkludert på menighetslister og klasselister.

33.6.6

Opptegnelser for medlemmer som virker utenfor sin geografiske menighet

33.6.6.1

Opptegnelser for medlemmer med andre oppgaver i Kirken

Hvis medlemmer har oppdrag i Kirken utenfor sin geografiske menighet, beholdes deres medlemsopptegnelser og finansopptegnelser i den geografiske menigheten. Hvis oppdrag medfører at medlemmer må flytte fra den geografiske menigheten i tre måneder eller mer, og hvis deres barn er i følge med dem, overføres medlemsopptegnelsene til den nye menigheten. (Se 33.6.4.)

33.6.6.2

Medlemsopptegnelser for heltidsmisjonærer

Se 24.6.2.8.

33.6.7

Medlemsopptegnelser for unge enslige voksne

Unge enslige voksne mellom 18 og 35 år, kan velge å være medlem av enten sin geografiske menighet, eller en menighet for unge enslige voksne, hvis en er tildelt i området der de bor. Medlemsopptegnelsen føres i menigheten de deltar i.

Disse prinsippene gjelder også enslige voksne mellom 36 og 45 år som velger å være medlem av en menighet for enslige voksne.

Hvis en ung enslig voksen planlegger å gå midlertidig i en menighet (for eksempel mens han eller hun går på skole), beholdes medlemsopptegnelsen i den menigheten han eller hun går i. Med medlemmets tillatelse, kan sekretæren i menigheten hvor medlemmets familie bor, opprette en opptegnelse utenfor enheten for ham eller henne (se 33.6.5).

33.6.8

Opptegnelser for medlemmer på sykehus eller i omsorgshjem.

Opptegnelsene for medlemmer som bor på sykehus eller i omsorgshjem, skal oppbevares i den menigheten som best kan betjene dem. I de fleste tilfeller er dette menigheten hvor sykehuset eller hjemmet ligger.

33.6.9

Opptegnelser for medlemmer i militærtjeneste

Når et medlem reiser på rekruttskole i militæret, beholdes medlemsopptegnelsen i hjemmemenigheten inntil vedkommende blir stasjonert et sted i lengre tid. På det tidspunktet skulle medlemmet kontakte den geografiske menigheten og oppgi navn og adresse til den nye menigheten.

33.6.10

Opptegnelser for medlemmer med intellektuelle funksjonshemninger

En person som er 8 år eller eldre med intellektuelle funksjonshemninger, vedkommendes foreldre (der det er aktuelt), og biskopen rådfører seg med hverandre for å avgjøre om vedkommende er ansvarlig. Hvis personen er fast bestemt på ikke å være ansvarlig, oppgir biskopen eller en sekretær “Ikke ansvarlig” i dåpsdelen av vedkommendes medlemsopptegnelse i LCR. Opptegnelsen annulleres ikke. Ordinanser er ikke nødvendige for en person hvis opptegnelse viser at han eller hun ikke er ansvarlig.

Noen ganger rådfører en person, vedkommendes foreldre og biskopen seg senere med hverandre og avgjør at en person er ansvarlig etter at opptegnelsen har blitt indikert som “Ikke ansvarlig”. I så fall kan biskopen eller en sekretær (med biskopens godkjennelse) fjerne indikasjonen “Ikke ansvarlig”. For mer informasjon, se 38.2.4.

33.6.11

Opptegnelser for medlemmer som er døve eller hørselshemmede

Medlemmer som bruker tegnspråk, og deres nærmeste familiemedlemmer eller foresatte, kan velge å ha sine medlemsopptegnelser på et av følgende steder:

• Deres geografiske menighet

• En menighet for døve eller hørselshemmede medlemmer som bor innenfor dens grenser

• En menighet som er vert for en gruppe for døve eller hørselshemmede som bor i et geografisk område spesifisert av stavspresidenten eller områdepresidenten

I denne situasjonen kan en enkeltperson eller families opptegnelser være i én enhet, og de kan være medlemmer utenfor enheten i en annen. (Se 33.6.5.)

Medlemmer som er døve eller hørselshemmede, kan delta virtuelt i menigheter eller grupper som er organisert for døve eller hørselshemmede utenfor medlemmenes geografiske område.

33.6.12

Opptegnelser for adopterte barn

Opptegnelser for adopterte barn kan opprettes eller ajourføres først når adopsjonen er endelig. Navnet som står på medlemsopptegnelsen skulle være i overensstemmelse med adopsjonsbevillingen. Opptegnelser for adoptivforeldre kan opprettes eller ajourføres først når adopsjonen er endelig.

33.6.13

Opptegnelser for barn av skilte foreldre

Alle medlemsopptegnelser bruker en persons juridiske navn, som definert av lokal lov eller skikk. Dette innbefatter barn av foreldre som er skilt. Det juridiske navnet på medlemsopptegnelsen skulle også registreres på attester for velsignelser og prestedømsordinanser.

Barn med skilte foreldre er ofte til stede på Kirkens møter i begge foreldrenes menigheter. Mens bare én enhet kan oppbevare og oppdatere et barns offisielle medlemsopptegnelse, kan det opprettes en medlemsopptegnelse utenfor enheten i den andre menigheten han eller hun er til stede i (se 33.6.5). Dette muliggjør at barnets navn og kontaktinformasjon vises på menighetens lister og klasselister.

Barn med en medlemsopptegnelse utenfor enheten kan motta et kall i denne enheten.

33.6.14

Opptegnelser med anmerkninger

Se 32.14.5.

33.6.15

Fjerning av restriksjoner på medlemsopptegnelser

Hvis et medlem flytter mens en formell restriksjon på medlemskapet eller en annen alvorlig sak pågår, kan biskopen eller en bemyndiget sekretær påføre en overføringsrestriksjon på medlemsopptegnelsen. Han bruker LCR til å gjøre dette.

En opptegnelse med overføringsrestriksjon blir ikke overført til en ny enhet før prestedømslederen som ga restriksjonen, gir tillatelse til at den oppheves.

33.6.16

Opptegnelser i “Adresse ukjent”-arkivet

Et medlem blir noen ganger funnet, etter at hans eller hennes opptegnelse har vært i “adresse ukjent-arkivet” ved Kirkens hovedkvarter. Opptegnelsen vil inneholde en oppfordring til lederne i biskopsrådet, quorumet og organisasjonene om å besøke vedkommende så snart som mulig og drive fellesskapsfremmende arbeid.

33.6.17

Påføring og korrigering av ordinansopplysninger

Se kapittel 18.

33.6.18

Påføring og korrigering av personalia

Se 33.6.

33.6.19

Revisjoner av medlemsopptegnelser

To ganger i året påser stavssekretæren eller en assisterende stavssekretær at det blir gjennomført en revisjon av medlemsopptegnelser i hver menighet ved hjelp av LCR. Stavspresidenten kan kalle andre med erfaring i føring av medlemsopptegnelser til å bistå med disse revisjonene. Revisjoner skulle være gjennomført innen 15. juni og 15. desember hvert år.

33.7

Historiske opptegnelser

33.7.1

Menighets- og stavshistorier

Herren har befalt at “en historie om alle de viktige ting” som angår hans kirke, skal skrives og oppbevares (Lære og pakter 69:3; se også vers 5; Alma 37:2).

Hver enhet i Kirken skal dokumentere viktige saker angående enheten. Disse sakene omfatter historiske beretninger fra enhetsledere.

Å føre en historie er et åndelig arbeid som vil styrke troen til dem som skriver og leser den. Ved å dokumentere historier gjennom hele året vil historiens kvalitet bli bedre.

Prestedømsledere og ledere i organisasjonene på stavs- og menighetsplan bidrar med historier ved hjelp av verktøyet Enhetens historie på ChurchofJesusChrist.org. Stavs- og menighetssekretærer har hovedansvaret for å organisere og koordinere dette arbeidet. Stavspresidentskapet og biskopsrådet kan kalle en stavens eller menighetens historiespesialist til å bidra. Ytterligere instruksjoner er tilgjengelig i verktøyets Hurtiginnføring.

Medlemmer kan bruke verktøyet Enhetens historie til å se historier som har blitt publisert av deres ledere i menigheten og staven. Publiserte historier blir automatisk bevart av Kirken.

33.7.2

Kirkens historie

Kirkehistorisk avdeling innhenter selektivt historiske opptegnelser, herunder personlige opptegnelser, kunst og gjenstander “til gavn for kirken og for kommende generasjoner” (Lære og pakter 69:8). Spørsmål om opptegnelsers historiske verdi kan rettes til:

Church History Library

15 East North Temple Street

Salt Lake City, UT 84150-1600

Telefon: [phone]

E-post: [e-mail]

33.8

Konfidensielle opptegnelser

Kirkens opptegnelser er konfidensielle, enten de finnes på papir eller digitalt. Det kan være:

• Medlemsopptegnelser.

• Finansopptegnelser.

• Notater fra møter.

• Offisielle skjemaer og dokumenter (inkludert opptegnelser fra medlemskapsråd).

Ledere og sekretærer skal trygge Kirkens opptegnelser ved å behandle, oppbevare og avhende dem på en måte som beskytter enkeltpersoners privatliv. Lederne påser at informasjon som innhentes fra medlemmer, er:

• Begrenset til hva Kirken krever.

• Kun brukt til godkjente formål i Kirken.

• Gis bare til dem som er bemyndiget til å bruke den.

Opplysninger som er lagret elektronisk, må behørig sikres og beskyttes (se 33.9.1). Ledere påser at slike data ikke brukes til personlige, politiske eller kommersielle formål. Opplysninger fra Kirkens opptegnelser, herunder historiske opplysninger, skal ikke gis til enkeltpersoner eller byråer som driver forskning eller foretar undersøkelser (se 38.8.37).

Ledere og medlemmer må følge retningslinjene i 38.8.13 for å beskytte stavs- og menighetslister.

33.9

Behandling av opptegnelser

Ledere i stav og menigheter skulle gjøre effektiv behandling av opptegnelser til en del av opptegnelsesføringen.

33.9.1

Beskyttelse

Alle Kirkens opptegnelser, rapporter og opplysninger skulle beskyttes mot uautorisert innsyn, endring, ødeleggelse eller utlevering. Denne informasjonen skulle oppbevares på et trygt sted. Svært sensitive opptegnelser, herunder datautskrifter, skulle oppbevares i en låst skuff eller skap på lederens kontor når de ikke er i bruk.

Der det er mulig, skulle elektroniske kopier av opptegnelser, rapporter og opplysninger være passordbeskyttet. Bortkomne eller stjålne enheter eller lagringsmedier fra Kirken, skulle rapporteres omgående på incidents.ChurchofJesusChrist.org. Misbruk av Kirkens informasjon, herunder personopplysninger, skulle også rapporteres.

Et medlemskapsråd kan være nødvendig i alvorlige tilfeller av misbruk av personopplysninger (se 32.6.3.4). Slikt misbruk omfatter bevisst inntasting av falsk informasjon i Kirkens systemer, eller bevisst bruk eller deling av personopplysninger til annet enn kirkerelaterte formål.

33.9.1.1

Brukernavn og passord

Stavspresidenter, biskoper og andre ledere skulle aldri dele sitt brukernavn og passord med rådgivere, sekretærer, utøvende sekretærer eller andre.

Ledere oppfordres på det sterkeste til å aktivere to-trinnsbekreftelse (også kjent som multifaktor-godkjenning) på sin Kirke-konto når det er mulig.

33.9.1.2

Delte datamaskiner og datalagring

Ledere og sekretærer skulle ikke lagre medlems- eller finansopplysninger på delte datamaskiner som andre som ikke har tillatelse til å ha denne informasjonen har tilgang på.

33.9.1.3

Personvern

Mange land har vedtatt lover om databeskyttelse som regulerer behandlingen av personopplysninger. Dette innbefatter informasjonen i medlemsopptegnelser og andre av Kirkens opptegnelser som identifiserer personer. Ledere som har spørsmål om anvendelse av personvernlover til den lokale forvaltningen av Kirkens opptegnelser, kan kontakte Kirkens personvernkontor på [e-mail].

33.9.2

Oppbevaring

Opptegnelser oppbevares bare så lenge det er behov for dem til administrative, juridiske og historiske formål. Finansopptegnelser skulle oppbevares i minst tre år ut over inneværende år. Ledere som har konkrete spørsmål om hvor lenge opptegnelser skal oppbevares, skulle kontakte Global Services Department eller områdekontoret.

33.9.3

Avhending

Opptegnelser som er foreldet eller som det ikke lenger er behov for, skulle makuleres på en slik måte at opplysninger ikke kan hentes frem igjen eller rekonstrueres.

Opptegnelser av mulig historisk verdi skulle ikke avhendes, makuleres eller plasseres i menighetens ressurssenter (bibliotek). Spørsmål om opptegnelsers historiske verdi kan rettes til Kirkehistorisk bibliotek (se kontaktinformasjon i 33.7.2).

33.10

Stavens og menighetens tekniske spesialister

Stavspresidentskapet kaller ett eller flere medlemmer på stavsplan til å virke som stavens tekniske spesialister. Biskopsrådet kan kalle ett eller flere medlemmer av menigheten til å virke som menighetens tekniske spesialister. Menn, kvinner og ungdom kan utføre disse kallene.

Stavens tekniske spesialister virker under stavssekretærens veiledning. Menighetens tekniske spesialister virker under ledelse av menighetssekretæren eller utøvende sekretær, slik biskopen beslutter. Deres ansvarsoppgaver kan omfatte følgende:

• Bistå ledere på stavs- eller menighetsplan med tekniske behov.

• Lære medlemmene hvordan de kan få tilgang til og bruke Kirkens medier, apper og andre tekniske verktøy, herunder FamilySearch.org.

• Støtte ledere og lærere som bruker teknologiverktøy til å utføre sine kall.

• Administrere direkteavspilling av møter og klasser for dem som ikke kan delta (se 29.7).

I tillegg har stavens tekniske spesialist følgende ansvar for å forvalte Kirkens datamaskiner i staven, herunder de som er på FamilySearch-sentre:

• Får instruksjoner fra stavspresidentskapet om plassering, deling, omfordeling og bruk av alle stavens datamaskiner.

• Har til enhver tid en oppdatert liste over all maskinvare i staven, med serienummer, modellbetegnelse, kapasitet og fysisk plassering.

• Påser at (1) datamaskiner, programvare og konfidensiell informasjon er sikre og (2) datafiler blir sikkerhetskopiert regelmessig.

• Er kjent med de generelle retningslinjene for Kirkens datamaskiner (se 38.8.10).

Etter behov koordinerer stavens tekniske spesialister arbeidet til menighetens tekniske spesialister.