Księgowanie darowizn

Zasady i cele

Po przyjęciu w niedzielę dziesięcin i innych darowizn, członek rady biskupiej i pisarz wyznaczony ds. finansowych, pisarz okręgu lub dwóch członków rady biskupiej, przeliczają i księgują te darowizny.

KROK 1.

Biskup, prezydent gminy lub jeden z jego doradców przyjmuje wszystkie darowizny od członków.

KROK 2.

Pisarz i członek rady biskupiej lub członek prezydium gminy razem:

• Otwierają wszystkie koperty.
• Sprawdzają kwoty.
  
  • SUMA NA POKWITOWANIU = SUMA PIENIĘDZY

KROK 3.

Korzystanie z systemu MLS:

a. Wpisz kwoty przekazane przez każdego ofiarodawcę.
b. Zweryfikuj sumy, zatwierdź transakcje, prześlij informację o darowiznach i wydrukuj sprawozdania dotyczące darowizn.

KROK 4.

Przygotuj depozyt bankowy.

KROK 5.

Umieść dokumentację dotyczącą darowizn w kartotece.

KROK 6.

Zdeponuj pieniądze w banku.

Procedury LCR

Poniżej omówione są najczęściej stosowane procedury księgowania i zatwierdzania darowizn. Niektóre procedury mogą się nieznacznie różnić.Uwaga: Obaj zatwierdzający muszą być przy tym samym urządzeniu, na którym zapisują informacje o darowiznach.

1. W Zasobach przywódcy i pisarza (LCR) przejdź do zakładki Darowizny.
2. Data grupy darowizn będzie wskazywać aktualną datę.
3. Kliknij pole Ofiarodawca i wybierz właściwego ofiarodawcę.
4. Wypełnij formularz „Dziesięcina i inne ofiary” po lewej stronie ekranu, korzystając z informacji z papierowego formularza ofiarodawcy.
5. Wypełnij informację „Rozliczenie darowizny” po prawej stronie ekranu. Wpisz numer i kwotę czeku oraz kwoty pieniędzy.
6. Jeśli kwoty po obu stronach się nie zgadzają, sprawdź ponownie darowiznę i upewnij się, że informacje są wprowadzone poprawnie.
7. Kiedy „Różnica” wykaże 0,00 PLN, kliknij Zapisz i dodaj nową darowiznę.
8. Powtarzaj ten proces do momentu wprowadzenia wszystkich otrzymanych darowizn.
9. Pod formularzami znajdują się informacje o wszystkich darowiznach wprowadzonych w tej grupie.
   
   • Można je przeglądać, klikając każdą z nich z osobna, co pozwala na wprowadzanie niezbędnych zmian.
10. Jeśli wszystkie są prawidłowe, kliknij Kontynuuj.
11. Pokaże się ekran Przegląd darowizn.
12. Każda darowizna może być przejrzana po kliknięciu imienia i nazwiska darczyńcy, dzięki czemu można zobaczyć szczegóły darowizny i wprowadzić niezbędne zmiany.
13. Po przejrzeniu darowizn zaznacz pole „Potwierdzam, że dziesięcina i inne ofiary zostały poprawnie zaksięgowane”. Kliknij Kontynuuj.
    
    • Uwaga: Jeśli kwoty są niepoprawne, należy wprowadzić korekty, aby pojawił się zielony znacznik zatwierdzenia. Aby dokonać niezbędnych zmian, kliknij hiperłącza, które ujawnią więcej szczegółów dotyczących darowizn i kwot.
14. Pojawi się ekran Saldo darowizn. Upewnij się, że kwoty czeków, bezpośrednich wpłat i kwoty pieniężne są prawidłowe. Upewnij się, że „Suma funduszy” jest poprawna, a „Różnica” wynosi 0,00 PLN. Jeśli w obu tych miejscach znajduje się zielony znacznik zatwierdzenia, kliknij Prześlij.
15. Wtedy pierwsza osoba zatwierdzająca zostanie wylogowana z systemu. Druga osoba zatwierdzająca będzie musiała się zalogować w celu sprawdzenia poprawności.
16. Przejdzie do ekranu Zatwierdzanie darowizn, zaznaczy pole „Potwierdzam, że dziesięcina i inne ofiary zostały prawidłowo zaksięgowane”, a następnie kliknie Zatwierdzam.
17. Grupa darowizn zostanie wtedy zakończona. Kliknij Drukuj sprawozdanie, aby wydrukować Sprawozdanie dla grupy darowizn.
18. W zakładce „Podsumowanie darowizn” pojawi się nowa grupa darowizn z dzisiejszą datą. Do momentu zatwierdzenia grupy darowizn, będzie miała ona status „W toku”.
19. Umieść kopię Sprawozdania depozytów jednostki w dokumentacji okręgu lub gminy, razem z formularzami Dziesięcina i inne ofiary oraz Sprawozdaniem dla grupy darowizn. Umieść w kopercie kopię Sprawozdania depozytowego dla banku wraz z pieniędzmi do zdeponowania w banku.