Registrar gastos y reembolsos

Normas y principios

Cada estaca y barrio puede reembolsar gastos autorizados a los miembros. Los miembros no deben usar sus propios fondos para participar en actividades, ni deben proporcionar materiales, suministros, gastos de alquiler ni de entrada, ni transporte de larga distancia. Se podrán llevar a cabo actividades en las que los miembros colaboren con alimentos, siempre y cuando el hacerlo no sea una carga excesiva para ellos.

El presidente de estaca o el obispo debe aprobar los gastos antes de que se realicen. Su aprobación puede ser tanto verbal como escrita.

Los miembros que soliciten reembolsos deben:

• Indicar la categoría correspondiente al gasto.
• Proporcionar un recibo o factura en formato electrónico (una fotografía o escaneado) o una copia impresa.
  
  • Cada recibo o factura (incluso los entregados por Venmo, PayPal, etc.) debe incluir el proveedor o el lugar de la compra, los artículos comprados, el monto y la fecha de compra.
  • Cada recibo debe indicar el monto de cada impuesto que corresponda (impuesto sobre las ventas, impuesto sobre el valor agregado, etc.) sobre el monto total.
  • Si se perdió el recibo o la factura, o si la prueba de pago por los fondos pagados electrónicamente (p. ej. Venmo, PayPal o similar) no incluye el proveedor o el lugar de compra, los artículos comprados, el importe y la fecha de la compra, el miembro debe proporcionar una declaración escrita con dicha información.

La información del reembolso o del gasto se ingresará en Fuentes de recursos para líderes y secretarios (LCR) o en Herramientas para miembros. Las unidades que no usen LCR deben seguir los procedimientos locales.

Dos líderes autorizados deben aprobar cada gasto; uno de ellos debe ser miembro de la presidencia de estaca o del obispado. Un líder autorizado no debe aprobar los gastos cuando él sea el beneficiario o el destinatario de las ofrendas de ayuno.

El presidente de estaca o el obispo también debe revisar cada gasto, a menos que él sea una de las personas que lo aprobaron inicialmente.

Si el gasto se paga por medio de una transferencia electrónica de fondos (TEF), el secretario debe asegurarse de que el miembro haya agregado su cuenta de reembolso (haga clic aquí para obtener más información). El secretario ingresa y guarda los gastos en LCR o en Herramientas para miembros. El banco procesará la TEF y el miembro recibirá un correo electrónico que le informa que los fondos se depositarán en un plazo de dos a cuatro días hábiles.

Si el gasto se ha de pagar con un cheque, el secretario recibe los formularios y la aprobación apropiados. El secretario prepara el cheque y hace que lo firmen las personas correspondientes. No debe firmarse ningún cheque hasta que no se haya llenado por completo.

PASO 1

Se recibe una solicitud de pago con un recibo o una factura adjunta.

PASO 2—PESTAÑA INGRESAR GASTOS

Ingrese la información de los gastos en LCR o Herramientas para miembros, adjunte electrónicamente el/los recibo(s) y obtenga la segunda aprobación de cada gasto (en caso de pagos hechos con las ofrendas de ayuno, ingrese el beneficiario de las ofrendas de ayuno).

PASO 3—PESTAÑA APROBAR GASTOS

Cada persona que aprueba los gastos debe revisar los recibos y aprobar cada gasto. Los gastos se pueden aprobar en la computadora de la Iglesia o de manera remota si los recibos se han adjuntado electrónicamente.

Si se libraron cheques, estos se deben firmar (se requieren dos firmas).

PASO 4—PESTAÑA REVISIÓN DEL PRESIDENTE/OBISPO

El presidente u obispo debe aprobar todos los gastos. La evidencia de la aprobación se indica al seleccionar cada gasto en la pestaña Revisión y hacer clic en el botón Revisado.

Los gastos aprobados aparecen en la pestaña Resumen de gastos.

Archive los recibos si no se adjuntaron electrónicamente.

PASO 5

Los pagos de las transferencias electrónicas de fondos (TEF) se enviarán directamente a la cuenta de reembolso que se haya indicado.

Entregue los cheques en persona o envíelos por correo. En el caso de pagos hechos con las ofrendas de ayuno, envíe el cheque por correo al beneficiario; no se lo entregue al miembro.

Procedimientos en Herramientas para miembros

Dependiendo de su ubicación, es posible que los procedimientos para registrar los gastos en Herramientas para miembros varíen un poco de las indicaciones siguientes. Si tiene preguntas, comuníquese con la oficina administrativa. Los gastos se pueden ingresar en Herramientas para miembros con conexión a internet o sin ella. Al ingresar sin conexión, la información se almacenará en el dispositivo y se enviará una vez que haya alguna conexión disponible. Se debe tener cuidado y bloquear el dispositivo cuando no se esté utilizando de manera activa.

Ingresar los gastos

Los líderes y secretarios de las unidades pueden enviar los gastos relacionados con la Iglesia al seguir estos pasos:

• En un dispositivo móvil, abra Herramientas para miembros.
• Ingrese las credenciales y el PIN de la cuenta de la Iglesia, según sea necesario.
• Vaya al menú Finanzas.
• Haga clic en Gastos en el menú.
• Haga clic en el botón Agregar (+) para ingresar un nuevo gasto.
• Seleccione el Beneficiario correspondiente en la lista.
  
  • Para agregar un beneficiario, haga clic en Nuevo beneficiario e ingrese la información según sea necesario y luego haga clic en Agregar beneficiario.
• Seleccione el Tipo de pago en la lista.
• Ingrese el Propósito del gasto (el propósito debe ser lo más breve posible; si se necesita más espacio, coloque la información adicional —escrita a máquina o a mano— en un documento aparte y adjúntela a la transacción junto con el recibo).
• Seleccione la Categoría en la lista. Si la categoría corresponde a ofrendas de ayuno, seleccione Beneficiario.
• Introduzca la Cantidad.
• Agregue otras categorías y cantidades, si corresponde.
• Para agregar recibos:
  
  • Haga clic en Agregar recibo.
  • Cargue una fotografía del recibo o tome una nueva fotografía del recibo utilizando la cámara de su dispositivo. Revise la fotografía.
  • Seleccione Aceptar o Reintentar.
  • Revise toda la información de pago. Agregue información adicional del pago o más recibos, según sea necesario (si se necesita una descripción más detallada, utilice una hoja de papel aparte para documentar la razón. Este documento podría entonces fotografiarse y adjuntarse como respaldo adicional de la transacción).
• Haga clic en Enviar.

Revisar los gastos

Los líderes y secretarios de las unidades pueden revisar y enviar los gastos procedentes de solicitudes de pago de gastos relacionados con la Iglesia mediante los siguientes pasos:

• En un dispositivo móvil, abra Herramientas para miembros.
• Ingrese las credenciales y el PIN de la cuenta de la Iglesia, según sea necesario.
• Vaya al menú Finanzas.
• Haga clic en Gastos en el menú.
• Vaya a la sección Gastos para revisar en la pestaña Aprobar.
• Revise los gastos, incluidos los recibos adjuntos.
• Modifique los gastos según sea necesario.
• Haga clic en Enviar o Eliminar.

Aprobar los gastos

Dos usuarios autorizados aprueban cada gasto. Los usuarios autorizados son los siguientes:

La aprobación de los gastos desde Herramientas para miembros solo se puede realizar cuando los gastos tienen un recibo que se ha adjuntado electrónicamente. Los gastos que no tengan recibos que se hayan adjuntado electrónicamente deben aprobarse desde LCR.

Los líderes y secretarios de las unidades pueden aprobar los gastos relacionados con la Iglesia mediante los siguientes pasos:

• En un dispositivo móvil, abra Herramientas para miembros.
• Ingrese las credenciales y el PIN de la cuenta de la Iglesia, según sea necesario.
• Vaya al menú Finanzas.
• Haga clic en Gastos en el menú.
• Vaya a la sección Gastos para aprobar, en la pestaña Aprobar.
• Revise el gasto y también los recibos adjuntos.
• Haga clic en Editar para modificar el gasto (ingrese el motivo y luego pulse Editar).
• Haga clic en Aprobar o Rechazar para completar el proceso (ingrese la razón y luego haga clic en Rechazar).

Gastos rechazados

Si algún gasto se ha rechazado durante el proceso de aprobación, aparecerá en la pestaña Rechazados. El gasto se puede editar y enviar de nuevo para su aprobación. También se puede eliminar si ya no es válido.

Dependiendo de su ubicación, es posible que los procedimientos para revisar y procesar los gastos rechazados varíen un poco de las indicaciones siguientes. Si tiene preguntas, comuníquese con la oficina administrativa.

• En un dispositivo móvil, abra Herramientas para miembros.
• Ingrese las credenciales y el PIN de la cuenta de la Iglesia, según sea necesario.
• Vaya al menú Finanzas.
• Haga clic en Gastos en el menú.
• Vaya a la pestaña Rechazados.
• En la pestaña Rechazados se mostrará una lista de todos los gastos rechazados que podrían requerir información adicional o correcciones.
• Para editar los gastos, haga clic en el gasto rechazado. Nota: Si se debe eliminar el gasto, haga clic en Eliminar en el gasto.

Cuando se termine con las modificaciones, incluso con la revisión de los recibos, haga clic en Enviar. El gasto se enviará para su aprobación. O bien, haga clic en Seleccionar destinatario.

Procedimientos de LCR

Dependiendo de su ubicación, es posible que los procedimientos para registrar los gastos varíen un poco de las indicaciones siguientes. Si tiene preguntas, comuníquese con la oficina administrativa.

Ingresar los gastos

1. En la barra de menú de LCR, haga clic en Finanzas y luego en Gastos.
2. Haga clic en Anotar gastos, y después seleccione el Tipo de pago que corresponda. Nota: Puede ser que la opción de seleccionar el tipo de pago no aparezca si la unidad tuviera una sola forma de pago. El método de pago predeterminado en la mayoría de las Áreas es la TEF.
3. En el campo Número de referencia, ingrese el número de referencia, si este no apareciera automáticamente.
4. En el campo Fecha, introduzca la fecha, si no apareciera automáticamente.
5. Ingrese el nombre del beneficiario en el campo Beneficiario, o haga clic en la flecha desplegable y elija el beneficiario de la lista. Si el beneficiario no está en la lista, tendrá que hacer clic en la casilla Incluir fuera de la unidad o agregar a la persona como nuevo beneficiario haciendo clic en Agregar beneficiario e ingresando la información de dicha persona. Nota: Si los pagos de TEF están disponibles en su unidad y si el beneficiario es un miembro de la Iglesia cuya información de cuenta bancaria no está disponible, entonces pídale al beneficiario que agregue la información a la sección Cuenta de reembolso de gastos en ChurchofJesusChrist.org/donations/#/settings después de iniciar sesión en su cuenta de la Iglesia. Nota: Si se está haciendo un pago por adelantado a un miembro de la Iglesia, seleccione la opción Sí. En el caso de un pago por adelantado, no se requerirá que se cargue el recibo en ese momento. El Panel y el Estado financiero de la unidad mostrarán una acción pendiente para recordar a los líderes de la unidad que carguen el recibo cuando esté disponible.
6. En el campo Propósito, ingrese el propósito del gasto. Nota: Si en su localidad la Iglesia estuviera obligada a pagar impuestos sobre las ventas u otros impuestos por las compras, la primera categoría será la de los impuestos.
7. En el campo Cantidad, ingrese el monto del gasto. Nota: Si en su localidad la Iglesia estuviera obligada a pagar impuestos sobre las ventas u otros impuestos por las compras, el importe será la cantidad total menos los impuestos.
8. Si el pago cubre más de una categoría, haga clic en el siguiente campo de Categoría y repita el paso 7.
9. En los gastos pagados con las ofrendas de ayuno, ingrese el nombre del miembro que recibe la ayuda en el campo Seleccionar beneficiario o haga clic en la flecha del menú desplegable y busque el beneficiario en la lista. Si el beneficiario no está en la lista, tendrá que hacer clic en la casilla Incluir fuera de la unidad o agregar a la persona como nuevo beneficiario haciendo clic en Agregar beneficiario e ingresando la información de dicha persona.
10. Para adjuntar recibos de manera electrónica, haga clic en Seleccionar archivo a fin de buscar la imagen del recibo, o arrastre y suelte el archivo en el área para Cargar recibos (el campo se resaltará cuando haya arrastrado el archivo al área correcta). Si está utilizando el teléfono para ingresar el gasto, puede utilizar la cámara del teléfono para tomar una fotografía del recibo y agregarla.
11. Después de hacer clic en Revisar para ver el recibo, haga clic en Guardar. Nota: Se debe revisar cada recibo que se haya cargado antes de que se pueda guardar el gasto.
    

Aprobar los gastos

Dos usuarios autorizados aprueban cada gasto. Los usuarios autorizados son los siguientes:

Para aprobar gastos sin comprobantes adjuntos de manera electrónica:

1. Haga clic en Aprobar gastos en la página Gastos o en el Panel.
2. Haga clic en Aprobar gastos con recibos impresos.
3. Seleccione la casilla junto a cada gasto de la lista o seleccione la casilla en el encabezado de la columna para seleccionar todos los gastos de la lista.
4. Haga clic en Aprobar.
5. Donde corresponda, LCR requerirá que dos usuarios autorizados ingresen su nombre de usuario y contraseña de la cuenta de la Iglesia a fin de aprobar los gastos seleccionados.
   

Para aprobar gastos creados con recibos adjuntos electrónicamente:

1. Haga clic en Aprobar gastos en la página Gastos o en el Panel.
2. Haga clic en Aprobar gastos con recibos adjuntos.
3. Haga clic en Revisar recibos adjuntos (se debe revisar cada recibo antes de que se apruebe el gasto).
4. Haga clic en Aceptar si el recibo respalda adecuadamente el gasto. De lo contrario, haga clic en Rechazar. Nota: Si el gasto se rechazara, indique el motivo por el cual lo ha rechazado. El gasto entonces aparecerá en la pestaña Gastos pendientes y se podrá editar o eliminar.
5. Haga clic en Aprobar.
6. Después de hacer clic en Aprobar, se le pedirá que ingrese su nombre de usuario y contraseña de su cuenta de la Iglesia. La segunda persona que aprueba el gasto podrá ver quién fue la primera persona que lo aprobó. Cuando una de las personas que aprueban el gasto no sea el presidente de estaca ni el obispo, el gasto aparecerá en la pestaña Revisión del obispo o en la pestaña Revisión del presidente para su aprobación final.
   

Revisar los gastos

El obispo o el presidente de estaca debe aprobar todos los gastos. LCR permite que cada gasto se apruebe electrónicamente. Si el presidente de estaca o el obispo aprueban el gasto en un paso anterior, dicho gasto no aparecerá en esta página y no se requiere ninguna otra acción por parte del presidente de estaca o del obispo.

1. En la barra de menú de LCR, haga clic en Finanzas y luego en Gastos.
2. En la pestaña Revisión del obispo aparecerá una lista de todos los gastos que no hayan sido aprobados. Nota: Si su unidad es una estaca, un distrito o una rama, esa pestaña se llamará Revisión del presidente.
3. Revise los detalles de cada gasto. Si hubiera algún recibo electrónico, aparecerá un ícono de archivo PDF.
4. Para aprobar el gasto, seleccione la casilla de cada fila de gastos y luego haga clic en Revisado.
   

Gastos pendientes

Cuando algún gasto se haya rechazado durante el proceso de aprobación, este aparecerá en la página Gastos pendientes. El gasto se puede editar y enviar de nuevo para su aprobación. También se puede eliminar si ya no es válido.

Dependiendo de su ubicación, es posible que los procedimientos para revisar y procesar los gastos pendientes varíen un poco de las indicaciones siguientes. Si tiene preguntas, comuníquese con la oficina administrativa.

1. En la barra de menú de LCR, haga clic en Finanzas y luego en Gastos.
2. En la pestaña Gastos pendientes, se mostrará una lista de todos los gastos rechazados que podrían requerir información adicional o correcciones.
3. Para editar los gastos, haga clic en el número de referencia. Nota: Si debe eliminar el gasto, haga clic en el ícono de la papelera que está en la fila del gasto.
4. Cuando termine de hacer modificaciones, haga clic en Guardar cambios y el gasto se enviará para su aprobación.